Hiện đại hóa công tác văn phòng đang là một đòi hỏi bức xúc của thời đại. Xu thế phát triển tất yếu thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới. Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá sẽ càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức.
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian hai tháng thực tập Công ty Thời Trang Phát Triển Cao, giúp đỡ lãnh đạo, nhân viên công ty giúp tơi tìm hiểu rõ cơng việc Văn phịng, tích lũy thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm bổ ích hồn thành báo cáo thực tập thời gian quy định Qua đó, giúp tơi trang bị cho kiến thức thực tế để thực công việc tương lai Đồng thời, xin trân trọng cảm ơn thầy giáo Th.S Đặng Văn Phong cô giáo Th.S Lâm Thu Hằng giảng viên khoa Quản trị văn phịng tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao hướng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập vừa qua Trong trình nghiên cứu tìm hiểu, tơi gặp nhiều khó khăn Mặt khác trình độ cịn hạn chế nên dù có cố gắng song báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy cô bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận sai sót qua có thêm nhiều nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm LỜI CAM ĐOAN Tôi thực báo cáo với đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao” Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học thân thực thời gian qua Tất nội dung kết nghiên cứu đề tài nêu báo cáo hồn tồn trung thực Nếu phát có bất kỳ gian lận sai lệch nào, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung thơng tin báo cáo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Các nguồn tài liệu sử dụng .3 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng .5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa văn phòng 1.2 Một số vấn đề đại hóa cơng tác văn phịng 1.2.1 Khái niệm đại hố cơng tác văn phòng 1.2.2 Mục tiêu đại hóa cơng tác văn phịng 10 1.2.3 Các tiêu chuẩn để đánh giá văn phòng đại 10 1.2.4 Nội dung đại hố cơng tác văn phòng 11 Chương THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN CAO 24 2.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao .24 2.1.1 Thông tin doanh nghiệp .24 2.1.2 Quá trình thành lập, hoạt động 24 2.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công Ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao .25 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phận công ty 25 2.2.2 Cơ cấu tổ chức 30 2.3 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao 30 2.3.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 30 2.3.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 33 2.4 Thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao 33 2.4.1 Công tác văn thư - lưu trữ 33 2.4.2 Xử lý thông tin .36 2.4.3 Tổ chức máy làm việc .37 2.4.4 Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng 40 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN CAO 42 3.1 Nhận xét chung 42 3.1.1 Những kết đạt 42 3.1.2 Những tồn hạn chế 43 3.1.3 Nguyên nhân 43 3.2 Một số giải pháp .43 3.2.1 Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho cơng tác văn phịng 43 3.2.2 Tổ chức nhân 45 3.2.3 Bố trí nơi làm việc cách khoa học, hợp lý 45 3.2.4 Đổi công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn hội nhập quốc tế điều khách quan 46 KẾT LUẬN 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài “Văn phòng” thuật ngữ xuất từ lâu lịch sử, từ thời La Mã cổ đại người ta lập nên văn phòng “người biện hộ” với chức năng, nhiệm vụ có điểm tương đồng với văn phịng đại Theo tiến trình phát triển kinh tế xã hội, văn phịng ngày nhận diện đầy đủ, tồn diện Mỗi cách hiểu văn phòng thời đại mang đậm dấu ấn lịch sử hồn cảnh giao tiếp ngơn ngữ Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phịng quan, tổ chức ln cần quan tâm đặc biệt Từ đặt vấn đề cơng tác văn phòng xuất thuật ngữ “văn phòng đại” Hiện đại hóa cơng tác văn phịng đòi hỏi xúc thời đại Xu phát triển tất yếu thời đại toàn cầu hóa, xây dựng kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội phải không ngừng đổi đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phịng cần nhanh chóng chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phòng kiểu Văn phòng phải có ý thức trước bước so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng sớm đại hoá phục vụ tốt lãnh đạo quan, tổ chức Một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời, giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng chức văn phịng, giúp họ có thời gian tập trung vào hồn thành tốt nhiệm vụ mình, tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao Mặt khác, đại hóa cơng tác văn phịng nội dung học phần khối kiến thức chuyên ngành mà học khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bởi vậy, định tiến hành đề tài để vận dụng lý thuyết học vào thực tế Không thế, chọn đề tài làm báo cáo thuận lợi công tác thu thâp tài liệu như: Báo cáo thực tập, tài liệu quan nghiên cứu, sách giáo trình hay thơng tin tham khảo mạng,… Tuy nhiên, chưa Báo cáo thực tập hay giáo trình thể rõ đề tài nghiên cứu Cho nên, định tiến hành triển khai đề tài Mục tiêu nghiên cứu Tơi lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao” làm đề tài cho báo cáo thực tập với mục tiêu: - Nghiên cứu sở lý luận văn phòng đại hóa cơng tác văn phịng - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cơng ty Văn phịng cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao - Làm rõ tình hình đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao Từ đó, đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng cơng ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao - Giới hạn phạm vi nghiên cứu + Không gian: Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao + Thời gian: Từ năm 2017 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung vào hai nội dung chính: - Đánh giá thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao - Xây dựng giải pháp nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao Các nguồn tài liệu sử dụng - Sách tham khảo Giáo trình: + Đồng chủ biên GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân + PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2001) Giáo trình Nghiệp vụ văn phịng, Nhà xuất Thống Kê + PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội + PGS TS Triệu Văn Cường (2016) Giáo trình văn thư, Nhà xuất Lao Động Hà Nội + TS Lưu Kiếm Thanh (2009) Hành văn phòng quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học Kỹ thuật - Báo cáo thực tập: Cao Thị Xn Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học Nội Vụ Hà Nội - Các văn quy phạm pháp luật: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tài liệu thơng tin Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển cao cung cấp - Tài liệu tham khảo mạng: http://sohovina.com.vn/van-phong-cho-thue/chi-tiet/113-van-phonghien-dai-y-nghia-cua-van-phong.htm http://luutru.hcmussh.edu.vn/?ArticleId=78bb823b-788e-4b28-9fc540eee7191d69 https://tailieu.vn/doc/chuong-vii-doi-moi-va-hien-dai-hoa-van-phong417396.html Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Đọc tài liệu Đây phương pháp kế thừa tài liệu có sẵn như: Giáo trình, Báo cáo thực tập, tài liệu tham khảo mạng, tài liệu quan cung cấp,… - Tổng hợp, phân tích, logic: Trong q trình tơi thực đề tài này, phương pháp vận dụng tiến hành nhiều - Phương pháp khảo sát thực tế: Các hình ảnh, định quan trình khảo sát nơi thực đề tài nghiên cứu chọn Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo Phụ Lục, đề tài triển khai thành kết cấu ba chương: Chương Những lý luận văn phịng đại hóa cơng tác văn phòng Chương Thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao Chương NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Tổng quan văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Khái niệm “văn phịng” hiểu theo nhiều nghĩa khác sau: Thứ nhất, văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Thứ hai, văn phịng cịn hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Thứ ba, văn phòng nơi làm việc cụ thể người có chức vụ, có tầm cỡ nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc, v.v… Thứ tư, văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, tức công việc liên quan đến công tác văn thư Các cách hiểu “văn phòng” phản ảnh nhận thức chức năng, nhiệm vụ văn phòng thời kỳ lịch sử hồn cảnh giao tiếp ngơn ngữ định Tuy nhiên, hoạt động quản lý hành cần có đánh giá tồn diện, đầy đủ xác hoạt động diễn phận quan, tổ chức để nhằm xây dựng tổ chức điều hành cơng việc ngày có hiệu Vì vậy, đến khái niệm thống là: 1“Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức đó.” TS Lưu Kiếm Thanh (2009) Hành văn phịng quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học Kỹ thuật 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa văn phòng 1.1.2.1 Chức văn phòng2 Chức tham mưu, tổng hợp Thực chức tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành hoạt động có nội dung nhiều mặt có tính chất tổng hợp việc tham vấn mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo tổ chức làm việc lãnh đạo quan, tổ chức Như vậy, “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, cịn “tổng hợp” thống kê, xử lý thơng tin phục vụ cho hoạt động quản lý Việc tách bạch hai nội dung không cần thiết, nhiều trường hợp thực dẫn tới phiến diện, chủ quan hoạt động định quản lý Có thể thấy, hoạt động quan, tổ chức diễn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác có tính chủ quan khách quan Muốn có định đắn, khoa học, người lãnh đạo dựa vào ý chí chủ quan mình, mà cịn phải xét đến yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Việc thu thập, phân tích tổng hợp ý kiến thơng thường phần lớn thực phận văn phòng Hoạt động mang tính tham vấn chun mơn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn định tối ưu Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ xác thơng tin đầu vào, đầu ra, kể thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập Như vậy, tham mưu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mưu Chức hậu cần Các điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính, v.v… yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường cơng việc quan, tổ chức Chúng phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan, tổ chức Đó chức TS Lưu Kiếm Thanh (2009) Hành văn phịng quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học Kỹ thuật nhanh giúp cho cơng tác quản lý Văn phịng công ty thuận lợi Nơi diễn họp, bàn bạc cơng việc Văn phịng bố trí tương đối khoa học, đầy đủ Các thiết bị, máy móc như: máy chiếu, máy ghi âm, máy ảnh, loa đài, micro , bàn ghế phần đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ nói chung Ngồi ra, phịng họp cịn trang bị điều hồ, quạt điện, bình hoa, tranh ảnh trang trí, rèm cửa tạo khơng khí trang trọng, lịch Nhìn chung, Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao, hầu hết lãnh đạo, cán bộ, nhân viên sử dụng thành thạo kỹ máy tính như: nhận tin, lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu Đặc biệt chuyên viên Hành - Quản trị có trình độ thao tác xử lý thông tin trang thiết bị máy móc cách chuyên nghiệp * Tiểu kết Trong chương 2, nội dung mà tơi trình bày thực trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao như: công tác văn thư – lưu trữ, xử lý thông tin, tổ chức máy làm việc, trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phịng sở giúp tơi thấy rõ ưu khuyết điểm đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao để từ đề giải pháp góp phần nâng cao hiệu vấn đề công ty tốt mà tơi trình bày chương 41 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN CAO 3.1 Nhận xét chung 3.1.1 Những kết đạt Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao có cấu tổ chức gọn nhẹ, dễ dàng việc quản lý, tiết kiệm chi phí việc trả lương cho nhiều nhân lực Đồng thời dễ dàng kiểm tra kiểm sốt cơng việc nhân viên Văn phòng xác định rõ chức năng, nhiệm vụ mình, điều thể rõ hoạt động điều phối công việc, tổ chức thông tin, công tác văn thư – lưu trữ nhiệm vụ hậu cần nhấn mạnh mức Trong trình thực nhiệm vụ, lãnh đạo Văn phịng có hình thức kiểm tra chặt chẽ việc thực chức năng, nhiệm vụ cá nhân Đồng thời, động viên, phê bình thẳng thắn cá nhân có thành tích cá nhân khơng hoàn thành nhiệm vụ giao Cán bộ, nhân viên Văn phịng ln giữ cho tác phong làm việc khoa học, nghiêm túc, có tinh thần kỷ luật cao, có thái độ ứng xử niềm nở, lịch Với mơ hình văn thư tập trung tồn công đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn tập trung nơi chung cho quan, văn thư đảm nhiệm Điều góp phần giảm bớt chi phí cho việc thực công tác văn thư, tạo thống đạo nghiệp vụ dễ dàng việc quản lý, kiểm sốt văn Mơi trường điều kiện làm việc nhân viên Văn phòng quan tâm với vị trí thuận tiện, thống mát, có đủ ánh sáng trang thiết bị để làm việc 42 3.1.2 Những tồn hạn chế - Cơ cấu văn phịng cịn nhỏ nên cơng việc CBCNV chưa phân định cách rõ ràng Có nhân viên lễ tân phải quét dọn, pha trà mà có nhân viên văn thư phải tiếp khách… - Chưa thực khai thác hết tính việc tìm kiếm thơng tin mạng internet, chưa hiểu hết vai trò, tầm quan trọng hiệu việc nối mạng, nên nhiều cịn xảy tình trạng lãng phí sở vật chất, trang bị kỹ thuật - Một số máy móc văn phịng, máy vi tính mua sắm sử dụng thời gian dài nên cũ, thiếu tính thẩm mỹ chất lượng khơng cao dễ xảy cố gây cản trở công việc 3.1.3 Ngun nhân Tuy có phân cơng cơng việc hoạt động chồng chéo gây lúng túng việc thực công việc phận cấp Do sở vật chất phục vụ công việc phịng văn thư nói riêng Văn phịng cơng ty cịn hạn chế, chưa đồng Vì hoạt động quản lý văn đạt hiệu chưa cao Do biện pháp xử lý vi phạm nhiều bấp cập, chưa nghiêm khắc trường hợp làm sai quy định dẫn đến tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên chưa cao Đây tình trạng phổ biến khơng tồn Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao mà tồn nhiều quan, tổ chức khác 3.2 Một số giải pháp 3.2.1 Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho công tác văn phịng Để nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng vấn đề trang vấn đề đầu tư trang thiết bị vấn đề mấu chốt cần ban lãnh đạo cơng ty nói chung lãnh đạo Văn phịng nói riêng quan tâm Trong q trình tìm 43 hiểu em xin có vài ý kiến để tăng cường việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào Văn phịng sau: Trước tiên lãnh đạo Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao Văn phịng cần có phương án đạo phịng, ban xây dựng cơng trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tồn phịng ban nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình để theo kịp trình độ phát triển công nghệ thông tin Muốn làm điều này, đội ngũ cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phịng cần khơng ngừng trau dồi kiến thức cơng nghệ thơng tin, thường xun cập nhật, tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách có kịp thời nắm bắt nhu cầu ngày cao cơng việc Tiếp đó, tiến hành đầu tư trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Văn phịng như: đầu tư hệ thống máy tính thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội LAN mạng diện rộng WAN; mua sắm số máy tính thay cho máy tính cũ Bên cạnh lãnh đạo Văn phịng cần có kế hoạch mua sắm thêm số máy móc cần thiết máy fax, máy in, máy huỷ tài liệu tính chất cơng việc văn phịng nên cần đầu tư thêm loại máy để phục vụ cho cơng tác văn phịng tốt Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc thiết bị văn phịng Bên cạnh cần đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán có đủ chun mơn nghiệp vụ, trình độ cơng nghệ để sử dụng thiết bị đại, ứng dụng tiến công nghệ thông tin; bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho cán văn phòng Trang bị cho lãnh đạo văn phịng máy máy vi tính cài đặt phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành quản lý hoạt động nhân viên quyền hàng ngày mà không cần lại thời gian công sức 44 Đối với phận văn thư - lưu trữ cần trang bị phần mềm quản lý tài liệu Đây điều quan trọng trang bị phần mềm phận văn thư giảm thiểu thời gian tra tìm quản lý tài liệu, cho phép giảm tối đa khơng gian, diện tích cất giữ tài liệu Mỗi máy vi tính cán lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên văn phịng cần cài đặt mật riêng để khơng xảy tình trạng tiết lộ thơng tin bảo vệ thơng tin quan cách an tồn hiệu 3.2.2 Tổ chức nhân Nâng cao nhận thức vai trò, trách nhiệm tầm quan trọng cơng tác Văn phịng đội ngũ lãnh đạo chuyên viên, đặc biệt phải quán triệt nhận thức coi cơng tác Văn phịng trách nhiệm chung phận, phịng ban cơng ty Tăng cường lực lãnh đạo chuyên viên cơng tác văn phịng Trước mắt, đề nghị Văn phịng công ty lập đề án nâng cao lực đội ngũ văn phịng, quy hoạch tổng thể, điều tra, khảo sát, đánh giá vị trí xem mức độ đáp ứng công việc đội ngũ cán nhân viên, sở có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng Tăng cường kiểm tra, kiểm soát có chế tài thưởng phạt phù hợp Liên quan đến giải pháp này, đề nghị Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao xây dựng quy trình xử lý văn với phân công trách nhiệm cụ thể, xây dựng chế phối hợp hoạt động Văn phịng đơn vị ngồi công ty Đối với công tác tổng hợp, thư ký, Văn phịng cơng ty đầu mối đạo chuẩn hố hệ thống mẫu văn thống kê tồn cơng ty 3.2.3 Bố trí nơi làm việc cách khoa học, hợp lý Xây dựng triển khai đề án nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực chung tạo môi trường cảnh quan đẹp, phù hợp với điều kiện, vị yêu cầu nhiệm vụ Văn phịng cơng ty Theo quy hoạch đó, mối quan hệ phối hợp hoạt động dịch vụ cần quy đầu mối; chuyên nghiệp hoá 45 dịch vụ; thống việc phối hợp hoạt động phận Văn phòng liên quan đến vấn đề môi trường cảnh quan, an ninh, dịch vụ,… 3.2.4 Đổi công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn hội nhập quốc tế điều khách quan Hồn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phịng, đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư Văn phịng cơng ty Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 vào hoạt động Văn phịng cơng ty thực chất phương pháp quản lý nhằm hệ thống hoá cụ thể hoá thủ tục hành ứng với cơng việc theo trình tự định quy định nhiều văn pháp luật quy định, quy chế Triển khai thực chế ‘’một cửa’’ việc giải công việc cá nhân phận Đây cách thức giải cơng việc tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền quan hành nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả lại kết thông qua đầu mối ‘’bộ phận tiếp nhận trả kết quả’’ Đây biện pháp nhằm đơn giản, công khai thủ tục hành chính, mẫu hóa thống nước loại giấy tờ mà công ty cần phải làm có u cầu giải cơng việc sản xuất, kinh doanh đời sống; bảo đảm giải cơng việc nhanh chóng, thuận tiện cho cơng ty Tìm kiếm giải pháp quản lý cơng tác văn thư - lưu trữ đại cách cài đặt phần mềm quản lý công văn đi, đến Đào tạo cán bộ, cơng chức nói chung cán bộ, cơng chức làm cơng tác văn thư nói riêng Trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành 46 chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v… Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng u cầu q trình hội nhập Cơng tác văn thư – lưu trữ làm tốt góp phần tích cực q trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý hệ thống hành nhà nước nói riêng, lẽ, làm tốt công tác văn thư đảm bảo thơng tin thơng suốt, xác, kịp thời cho hoạt động quản lý quan Nếu khâu công tác văn thư – lưu trữ triển khai tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; đăng ký văn đi, đến rõ ràng đầy đủ; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định văn chấp hành nghiêm chỉnh nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động Văn phịng cơng ty nói riêng hoạt động quản lý cơng ty nói chung Mặt khác, việc làm tốt cơng tác văn thư – lưu trữ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ - thói quen cố hữu máy hành nước ta Có thể coi biện pháp hữu hiệu làm thay đổi phương thức điều hành hoạt động công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao * Tiểu kết Từ nội dung mà thể chương chương 2, thấy rõ ưu điểm, hạn chế đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao Từ đó, đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu góp phần giúp cơng tác văn phịng Văn phịng cơng ty nói riêng tồn cơng ty nói chung ngày phát triển hoàn thiện tốt 47 48 KẾT LUẬN Văn phịng phần khơng thể thiếu máy tổ chức bất kỳ quan đơn vị Văn phịng nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo yếu tố vật chất tinh thần cho hoạt động quan đơn vị Các quan đơn vị muốn tồn phát triển có hiệu quả, phải nắm vững kiến thức chiến lược phát triển đơn vị mình, phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sản xuất kinh doanh tối ưu, Từ việc phân tích vai trị, chức năng, nhiệm vụ văn phịng ta khẳng định văn phịng có vị trí quan trọng bất kỳ quan, tổ chức Văn phòng ví bốn bánh xe chuyển động Nếu bánh xe chạy đều, không nổ săm, bục lốp chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu Một văn phịng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ điều kiện phương tiện đại cơng việc chạy đều, quản lý hành thơng suốt Thủ trưởng quan, đơn vị muốn hoạt động quan, đơn vị thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp thường xuyên chăm lo kiện tồn máy văn phịng, xây dựng đội ngũ cán cơng chức văn phịng vững mạnh, tích cực trang bị vật chất, bước đại hoá cơng tác văn phịng Thời đại ngày nay, khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung quan tổ chức nhanh chóng đại hố cơng tác văn phịng Đặc biệt tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp nhanh chóng đầu tư trang thiết bị đại, đồng thời đổi phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có lực chun mơn trình độ cao, đảm bảo cho văn phịng hoạt động có hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng văn phòng đại, lãnh đạo Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao nói chung lãnh đạo Văn phịng nói riêng đạo thống nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng để đáp ứng nhu cầu hoạt động, nhiệm vụ công ty cách tốt 49 Tóm lại, cơng tác văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phịng nắm tình hình sai lãnh đạo giải cơng việc khơng Vì vậy, văn phịng làm việc theo quy chế, có nề nếp, cán bộ, nhân viên văn phịng có trình độ, có lực, làm việc có trách nhiệm, động, sáng tạo, công việc quan, đơn vị chạy đều, lãnh đạo điều hành thơng suốt, có hiệu Do đó, văn phịng phải tổ chức cách khoa học, văn minh; cán văn phòng phải giỏi việc, biết nhiều việc, có nhiệt tình, trách nhiệm cao, Trước u cầu q trình cơng nghiệp hố, đại hố hội nhập quốc tế địi hỏi cơng tác văn phịng phải tiếp tục đổi mạnh mẽ, toàn diện nhận thức, phương pháp cơng tác tổ chức nhân để văn phịng thực trung tâm điều hành lãnh đạo đơn vị, chung sức toàn ngành hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước giao phó 50 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cao Thị Xuân Hiện đại hóa cơng tác văn phịng Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học Nội Vụ Hà Nội Đồng chủ biên GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2001) Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, Nhà xuất Thống Kê PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Giáo trình Quản trị văn phịng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội PGS TS Triệu Văn Cường (2016) Giáo trình văn thư, Nhà xuất Lao Động Hà Nội Tài liệu thông tin Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển cao cung cấp Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành TS Lưu Kiếm Thanh (2009) Hành văn phịng quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học Kỹ thuật 10.http://sohovina.com.vn/van-phong-cho-thue/chi-tiet/113-van-phonghien-dai-y-nghia-cua-van-phong.htm 11 http://luutru.hcmussh.edu.vn/?ArticleId=78bb823b-788e-4b289fc5-40eee7191d69 12 https://tailieu.vn/doc/chuong-vii-doi-moi-va-hien-dai-hoa-vanphong-417396.html 51 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hình ảnh Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao (Nguồn Tác Giả) 52 Phụ lục 02 (Nguồn Văn phịng) 53 Phụ lục 03 Hình ảnh Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao (Nguồn Tác Giả) 54 Phụ lục 04 Chánh Văn phịng Phó Chánh văn phịng Nhân viên Văn thư – Lưu trữ Nhân viên đánh máy in tài liệu Nhân viên Kỹ thuật tổng đài Nhân viên lái xe Nhân viên bảo vệ Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao (Nguồn Tác Giả) 55 ... trạng đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao - Xây dựng giải pháp nhằm nâng cao hiệu đại hóa cơng tác văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển. .. THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN CAO 2.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao 2.1.1 Thông... văn phịng Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao 2.4.1 Công tác văn thư - lưu trữ Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, Văn phịng Cơng ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển