Công tác văn phòng UBND huyện sơn dương

MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4.Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7.Bố cục của đề tài 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 4 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Dương 4 1.1.1. Chức năng 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 7 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyên Sơn Dương 9 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 10 1.2.2.1. Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 10 1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 11 1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 12 1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng UBND huyện Sơn Dương 13 1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm 13 1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 13 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 18 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương 18 2.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Sơn Dương. 19 2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng UBND huyện Sơn Dương 19 2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 19 2.3.2.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 23 2.4.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 32 2.5.Quy định của UBND huyện Sơn Dương về công tác soạn thảo và ban hành văn bản . 33 2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản. 34 2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn bản. 34 2.6.2.Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 34 2.6.3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 35 2.7. Các hình thức văn bản và số lượng ban hành văn bản trong 4 năm trở lại đây (Từ năm 2012 đến năm 2015 ) 36 2.8.Trách nhiệm quản lý và nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư 37 2.8.1.Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư 37 2.8.2.Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm công tác văn thư. 37 2.9.Một số phần mềm quản lý văn bản ở văn phòng UBND huyện Sơn Dương 38 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 3.1. Đánh giá chung 40 3.3.1 Ưu điểm 40 3.3.3. Nguyên nhân 42 3.2. Đề xuất, kiến nghị 43 LỜI CẢM ƠN 46

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân GVHD Giáo viên hướng dẫn CNTT Công nghệ thông tin QĐ Quyết định NĐ Nghị định KT Ký thay CV Công văn CBCCVC Cán công chức, viên chức Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh nhân loại đứng trước thềm kỷ mới, xu hội nhập phát triển với nước giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo cán văn phòng để đáp ứng cung cấp nguồn nhân lực cho quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội mở khoa Quản trị văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán trẻ, động, sáng tạo, nhiệt tình công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho quan Nhà nước Tuy bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhà trường không ngừng đổi phương pháp dạy học nhằm nâng cao hiệu giảng dạy cho giảng viên lẫn sinh viên Cùng với việc đổi mới,nâng cao chất lượng day học, đồng thời xác định "học đôi với hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn" Lấy lý luận làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập quan, tổ chức thời gian tháng Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Em bước đầu thực hành làm tốt công tác văn phòng công việc đơn giản soạn thảo, in ấn, xếp tài liệu… Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy, cô khoa Quản trị văn phòng toàn thể ban lãnh đạo cô, chú, anh, chị UBND huyện Sơn Dương tạo điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em suốt thời gian thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Trong quan,tổ chức nhà nước doanh nghiệp văn giấy tờ cầu nối quan trọng nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan.Vì vậy, công tác văn thư, văn phòng có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Để sâu tìm hiểu rõ thuận lợi khó khăn công tác văn phòng, văn thư văn phòng UBND huyện Sơn Dương em chọn đề tài Mục tiêu đề tài Qua chuyến thực tế em muốn nghiên cứu tìm hiểu hoạt động tổ chức văn phòng Và đặc biệt em muốn tìm hiểu kỹ tổ chức Văn thư quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương Văn phòng UBND huyện ; tìm hiểu khái quát tổ chức hoạt động văn phòng tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Sơn Dương 4.Nguồn tài liệu tham khảo Trong trình viết em có tham khảo số tài liệu sau: 1.Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ số 02/2014/QĐ-UBND ngày 04/07/2014 UBND huyện Sơn Dương 2.Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 cục Văn thư Lưu trữ nhà nước- Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 3.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 Bộ Nội vụ- Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 4.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 phủ công Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tác văn thư 5.Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/1/2005 trưởng Nội vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác Văn thư, Lưu trữ 6.Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 phủ sửa đổi, bổ sung số điều nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu 7.Quy chế làm việc UBND huyện Sơn Dương khóa XIX nhiệm kỳ 2011-2016 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Từ trước đến có nhiều tài liệu nhà giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ bạn học sinh, sinh viên nghiên cứu hoạt động công tác văn phòng,văn thư quan hành Nhà nước Ngày nay, xã hội ngày phát triển công việc sổ sách, giấy tờ trọng Nó ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Hiểu rõ tầm quan trọng đó, em định chọn công tác văn thư,văn phòng làm đề tài nghiên cứu cho tập cuối khóa em mong nhận kết xứng đáng cho công sức mà bỏ Phương pháp nghiên cứu Do chủ đề nghiên cứu rộng nên trình làm em xử dụng số phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp quan sát Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh, Phương pháp phân tích tổng hợp Việc sử dụng phương pháp nhằm làm sáng tỏ cho đề tài nghiên cứu 7.Bố cục đề tài Gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư UBND huyện Sơn Dương Phần III:Kết luận đề xuất kiến nghị Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Sơn Dương 1.1.1 Chức UBND huyện Sơn Dương với tư cách quan hành Nhà nước cấp huyện có chức quản lý hành Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh văn quan quản lý Nhà nước lĩnh vực : kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục y tế Về thu chi ngân sách huyện Đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ban tổ chức quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ quyền hạn việc thực quản lý Nhà nước Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục y tế lĩnh vực xã hội khác • Trong lĩnh vực kinh tế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương.Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; • Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai Xây dựng, trình HĐND cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn; Xây Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật • Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh • Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ địa bàn; • Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, Trần Thị Quyên Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương;Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương • Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật;Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước.Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội • Trong việc thi hành pháp luật Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật Trần Thị Quyên 10 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có thẩm quyền *.Sử dụng dấu Người giao giữ dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn Dấu văn phải chiều , rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký phía trái Dấu UBND huyện Sơn Dương Trường hợp đóng dấu nhầm, không đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính dấu ( dấu treo ) Nếu phụ lục gồm nhiều trang việc đóng dấu treo phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lưu văn thư ( trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập sổ theo dõi văn không giữ lưu văn thư Nghiêm cấm việc đóng dấu khống 2.5.Quy định UBND huyện Sơn Dương công tác soạn thảo ban hành văn Để tuân thủ quy trình nghiệp vụ dựa quy định Trần Thị Quyên 37 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp luật nhà nước đạt hiệu cao công tác soạn thảo ban hành văn quản lý văn UBND huyện Sơn Dương có quy chế công tác văn thư lưu trữ ( Ban hành kèm theo QĐ số 33/2011/QĐ-UBND ngày 10 tháng 02 năm 2011 UBND huyện Sơn Dương ) UBND huyện thực dựa quy định: Luật ban hành văn QPPL Luật ban hành văn QPPL HĐND UBND năm 2004 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 phủ công tác văn thư Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 cục Văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn Thể thức kỹ thuật soạn thảo văn thực theo quy định Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2.6.Thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn 2.6.1.Thẩm quyền ban hành văn Chủ tịch ban hành văn QPPL văn phòng soạn thảo, báo cáo, chương trình, kế hoạch, định UBND , văn thuộc thẩm quyền ban hành UBND huyện, văn tổ chức máy, cán theo phân cấp văn khác thuộc phạm vi Chủ tịch phụ trách Phó chủ tịch ký thay chủ tịch chịu trách nhiệm trước pháp luật văn theo lĩnh vực công tác phân công Chánh văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch văn bản, công văn, thông báo, giấy mời họp chủ tịch cóc đạo, giấy giới thiệu, giấy đường, y, lục văn theo ý kiến đạo lãnh đạo huyện Phó chánh văn phòng ký thay chánh văn phòng văn thuộc lĩnh vực phân công 2.6.2.Thể thức kỹ thuật trình bày văn Trần Thị Quyên 38 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung văn UBND huyện Sơn Dương trình bày đầy đủ thành phần thể thức Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Sơn Dương ban hành văn theo thẩm quyền quy định pháp luật như: định, công văn, kế hoạch, thông báo, báo cáo… - Về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Các văn đảm bảo đầy đủ thành phần thể thức theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày văn ngày hoàn thiện Ví dụ: Tiêu đề, tên quan ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày tháng năm ban hành văn trình bày theo quy định sau: ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN SƠN DƯƠNG Độc lập - Tự – Hạnh phúc Số: /QĐ-UBND Sơn Dương, ngày tháng năm 2.6.3.Quy trình soạn thảo ban hành văn Bước 1:Xác định tính chất, múc đích văn Bước 2: Thu thập thông tin xử lý thông tin Bước 3: Xác định tên loại văn Bước 4: Xây dựng đề cương văn viết thảo Bước 5: Duyệt thảo Bước 6: Hoàn thành thủ tục trước trình ký Bước 7: Hoàn thành thủ tục cuối để phát hành văn * Nhận xét Quy trình soạn thảo văn quán triệt theo quy định từ khâu soạn thảo đóng dấu phát hành văn Lãnh đạo quan quan tâm đến công tác soạn thảo văn quan: Thường xuyên kiểm tra, theo dõi ,đôn đốc,giải công việc Các chuyên viên đạo tạo qua lớp nâng cao nghiệp vụ Trần Thị Quyên 39 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tất văn thuộc thẩm quyền kí lãnh đạo qui định rõ ràng chồng chéo Tuy nhiên bên cạnh công tác soạn thảo văn có tồn cần khắc phục : Việc soạn thảo văn giao cho phòng ban chức tự soạn thảo, tức văn phòng ban phòng ban soạn thảo nội dung văn Trưởng phòng kí nháy để thể tính chân thực sau đưa xuống văn thư đóng dấu.Vì vậy,nhiều văn sai chưa ý nhiều thể thức, kĩ thuật trình bày Cần phải qua phận chuyên viên tổng hợp chỉnh sửa trước ban hành 2.7 Các hình thức văn số lượng ban hành văn năm trở lại (Từ năm 2012 đến năm 2015 ) STT Tên loại Số lượng Năm Năm Năm Năm ban hành Công văn 2012 1874 2013 1704 2014 1903 2015 2090 QĐ Chủ tịch 5963 6011 6526 8280 QĐ Uỷ ban 1523 1468 1878 990 QĐ Quy phạm 02 01 04 560 Sao lục 756 856 781 685 Báo cáo 153 197 550 510 Văn phòng 53 64 56 80 Công điện- thị 06 09 04 Tờ trình- kế hoạch 275 303 332 410 10 Thông báo 147 155 147 130 11 Mời họp 154 172 167 147 12 Mật 04 09 09 11 13 VB đến cấp 4325 4523 4514 5413 14 VB huyện xã quan 3984 4294 3012 2938 15 Đơn thư đến 267 363 395 302 văn Trần Thị Quyên 40 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 16 Giấy mời họp 521 625 751 750 17 VB mật 35 76 122 79 18 Hội đồng nhân dân 325 276 345 670 Nhận xét Thông qua trình tìm hiểu nghiên cứu UBND huyện Sơn Dương, em có số nhận xét số lượng ban hành văn đến qua năm sau: Tổng số lượng văn đến năm 2012 9.457 văn bản; Tổng số lượng văn 10.910 văn Tổng số lượng văn đến năm 2013 10.163 văn bản; Tổng số lượng văn 10.949 văn Tổng số lượng văn đến năm 2014 9.139 văn bản; Tổng số lượng văn 12.357 văn Tổng số lượng văn đến năm 2015 89.073 văn bản; Tổng số lượng văn 13.341 văn Theo số lượng thống kê qua trình tìm hiểu cho ta thấy số lượng văn qua năm tăng 2.8.Trách nhiệm quản lý nhiệm vụ cán bộ, công chức làm công tác văn thư 2.8.1.Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư 1.Trách nhiệm Chủ tịch UBND huyện: Phê duyệt đạo thực đề án, văn đạo UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện công tác văn thư 2.Trách nhiệm Trưởng phòng Nội vụ huyện: Tham mưu cho UBND huyện Chủ tịch UBND huyện công tác văn thư; giúp UBND huyện tổ chức tập huấn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện, báo cáo định kỳ đột xuất công tác văn thư 3.Trách nhiệm thủ trưởng phòng , ban chuyên môn thuộc UBND huyện: Bố chí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư quan, đơn vị, Trần Thị Quyên 41 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cử cán bộ, công chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư yêu cầu 2.8.2.Nhiệm vụ cán bộ, công chức làm công tác văn thư 1.Công chức văn thư Văn phòng UBND huyện : Phải làm tốt việc giải công văn đi, tiếp nhận công văn đến, lập hồ sơ nguyên tắc quản lý, sử dụng dấu theo quy định ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyển phát văn Theo dõi, thu thập tài liệu lập hồ sơ kỳ họp UBND huyện 2.Công chức quản lý nhà nước công tác văn thư phòng Nội vụ: Tham mưu cho UBND huyện thực đầy đủ nội dung văn đạo Sở Nội vụ tỉnh công tác văn thư; tổ chức tập huấn, kiểm tra, dự thảo văn đạo văn nghiệp vụ công tác văn thư; hướng dẫn nghiệp vụ cho cán văn thư quan, đơn vị, xã, thị trấn 2.9.Một số phần mềm quản lý văn văn phòng UBND huyện Sơn Dương Văn phòng UBND huyện Sơn Dương sử dụng phần mềm để quản lý văn phần mềm mOffice phần mềm vmware zimbra • Phần mềm mOffice Phần mềm mOffice văn phòng UBND huyện Sơn Dương Trần Thị Quyên 42 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau ba năm thực chủ trương UBND huyện triển khai hệ thống MO, với phiên nâng cấp năm, cho thấy hiệu đích thực công tác quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp quan Phần mềm vmware zimbra Phần mềm vmware zimbra văn phòng UBND huyện Sơn Dương Nhận xét: Trong thời gian qua, việc ứng dụng CNTT công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp để nâng cao hiệu quản lý, chất lượng công việc, thúc đẩy công tác cải cách hành tiết kiệm chi phí hành quan nhà nước địa bàn tỉnh trọng triển khai, tiêu biểu phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc ( mOffice vmware zimbra).Tuy nhiên việc triển khai phần mềm đến có số hạn chế, khó khăn, vướng mắc, tập trung nội dung: Nhiều quan, đơn vị chưa khai thác sử dụng hết tính năng, tiện ích phần mềm Ngoài ra, hệ thống trang thiết Trần Thị Quyên 43 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bị số quan, đơn vị cũ, thiếu thốn xuống cấp, hỏng hóc hoạt động không ổn định gây ảnh hưởng, trục trặc, lỗi sử dụng Do đó, để sử dụng hiệu phần mềm cần có tâm tham gia sử dụng lãnh đạo quan, đơn vị, CBCCVC CBCCVC cần tham dự đầy đủ nghiêm túc khóa đào tạo sử dụng phần mềm cán quản trị mạng để hỗ trợ cho quan sử dụng tốt Trần Thị Quyên 44 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Sau thời gian thực tập UBND huyện Sơn Dương, thời gian nhiều, song đợt thực tập mang lại cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên ngành Quản trị văn phòng Trước hết, đợt thực tập tạo điều kiện giúp em trải nghiệm xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hoá phần lý luận học, đem kiến thức thầy cô giảng dạy lớp áp dụng vào công việc thực tế quan Tuy thời gian ngắn em thực hành đầy đủ khâu Nghiệp vụ công tác Văn phòng, công tác văn thư Thông qua trình thực tiễn em nhận thấy công tác văn phòng tổ chức công tác văn thư tổ chức, thực chặt chẽ, trình tự theo bước quy định hành nhà nước Song bên cạnh tồn số thiếu sót mà UBND huyện Sơn Dương cần xem xét điều chỉnh lại cho phù hợp nhằm nâng cao chất lượng, công tác văn phòng 3.3.1 Ưu điểm Trong thời gian thực tập Văn phòng UBND huyện Sơn Dương Dựa sở thông tin thu thập được, sau em xin có vài nhận xét công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương có ưu điểm sau: Nhìn chung công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương thực tốt.Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán , công chức, viên chức thực theo quy định.Giữa phòng ban chức phận có phối hợp nhịp nhàng công tác Khi cần thiết phối hợp làm việc Đây nhân tố quan trọng hoạt động văn phòng tiền đề, sở vững để tạo nên nhịp nhàng đồng công việc.Văn phòng UBND huyện thực tốt nghiệp vụ công tác văn phòng.Việc ứng dụng tin học văn phòng đưa vào áp dụng, triển khai diện rộng Văn phòng UBND huyện Sơn Dương áp Trần Thị Quyên 45 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng hình thức ứng dụng công nghệ thông tin việc gửi nhận số loại văn thông thường giấy mời họp, lịch công tác tuần, báo cáo tuần Các văn UBND huyện Sơn Dương ngày hoàn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản.Chính mà tình trạng văn ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký hạn chế tối đa Qua khảo sát em thấy UBND huyện Sơn Dương vào số lượng ban hành văn năm mà lập thành loại sổ Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày.Công việc đăng ký văn UBND huyện Sơn Dương đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc, không tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung; dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Các văn đến UBND huyện Sơn Dương sau đăng ký vào sổ cán văn thư lưu vào máy tính Hình thức đăng ký giúp lưu giữ khối lượng tài liệu lớn thời gian dài, tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu cần thiết Việc tổ chức quản lý giải văn bản( đi, đến), lập hồ sơ hành thực nghiêm túc theo quy định.Việc đăng ký văn (đi, đến) làm cẩn thận; loại văn đăng ký vào sổ riêng Việc lập hồ sơ trước hết thực phòng ban chuyên viên đảm nhiệm; có ưu điểm chuyên viên lập hồ sơ hiểu rõ công việc phải làm lập hồ sơ cách dễ dàng, nhanh chóng Trần Thị Quyên 46 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt ( có 15 đồng chí đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không lãnh đạo tốt công tác Văn thư mà làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết 3.3.2.Hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt công tác văn phòng UBND huyện Sơn Dương tồn số hạn chế sau: Công tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc Trong làm việc bỏ lý cá nhân; sử dụng điện thoại quan dùng vào việc cá nhân hành Một phận không nhỏ cán bộ, công chức viên nhà nước chưa đề cao trách nhiệm thực nhiệm vụ, công việc mình, ý thức kỷ luật lao động kém; vi phạm quy định quan, nhà nước sử dụng thời gian làm việc làm việc riêng, muộn, sớm, chơi game làm việc ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng công tác tác phong, uy tín cán bộ, công chức, viên chức quan Đặc thù hoạt động văn phòng đòi hỏi cán phải có khả tổng hợp toàn diện phần lớn cán lại điều chuyển từ nhiều ngành nghề khác sang, chưa có chuyên môn vững vàng quản lý nhà nước nên khả tổng hợp thông tin hạn chế Cơ chế thu thập thông tin chậm yếu, chưa cập nhật thông tin cần thiết lên trang thông tin điện tử huyện Việc ứng dụng CNTT vào UBND huyện chưa đồng bộ, số cán phòng ban chưa biết cách sử dụng, khai thác phần mềm quản lý dẫn đến số sai sót Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, kiểu trình bày, phông chữ, cỡ chữ chưa với quy định Thông tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Ví dụ cụ thể sau: Theo quy định ngày nhỏ 10 phải viết thêm số trước số văn có ngày nhỏ 10 lại thiếu số đằng trước Trần Thị Quyên 47 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trước gạch đầu dòng (-) 3.3.3 Nguyên nhân Một số cán nhân viên Văn phòng UBND huyện Sơn Dương chưa nắm rõ chức mình, họ có kinh nghiệm lâu năm có người hoàn toàn chưa đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà có đào tạo lại không chuyên ngành, nghiệp vụ cán thực thi điều hành yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu thực tế Cơ sở vật chất hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng chưa hợp lý, cách quản lý công việc chưa chặt chẽ, có chưa đầu tư cách thỏa đáng Máy tính phòng trang bị gần đầy đủ việc ứng dụng CNTT chưa khai thác khả mà tin học đem lại cho hoạt động văn phòng Việc quản lý lao động, giấc làm việc quan lỏng lẻo yếu dẫn đến lãng phí thời gian lao động, giảm suất, hiệu công việc 3.2 Đề xuất, kiến nghị Nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND huyện,chính nâng cao lực quản lý Nhà nước, đạo điều hành UBND huyện Hiệu quản lý Nhà nước UBND cấp huyện tách rời hiệu hoạt động Văn phòng UBND huyện Do đó, đề xuất, kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng việc làm thiết thực phù hợp với xu hướng phát triển chung Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư, Quản trị văn phòng UBND huyện Sơn Dương cần làm tốt số công việc sau: - Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát đến công tác văn thư quan Ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán Văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác này.Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban Trần Thị Quyên 48 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán - Bổ sung biên chế: Trước tiên, vấn đề mà Văn phòng UBND huyện Sơn Dương cần giải tình trạng thiếu biên chế Khối lượng công việc văn phòng lớn mà số lượng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu công việc; Văn phòng UBND huyện Sơn Dương cần đề nghị UBND huyện xét tuyển thêm 02 biên chế vào Văn phòng, gồm 01 chuyên viên phụ trách công tác dân tộc 01 chuyên viên tổng hợp -Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng trình độ nhân viên : Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Phần lớn nhân viên văn phòng có trình độ trung cấp, cao đẳng, việc đào tào bồi dưỡng nâng cao lực cho nhân viên điều văn phòng nên thực Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với đổi công tác văn phòng tăng tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên học nâng cao cần đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng Văn phòng cần trọng mục tiêu: Quan tâm tới lực thực tiễn nhân viên cấp - Quản lý đầu vào: Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lượng nhân viên, văn phòng cần quan tâm mức Vì công tác tuyển dụng văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lượng nhân viên lãnh đạo văn phòng cần Trần Thị Quyên 49 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lập yêu cầu ứng viên vị trí cần tuyển, chuyển cho Phòng Nội vụ Việc hạn chế tình trạng nhân viên không đáp ứng nhu cầu công việc Tuy nhiên phải thực tổ chức thi cán công chức cách nghiêm túc, đảm bảo tính dân chủ, công khai, chọn người đủ tiêu chuẩn vào máy Nhà nước Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cần phải nắm vững tình hình nhân viên văn phòng kết làm việc, tình hình thực nội quy quy chế văn phòng, tác phong làm việc nhân viên Thực sách khuyến khích nghỉ hưu trước tuổi người sức khỏe yếu, hạn chế lực nhằm tạo đồng chất lượng nguồn nhân Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức vị trí vai trò Văn phòng: tác động tới ý thức làm việc người, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, đạo điều hành UBND huyện, xây dựng quê hương ngày giàu đẹp Muốn đạt chất lượng nguồn nhân mong muốn, giải pháp cần phải có đổi sách sử dụng, quản lý nguồn nhân lãnh đạo văn phòng - Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại nhằm phục vụ cho công tác văn thư - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao Trần Thị Quyên 50 Lớp Quản trị văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Thực tập điều kiện hội để sinh viên biết vận dụng kiến thức học trường vào quan.Đồng thời thông qua việc thực tế giúp cho sinh viên làm quen với môi trường làm việc ,từ rèn luyện cho thân kiến thức,kỹ cần thiết cho sống công việc sau Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em bước đầu làm quen với công tác văn phòng em nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc cảm thấy tự tin giao tiếp nhiều Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến : Cô Lâm Thu Hằng – GVHD thực tập quý thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn ,truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt đợt thực tập ngành nghề Chú Đỗ Quang Minh – Chánh văn phòng UBND huyện Sơn Dương; Hoàng Khánh Linh; cô Trịnh Thị Duyên- Phó Chánh văn phòng UBND huyện Sơn Dương cô Trần Thị Lực – Cán văn thư tạo điều kiện thuận lợi , giúp đỡ em suốt thời gian em thực tập Văn phòng Ngoài em cảm ơn tất cô , anh chị chuyên viên công tác quan nơi em thực tập tận tình giúp đỡ , hướng dẫn em nghiệp vụ chuyên môn Cuối em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình,bạn bè đông viên em trình em thực tập để em hoàn thành tốt trình thực tế Em xin chân thành cảm ơn ! Trần Thị Quyên 51 Lớp Quản trị văn phòng K1D