Công tác văn phòng UBND thành phố cao bằng

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN 2 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 3 CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT 4 A. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÝ LUẬN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 4 I. NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 4 1. Khái niệm văn phòng. 4 2. Chức năng của Văn phòng. 4 2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. 4 2.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần. 4 3.Nhiệm vụ của văn phòng. 5 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng nói chung. 5 II. NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 5 1. Khái niệm. 5 2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng. 6 3. Kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng. 6 3.1. Kỹ năng hoạch định. 6 3.2. Kỹ năng tổ chức trong văn phòng. 6 3.3. Quản trị nguồn nhân sự trong văn phòng. 7 4. Kiểm tra trong quản trị văn phòng. 7 III. CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG. 8 B. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG. 8 I. Về điều kiện tự nhiên lịch sử. 8 II. Về Văn hóa – Xã hội. 9 1. Giáo dục và đào tạo. 9 2.Văn hóa – thông tin thể thao. 9 3.Y tế, DSKHHGD. 9 4. Về Kinh tế. 9 LỜI NÓI ĐẦU 10 A. PHẦN MỞ ĐẦU 11 1. Lý do chọn đề tài. 11 2. Mục tiêu của đề tài. 11 3. Đối tượng nghiên cứu. 11 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 11 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 12 6. Phương pháp nghiên cứu. 12 7. Bố cục của đề tài. 12 B. NỘI DUNG 14 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 14 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng. 14 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Cao bằng. 14 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND TP Cao Bằng 16 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan. 16 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 16 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 17 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 22 Phần II CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND THÀNH PHỐ 30 2.1. Biên chế thực hiện công tác về văn thư. 30 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản: 30 2.2.1. Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản. 30 2.2.1.1. Sơ đồ quy trình xây dựng, soạn thảo chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (chương trình công tác tuần). 36 2.2.1.2. Sơ đồ công tác tổ chức, xây dựng 01 hội nghị, hội theo, hội họp. 37 2.2.1.3. Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 38 2.2.2. Thống kê các loại văn bản do cơ quan ban hành. 39 2.2.3. Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của cơ quan: 39 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi. 39 2.4. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 43 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu. 46 2.6. Lập hồ sơ. 47 2.7. Công tác văn thư bằng Eoffice – Văn phòng điện tử tại UBND Thành phố Cao Bằng. 49 2.7.1. Xử lý văn bản đến. 49 2.7.2. Xử lý văn bản đi 53 2.7.3. Ủy quyền văn bản 61 2.8. Đánh giá, nhận xét chung về công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư nói riêng. 63 2.8.1 Nhận xét. 63 2.8.3. Thuận lợi. 63 2.8.4.Khó khăn. 63 2.8.5. Kết quả đạt được. 64 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 65 3.1. Công tác Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng. 65 3.1.1. Ưu điểm: 65 3.1.2. Nhược điểm: 67 3.1.3. Đánh giá chung 67 3.1.4.Đề xuất, kiến nghị. 68 KẾT LUẬN 69 C.PHỤ LỤC 71 PHỤ LỤC 01 72 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng 72 PHỤ LỤC 02 73 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng 73 PHỤ LỤC 03 74 Mẫu sổ đăng ký công văn đến 74 PHỤ LỤC 04 75 Mẫu bìa và sổ đăng kí công văn đến 75 PHỤ LỤC 05 76 Mẫu bìa và sổ đăng kí công văn đi 76 PHỤ LỤC 06 77 Mẫu danh mục hồ sơ 77 PHỤ LỤC 07 78 Sơ đồ cách bố trí văn phòng UBND TP 78 PHỤ LỤC 08 79 Mẫu bìa hồ sơ 79 PHỤ LỤC 09 80 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của phòng Nội vụ UBND TP Cao Bằng 80 PHỤ LỤC 10 81 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của UBND Thành phố Cao BÀng 81

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN 1

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN 2

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 3

CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT 4

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÝ LUẬN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 4

I NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 4

1 Khái niệm văn phòng 4

2 Chức năng của Văn phòng 4

2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 4

2.2 Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần 4

3.Nhiệm vụ của văn phòng 5

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng nói chung 5

II NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 5

1 Khái niệm 5

2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng 6

3 Kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng 6

3.1 Kỹ năng hoạch định 6

3.2 Kỹ năng tổ chức trong văn phòng 6

3.3 Quản trị nguồn nhân sự trong văn phòng 7

4 Kiểm tra trong quản trị văn phòng 7

III CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 8

B KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG 8

I Về điều kiện tự nhiên - lịch sử 8

II Về Văn hóa – Xã hội 9

1 Giáo dục và đào tạo 9

2.Văn hóa – thông tin - thể thao 9

3.Y tế, DSKHHGD 9

4 Về Kinh tế 9

LỜI NÓI ĐẦU 10

A PHẦN MỞ ĐẦU 11

1 Lý do chọn đề tài 11

2 Mục tiêu của đề tài 11

3 Đối tượng nghiên cứu 11

4 Nguồn tài liệu tham khảo 11

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 12

6 Phương pháp nghiên cứu 12

7 Bố cục của đề tài 12

B NỘI DUNG 14

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 14

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng 14

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Cao bằng 14

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND TP Cao Bằng 16

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan 16

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 16

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 17

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 22

Phần II CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND THÀNH PHỐ 30

2.1 Biên chế thực hiện công tác về văn thư 30

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản: 30

2.2.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản 30

2.2.1.1 Sơ đồ quy trình xây dựng, soạn thảo chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (chương trình công tác tuần) 36

2.2.1.2 Sơ đồ công tác tổ chức, xây dựng 01 hội nghị, hội theo, hội họp 37 2.2.1.3 Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 38 2.2.2 Thống kê các loại văn bản do cơ quan ban hành 39

2.2.3 Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của cơ quan: 39

2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đi 39

2.4 Quản lý và giải quyết văn bản đến 43

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 46

2.6 Lập hồ sơ 47

2.7 Công tác văn thư bằng Eoffice – Văn phòng điện tử tại UBND Thành phố Cao Bằng 49

2.7.1 Xử lý văn bản đến 49

2.7.2 Xử lý văn bản đi 53

2.7.3 Ủy quyền văn bản 61

2.8 Đánh giá, nhận xét chung về công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư nói riêng 63

2.8.1 Nhận xét 63

2.8.3 Thuận lợi 63

2.8.4.Khó khăn 63

2.8.5 Kết quả đạt được 64

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65

3.1 Công tác Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng 65

3.1.1 Ưu điểm: 65

3.1.2 Nhược điểm: 67

3.1.3 Đánh giá chung 67

3.1.4.Đề xuất, kiến nghị 68

KẾT LUẬN 69

C.PHỤ LỤC 71

PHỤ LỤC 01 72

Sơ đồ Cơ cấu tổ chức HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng 72

PHỤ LỤC 02 73

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng 73

PHỤ LỤC 03 74

Mẫu sổ đăng ký công văn đến 74

PHỤ LỤC 04 75

Mẫu bìa và sổ đăng kí công văn đến 75

PHỤ LỤC 05 76

Mẫu bìa và sổ đăng kí công văn đi 76

PHỤ LỤC 06 77

Mẫu danh mục hồ sơ 77

PHỤ LỤC 07 78

Sơ đồ cách bố trí văn phòng UBND TP 78

PHỤ LỤC 08 79

Mẫu bìa hồ sơ 79

PHỤ LỤC 09 80

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của phòng Nội vụ UBND TP Cao Bằng 80

PHỤ LỤC 10 81

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của UBND Thành phố Cao BÀng 81

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi tới quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho em trongtrong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.

Và hơn hết em xin cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo hướng dẫn thực tập.Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các cô, cácchú, các bác đang công tác tại UBND Thành phố và đặc biệt là các cô chú, anhchị trong Văn phòng HĐND – UBND Thành phố Cao Bằng cùng những ngườibạn đã cùng em sát cánh trong thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn tất cả!

Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế cònhạn chế ắt hẳn bài Báo cáo thực tập của em sẽ có nhiều thiếu sót và hạn chế.Nhưng với sự nghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mongnhận được chỉ bảo tận tình của quý thầy cô

Sinh viên

Nông Thị Thu Hiền

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN.

1 Họ và tên sinh viên: Nông Thị Thu Hiền

2 Ngày tháng năm sinh: 24/09/1994

3 Nơi cư trú: Dân Chủ - Hòa An – Cao Bằng

4 Số CMND: 085054876

5 Số điện thoại: 0984385614

II THÔNG TIN KHÁC.

1 Mã số sinh viên: 1205QTVA023

2 Lớp: Đại học Quản trị văn phòng K12A

3 Khóa học: 2012-2016

4 Địa chỉ liên lạc: Dân Chủ - Hòa An – Cao Bằng

Cao Bằng, ngày 29 tháng 02 năm 2016

Sinh viên

Nông Thị Thu Hiền

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

I Tên cơ quan, đơn vị thực tập: UBND Thành phố Cao Bằng.

1 Địa chỉ: số 032, phố Đàm Quang Trung, phường Hợp Giang, Tp.CaoBằng, tỉnh Cao Bằng

Điệnthoại:026.3858.988;fax:026.3858.988Email: vphdnd.ubnd.thixa@gmail.com

2 Thủ trưởng cơ quan:

+ Chủ Tịch UBND: Ông Lương Tuấn Hùng

+ Phó chủ tịch UBND: Ông Nguyễn Quốc Trung

+ Phó chủ tịch UBND: Ông Lâm Đức Xuân

+ Phó chủ tịch UBND: Bà Nông Thị Chầm

+ Chánh Văn phòng UBND: Ông Vũ Văn Đệ

II Các phòng ban trong cơ quan.

- Phòng Văn hóa thông tin

- Phòng Lao động thương binh và xã hội

- Phòng Dân tộc

CHƯƠNG I PHẦN LÝ THUYẾT

A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ LÝ LUẬN NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG VÀ NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.

I NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.

1 Khái niệm văn phòng.

- Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quanchức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo là nơi thu thập, xử lý thôngtin, hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về cơ sở vậtchất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan

2 Chức năng của Văn phòng.

2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp.

- Tham mưu trong xây dựng bộ máy của văn phòng

- Tham mưu trong xây dựng các quy chế của cơ quan

- Tham mưu trong việc tổ chức công tác thông tin liên lạc: tiếp dân, tiếpkhách, khách hàng

- Tham mưu trong xây dựng chương trình công tác của cơ quan và củavăn phòng

- Tham mưu trong việc xây dựng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan

- Tham mưu trong việc tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan

- Tham mưu trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo

- Tham mưu trong công tác thi đua khen thưởng

- Tham mưu trong thực hiện các nghiệp vụ tổ chức, tiếp dân, tiếp khách,đối nội, đối ngoại

2.2 Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần.

- song song với chức năng tham mưu, tổng hợp thì một chức năng hết sứcquan trọng nữa mà văn phòng phải đảm bảo mọi lúc mọi nơi đó là:

+ cơ sở vật chất

+ trang thiết bị

+ phương tiện

+ tài chính

+ Hậu cần (ăn, uống, ngủ, nghỉ ).

3.Nhiệm vụ của văn phòng.

- Xây dựng chương trình công tác

- Xây dựng quy chế, quy định, nội quy của cơ quan và văn phòng

- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác của

cơ quan và của văn phòng

- Đảm bảo công tác văn thư – lưu trữ

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

- Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội họp

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức của

cơ quan

- Đảm bảo về an ninh, vệ sinh, y tế

- Tổ chức phòng làm việc khoa học

- Tổ chức thực hiện công tác tài chính

- Đảm bảo công tác giao dịch hành chính, đối nội, đối ngoại

4 Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng nói chung.

(Đối với cơ quan, tổ chức có quy mô lớn gọi là các phòng; Đối với cơquan tổ chức có quy mô vừa và nhỏ gọi là các tổ, bộ phận)

Quản trị văn phòng là vận dụng những phương pháp khoa học về quản trị

để tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng các cơ quan, tổ chức nhằm đạthiệu quả cao trong việc thực hiện nhiệm vụ, mực tiêu đề ra

* Nhà quản trị văn phòng.

Trước tiên là nhà hoạch định, lãnh đạo, tổ chức, kiểm tra bộ phận hànhchính của cơ quan

2 Vai trò của nhà quản trị văn phòng.

- Vai trò tượng trưng đại diện cho cơ quan tổ chức

- Vai trò thông tin: văn phòng vừa là nơi thu thập thông tin đồng thời cũng

là nơi cung cấp, xử lý thông tin

- Vai trò Quyết định: Nhà Quản trị văn phòng là người sáng tạo, thiết kế

và đưa ra các ý tưởng mới là người Quyết định các hoạt động hành chính của cơquan, họ là người thương lượng trong đàm phán khi cơ quan xảy ra bất đồnghoặc xung đột

3 Kỹ năng của nhà Quản trị văn phòng.

3.1 Kỹ năng hoạch định.

* Khái niệm: hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, lựa chọn các giảipháp, các công cụ để hình thành kế hoạch và các chương trình hành động đểthực hiện có hiệu quả mục tiêu đề ra

* Nội dung hoạch định:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan

- Xây dựng quy chế nội quy của cơ quan

- Hoạch định các cuộc hội nghị, hội họp

- Hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Hoạch định cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí tài chính

- Hoạch định bộ máy nhân sự của văn phòng

- Hoạch định công tác thi đua khen thưởng

3.2 Kỹ năng tổ chức trong văn phòng.

* Khái niêm: tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý,mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức thông qua đó cho phép thựchiện mục tiêu tổ chức

* Tiến trình của tổ chức

- Xác định chức năng của tổ chức

- Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức.

- Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động

- Xác định cơ cấu tổ chức của tổ chức

- Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu

- Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu

3.3 Quản trị nguồn nhân sự trong văn phòng.

* Khái niệm: là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng nhân sựthuộc văn phòng

* Các phương pháp quản trị nguồn nhân sự trong văn phòng bao gồm:

4 Kiểm tra trong quản trị văn phòng.

* Khái niệm: kiểm tra là những hoạt động có nội dung so sánh đối chiếugiữa hiện trạng của văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định các kếtquả và uốn nắn những sai lệch so với các mục tiêu đề ra

* Tác dụng của kiểm tra:

- Giúp nhà quản trị nắm bắt được kịp thời mọi diễn biến xảy ra trong cơquan của mình

- Nhằm uốn nắn những sai lệch có thể có giữa hoạch định và thực tiễn

- Đảm bảo cho các thành viên, các bộ phận luôn có ý thức chấp hành cácthể lệ, quy định, nguyên tắc và xác định rõ trách nhiệm của mình trong việc thựchiện các mục tiêu đề ra

- Giúp cho việc đánh giá đúng các kết quả công việc của từng cá nhân,từng bộ phận

- Động viên, khuyến khích các thành vên hăng hái tham gia thi đua nhằmtạo điều kiện để tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc

III CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.

- Tổ chức bộ máy

- Tổ chức xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của cơ quan

- Tổ chức hội nghị, hội họp, hội thảo

- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

- Tổ chức công tác Văn thư lưu trữ cơ quan

- Tổ chức công tác hậu cần

- Hiện đại hóa công tác văn phòng

B KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG.

Tổng quan sơ lược về UBND Thành phố Cao Bằng như sau:

I Về điều kiện tự nhiên - lịch sử.

- Thành phố Cao Bằng có tổng diện tích 44,04 km2 , dân số 42.199 người

Là trung tâm kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh Phía đông giáp xã Quang Trung,huyện Hòa An, phía tây giáp xã Đề Thám, xã Bạch Đằng huyện Hòa An, phíaBắc giáp xã Vĩnh Quang, Ngũ Lão huyện Hòa An, phía nam giáp xã Lê Chung

và Chu Trinh huyện Hòa An

- Năm 1945 đổi tên tỉnh lỵ Cao Bằng thành Thị xã Cao Bằng Từ năm 1954đến năm 1971, thị xã Cao bằng được mở rộng, sáp nhập một số xóm của huyện Hòa

An vào thị xã Năm 2002 Chính phủ quyết định mở rộng thị xã đến xã Đề Thám(Hòa An) và đến năm 2012 thị xã Cao Bằng trở thành Thanh phố Cao Bằng

Từ năm 1982 đến 1994, thị xã gồm 4 phường và 3 xã, từ năm 2012 Thànhphố Cao Bằng gồm 8 phường và 3 xã và gồm có 6 dân tộc: Tày, Nùng, Hoa,Mông, Dao, Kinh Thành phố Cao Bằng được bao quanh bởi hai con sông lớn:Sông Bằng Giang và sông Hiến Giang

- Thành phố Cao Bằng là một mảnh đất giàu truyền thống đấu tranh cáchmạng Năm 1931, Chi bộ Cộng sản ra đời tại làng Gia Cung Tháng 7 năm 1931,các cơ sở cách mạng được gây dựng và ngày càng phát triển mạnh Thành phố

đã góp phần cùng nhân dân cả tỉnh làm nên cuộc cách mạng Tháng Tám thànhcông trên địa bàn tỉnh Ngày 03/10/1950 Cao Bằng được giải phóng, trong chiến

cục đông – xuân 1953 – 1954, nhân dân TP đã làm hết sức mình góp phần chochiến thắng Điện Biên Phủ, cùng cả nước đưa cuộc kháng chiến chống Pháp đếnthắng lợi hoàn toàn Trong cuộc kháng chiến chống Mỹ, TP Cao Bằng đã tíchcực hưởng ứng lời kêu gọi của Chủ tịch Hồ Chí Minh “Không có gì quý hơn độclập tự do” và các phong trào thi đua “Phụ nữ ba đảm đang”, “Thanh niên ba sẵnsàng” được nhân dân hưởng ứng rầm rộ, công tác tuyển quân luôn đạt và vượtchỉ tiêu, TP Cao Bằng đã góp sức người, sức của cùng cả nước đánh thắng đếquốc Mỹ xâm lược bằng chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử.

- TP Cao Bằng có di tích cách mạng: pháo đài, nơi Bác Hồ đứng quan sáttoàn cảnh TP Cao Bằng, chùa Phố Cũ (p.Hợp Giang) nơi ra mắt chính quyềncách mạng và khu du lịch Mỏ muối p.Tân Giang

II Về Văn hóa – Xã hội.

1 Giáo dục và đào tạo.

- Liên lục có bước phát triển quan trọng, TP luôn đi đầu trong sự nghiệpgiáo dục, tỷ lệ học sinh lên lớp thẳng và đỗ tốt nghiệp đạt 98% - 100%

2.Văn hóa – thông tin - thể thao.

- Các lĩnh vực văn hóa được quan tâm, lãnh đạo và quản lý khá đồng bộ,hiện có 187/216 tổ, xóm có nhà văn hóa phục vụ sinh hoạt cộng đồng Hoạtđộng VHVN – TDTT phát triển đa dạng, các mô hình câu lạc bộ phát triểnmạnh Từ năm 2013, xây dựng mới 04 trạm truyền thanh cơ sở đáp ứng yêu cầuthông tin tuyên truyền nhiệm vụ chính trị địa phương

3.Y tế, DSKHHGD.

- Chương trình mục tiêu Quốc gia được quan tâm chú trọng, đã có 04phường, xã được công nhận đạt chuẩn theo tiêu chí Quốc gia về Y tế xã Tốc độtăng dân sô bình quân duy trì ở mức 1,4%/năm, giảm tỷ suất sinh 0,1% đến 0,2%

4 Về Kinh tế.

- Tốc độ phát triển kinh tế đạt 25,1%

- Thu nhập bình quân đầu người đạt 45 (triệu đồng/người)

- Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 30 (triệu đồng/ha)

- Tổng sản lượng lương thực có hạt là 19697,1 tấn

- Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 27310 triệu đồng.

- Thu ngân sách đạt 100580 triệu đồng

CHƯƠNG II NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏinhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùytheo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân

Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xãhội Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp trênvới cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ

cơ quan Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng trongkhuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống hànhchính và những mối quan hệ công tác bên ngoài Do đó bộ máy trợ giúp của cơquan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như một điểm trongtâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

Trong thực tế quản lý hành chính còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giảiquyết công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí côngviệc một cánh khoa học Đòi hỏi sự khéo léo tài tình trong lãnh đạo, năng đông

và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến của mọi người,tạo ra sự hai hòa trong công việc Biết kết hợp nhần nhiễm mọi người với nhau

để hoàn thành tốt công việc, tạo diều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi con ngườiphát triển hết khả năng của mình trong công việc

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong khuônkhổ của một Báo cáo thực tập; em xin đề cập đến các hoạt động của Văn phòngHĐND – UBNDThành phố Cao bằng chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ của Vănphòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành chính tổchức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất;nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý nghĩahoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn phòng

nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành hính nhà nước.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo hướng dẫn Khoa Quản trị vănphòng và các cô chú, anh chị trong UBND, Văn Phòng HĐND – UBND Thànhphố Cao Bằng đã tạo điều kiện, giúp đỡ để em hoàn thành báo cáo này

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

- Sau khi được nhà trường trang bị cho các kiến thức cần thiết về mặt lýluận, em có cơ hội được áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việctại cơ quan mà em đăng kí thực tập nhằm rút ra kinh nghiệm, nhận xét và đánhgiá giữa thực tiễn và lý luận nhằm rút ra những kinh nghiệm cho công tác vănphòng trong tương lai

- Văn phòng UBND Thành phố Cao Bằng là một trong bộ phận trunggian giúp việc có vị trí quan trọng đối với UBND Thành phố Khối lượng côngviệc trong văn phòng rất lớn, vì vậy mà số lượng nhân sự làm công tác vănphòng luôn luôn cần thiết và bổ sung thêm, biết được điều đó em đến thực tậptại Văn phòng UBND Thành phố Cao Bằng nhằm trau dồi, học tập thêm kiếnthức và thêm một phần nhỏ sức lực để giải quyết những công việc mà các anhchị trong Văn phòng giao

2 Mục tiêu của đề tài.

- Khảo sát công tác làm việc của UBND TP Cao Bằng nói chung và khảosát công tác văn phòng nói riêng

- Tìm hiểu, nghiên cứu về chuyên đề báo cáo là tổ chức công tác VT (làmột trong những công tác thuộc văn phòng), tầm quan trọng của việc xử lý, giảiquyết văn bản trong hoạt động của UBND TP Cao Bằng

3 Đối tượng nghiên cứu.

-Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức về Văn thư cụ thể là quytrình giải quyết, xử lý, ban hành văn bản của văn thư cơ quan

- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu về cách tổ chức và điều hành về vănthư của cơ quan

4 Nguồn tài liệu tham khảo.

- Đã có nhiều sinh viên đã từng nghiên cứu về Văn phòng và công tác vănphòng của cơ quan, tuy nghiên chưa có công trình nào đi sâu về nghiên cứu vềcông tác văn thư của cơ quan mà chủ yếu tìm hiểu về công tác văn phòng của cơquan nói chung:

+ Báo cáo của sinh viên La Văn Dũng – HVHC quốc gia

+ Báo cáo của sinh viên Lý thị Kiều Trinh – ĐH Khoa học

- Cuốn giáo trình, sách và một số tài liệu tham khảo:

+ Lý luận và phương pháp văn thư – PGS.Phan Đình Quyền

+ Quản trị văn phòng – ĐH Kinh tế quốc dân

+ Nghi thức nhà nước – TS.Lưu Kiếm Thanh

- Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước:

+ Luật ban hành văn bản của HĐN – UBND năm 2004

+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 Nghị định củaChính phủ về Công tác Văn thư

+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ ban hành

về Thể thức, kỹ thuật trình bày của Văn bản hành chính và cách sao văn bản

B Khái quát chung về TP Cao Bằng và UBND TP Cao Bằng.

CHƯƠNG II: BÁO CÁO THỰC TẬP

A Phần mở đầu

B Nội dung

Phần I Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan

Phần II Tìm hiểu về công tác văn thư

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

C Phần phụ lục

B NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Thành phố Cao Bằng.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố Cao bằng.

Ngày 19/6/2015 Tại Kỳ họp thứ 9, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật

tổ chức chính quyền địa phương, luật này đã cụ thể hóa các quy định của Hiếnpháp năm 2013 và các chủ trương, định hướng của Đảng về chính quyền địaphương; đồng thời kế thừa những nội dung hợp lý và sửa đổi, bổ sung các bấtcập, vướng mắc trong 12 năm thực hiện Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủyban nhân dân năm 2003 Luật tổ chức chính quyền địa phương có hiệu lực từngày 01 tháng 01 năm 2016 Theo đó, UBND Thành phố Cao Bằng có chứcnăng, nhiệm vụ quyền hạn như sau:

* Chức năng:

UBND do HĐND bầu ra là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương

có chức năng quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, anninh quốc phòng, công tác đối ngoại

UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hànhchính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơquan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thựchiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từtrung ương tới cơ sở

UBND có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các kế hạch

Phát triển kinh tế-văn hóa xã hội ở địa phương, xây dựng nền quốc phòng vữngmạnh, giữ vững ổn định chính trị và trật tự an toàn xã hội Có nhiệm vụ chấphành các Quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh, chấp hành nghị quyết HĐND cùngcấp, tổ chức thực hiện các nghị quyết của cấp Ủy cùng cấp và cấp Ủy cấp trên

* Nhiệm vụ quyền hạn:

Căn cứ theo Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2016 như sau:

Nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương.

- Tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn thị xã, thànhphố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương

- Quyết định những vấn đề của thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phốthuộc thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi được phân cấp, phânquyền theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan

- Thực hiện các nhiệm vụ do chính quyền tỉnh, thành phố trực thuộctrung ương ủy quyền

- Kiểm tra, giám sát tổ chức và hoạt động của chính quyền xã, phường, thịtrấn

- Chịu trách nhiệm trước chính quyền tỉnh, thành phố trực thuộc trungương về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền thị xã,thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương

- Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyềnlàm chủ của nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội xây dựng và phát triểnkinh tế - xã hội trên địa bàn thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thànhphố trực thuộc trung ương

Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương

- Hội đồng nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thànhphố trực thuộc trung ương thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại cácđiều 43, 44 và 45 của Luật tổ chức chính quyền địa phương

- Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phốtrực thuộc trung ương thực hiện các nhiệm vụ các nhiệm vụ, quyền hạn quy địnhtại các điều 46, 47 và 48 của Luật tổ chức chính quyền địa phương và quyết định

kế hoạch xây dựng kết cấu hạ tầng đô thị, quy hoạch phát triển đô thị theo phâncấp

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộcthành phố trực thuộc trung ương thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tạiĐiều 49 của Luật tổ chức chính quyền địa phương và quyết định các cơ chếkhuyến khích phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn các đơn vị hànhchính mới của thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộctrung ương

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND TP Cao Bằng

(xem thêm tại phụ lục số 01 )

cơ cấu tổ chức của UBND TP Cao Bằng ta có thể nhận thấy, UBND TPCao Bằng bao gồm 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch và 13 phòng, ban trực thuộc,được giao thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt, phụ trách, quản lý các mặt khácnhau trong đời sống-xã hội của huyện Hoạt động theo cơ chế báo cáo thườngxuyên, các hoạt động trao đổi giữa cấp trên với cấp dưới, cấp dưới với cấp trên,đồng cấp với nhau diễn ra thường xuyên, nhằm đảm bảo sự trao đổi thông tinkịp thời giữa các bộ phận, phòng ban Kịp thời cùng nhau xử lý các tình huốngphức tạp trong thực tế, nâng cao hiệu quả, chất lượng các công việc được giao

Với bộ máy đặc trưng này, hoạt động của UBND TP Cao Bằng được vậnhành một cách hiệu quả và trơn tru

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

( xem thêm tại phụ lục 02 và phụ lục 03)

* Cơ cấu tổ chức:

Văn phòng UBND TP Cao Bằng có Chánh Văn phòng và hai Phó ChánhVăn phòng, số lượng Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

Cao Bằng quyết định Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủyban nhân dân TP bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định củapháp luật.

* Hoạt động của văn phòng:

- Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh Văn phòng là ngườichỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng; sắp xếp tổ chức, bộmáy Văn phòng theo quy định; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân TX vàtrước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là chủ tài khoản cơ quanVăn phòng

- Chánh Văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối hợp,đôn đốc các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã – Phường chuẩn bị các đề ántrình Ủy ban nhân dân TX; thư mời họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhândân TX; thông báo truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân TX để các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã – phường thực hiện; sao

y các văn bản và thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân TX ký các văn bản để thựchiện công việc khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thị xãủy quyền

- Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, đượcChánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệmtrước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phâncông phụ trách

* Các bộ phận thuộc văn phòng:

- Bộ phận văn phòng tổng hợp

- Bộ phận văn thư

- Bộ phận lưu trữ

- Bộ phận phục vụ (lái xe, bảo vệ, tạp vụ)

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

tướng chính phủ về tổ chức của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận,thị xã, thành phố thuộc tỉnh, quy định về vị trí chức năng của các cơ quanchuyên môn (trong đó có Văn phòng) như sau:

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện chứcnăng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về ngành,lĩnh vực ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủyquyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phầnbảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương

Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức

và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy bannhân dân cấp tỉnh

Cũng theo khoản 10, điều 7 của Nghị định này Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan chuyên môn có vị trí và chức năng như sau:

- Văn phòng UBND TP là cơ quan chuyên môn, là bộ máy giúp việc của

Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch UBND TP (bao gồm cả Phó CT UBND TP)

- Văn phòng Ủy ban nhân dân TP có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp

Ủy ban nhân dân TP tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân TP,tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP chỉ đạo, điều hành các hoạt độngchung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục

vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân TP và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; bảo đảmcác điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân TP

- Văn phòng Ủy ban nhân dân TP có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủyban nhân dân TP, sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ củaVăn phòng UBND tỉnh

* Nhiệm vụ quyền hạn.

Văn phòng Ủy ban nhân dân TP thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quyđịnh tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chínhphủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Huyện,Quận, thị xã, thành phố trực thuộc Tỉnh với những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thểsau đây:

- Tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dân TP.

+ Xây dựng, quản lý chương trình công tác của Ủy ban nhân dân TP theoquy định của pháp luật

+ Theo dõi, đôn đốc các xã, phường, cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhândân TP, tổ chức liên quan thực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân

TP và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân TP

+ Phối hợp thường xuyên với các xã, phường, cơ quan, tổ chức liên quantrong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án, dự án, dự thảo văn bản trình

Ủy ban nhân dân TP xem xét, quyết định theo quy định của pháp luật

+ Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quantrọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân và các công việc khác docác Ủy ban nhân dân các xã, phường,cơ quan, tổ chức liên quan trình Ủy bannhân dân TP

+ Kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghịcủa cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lýcủa Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP theo quy định của phápluật

+ Chủ trì, phối hợp với Ủy ban nhân dân xã, phường, các cơ quan, tổ chứcliên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường, các cuộchọp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân TP, các cuộc họp của Chủtịch Ủy ban nhân dân TP

+ Chủ trì, phối hợp với các xã, phường, các cơ quan, tổ chức, đơn vị sựnghiệp liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất thường,

các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân TP, các cuộc họpcủa Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP.

- Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP.

+ Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP phê duyệt và đôn đốcthực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Ủyban nhân dân TP; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP những nhiệm vụtrọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các xã, phường, cơ quan,

tổ chức, đơn vị sự nghiệp liên quan trong từng thời gian nhất định

+ Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP giao các xã, phường, cơquan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp liên quan xây dựng cơ chế, chính sách, các đề

án, dự án, dự thảo văn bản pháp luật để trình cấp có thẩm quyền quyết định

+ Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đốivới các đề án, dự án, dự thảo văn bản, báo cáo theo chương trình công tác củaChủ tịch Ủy ban nhân dân TP và các công việc khác do các xã, phường, cơquan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp liên quan trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

+ Chủ trì, phối hợp với các xã, phường, các cơ quan, tổ chức, đơn vị sựnghiệp liên quan hoàn chỉnh nội dung, thủ tục, hồ sơ và dự thảo văn bản để trìnhChủ tịch Ủy ban nhân dân TP xem xét, quyết định đối với những công việcthường xuyên khác

+ Chủ trì làm việc với lãnh đạo cơ quan, các tổ chức, cá nhân liên quan đểgiải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

mà các xã, phường, các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp còn có ý kiến khácnhau theo ủy quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

+ Chủ trì soạn thảo, biên tập hoặc chỉnh sửa lần cuối các dự thảo báo cáo,các bài phát biểu quan trọng của Chủ tịch Ủy ban nhân TP

+ Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP chỉ đạo thực hiện các Quy chế phốihợp công tác giữa Ủy ban nhân dân TP với các cơ quan của Đảng, Hội đồngnhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội, Tòa ánnhân dân, Viện kiểm sát nhân dân TP

+ Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP kiểm tra thực hiện những công việc

thuộc thẩm quyền kiểm tra của Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP đối với Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân xã, phường,cơ quan, tổ chức liên quan để báo cáo vàkiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP các biện pháp cần thiết nhằm đônđốc thực hiện và bảo đảm chấp hành kỷ cương, kỷ luật hành chính.

+ Đề nghị Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các xã, phường, các cơquan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kinh tế xã hội, tình hình thực hiên cácvăn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

+ Được yêu cầu các Sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các

xã, phường, cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn bản liênquan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ công tácchỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

- Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của

Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP.

+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban nhândân TP; thông tin để các thành viên Ủy ban nhân dân TP, Thủ trưởng cơ quanthuộc Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã,phường, các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên quan vềtình hình kinh tế - xã hội của địa phương, hoạt động của Ủy ban nhân dân TP,công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

+ Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, nhữngquyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP;những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quyđịnh pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP.

- Xây dựng, ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng Ủy ban nhân dân TP, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP.

- Tổ chức việc phát hành và quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dân

TP, Chủ tịch Ủy ban nhân dân TP

- Tổ chức nghiên cứu, thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân TP.

- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân TP.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao hoặc theo quy đinh của pháp luật.

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng.

Văn phòng HĐND – UBND gồm có 01 Chánh văn phòng, 02 Phó chánhvăn phòng Căn cứ theo nhu cầu công việc và theo sự phân công của cấp trên,văn phòng gồm các bộ phận sau:

- Bộ phận văn phòng tổng hợp: mỗi chuyên viên phụ trách một mảngcông việc khác nhau về văn hóa, kinh tế, luật, tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo,

- Bộ phận văn thư: cán bộ văn thư chuyên trách có nhiệm vụ giải quyết và

xử ký văn bản

- Bộ phận một cửa, tiếp dân: chuyên giải quyết trả lời, giải đáp, các thủtục hành chính của người dân

- Bộ phận bảo vệ, lái xe, tạp vụ: làm công tác hậu cần, bảo vệ cơ quan, lái

xe đưa đón thủ trưởng cơ quan và công tác vệ sinh các phòng ban và cơ quan

Việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng, giaonhiệm vụ cho cán bộ của Văn phòng HĐND – UBND được thực hiện theo Quychế làm việc của Phòng như sau:

1 Đồng chí Vũ Văn Đệ - Chánh văn phòng.

- Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung và toàn diện mọi hoạt động, nhiệm

vụ, công tác của văn phòng; thực hiện chức năng giúp UBND thành phố điềuhành, phối hợp các hoạt động chung của các phòng, ban, UBND các xã, phường,tham mưa giúp Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND thành phố trong công tác

chỉ đạo, điều hành; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND.

HĐND Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác và các công việc chính sau: +Trực tiếp lập lịch công tác tuần, dự thảo chương trình công tác, kế hoạch côngtác hàng tháng, quý, năm của thường trực HĐND-UBND thành phố;

+ Theo dõi công tác của Khối Nội chính của UBND thành phố (bao gồm:Công tác Nội vụ, Công an, Quân sự)

+ Chủ tài khoản, quản lý sửa dụng kinh phí và tài sản của văn phòng, kýduyệt các khoản chi tiêu, ký các hợp đồng kinh tế, xin chủ trương của Thườngtrực UBND thành phố khi mua sắp các loại tài sản, trang thiết bị văn phòng, sửachữa trụ sở;

+ Chịu trách nhiệm tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, công tác đón, tiếpkhách;

+ Trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBND thành phố;

HĐND-+ Thường xuyên giữ mối liên hệ với văn phòng HĐND-UBND tỉnh CaoBằng Phối hợp hoạt động với văn phòng Thành ủy, các tổ chức đoàn thể củathành phố;

+ Giúp việc trực tiếp cho đồng chí Lương Tuấn Hùng – Chủ tịch UBNDthành phố

2 Đồng chí Đoàn Anh Tuấn – Phó Chánh Văn phòng

- Giúp chánh văn phòng điều hành công tác văn phòng và một số côngviệc chuyên môn theo phân công của chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trướcchánh văn phòng phụ trách theo dõi khối Kinh tế ngành

- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các đề án, phương án, dự án, vàcác văn bản của các phòng: Quản lý đô thị; Tài nguyên – Môi trường; Trung tâmphát triển quỹ đất và GPMB; ban Quản lý dự án đầu tư và xây dựng;đội Quản lýtrật tự đô thị Thành phố báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịchUBND và Phó Chủ tịch (phụ trách )

- Làm thư kí ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thông

báo kết luận có liên quan đến lĩnh vực linh tế ngành của UBND thành phố; Chủ tài khoản thứ hai, được ký các thủ tục khi Văn phòn đi công tác hoặc nghỉphép;

Giúp việc trực tiếp cho đồng chí Nguyễn Quốc Trung – Phó Chủ tịchUBND thành phố

3 Đồng chí Lê Thanh Nga – Phó Chánh Văn phòng

- Trực tiếp phụ trách công tác Tiếp dân, nhận và xử lý đơn thư khiếu nại,

tố cáo của tổ chức và công dân;

- Tham gia tiếp dân định kỳ hàng tháng của UBND thành phố Tổng hợpcác ý kiến chỉ đạo, ra thông báo kết luận cho từng kỳ tiếp công dân;

Trực tiếp theo dõi phụ trách bộ phận “ Một cửa” của UBND thành phố; Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp, hội nghị và soạn thảo các thông báo kếtluận có liên quan đến lĩnh vực phụ trách của UBND thành phố;

Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các văn bản của phòng Tư pháp,Thanh Tra Thành phố, báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịchUBND và Phó Chủ tịch (phụ trách) Giữ mối liên hệ với cơ quan: Tòa án nhândân, Viện kiểm sát nhân dân, Thi hành án dân sự, Hội Luật gia Thành phố

4 Đồng chí Lê Kim Duyên – Chuyên viên - Phụ trách tham mưa toàn

bộ công tác dân tộc của Thành phố.

- Phụ trách công tác lễ tân, phối hợp với đồng chí Kế toán giúp Chánh vănphòng xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác mua sắm tài sản, trang thiết bịphục vụ hoạt động yêu cầu công tác Chịu trách nhiệm tổ chức công tác đối nội,đối ngoại, công tác đón, tiếp khách Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trìnhPhó Chủ tịch UBND (phụ trách);

- Trực tiếp thực hiện các chế độ đảm bảo an ninh, phòng chống cháy nổ,

vệ sinh trong văn phòng và phối hợp với văn phòng thành ủy và các đơn vị liênquan thực hiện những nội dung trên; - Làm các thủ tục trình duyệt các khoảnthu, chi của văn phòng theo đúng quy định

5 Đồng chí Vũ Linh Nhâm – Chuyên viên

- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo kinh tế - xã hội tháng, quý, 6 tháng, năm,

báo cáo đột xuất của UBND Thành phố;

- Làm thư ký ghi biên bản các phiên họp thường kỳ, hội nghi có nội dungtổng hợp của Thường trực UBND Thành phố;

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND Thành phố do Chủ tịch, Các Phó Chủ tịch UBND thành phố hoặclãnh đạo văn phòng phân công;

- Theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các văn bản của phòng tài kính –

Kế hoạch, phòng Kinh tế ( lĩnh vực công nghiệp, thương mại, dịch vụ), phòngQuản lý thị trường, Ban Quản lý chợ, báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khitrình Chủ tịch UBND và Phó Chủ tịch ( phụ trách) Tổng hợp, giúp việc choThường trực UBND thành phố, lãnh đạo văn phòng đối với một số công việckhác khi được phân công Giữ mối liên hệ với phòng Thống kê Thành phố

6 Đồng chí Nguyễn Như Quỳnh – Phó Trạm trưởng trạm Khuyến nông – Khuyến lâm Thành phố (viên chức biệt phái)

- Tham mưu trực tiếp giúp cho thường trực phụ trách kĩnh vực xây dựngNông thôn mới, lĩnh vực nông, lâm nghiệp;

- Theo dõi, tổng hợp công tác thẩm tra, rà soát, thẩm định các đề án,phương ám, dự án và các văn bản của phòng Kinh tế (lĩnh vực nông Lâmnghiệp), Trạm Khuyến nông – Khuyến lâm Trạm Thú y,Trạm Bảo vệ thực vật,Hạt Kiểm lâm thành phố Báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Chủ tịchUBND và Phó Chủ tịch (phụ trách) thẩm định cá dự thảo văn bản của các đơn vịtrên báo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch (phụ trách);

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnhvực được phụ trách;

- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Nông Thị Chầm – Phó Chủ tịch UBNDThành phố

7 Đồng chí La Việt Hùng – chuyên viên

- Soạn thảo các văn bản giải quyết của UBND, thẩm tra, rà soát, thẩmđịnh các đề án, phương án và các văn bản của phòng Giáo dục và Đào tạo;

phòng Văn hóa – TT, Trung tâm Văn hóa thể thao thành phố, Đài phát thanhtruyền hình thành phố;

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, các Phó Chủtịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnhvực được phụ trách;

Báo cáo lãnh đạo văn phòng trược khi trình Phó Chủ tịch ( phụ trách); Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Lâm Đức Xuân – Phó Chủ tịch UBND thànhphố và giúp việc cho ccs đồng chí Thường trực HĐND thành phố

8 Đồng chĩ Vũ Thị Thúy Bình – Phó Chủ tịch Hội Chữ Thập đỏ Thành phố ( viên chức biệt phái).

- Phụ trách tham mưu công tác Chữ Thập Đỏ thành phố;

- Phụ trách kiểm ra công tác theo dõi, tổng hợp, rà soát, thẩm định các đề

án, phương án, dự án và các văn bản của phòng Lao động – TBXH, Y tế, Bảohiểm xã hội, Trung tâm Y tế Thành phố, Trung tâm Dân số - KHHGĐ thành phốbáo cáo lãnh đạo văn phòng trước khi trình Phó Chủ tịch UBND (phụ trách);

- Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu tổng hợp của Chủ tịch, Các Phó Chủtịch UBND thành phố do Chủ tịch hoặc lãnh đạo văn phòng phân công theo lĩnhvực được phụ trách;

- Làm thư ký ghi biên bản các hiên họp, hội nghị và soạn thảo các thôngbáo kết luận có liên quan đến lĩnh vực chính sách xã hội của UBND thành phố; -Soạn thảo các văn bản giải quyết của Thường trực HĐND, ghi biên bản, tổnghợp hồ sơ, ra thông báo, kết luận trong các kỳ họp giao ban haowcj khi giám sátlại các cơ quan, đơn vị của Thường trực HĐND Cung câp thông tin phục vụquản lý và hoạt động của HĐND;

- Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Nguyễn Quốc Trung – Phó Chủ tịch UBNDthành phố và giúp việc cho đồng chí Ủy viên Thường trực HĐND thành phố

9 Đồng chí Đinh Văn Giáp – chuyên viên - Trực quầy tiếp nhận và trả hồ sơ lĩnh vực xây dựng tại bộ phận “Một cửa” của hành phố;

- Trực tiếp phụ trách phần mềm Eoffice của Văn phòng HĐND – UBNDthành phố; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh

vực phân công.

10 Đồng chí Nông Thị Ngân Hà – Chuyên viên - Trực tại quầy tiếp nhận và trả hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh tại bộ phận “ Một cửa” của thành phố;

- Phối hợp với đồng chí Đinh Văn Giáp phụ trách phần mềm Eoffice củaVăn phòng HĐND – UBND thành phố; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnhđạo văn phòng phụ trách lĩnh vực phân công

11 Đồng chí Trần Thị Thùy Linh – Cán bộ hợp đồng Trực tại quầy tiếp nhận và trả hồ sơ lĩnh vực đất đai tại bộ phận “ Một cửa” của thành phố

12 Đồng chí Hoàng Thạch Yến – Kế toán - Đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên của Thường trực HĐND – UBND, văn phòng hoặc những nhiệm vụ phát sinh trong công tác lãnh, chỉ đạo của Thường trực HĐND – UBND thành phố;

- Giúp chánh văn phòng xây dựng dự toán và quyết toán thu chi tài chínhtheo đúng quy định Đảm bảo thực hiện tốt quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan;

- Quản lý, theo dõi trên sổ sách và tổng hợp tình hình tăng, giảm tài sản cố định,trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng.Chủ động tham mưa, đề xuất việc kiểm ke, thanh lý tài sản công theo quy định;

- Giám sát việc thu chi của chủ tài khoản và người được ủy quyền theochế độ hiện hành Tổng họp, báo cáo lãnh đạo văn phòng về tình hình sử dụngkinh phí quản lý tài sản của văn phòng theo quy định Phụ trách tham mưu giúpchánh văn phòng quản lý công sản, lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phươngtiện, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu công tác của Thường trực và Văn phòngHĐND – UBND thành phố

13 Đồng chí Đinh Thị Hương Ly – Văn thư

- Thực hiện nghiêm túc quy trình xử lý văn bản, tiếp nhận, quản lý toàn

bộ công văn đi, đến, phát hành các văn bản của HĐND– UBND thành phố vàcủa Văn phòng theo đúng địa chỉ, đúng quy định của nhà nước Chuyển giaonhanh chóng, đầy đủ, kip thời, chính xác công avwn đến, thư báo đến Thường

trực HĐND – UBND, lãnh đạo văn phòng;

- Quản lý con dấu, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, bảo quản hồ sơ, tàiliệu đầy đủ, đúng quy định, thực hiện nguyên túc công tác bảo mật; - Quản lý,sắp xếp, lưu trữ tài liệu đảm bảo khoa hocj theo năm, kết thức năm bàn giao chonhân viên lưu trữ để đưa vào kho lưu trữ

14 Đồng chí Lý Thị Đàn – nhân viên đánh máy, in ấn, lưu trữ

- Quản lý kho lưu trữ của văn phòng HĐND – UBND thành phố, trực tiếpthu nhập tài liệu, chỉnh lý phân loại tài liệu, hoàn chỉnh hồ sơ, hệ thống hóa tàiliệu trong kho lưu trữ, bảo quản, giữ gìn bí mật tài liệu, tổ chức phụ vụ khai tháctài liệu trong kho lưu trữ hiệu quả;

- Thực hiện công việc in ấn, pho to văn bản theo đúng quy định về thểthức của văn bản, đảm bảo chính xác, đúng số lượng;

- Phụ trách việc chỉnh lý tài liệu trong kho lưu trữ

15 Đồng chí Đinh Đăng Hải – Đội Trưởng đội Bảo vệ

Phụ trách Đội bảo vệ của cơ quan thực hiện công việc thường trực bảo vệ

cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, đảm bảo các chế độ an ninh, nội vụ,phòng chống cháy nổ…( Hàng tuần xây dựng lịch phân công trực tiếp của bộphận bảo vệ đảm bảo an toàn công sở 24/24 giờ) Sửa chữa, thay thế các thiệt bịđiện, nước của cơ quan

16 Đồng chí Đàm Văn Cẩm – Nhân viên Bảo vệ

Thực hiện dự phân công của đồng chí đội trưởng Đội bảo vệ của cơ quan,trong cong tác thường trực bảo vệ cơ quan trong và ngoài giờ hành chính, đảmbảo các chế độ an ninh, nội vụ, phòng chống cháy nổ…( Hàng tuần xây dựnglịch phân công trực tiếp của bộ phận bảo vệ đảm bảo an toàn công sở 24/24 giờ).Sửa chữa, thay thế các thiệt bị điện, nước của cơ quan

17 Đồng chí Hoàng Hải Bình và đồng chí Mai Trường Giang - lái xe

Phụ trách và lập kế hoạc sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, trực tiếp sửa dụng,bảo quản xe ô tô 11A 000.77 ( đ/c Giang), xe ô tô 11B 0757 và xe 11A 001.08( đ/c Bình) phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND – UBND theo sự điềuhành của lãnh đạo văn phòng, có trách nhiệm giữ gìn, bảo đảm an toàn phương

tiện, sử dụng tiết kiệm xăng dầu.

18 Đồng chí Nông Thị Diễm Anh – Kế toán – Kiêm thủ quỹ

Phối hợp với đồng chí Hoàng Thạch Yến giúp chánh văn phòng xây dựng

dự toán và quyết toán thu chi tài chính theo đúng quy định Đảm bảo thực hiêntốt quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan Kiêm kế toán của 04 đơn vị: phòng Nội

vụ, phòng Dân tộc, Đội Trật tự đô thị, Đài truyền thanh truyền hình thành phố

19 Đồng chí Phương Thị Nguyệt Minh – Nhân viên phục vụ

Làm công tác lễ tân, phục vụ nước uống, làm công tác vệ sinh trongphòng làm việc của thường trực HĐND – UBND thành phố và lãnh đạo vănphòng, phòng tiếp công dân (trong những ngày tiếp công dân), phòng tiếpkhách, phòng họp, hội trường của Thường trực HĐND – UBND thành phố; làmcông tác vệ sinh tron phòng họp, hội trường, khu vực hành lang và các nhà vệsinh thuộc khối UBND thành phố; - Chăm sóc cây cải trong phòng làm việc củaThường trực HĐND – UBND thành phố, lãnh đạo Văn phòng và khu vực hànhlang, tiền sảnh của cơ quan

Phần II CHUYÊN ĐỀ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND

THÀNH PHỐ 2.1 Biên chế thực hiện công tác về văn thư.

Do Chủ tịch UBND Thành phố quyết định trên cơ sở biên chế hành chínhcủa được UBND Tỉnh giao Căn cứ chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Văn phòngHĐND và UBND Thành phố hình thành các bộ phận công tác có lãnh đạo Vănphòng và cán bộ công chức giúp việc và theo dõi, thực hiện nhiệm vụ đã đượcphân công, cụ thể như sau:

- Tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp: 3 biên chế

- Tổ tiếp nhận và giao trả kết quả: 2 biên chế

- Chuyên trách công tác văn thư: 1 biên chế

- Chuyên trách công tác lưu trữ: 1 biên chế

Hiện tại biên chế phụ trách các công việc liên quan đến công tác văn thưgồm 7 biên chế của Văn phòng HĐND & UBND Thành phố Cao Bằng

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản:

2.2.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản.

- Văn phòng UBND Thành phố chủ yếu ban hành các văn bản hành chínhthông thường trong giải quyết các công việc của mình Chính vì vậy, chủ thể banhành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và banhành văn bản của Văn phòng UBND Thành phố là rất cần thiết và quan trọngbởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây

là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản

- Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đãđảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác Văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 của UBND Thành phố ban hành quy chế công tác Vănthư và Lưu trữ huyện Quốc Oai, Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vàotrong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn

phòng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo.

Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phảixác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tinquá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật)

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của UBND huyện được thựchiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004

Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nộidung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND huyện giao cho cán bộ Vănphòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan

Bản thảo do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND (người ký văn bản) duyệt.Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản theo Thông tư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản Ngườiđánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bảnđúng thời gian quy định của lãnh đạo UBND huyện Trong trường hợp nếu pháthiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệtvăn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác củanội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,

kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Bước 6: Ký chính thức văn bản

- Đối với những vấn đề quan trọng mà theo Luật tổ chức Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003 quy định phải được thảo luận tập thể

và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

+ Chủ tịch UBND huyện thay mặt (TM.) UBND ký các văn bản củaUBND;

+ Các Phó Chủ tịch UBND thay mặt UBND, ký thay (KT.) chủ tịchnhững văn bản theo uỷ quyền của chủ tịch và những văn bản thuộc các lĩnh vựcđược phân công phụ trách

- Đối với những vấn đề mà theo quy định của pháp luật thuộc thẩm quyềncủa Chủ tịch UBND thì Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc khối nội chính;Chủ tịch UBND ủy quyền cho các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) Chủ tịch các vănbản thuộc lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thưthực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Đăng ký vào sổ công văn đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Vănbản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo

- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tạivăn thư, bản chính lưu trong hồ sơ

1 4 5a

9a 12

9b 13

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu

2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 : Số, ký hiệu của văn bản

4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính

6 : Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số

điện thoại, số Telex, số Fax

* Nhận xét về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức.

Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ côngchức làm việc tại Văn phòng UBND TP đặc biệt quan tâm chú ý Nhờ đó màthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở đây đang từng bước hoàn thiện hơn

Qua khảo sát các văn bản được soạn thảo và ban hành tại UBDN Thànhphố từ khi có thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 vềhướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cho thấy thực trạng

về thể thức và kỹ thuật trình bày như sau:

- Về mặt ưu điểm của thể thức và kỹ thuật trình bày:

+ Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc cụ thể: quốchiệu, tên cơ quan ban hành, số kí hiệu, địa danh, ngày tháng năm, trích yếu,tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận

+ Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản, tương đối rõràng, giúp người tiếp nhận văn bản dễ tiếp nhận thông tin

+ Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa các cơ quan ban hànhvới thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan

+ Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo bước đầu chú ý đến vấn đề thể

thức văn bản, cụ thể văn bản của UBND ban hành ra đều được đánh số, ký hiệu

và được lưu văn thư nên thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầugiải quyết công việc và phục vụ nhân dân

+ Số lượng văn bản ban hành ra tương đối kịp thời so với diễn biến, sựvận động phát triển kinh tế trên địa bàn cũng như nhanh chóng tổ chức triển khaihướng dẫn các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên

- Về mặt hạn chế của thể thức và kỹ thuật trình bày:

+ Một số văn bản chưa đáp ứng về thể thức của văn bản quy phạm phápluật

+ Một số văn bản sai về thể thức của văn bản hành chính

- Nguyên nhân:

+ Nguyên nhân khách quan: quy định về thể thức và kỹ thuật trình bàytuy đã có những tiêu chuẩn chung làm căn cứ nhưng lại thiếu sự thống nhất Sựthay đổi thường xuyên giữa các tiêu chuẩn soạn thảo văn bản trong khi ngườisoạn thảo đã hình thành thói quen soạn thảo theo tiêu chuẩn cũ

+ Nguyên nhân chủ quan: người soạn thảo chưa hiểu rõ và nắm bắt đượcnhững yêu cầu về tiêu chuẩn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản Bên cạnh đóthái độ coi nhẹ, chủ quan đối với các yếu tố thể thức văn bản còn phổ biến vớimột bộ phận của cán bộ công chức

2.2.1.1 Sơ đồ quy trình xây dựng, soạn thảo chương trình công tác thường kỳ của cơ quan (chương trình công tác tuần).

Chương trình

công tác tuần

của UBND tỉnh

Căn cứ chương trình công tác tháng, ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng

Dự thảo chương trình công tác tuần

Bản đăng ký công tác tuần của các Phó Chánh Văn phòng, các đơn

vị

Ban hành chương trình công tác tuần

Trình lãnh đạo Văn phòng duyệt