Công tác văn thư UBND huyện thanh thủy

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 1 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Đóng góp đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Nội dung công tác văn thư 4 1.1.3. Vai trò công tác văn thư 9 1.2. Khái quát về UBND huyện THANH THỦY 10 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn 10 TIỂU KẾT 23 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY 24 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 24 2.2. Quản lý và giải quyết văn bản 25 TIỂU KẾT: 30 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THANH THỦY 31 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Thanh Thủy 31 3.1.1. Ưu điểm 31 3.1.2. Hạn chế 31 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Thanh Thủy 32 TIỂU KẾT: 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi hướng dẫn khoa học thầy cô Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngồi ra, nghiên cứu sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc.Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô truyền đạt cho kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ cho năm qua Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu đề tài mà hành trang quý báu để bước vào đời cách vững tự tin Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND ban ngành đoàn thể huyện Thanh Thủy, tỉnh Phú Thọ tạo điều kiện cho khảo sát thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ để hoàn thành đề tài nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.3 Vai trò cơng tác văn thư 1.2 Khái quát UBND huyện THANH THỦY .10 1.2.1 Sự hình thành phát triển .10 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ quyền hạn 10 TIỂU KẾT 23 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY .24 2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn .24 2.2 Quản lý giải văn .25 TIỂU KẾT: 30 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THANH THỦY 31 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy .31 3.1.1 Ưu điểm 31 3.1.2 Hạn chế .31 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thanh Thủy .32 TIỂU KẾT: 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .36 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND ĐTBD CBCCVC Tên cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Đào tạo – bồi dưỡng Cán bộ, Công chức, Viên chức MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bản- Tài liệu Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại Học Nội Vụ, em ý thức vai trò quan trọng công tác văn thư phát triển quan Vì lý em định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi: “Công tác Văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Thanh Thủy.” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1: Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư- Lưu trữ huyện Thanh Thủy 2.2: Phạm vi nghiên cứu - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi…tại UBND huyện Thanh Thủy Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư huyện Thanh Thủy thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND huyện Thanh Thủy Phương pháp nghiên cứu •Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát, vấn •Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu •Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo •Nguồn tin từ mạng Internet Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư hoạt động quan trọng góp phần nâng cao việc khai thác giá trị sử dụng tài liệu văn thư-lưu trữ, có liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý nhà nước Đã có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác văn thư: Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ  Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường  Đề tài "Nghiên cứu đổi cơng tác văn thư cải cách hành nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần Những tài liệu tài liệu q báu có giá trị tham khảo giúp tơi hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học “ Cơng tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy” Đóng góp đề tài Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu công tác văn thư Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư UBND huyện THANH THỦY Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư UBND huyện Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THANH THỦY VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Công tác văn thư khái niệm dung để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thong tin văn cho hoạt động quản lý quan, tỏ chức 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Tiếp nhận văn đến Văn thư đầu mối tiếp nhận văn bản, đơn thưu gửi đến UBND huyện Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn phân loại sơ xử lý sau: Trước hết chia văn đến thành 02 loại: Loại phải đăng ký bao gồm văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan Loại không đăng ký bao gồm sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký chia thành hai loại: Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn có đóng dấu mức độ “Mật” Đối với bì văn mật: Theo hướng dẫn Thông tư số: 12/2002/TTBCA (A11), ngày 19/9/2002 Bộ Cơng an việc bóc bì văn mật tiến hành sau: Trường hợp văn bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư chỉđược phép vào sổ số ghi ngồi bì chuyển đến người có tên bì Nếu người có tên bì vắng chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư khơng bóc bì Bóc bì văn cần ý điểm sau đây: Những bì văn có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải kịp thời Khơng làm rách, chữ tài liệu Địa nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra cần thiết Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh việc văn có ngày nhận cách xa ngày ban hành cần phải giữ lại bì đính kèm với văn đểđối chiếu cần thiết Đối với văn mật, văn gửi đích danh tên phòng, tên cá nhân văn thư chuyển thẳng vào hộp thư phòng Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo Văn thư chuyển thẳng đến phận Tiếp dân(BM-04-01-sổ chuyển giao công văn) Đối với văn Khẩn, Hỏa tốc, văn thư bóc bì chuyển thẳng đến Lãnh đạo Văn phòng Đối với loại cơng văn khác văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn đến (BM-04-02) kẹp phiếu vào văn để chuyển tới LĐVP cho ý kiến Ý kiến đề xuất Lãnh đạo Văn phòng Các văn văn thư chuyển đến, LĐVP xem xét văn thuộc phạm vi, thẩm quyền phân cấp đề xuất chuyển cho Chủ tịch Phó Chủ tịch theo lĩnh vực cơng việc phân công phụ trách ngày làm việc hiểm y tế (nếu có), chăm sóc sức khoẻ ban đầu, sức khoẻ sinh sản cộng đồng - Quản lý Trạm y tế xã, phường, thị trấn, chương trình, nhiệm vụ cơng tác, chun mơn nghiệp vụ, tiền lương, tiền công, biên chế, hợp đồng làm việc Trạm Y tế, phối hợp với Phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận, huyện quản lý công tác cán Tạm Y tế theo quy định hành Nhà nước Thành phố - Phối hợp với Phòng Tài lập kế hoạch tài chính, ngân sách hàng năm cho hoạt động y tế địa bàn, hoạt động thường xuyên Trạm Y tế thực chương trình, dự án y tế theo phân bổ Sở Y tế sau UBND tỉnh duyệt - Tham dự buổi giao ban, hội nghị Trung tâm Y tế dự phòng huyện tổ chức, hội nghị Sở Y tế tổ chức bàn cơng tác chăm sóc sức khoẻ nhân dân địa bàn huyện -Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác UBND huyện giao TIỂU KẾT Cơ sở lý luận công tác văn thư giúp định hình hiểu khái quát công tác Tiếp sau tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư UBND huyện Thanh thủy để thấy tầm quan trọng công tác UBND huyện chương 23 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY 2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Trong công tác văn thư, soạn thảo văn khâu nghiệp vụ quan trọng Do cơng tác ln trọng quan Được quan tâm lãnh đạo UBND huyện Thanh Thủy, cán chun viên ln có ý thức thực việc soạn thảo ban hành văn theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Chính vậy, cơng tác soạn thảo, ban hành văn tiến hành quy trình thủ tục ban hành văn Văn ban hành đảm bảo quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải công việc cách nhanh chóng, đảm bảo quy định Nhà nước Công tác soạn thảo ban hành văn giao cho cán chuyên trách văn phòng UBND đảm nhận Quy trình soạn thảo ban hành văn tiến hành theo trình tự sau: Văn sau nhân viên soạn thảo đánh máy xong chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện kí ban hành Sau kí, văn tập trung văn phòng để kiểm tra lại lần Khi kiểm tra thấy khơng có vấn đề nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành văn đăng kí vào sổ “Đăng kí văn đi” sau nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn cách nhanh chóng xác, văn phòng giữ lại hai (01 lưu phận soạn thảo, 01 lưu phận văn thư) Việc lưu lại văn ban hành giúp văn phòng làm tốt cơng tác quản lý văn bản, tài liệu Đồng thời văn lưu lại giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố xảy giải công việc tồn đọng liên quan đến văn 24 2.2 Quản lý giải văn Cán giao làm cơng tác văn thư có trách nhiệm quản lý văn văn đến Mỗi loại văn đi, đến văn thư làm thủ tục gửi hay tiếp nhận văn theo trình tự thống Trong trình quản lý, đạo công tác lãnh đạo UBND triển khai việc thực văn Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc quản lý giải văn diễn nhanh chóng đạt hiệu cao như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Chi cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Đối với văn Văn thiết phải qua văn thư để đăng kí, đóng dấu làm thủ tục gửi đi, văn trước phát hành văn thư kiểm tra phần thể thức văn quy định pháp luật hay chưa Nếu phát sai sót báo cáo với người có trách nhiệm sữa chữa, bổ sung Sau ghi số, kí hiệu, ngày, tháng năm văn vào sổ đăng kí văn đi, ghi đầy đủ, xác, rõ ràng cột mục sổ Đăng kí xong nhân theo số lượng sau đóng dấu cho phát hành Đóng dấu xong văn thư giữ lại lưu văn thư quan để tra tìm cần thiết phận soạn thảo giữ lại 01 để làm sở cho báo cáo sau Đánh máy in văn Nhân viên đánh máy nhận văn bản, kiểm tra lỗi tả, rà sốt lại thảo tay với người soạn thảo, thấy khơng có vấn đề đánh máy nguyên văn văn viết tay in văn Văn dược đánh máy xong kiểm tra chặt chẽ thể thức nhân để làm thủ tục gửi đến phòng ban (đối với văn ban hành nội bộ) gửi quan khác (đối với văn gửi quan) Nhận xét: Qua khảo sát thấy công tác đánh máy in văn để ban hành UBND huyện Thanh Thủy tiến hành quy trình Văn 25 đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày kĩ thuật theo quy định Nhà nước Và đầy đủ yếu tố thể thức đảm bảo bí mật văn đánh máy Trình kí Kí văn để ban hành khâu quan trọng thể tính hiệu lực pháp lý văn bản, văn trình kí phải kiểm tra thể thức nội dung chặt chẽ Văn sau đánh máy, in xong trình Chánh văn phòng kiểm tra thể thức, nội dung văn chưa, hoàn chỉnh chưa sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch kí theo thẩm quyền quy định quy chế hoạt động quan Nhận xét: UBND huyện Thanh Thủy bên cạnh việc thực đúng, đầy đủ quy định trình kí theo quy định Nhà nước có quy định riêng kí văn giúp cho Chánh văn phòng xếp văn cần trình kí cách nhanh chóng, trình kí thẩm quyền, tạo điều kiện cho văn ban hành quy định Cơng tác đóng dấu văn Văn sau kí phải đóng dấu để ban hành Nhận xét: Việc đóng dấu văn UBND huyện Thanh Thủy tiến hành tốt.Dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm giữ đóng dấu, dấu đóng lên văn kiểm tra thể thức, kí thẩm quyền, dấu đóng vị trí 1/3 bên trái chữ kí Đăng kí văn Đăng kí văn ghi chép số điều cần thiết văn số, kí hiệu, ngày, tháng năm… nhằm quản lý chặt chẽ tra tìm văn nhanh chóng Tất công văn UBND huyện Thanh Thủy, sau có chữ kí đóng dấu xong đăng kí vào “Sổ đăng kí cơng văn đi” quan Văn đăng kí rõ ràng, xác Đối với văn UBND huyện Thanh Thủy dùng 02 sổ cơng văn, 01 sổ 26 đăng kí văn mật đi, sổ đăng kí cho tất loại văn Nhận xét: Việc đăng kí văn UBND huyện Thanh Thủy tương đối tốt Cán văn thư thành thạo chuyên môn nghiệp vụ Tuy nhiên việc ghi lại sổ khó khăn cho việc tra tìm tốn thời gian, tốn công… Chuyển giao văn Để đảm bảo công việc giải nhanh chóng, hiệu quả, văn sau có chữ kí người có thẩm quyền UBND huyện Thanh Thủy làm thủ tục gửi đến nơi nhận Đối với văn khẩn đóng “dấu khẩn” để cơng tác chuyển tiến hành kịp thời Nhận xét: Nhìn chung công tác chuyển giao văn “Đi” UBND huyện Thanh Thủy tiến hành nhanh chóng, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước văn Quản lý lưu văn Để phục vụ cho mục đích giải cơng việc hàng ngày phục vụ mục đích lâu dài, văn UBND huyện Thanh Thủy lưu lại 02 bản: 01 lưu văn thư, 01 giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc Các văn xếp cách khoa học dễ tra tìm Đối với văn đến Văn đến toàn văn bản, tài liệu quan nhận từ nơi khác đến UBND huyện Thanh Thủy quan quản lý Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm điều hành chấp hành địa phương Vì trình hoạt động, Uỷ ban phải nhận khối lượng văn đến lớn quan quyền cấp cấp Để giải tốt công việc, văn đến tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động ngày quan Chính mà cơng tác tổ chức cụ thể, với quy định Nhà nước đề Qua trình khảo sát thực tế, thấy công tác quản lý công văn đến UBND huyện Thanh Thủy tiến hành theo trình tự sau: Tiếp nhận, bóc bì văn 27 Đóng dấu đến đăng kí văn vào sổ Trình chuyển giao văn đến Tổ chức giải kiểm tra việc giải văn Lập hồ sơ nộp lưu tài liệu Lãnh đạo Uỷ ban đạo thực tốt quy trình quản lý, giải văn đến giúp cho việc tiếp nhận, phân loại, giải văn kịp thời xác Tuy nhiên cơng tác tồn hạn chế như: Việc bóc bì văn đến dùng tay xé làm rách văn bên trong; việc vào số cho văn bị trùng số; sổ đăng ký cơng văn, định phòng tận dụng mẫu sổ cũ Quản lý sử dụng dấu Một văn ban hành đầy đủ thể thức có chữ kí người có thẩm quyền phải đóng dấu có hiệu lực pháp lý Nhận thức điều này,lãnh đạo UBND huyện Thanh Thủy triển khai văn liên quan đến việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư như: Thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 Bộ Công an, Ban tổ chức-Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) việc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chính phủ UBND huyện Thanh Thủy sử dụng loại dấu là: Dấu quan có quốc huy, dấu văn phòng dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc, dấu đến, dấu chức danh Chủ tịch Phó chủ tịch, dấu Chánh văn phòng Dấu đóng quy định, đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ kí hợp lệ, khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn khơng thể thức Dấu đóng vào 1/3 chữ kí lệch bên trái, quan dùng mực đỏ mực dấu để đóng lên văn 28 Nhận xét: Dấu UBND huyện Thanh Thủy bảo quản cẩn thận Dấu đóng quy định Nhà nước Lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Lập hồ sơ hành khâu cuối nội dung công tác văn thư móc xích nối liền cơng tác văn thư với công tác lưu trữ Công tác lập hồ sơ hành UBND huyện Thanh Thủy đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý Trong trình lập hồ sơ cán văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi bìa hồ sơ Các hồ sơ lập vào cuối năm nộp lưu vào phận lưu trữ quy định, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Cán văn thư lập danh mục hồ sơ trước đưa vào lưu trư quan Lãnh đạo UBND huyện triển khai quy định nội dung công tác lập hồ sơ hành sau: Đầu năm phận, chuyên viên theo dõi giải công việc ghi tiêu đề hồ sơ cơng việc Thu thập, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ Kết thúc biên mục hồ sơ Nhận xét: Việc lập hồ sơ tiến hành rõ ràng, cụ thể dễ tra tìm nhiên số tài liệu tình trạng lộn xộn, lưu trữ chưa lập hồ sơ nên gây khó khăn cho cơng tác chỉnh lý So với quy định Nhà nước nhìn chung cơng tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy thực tương đối tốt, việc triển khai thực quy định Nhà nước diễn thường xuyên Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm tồn nhiều hạn chế cần phải khắc phục để công tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy đạt hiệu cao Trong đợt kiểm tra, đánh giá công tác văn thư huyện đứng vị trí cao so với huyện khác 29 TIỂU KẾT: Thông qua thực trạng nêu trên, thấy hiểu tình hình công tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy Những ưư điểm ngày phát huy, song tồn nhược điểm cần khắc phục Vì vậy, tiền đề để đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy chương 30 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN THANH THỦY 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy 3.1.1 Ưu điểm Xây dựng thực tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, theo dõi văn đến quy định Nhà nước Trang bị hệ thống máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư Cán văn thư nhạy bén thực quy trình xử lý văn thực phù hợp với yêu cầu thực tế quan Quá trình lập sổ đăng ký, ghi chép cơng văn đi, công văn đến đầy đủ, khoa học, theo quy định; lập đầy đủ hồ sơ, phân loại kịp thời loại văn Công tác bảo quản sử dụng dấu văn thư làm tốt, khơng có tình trạng dấu hay đóng dấu khống Công tác lưu trữ cán phụ trách làm tốt theo quy trình nghiệp vụ Tài liệu bảo quản kho lưu trữ riêng quan đảm bảo đầy đủ yêu cầu chế độ, độ ẩm, ánh sáng Tài liệu kho xếp gọn gàng, khoa học thuận tiện cho việc khai thác sử dụng Được quan tâm lãnh đạo, kho lưu trữ quan trang bị đầy đủ loại trang thiết bị đảm bảo tài liệu khơng bị hư hỏng Có thể nói công tác VTLT UBND huyện Thanh Thủy thực cách khoa học, phù hợp với thực tế, góp phần tích cực q trình hoạt động quan Và hoạt động đóng vai trò quan trọng khơng thể thiếu quan 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh thành tựu đạt cơng tác VTLT UBND huyện Thanh Thủy có hạn chế sau: 31 Thiếu nhân viên làm cơng tác lưu trữ nên cơng việc tồn đọng nhiều Một số văn sai thể thức, nhầm lẫn chưa ban hành kịp thời Khối lượng công việc số lượng văn đi, đến nhiều cán VTLT lại thiếu nên q trình giải cơng việc chưa thực hiệu quả, tài liệu đọng lại nhiều Công tác lập hồ sơ hành thiếu nghiêm túc Khi đóng dấu số văn đóng dấu bị lệch, dấu chưa đóng quy định, dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn thư - lưu trữ hạn chế khơng đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Kho lưu trữ chưa trang bị trang thiết bị thực đại, việc bảo quản tài liệu chưa quan tâm mức, diện tích hạn chế Trên hạn chế cần khắc phục để công tác VTLT UBND huyện Thanh Thủy ngày phát triển 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thanh Thủy Qua thời gian khảo sát công tác VTLT UBND huyện Thanh Thủy nhận thấy ưu điểm tồn công tác Để phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế xin đề xuất số giải pháp sau nhằm nâng cao hiệu công tác VTLT Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác VTLT cho cán bộ, viên chức nói chung cán văn thư nói riêng quan Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác VTLT Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước, Luật lưu trữ Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác VTLT phù 32 hợp với nội dung cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác VTLT Bên cạnh cần có chế độ khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khuyến khích cán làm cơng tác VTLT thực tốt cơng việc Đào tạo thêm nguồn nhân lực, nhân viên có trình độ, nghiệp vụ chuyên môn cao, tuyển thêm nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ để tránh tình trạng ùn tắc công việc Tăng cường sở vật chất, đầu tư trang thiết bị đại cho công tác VTLT, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Sửa chữa thay kịp thời trang thiết bị hư hỏng nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Bên cạnh nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Mặt khác, cần tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc nhằm phát sai sót để khắc phục kịp thời Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Luật Lưu trữ Trên ý kiến đề xuất thân tơi sau q trình khảo sát cơng tác VTLT UBND huyện Thanh Thủy, kết hợp với lý thuyết học từ nhà trường hy vọng đóng góp phần nhỏ bé giúp cho cơng tác VTLT UBND huyện ngày hồn thiện đạt hiệu cao góp phần đảm bảo cho hoạt động quan diễn thuận lợi 33 TIỂU KẾT: Bằng cách đưa giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư trên, có phương hướng cụ thể để giúp cho UBND huyện Thanh Thủy đảm nhiệm thực vai trò cách hiệu Mong tương lai gần, UBND huyện Thanh Thủy vươn lên nơi có cơng tác Văn thư hoàn thiện đảm bảo địa bàn tỉnh Phú Thọ nước 34 KẾT LUẬN Tuy thời gian khảo sát ngắn nhờ quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình cơ, chú, anh, chị cộng với tinh thần ham học hỏi với nỗ lực, tơi có nhìn đầy đủ toàn diện cách thức tổ chức, thực công tác Văn thư UBND huyện Thanh Thủy, nhờ tơi hồn thành tốt đợt khảo sát Được tiếp xúc với môi trường mới, tham gia công việc liên quan đến công tác Văn thư, tơi có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức Có thể nói đợt khảo sát giúp tơi tìm hiểu sâu công tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn bản… Từ ý thức trách nhiệm cán văn thư trẻ lớn Bên cạnh ưu điểm cơng tác văn thư UBND huyện Thanh Thủy tồn số hạn chế Vì vậy, đề tài tơi đóng góp số ý kiến để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư quan Quá trình khảo sát tơi rút nhiều kinh nghiệm cho công việc sống Thực tế cho hiểu thêm chuyên ngành để đáp ứng yêu cầu khắc khe xã hội thời kỳ Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước đòi hỏi người cán phải khơng ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ để hồn thành tốt nhiệm vụ, tạo niềm tin cho lãnh đạo đồng nghiệp Đề tài trình tìm hiểu, nghiên cứu nghiêm túc nỗ lực phấn đấu thời gian khảo sát UBND huyện Thanh Thủy Ngồi nhờ hướng dẫn tận tình thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán bộ, nhân viên UBND huyện Thanh Thủy Tuy nhiên trình khảo sát thời gian không nhiều thực tế thân số hạn chế Vì vậy, đề tài khơng thể tránh khỏi sai sót, tơi mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung q thầy để đề tài hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS Tiết Hồng Nga, đề tài Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư CN Phạm Ngọc Dĩnh, đề tài Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan Phạm Thị Bích Hải, sách Chỉ dẫn phông lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III CN Trương Xuân Hồng, đề tài Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy mơn văn thư bậc trung học ThS Nguyễn Thị Tâm (2006), đề tài Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước ThS Nguyễn Thị Tâm (2009), đề tài Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư môi trường điện tử CN Trần Quốc Thắng(2010), đề tài Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam Giáo trình hành văn phòng quan nhà nước Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ - NXB Văn hóa Thơng tin 10 Thông tư “ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức” Bộ Nội Vụ số 04/2013/TT-BNV 36 PHỤ LỤC Thị trấn Thanh Thủy tổ chức Đại hội Đoàn Thanh niên nhiệm kỳ 2017-2022 ... CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác văn thư 1.1.3 Vai trò cơng tác văn thư ... trạng cơng tác văn thư UBND huyện Thanh thủy để thấy tầm quan trọng công tác UBND huyện chương 23 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY 2.1 Công tác soạn thảo... VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN THANH THỦY VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH THỦY Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ