Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 4 1.1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 6 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 6 1.2.1. Vị trí, chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 9 2.1. Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9 2.1.1. Hoạt động quản lí công tác văn thư 9 2.1.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí 9 2.1.1.2. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 10 2.1.1.3. Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ. 10 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11 2.1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 2.1.2.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19 2.1.2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2. Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 25 2.2.1. Hoạt động quản lí công tác lưu trữ 25 2.2.1.1. Về tổ chức lưu trữ 25 2.2.1.2. Về văn bản quản lí, chỉ đạo nghiệp vụ 25 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 26 2.2.2.1. Hoạt động xác định giá trị tài liệu 26 2.2.2.2. Hoạt động chỉnh lí tài liệu 27 2.2.2.3. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28 2.2.2.4. Về tình hình bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 29 Chương 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 31 3.1. Nhận xét chung về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31 3.1.1. Ưu điểm: 31 3.1.2. Nhược điểm 33 3.2. Một số đề xuất và khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm trong công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 3.2.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 3.2.2. Đối với khoa văn thư-lưu trữ 36 KẾT LUẬN 37 PHỤ LỤC 32

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.4 1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6

1.1.2.1 Vị trí, chức năng 6

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6

1.2.1 Vị trí, chức năng 6

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp 8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 9

2.1 Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9

2.1.1 Hoạt động quản lí công tác văn thư 9

2.1.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí 9

2.1.1.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 10

2.1.1.3 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ 10

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 10

2.1.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11

2.1.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội 15

2.1.2.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 19

2.1.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 24

2.2 Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 25

2.2.1 Hoạt động quản lí công tác lưu trữ 25

2.2.1.1 Về tổ chức lưu trữ 25

2.2.1.2 Về văn bản quản lí, chỉ đạo nghiệp vụ 25

2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 26

2.2.2.1 Hoạt động xác định giá trị tài liệu 26

2.2.2.2 Hoạt động chỉnh lí tài liệu 27

2.2.2.3 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 28

2.2.2.4 Về tình hình bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 29

Chương 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 31

3.1 Nhận xét chung về công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31

3.1.1 Ưu điểm: 31

3.1.2 Nhược điểm 33

3.2 Một số đề xuất và khuyến nghị để khắc phục nhược điểm, phát huy ưu điểm trong công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34

3.2.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34

3.2.2 Đối với khoa văn thư-lưu trữ 36

KẾT LUẬN 37

PHỤ LỤC 32

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư-lưu trữ là công tác vô cùng quan trọng của hầu hết cácdoanh nghiệp tư nhân cũng như các cơ quan nhà nước, các cán bộ làm công tácvăn thư-lưu trữ là một trong những bộ phận tư vấn hỗ trợ cho lãnh đạo trongviệc quản lí các văn bản, giấy tờ và nắm giữ tài liệu quan trọng phục vụ cho nhucầu khai thác và sử dụng khi cần

Là một sinh viên đang theo học chuyên ngành Lưu trữ học niên khóa2013-2017, một trong những ngành được Nhà trường tạo điều kiện cho đi thực

tế học tập tại các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư-lưu trữ Đây là một cơhội vô cùng to lớn để sinh viên có thể hiểu biết thêm, nắm được vai trò, kỹ năngcủa các cán bộ văn phòng trong tương lai, cũng như đúc kết được những kinhnghiệm từ cuộc sống và công việc để tránh được những vấp váp khi ra trường.Qua quá trình làm việc thực tế sinh viên có thể củng cố lại kiến thức áp dụngvào thực tế tại các cơ quan theo phương châm” Lí luận gắn liền với thực tiễn” và

“Học đi đôi với hành” Bên cạnh đó giúp cho sinh viên được tiếp xúc với côngviệc thực tế làm quen với cách làm việc của cơ quan tạo điều kiện cho công việcsau này So sánh lí luận với thực tiễn có tách rời nhau không, tạo kĩ năng làmviệc được khoa học hơn Thông qua quá trình này sinh viên sẽ biết vận dụng líthuyết để tạo kĩ năng thực hành, nâng cao tay nghề sau khi ra trường có thể hoànthành tốt công việc được giao

Sau quá trình liên hệ địa điểm thực tập được sự đồng ý của Nhà trường vàGiám đốc Trung tâm Ngoại Ngữ em rất vinh dự được nhận về thực tập tại Trungtâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 10/1/2017 đến ngày10/3/2017 Tại đây em đã được thực tập tại một môi trường làm việc chuyênnghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo, năng động Trên cơ sở đề cươnghướng dẫn thực tập của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưu trữ, em đã cóđiều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế, được tham gia một số nghiệp vụchuyên môn cũng như được tham gia xử lí các tình huống, các hoạt động củaTrung tâm Góp phần nâng cao trình độ của bản thân, hoàn thiện các kĩ năng,vận dụng lí thuyết vào thực hành, xây dựng cho mình một phong cách làm việc

nghiêm túc, nâng cao ý thức nghề nghiệp, văn hóa công sở để từ đó hoàn thànhtốt kì thực tập của mình.

Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, em đã tích lũy cho mình rất nhiều kiến thức bổ ích cũng như kinhnghiệm quý báu dưới sự dìu dắt, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trongtrung tâm em đã trưởng thành hơn rất nhiều so với thời gian ngồi trên ghế nhàtrường, được các thầy cô đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt cáccông việc được giao, cũng như là hoàn thành tốt kỳ thực tập, tạo bước đà cho emhướng tới những thành công mới trong việc học tập rèn luyện cũng như côngviệc của em sau này

Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất, sâu sắc nhất tới tất cảcác thầy cô trong Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặcbiệt em muốn gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới cô Vũ Thị Xuân Oanh, côkhông chỉ dạy em cách làm việc mà còn dạy em về nhân cách sống, đạo đứcnghề nghiệp giúp em hoàn thiện bản thân mình; thầy Nguyễn Xuân Thịnh, cô

Vũ Thị Thúy An, cô Trịnh Thị Thu Hằng đã chỉ bảo em hết sức tận tình vềnghiệp vụ văn phòng, đi cùng em trong suốt thời gian thực tập tại trung tâm

Bài báo cáo thực tập này là tất cả những gì mà em đã được học, được đọc,được tìm hiểu, được làm việc và được các thầy cô chỉ bảo trong suốt thời gianthực tập, mặc dù đã rất cố gắng nhưng sẽ không tránh khỏi những sai xót, em rấtmong các thầy cô xem xét, góp ý để em rút ra bài học cho bản thân và hoànthiện mình hơn nữa

Cuối cùng em xin chúc các thầy cô trong Trung tâm Ngoại Ngữ TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội luôn mạnh khỏe, hạnh phúc, thành công trên con đường

sự nghiệp của mình và luôn có được niềm vui và hạnh phúc trong cuộc sống

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu thamkhảo em xin trình bày bài báo cáo thực tập của mình gồm bố cục 3 phần:

Chương 1: Khái quát chung về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội

Chương 3: Một số đề xuất một số khuyến nghị về Công tác văn thư-lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng Phủ Thủ tướng

Ngày 11/5/1994 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay

là Bộ Nội vụ) đã ban hành Quyết định số 50/TCCB-VP về việc chuyển địa điểmTrường Trung học Văn thư Lưu trữ về Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội

Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ banhành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thưLưu trữ thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng I

Đến năm 2000 Trường Trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I chínhthức hoạt động tại ngõ 36, phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội vànăm 2003 Trường được đổi tên thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trungương I theo Quyết định số 64/2003/QĐ - BNV ngày 01/10/2003 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ

Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định

số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưutrữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,theo Quyết định này, Trường là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

Ngày 30/6/2006 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV về việc thành lập Cơ sở Đào tạo của trường tại thành phố Đà Nẵng trựcthuộc Trường Đây là đơn vị dự toán cấp 2 của Trường có nhiệm vụ đào tạo

986/QĐ-nguồn nhân lực cho các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.

Ngày 21/4/2008, Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số BGDĐT về việc đổi tên Trường thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Việcđổi tên Trường đã tạo điều kiện cho việc phát triển các ngành học theo lĩnh vựccủa ngành Nội vụ và đa dạng hoá các loại hình đào tạo, mở rộng ngành nghề,đáp ứng tốt hơn yêu cầu của xã hội

2275/QĐ-Ngày 12/6/2008 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 749/QĐ-TTg quyđịnh Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ

Ngày 04/8/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội.Theo Quyết định 1052/QĐ-BNV, Trường Cao đẳngNội vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình

1052/QĐ-độ cao đẳng và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác

có liên quan, nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học côngnghệ phục vụ phát triển kinh tế xã hội Hiện Trường có 17 đơn vị trực thuộc

Ngày 04/10/2010, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ký Quyết định số 1121/QĐ-BNVphê duyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đếnnăm 2020”, trong đó Trường có nhiệm vụ xây dựng Dự án nâng cấp trường lênđại học

Ngày 13/7/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký văn bản số 1160/TTg-KGVXđồng ý về chủ trương thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nângcấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội

2016/QĐ-Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội Theo Quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đại học Nội

347/QĐ-vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độĐại học và sau Đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các nghành nghề khác

có lien quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng, tiến bộkhoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

3 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

4 Vị trí, chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ , có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnh vựccông tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiêp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

5 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

(Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- Xem phụ lục I)

6 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

7 Vị trí, chức năng

Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về cáccông tác hành chính - tổng hợp, văn thư, lưu trữ và lễ tân, khánh tiết của trường;điều phối hoạt động của các đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạchlàm việc Thường trực giúp việc Hội đồng thi đua khen thưởng của Trường

8 Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Phòng Hành chính – Tổng hợp là đầu mối, gắn kết và điều phối chunghoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kếhoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của BanGiám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường

2 Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc việc thựchiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các

đơn vị trong Trường

3 Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường.Thực hiện báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về các nhiệm vụ của Trường theo quyđịnh

4 Thực hiện thư ký các cuộc họp giao ban và các cuộc họp khác khi đượcphân công; lập lịch công tác tuần và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch côngtác Thông báo kết luận các cuộc họp tới các đơn vị trong Trường

5 Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: Quản lý con dấu, sao chụpvăn bản, bảo mật tài liệu theo quy định hiện hành; quản lý và bảo quản an toànkho lưu trữ, phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ của Trường theo đúng quy địnhcủa pháp luật

6 Hướng dẫn cán bộ viên chức thực hiện công tác hành chính, văn thư,lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ ở cácđơn vị về lưu trữ chung của Trường để chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thácchung Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị theoquy định

7 Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, ký nháy văn bản trước khi trình Ban Giámhiệu ký, phê duyệt; Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bảnhành chính của Trường; Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệcông tác

8 Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, theo dõi công tác thi đuakhen thưởng của Nhà trường; Thường trực Hội đồng thi đua Trường

9 Theo dõi và giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vịtrong Trường

10 Chịu trách nhiệm và tổ chức in ấn các ấn phẩm văn phòng (card visit,danh bạ điện thoại, tờ rơi, giới thiệu…); cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệmcủa Trường theo qui định

11 Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, sinh viêncủa Trường theo sự uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu

12 Quản lý và điều phối sử dụng các phòng họp trong Trường; quản lý

kho lưu trữ, phòng truyền thống của Trường.

13 Giúp Hiệu trưởng trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cảitiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001; ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính của Trường

14 Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Trường Đón tiếp, hướng dẫnkhách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc

15 Chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất và các điều kiện cần thiết khắc phục

vụ cho các cuộc họp của Trường

16 Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảođiều kiện làm việc của Ban Giám hiệu

17 Công tác tạp vụ, vệ sinh các khu vực trong toàn trường theo quy định

18 Quản lý y tế, phòng chống dịch bệnh và chăm lo bảo vệ sức khoẻ chocán bộ, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên toàn trường

19 Công tác hậu cần, phục vụ nhà ăn, bếp ăn tập thể đảm bảo vệ sinh, antoàn thực phẩm

20 Thường trực công tác dân quân tự vệ, quốc phòng an ninh củaTrường

21 Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bịcông nghệ thông tin của Trường; bảo đảm hệ thống mạng thông tin hoạt độngliên tục thông suốt;

22 Quản lý, cập nhật và đưa tin lên Website của Trường Là đơn vị đầumối quản lý cổng thông tin điện tử, tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin theochỉ đạo của Hiệu trưởng

23 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

9 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Tổng hợp

- Phòng Hành chính – Tổng hợp gồm Trưởng phòng và các Phó Trưởngphòng trong phòng có các tổ:

+ Tổ Hành chính – Văn thư – Lưu trữ

+ Tổ Tổng hợp

+ Tổ Phục vụ

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp xem phụ lục II)

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

2 Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3 Hoạt động quản lí công tác văn thư

4 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí

Hiện nay có rất nhiều văn bản quy định cho hoạt động quản lí của cơquan, đây chính là căn cứ để xem xét và đối chiếu vào hoạt động công tác vănthư-lưu trữ để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng hoàn thiện và pháttriển hơn

Một số văn bản hướng dẫn cho công tác văn thư của Trường Đại học Nội

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ

“Nghị định về công tác văn thư”

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001 của Chính phủ về việcquản lí và sử dụng con dấu

- Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công An quy định

chi tiết thi hành một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001của Chính phủ về việc quản lí và sử dụng con dấu đã được sửa đổi bổ sung một

số điều của nghị định số 31/2009/NĐ0-CP ngày 01/4/2009

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lí văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việchướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức.

Bên cạnh đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng ban hành Quy chế Vănthư-Lưu trữ để hướng dẫn chi tiết việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ

(Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Xem phụ lục III)

Nội-5 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc tổ chức triển khai thực hiện cácvăn bản quản lí về công tác văn thư tương đối tốt Mỗi khi có văn bản mới đượcchuyển về thì đều được gửi trực tiếp đến các phòng ban, các khoa để các cán bộcông chức, viên chức trong nhà trường nắm bắt được thông tin một cách nhanhchóng và chính xác

Là một trong những trường tiền thân về công tác văn thư-lưu trữ, làm việcđều liên quan trực tiếp đến các văn bản giấy tờ nên việc thực hiện theo các vănbản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ rất được coi trọng và thực hiện rất bàibản và chính xác theo trình tự giải quyết công việc của nhà trường

6 Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công

tác văn thư-lưu trữ.

Để đảm bảo cho hoạt động quản lí công tác văn thư được thực hiện chặtchẽ, quy chuẩn theo đúng quy định thì hoạt động thanh tra, kiểm tra để phát hiệnsai phạm từ đó xử lí vi phạm về quy chế công tác văn thư-lưu trữ rất được nhàtrường coi trọng

Tần suất kiểm tra thường là 4 tháng/1 lần; 6 tháng/1 lần; 1 năm/1 lần hoặc

có thể là kiểm tra đột xuất

7 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

*Hình thức tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được tổ chứctheo hình thức tổ chức công tác văn thư phân tán Nghĩa là những nghiệp vụ vănthư được thực hiện bởi Văn thư chuyên trách của Trường là cô Nguyễn Thị

Thanh và cô Hoàng Thị Thúy Lan đều là những chuyên viên có trình độ từ caođẳng trở lên và giàu kinh nghiệm các nghiệp vụ của công tác văn thư và Chuyênviên văn thư kiêm nhiệm trong các phòng, khoa và trung tâm của Trường làmnhiệm vụ tiếp nhận văn bản, đánh máy và chuyển giao văn bản Nhìn chungtrình độ các chuyên viên văn thư kiêm nhiệm đều đã được bồi dưỡng về nghiệp

vụ Văn thư Lưu trữ từ trình độ trung cấp trở lên và đáp ứng được yêu cầu côngviệc

Phòng Văn thư của Trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính Tổnghợp tại tầng 1 khu nhà 7 tầng, gần cửa phụ ra vào Việc bố trí này rất thuận lợicho việc giao dịch và giải quyết công việc

8 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất đượcchú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các cán bộ chuyên môntrong các đơn vị soạn thảo và kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học,trình tự các bước có mối quan hệ logic

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việccủa cơ quan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nộidung cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành chủ yếu là các loại văn bản hànhchính như: Công văn, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch,Giấy mời, Phiếu gửi, Biên bản, Giấy giới thiệu.v.v

Văn bản chuyên ngành: văn bản trao đổi với các cơ quan tổ chức hoặc cánhân nước ngoài

*Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi soạn thảo văn bản đều thực hiện theocác văn bản hướng dẫn sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy

định về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 sửa đổi bổ sung một sốđiều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ

“Nghị định về công tác văn thư”

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Quy chế Văn thư-Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Ban hànhkèm theo quyết định 1138/QĐ-ĐHNV ngày 6/11/2013 của Hiệu Trưởng TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội)

*Soạn thảo văn bản được tiến hành theo quy trình sau:

Bước 1.Chuẩn bị

Cán bộ chuyên môn xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành vàtrình lãnh đạo.Sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việc gồmcác thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2.Xây dựng bản thảo:

- Xây dựng đề cương;

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên môn căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sau khi dự thảo xong tổ chức dự thảo xin ý kiến của các đơn vị liênquan

Bước 3.Duyệt bản thảo:

Sau khi soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phải được duyệt:

- Trình lãnh đạo phòng, ban chức năng xem xét và chịu trách nhiệm nộidung của văn bản.Lãnh đạo phòng, ban ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùngnội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nộidung sau đó ký nháy vào phần lưu: văn thư Nếu bản thảo được đồng ý của Hiệutrưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộchuyên môn phải thảo lại

Bước 4 Duyệt bản thảo:

Khi nào có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thìnhân viên đánh máy mới được đánh máy Sau khi đánh máy xong xem xét lạilần cuối về thể thức, lỗi chính tả, sau đó chuyển lại sang bên soạn thảo để chỉnhsửa

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản.

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếusai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắtvào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra và ký nháy banhành

Đánh giá về các nội dung trong việc soạn thảo và ban hành văn bản củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội:

*Về thẩm quyền ban hành văn bản:

- Ưu điểm:

Nhìn chung các văn bản của Trường được ban hành đúng thẩm quyền quyđịnh, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản ban hànhthuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sựchồng chéo Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan,văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, ít xảy ra sai sót trong khâu soạnthảo và ban hành văn bản

- Hạn chế:

Do hiện nay Trường mới nâng cấp lên Đại học nên bộ máy của Trườngcòn chưa được hoàn thiện nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bảncòn chưa thực sự rõ ràng, trình tự xin chữ kí cho văn bản mất nhiều thời gian,chưa thực sự hợp lý, gây khó khăn trong việc giải quyết và ban hành văn bản

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Ưu điểm:

Việc soạn thảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy định vềthể thức và kỹ thuật trình bày của Nhà nước được quy định theo thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày

văn bản.

+ Thể thức văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo về mặt chấtlượng, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu của hoạt động quản lý, điều hànhcủa Trường

+ Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mangtính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định

+ Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền

+ Các cán bộ chuyên môn nắm rất chắc kỹ thuật soạn thảo và quy trìnhsoạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt, vì vậy việc soạnthảo văn bản của Trường được thực hiện theo đúng quy trình nhanh chóng kịpthời và chính xác

+ Xây dựng đề cương, viết bản thảo để trình lãnh đạo nhanh chóng,chính xác

+ Các đơn vị chuyên môn thường xuyên kiểm tra theo dõi, đôn đốc, giảiquyết công việc, thu thập và xử lí thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

- Nhược điểm:

+ Việc xây dựng đề cương cần sửa chữa, hoàn thiện để khi trở thành bảnchính được đơn giản hoá và nhanh gọn hơn

+ Đôi khi đánh máy văn bản còn bị lỗi

9 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà

* Quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,

năm của văn bản

Việc kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày được tiến hành theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trìnhbày văn bản đối với văn bản hành chính và theo quy định của ngành đối với cácvăn bản chuyên ngành

Việc ghi số và ngày, tháng, năm:

- Đối với việc ghi số thì theo nguyên tắc chung là tất cả văn bản đi đượcghi số theo hệ thống số chung của Trường Đối với Văn thư chuyên trách củaTrường thì có thể đánh số theo từng thể loại văn bản còn với chuyên viên vănthư kiêm nhiệm ở từng đơn vị thì đánh số văn bản tổng hợp

Bước 2 Đăng kí văn bản đi

Đăng kí văn bản đi theo 2 cách là đăng kí vào Sổ Đăng Kí Văn Bản Đi vàĐăng kí bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính

(Sổ Đăng Kí Văn Bản Đi-Xem phụ lục IV)

(Đăng kí bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính-Xem phụ lục V)

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Bước 4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát

văn bản đi

Đối với việc chuyển phát văn bản thì chuyển phát văn bản ngay trongngày văn bản được kí, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, chuyên viênvăn thư kiêm nhiệm sẽ lập sổ chuyển giao văn bản, khi đi chuyển giao văn bảnthì người nhận văn bản sẽ ghi ngày nhận được văn bản và kí nhận văn bản vàocột kí nhận; Trường hợp gửi qua fax, email… thì phải gửi bản chính ngay sauđó

Bước 5 Lưu văn bản đi

Đối với việc lưu văn bản đi thì bản gốc sẽ lưu tại văn thư và đóng dấu vàsắp xếp theo thứ tự đã đăng kí, 1 bản chính sẽ lưu trong hồ sơ theo dõi và giảiquyết công việc, lập sổ theo dõi việc sử dụng bản lưu

(Sơ đồ các bước trong quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi của Trường-phụ lục VI)

- Ưu điểm:

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được nhà trường quản

lý rất chặt chẽ trong từng khâu, các bước ở từng bộ phận Các khâu xử lý vănbản không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong từng khâusoạn thảo văn bản cho đến khâu chuyển giao văn bản đi, lưu hồ sơ

Bên cạnh những phương pháp quản lý và giải quyết văn bản truyền thốngnhà trường đang nghiên cứu và tiến tới áp dụng những phương pháp quản lý vàgiải quyết văn bản được nhanh chóng và thuận lợi hơn

Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống: “Sổ đăng ký văn bản đi”

và đăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanh chóng

Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định, có

kèm theo 01 thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm bản saonhanh.

Chuyển giao văn bản: được làm bằng nhiều cách thuận tiện, gọn nhẹ, ítkinh phí, đảm bảo an toàn và nhanh chóng

- Nhược điểm:

Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểm tra thể thức, nộidung của văn bản phải qua lại giữa các bước sẽ mất thời gian và tiến độ giảiquyết công việc chậm

Các văn bản mật đi ít nên được đăng ký chung vào sổ đăng ký văn bản đitheo từng tên loại văn bản nên tính mật không đạt

Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm, khi nhập số có thể bị sơ xuất

số văn bản nhảy cách số, do vậy khó sửa

* Quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đến của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phảiqua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phânloại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến Sau đó văn bản đượcchuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bản vănbản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân

Các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến củaTrường:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản

- Phân loại sơ bộ văn bản, bóc bì

- Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, ghi lại số văn bản tên cơquan và báo cáo ngay lãnh đạo để biết có ý kiến xử lí

- Đóng dấu đến vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc trên đầu văn bản,ghi số và ngày đến

Bước 2 Đăng kí văn bản đến

Cán bộ văn thư chuyên trách của Trường đã lập Sổ Đăng Kí Văn Bản

Đến, tất cả văn bản sau khi được văn thư tiếp nhận sẽ được đăng kí vào sổ đểtiện theo dõi Có hai loại Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến là Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến

từ cơ quan Trung ương và Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến từ cơ quan khác Đối vớivăn thư kiêm nhiệm ở các đơn vị lập 1 Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến

Trường hợp văn bản đến là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ đăng

kí vào Sổ đăng kí Đơn, Thư

Khi đăng kí văn bản đến cần ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viếtbằng bút chì bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Đối với việc đăng kí văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính thì vănthư sẽ in ra giấy, kí nhận bản chính và đóng thành sổ

(Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến- Xem phụ lục VII)

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Đối với việc trình văn bản đến: Văn thư sẽ trình người có thẩm quyền sẽphân phối, cho ý kiến giải quyết và thời hạn xử lí Nếu văn bản liên quan đếnnhiều đơn vị thì ghi rõ đơn vị chủ trì trực tiếp giải quyết văn bản, đơn vị phốihợp giải quyết và thời hạn xử lí

- Lưu ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lí văn bản

Đối với việc chuyển giao văn bản đến: Văn thư sẽ chuyển đến các đơn vị,

cá nhân xử lí Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các băn bản đến liên quanđến đơn vị nào thì sẽ được cho vào ô của đơn vị đó Thời gian để các đơn vị đếnlấy văn bản đến là 9 giờ sáng và 4 giờ chiều hàng ngày, khi lấy văn bản thìchuyên viên văn thư các đơn vị ghi các thông tin vào sổ chuyển giao văn bảnđến

(Sổ chuyển giao văn bản đến- Xem Phụ lục VIII)

Khi photo văn bản để chuyển tới các cá nhân liên quan trực tiếp đến vănbản thì văn thư đơn vị photo bao nhiêu bản thì ghi rõ và kí vào Sổ theo dõi sổlượng bản Photo

(Sổ theo dõi sổ lượng bản Photocopy- Xem phụ lục IX)

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo quy định

và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến Văn thư chuyên trách sẽ lập Sổ Giải Quyết Văn Bản Đến, tổng hợp

số liệu báo cáo

Các văn bản có dấu”Tài liệu thu hồi” thì văn thư sẽ quản lí hoặc chuyểntrả nơi gửi

(Sơ đồ các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của Trường-Phụ lục X)

Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu

Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạc nênkhi xin lại sẽ bị mất thời gian

Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mất văn bản, không

an toàn cho bảo mật thông tin

2.1.2.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trìnhgiải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư vào công tác lưutrữ Việc lập hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập theo sát công việc trong mộtnăm Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đượcghi rõ ở Điều 9 Luật lưu trữ 2011

Trách nhiệm của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc lập

hồ sơ:

- Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tham mưu cho Hiệu trưởngtrong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

- Trưởng đơn vị sẽ phân công người lập hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ đãgiải quyết, tổ chức lựa chọn hồ sơ để nộp lưu

- Cán bộ chuyên môn: trong quá trình giải quyết công việc sẽ tự lập hồ sơ

về công việc mình được giao giải quyết và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan

* Tổ chức lập hồ sơ:

Vào cuối năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ xây dựng danh mục hồ

sơ để kê khai hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong hoạt động củaTrường trong 1 năm tới (có kèm theo kí hiệu, đơn vị và thời hạn bảo quảncủa mỗi hồ sơ)

(Danh mục hồ sơ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017- Xem phụlục XI)

Hồ sơ được phân làm 3 loại là hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ sơnhân sự Hồ sơ công việc là loại hồ sơ chủ yếu hình thành trong quá trình hoạtđộng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Quy trình lập hồ sơ công việc

Bước 1 Mở hồ sơ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có danh mục hồ sơ dự kiến nên dựa vàodanh mục hồ sơ để mở hồ sơ

Bước 2 Thu thập văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ

Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thu thập các văn bản, tài liệu đưa vào

hồ sơ Nguồn tài liệu đưa vào hồ sơ là các văn bản đi-đến liên quan đến quátrình giải quyết công việc Việc thu thập các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cầnnhanh chóng, chính xác, đầy đủ

Bước 3 Lựa chọn văn bản, phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn

bản trong hồ sơ

Phân chia các đơn vị bảo quản: nếu hồ sơ dày quá 2cm hoặc quá 200 tờ

thì phân chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản Việc phân chia dựatheo nội dung, thời gian văn bản, tác giả văn bản, tên loại văn bản.

Sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo trình tự: ngày tháng, số văn bản, trình tựcông việc, giá trị pháp lí, vị trí cơ quan…

Bước 4 Biên mục hồ sơ

Gồm các công việc: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kếtthúc, viết bìa hồ sơ

Đánh số tờ: đánh số tờ vào góc phải phía trên cùng, đánh từ trên xuốngdưới

Mục lục văn bản: là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tờ số Ghi

chú

Chứng từ kết thúc:

Tiêu đề hồ sơ(Vị trí các yếu tố thay đổi):

- Tập lưu (quyết định, công văn) + thời gian + tác giả Ví dụ: Tập lưu

Quyết định quý I năm 2017 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tên loại+tác giả+thời gian Ví dụ: Tập kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016

- Tên loại+nội dung+tác giả+thời gian Ví dụ: Tập quyết định về việc khen thưởng cán bộ công chức viên chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2016

- Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo)+nội dung+thời gian+tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm 2016 của Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

- Hồ sơ+nội dung+thời gian+tác giả Ví dụ: Hồ sơ về việc thành lập khoa

Tổ chức và xây dựng chính quyền năm 2015 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Viết bìa hồ sơ: mẫu bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012.

*Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để bảo vệ an toàn tài liệu, tạo điều kiệnthuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và để bảo quản và khai thác

sử dụng tài liệu tốt hơn

Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 11 Luật lưu trữ 2011):

“1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy địnhnhư sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợpquy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải đượcngười đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệugiữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từngày đến hạn nộp lưu”

Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 11 Luật lưu trữ2011):

“1 Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơcủa công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộpvào Lưu trữ cơ quan

2 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bảngiao nhận hồ sơ, tài liệu

3 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệuđược lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ

cơ quan giữ 01 bản.”

Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

Lập MLHS, tài liệu nộp lưu và giaonộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quanKiểm tra, đôn đốc, tổng kết,

đánh giá

nhanh chóng.

+ Biên mục hồ sơ phục vụ cho tra cứu tài liệu kịp thời

+ Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dàicủa cơ quan

+ Văn thư các đơn vị, chuyên viên quản lý tài lieu chặt chẽ, giữ bí mật cơquan

2.1.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức

và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức vàcác chức danh nhà nước Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiệngiá trị pháp lý của văn bản, biểu hiện quyền lực nhà nước và của cơ quan trongvăn bản, là thành phần giúp chống giả mạo văn bản Khi một văn bản đã đượcđóng dấu pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản thì tất cả các đối tượng cóliên quan phải chịu trách nhiệm thi hành

Qua khảo sát tại bộ phận văn thư của Trường có các loại dấu:

- Dấu của Trường

- Dấu họ tên Bí thư, các Phó Bí thư Đoàn trường

Dấu của Đoàn được Phó Bí thư thường trực Văn phòng Đảng uỷ, Côngđoàn, Đoàn Thanh niên bảo quản

(Các loại dấu ở bộ phận văn thư- Xem phụ lục XII)

- Ưu điểm:

Qua khảo sát, tình hình tổ chức và sử dụng con dấu của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước vềquản lý và sử dụng con dấu là Điều 25, 26 Mục 4 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định

số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ về sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 và theoQuy chế văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên rất khoa học vàchính xác

- Nhược điểm:

Việc bảo quản con dấu và giữ gìn dấu còn gặp nhiều khó khăn

10 Thực trạng tình hình tổ chức, quản lí công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

11 Hoạt động quản lí công tác lưu trữ

12. Về tổ chức lưu trữ

Bộ phận văn thư lưu trữ thuộc phòng Hành chính-Tổng hợp phụ tráchcông tác lưu trữ của Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội gồm 02 nhân sự: 1cán bộ có bằng đại học ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng củaTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và 1 cán bộ sơ cấp văn thưlưu trữ

13. Về văn bản quản lí, chỉ đạo nghiệp vụ

Một số văn bản về quản lí công tác lưu trữ:

- Luật lưu trữ 2011

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

- Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/1/2014 của Cục Văn thư và