MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ HÒA 5 1. KHÁI QUÁT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UBND HUYỆN HẠ HÒA 5 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Hạ Hòa. 5 1.2. Vị trí, vai trò, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Hòa. 5 1.2.1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Hạ Hòa 5 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hạ Hòa 6 1.2.3. Về cơ cấu tổ chức 9 1.2.3.1 Lãnh đạo huyện 9 1.2.3.2. Cơ cấu tổ chức. 11 2.Khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của phòng Nội Vụ huyện Hạ Hòa 12 2.1. Lịch sử phát triển. 12 2.2.Khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 12 Về tổ chức bộ máy 12 Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: 13 Về tổ chức chính quyền 13 Về công tác địa giới hành chính và phân loại địa giới hành chính 14 Về cán bộ, công chức, viên chức 14 Về cải cách hành chính 15 2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 17 2.3.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 17 2.3.2. Cơ cấu tổ chức 18 CHƯƠNG 2. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA 20 1. Công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 20 1.1. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 20 1.2. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 22 2. Thực trạng công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa. 24 2.1 Cơ sở khoa học của công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư”. 24 2.2 Thực trạng công tác văn thư chuyên đề “ Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa. 26 2.2.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi cuả phòng 26 2.2.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến cuả phòng 28 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CHUYÊN ĐỀ “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA 35 1. Một vài nhận xét, đánh giá về công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa: 35 1.1. Ưu điểm 35 1.2. Nhược điểm 36 2. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư” của phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 37 2.1. Một số kiến nghị, đề xuất. 37 2.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ” 38 KẾT LUẬN 40
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU .2 Lý chọn đề tài .2 Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .3 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .4 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ HÒA KHÁI QUÁT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UBND HUYỆN HẠ HÒA .5 1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Hạ Hòa .5 1.2 Vị trí, vai trò, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Hòa 1.2.1 Vị trí, vai trò UBND huyện Hạ Hòa 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hạ Hòa 1.2.3 Về cấu tổ chức 1.2.3.1 Lãnh đạo huyện .9 1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức 11 2.Khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động phòng Nội Vụ huyện Hạ Hòa 12 2.1 Lịch sử phát triển 12 2.2.Khái quát đặc điểm, tình hình hoạt động phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 12 * Về tổ chức máy 12 * Về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: 13 * Về tổ chức quyền 13 * Về công tác địa giới hành phân loại địa giới hành 14 * Về cán bộ, công chức, viên chức 14 * Về cải cách hành 15 2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 17 2.3.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .17 2.3.2 Cơ cấu tổ chức 18 CHƯƠNG .20 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA 20 Công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 20 1.1 Tình hình cán làm công tác Văn thư .20 1.2 Công tác đạo công tác Văn thư phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa .22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực trạng công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 24 2.1 Cơ sở khoa học công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” .24 2.2 Thực trạng công tác văn thư chuyên đề “ Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 26 2.2.1 Quy trình tổ chức quản lý giải văn cuả phòng .26 2.2.2 Quy trình tổ chức quản lý giải văn đến cuả phòng 28 CHƯƠNG .35 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CHUYÊN ĐỀ “TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ” CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HẠ HÒA 35 Một vài nhận xét, đánh giá công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa: 35 1.1 Ưu điểm 35 1.2 Nhược điểm 36 Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 37 2.1 Một số kiến nghị, đề xuất 37 2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư ” 38 KẾT LUẬN 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua đợt thực tập này, với tinh thần học hỏi nỗ lực thân, giúp có thêm kinh nghiệm quý báu công tác văn thư Đây dịp để trau dồi kỹ nghề nghiệp kiến thức trang bị cho kỳ thitốt nghiệp tới, đồng thời hội để tập dượt rèn luyện đạo đức, tác phong làm việc cán văn thư thực thụ tương lai, thực trở thành hành trang cho vững bước đường nghiệp sau Qua báo cáo cho phép gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể quý thầy, cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, tới toàn thể ban lãnh đạo, tập thể cán UBND huyện Hạ Hòa công chức làm công tác văn thư thuộc phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình thực tập Do thời gian thực tập chưa nhiều, kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo thu hoạch không tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận quan tâm, giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy cô khoa để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Trần Thanh Lịch Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam thời kỳ tiến hành trình Công nghiệp hóa - đại hóa đất nước, công tác cải cách hành dần hoàn thiện.Vì vậy, việc thu thập, cập nhật, xử lý quản lý thông tin tài liệu đóng vai trò vô quan trọng phát triển đất nước, quan, tổ chức Vì công tác văn thư ngày coi trọng, giữ vị trí tầm quan trọng cao lãnh đạo quan, tổ chức Có thể khẳng định công tác văn thư ngành khoa học, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo điều hành công việc quan tổ chức Nó giữ vai trò then chốt mắt xích quan trọng nghiệp quản lýcủa quan, tổ chức nói chung quan, đơn vị quốc doanh nói riêng Hiệu công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý điều hành quan, công tác văn thư làm tốt hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho trình giải công việc quan cách nhanh chóng, xác mang lại hiệu cao trong việc, tránh tình trạng quan liêu giấy tờ Nhằm thực phương châm giáo dục Đảng Nhà nước đề “Học đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, vận dụng lý luận học vào thực tế, nâng cao chất lượng đào tạo cho học sinh, sinh viên đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày cao công tác văn thư quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho học sinh, sinh viên thực tập quan, tổ chức thời gian hai tháng Qua đây, sinh viên sâu tìm hiểu thực tế công tác văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng, đồng thời giúp cho sinh viên rèn luyện ý thức nghề nghiệp, lấp khoảng trống kỹ năng, trang bị kiến thức tốt sau trường Thực giới thiệu lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, trí lãnh đạo UBND huyện Hạ Hòa thực tập phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa thời gian từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 03 năm 2016 Trong thời gian thực tập phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa với quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình đồng chí lãnh đạo, quan đơn vị bảo tận tình cán làm công tác văn thư thuộc UBND huyện Hạ Hòa giúp hoàn thiện kiến thức học có thêm kinh nghiệm thực tế giúp xây dựng tác phong làm việc người cán làm công tác văn phòng tương lai Trong công tác văn thư có nhiều nội dung như: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn đến, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng tình hình hoạt động UBND huyện Hạ Hòa công tác văn thư lưu trữ quan chọn chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa” làm chuyên đề cho báo cáo Mục tiêu đề tài Khảo sát công tác văn phòng nói chung tìm hiểu vấn đề công tác tổ chức văn thư nói riêng Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động công tác tổ chức văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo thự tập lý thuyết văn thư lưu trữ thực tiễn tổ chức công tác văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa Nghiên cứu lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức nhiệm vụ củaUBND huyện Hạ Hòa đặc biệt công tác văn thư lưu trữ Thực trạng hoạt động phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa công tác tổ chức văn thư Đánh giá hiệu hoạt động công tác tổ chức văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa ưu điểm , nhược điểm Trên cở sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác tổ chức văn thư Nguồn tài liệu tham khảo - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 phủ Quản lý sử dụng dấu; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều đề tài, viết, khóa luận nghiên cứu công tác văn thư Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết tổ chức công tác văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa Do đó, sở kế thừa nghiên cứu công tác văn thư, tham khảo viết để tìm hiểu sâu tổ chức công tác văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau : - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận , nội dung báo cáo bao gồm chương : Chương 1: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Hạ Hòa Chương 2: Chuyên đề tự chọn “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa Chương 3: Một số kiến nghị giải pháp công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN HẠ HÒA KHÁI QUÁT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA UBND HUYỆN HẠ HÒA 1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND huyện Hạ Hòa Hạ Hoà huyện miền núi tái lập đầu năm 1996 Đảng nhân dân Hạ Hoà vốn có truyền thống lao động cần cù, yêu nước với hai chiến khu lịch sử chiến khu Âu Cơ (Hiền Lương) chiến khu 10 (Đại Phạm) Hệ thống giao thông huyện thuận tiện, bao gồm đường sắt, đường sông đường Với tổng diện tích tự nhiên 33.994 ha, dân số 109.695 nhân khẩu, cấu hành gồm 32 xã thị trấn Diện tích tự nhiên rộng địa hình phức tạp, trình độ dân trí ngày cải thiện, thu nhập chủ yếu sản phẩm nông- lâm nghiệp, ảnh hưởng suy thoái kinh tế giới, thị trường lao động gặp không khó khăn ảnh hưởng đến việc đào tạo nghề giải việc làm cho lao động nông thôn Hạ Hoà huyện có nhiều điểm du lịch Ao Giời, Suối Tiên, Ao Châu, Đền Mẫu Âu Cơ,…Đây tiềm du lịch lớn huyện tỉnh 1.2 Vị trí, vai trò, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Hòa 1.2.1 Vị trí, vai trò UBND huyện Hạ Hòa Vị trí địa lý: Hạ Hoà huyện miền núi nằm phía Tây Bắc tỉnh Phú Thọ, cách trung tâm tỉnh 70 km, Phía Bắc giáp huyện Trấn Yên, Văn Trấn, Yên Bình tỉnh Yên Bái Phía Đông giáp huyện Đoan Hùng; Phía Tây giáp huyện Yên Lập; Phía Nam giáp huyện Thanh Ba tỉnh Vai trò: UBND huyện Hạ Hòa quan chấp hành Hội Đồng Nhân Dân (HĐND), quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND huyện Hạ Hòa chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách phát triển khác địa bàn huyện Hạ Hòa 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hạ Hòa Uỷ ban nhân dân huyện Hạ Hoà quan hành Nhà nước địa phương thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định rõ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 UBND huyện có chức nhiệm vụ cụ thể sau: • Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: (1) Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; (2) Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; (3) Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; (4) Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn; (5) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: (6) Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương thực chương trình đó; Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (7) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản; (8) Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; (9) Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; • Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực nhiệm vụ quyền hạn sau: (1) Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch duyệt; (2) Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; (3) Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; (4) Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh; • Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao Ủy ban nhân dân huyện thực nhiêm vụ quyền hạn sau: (1) Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau có thẩm quyền cấp phê duyệt; (2) Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục đia bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (3) Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo; • Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực hiên nhiệm vụ sau: (1) Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; (2) Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai bão lũ; • Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội Ủy ban nhân dân huyện Hạ Hòa thực nhiệm vụ quyền hạn sau: (1) Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng phòng thủ biên giới, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện tự vệ; (2) Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; (3) Tổ chức thực nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội; • Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau: (1) Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách pháp luật dân tộc tôn giáo; (2) Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt; (3) Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các văn đến phân loại đăng ký riêng biệt đơn thư văn khác nhằm giúp cho trưởng phòng giám sát công việc, số lượng công việc đôn đốc giải Cơ sở vật chất trang bị đầy đủ phục vụ cho công tác văn thư Nhìn chung văn ban hành nội dung thể thức theo quy định Nhà nước Ngoài có thành công công tác quản lý văn đến phòng Nội vụ phải kể đến trình độ quản lý lãnh đạo phòng trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên viên nhân viên phòng đặc biệt cán văn thư 1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm bật nêu công tác văn thư phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa tồn số nhược điểm sau Mặc dù phòng Nội vụ đạt số thành tựu công tác quản lý văn đến, xong vướng mắc tồn cần phải giải quyết: Trước hết tình trạng văn ban hành có 02 số chưa tuân thủ quy định Nhà nước nội dung thể thức văn Chẳng hạn có nhiều văn phòng, ban chuyên môn soạn thảo hay văn quan, đơn vị gửi đến thiếu yếu tố thể thức ngày tháng năm hay phần trích yếu nội dung không rõ ràng, điều gây khó khăn lớn cho nhân viên Văn thư thực việc đăng ký văn vào “ Sổ đăng ký văn đến” Một thực trạng có nhiều văn quan đơn vị khác gửi đến không đưa qua phận Văn thư mà trực tiếp gửi đếnphòng theo địa ghi bì Do vậy, nhiều văn không đăng ký sau chuyển đến Văn thư để làm thủ tục đăng ký gây nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải công việc Các cán Lãnh đạo phòng thường xuyên phải công tác hay tập huấn thời gian định, làm cho văn xem xét giải chậm Dẫn tới tình trạng làm dồn công việc sau cán tập huấn hay công tác về, chất lượng giải văn mà không đảm bảo Trần Thanh Lịch 36 Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc đăng ký, chuyển giao văn thực theo phương pháp truyền thống sổ viết tắt từ thông dụng gây khó khăn cho việc tra tìm văn Việc bóc bì thực băng tay mà không dùng kéo nhiều làm cho văn bị rách, chữ bóc Văn lưu nhiều mà phô tô coppy, có trường hợp làm lưu làm cho tài liệu lưu trữ bị thiếu Các trang thiết bị, máy móc Phòng Văn thư trục trặc Tại phận Văn thư khối lượng công việc nhiều, nhân viên làm việc với áp lực công việc cao, đôi lúc khó tránh khỏi việc ảnh hưởng đến tâm sinh lý nhân viên dẫn tới tình trạng mối quan hệ nhân viên với cá nhân tổ chức đến liên hệ công việc chưa tốt Một số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa 2.1 Một số kiến nghị, đề xuất Phòng Nội vụlà phận thiếu, tách rời yếu tố cấu thành nên máy tổ chức UBND huyện coi phòng Nội vụ mắt xích thiếu quan Vì cấp lãnh đạo cần quan tâm đến công tác văn phòng nói chung công tác vănthư nói riêng đặc biệt công tác tổ chức văn thư Cần quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cán nhân viên, lãnh đạo quan thường xuyên, đôn đốc, nhắc nhở triển khai có hiệu văn Nhà nước Phòng Nội vụ phận phòngcần phải có đầy đủ văn quy phạm pháp luật Nhà nước quản lý đạo công tác văn thư – lưu trữ Đó sở để cán làmlàm theo quy định, tất phòng ban cần thống soạn thảo văn theo Thông tư 01/2011/TT- BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trần Thanh Lịch 37 Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đấy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác văn thưc phòng Nội vụ Mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán làm việc phận Văn thư Hàng năm cử cán văn thư học lớp ngắn hạn tập huấn để bổ xung thêm kiến thức nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Phòng Nội vụ cần ứng dụng phần mềm quản lý văn công tác văn thư - lưu trữ để công tác kiểm tra, quản lý tra tìm tài liệu tốt Về khâu nghiệp vụ văn thư: Cần tiến hành kiểm tra, soát lại khâu nghiệp vụ thực tốt cần phải phát huy Nếu thực chưa tốt cần khắc phục đê sửa đổi hoàn thiện Cần phải đưa danh mục hố sơ chung cho toàn quan để thực việc lấp hồ sơ dễ dàng Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực Phòng Nội vụ Để tạo nên phát triển chung cho toàn thể UBND huyện Trên số đề xuất, kiến nghị mà dựa sở kiến thức học tập trường vào văn quy định Nhà nước công tác văn thư- lưu trữ để đem lại hiệu cao công tác Văn phòng nói chung công tác văn thư - lưu trữ phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa nói riêng 2.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư ” Để nâng cao hiệu công tác văn thư đặc biệt khâu quản lý giải văn đến phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa, em xin đưa số giải pháp sau: - Nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc cán văn thư phận khác nói chung - Hoàn thiện văn đạo công tác văn thư huyện đội ngũ cán làm công tác văn thư Đây yếu tố định đến hiệu công việc UBND huyện Trần Thanh Lịch 38 Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần xây dựng danh mục hồ sơchung cho toàn quan để tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ - Đề chế tài khen thưởng sử phát cán làm công tác văn thư - Áp dụng phần mềm quản lý văn đi, đến để nâng hiệu làm việc góp phần tăng cường quyền lực pháp lý pháp luật -Thay đầu tư dàn trải, ý số lượng, phòng Nội vụ cần ý đầu tư có chiều sâu tức phải ý nâng cao chất lượng tính tiện lợi, tiện ích cho phương tiện trang thiết bị văn phòng Chẳng hạn giảm số lượng máy vi tính không cần thiết số đơn vị để tăng cường đầu tư loại máy có cấu hình tốc độ xử lý cao Trần Thanh Lịch 39 Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản,phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc phần vào công tác có làm tốt hay không Đây công tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan đến nhiều cán bộ, công chức Để đảm bảo công tác làm tốt đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp nghiệp vụ văn thư với quan tâm cấp lãnh đạo Sau 02 tháng thực tập phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa, củng cố, bổ xung thêm vốn kiến thức lý thuyết vững tin vào trình độ chuyên môn sau tiếp cận với công việc thực tế Cơ quan Giúp hiểu sâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, để chứng minh thực tế viết báo cáo với nội dung viết chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa Có thể nói đưa lý thuyết áp dụng vào thực tiễn giúp cho sinh viên có đủ điều kiện tự thực khâu nghiệp vụ chuyên môn hoàn thiện tay nghề, tác phong làm việc phong cách ứng sử yếu tố quan trọng để đánh giá phẩm chất đạo đức, tay nghề, tinh thần trách nhiệm công việc…Đây tiền đề sở cho tự tin bước vào thực tế công việc sau Trên toàn công tác tôt chức văn thư chuyên đề “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư” phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa mà có dịp tìm hiểu công tác văn thư thời gian thực tập Thông qua mà thấy rõ cách thức tổ chức văn thư phòng Nội vụ Tôi rút học quý báu cho thân có nhìn đầy đủ hơn, chuyên nghiệp kỹ nhiệp vụ mình, có điều kiện để so sánh điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn Trần Thanh Lịch 40 Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do hạn chế thời gian, trình độ, lực hiểu biết thân nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô để báo cáo thực tập tốt nghiệp hoàn chỉnh Để hoàn thành tốt đợt thực tập hoàn chỉnh báo cáo này, nỗ lực thân, hướng dẫn giảng dạy thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhận giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cô, chú, anh, chị phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa Qua xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tới Nhà trường, thầy, cô khoa Quản trị văn phòng ban lãnh đạo, tập thể cán công nhân viên chức phòng Nội vụ UBND huyện Hạ Hòa, đặc biệt bác Tạ Việt Hùng phó trưởng phòng Nội vụ tạo điều kiện, giúp đỡ hoàn thành đợt thực tập vừa qua Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Trần Thanh Lịch Trần Thanh Lịch 41 Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục :Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Hạ Hòa CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Văn phòng HĐND - UBND Phòng NN - PTNT Phòng Nội vụ Phòng Tư Pháp Phòng Y Tế Phòng Thanh tra Phòng Văn Hóa – Thông Tin Phòng TN - MT Phòng Kinh Tế - Hạ Tầng Phòng TC - KH Phòng LĐ – TB & XH Phòng GT -ĐT Đài truyền Hội chữ thập đỏ Trạm khuyên Nông Trần Thanh Lịch Ban quản lí đền Mẫu Âu Cơ Trung tâm dan số KHHG Trung tâm VHTT-DL Trung tâm dậy nghề Ban quản lí công trình công Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa Trưởng Phòng Nội vụ ( Đồng chí Ngô Anh Vũ - Phụ trách chung lĩnh vực công tác phòng Nội vụ ) Phó trường phòng Nội vụ ( Đồng chí Tạ Việt Hùng ) Chuyên Viên ( Đồng chí Đỗ Thị Việt Hà Chuyên viên phụ trách mảng xây dựng quyền, kiêm nhiệm kế toán Trần Thanh Lịch Phó trưởng phòng Nội vụ ( Đồng chí Nguyễn Thị Phương Thảo ) Chuyên viên ( Đồng chí Đỗ Ngọc Ngà Chuyên viên phụ trách mảng thi đua khen thưởng, công tác niên Chuyên viên ( Đồng chí Nguyễn Xuân Hướng Chuyên viên phụ trách mảng cán bộ,công chức, viên chức cấp xã, thị trấn Cán Bộ Văn thư ( Đồng chí Nguyễn Thúy Năm - Cán phụ trách công tác tổ chức văn thư phòng Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Phụ lục 3: Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn Trình ký văn Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục :Phần bên bìa “Sổ đăng ký văn đến” UBND HUYỆN HẠ HÒA PHÒNG NỘI VỤ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM : …… Từ ngày………đến ngày…… Từ số………….đến số……… Quyển số : …… Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Luc 5: Phần bên “Sổ đăng ký văn đến”: Nội dung gồm 09 cột Ngày đến Số đến (1) (2) 12/01/2016 586 26/01/2016 687 02/03/ 2016 713 Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung (3) UBND (4) 5503/KH (5) 09/01/2016 (6) Về việc tỉnh -UBND Đơn vị người nhận (7) Triển khai Ông Tạ Phú thi hành luật Việt Hùng Thọ tổ chức địa Phòng 01/PCNV 24/01/2016 Tài -TNMT Ký nhận Ghi (8) (9) phương Cán bộ, công Ông Ngô chức phòng Anh nguyên Tài nguyên Trưởng Môi môi trường Chi 01/CCTL 27/3/2012 trường Về việc báo vụ Bà cục -KHKT cáo tiến độ Nguyễn phòng Nội Thủy lấy nước làm Thị lợi đất gieo cấy vụ đông Vũ Phương Thảo xuân 20152016 Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 6: Phần bên bìa “Sổ chuyển giao văn đến” UBND HUYỆN HẠ HÒA PHÒNG NỘI VỤ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN NĂM : …… Từ ngày………đến ngày…… Quyển số : …… Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 7: Phần bên “Sổ chuyển giao văn đến”: Nội dung gồm 05 cột Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) 17/01/2016 38 Phòng Nội vụ Bà Năm 21/01/2016 50 Ông Hùng Ông Hùng 28/01/ 2016 62 Bà Thảo Bà Thảo 29/1/2016 70 Ông Hướng Ông Hướng 24/02/2016 84 Ông Hùng Ông HÙng 27/02/2016 98 Trưởng Phòng Nội vụ Ông Ngô Anh Vũ 04/03/2016 104 Bà Hà Bà Hà Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08: Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Nhận, kiểm tra, phân loại văn đến Bóc bì văn đến Đóng dấu văn đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Chuyển giao văn đến Theo dõi, đôn đốc vệc giải văn đến Trần Thanh Lịch Lớp ĐH QTVP K1C