Tìm hiểu về công tác văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất

Công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng; là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động của văn phòng, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Nó đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời cho công tác điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức và giúp tìm kiếm thông tin một cách chính xác và nhanh nhất. Đặc biệt, trong quá trình phát triển và hội nhập như ngày nay, công tác văn thư đang dần mang lại hiệu quả cao trong quá trình quản lý hành chính nhà nước ở mỗi địa phương, đồng thời cũng đòi hỏi chất lượng và trình độ của đội ngũ cán bộ văn thư phải năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Bùi Thị Phương Thảo, thực hiện bài báo cáo kiến tập với đề

tài nghiên cứu “Tìm hiểu về công tác văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất’’.

Tôi xin cam đoan đây là báo cáo do chính bản thân tôi thực hiện trongthời gian qua Tất cả các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài đượcnêu ra ở bài báo cáo là hoàn toàn trung thực Nếu phát hiện có bất kỳ sự gianlận và sai lệch nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung và thôngtin bài báo cáo của mình

Hà Nội, ngày tháng năm

Sinh viên

Bùi Thị Phương Thảo

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian kiến tập một tháng tại Huyện ủy Thạch Thất, được sựgiúp đỡ của cán bộ, nhân viên Văn phòng đã giúp tôi tìm hiểu rõ hơn về côngtác văn thư ở Văn phòng, tích lũy thêm được nhiều kiến thức, kinh nghiệm bổích để hoàn thành báo cáo kiến tập đúng thời gian quy định

Tôi xin trân trọng cảm ơn tới các thầy cô, đặc biệt đối với ThS ĐặngVăn Phong đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình chọn đềtài và nghiên cứu đề tài này Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn các cán bộ,nhân viên công tác tại Huyện ủy Thạch Thất đã hướng dẫn, tạo điều kiện chotôi hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian kiến tập vừa qua

Trong thời gian kiến tập, do lần đầu được tiếp xúc với môi trường thực

tế, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn trong việc nghiên cứu và hoàn thành bài báocáo nên dù đã rất cố gắng, song bài nghiên cứu của tôi cũng không thể tránhkhỏi những sai sót Vì vậy, tôi rất mong thầy cô sẽ góp ý và đưa ra những ýkiến để tôi có thêm nhiều bài học cũng như kinh nghiệm cho những bàinghiên cứu sau này để tôi có thể hoàn thành một cách tốt hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA HUYỆN ỦY THẠCH THẤT 1

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Thạch Thất 1

1.1.1 Chức năng 1

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Huyện ủy Thạch Thất 2

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất 3

1.2.1 Chức năng 3

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 4

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY THẠCH THẤT ……… 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 6

1.1 Tổng quan về khái niệm 6

1.1.1 Khái niệm văn thư 6

1.1.2 Khái niệm công tác 6

1.1.3 Khái niệm công tác văn thư 6

1.2 Nội dung công tác văn thư 7

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 7

1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản 7

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 8

1.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8

1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư 9

1.4 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư 9

1.4.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 9

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) 10 1.4.3 Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị 11

1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức 11

1.4.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan 11

* Tiểu kết Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY THẠCH THẤT 14

2.1 Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất 14

2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn thư 14

2.1.2 Loại hình văn thư 14

2.2 Công tác văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất 14

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.2 Quản lý văn bản đi 16

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 18

2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 21

2.2.5 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 22

2.2.6 Ứng dụng các phần mềm, tiến bộ khoa học công nghệ, trang thiết bị hiện đại trong công tác văn thư 23

2.3 Tìm hiểu nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 24

2.3.1 Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 24 2.3.2 Nhận xét về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp tại Huyện ủy Thạch Thất 25

2.4 Đánh giá 26

2.4.1 Ưu điểm 26

2.4.2 Nhược điểm 27

2.4.3 Nguyên nhân 27

* Tiểu kết Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY THẠCH THẤT 29

3.1 Định hướng công tác văn thư của cơ quan trong tương lai 29

3.2 Một số nhóm đề xuất 29

3.2.1 Đối với lãnh đạo cơ quan 29

3.2.2 Đối với cán bộ, nhân viên văn thư 30

3.2.3 Chính sách khen thưởng 30 3.2.4 Ứng dụng các phần mềm, tiến bộ khoa học công nghệ, trang thiết

bị hiện đại trong công tác văn thư 30

* Tiểu kết

KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC

PHẦN 1

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA HUYỆN ỦY THẠCH THẤT

Thạch Thất là huyện thuộc vùng Trung du đồng bằng Bắc bộ, cách Thủ

đô Hà Nội về phía Đông là 30 km, có vị trí quan trọng trong sự phát triển củaThành phố Hà Nội nói riêng, cả nước nói chung Huyện ủy Thạch Thất là cơquan Đảng hoạt động dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạonhân dân trong toàn huyện hoàn thành tốt các nhiệm vụ của Đảng và Nhànước giao

* Hình ảnh Huyện ủy Thạch Thất [xem phụ lục 01]

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện

ủy Thạch Thất

1.1.1 Chức năng

Huyện ủy Thạch Thất là cơ quan lãnh đạo Đảng ở địa phương chịu sựquản lý về thực hiện các đường lối, chính sách, Nghị quyết của Đảng cũngnhư của Huyện ủy Thạch Thất, đồng thời có trách nhiệm phối hợp với ban,ngành, mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội tổ chức xây dựngvà phát triển Đảng bộ Huyện trên tất cả các lĩnh vực

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Huyện ủy Thạch Thất thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của tổ chức cấp

trên và các điều quy định tại Chương IV: ‘’Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam đối với cơ quan lãnh đạo của Đảng ở địa phương’’.

- Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế

xã hội, an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng hàng năm, từ đó đề xuấtThành ủy và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ sung, điều chỉnh vàsửa đổi bổ sung trong chủ trương đường lối chính sách; Quyết định, chỉ địnhhoặc đình chỉ đối với cán bộ, đảng viên theo quy định của Đảng;

- Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành vàquyết định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan, đơn vị, tổ chức trực thuộcĐảng bộ Huyện; lãnh đạo về công tác cán bộ;

- Chỉ đạo đại hội Đảng bộ cơ sở, chuẩn bị mọi mặt cho Đại hội Đảngbộ Huyện;

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp những quần chúng ưu tú vàohàng ngũ của Đảng

Ngoài ra, Huyện ủy còn thực hiện các nhiệm vụ khác do cơ quan cấptrên giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Huyện ủy Thạch Thất

Huyện uỷ Thạch Thất là cơ quan tham mưu tổng hợp, phục vụ; thaymặt Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ trực tiếp lãnh đạo, điều hànhcông việc của Đảng, Đảng uỷ các xã, thị trấn trong huyện Thạch Thất

Huyện uỷ Thạch Thất có con dấu, tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quảnlý về tổ chức, biên chế và công tác của Ban Thường vụ Thành uỷ Hà Nội

Theo số liệu của Ban Tổ chức Huyện ủy, tính đến ngày 15/10/2015,tổng số đảng viên trong toàn huyện có 7.360 đồng chí, sinh hoạt tại 48 chi bộ,Đảng bộ trực thuộc Huyện ủy Trong đó: 23 Đảng bộ xã, thị trấn;25 Chi, Đảngbộ cơ quan

* Cơ cấu tổ chức

+ Ban Chấp hành Đảng bộ huyện

+ Ban Thường vụ: Bí thư Huyện ủy: 01 đồng chí; Phó Bí thư Huyệnủy: 02 đồng chí;

+ Các phòng, ban tham mưu giúp việc

- Ủy ban kiểm tra - Ban Tuyên giáo

- Ban Tổ chức - Trung tâm bồi dưỡng chính trị huyện

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức Huyện ủy Thạch Thất [xem phụ lục 02]

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất

1.2.1 Chức năng

- Văn phòng Huyện ủy là cơ quan thuộc hệ thống các Ban Xây dựngĐảng, có chức năng tham mưu tổng hợp, trực tiếp giúp cấp ủy điều hành tổchức mọi hoạt động của cấp ủy, chuẩn bị ra văn bản, theo dõi, kiểm tra thựchiện văn bản, sơ tổng kết và lưu trữ tài liệu đồng thời thực hiện chức năngquản trị hành chính của cơ quan Huyện ủy;

- Làm chức năng thông tin với cấp trên, với cơ sở; làm báo cáo, thôngbáo và sao gửi các văn bản theo quy định;

- Văn phòng Huyện ủy quan hệ chặt chẽ với Văn phòng Thành ủy đểtiếp nhận sự chỉ đạo, hướng dẫn về công tác chuyên môn, nghiệp vụ Đồngthời quan hệ chặt chẽ với các chi, Đảng bộ trực thuộc, Văn phòng UBND, cácban, ngành, đoàn thể của huyện nắm thông tin, tổng hợp tình hình, báo cáophản ánh với cấp ủy để có chủ trương, biện pháp xử lý kịp thời;

- Giúp cấp ủy theo dõi và thực hiện quy chế hoạt động, chương trìnhcông tác tháng, năm Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cấpủy và cơ quan huyện ủy; Quản lý việc thu, chi đảng phí, ngân sách Đảng

- Giúp cấp ủy chuẩn bị ra quyết định, tổ chức thực hiện và kiểm tra việcthực hiện quyết định

Ngoài việc ra quyết định, nghị quyết đã được thông qua hội nghị, đốivới những vấn đề không tổ chức thảo luận thì Văn phòng thừa lệnh Thườngtrực gửi tài liệu cần ban hành đến các thành viên có trách nhiệm tham gia ýkiến Văn phòng tổng hợp các ý kiến đóng góp và trình Thường trực hayThường vụ cho ý kiến, rồi chỉnh lý văn bản in ấn và ban hành.

Giúp cấp ủy tổ chức việc ra nghị quyết, quyết định thực hiện và kiểmtra việc thực hiện nghị quyết, quyết định (có thể tổ chức các hội nghị đểtruyền đạt nghị quyết) Định kỳ thời gian tổ chức cho cấp ủy (chủ yếu làThường trực) đi kiểm tra việc thực hiện nghị quyết, giúp cấp ủy tổ chức sơkết, tổng kết

Các chỉ thị, nghị quyết, kết luận, thông báo, quyết định của tập thể cấpủy, Thường vụ hay cá nhân các đồng chí Thường trực đều phải được ghi thànhvăn bản và có sổ theo dõi ghi số công văn và ngày phát hành

Tổng hợp tình hình, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Thườngtrực, Thường vụ, cấp ủy để bàn và xử lý kịp thời

Định kỳ làm báo cáo tình hình, kết quả các mặt hoạt động lên cấp trên,thông báo cho cơ sở và làm các loại báo cáo theo quy định của Thường trựcTỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy và Điều lệ Đảng quy định

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Huyện ủy Thạch Thất bao gồm 18 cán bộ nhân viên: 01Chánh văn phòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 01 Kế toán, 01 Văn thư – Thủquỹ, 01 Lưu trữ, 01 Quản trị mạng, 04 Lái xe, 04 Bảo vệ, 02 Tạp vụ, 01 Nấu

ăn, 01 Điện nước

Bộ máy tổ chức của Văn phòng Huyện uỷ bao gồm:

- Lãnh đạo Văn phòng:

+ ĐC Phạm Quang Thái - Chánh Văn phòng

+ ĐC Nguyễn Văn Lễ - Phó Chánh văn phòng (phụ trách tổng hợp –tham mưu)

+ ĐC Đỗ Toàn Thắng, ĐC Nguyễn Quan Sơn - Phó Chánh văn phòng(phụ trách hành chính quản trị, nội chính)

- Bộ phận hành chính, quản trị:

+ ĐC Phùng Thị Dung - NV kế toán

- Bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy:

+ ĐC Tạ Thu Thủy - NV đóng dấu, nhận văn bản

+ ĐC Nguyễn Thị Thu Thủy - NV lưu trữ

+ ĐC Đặng Thị Thủy - Chuyên viên

- Bộ phận thông tin, tổng hợp:

+ ĐC Nguyễn Trung Thìn

- Bộ phận khác:

+ ĐC Đỗ Thị Hương - NV nấu ăn

+ ĐC Nguyễn Thị Liên, Nguyễn Thị Thu Hiền - NV tạp vụ

+ ĐC Nguyễn Văn Hải - NV điện nước

+ ĐC Nguyễn Văn Toàn, Trần Văn Thái, Nguyễn Thanh Bình, PhạmXuân Thắng - NV lái xe

+ ĐC Vũ Văn Nguyện, Phạm Văn Hưng, Nguyễn Tiến Hành, ĐặngĐình Tần - NV bảo vệ

* Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Huyện ủy [xem phụ lục 03]

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY THẠCH

THẤT Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Tổng quan về khái niệm

1.1.1 Khái niệm văn thư

“Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ; thư là thư từ, thư tín Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn” [2; Tr 12].

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổchức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiệngiao tiếp chính thức với nhau

1.1.2 Khái niệm công tác

Công là công việc; tác là hợp tác Vì vậy, ta có thể hiểu công tác ở đâylà chỉ sự hợp tác của một hay nhiều người trong một tập thể, đoàn thể về mộtcông việc được cơ quan, tổ chức, Nhà nước giao phó

1.1.3 Khái niệm công tác văn thư

Thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong hoạt độngquản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong vănbản quy phạm pháp luật Vì thế, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về côngtác văn thư

Một định nghĩa đang được sử dụng trong công tác giảng dạy cho

chuyên ngành Văn thư lưu trữ ở nước ta được nêu trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư’’ của ‘’tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội, năm 2005’’: ‘’Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ

chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức’’[2 ; Tr 13]

Hay trong cuốn dự thảo‘’Thuật ngữ Văn thư Lưu trữ’’ của ‘’Cục Văn thư Lưu trữ, năm 2017’’, công tác văn thư được định nghĩa là: ‘’Các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư’’[3; Tr 9].

Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn đạt nhưng về nộihàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đến văn bản vàcon dấu trong cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái

niệm đã được nêu tại ‘’Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ’’ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1: ‘’Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư’’ [4; Tr.1].

1.2 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạtđộng quản lý, bao gồm những nội dung sau:

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiếtđược sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượngvăn bản

+ Bước 1: Chuẩn bị

+ Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thứcvăn bản theo quy định

+ Bước 3: Trình duyệt văn bản

+ Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành [2; Tr 83]

1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản

* Tổ chức quản lý văn bản đi

Theo quy định hiện hành, tổ chức quản lý văn bản đi gồm các bướcsau:

+ Bước 1: Kiếm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng,năm của văn bản

+ Bước 2: Đăng kí văn bản đi

+ Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn

+ Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

+ Bước 5: Lưu văn bản đi [2; Tr 112]

* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

+ Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

+ Bước 4: Đăng ký văn bản đến

+ Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến[2; Tr 133]

1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Có hai loại dấu: Dấu cơ quan và các loại dấu khác ( dấu chỉ mức độmật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ phạm vi lưu hành)

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đãcó quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm phápluật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền và cần tuân thủ đúng nguyêntắc sử dụng con dấu đã được quy định đề ra

1.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Đây là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xongcông việc nhưng chưa lập hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan coi như chưahoàn thành công việc Trong tổ chức, cơ quan, các cá nhân, đơn vị được giaonhiệm vụ cần có trách nhiệm hoàn thành nghiêm chỉnh và tuân thủ đúng theo

nguyên tắc được quy định về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

1.3 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các

cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớnhay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng vănbản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lêncấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiệntượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Vì vậy, công tác văn thư có ý nghĩa

vô cùng quan trọng, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổchức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức chính trị -

xã hội điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo,chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trongcông tác văn phòng:

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chấtlượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnhquan liêu giấy tờ;

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đẩy đủ chứng cứ về mọi hoạt độngcủa cơ quan và cá nhân;

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đẩy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ [2; Tr 15]

1.4 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc thực hiện công tác văn thư

1.4.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thưtrong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quancấp dưới và các đơn vị trực thuộc Công tác văn thư có làm tốt hay không,trước hết thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan Để thực hiện nhiệm vụ

này, Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng (Trưởng phòngHành chính ở (cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thưtrong phạm vi trách nhiệm của mình.

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chínhxác các văn bản đến cơ quan; có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyếtnhững văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giảiquyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của

cơ quan theo quy định của Nhà nước; có thể giao phó cấp dưới ký thay nhữngvăn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vilĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh vănphòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những vănbản có nội dung không quan trọng

Tùy vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thểlàm một số việc khác như: Xem xét, cho ý kiến về việc phân phối, giải quyếtvăn bản đến cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,…[2; Tr 17]

1.4.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không cóVăn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ côngtác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Chánh Văn phòng phải trực tiếp làm những công việc như sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Thủ trưởng một số văn bản được Thủ trưởng giao và kýnhững văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơquan;

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với mọi văn bản trước khi ký gửiđi;

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi;

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm mộtsố việc thuộc nhiệm vụ của văn thủ chuyên trách [2; Tr 18]

1.4.3 Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị

- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;

- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;

- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao [2; Tr 19]

1.4.4 Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ nhữngnội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:

- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởngvà cán bộ phụ trách đơn vị;

- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;

- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quyđịnh của cơ quan;

- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;

- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độcông tác văn thưcủa cơ quan [2; Tr 19]

1.4.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan

* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến;

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;

- Trình văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việcgiải quyết văn bản đến [2; Tr 19].

* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày, tháng,…;

- Đóng dấu văn bản đi;

- Đăng ký văn bản đi;

- Chuyển giao văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;

- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến,

sổ chuyển giao văn bản [2; Tr 20]

* Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Giúp Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) làm danhmục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục;

- Giúp Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm trađôn đốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan [2; Tr 20]

* Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

- Bảo quan an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu vănphòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác;

- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan [2; Tr 21]

* Đối với những công việc khác có liên quan

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên Tùy theo năng lực và yêu cầu cụthể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm mộtsố công việc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòngvà công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hếtthời gian làm việc [2; Tr.21]

* Tiểu kết:

Trong chương 1, tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác vănthư: Khái niệm, nội dung, vai trò, trách nhiệm của các cá nhân trong việc thựchiện công tác văn thư Tất cả những nội dung được thể hiện trong chương 1 sẽgiúp tôi có được cơ sở lý luận, thực tiễn để triển khai những nội dung ởchương 2 một cách tốt hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

HUYỆN ỦY THẠCH THẤT

2.1 Cơ cấu tổ chức và loại hình văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất

2.1.1 Cơ cấu tổ chức văn thư

Bộ phận văn thư tại huyện ủy Thạch Thất bao gồm: ĐC Tạ Thu Thủy,Nguyễn Thị Thu Thủy, Đặng Thị Thủy – Chuyên viên

* Hình ảnh phòng làm việc của bộ phận Văn thư tại Huyện ủy ThạchThất [xem phụ lục 04]

2.1.2 Loại hình văn thư

Hình thức văn thư là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận hoặc cán bộvăn thư chuyên trách để thực hiện một số khâu nghiệp vụ của công tác vănthư Hiện nay, ở nước ta, có hai hình thức tổ chức công tác văn thư được ápdụng, Ở các cơ quan, tổ chức, đó là hình thức văn thư tập trung và hình thứcvăn thư hỗn hợp

Công tác văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất được tổ chức theo hình thứcvăn thư tập trung Chị Tạ Thu Thủy sẽ có trách nhiệm đánh máy, soạn thảo,đóng dấu, nhận văn bản đến Đảm nhiệm giải quyết văn bản, lưu trữ, lập hồ sơhiện hành do chịNguyễn Thị Thu Thủy Ngoài ra, các khâu nghiệp vụ khácnhư họp, trình văn bản, ký,… của công tác văn thư sẽ được thực hiện tại Vănphòng Huyện ủy

Huyện ủy chỉ có văn thư cơ quan, không bố trí văn thư ở các đơn vị

2.2 Công tác văn thư tại Huyện ủy Thạch Thất

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Huyện ủy Thạch Thất đã áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước khisoạn thảo văn bản Tất cả cán bộ văn phòng áp dụng đúng thể thức và kỹ thuậttrình bày khi soạn thảo văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản hành chính; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về Công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định110/2004/NĐ-CP Huyện ủy Thạch Thất đã cụ thể hóa quy định vào trongcông tác soạn thảo, quy trình soạn thảo văn bản được tiến hành theo các bướcsau:

Bước 1: Xác định vấn đề nội dung cần soạn thảo, lựa chọn tên loại vănbản

Bước 2: Xây dựng đề cương và viết dự thảo

Bước 3: Trình duyệt nội dung và xin ý kiến lãnh đạo

Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo

Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản

Bước 6: Trình ký văn bản

Bước 7: Đóng dấu, phát hành và lưu văn bản

Chị Đặng Thị Thủy - Chuyên viên có trách nhiệm nghiên cứu tổng hợpgiúp Chánh văn phòng Huyện uỷ - ông Phạm Quang Thái dự thảo các văn bảncủa Huyện uỷ, của Ban thường vụ, Thường trực Huyện uỷ Sau khi dự thảoxong văn bản, chị Đặng Thị Thủy có nhiệm vụ trình Chánh văn phòng, PhóVăn phòng phụ trách tổng hợp xem xét về nội dung, về thể thức pháp lý vănbản, xong trình Bí thư hoặc Phó Bí thư Thường trực duyệt về nội dung ÔngPhạm Quang Thái – Chánh văn phòng xem xét nội dung và thể thức pháp lývăn bản trước khi phát hành

Văn phòng Huyện ủy ban hành 27 thể loại văn bản:

- 19 loại hình văn bản: Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Thông báo,Quy định, Kết luận, Báo cáo, Thông cáo, Chương trình, Thông tri, Hướngdẫn, Kế hoạch, Quy hoạch, Đề án, Dự án, Phương án, Thông tư, Công văn,Biên bản

- 08 loại hình giấy tờ hành chính: Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận,Giấy nghỉ phép, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công

Bảng 2.1: Thống kê số lượng ban hành văn bản của Huyện ủy Thạch Thất năm 2017

Kếtluận

Báocáo

Kếhoạch

Hướngdẫn

Côngvăn

Thôngbáo

[Nguồn: Văn phòng Huyện ủy]

Theo bảng số liệu thống kê, tính đến ngày 31/12/2017, Huyện ủy đãban hành 1391 văn bản Trong đó, Quyết định chiếm số lượng nhiều nhất 582văn bản; sau đó đến Công văn 424 văn bản Nghị Quyết và Tờ trình có sốlượng văn bản ít nhất với 03 văn bản

Việc soạn thảo và ban hành Văn bản của Văn phòng Huyện uỷ đượclàm đúng quy trình soạn thảo, thể thức văn bản hầu hết đúng thể thức, ít saisót, việc ban hành văn bản đúng chức năng thẩm quyền theo đúng quy định đềra

* Số 02-QĐ/HU Quy định về ban hành văn bản của Ban Chấp hànhĐảng bộ huyện, Ban Thừng vụ Huyện ủy [xem phụ lục 05]

2.2.2 Quản lý văn bản đi

Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quảnlý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quantại Điều 2

khoản 1 định nghĩa: ‘’Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành’’[6; Tr 1].

Quy trình quản lý văn bản đi của Văn phòng Huyện ủy Thạch Thấtđược tiến hành theo các bước sau:

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của vănbản

- Đăng kí văn bản đi

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi