Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18

Tổ chức và hoạt động đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói chung và đối với từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Thiết lập tổ và hoạt động giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quy trình hoạt động và mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổ chức. Tổ chức và điều hành hoạt động phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới sự thực hiện công việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa mãn đối với công việc của họ. Việc thiết kế tổ chức và hoạt động phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức. Để tạo ra một hệ thống quản lý nhà nước thống nhất, chúng ta cần luôn đổi mới đáp ứng nhu cầu của sự phát triển, các cấp chính quyền phải nâng cao năng lực làm việc năng động sáng tạo và làm tốt công tác của mình.

LỜI CẢM ƠN Tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Nhà trường thầy cô khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt thầy ThS Nguyễn Hữu Danh thầy tận tình hướng dẫn từ khâu chọn đề tài tới phạm vi nghiên cứu q trình tơi thực đề tài Khơng thế, để hồn thành tiểu luận này, q trình thu thập tổng hợp thơng tin, tơi nhận giúp đỡ tận tình cán nhân viên Công ty Cổ phần Lilama 18 Trong q trình nghiên cứu, tơi gặp nhiều khó khăn Mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù có cố gắng song tiểu luận tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy cô bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận sai sót qua có thêm nhiều nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận với đề tài “Tìm hiểu tổ chức hoạt động phòng Hành Cơng ty Cổ phần Lilama 18” Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học chính thân thực thời gian qua Tất nội dung kết nghiên cứu đề tài nêu tiểu luận hoàn tồn trung thực Nếu phát có bất kỳ gian lận sai lệch nào, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung thông tin tiểu luận PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài “Văn phòng” thuật ngữ xuất từ lâu lịch sử, từ thời La Mã cổ đại người ta lập nên văn phòng “người biện hộ” với chức năng, nhiệm vụ có điểm tương đồng với văn phòng đại Theo tiến trình phát triển kinh tế xã hội, văn phòng ngày nhận diện đầy đủ, tồn diện Mỗi cách hiểu văn phòng thời đại mang đậm dấu ấn lịch sử hồn cảnh giao tiếp ngơn ngữ Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan, tổ chức có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức ln cần quan tâm đặc biệt Tổ chức hoạt động đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý hành chính nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Thiết lập tổ hoạt động giúp cho người lao động hiểu rõ vị trí, quy trình hoạt động mối quan hệ họ với người lao động khác tổ chức Tổ chức điều hành hoạt động phù hợp khơng có ảnh hưởng tích cực tới thực công việc người lao động mà ảnh hưởng tới tinh thần thỏa mãn công việc họ Việc thiết kế tổ chức hoạt động phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao lực hoạt động khả cạnh tranh tổ chức Để tạo hệ thống quản lý nhà nước thống nhất, cần đổi đáp ứng nhu cầu phát triển, cấp chính quyền phải nâng cao lực làm việc động sáng tạo làm tốt công tác Mặt khác, tổ chức hoạt động văn phòng nội dung học phần khối kiến thức chuyên ngành mà học khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bởi vậy, định tiến hành đề tài để vận dụng lý thuyết học vào thực tế Không thế, chọn đề tài “Tìm hiểu tổ chức hoạt động phòng Hành Cơng ty Cổ phần Lilama 18” làm báo cáo tơi thuận lợi công tác thu thâp tài liệu như: Tài liệu quan nghiên cứu, sách giáo trình hay thông tin tham khảo mạng… Tuy nhiên, chưa tài liệu hay giáo trình thể rõ đề tài nghiên cứu Cho nên, định tiến hành triển khai đề tài này, qua nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ thân nhằm súc tích kinh nghiệm cho công việc tương lai; đồng thời có nhìn tồn diện vấn đề thân nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Để thực đề tài, vấn đề lý thuyết vô quan trọng Cho nên, thấy cần phải tìm hiểu thật kĩ rõ ràng vấn đề liên quan đến văn phòng tổ chức hoạt động văn phòng Trên tinh thần thế, tơi tìm đọc nhiều sách báo tài liệu, báo cáo khoa học nghiên cứu vấn đề Cụ thể như: - Đồng chủ biên GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân - PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2001) Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, Nhà xuất Thống Kê - PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội - PGS TS Triệu Văn Cường (2016) Giáo trình văn thư, Nhà xuất Lao Động Hà Nội - TS Lưu Kiếm Thanh (2009) Hành văn phòng quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học Kỹ thuật - Lê Hoàng Trang (2017) Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng cơng ty Cổ phần Bibica, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy có số viết, hay số cơng trình khoa học nghiên cứu góc độ khác có liên quan đến vấn đề Song thời điểm này, chưa có cơng trình nghiên cứu trực tiếp đến vấn đề tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 Vì vậy, để thực đề tài cách rõ ràng và đầy đủ, đã tìm hiểu thêm nhiều tài liệu thư viện của trường trang web mạng vấn đề nghiên cứu Nhờ đó, đã có thêm nhiều thông tin thực tế vấn đề mà đã chọn để thực nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 - Giới hạn phạm vi nghiên cứu + Giới hạn khơng gian: Phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 + Giới hạn thời gian: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: + Nhằm nâng cao hiểu biết, trình độ chuyên môn nghiệp vụ thân để phục vụ cho công việc sau + Thấy rõ ưu, nhược điểm việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 Từ đó, đề xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao hiệu tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu văn phòng; tổ chức hoạt động văn phòng: Thu thập tài liệu có liên quan đến vấn đề + Đánh giá tình hình việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 + Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để thực đề tài này, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tham khảo tài liệu, thu thập thông tin: dùng để thu thập tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu - Phương pháp phân loại hệ thống hóa lý thuyết: Dùng để xếp tài liệu khoa học có liên quan đến vấn đề nghiên cứu thành hệ thống logic chặt chẽ theo mặt, đơn vị kiến thức thành hệ thống sở mơ hình lý thuyết làm cho hiểu biết ta vấn đề nghiên cứu toàn diện sâu sắc - Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: dùng để nghiên cứu sở thực tiễn tình hình tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 - Phương pháp phân tích tổng hợp: qua điều tra, thống kê, tiến hành phân tích thông tin, sở đưa nhận định đánh giá tình hình tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài có ý nghĩa quan trọng lý luận thực tiễn khảo sát, phân tích, tống hợp để đưa vấn đề tổn việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 để từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo Phụ Lục, đề tài triển khai thành kết cấu ba chương: Chương Khái quát chung tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 Chương Thực trạng tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 Chương Nhận xét, đánh giá số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18 1.1 Một số vấn đề Công ty Cổ phần Lilama 18 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Ra đời từ năm 1977, Công ty Cổ phần Lilama 18 thành viên mạnh Tổng Công ty Lắp Máy Việt Nam, tiền thân Lắp máy số có nhiệm vụ tham gia lắp ráp cơng trình cơng nghiệp, dân dụng sở nhiệm vụ kế hoạch Nhà nước giao Ngày 21/01/1982, Bộ Xây dựng Quyết định số 98/BXD-TCCB đổi tên Xí nghiệp Lắp máy số thành Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số 18 Ngày 27/01/1993, Bộ Xây dựng Quyết định số 005/BXD-TCLĐ V/v thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số 18 Ngày 02/1/1996, Bộ Xây dựng Quyết định số 05/BXD-TCLĐ V/v đổi tên doanh nghiệp Nhà nước, Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số 18 thành Công ty Lắp máy Xây dựng số 18 Ngày 24/10/2006, Bộ Xây dựng Quyết định số 1450/QĐ-BX V/v phê duyệt phương án cổ phần hoá chuyển Công ty Lắp máy Xây dựng số 18 thành Công ty Cổ phần Lilama 18 Ngày 11/12/2006 Bộ Xây dựng Quyết định số 1673/QĐ-BXD V/v chuyển Công ty Lắp máy Xây dựng số 18 thuộc Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam thành Công ty cổ phần Từ ngày 04/01/2007 Công ty Lắp máy Xây dựng số 18 chuyển sang hoạt động hình thức Cơng ty cổ phần, đổi tên thành Công ty Cổ phần Lilama 18 (Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103005862 ngày 04 tháng 01 năm 2007; số 0300390921 đăng ký thay đổi lần thứ 05 ngày 26 tháng năm 2010) Sau 30 năm hình thành không ngừng phát triển, Lilama 18 JSC tạo chỗ đứng vững vàng ngành xây lắp chế tạo thiết bị Việt Nam đối tác nước tín nhiệm qua bề dày kinh nghiệm, với uy tín chất lượng cao sau hàng loạt cơng trình hồn thành Lilama 18 JSC Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Ba, Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba Cơng đồn Xây dựng Việt Nam tặng 12 Huy chương vàng chất lượng cao Ngày 06 tháng 02 năm 2010 TP HCM, Công ty vinh dự nhận chứng ISO 9001:2008 tổ chức đảm bảo chất lượng Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) cấp Để đạt chứng ISO 9001:2008 Lilama 18 xây dựng chuẩn hóa hệ thống quy trình nghiệp vụ theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đảm bảo trình tác nghiệp thực thống tồn Cơng ty Bên cạnh đó, việc kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm dịch vụ, Lilama 18 không ngừng cải tiển nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, đáp ứng yêu cầu ngày cao khách hàng, đo lường thỏa mãn khách hàng sản phẩm dịch vụ, đáp ứng yêu cầu cải tiến ISO 9001:2008 Sau nhận chứng ISO 9001:2008 hoạt động quản lý chất lượng, Lilama 18 tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sang lĩnh vực hoạt động khác Ngồi ra, Cơng ty nhận chứng chỉ: U; U2; S tổ chức Hiệp hội kỹ sư khí Hoa kỳ (ASME) cấp ngày 26/10/2010; chứng như: NB; R tổ chức National Board cấp tháng 10 năm 2010; Hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001: 2007 Lilama 18 khẳng định vị qua hàng loạt dự án hợp tác với đối tác quốc tế tập đoàn Mitsubishi - Nhật cơng trình nhiệt điện Ơ mơn – Cần Thơ, Siemen – Đức Nhà máy nhiệt điện Cà Mau, Ascom – Pháp Nhà máy điện Nhơn Trạch Ngồi ra, cơng ty biết đến đơn vị chuyên nghiệp lĩnh vực thiết kế gia cơng lắp đặt làm móng cho ngành cơng nghiệp xi măng quốc gia Lilama 18 thi công lắp đặt bảo trì hầu hết dự án xi măng khu đất Hà Tiên xi măng HT2, xi măng Hòn Chơng, xi măng Kiên Lương Lilama 18 lắp đặt thành công máy phát tuốc bin tồn hệ thống lò theo cơng nghệ Đức cho Nhà máy Kiên Lương, dự án trị giá 14 triệu euro khoảng 300 tỉ VNĐ – thuận lợi cho Lilama 18 trúng nhiều gói thầu xây dựng, xây lắp có giá trị kinh tế lớn dự án nhà máy xi măng khác, đáng kể dự án Nhà máy xi măng Bình Phước Trong môi trường kinh doanh ngày sôi động, Công ty gặp phải cạnh tranh mạnh mẽ từ công ty ngành chủ yếu là: nhà thầu Trung Quốc, công ty trực thuộc Tổng công ty Lắp máy Việt Nam, Licogi, Coma, Sông Hồng, DIC, v.v Nhưng với chuẩn bị kỹ người, máy móc, thiết bị vận hành, thi công Lilama 18 tiếp tục khẳng định vị lĩnh vực xây lắp máy Việt Nam *Hình ảnh Cơng ty Cổ phần Lilama 18 [xem phụ lục 01] 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty  Chức - Đáp ứng thỏa đáng yêu cầu khách hàng theo hợp đồng ký kết yêu cầu luật định chế định thích hợp; - Đảm bảo chất lượng sản phẩm khí dịch vụ xây lắp; - Tối ưu hóa chi phí để đạt giá cạnh tranh; - Sẵn sàng cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện, trì cải tiến liên tục hiệu lực Hệ thống Quản lý Chất lượng theo yêu cầu Tiêu chuẩn ISO 9001:2015; - Quản lý, bảo vệ quyền lợi lợi ích hợp pháp người lao động; thực chế độ chính sách người lao động  Nhiệm vụ - Đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện theo quy định Luật đầu tư bảo đảm trì đủ điều kiện đầu tư kinh doanh suốt trình hoạt động kinh doanh; - Tổ chức cơng tác kế tốn, lập nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác, thời hạn theo quy định pháp luật kế toán, thống kê; - Kê khai thuế, nộp thuế thực nghĩa vụ tài chính khác theo quy định pháp luật; - Bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng người lao động theo quy định pháp luật lao động; không phân biệt đối xử xúc phạm danh dự, nhân phẩm người lao động doanh nghiệp; không sử dụng lao động cưỡng lao động trẻ em; hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động tham gia đào tạo nâng cao trình độ, kỹ nghề; thực chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định pháp luật; - Bảo đảm chịu trách nhiệm chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn pháp luật quy định tiêu chuẩn đăng ký công bố; - Thực đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin thành lập hoạt động, báo cáo nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật; - Chịu trách nhiệm tính trung thực, chính xác thông tin kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp báo cáo; trường hợp phát thông tin kê khai báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ phải kịp thời sửa đổi, bổ sung thơng tin đó; - Tn thủ quy định pháp luật quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, bình đẳng giới, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử - văn hóa danh lam thắng cảnh; - Thực nghĩa vụ đạo đức kinh doanh để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp khách hàng  Quyền hạn - Tự kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật không cấm; - Tự chủ kinh doanh lựa chọn hình thức tổ chức kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hình thức kinh doanh; chủ động điều chỉnh quy mô ngành, nghề kinh doanh; - Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ sử dụng vốn; - Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng ký kết hợp đồng; - Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu; - Tuyển dụng, thuê sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh; - Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ để nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh; + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo Giám đốc, Phó giám đốc Cơng ty 2.3.2 Nhân viên Hành văn phòng Chịu trách nhiệm tham mưu, thực cơng tác thường xun đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: Bảo hộ lao động, an tồn phòng chống cháy nổ; Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động toàn Công ty; Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động; Định mức lao động; Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân, Bảo hiểm xã hội); Công tác xuất nhập vật tư, nguyên liệu Công ty; Các công tác có tính đột xuất khác theo đạo Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng; Thay mặt trưởng phòng giải cơng việc trưởng phòng trưởng phòng vắng ủy quyền 2.3.3 Nhân viên Lê tân - Văn thư Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển gọi đến phòng, ghi nhận thơng tin từ khách hàng nhắn lại; Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác; Thực liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho CBCNV có yêu cầu; Bảo quản sử dụng dấu Công ty theo quy chế; Phân phát công văn Công ty cấp trên; Mua sắm dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ tồn Cơng ty; Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Phó phòng 2.3.4 Nhân viên bảo vệ - Chịu trách nhiệm tham mưu, thực cơng tác thường xun đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: + Bảo vệ tài sản công ty tài sản người lao động địa phận Công ty + Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an tồn Cơng ty + Là lực lượng chính lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn + Hướng dẫn, kiểm tra khách CBNV vào cổng Phối hợp phận trì thời gian làm việc + Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh Công ty + Bảo quản dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai tài sản cơng cộng + Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng - Riêng tổ trưởng tổ bảo vệ thêm trách nhiệm: + Quản lý nhân lực tổ, lên lịch, đôn đốc nhân viên thực nhiệm vụ trực bảo vệ Chịu trách nhiệm hoạt động tổ trước Giám đốc Trưởng phòng + Quản lý nhân lực thực theo luật nghĩa vụ qn tồn Cơng ty + Lên kế hoạch dự trù mua sắm dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổ thiên tai + Là cán chủ chốt lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ, thiên tai 2.3.6 Nhân viên Nấu ăn ca Chịu trách nhiệm có liên quan đến việc cụ thể sau: Chế biến thức ăn ngon, hợp vệ sinh, đảm bảo chất lượng sở nguyên liệu cung cấp; Chịu trách nhiệm vệ sinh ăn uống, giấc phục vụ ca phụ trách; Phân công, phân việc cho người phụ việc; Thay số công việc thủ kho thủ kho nhà ăn vắng; Vệ sinh khu nhà vệ sinh cơng nhân; Đề nghị, góp ý với tiếp phẩm cung cấp loại thực phẩm ngon, rẻ, hợp vệ sinh; Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Phó phòng 2.3.7 Nhân viên tạp vụ Chịu trách nhiệm tham mưu, thực công tác thường xuyên đột xuất có liên quan đến việc cụ thể sau: Tạp vụ, phục vụ lãnh đạo Công ty; Mua sắm nhu yếu phẩm phục vụ công tác hàng ngày ngày lễ Công ty; Phục vụ vệ sinh khu nhà văn phòng làm việc Công ty; Phụ việc cho người nấu ăn chính; Các cơng tác có tính đột xuất khác theo đạo Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng Phó phòng * Tiểu kết Trong chương 2, nội dung mà tơi trình bày thực trạng tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 như: Một số vấn đề lý luận văn phòng; Xây dựng máy phòng Hành chính; Tổ chức xây dựng thực quy chế phòng Hành chính Cơng ty; Xây dựng thực quy trình làm việc phòng Hành chính Cơng ty; Cơng tác nhân phòng Hành chính Công ty; Trách nhiệm cá nhân tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty; chính sở giúp đề giải pháp nâng cao hiệu tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 tốt mà tơi trình bày chương Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18 3.1 Những kết đạt Hiệu tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 đem lại nhiều kết sau: - Phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 có cấu tổ chức thống chặt chẽ, dễ dàng việc quản lý, tiết kiệm chi phí việc trả lương cho nhiều nhân lực Đồng thời dễ dàng kiểm tra kiểm sốt cơng việc nhân viên - CBNV, NLĐ phòng Hành chính thực nghiêm túc nội quy, quy chế phòng Cơng ty góp phần nâng cao hiệu cơng việc tồn Cơng ty - Phòng Hành chính xác định rõ chức năng, nhiệm vụ mình, điều thể rõ hoạt động điều phối công việc, quy trình làm việc Trong trình thực nhiệm vụ, lãnh đạo phòng Hành chính có hình thức kiểm tra chặt chẽ việc thực chức năng, nhiệm vụ cá nhân Đồng thời, động viên, phê bình thẳng thắn cá nhân có thành tích cá nhân khơng hồn thành nhiệm vụ giao - Đồng thời, phòng Hành chính trọng đào tạo, bồi dưỡng CBNV trình độ chuyên môn nghiệp vụ, mở lớp bồi dưỡng tin học ngoại ngữ quan dự án phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hội nhập quốc tế Duy trì mối quan hệ với Cơng ty đối tác, thường xun tổ chức đồn học hỏi kinh nghiệm, trao đổi công tác nhằm nâng cao chất lượng công tác chuyên môn - Phương pháp tuyển dụng mà Công ty áp dụng tuyển dụng từ nội Cơng ty đến tuyến ngồi, thơng qua vbiệc tuyển dụng bên ngồi Cơng ty vừa tuyển dụng nhân phù hợp với công việc vừa quảng bá dược hình ảnh Cơng ty thị trường Chính thế, tên tuổi Cơng ty nhiều người biết đến với thương hiệu ngày mạnh, tạo uy tín đối tác, mối quan hệ bền vững với khách hàng - Quá trình tổ chức hoạt động nhận đồng tình, ủng hộ tồn cán bộ, công nhân, viên chức công ty 3.2 Những tồn hạn chế Ngoài kết đạt được, phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 tồn nhiều hạn chế việc tổ chức hoạt động như: - Các nghiệp vụ văn phòng thực tốt nhiều thủ tục cứng nhắc, rườm rà không cần thiết làm ảnh hưởng đến công việc - Bên cạnh cá nhân có ý thức thực nghiêm túc, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế, quy định tồn cá nhân làm việc phòng Hành chính khơng chấp hành nghiêm túc vi phạm nội quy, quy chế, quy định phòng Hành chính đặt Việc triển khai thực nội quy, quy chế mang tính hình thức, chưa xử phạt rõ ràng cán vi phạm như: làm muộn, hút thuốc quan, thiếu ý thức trách nhiệm với công việc giao,… Nội dung quy chế chung chung, chưa đồng - Nhân phòng Hành chính chưa mạnh dạn đưa đề xuất, sáng kiến ý tưởng để cải tiến cách thức làm việc - Các Phòng, ban chức Cơng ty thiếu chủ động việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy định, dừng việc thực theo 3.3 Nguyên nhân - Chưa tuyên truyền phổ biến thường xuyên sâu rộng việc thực tốt nội quy, quy chế, quy định Công ty - Công tác kiểm tra, đôn đốc việc thực chức năng, nhiệm vụ phận chưa quan tâm mức; việc phát vi phạm, xác định trách nhiệm xử lý chưa kịp thời Công tác tra, kiểm tra để chấn chỉnh kỷ luật, kỷ luật hành chính chưa thường xuyên, liên tục Công tác nhận xét, đánh giá CBNVNLĐ có phận chưa thực chất, biểu nể nang, cảm tính, ngại va chạm, né tránh tự phê binh phê bình, dẫn đến làm thui chột ý chí phấn đấu, tinh thần cầu tiến phận CBNV Người đứng đầu số phòng ban chức năng, đơn vị chưa thật gương mẫu, nêu gương đạo đức, lối sống trách nhiệm công việc nên tác động không tốt đến tư tưởng hành động cấp thực thi công vụ - Việc đề xuất biện pháp đạo chưa kịp thời, lỗi phần lớn khách quan Trước, trong, sau cán nhân viên, người lao động né tránh, ngại nói thẳng, nói thật, ngại va chạm người quản lý, người đứng đầu, sai trái tồn tại, làm cho người lao động thiếu tin, thiếu tinh thần góp ý kiến xây dựng - Năng lực nhiều CBNV hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý; số CBNV phân công, bố trí chưa phù hợp với chuyên môn, người việc, dẫn đến hệ làm giảm chất lượng tham mưu, đề xuất công việc, gây chán nản, không khuyến khích cố gắng, nỗ lực, tính sáng tạo giải công việc đội ngũ CBNV 3.4 Một số giải pháp 3.4.1 Đổi phong cách quản lý, lãnh đạo Đề cao ý thức tự tu dưỡng, rèn luyện, gắn với quan tâm, theo dõi, giúp đỡ Công ty lãnh đạo cấp trên; thực tốt chế độ tự phê bình phê bình Coi trọng phong cách nêu gương, tính tiên phong, gương mẫu lãnh đạo phẩm chất, lực, đạo đức, phương pháp, tác phong cơng tác Gắn lời nói với việc làm, nghiên cứu lý luận với hoạt động thực tiễn Lãnh đạo cấp phải gương sáng CBNV, người lao động Động viên, khuyến khích, ủng hộ, bảo vệ CBNV, NLĐ dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, đặt lợi ích chung lên lợi ích riêng Tiếp đó, đổi việc quản lý, bồi dưỡng phong cách quản lý lãnh đạo Kết hợp chặt chẽ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao phẩm chất chính trị, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ với nâng cao phẩm chất đạo đức, phẩm chất nghề nghiệp, lối sống, kỹ phương pháp lãnh đạo, quản lý Thực tốt công tác luân chuyển CBNV để vừa tạo điều kiện cho CBNV, NLĐ vừa nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý, vừa rèn luyện, xây dựng phong cách công tác trưởng thành, phát triển qua thực tế, sở 3.4.2 Hoàn thiện nguồn nhân lực, công tác huấn luyện đào tạo - Thường xuyên nâng cao nhận thức cho CBNV, NLĐ phòng Hành chính việc thực tốt công tác tổ chức hoạt động phòng - Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu công việc, làm sở cho hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỹ luật - Thường xuyên có buổi trao đổi, thảo luận chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bảng biểu, băng rôn để người công ty nắm rõ thực mục tiêu, chính sách đề ra, đồng thời giảm thiểu không hưởng ứng thói quen làm việc theo kiểu truyền thống - Thực đào tạo từ đầu giúp nhân viên có nhận thức nhiệm vụ mình, giúp hạn chế rủi ro xảy từ nâng cao xuất, chất lượng cơng việc - Quản lý trực tiếp tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc: mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc, phân công người hướng dẫn trực tiếp công việc hàng ngày 3.4.3 Ứng dụng ISO công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý quy trình cơng việc hỗ trợ xử lý nghiệp vụ chính hình thức ISO điện tử Ưu điểm hình thức ISO xây dựng mặc định hệ thống gồm: quy trình cơng việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho công đoạn; biểu mẫu kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa, khơng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan người tham gia vào quy trình Tiến trình cơng việc tự động ghi nhận kết xuất hình thức biểu mẫu bảng tổng hợp Ở thời điểm nào, vị trí nào, phân quyền tra cứu tổng hợp thơng tin chi tiết nhiều chiều, nhiều kiện khác Điều giúp cán nhân viên nắm khối lượng thời gian thực công việc, lãnh đạo cấp nắm kết thực chi tiết đến chuyên viên, phòng ban, phận máy thuộc quyền quản lý Hệ thống quản lý theo ISO điện tử, quy trình cơng việc tự động hóa, thống nhất, chuẩn hóa, khơng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan người tham gia vào quy trình Theo chức năng, hệ thống ISO áp dụng công ty phục vụ đối tượng: người quản lý; người quản trị hệ thống (QMR); người sử dụng (các nhân viên Công ty) ISO điện tử dễ dàng cập nhật thay đổi quy trình biểu mẫu nhằm đáp ứng biến động thực tế Khi có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu thực hồn tồn tự động Với ISO điện tử, việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty nói riêng tồn cơng ty nói chung trở nên dễ dàng hoàn toàn tự động 3.4.3 Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho công tác văn phòng Để nâng cao chất lượng cơng tác văn phòng vấn đề đầu tư trang thiết bị vấn đề mấu chốt cần ban lãnh đạo Cơng ty nói chung lãnh đạo phòng Hành chính nói riêng quan tâm Trước tiên lãnh đạo Cơng ty Cổ phần Lilama 18 phòng Hành chính cần có phương án đạo xây dựng cơng trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin tồn phòng ban nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình để theo kịp trình độ phát triển cơng nghệ thơng tin Muốn làm điều này, đội ngũ CBNV, chun viên phòng Hành chính cần khơng ngừng trau dồi kiến thức công nghệ thông tin, thường xuyên cập nhật, tìm hiểu ứng dụng cơng nghệ thông tin thông qua phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách có kịp thời nắm bắt nhu cầu ngày cao cơng việc Tiếp đó, tiến hành đầu tư trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động phòng Hành chính như: mua sắm số máy tính thay cho máy tính cũ; thiết bị hỗ trợ mạng máy tính Bên cạnh Trưởng phòng Hành chính cần có kế hoạch mua sắm thêm số máy móc cần thiết máy fax, máy in, máy huỷ tài liệu Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc thiết bị phòng Trang bị cho lãnh đạo phòng Hành chính máy vi tính cài đặt phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành quản lý hoạt động nhân viên quyền hàng ngày mà không cần lại thời gian công sức Mỗi máy vi tính cán lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên văn phòng cần cài đặt mật riêng để khơng xảy tình trạng tiết lộ thông tin bảo vệ thông tin quan cách an toàn hiệu *Tiểu kết Công tác tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 có vai trò quan trọng cơng tác quản lý phòng Hành chính nói riêng Cơng ty Cổ phần Lilama 18 nói chung Phòng Hành chính phận tham mưu, giúp cho lãnh đạo đạt hiệu việc định, quản lý nhân Cơng ty Bên cạnh đó, khơng thể tránh khỏi sai sót hạn chế tác động từ bên bên Từ đó, giúp tơi tìm hiểu đưa giải pháp khắc phục hạn chế phát huy điểm mạnh lãnh đạo CBNV, NLĐ cơng tác tổ chức hoạt động phòng Hành chính hoàn thiện hơn, đáp ứng yêu cầu cơng việc xã hội đại hóa KẾT LUẬN Văn phòng phần khơng thể thiếu máy tổ chức bất kỳ quan đơn vị Văn phòng chính nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo yếu tố vật chất tinh thần cho hoạt động quan đơn vị Các quan đơn vị muốn tồn phát triển có hiệu quả, phải nắm vững kiến thức chiến lược phát triển đơn vị mình, phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sản xuất kinh doanh tối ưu, Từ việc phân tích vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng ta khẳng định văn phòng có vị trí quan trọng bất kỳ quan, tổ chức Văn phòng ví bốn bánh xe chuyển động Nếu bánh xe chạy đều, khơng nổ săm, bục lốp chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ điều kiện phương tiện đại cơng việc chạy đều, quản lý hành chính thông suốt Thủ trưởng quan, đơn vị muốn hoạt động quan, đơn vị thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp thường xuyên chăm lo kiện tồn máy văn phòng, xây dựng đội ngũ cán cơng chức văn phòng vững mạnh, tích cực trang bị vật chất, bước đại hố cơng tác văn phòng Thời đại ngày nay, khoa học công nghệ phát triển, để đảm bảo trụ vững mơi trường cạnh tranh, doanh nghiệp phải nhanh chóng đầu tư trang thiết bị đại, đồng thời đổi phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có lực chun mơn trình độ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu Nhận thức rõ tầm quan trọng việc tổ chức hoạt động văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính nói riêng lãnh đạo Cơng ty Cổ phần Lilama 18 nói chung đạo thống nâng cao hiệu tổ chức hoạt động phòng Hành chính để đáp ứng nhu cầu hoạt động, nhiệm vụ Công ty cách tốt DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồng chủ biên GS TS Nguyễn Thành Độ, ThS Nguyễn Ngọc Điệp, ThS Trần Phương Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân Lê Hồng Trang (2017) Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng cơng ty Cổ phần Bibica, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2001) Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, Nhà xuất Thống Kê PGS TS Nguyễn Hữu Tri (2005) Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật Hà Nội PGS TS Triệu Văn Cường (2016) Giáo trình văn thư, Nhà xuất Lao Động Hà Nội TS Lưu Kiếm Thanh (2009) Hành văn phòng quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học Kỹ thuật Lê Hồng Trang (2017) Thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng công ty Cổ phần Bibica, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội http://lilama18.com.vn/vi PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hình ảnh Cơng ty Cổ phần Lilama 18 [Nguồn: Internet] Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lilama 18 [Nguồn: Internet] Phụ lục 03 Hình ảnh góc phòng làm việc phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 [Nguồn: Internet] ... VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18 1.1 Một số vấn đề Công ty Cổ phần Lilama 18 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty Ra đời từ năm 1977, Công ty Cổ phần. .. tình hình việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 + Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 Cơ sở phương... đề tổn việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 để từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc tổ chức hoạt động phòng Hành chính Cơng ty Cổ phần Lilama 18 Cấu trúc