THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng. 5 1.1. Chức năng 5 1.2. Nhiệm vụ 5 1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 6 1.3.1 Lãnh đạo ban 7 1.3.2 Các phòng chuyên môn 7 1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên 8 1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Công tác văn thư 15 2.2.1.1 Soạn thảo và trình ký văn bản 15 2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 16 2.2.1.3 Quản lý văn bản đến 17 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.1.5. Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: 18 2.2.2 Công tác lưu trữ 19 2.2.2.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 19 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 20 2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 22 3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 22 3.2. Giải pháp: 23 3.3. Kiến nghị 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 26 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

LỜI CẢM ƠN 4

B PHẦN NỘI DUNG 5

Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 5

1.1 Chức năng 5

1.2 Nhiệm vụ 5

1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan: 6

1.3.1 Lãnh đạo ban 7

1.3.2 Các phòng chuyên môn 7

1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên 8

1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG 12

2.1 Hoạt động quản lý 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Công tác văn thư 15

2.2.1.1 Soạn thảo và trình ký văn bản 15

2.2.1.2 Quản lý văn bản đi 16

2.2.1.3 Quản lý văn bản đến 17

2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 17

2.2.1.5 Lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: 18

2.2.2 Công tác lưu trữ 19

2.2.2.1 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 19

2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 20

2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 20

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ

CAO BẰNG 22

3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Ban Dân vận Tỉnh ủy thành phố Cao Bằng 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Hạn chế 22

3.2 Giải pháp: 23

3.3 Kiến nghị 24

C PHẦN KẾT LUẬN 26

D PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạtđộng trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếutrong bộ máy quản lý của mình Ngày nay, những yêu cầu mới của công tácquản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọngđối với các các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ làloại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý

và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Vai trò củacông tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước được thể hiệntrên những khía cạnh cụ thể sau: 1 Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đốivới việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng,hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính Thứ nhất, việc khai thácthông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiềunguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng

vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quantrọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhucầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương,đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ.Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng vấn đề đó,

để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết chưa, điều chỉnh, giải quyếtbằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi,sát hợp với thực tế của văn bản Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánhqua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triểncủa đời sống xã hội vì rằng toàn bộ nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiêncứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm,lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản Thứ hai, dựa trên những thông tinđược lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướngphát triển của vấn đề trong tương lai, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sựtác động của văn bản đang soạn thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và

quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó; dự đoán phản ứng của họ khi nhận đượcvăn bản Từ đó tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đờisống xã hội và định hướng Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản phápluật hiện hành, trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu phápluật liên quan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá nhữngthành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để

kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấpnhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của vănbản mới Khi ban hành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệthống các quy phạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó đượclưu giữ ở lưu trữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật

đó là đúng thẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp lụật hiện hành Quátrình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, đượcthực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiếtkiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhànước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúcđẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và pháp điển hoá) đượctốt, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa cácvăn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chếnền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng

hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nóichung 2 Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính

Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia (các tài liệu lưu trữ chứng minhHoàng Sa, Trường Sa là của Việt Nam,…) Điều đó đã được chứng minh quanhững cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động vềphim ảnh…qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâmlược, là cơ sở để cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch

sử cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau

Để thực hiện tốt phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi vớithực tế” và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo của nhà trường Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập để sinh viên có thể hiểu rõ hơn vềcông tác Văn thư – Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức Dựa vào kế hoạch đào tạocủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ban hành Kế hoạch đào tạo bậc Đại học

hệ chính quy khóa học 2013 – 2017, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tổ chức đợtkiến tập ngành nghề bậc Đại học cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học hệchính quy khóa học 2013 – 2017

Thời gian kiến tập từ ngày 1 tháng 6 đến ngày 17 tháng 6 năm 2016

Trong quá trình tìm hiểu và được tư vấn, em đã đăng ký kiến tập tại Bandân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng và được tiếp nhận kiến tập tại đây

Địa chỉ cơ quan: số 001, Đường Hoàng Như, phường Hợp Giang, Thànhphố Cao Bằng, Tỉnh Cao Bằng

Những thuận lợi, khó khăn trong thời gian kiến tập:

Trước khi bước vào đợt kiến tập ngành nghề, bản thân em đã có một sốthuận lợi đó là đã được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội – nơi có bềdày kinh nghiệm về công tác văn thư – lưu trữ Và quan trọng hơn nữa là đượcthầy cô dạy giỗ, trau dồi kinh nghiệm, trang bị kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ tốt.Cuối cùng đó là sự quan tâm giúp đỡ tận tình của các cô chú, các anh chị bandân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng

Tuy nhiên, khi thực hiện đợt kiến tập em cũng gặp một số khó khăn như:chưa được tiếp xúc thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ, kinh nghiệm thực tế cònnon nớt, nhiều hạn chế Do thời gian kiến tập khá là ngắn và không đúng đợt chỉnh

lý tài liệu của Ban nên em chưa thật sự được tìm hiểu kỹ các khâu nghiệp vụ

LỜI CẢM ƠN…!

Sau 1 tháng kiến tập tại Ban dân vận Tỉnh ủy thành phố cao bằng, với sự hướng dẫn tận tình của Ban lãnh đạo, các cô, chú, anh chị trong cơ quan đã giúp em tiếp xúc với thực tế công tác lưu trữ, học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm nhiều kiến thức mới đã được khẳng định vào thực tế công tác Những kinh nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập và công việc sau này của mình một cách dễ dàng hơn.

Xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể Lãnh đạo Ban Dân vận nói chung và cùng với những cô chú, anh chị đã trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho em kiến tập trong thời gian qua đồng thời có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này.

Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Lãnh đạo nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ và cô giáo chủ nhiệm đã tạo điều kiện tốt nhất

để em tiến hành đợt kiến tập ngành nghề một cách thuận lợi nhất.

Trong quá trình kiến tập tại Ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng, em vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ và sai sót, kính mong lãnh đạo ban cảm thông và góp

ý, chia sẻ để em có thể hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề này.

Em xin chân thành cảm ơn!

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Khái quát về Ban Dân vận tỉnh ủy Thành Phố Cao Bằng 1.1 Chức năng

Là cơ quan tham mưu của tỉnh ủy mà trực tiếp thường xuyên là banthường vụ và thường trực tỉnh ủy về công tác dân vận ( bao gồm cả công tác dântộc và tôn giáo)

1.2 Nhiệm vụ

* Nghiên cứu, đề xuất

- Những chủ trương, giải pháp về công tác dân vận của tỉnh ủy và banthường vụ tỉnh ủy Chủ trì hoặc tham gia chuẩn bị nghị quyết đại hội, các nghịquyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, chương trình công tác dân vận củatỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy

- Tham mưu cho tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy cụ thể hóa các chủtrương, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quyết định quy chế, kết luận của Đảng,pháp luật của nhà nước về công tác dân vận, dân tộc, tôn giáo, phát huy quyền làchủ của nhân dân

- Theo dõi, tổng hợp tình hình nhân dân ( bao gồm cả tình hình dân tộc,tôn giáo, các giai tầng xã hội, các vấn đề bức xúc trong nhân dân) để báo cáo vàtham mưu với tỉnh ủy, ban thường vụ tỉnh ủy

- Sơ kết, tổng kết về công tác dân vận

* Hướng dẫn, kiểm tra giám sát

- Việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định,quy chế, kết luận của đảng về công tác dân vận

- Phối hợp với các cơ quan, ban, ngành, đoàn thể nhân dân nắm tình hình

tư tưởng, tâm trạng, nguyện vọng trong nhân dân và phong trào quần chúng đểkịp thời báo cáo, tham mưu cho cấp ủy lãnh đạo tốt công tác dân vận và xử lýnhững vấn đề mới phát sinh

- Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác dân vận chocấp ủy và cán bộ làm công tác dân vận cưa các cấp trong đảng bộ tỉnh

- Tham gia ý kiến với các coq quan chính quyền trong việc thể chế hóanghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế, kết luận của Đảng về công tácdân vận; phát huy quyền là chủ của nhân dân

* Phối hợp

- Với ban tổ chức tỉnh ủy trong việc quản lý tổ chức bộ máy, biên chế vàviệc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người laođộng của ban dân vận tỉnh ủy Tham gia ý kiến về công tác cán bộ đối với đội ngũcán bộ trong khối và cán bộ dân vận cấp ủy trực thuộc theo phân cấp quản lý

- Chủ trì, phối hợp với các ban, ngành liên quan trong các hoạt độngchung về công tác dân vận; công tác nghiên cứu, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng,thông tin…về công tác dân vận ở địa phương

- Với Mặt trận Tổ quốc tỉnh để vận động nhân sĩ, trí thức, người có uy tíntrong đồng bào các dân tộc thiểu số và chức sắc trong tôn giáo

- Với Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội và hội quần chúngcấp tỉnh tham gia công tác xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền

* Thẩm định, thẩm tra

- Các đề án, văn bản về công tác dân vận trước khi trình tỉnh ủy, banthường vụ tỉnh ủy

- Tham gia thẩm định các đề án, dự án thuộc lĩnh vực kinh tế, chính trị,

xã hội, quốc phòng an ninh… có liên quan mật thiết đến công tác dân vận; các

đề án, dự án có liên quan đến quyền làm chủ của nhân dân và công tác đan vậncủa hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân

* Thực hiện một số nhiệm vụ do ban thường vụ, thường trực tỉnh ủy giao

- Giúp cấp ủy nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt độngcủa Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị- xã hội, hội quần chúng ở địaphương

- Là cơ quan thường trực Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở,nắm tình hình và tham mưu cho cấp ủy chỉ đạo hoạt động công tác dân vận củacác cơ quan nhà nước ở địa phương

- Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất với Ban thường vụ tỉnh ủy,Ban dân vận Trung ương theo quy định

- Thực hiện những công việc khác do tỉnh ủy, Ban thường vụ tỉnh ủy giao

1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ban dân vận tỉnh ủy thành phố Cao Bằng

(xem trang sau)

Phòng dân vận các cơ quan nhà nước

Văn phòng Trưởng ban

Phó trưởng

phòng

Phó trưởng phòng

Phó trưởng phòng

Phó chánh văn phòng

Chuyên viên

Chuyên

viên

Chuyên viên

Nhân viên văn thư - lưu trữ

1.3.3 Thẩm quyền và trách nhiệm của trưởng ban, phó trưởng ban, trưởng phòng, phó trưởng phòng, chánh văn phòng, phó chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên

Trưởng ban là đồng chí ủy viên Ban thường vụ tỉnh ủy, đồng thời là thủtrưởng cơ quan có trách nhiệm và quyền hạn cụ thể như sau:

- Chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc và chịu trách nhiệm trướcBan Thường vụ trực tiếp là Thường trực tỉnh ủy về mọi mặt hoạt động của bandân vận tỉnh ủy

- Phân công, chỉ đạo và kiểm tra các phó trưởng ban thực hiện các nhiệm

vụ được giao Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp lãnh đạo Ban, các cuộchọp toàn thể cơ quan

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ; công tác thi đua – khenthưởng, kỷ luật; công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác Dân tộc – Tôn giáo

- Ký các văn bản trình, báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm gửi tỉnh ủy,Ban Dân vận Trung Ương, các quyết định điều động cán bộ, bổ nhiệm các chứcdanh lãnh đạo, khen thưởng theo phân cấp

- Trực tiếp phụ trách và chỉ đạo hoạt động của văn phòng ban và phòngdân tộc tôn giáo; là chủ tài khoản cơ quan, quyết định những vấn đề tài chính, tàisản của cơ quan theo phân cấp

Các Phó trưởng ban có trách nhiệm:

- Giúp Trưởng ban lãnh đạo, chỉ đạo công việc chung của Ban, đồng thờiđược Trưởng ban phân công phụ trách một lĩnh vực công tác của Ban Chịutrách nhiệm giúp Trưởng ban tham mưu, đề xuất chủ trương và hướng dẫn củatỉnh ủy về việc sơ kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của tỉnh

- Được ký công văn đôn đốc, hướng dẫn kiểm tra, phối hợp thuộc lĩnhvực được phân công phụ trách, sau khi đã trao đổi thống nhất với truongr Banhoặc tập thể lãnh đạo Ban.

Phó trưởng phòng có trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về một hoặc một số lĩnh vực côngtác được phân công theo chức năng, nhiệm vụ của phòng; được trưởng phòng ủyquyền dự các hội nghị, hội thảo của các cơ quan liên quan

- Thục hiện nhiệm vụ của trưởng phòng khi được ủy quyền; khi cần thiếtđược làm việc trực tiếp với lãnh đạo Ban, sau đó báo cáo cho trưởng phòng biết

- Trực tiếp phụ trách công tác thi đua khen thưởng; tặng kỷ niệm chương

“ Vì sự nghiệp Dân vận”; theo dõi về việc thực hiện chế độ chính sách đối vớicán bộ, công chức cơ quan; làm các thủ tục hành chính về tuyển dụng, bổ nhiệmcán bộ, kỷ luật cán bộ khi đã được bàn bạc thống nhất trong lãnh đạo hoặc tậpthể cơ quan

- Được thừa lệnh trưởng ban ký các: giấy giói thiệu, giấy công tác đối vớicán bộ, công chức trong ban và lện điều xe…

Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên:

- Mỗi cán bộ, chuyên viên được trưởng phòng phân công theo dõi mộtlĩnh vực công tác hoặc đảm nhiệm một số nhiệm vụ để thực hiện chức năngnhiệm vụ chung của phòng theo sự phân công của trưởng phòng

- Thường xuyên theo dõi, nắm tình hình, nghiên cứu, đề xuất, báo cáo kịpthời với lãnh đạo phòng về lĩnh vực công tác được phân công Chịu trách nhiệm

đề xuất nội dung, kế hoạch công tác theo nhiệm vụ được phân công

- Khi có yêu cầu các chuyên viên được làm việc trực tiếp với Trưởng banhoặc Phó ban phụ trách Các chuyên viên được cung cấp nguồn thông tin, tưliệu; được dự các cuộc hội nghị khi được lãnh đạo Ban hoặc trưởng phòng giaonhiệm vụ nhưng chỉ được phát biếu ý kiến với tư cách cá nhân, không được phátbiểu nhân danh Ban Dân vận Tỉnh ủy; được đề xuất ý kiến để cơ quan tạo điềukiện thuận lợi trong công tác

1.3.4 Chế độ làm việc của lãnh đạo ban, phòng

- Mỗi tuần lãnh đạo ban họp một lần; họp bất thường khi cần Tùy nộidung mỗi cuộc họp có thể mời trưởng phòng và các lãnh đạo phòng, văn phòngtham dự; Trưởng ban hoặc phó trưởng ban thường trực hoặc phó trưởng banđược ủy nhiệm chủ trì cuộc họp, kết luận rõ từng nội dung và thông báo kịp thờinhững vấn đề cần thiết đến các phòng để thực hiện

- Ngoài các cuộc họp của tập thể lãnh đạo ban, khi cần thì hội ý lãnh đạoban để trao đổi thông tin, phối hợp thực hiện nhằm thực hiện tốt chương trìnhcông tác của Ban hoặc các nhiệm vụ đột xuất do Tỉnh ủy giao

- Cuối tháng 6 hàng năm, Lãnh đạo ban họp toàn thể cán bộ, công chức cơquan để sơ kết công tác 6 tháng đầu năm và bàn chương trình công tác 6 thángcuối năm Cuối năm lãnh đạo ban chỉ đạo các phòng và cán bộ, công chức cơquan tổng kết công tác năm, rút kinh nghiệm và bàn chương trình công tác nămtới; xét các danh hiệu thi đua; đầu năm phối hợp với ban chấp hành công đoàn

cơ sở tổ chức hội nghị cán bộ, công chức cơ quantheo quy chế dân chủ trong

hoạt động cơ quan.

- Các phòng: Hàng tháng, quý có trách nhiệm kiểm điểm, đánh giá rútkinh nghiệm việc thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác theo kế hoạchđột xuất do Lãnh đạo Ban giao

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

BAN DÂN VẬN TỈNH ỦY THÀNH PHỐ CAO BẰNG

2.1 Hoạt động quản lý

*Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực hiện hiệu quả một nhiệm vụnào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó Bộphận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực hiện cáccông việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vựcchuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp phát triểntrong thời gian tới

Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng củatất cả các cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong mỗi

cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơquan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loạitài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưutrữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn cho lãnhđạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làmcác báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những đóng góp củacông tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…

Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệthống tổ chức các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương và các lưu trữchuyên ngành

Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tuỳthuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan

Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ thường là

một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự quản lý trựctiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ Bộ, Phòng Lưutrữ của các Tổng công ty.

Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì bộphận làm công tác lưu trữ thường được bố trí trực thuộc văn phòng của cơ quan,

tổ chức Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc văn phòng Uỷ bannhân dân

Dù ở cơ quan nào thì công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tácvăn thư, công tác văn phòng của cơ quan Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thậpthông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơquan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưutrữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó Hơn nữa, vănphòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho công tác quản lýcủa lãnh đạo Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, mộttrong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo Vì vậy,công tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng.Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với côngtác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ vàvăn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ

* Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyênmôn nhất định về công tác lưu trữ Ở các cơ quan có bộ phận làm công tác lưutrữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởngphòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữchịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan

Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm tài liệu khi công việcphản ánh trong tài liệu chưa kết thúc hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đótài liệu mới được chuyển vào lưu trữ Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúcđẩy công tác lưu trữ làm tốt và ngược lại Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ

người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm Tuy nhiên, cán bộvăn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưutrữ.

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc của cơ quan để bốtrí nhân sự phù hợp Tuy nhiên, cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảmbảo việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt động quản lý của lãnhđạo khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp,tức là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học đúngchuyên ngành

Cách thức tổ chức công tác văn thư lưu trữ của Ban Dân vận tỉnh ủy CaoBằng là theo hình thức tập trung, có tổ chức bộ phận phòng văn thư và nhân sựgồm 1 cán bộ văn thư kiêm nghiệm lưu trữ

* Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước Để thựchiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy địnhnhững vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia Hệ thốngnhững văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp

lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của nhànước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đócũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toànquốc

Cho đến nay ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống vănbản khá đầy đủ, quy định những điều cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ

- Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữQuốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thôngqua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước công bố bằng Lệnh số:03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 rađời có sự kế thừa nội dung của những văn bản được ban hành trước đó có hiệu