MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 5 1.1. Chức năng 5 1.2. Nhiệm vụ 5 1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 6 1.3.1 Lãnh đạo ban 7 1.3.2 Các phòng chuyên môn 7 1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên 8 1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác văn thư 15 2.2.1.1 Soạn thảo và trình ký văn bản 15 2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 16 2.2.1.3 Quản lý văn bản đến 17 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.1.5. Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: 18 2.2.2 Công tác lưu trữ 19 2.2.2.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 19 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 20 2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 22 3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 22 3.2. Giải pháp: 23 3.3. Kiến nghị 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 26 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN…! .4 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Khái quát Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1.Chức 1.2.Nhiệm vụ 1.3 Cơ cấu tổ chức quan: 1.3.1 Lãnh đạo ban 1.3.2 Các phòng chuyên môn 1.3.3 Thẩm quyền trách nhiệm trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên 1.3.4 Chế độ làm việc lãnh đạo ban, phòng 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG .12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác văn thư 15 2.2.1.1 Soạn thảo trình ký văn .15 2.2.1.2 Quản lý văn 16 2.2.1.3 Quản lý văn đến 17 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 17 2.2.1.5 Lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành: 18 2.2.2 Công tác lưu trữ .19 2.2.2.1 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: .19 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 20 2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 21 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Hạn chế 22 3.2 Giải pháp: 23 3.3 Kiến nghị 24 C PHẦN KẾT LUẬN .25 D PHỤ LỤC 27 LỜI NÓI ĐẦU Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng các lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Vai trò công tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau: Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu chủ trương, đường lối Đảng liên quan đến vấn đề thông qua tài liệu lưu trữ Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải chưa, điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Nghiên cứu thực trạng xã hội phản ánh qua tài liệu lưu trữ để văn soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển đời sống xã hội toàn nguồn thông tin văn sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn Thứ hai, dựa thông tin lưu trữ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo; tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm, chờ mong vấn đề đó; dự đoán phản ứng họ nhận văn Từ tìm cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động đời sống xã hội định hướng Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành, trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp tác động tiêu cực, thiệt hại xảy cho xã hội văn Khi ban hành văn áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống quy phạm pháp luật ban hành (hệ thống văn lưu giữ lưu trữ hành phổ biến) để bảo đảm văn áp dụng pháp luật thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp lụật hành Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Như vậy, làm tốt khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá pháp điển hoá) tốt, góp phần loại bỏ quy phạm lỗi thời, làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia (các tài liệu lưu trữ chứng minh Hoàng Sa, Trường Sa Việt Nam,…) Điều chứng minh qua liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh…qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở để cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho hệ hôm mai sau Để thực tốt phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập để sinh viên hiểu rõ công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Dựa vào kế hoạch đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Kế hoạch đào tạo bậc Đại học hệ quy khóa học 2013 – 2017, Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức đợt kiến tập ngành nghề bậc Đại học cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học hệ quy khóa học 2013 – 2017 Thời gian kiến tập từ ngày tháng đến ngày 17 tháng năm 2016 Trong trình tìm hiểu tư vấn, em đăng ký kiến tập Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng tiếp nhận kiến tập Địa quan: số 001, Đường Hoàng Như, phường Hợp Giang, Thành phố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng Những thuận lợi, khó khăn thời gian kiến tập: Trước bước vào đợt kiến tập ngành nghề, thân em có số thuận lợi đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội – nơi có bề dày kinh nghiệm công tác văn thư – lưu trữ Và quan trọng thầy cô dạy giỗ, trau dồi kinh nghiệm, trang bị kiến thức, kỹ nghiệp vụ tốt Cuối quan tâm giúp đỡ tận tình cô chú, anh chị ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng Tuy nhiên, thực đợt kiến tập em gặp số khó khăn như: chưa tiếp xúc thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, kinh nghiệm thực tế non nớt, nhiều hạn chế Do thời gian kiến tập ngắn không đợt chỉnh lý tài liệu Ban nên em chưa thật tìm hiểu kỹ khâu nghiệp vụ LỜI CẢM ƠN…! Sau tháng kiến tập Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố cao bằng, với hướng dẫn tận tình Ban lãnh đạo, cô, chú, anh chị quan giúp em tiếp xúc với thực tế công tác lưu trữ, học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm nhiều kiến thức khẳng định vào thực tế công tác Những kinh nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập công việc sau cách dễ dàng Xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể Lãnh đạo Ban Dân vận nói chung với cô chú, anh chị trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt tạo điều kiện thuận lợi cho em kiến tập thời gian qua đồng thời hoàn thành tốt báo cáo Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Lãnh đạo nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ cô giáo chủ nhiệm tạo điều kiện tốt để em tiến hành đợt kiến tập ngành nghề cách thuận lợi Trong trình kiến tập Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng, em nhiều bỡ ngỡ sai sót, kính mong lãnh đạo ban cảm thông góp ý, chia sẻ để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Khái quát Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1 Chức Là quan tham mưu tỉnh ủy mà trực tiếp thường xuyên ban thường vụ thường trực tỉnh ủy công tác dân vận ( bao gồm công tác dân tộc tôn giáo) 1.2 Nhiệm vụ * Nghiên cứu, đề xuất - Những chủ trương, giải pháp công tác dân vận tỉnh ủy ban thường vụ tỉnh ủy Chủ trì tham gia chuẩn bị nghị đại hội, nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, chương trình công tác dân vận tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy - Tham mưu cho tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy cụ thể hóa chủ trương, nghị quyết, thị, quy định, định quy chế, kết luận Đảng, pháp luật nhà nước công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo, phát huy quyền chủ nhân dân - Theo dõi, tổng hợp tình hình nhân dân ( bao gồm tình hình dân tộc, tôn giáo, giai tầng xã hội, vấn đề xúc nhân dân) để báo cáo tham mưu với tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy - Sơ kết, tổng kết công tác dân vận * Hướng dẫn, kiểm tra giám sát - Việc thực chủ trương, nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, kết luận đảng công tác dân vận - Phối hợp với quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng nhân dân phong trào quần chúng để kịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận xử lý vấn đề phát sinh - Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác dân vận cho cấp ủy cán làm công tác dân vận cưa cấp đảng tỉnh - Tham gia ý kiến với coq quan quyền việc thể chế hóa nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế, kết luận Đảng công tác dân vận; phát huy quyền chủ nhân dân * Phối hợp - Với ban tổ chức tỉnh ủy việc quản lý tổ chức máy, biên chế việc thực chế độ, sách cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ban dân vận tỉnh ủy Tham gia ý kiến công tác cán đội ngũ cán khối cán dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấp quản lý - Chủ trì, phối hợp với ban, ngành liên quan hoạt động chung công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng, thông tin…về công tác dân vận địa phương - Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tín đồng bào dân tộc thiểu số chức sắc tôn giáo - Với Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể trị - xã hội hội quần chúng cấp tỉnh tham gia công tác xây dựng Đảng, xây dựng quyền * Thẩm định, thẩm tra - Các đề án, văn công tác dân vận trước trình tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy - Tham gia thẩm định đề án, dự án thuộc lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, quốc phòng an ninh… có liên quan mật thiết đến công tác dân vận; đề án, dự án có liên quan đến quyền làm chủ nhân dân công tác đan vận hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân * Thực số nhiệm vụ ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy giao - Giúp cấp ủy nắm tình hình tham mưu cho cấp ủy đạo hoạt động Mặt trận Tổ quốc, đoàn thể trị- xã hội, hội quần chúng địa phương - Là quan thường trực Ban đạo thực quy chế dân chủ sở, nắm tình hình tham mưu cho cấp ủy đạo hoạt động công tác dân vận quan nhà nước địa phương - Thực việc báo cáo định kỳ đột xuất với Ban thường vụ tỉnh ủy, Ban dân vận Trung ương theo quy định - Thực công việc khác tỉnh ủy, Ban thường vụ tỉnh ủy giao 1.3 Cơ cấu tổ chức quan: Sơ đồ cấu tổ chức ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng (xem trang sau) 1.3.1 Lãnh đạo ban Ban có Trưởng ban, Phó trưởng ban 1.3.2 Các phòng chuyên môn - Phòng dân tộc tôn giáo - Phòng Đoàn thể hội - Phòng dân vận quan nhà nước - Văn phòng Trưởng ban Phó trưởng ban Phó trưởng ban Phó trưởng ban Phòng Dân tộc – Tôn giáo Phòng đoàn thể hội Phòng dân vận quan nhà nước Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng Phó chánh văn phòng Chuyên viên Chuyên viên Chuyên viên Nhân viên văn thư lưu trữ Văn phòng 1.3.3 Thẩm quyền trách nhiệm trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên Trưởng ban đồng chí ủy viên Ban thường vụ tỉnh ủy, đồng thời thủ trưởng quan có trách nhiệm quyền hạn cụ thể sau: - Chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ trực tiếp Thường trực tỉnh ủy mặt hoạt động ban dân vận tỉnh ủy - Phân công, đạo kiểm tra phó trưởng ban thực nhiệm vụ giao Triệu tập, chủ trì, kết luận họp lãnh đạo Ban, họp toàn thể quan - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khen thưởng, kỷ luật; công tác bảo vệ trị nội công tác Dân tộc – Tôn giáo - Ký văn trình, báo cáo tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy, Ban Dân vận Trung Ương, định điều động cán bộ, bổ nhiệm chức danh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp - Trực tiếp phụ trách đạo hoạt động văn phòng ban phòng dân tộc tôn giáo; chủ tài khoản quan, định vấn đề tài chính, tài sản quan theo phân cấp Các Phó trưởng ban có trách nhiệm: - Giúp Trưởng ban lãnh đạo, đạo công việc chung Ban, đồng thời Trưởng ban phân công phụ trách lĩnh vực công tác Ban Chịu trách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương hướng dẫn tỉnh ủy việc sơ kết, tổng kết thị, nghị Trung ương, tỉnh ủy lĩnh vực công tác phụ trách - Trực tiếp đạo hoạt động phòng chuyên môn công tác thuộc lĩnh vực công tác giao - Tham gia họp lãnh đạo ban; có trách nhiệm đề xuất với Trưởng ban vấn đề chuyên sâu theo lĩnh vực giao; báo cáo kịp thời với tập thể lãnh đạo ban kết thực nhiệm vụ giao 2.2.1.3 Quản lý văn đến - Nhân viên văn thư vào sổ nhận công văn, trình Phó trưởng ban thường trực xử lý theo hướng: Các văn thuộc lĩnh vực công tác phòng chuyển cho phó trưởng ban phụ trách lĩnh vực công tác triển khai, tổ chức thực hiện, báo cáo kết với trưởng ban thông báo họp lãnh đạo Ban gần Các văn chung chuyển cho văn phòng để tổng hợp thông báo quan Sau Phó trưởng ban Thường trực xử lý xong, văn thư chuyển toàn văn cho Chánh văn phòng để nắm tinh thần nội dung, yêu cầu văn nhằm giúp lãnh đạo ban theo dõi việc triển khai thực - Những công văn, điện mật, điện khẩn gửi đến trực tiếp tên người nhận, nhân viên văn thư có trách nhiệm chuyển xử lý theo trách nhiệm hành 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu - Văn thư có trách nhiệm quản lý dấu, sử dụng dấu theo quy định pháp luật - Văn thư không đóng dấu văn không theo thể thức, thủ tục hành thiếu văn đính kèm (nếu có) Đối với bút phê ghi công văn, hóa đơn, phiếu thu tiền chữ ký lãnh đạo Ban, chủ tài khoản kế toán, không đóng dấu khống - Cán bộ, công chức ban không giao cho người quan cầm văn có chữ ký lãnh đạo ban trực tiếp đến đóng dáu quan * Lưu trữ bảo mật - Mỗi cán bộ, công chức quan phải thực nghiêm pháp lệnh bảo vệ quốc gia - Các tài liệu đến ngày phải lưu danh mục vào máy tính, công văn tài liệu, điện đến thuộc loại mật, tuyệt mật,… Văn thư vào sổ công văn theo dõi riêng loại; tùy theo tính chất bảo mật loại tài liệu, Trưởng ban Phó trưởng ban thường trực quy định chế độ đọc chỗ, cho mượn, cho ghi nội dung, chụp để phục vụ công tác theo yêu cầu nhiệm vụ (các chụp phải theo thể thức văn bản, có người ký sao) 17 lưu giữ theo quy định - Nghiêm cấm cán công chức quan tiết lộ bí mật có liên quan đến công tác chung quan Người trách nhiệm không vào phòng văn thư, đánh máy Người trách nhiệm không sử dụng máy vi tính có lưu trữ tài liệu chung quan - Các loại tài liệu năm gửi đến phòng cá nhân để xử lý, cuối tháng hai năm sau phòng nộp tài liệu lại cho văn thư để phân loại lưu trữ theo quy định 2.2.1.5 Lập giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành: * Lập hồ sơ hành: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ * Các loại hồ sơ hình thành: + Hồ sơ công việc ( báo cáo, công văn,…); + Hồ sơ nhân sự: loại tờ trình, biên bản… tiếp nhận, bổ nhiệm cán bộ, luân chuyển, điều động cán *Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành: - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan; - Thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo quy định pháp luật Mặc dù Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng chưa có cán Văn thư chuyên trách mà có cán Văn thư kiêm nhiệm, công tác văn thư thực chuyên nghiệp theo quy định hành * Trang thiết bị làm việc phòng văn thư Ban Dân vận tỉnh ủy Thành phố Cao bang trang bị đầy đủ gồm: 18 TT Trang thiết bị 01 Máy tính để bàn Số lượng 01 Đơn vị Tính năng, công Chiếc dụng Soạn thảo, tra tìm, quản lý văn 02 03 04 05 06 07 08 Máy in Máy photo coppy Máy fax Máy scan Máy điện thoại Bàn ghế Giá tủ tài liệu 01 01 01 01 01 02 10 Nt Nt Nt Nt Nt Bộ Bộ đến, lưu trữ thông tin In văn Sao chụp văn Nhận gửi fax Scan tài liệu Trao đổi, liên lạc Tiếp khách, làm việc Lưu trữ bảo quản tài liệu 2.2.2 Công tác lưu trữ 2.2.2.1 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: - Chánh văn phòng có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý - Cán Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm có trách nhiệm: + Tham mưu cho Chánh văn phòng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Ban; + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; + Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; + Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; + Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; + Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Phần lớn khối lượng tài liệu Ban có thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Những tài liệu có thời hạn bảo quản như: Văn trả lời hành đơn thuần, giấy mời họp, giấy mời dự hội thảo, hội nghị,… lưu phòng văn thư từ – năm sau nộp lưu Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng 19 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ * Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy: Từ phòng ban chuyên môn Ban Dân vận tỉnh ủy * Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy : - Các loại văn mà Ban Dân vận Tỉnh ủy ban hành - Các loại văn Tỉnh ủy mà Ban Dân vận tham mưu, trình Tỉnh ủy ký ban hành - Các loại văn mà Trung ương, Chính phủ, bộ, ban ngành tỉnh gửi đến - Các loại văn sở, ban , ngành, doàn thể, hội, Ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân tỉnh, quần chúng, huyện, thành ủy, ủy ban nhân dân huyện gửi đến * Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng: Hàng năm đến cuối năm cán văn thư thu thập tài từ lãnh đạo ban phòng chuyên môn ban lưu trữ văn thư Đến hết nhiệm kỳ (5 năm) cán phòng lưu trữ Tỉnh ủy đến hướng dẫn làm chỉnh lý, bổ sung tài liệu nộp vào kho lưu trữ quan 2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức thực biện pháp kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tương lai Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng có kho lưu trữ riêng Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy Cao Bằng trọng - Tài liệu lưu trữ kho đưa vào bảo quản hầu hết xếp hộp, cặp, hộp có dán nhãn ghi thông tin để tra tìm tài liệu nhanh chóng Nhìn chung hộp tài liệu xếp thẳng hàng, đánh số thứ tự từ trái sang phải, từ xuông để tiện cho việc lấy tài liệu Trên giá có bảng dẫn tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu - Kho lưu trữ ban trang bị đầy đủ trang thiết bị đại hệ thống báo cháy tự động, kệ, giá, tủ, hộp… theo tiêu chuẩn 20 thông số kỹ thuật quy định cho loại hồ sơ khác - Về nhiệt độ, độ ẩm kho: quan trang bị máy diều hòa quạt thông gió để đảm bảo nhiệt độ môi trường thích hợp cho việc bảo quản tài liệu an toàn, lâu dài Nhiệt độ độ ẩm kho cán văn thư lưu trữ theo dõi, kiểm tra, diều chỉnh cho thích hợp - Phòng chống cháy nổ: kho lưu trữ quan trang bị hệ thống bình chống cháy kho nhắm để phòng chống hỏa hoạn xử lý kịp thời hỏa hoạn xảy - Vệ sinh tài ệu phòng chống mối mọt, nấm mốc cho tài liệu: hàng năm, theo định kỳ cán văn thư tiến hành vệ sinh tài liệu với công việc như: vệ sinh hộp đựng tài liệu, dán lại nhãn bị mờ, rách, tháo gỡ ghim kẹp tài liệu bị rỉ sắt… Những nội dung thực công tác lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu,… thực sau tài liệu nộp Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 21 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng 3.1.1 Ưu điểm - Nhìn chung công tác văn thư lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng thực theo lý luận công tác văn thư lưu trữ: nhanh chóng, xác, kịp thời bảo mật - Quy trình soạn thảo ban hành văn theo trình tự quy định - Cách đăng ký văn vào mẫu sổ theo quy định - Hồ sơ, tài liệu xếp, bảo quản, cất giữ cẩn thận giá, tủ để thuận tiện cho việc tra tìm - Các quy trình nghiệp vụ thực theo quy định nhà nước - Về sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ đầu tư đầy đủ, đảm bảo thực khâu quy trình nghiệp vụ 3.1.2 Hạn chế Cùng với ưu điểm nêu công tác văn thư lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy tồn số hạn chế sau: Do thiếu cán Lưu trữ chuyên trách nên công tác Lưu trữ chưa thực đúng, đủ theo quy trình gây tình trạng tài liệu chưa phân loại, xác định giá trị tài liệu,… trước chuyển kho lưu trữ gây khó khăn cho việc tiếp nhận khâu nghiệp vụ Kho Việc thực quy trình xây dựng, thủ tục ban hành chồng chéo, chưa thống Việc quản lý văn đến chưa thực theo trình tự việc xử lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải văn chậm thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành Công tác lập hồ sơ hành chưa thực vào nề nếp Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng 22 yêu cầu diễn phổ biến Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa thực nghiêm túc dẫn đến tình trạng hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa nộp lưu thời hạn quy định, nhiều nơi tài liệu tình trạng tích đống phòng làm việc cán Kho lưu trữ quan thiếu nhiều trang thiết bị bảo quản như: máy hút ẩm, máy đo nồng độ khí độc, máy hút bụi…điều ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu vấn đề bảo quản cán lưu trữ 3.2 Giải pháp: - Một đổi quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Hai đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp lật công tác văn thư lưu + Triển khai văn pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ Tổ chức triển khai văn pháp luật quy định hoạt động công tác văn thư lưu trữ Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư lưu trữ đến phận quan + Thực nghiêm túc chế độ báo cáo Hàng năm, tổ chức thực nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư lưu trữ theo Quyết định số: 14/2005/ QĐ-BNV ngày 6/01/2005 Bộ Nội Vụ việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ - Ba củng cố kiện toàn cán hệ thống quản lý công tác văn thư lưu trữ + Cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ quan chuyên môn tổ chức + Thực tốt chế độ bồi dưỡng độc hại chế độ bồi dưỡng vật cho cán làm công tác lưu trữ theo quy định hành - Bốn tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát nhằm khắc phục sai sót trình soạn thảo ban hành văn hoạt động kiểm tra giám sát thiếu 23 - Năm thực tốt việc lập hồ sơ hành việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đối với cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp xếp công văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến giải công việc, cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu Đối với quan công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn công việc quan, phân loại công văn, giấy tờ quan cách khoa học, quản lý hồ sơ quan chặt chẽ, có kế hoạch lập giữ hồ sơ cần thiết, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp ngược lại - Sáu đơn vị cần mẫu hóa văn hành để nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại ăn lưu theo quy định - Bên cạnh đó, cần lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời Cuối cùng, thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư lưu trữ, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ quan đơn vị; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 3.3 Kiến nghị *Đối với Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng : Qua quan sát làm việc, em có số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác văn thư sau: Một là: Phân công tuyển dụng cán làm văn thư, lưu trữ chuyên trách, trình độ chuyên ngành văn thư lưu trữ; Hai là: Tăng cường số trang thiết bị máy móc cho nhiệm vụ soạn thảo, chuyển giao văn Do nhu cầu chứng từ, nhân văn 24 cao, nhiên máy photocopy hay bị trục trặc làm cho việc nhân tài liệu bị chậm trễ, không đáp ứng kịp nhu cầu sử dụng Vì nên kịp thời sửa chữa, thay máy đại để sử dụng thuận tiện Bên cạnh đó, Ban tham mưu Ban Dân vận Tỉnh ủy, văn (công văn) đi-đến nhiều, cần phải có sở hạ tầng lưu trữ chuyên nghiệp như: Phòng lưu trữ hồ sơ, giá lưu trữ chuyên dụng, hệ thống bảo quản tài liệu thiết bị hút ẩm, máy sấy, có phương án lưu trữ chuyên nghiệp; Ba là: Áp dụng kỹ thuật đại ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu: - Sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ, tài liệu cách khoa học, tạo điều kiện cho việc nhanh chóng tìm kiếm rút tài liệu sử dụng; - Sử dụng trang thiết bị lưu trữ số để số hóa, lưu trữ hồ sơ, công văn, tài liệu dạng tài liệu số, giúp cho việc truy xuất tài liệu, quản lý tài liệu, lưu trữ tài liệu đại hóa, độ xác bảo mật cao hơn, rút ngắn thời gian truy xuất tài liệu Bên cạnh kết hợp với phần mềm văn thư lưu trữ chuyên nghiệp, giúp cho việc trao đổi, soạn thảo công văn chuyên viên Ban chuyên viên phụ trách chuyên môn, văn thư hệ thống mạng, tiết kiệm thời gian, in ấn, photo trước trình ký *Đối với môn văn thư, môn lưu trữ, khoa trường: Để nhằm nâng cao hiệu học tập kỹ nghiệp vụ, kính mong trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng tổ chức thêm nhiều đợt thực tế để chúng em tiếp cận, quan sát học hỏi thêm quan, tổ chức công tác văn thư lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Như vậy, công tác văn thư lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử 25 dụng tài liệu để phục vụ xã hội đó, công tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy nhà nước Có thể nói năm qua quan tâm, đạo cấp ủy Đảng, Nhà nước cấp quyền địa phương nên công tác lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy có bước phát triển mạnh mẽ, đáng ghi nhận với phát triển ngành lưu trữ tài liệu lưu trữ biết đến đưa phục vụ khai thác sử dụng ngày nhiều, lượng thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nghiệp phát triển kinh tế xã hội địa phương Trong thời gian tới cấp, ngành, đặc biệt lãnh đạo quan cần quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ để thực mục tiêu Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X đề ra: “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu” Tuy đợt kiến tập đầu tiên, thời gian kiến tập không nhiều em có hội thực hành nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Trong suốt thời gian kiến tập Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao bằng, lần tiếp xúc với công việc thực tế môi trường công sở, em tránh khỏi thiếu sót, bỡ ngỡ định Từ kiến thức đến thực hành có nhiều khác biệt đòi hỏi linh hoạt khâu nghiệp vụ thời gian kiến tập không tránh khỏi thiếu sót, qua giúp cho em hiểu công tác văn thư – lưu trữ, nắm đươc kỹ công tác lưu trữ rút học cho thân từ có kế hoạch học tập nâng cao kiến thức phù hợp Em mong nhận đóng góp ý kiến cán văn thư nói riêng, cán bộ, công chức Ban Dân Vận Tỉnh ủy thành phố cao Bằng nói chung thầy cô Khoa, Trường để em bổ sung, khắc phục thiếu sót để báo cáo kiến tập hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Cao Bằng, ngày tháng năm Sinh viên Vi Thị Phượng Vỹ 26 D PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Tài liệu, hồ sơ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng lưu giữ tủ cẩn thận, sau thời gian lưu phòng văn thư chuyển Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Những hồ sơ, tài liệu chờ chỉnh lý kho lưu trữ Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Những hồ sơ, tài liệu chỉnh lý bảo quản Kho Lưu trữ Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng PHỤ LỤC II - Quyết định - Biên - Kê hoạch - Báo cáo - Tờ trình - Thông báo - Quy chế làm việc - Công văn đến - Mục lục công văn