Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 3 1.1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.1.2. Chức năng của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 3 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Chi cục: 5 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 6 2.1. Hoạt động quản lý: 6 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư: 6 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư: 7 2.1.3. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư: 7 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 9 2.2.1. Công tác văn thư: 9 2.2.2. Về công tác lưu trữ: 24 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 33 3.1. Nhận xét, đánh giá; 33 3.1.1. Về công tác văn thư: 33 3.1.2. Về công tác lưu trữ: 35 3.2. Để xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Chi cục : 36 3.3. Một số khuyến nghị: 37 C. KẾT LUẬN 38 D. PHỤ LỤC  

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 3

1.1.1 Lịch sử hình thành: 3

1.1.2 Chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai: 3

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn: 3

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5

1.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Chi cục: 5

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 6

2.1 Hoạt động quản lý: 6

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư: 6

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư: 7

2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư: 7

2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 9

2.2.1 Công tác văn thư: 9

2.2.2 Về công tác lưu trữ: 24

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 33

3.1 Nhận xét, đánh giá; 33

3.1.1 Về công tác văn thư: 33

3.1.2 Về công tác lưu trữ: 35

3.2 Để xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ của Chi cục : 36

3.3 Một số khuyến nghị: 37

C KẾT LUẬN 38

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm bởi đó làcông tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua văn bản, tài liệu Làmtốt công tác công văn giấy tờ sẽ cung cấp được thông tin đầy đủ, chính xác vàcông việc cũng được giải quyết nhanh chóng, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ; hệthống văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ ngày càng hoàn thiện và được banhành, tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ các cấp, các ngành thựchiện thống nhất và đồng bộ; bộ máy văn thư, lưu trữ các cấp, các ngành ngàycàng được củng cố, tăng cường, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp

vụ, góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp, có hiệuquả, phục vụ công tác quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan, tổ chức

Xuất phát từ thực tế khách quan của công tác văn thư và theo chươngtrình đào tạo của nhà trường, sinh viên được nhà trường tạo điều kiện đi kiến tậptại các cơ quan, được trực tiếp làm việc, tiếp xúc với tài liệu dựa trên cơ sở lýthuyết mà các thầy cô trong nhà trường đã trang bị cho chúng em Với phươngchâm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường Đạihọc Nội vụ nói chung và ngành Văn thư - Lưu trữ nói riêng: “Lý thuyết phải điđôi với thực hành”.Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Văn thư - Lưu trữ

đã tổ chức đợt kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày 19/6/2016 cho sinh viênnhằm giúp sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiếnthức đã học vào công việc thực tế tại cơ quan Đó cũng là dịp cho sinh viên củng

cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức, là cơ hội chosinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tácsau này

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của cơ quan Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai, em đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời giancũng như việc thực hành các nội dung kiến tập

Dưới sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữcủa trường Đại học Nội vụ và nhận được sự hướng dẫn nhiêt tình của các bác,

các cô, các chú, các anh, chị ở cơ quan trong đợt kiến tập em đã đúc kết đượcnhững kinh nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn củamình, giúp em nhận thức được rõ ràng về công tác Văn thư cũng như nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với sự phát triển đất nước, thấyđược những bất cập trong cơ quan.

Đợt kiến tập này giúp em nhận ra những thiếu sót của mình trong cáckhâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong các thao tác, nghiệp vụVăn thư - Lưu trữ, từ đây em có thể rút kinh nghiệm, khắc phục những lỗ hổng

về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không đáp ứng đủ Có thểnói, sau quá trình kiến tập ở cơ quan, đã giúp em nắm vững kiến thức hơn, phục

vụ cho quá trình học tập tại trường, hoàn thiện những gì còn thiếu sót

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu thựctrạng công tác Văn thư cùng sự so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết được trang

bị ở trường với thực tiễn tại các cơ quan

Báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tỉnh Lào Cai Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị

Trong quá trình kiến tập em đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nộidung mà Nhà trường yêu cầu và đã thực hiện báo cáo này Để hoàn thành đượcnhững nội dung trên, ngoài kiến thức đã học, em đã nhận được sự giúp đỡ, quantâm nhiệt tình, tạo mọi điều kiện thuận lợi của Lãnh đạo Chi cục và toàn thể cán

bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình củacán bộ văn thư lưu trữ Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình làmbáo cáo còn thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường.Kính mong quý Thầy, Cô quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ

Em xin chân thành cảm ơn!

Lào Cai, ngày 21 tháng 6 năm 2016

Sinh viên

Hoàng Thị Hồng Nhung

B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU

Tên gọi chính thức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

Địa điểm Trụ sở: Đường Lê Lai - Phường Kim tân - Thành phố Lào Cai

1.1.2 Chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai:

Căn cứ Quyết định số 20/2015/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 của UBNDtỉnh Lào Cai về việc ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng

giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch

sử của tỉnh theo quy định của pháp luật

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế

và công tác của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ

- Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, được phép

mở tài khoản và sử dụng con dấu riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngânsách Nhà nước cấp theo quy định của pháp luật

- Trụ sở: Đặt tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiệncác chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luậtvàcông tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địabàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưutrữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnhtheo quy định của pháp luật;

- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đốivới cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưutrữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật ;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;-Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũcông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ

; giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm qyền xem xét giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật;

- Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm:

+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộcnguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch

+ Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ cácđiều kiện theo quy địmh của pháp luật;

+ Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao hoặc cơquan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

+ Phó Chi cục trưởng là người giúp việc Chi cục trưởng phụ trách, theodõi, chỉ đạo một số mặt công tác của Chi cục, chịu trách nhiệm trước Chi cụctrưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ;

+ Việc điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷluật, cho từ chức, cho nghỉ hưu và thực hiện chế độ, chính sách khác đối vớiChi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng Văn thư – Lưu trữ thực hiện theo quy địnhpháp luật hiện hành và theo cấp quản lý tổ chức, cán bộ của Uỷ ban nhân dântỉnh

-Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc:

+ Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ;

+ Phòng Hành chính – Tổng hợp;

+ Trung tâm Lưu trữ lịch sử

1.2 Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ của Chi cục:

+ Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ là tổ chức thuộc Chi cục Văn thư –Lưu trữ, có chức năng giúp Chi cục trưởng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ

tổ chức thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ là đơn vị sựnghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có chứcnăng giúp Chi cục trưởng tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm

vụ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; thực hiện các hoạt động dịch

vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

* Biên chế: Biên chế của Chi cục Văn thư – Lưu trữ nằm trong tổng biên

chế của Sở Nội vụ được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao trên sở Đề án vị trí việc làm

và theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI

CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH LÀO CAI 2.1 Hoạt động quản lý:

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư:

Văn thư là bộ phận thuộc phòng Hành Chính - Tổng hợp của Chi cục Bộphận văn thư được bố trí 01 phòng làm việc gần cửa chính ra vào của cơ quan,nên rất thuận tiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản, thuận lợi cho việctrao đổi thông tin

Văn thư cơ quan được bố trí đầy đủ các trang thiết bị máy móc phục vụcho công tác văn thư như: Bàn quầy, máy vi tính cá nhân, máy in, máy fax, máyPhotocopy, máy scan và hệ thống sổ sách đăng ký, chuyển giao văn bản; Hệthống tủ để văn bản phân phối hàng ngày, Tủ để vật tư văn phòng phẩm

Hoạt động văn thư của Chi cục theo đúng quy định của pháp luật và tuânthủ nghiêm túc nguyên tắc: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Chi cục đượcquản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những vănbản đến không được đăng ký tại Văn thư, các phòng ban, cá nhân không có tráchnhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành họặcchuyển giao trong ngày; Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn đượcđăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được; Văn bản khẩn đi đượchoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký; Vănbản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quyđịnh của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cá nhân có tráchnhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan Văn bản, hồ sơ, tài liệu được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyênvẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyếtcông việc

Do tuân thủ nghiêm túc quy định của pháp luật về văn thư, nên hoạt độngvăn thư của Chi cục đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, thực hiện tốt cải cáchhành chính trong công tác văn thư; tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mức

hóa, chuyên môn hóa, đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức mghiệpvụ.

Nhìn chung việc tổ chức công tác văn thư tại Chi cục Văn thư - Lưu trữđược bố trí hợp lý và khoa học, đảm bảo đúng quy định hiện hành

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ bố trí 01 biên chế chuyên trách làm văn thưkiêm lưu trữ cơ quan (trình độ Cao đẳng văn thư, lưu trữ); văn thư của Chi cục

là người có chuyên môn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thànhthạo máy vi tính, Phần mềm trong quản lý hồ sơ, công việc và các thiết bị phục

vụ thực hiện nhiệm vụ; đảm bảo hoạt động văn thư của cơ quan đúng quy định

và hiệu quả

Hàng năm công chức làm văn thư được tham dự các lớp bồi dưỡng nângcao chuyên môn nghiệp vụ, dự Hội nghị phổ biến, hướng dẫn thực hiện các vănbản pháp luật mới về văn thư, lưu trữ; do vậy kiến thức chuyên môn nghiệp vụthường xuyên được cập nhật, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc đượcgiao

2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư:

a Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư:

Cùng với việc thực hiện tốt chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ thammưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn;Chi cục Văn thư- Lưu trữ luôn quan tâm, chú trọng xây dựng và ban hành cácvăn bản quản lý văn thư, lưu trữ của Chi cục; cụ thể hoá các văn bản hướngdẫn, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, của UBND tỉnh, của Cục Văn thư&Lưu trữ Nhànước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ bằng Chương trình, kế hoạch chi tiết đểthực hiện, như: Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Nội quy cơ quan,Quy chế phối hợp; hàng năm ban hành Kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ,Danh mục hồ sơ của Chi cục và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý hồ sơ,lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đối với công chức,viên chức theo quy định Thường xuyên tổ chức sinh hoạt chuyên môn gắn vớiviệc phổ biến, quán triệt các văn bản hướng dẫn mới về VTLT của Bộ Nội vụ vàcủa Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước và trao đổi, thảo luận về những vướng mắctrong quá trình triển khai thực hiện ở cơ sở; nhờ đó chất lượng và hiệu quả của

công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được nâng cao.

b Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư:

Là cơ quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác vănthư, lưu trữ trên toàn tỉnh, do vậy việc triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về công tác văn thư được thực hiện rất nghiêm túc và thuận lợi; cụthể đã triển khai thực hiện tốt các văn bản như:

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm2004; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng dẫnthi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm2004;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng condấu và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an-Ban TCCBCP (Bộ Nội vụ) về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;

- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công anhướng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP

- Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP;

- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ

về việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhànước;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài kiệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơquan, tổ chức.

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Quyết định số 29/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 của UBND tỉnhLào Cai về việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh,

Cùng với việc tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về VTLT, Chi cụcVăn thư - Lưu trữ luôn quan tâm đến công việc đào tạo bồi dưỡng, nâng caotrình độ nghiệp vụ cho CC, VC; cụ thể là cử cán bộ tham gia các lớp tập huấnbồi dưỡng nâng cao kỹ năng quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ do TW tổchức; hàng năm tham mưu UBND tỉnh tổ chức Hội nghị tổng kết về công tácVăn thư - Lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ VTLT cho cán bộ làm văn thư, lưu trữcác cơ quan, tổ chức trên địa bàn; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ dần đi vào nềnếp, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý điều hành của cơ quan, tổchức

Nhìn chung, những năm qua, việc tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạocủa Chính phủ, của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư&Lưu trữ Nhà nước và của UBNDtỉnh Lào Cai đã được tổ chức thực hiện tốt, có hiệu quả

Công tác tổ chức làm văn thư lưu trữ từng bước được kiện toàn, bố trí cán

bộ đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ Việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Chicục Văn thư - Lưu trữ đã được tổ chức thực hiện tốt

Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cầnquan tâm tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động văn thư, lưu trữ, cụ thể làứng dụng Phần mềm quản lý lý hồ sơ, công việc; đồng thời thường xuyên kiểmtra, đôn đốc việc tuân thủ các quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, khôngngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm Văn thư, lưu trữ

2.2 Hoạt động nghiệp vụ:

2.2.1 Công tác văn thư:

a Về Công tác xây dựng và ban hành văn bản:

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định, văn bản củaChi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh ban hành chủ yếu là các văn bản hành chính như:Quyết định (cá biệt), Công văn, Thông báo, Báo cáo, Quy chế, Quy định, Kế

hoạch, Tờ trình; trong đó thể loại văn bản là Quyết định và Công văn là hai loạivăn bản chiếm số lượng nhiều nhất.

Là cơ quan chuyên quản lý nhà nước chuyên ngành giúp Sở Nội vụ thammưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử củatỉnh, nên văn bản ban hành trong một năm khá nhiều, được gửi tới hầu hết các

cơ quan, tổ chức trên địa bàn để thực hiện; về cơ bản văn bản đi chia làm 03 loạichính như sau:

Thứ nhất: Bao gồm những văn bản đi gửi lên UBND tỉnh, Bộ Nội vụ, Cục

Văn thư & Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ: Báo cáo tình nhiệm vụ công tácVTLT, văn bản xin ý kiến chỉ đạo, đề nghị về các công việc liên quan lĩnh vựcquản lý

Thứ hai: Bao gồm những văn bản đi gửi tới cơ quan cùng cấp và địa

phương khác trên toàn quốc như: các cơ quan quản lý chuyên ngành thuộc Sở,Chi cục Văn thư- Lưu trữ các tỉnh, thành phố

Thứ ba: Bao gồm những văn bản đi gửi tới cơ quan như các Sở, ban,

ngành, cácdoanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND vàPhòng Nội vụ các huyện, thành phố: Chủ yếu để phổ biến các văn bản pháp luật

về VTLT; các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ,Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, của UBND tỉnh, Sở Nội vụ; các văn bản đônđốc, theo dõi quá trình thực hiện và nắm bắt được các vấn đề phát sinh để phốihợp giải quyết

Công tác soạn thảo văn bản đóng vai trò rất quan trọng ảnh hưởng trựctiếp đến hiệu qủa công việc, quy trình soạn thảo văn bản đã được Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai tuân thủ nghiêm túc

Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính căn cứ vào các văn bản dướiđây:

- Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 quy định vềthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Quyết định số 25/QĐ-CCVTLT ngày 28/02/2011 của Chi cục cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh Lào cai về việc ban hành quy chế Công tác Văn thư và Lưutrữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lào Cai;

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Lào Cai gồm: Quyết định, Quy chế, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo,Công văn, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Biên bản, Hợp đồng,Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường,…

-Đối với văn bản QPPL tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh banhành thực hiện theo Thông tư số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Đối với các văn bản hành chính thông thường thì quy trình soạn thảo vănbản được tiến hành theo các bước sau đây:

* Thảo văn bản:

Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Chi cục trưởngChi cục Văn thư - Lưu trữ giao cho các Phòng, Trung tâm hoặc cá nhân soạnthảo văn bản; Trưởng các Phòng, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ trực tiếp soạnthảo hoặc giao cho cá nhân thuộc Phòng, Trung tâm soạn thảo

Các phòng, Trung tâm và công chức, viên chức được giao soạn thảo vănbản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trình duyệt dự thảo văn bản;

Để đảm bảo tính chính xác của văn bản thì việc soạn thảo văn bản của cơquan giao cho chuyên viên của các phòng chuyên môn trong cơ quan soạn thảo

và chịu trách nhiệm để đảm bảo về nội dung cũng như thể thức văn bản Sau khithảo xong văn bản được trình Thủ trưởng đơn vị xem xét, cho ý kiến, sau đótrình Thủ trưởng ký và ban hành văn bản

Nhìn chung quy trình xây dựng và ban hành văn bản của Chi cục đượcthực hiện đúng quy trình, nhanh chóng, chính xác

* Duyệt, sửa chữa bổ sung bản thảo:

Văn bản sau khi được xây dựng hoàn chỉnh thì sẽ được chuyển choTrưởng phòng duyệt về thể thức và nội dung, nếu không phải chỉnh sửa gì thìlãnh đạo phòng sẽ ký nháy vào văn bản; còn nếu có sai phải sửa chữa, bổ sung

và sau đó sẽ được trình lên Thủ trưởng cơ quan

Sau khi văn bản được duyệt thì sẽ tiến hành hoàn chỉnh bản thảo

* Đánh máy, nhân bản:

Hiện nay ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã trang bị máy tính cá nhân chocác công chức, viên chức nên việc đánh máy và soạn thảo văn bản chủ yếu docác phòng và công chức, viên chức tự soạn thảo trên máy tính cá nhân và trìnhLãnh đạo Chi cục ký trước khi ban hành

Việc đánh máy, nhân bản đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính;

+ Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành

+ Giữ kín bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

* Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Trưởng các Phòng, Giám đốc Trung tâm hoặc công chức, viên chức chủtrì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nộidung văn bản

Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp phải chịu trách nhiệm về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

- Trưởng các Phòng, Giám đốc Trung tâm thuộc Chi cục ký các văn bản

của Phòng, Trung tâm mình hoặc giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bảnkhi được ủy quyền.

- Khi ký văn bản tuân thủ theo quy định không dùng bút chì, không dùngmực đỏ hoặc các loại mực dễ phai

b Công tác quản lý văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bảnchuyển lưu nội bộ và văn bản mật) do cơ quan phát hành gọi chung là văn bảnđi

Công tác quản lý văn bản đi bao gồm những nội dung sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi sổ và ngày, tháng, năm của vănbản

- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vảnbản đi

- Lưu văn bản đi

*Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi sổ và ngày, tháng, năm của văn bản:

+)Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản sau khi được soạn thảo xong sẽ chuyển đến bộ phận văn thư đểkiểm tra lại một lần nữa về thể thức, hình thức và kĩ thuật trình bày văn bản xem

đã đúng với quy định chưa Những văn bản không đảm bảo về thể thức nhấtthiết phải sửa lại trước khi ban hành

Việc kiểm tra thể thức văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thựchiện rất nghiêm túc; các văn bản ban hành ra đầy đủ 9 thành phần thể thức đãđược quy định: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu vănbản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dungvăn bản, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền,dấu, nơi nhận

+) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a) Ghi số văn bản: Đó là một yêu cầu bắt buộc của bất cứ cơ quan nào, ghi

số để biết những số lượng văn bản ban hành ra trong một năm của cơ quan Vănbản được tập trung tại văn thư để ghi số theo một hệ thống nhất định

Số được đánh liên tục bằng số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu củanăm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Tại Chi cục Văn thư Lưu trữ, do văn bản không nhiều, chủ yếu là văn bảnhành chính nên việc ghi số thực hiện như quy định, đánh số bắt đầu từ 01, 02,03,…viết lần lượt cho đến hết năm

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của BộNội vụ

Nhận xét: Qua khảo sát, tôi thấy việc thực hiện quy định về thể thức và kĩthuật trình bày văn bản hành chính thực hiện rất tốt, đúng với quy định của nhànước, công tác kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày trước khi phát hành chặtchẽ, đúng quy định

* Đăng ký văn bản đi:

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đinhư số, kí hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong nhữngphương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy vi tính… nhằm quản lý chặt chẽ và tratìm Văn bản được nhanh chóng

Tất cả các văn bản đi của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, sau khi đã có chữ kýcủa Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu xong thì được đăng kí vào “Sổ đăng ký vănbản đi” của cơ quan, văn bản đăng ký rõ ràng, chính xác

Văn bản đi sau khi được kiểm tra về thể thức, Văn thư cơ quan ghi sổ, kýhiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ Văn bản được đăng

ký theo năm và theo tên loại văn bản

Do số lượng văn bản hình thành trong năm Chi cục ít nên chỉ lập 2 sổ là:

“Sổ đăng ký văn bản đi” và “Sổ đăng ký văn bản mật đi”

Mẫu sổ “Đăng ký văn bản đi” và “Sổ đăng ký văn bản mật đi” của Chicục Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Phụ lục số VII, Thông tư

07/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ (mẫu sổ ở phần phụ lục 2).

Ưu điểm của việc đăng ký văn bản đi bằng sổ của Chi cục Văn thư - Lưutrữ rất dễ làm, dễ tra cứu, các Văn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đủ thểthức; việc ghi sổ đúng quy định

* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:

+) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phục lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành

và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơquan quản lý ngành

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụclục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang vănbản

+) Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm

b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”),dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2Thông tư số 12/2002/TT-BCA

Qua khảo sát tôi thấy việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ

khẩn, mật ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ được tiến hành tốt, đúng quy định.

Dấu được giao cho cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu; dấuchỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm quyền

Chi cục Văn thư - Lưu trữ sử dụng những loại dấu sau:

+ Dấu quốc huy (dấu tròn) của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

+ Dấu chức danh: Dấu chức danh Chi cục trưởng, dấu chức danh Phó Chicục trưởng, dấu tên Chi cục trưởng, dấu tên Phó Chi cục trưởng

- Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc…Nhận xét: Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ vàđóng dấu, được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ, dấu được để các ngăn nhỏ khácnhau để thuận lợi cho việc tìm kiếm, tránh nhầm lẫn, việc đóng dấu đúng quyđịnh, đóng dấu rõ ràng, đúng chiều

a) Lựa chọn bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làmbằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có địnhlượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy địnhtại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA

b) Trình bày bì và viết bì

Ngoài bìa phải ghi rõ đúng tên cơ quan gửi, tên địa chỉ cơ quan nhận, và

số ký hiện văn bản, số lượng văn bản nếu có Đối với văn bản khẩn cần chú ý:

độ khẩn đóng trên phong bì phải khớp với độ khẩn đóng trên văn bản ( theo quyđịnh của người ký văn bản)

c) Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làmnhàu văn bản

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dánkín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu dộ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóngtrên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và cácdấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại

Khoản 2 Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA.

+) Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đốivới văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký vănbản

* Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi phải được lưu lại 02 bản và các phụ lục kèm theo (nếu có);

01 bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền lưu tại văn thư; 01 bảnchính lưu tại hồ sơ công việc (do công chức, viên chức của từng Phòng, Trung tâmlập

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký

Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộcthiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nộidung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức

Trên cơ sở quan sát được tôi thấy công tác lưu văn bản đi của Chi cụcVăn thư - Lưu trữ được tổ chức tốt, thực hiện nghiêm túc, đảm bảo các văn bảnban hành ra đều được lưu giữ bản gốc ở văn thư và bản chính lưu tại cán bộđược giao giải quyết công việc

Qua thời gian thực tế ở Chi cục Chi cục Văn thư- Lưu trữ đã thực hiệnđúng như Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.Quy trình quản lý của cơ quan cũng đảm bảo theo nguyên tắc tập trung, chínhxác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình đã quy định Văn bản đi tập trung vềmột đầu mối là bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành Chính - Tổng hợp; đảm bảocho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được kịp thời và đúng quy định

c Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan tổ chức gọi chung

là văn bản đến

Tất cả các văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải tập trung tại văn thư

cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký

Tất cả các văn bản đến đểu phải được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chínhxác và thống nhất Những văn bản có chỉ mức độ khẩn phải được xử lý ngay,sau khi nhận được, văn bản “Mật” phải thực hiện đúng quy định về bảo vệ bímật cảu nhà nước

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh nên trong quá trình hoạt động, Chi cụctiếp nhận nhiều văn bản của các cơ quan, tổ chức khác nhau chuyển đến Để giảiquyết tốt các công việc, các văn bản đến đã được tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảmbảo thông tin cho hoạt động quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt độnghằng ngày của cơ quan

Qua quá trình khảo sát thực tế tôi thấy công tác quản lý và giải quyết vănbản đến ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm những quy trình:

- Tiếp nhận văn bản đến;

- Đăng ký văn bản đến;

- Trình phân văn bản đến;

- Vào sổ theo dõi phân văn bản;

- Chuyển giao văn bản đến cho người được phân xử lý;

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Tiếp nhận văn bản đến

+) Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến;

Tất cả các văn bản đến cơ quan đều được tập trung tại bộ phận văn thưthuộc phòng Hành chính - Tổng hợp, cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận tất

cả các văn bản đến cơ quan Văn thư cơ quan tiến hành phân loại văn bản,những văn bản nào được bóc bì: là những văn bản ngoài bì ghi “ Kính gửi Chi

cục Văn thư - Lưu trữ” và những văn bản không được bóc bì: là những văn bảnngoài bì ghi đích danh người nhận thì phải chuyển trực tiếp đến đối tượng đó.

Khi bóc bì thì cán bộ văn thư dồn văn bản về một phía và dùng kéo cắtphía bên phải có dán tem, khi cắt chú ý không làm mất các thông tin trên bì thư.Những văn bản đến có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải đượcbóc bì trước để giải quyết kịp thời Những văn bản gửi đến cơ quan có kèm theophiếu gửi sau khi nhận phải ký xác nhận và đóng dấu vào phiếu gửi, chuyển trảlại cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời

Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong phong bì,không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; Đốichiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bảnđến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, kíxác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lạị cho nơi gửi văn bản; trường hợpphát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

Số của văn bản được ghi bằng số Ả rập ghi liên tục từ số 01 bắt đầu từngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Những số nhỏ hơn 10 vàtháng 1,2 phải thêm số 0 vào trước

+) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Khi hoàn thiện khâu kiểm tra thì văn thư sẽ tiến hành đóng dấu đến vàovăn bản, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng bằng mực đỏ đóng vào phần giấytrắng dưới số ký hiệu văn bản đối với văn bản có tên loại hoặc dưới trích yếu nộidung nếu là công văn Hoặc có thể đóng dưới địa danh, ngày, tháng, năm vềphía bên trái

* Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khichuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan Đăng ký giúp choviệc quản lý, tra tìm thuận tiện

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan (xem phần phụ lục 1)

Việc thực hiện quy trình đăng ký văn bản đến của cơ quan được thực hiệntuân theo đúng quy định

Khi văn bản cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ, đăng

ký sổ văn bản đến Đối với những bì có ghi đích danh tên cá nhân, văn thư cơ

quan có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến người có tên ghi trên bì.

Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các đơn vị và cá nhân không

có trách nhiệm giải quyết Trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thờithông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giảiquyết

Đối với bản fax, văn bản được chuyển phát qua mạng, cán bộ văn thưphải kiểm tra về số lượng trang của văn bản và làm thủ tục tiếp nhận, đăng kývăn bản theo quy định

* Trình, chuyển giao văn bản đến

+) Trình văn bản đến

Văn bản sau khi được đăng ký được trình lên lãnh đạo cơ quan xem xétquyết định văn bản được chuyển cho cá nhân, đơn vị nào giải quyết Cán bộ vănthư căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản đến các đối tượng nhận văn bản Đốivới văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân thì cần xác định rõ hơnđơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giảiquyết của mỗi đơn vị, cá nhân ý kiên phân phối giải quyết văn bản được ghi ởmục “chuyển” trên dấu đến hoặc phiếu giải quyết văn bản đến Mẫu phiếu giảiquyết văn bản đến Do tính chất nội dung văn bản, một văn bản đến có thể saothành nhiều bản gửi cho mỗi đơn vị, cá nhân có liên quan nhận một bản để phốihợp giải quyết; phương pháp sao văn bản là photocopy, văn bản đến được saotheo yêu cầu để tiện cho việc giải quyết công việc của cơ quan

+) Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giảiquyết của lãnh đạo được cán bộ văn thư cơ quan lấy về vào sổ theo dõi vàchuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân co trách nhiệm nhận giải quyết Việcchuyển giao văn bản được văn bản thực hiện theo nguyên tắc: ký nhận, đảm bảonhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến cácđối tượng

Đối với các văn bản được chuyển qua máy fax, hoặc qua mạng thì cán bộvăn thư tiến hành kiểm tra về số lượng, số trang, độ nét của văn bản Khi pháthiện có sai sót thì báo cáo cấp trên để giải quyết

Nhận xét: Việc chuyển giao văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính