Hiện nay công ty đang nhận dự án chỉnh lý của Sở và ban ngành khác gồm 3 phông: phông 01, phông 02, phông số 04 trong đó “Phông lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội” thuộc phông số 01 là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở.Thành phần tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội: toàn bộ tài liệu được hình thành từ các phòng, trung tâm trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công bao gồm các loại hình tài liệu:(1). Hồ sơ, tài liệu tổng hợp;(2). Hồ sơ, tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;(3). Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin;(4). Hồ sơ, tài liệu dự án, xây dựng cơ bản;(5). Hồ sơ, tài liệu hạ tầng đô thị;(6). Hồ sơ, tài liệu Công nghiệp thương mại du lịch nông lâm thuỷ hải sản(7). Hồ sơ, tài liệu văn hoá xã hội đào tạo.(8). Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế, xúc tiến đầu tư;(9). Hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp (bao gồm hồ sơ doanh nghiệp có vốn trong nước và hồ sơ doanh nghiệp có vốn nước ngoài);(10). Hồ sơ, tài liệu tổ chức, nhân sự;(11). Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương;(12). Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán;(13). Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng;(14). Hồ sơ, tài liệu về hành chính, quản trị công sở;(15). Hồ sơ, tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;(16). Hồ sơ, tài liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ;(17). Hồ sơ, tài liệu pháp chế;(18). Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh Niên;
Trang 1A MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa của đợt kiến tập ngành nghề
- Thông qua quá trình kiến tập để giúp em củng cố thêm về nhận thức lýluận và tiếp cận với thực tiễn hoạt động Lưu trữ
- Bước đầu kết hợp giữa lý luận đã được học tại trường với thực tiễn, vậndụng lý luận để giải quyết những vấn đề thực tiễn đặt ra để hoàn thành côngtrình nghiên cứu cá nhân (chuyên đề tốt nghiệp, khoá luận tốt nghiệp)
- Tìm hiểu về tổ chức và bộ máy hoạt động, cơ cấu tổ chức của cơ quanđơn vị để học tập
- Tiếp tục xây dựng phương pháp nghiên cứu và hình thành phong cáchlàm việc của một cán bộ lưu trữ: Khoa học, chủ động, sáng tạo, có kế hoạch vàcó tính kỷ luật cao
- Rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ trong lưu trữ
Lý do chọn địa điểm kiến tập
Là một sinh viên khoa lưu trữ học, nên tôi lựa chọn Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Lưu Trữ để kiến tập tìm hiểu và chọn ra một số giải pháp cải thiện công tác lưu trữ tại cơ quan tổ chức nói riêng và của ngành lưu trữ nói chung
Công tác lưu trữ hồ sơ giấy tờ là một trong những công việc quan trọng trong việc quản lý Nhà nước, đòi hỏi sự cẩn trọng và bảo mật cao Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của vì vậy cần phải được gìn giữ để tra cứu và sử dụng khi cần thiết
Khó khăn trong quá trình kiến tập
- Thiếu phương tiện kỹ thuật để tìm hiểu sâu, thiếu cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của sinh viên kiến tập
Trang 2- Trình độ của chuyên viên chưa cao, chưa giải đáp được hết thắc mắc câu hỏi của em đặt ra.
Thuận lợi trong quá trình kiến tập
- Môi trường làm việc năng động, công sở, cán bộ lịch thân thiện để từ những lý thuyết đã học giúp em hiểu sâu hơn về công việc của em đang quan sát và học hỏi, giúp gắn liền với thực tiễn công việc
- Trong thời gian kiến tập công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên kiến tập Khi muốn tìm hiểu một vấn đề gì đó cán bộ hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của sinh viên Không nhữngvậy còn giới thiệu em với các anh chị khác có kiến thức chuyên sâu giúp
em hiểu kĩ và rõ vẫn đề hơn
- Về vấn đề tài liệu: Công ty luôn cung cấp đầy đủ tài liệu đầy đủ trong suốt quá trình kiến tập của em Mọi tài liệu mà công ty cung cấp đều cần thiết và quý giá , bổ ích phục vụ cho bài báo cáo này của chúng em
Bày tỏ lời cảm ơn đến các đơn vị, các nhân đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nội dung kiến tập ngành nghề
Sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ LưuTrữ Em xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Minh đã hướng dẫn và giải đápmọi thắc mắc của em trong suốt quá trình kiến tập Đồng cảm ơn giám đốc đã tạo điều kiện cho em có điều kiện được đến kiến tập, trải nghiệm và quan sát công việc tại công ty Bước đầu được đi vào thực tế, tìm hiểu về công tác lưu trữ của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không trách khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của ban lãnh đạo cũng như của các anh, chị để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !
Trang 3B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan tổ chức
* Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ được thành lập ngày
22 tháng 08 năm 2011 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp với mãsố 0105460639
* Quá trình hoạt động và trưởng thành:
Ngày 01 tháng 09 năm 2011, Công ty đã bắt đầu đi vào hoạt động với các hợpđồng về chỉnh lý tài liệu, nhập dữ liệu và số hóa với Công ty BĐG và TMTH số
01 Vĩnh phúc; Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội; Công ty Thẩm địnhgiá IVC Việt Nam, Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội, Sở Thông tin và truyềnthông thành phố Hà Nội, Tổng cục Dân số… Trung bình mỗi năm công ty ký
từ 4-5 hợp đồng
Trong 04 tháng năm 2011, doanh thu của công ty gần 400 triệu; Năm 2012doanh thu là gần 01 tỷ; Riêng năm 2013, doanh thu của Công ty là hơn 2,6 tỷđồng Điều đó đã chứng tỏ công ty ngày càng được các quý cơ quan tin tưởngvà lựa chọn
Trong quá trình hoạt động việc trao đổi thông tin là không thể thiếu được,trong quá trình trao đổi thông tin con người có nhiều cách khác nhau để thể hiệnvà bằng nhiều phương tiện khác nhau Trong đó, văn bản được xem là phươngtiện phổ biến nhất, chính xác và đạt hiệu quả cao Văn bản là cơ sở, căn cứ pháp
Trang 4lý rõ ràng nhất Vì vậy việc giữ lại các nhưng văn bản đó là một việc hết sức cầnthiết cũng chính vì vậy mà ra đời ngành lưu trữ
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Tài liệu lưu trữ đó là những bản gốc, bản chính của nhưng tài liệu có giá trịđược lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thácphục vụ mục đích tra cứu sử dụng, nó có ý nghĩa to lớn về mặt kinh tế, chính trị,văn hoá, xã hội…của toàn xã hội loài người Công tác lưu trữ là mắt xích khôngthể thiếu trong hoạt động của Bộ máy nhà nước
Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Lưu Trữ trong thời gian qua đãtrực tiếp chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan cụ thể:
- Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội
- Sở Ngoại vụ Hà Nội
- Sở Thông tin và truyền thông thành phố Hà Nội
- Các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố và các tỉnh lân cận…
Sau khi chỉnh lý xong tài liệu lưu trữ ở các cơ quan trên đã được đưa vàoquản lý, khai thác sử dụng có hiêụ quả phục vụ cho công tác quản lý và hoạtđộng của cơ quan Kết quả được các chuyên gia, cố vấn và lãnh đạo cơ quanđánh giá rất cao và được nộp lưu vào lưu trữ thành phố Hà Nội
Các loại hình dịch vụ chỉnh lý của Công ty:
- Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ
- Cung cấp các thiết bị bảo quản, văn phòng phẩm, giá đựng tài liệu,bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu…
- Cung cấp tư vấn các phương pháp bảo quản tài liệu, tu bổ phục chếtài liệu lưu trữ,…
- Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
Trang 5- Quy trình chỉnh lý được đảm bảo theo đúng trình tự, tài liệu đượcchỉnh lý theo đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ của Nhà nước:
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Vănthư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hànhchính
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quyđịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt độngcủa các
- Quy trình chỉnh lý công ty đảm bảo thực hiện theo đúng cácnguyên tắc quy định và yêu cầu của cơ quan Đảm bảo tình khoa học, tính bảomật, chính xác, nhanh chóng… với mục đích: Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệucủa Phông, khối đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi chocông tác quản lý, sử dụng hiệu quả Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷgóp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị bảo quản
- Thủ tục pháp lý khi thực hiện công tác chỉnh lý Thông qua cácđiều khoản trong hợp đồng chỉnh lý công ty đảm bảo đầy đủ mọi thủ tục pháp lýcủa một đơn vị được phép hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ có đủ năng lực và tưcách pháp nhân để thực hiện các dịch vụ trên Công ty sẽ hoàn thành mọi thủtục pháp lý cần thiết, cung cấp hoá đơn giá trị gia tăng phục vụ cho công tácquyết toán dịch vụ cho cơ quan, đơn vị đúng theo các quy định của nhà nước
- Đơn giá chỉnh lý được quy định tại Thông tư số 12/2010/TT-BNVngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệugiấy và sự thoả thuận giữa Công ty với cơ quan, tổ chức
- Hình thức thực hiện công tác chỉnh lý dựa theo quy định của Nhànước về công tác chỉnh lý khoa học tài liệu và yêu cầu của cơ quan
Trang 6Ngoài ra, kể từ năm 2013 đến nay, Công ty đã bắt đầu triển khai sốhóa và nhập dữ liệu cho các Sở, Ban ngành Năm 2013, Công ty đã tiến hànhtrực hiện số hóa tài liệu Đăng ký kinh doanh cho Sở Kế hoạch và Đầu tư thànhphố Hà Nội Được sự tin tưởng của Sở KHĐT, năm 2014, Công ty tiếp tục triểnkhai tiếp dự án số hóa và nhập dữ liệu hồ sơ lưu trữ cho Sở….
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Cán bộ Công ty bao gồm: 20 cán bộ tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, Trung cấpcác chuyên ngành Văn thư lưu trữ và Quản trị Văn phòng; Hành Chính học,Quản trị Văn phòng… Trong đó có nhiều cán bộ đã có kinh nghiệm trong côngtác văn thư lưu trữ
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY
Ban giám đốc công ty
Phòng tổ chức hành chính nhân sự
Phòng
kế toán tài chính
Trang 7DANH SÁCH CÁN BỘ
2 Nguyễn Ngọc Thắng Phó Giám đốc Đại học
3 Nguyễn Thị Yên Kế toán Đại học
5 Nguyễn Trung Mạnh TP Kinh doanh Cử nhân Lưu trữ học và
trường Đại học Nội vụ Hà
Nội10
11 Thiều Thị Hương Cao đẳng lưu trữ - Trường
cap đẳng Nội vụ Hà Nội
12 Trần Đình Nghĩa Cao đẳng Lưu trữ - Trường
cao đẳng Nội vụ Hà Nội
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng , nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Phòng tổ chức hành chính nhân sự
Phòng
kế toán tài chính
Trang 81.2.1 Tình hình tổ chức
Trong suốt thời gian qua Công ty đã phát triển được đội ngũ nhân viên, cánbộ chuyên nghiệp về công tác sắp xếp chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ có nănglực cả về trình độ nghiệp vụ lẫn công tác thực tế Đội ngũ nhân viên là nhữngngười có kinh nghiệm nhiều năm chỉnh lý tài liệu của các Sở, Ban, ngành trênđịa bàn thành phố Hà Nội Hiện tại công ty đang có đội ngũ nhân viên, cán bộchuyên nghiệp cụ thể như:
- Các chuyên gia, cố vấn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,Trung tâm lưu trữ quốc gia III…
- Cán bộ, nhân viên chỉnh lý chuyên nghiệp được đào tạo chuyệnngành lưu trữ học tại các trường cao đẳng đại học danh tiếng về văn thư lưu trữ(Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học khoa học xã hội và nhânvăn…)
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Theo Quyết định về việc Ban hành Quy định về công tác lưu trữ của Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội các cán bộ nhân viên của công ty được nhận hợp đồng chỉnh lý và làm việc tại Kho lưu trữ của Phòng Đăng kí Kinh doanh trụ sở Tòa nhà B10A Nam Trung Yên Hà Nội gồm: 5 cán bộ lưu trữ chính và 10nhân viên khác thực hiện công tác chỉnh lý
- Hàng năm, cán bộ của Sở được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ phải xây dựng kế hoạch cụ thể về tình hình khảo sát tài liệu của
các phòng, trung tâm và công tác thu thập, chỉnh lý (Biểu mẫu - Phụ lục 3)để giao nộp vào Chi cục Văn thư lưu trữ theo đúng thời gian quy
định
- Được cung cấp đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác
- Được quyền từ chối cung cấp tài liệu lưu trữ nếu người khai thácchưa làm đầy đủ hoặc chưa đúng thủ tục theo qui định
Trang 9- Tổ chức chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ văn bản tài liệu của cán bộ, côngchức, viên chức (Vào sổ giao, nhận hồ sơ, Lập số hồ sơ, Phân loại tài liệu, Lập phiếu liệt kê tài liệu, Lập phiếu kiểm soát hồ sơ, Lập biên bản giao nhận )
- Phải có thái độ tận tình, phục vụ chu đáo các yêu cầu theo quy định
- Có trách nhiệm hướng dẫn những thủ tục cần thiết đối với người khaithác sử dụng để được mượn hồ sơ, tài liệu; Cung cấp hồ sơ, tài liệunhanh chóng, chính xác, sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khaithác theo yêu cầu
- Cán bộ làm công tác lưu trữ được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mậtNhà nước dưới mọi hình thức phải thực hiện nghiêm túc các quy địnhcủa Pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước
- Xử lý cung cấp hồ sơ trên phần mềm quản lý và điều hành tác nghiệpcũng như mở sổ theo dõi khi phục vụ khai thác phải thể hiện đầy đủcác yêu cầu cần thiết để theo dõi cho thuận tiện, kiểm tra tình trạng hồ
sơ khi hoàn trả
- Đối với cán bộ, công chức trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức việc theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ (áp dụng theo biểu mẫu số 05b-BNV/2007, được lưu trong hồ sơ).
- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng các biện pháp nhằm thựchiện tốt các qui định công tác lưu trữ của Sở thuộc trách nhiệm củaVăn phòng Sở
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2.1 Khái quát chung về tài liệu lưu trữ
Trang 10Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ hiện nay đangthực hiện hợp đồng chỉnh lý và scan hồ sơ Lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tưthành phố Hà Nội Căn cứ Quyết định số 13/2014/QĐ-UB ngày 07/03/2014 củaUBND Hà Nội về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Sở Kế hoạch và Đầu tư HN
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là Sở) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà nước về quy hoạch, kếhoạch và đầu tư gồm: tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổ chức thực hiện và đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế - xã hội trên địa bàn thành phố; đầu tư trong nước, đầu tư nước ngoài ở địa phương; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), nguồn vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ, nguồn viện trợ phi Chính phủ nước ngoài; đấu thầu; đăng ký kinh doanh trong phạm vi Thành phố; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã, kinh tế tư nhân; tổ chức cung ứng các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở theo quy định củapháp luật
Sở Kế hoạch và Đầu tư có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra, về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứukhoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim ảnh, băng hình, băng đĩa, băng âm thanh hoặc các vật mang tin khác.Trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo
Trang 11dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
2.2.Thực trạng các khâu lưu trữ hồ sơ
2.1.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
2.1.1.1 Số lượng phông, các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ do
cơ quan, tổ chức đang quản lý
Hiện nay công ty đang nhận dự án chỉnh lý của Sở và ban ngành khác gồm 3phông: phông 01, phông 02, phông số 04 trong đó “Phông lưu trữ Sở Kế hoạchvà Đầu tư thành phố Hà Nội” thuộc phông số 01 là toàn bộ tài liệu lưu trữ đượchình thành trong quá trình hoạt động của Sở
Thành phần tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tưHà Nội: toàn bộ tài liệu được hình thành từ các phòng, trung tâm trong quá trìnhgiải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công bao gồm cácloại hình tài liệu:
(1) Hồ sơ, tài liệu tổng hợp;
(2) Hồ sơ, tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
(3) Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin;(4) Hồ sơ, tài liệu dự án, xây dựng cơ bản;
(5) Hồ sơ, tài liệu hạ tầng đô thị;
(6) Hồ sơ, tài liệu Công nghiệp thương mại du lịch- nông lâm thuỷ hảisản
(7) Hồ sơ, tài liệu văn hoá xã hội đào tạo
(8) Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế, xúc tiến đầu tư;
(9) Hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp (bao gồm hồ sơ doanh nghiệp có vốntrong nước và hồ sơ doanh nghiệp có vốn nước ngoài);
(10) Hồ sơ, tài liệu tổ chức, nhân sự;
(11) Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương;
Trang 12(12) Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán;
(13) Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng;
(14) Hồ sơ, tài liệu về hành chính, quản trị công sở;
(15) Hồ sơ, tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;
(16) Hồ sơ, tài liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ;
(17) Hồ sơ, tài liệu pháp chế;
(18) Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, ĐoànThanh Niên;
2.1.1.2 Nội dung cơ bản của tài liệu trong phông lưu trữ do cơ quan, tổ chức đang quản lý
Nội dung cơ bản của tài liệu trong phông lưu trữ do cơ quan, tổ chức đang quản lý bao gồm:
Thủ tục: Đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh lần đầu qua Sở KHĐT trong trường hợp công ty cổ phần chuyển thành công ty TNHH
Thành phần hồ sơ, bao gồm:
+ Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh
+ Dự thảo Điều lệ công ty có đầy đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật, của các thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền
+ Danh sách thành viên công ty, đồng thời phải gửi kèm;
+ Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân đối với thành viên sáng lập là cá nhân;
+ Bản sao Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác, bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo uỷ quyền và quyết định uỷ quyền tương ứng đối với thành viên sáng lập là pháp nhân…
Trang 132.2.2 Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
" Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định".
2.2.2.1 Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ
Hiện tại kho lưu trữ của Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ LưuTrữ đã thu thập tương đối đầy đủ và đang bảo quản khối tài liệu từ năm 1994đến năm 2017.Tài liệu thu về đây chủ yếu là tài liệu của Sở Kế hoạch và Đầu tưthành phố Hà Nội, Sở Ngoại vụ Hà Nội, Sở Thông tin và truyền thông thànhphố Hà Nội, các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố và các tỉnh lân cận…
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các kho lưu trữ có quan hệ đến
hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ.Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và
bổ sung tài liệu làm phong phú thành phần Phông lưu trữ quốc gia và khả năngphục vụ và sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo tồn nền văn hóa của quốc gia, dân tộc Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là một công việc thường xuyên tất yếu
2.2.2.2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định nhưsau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, các phòng,trung tâm phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ hiện hànhcủa cơ quan, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này
b) Đối với hồ sơ tài liệu dự án, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thờigian 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán các phòng, Trung tâm phảicó trách nhiệm nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
Trang 14c) Đối với tài liệu đăng ký kinh doanh, tài liệu ảnh, phim điện ảnh,microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 02 tháng kể từ khicông việc được kết thúc.
d) Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức: Sau 03 tháng kể từ khi cánbộ, công chức, viên chức thôi việc, nghỉ hưu, mất
e) Đối với “hồ sơ nguyên tắc” là hồ sơ gồm những văn bản mang tínhpháp quy: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị…khôngphải nộp vào lưu trữ hiện hành Cán bộ được phân công lưu trữ các văn bản nàycó trách nhiệm lưu giữ, tập hợp và lập thành hồ sơ để nghiên cứu, làm căn cứgiải quyết các công việc của mình Khi cán bộ lập “hồ sơ nguyên tắc” nghỉ việc,chuyển công tác khác phải bàn giao lại cho người thay thế để tiếp tục giải quyếtcông việc mà người bàn giao đang làm
g) Trường hợp phòng, trung tâm cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho bộ phận lưu trữ của cơ quan nhưng
thời hạn giữ lại không quá 24 tháng (Áp dụng theo Khoản 2, Điều 11 của Luật
số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội).
2.2.2.3 Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức
* Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành:
Căn cứ kế hoạch thu nộp tài liệu lưu trữ hàng năm, các phòng, trung tâmvà bộ phận lưu trữ cơ quan làm thủ tục bàn giao tài liệu trực tiếp
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thì các phòng, trung tâmtiến hành lập:
- “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Biểu mẫu - Phụ lục 1): 02 bản.
- “Biên bản giao nhận tài liệu”(Biểu mẫu - Phụ lục 2): 02 bản.
Mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản và là căn cứ để tra cứu thông tin sau này
Trang 15Trường hợp các phòng, trung tâm giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc Danhmục bí mật Nhà nước độ mật trong ngành Kế hoạch và Đầu tư và những hồ sơ,tài liệu có độ mật khác thì phải bàn giao riêng, thực hiện theo nguyên tắc giữkín, niêm phong Khi giao nhận phải kiểm tra, đối chiếu nhằm phát hiện nhữngsai sót, mất mát để xử lý kịp thời Việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổtheo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.
- Thời gian chuyển, tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là 30
ngày kể từ ngày cán bộ, công chức, viên chức có quyết định điều động, luânchuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
2.2.3.1 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan, tổ
chức
"Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tỏ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử
và cá giá trị khác Từ đó lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy"
Công tác xác định giá trị tài liệu thông thường được tiến hành ở 3 giai đoạn: trong văn thư, trong lưu trữ hiện hành, trong lưu trữ lịch sử
* Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể khôngđược thấp hơn mức quy định tại Quyết định này
b) Khi tiến hành lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xemxét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giaiđoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lêncao hơn so với mức quy định
Trang 16c) Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản, phải tiến hànhlập Danh mục trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánhgiá lại, trình Thủ trưởng đơn vị quyết định có thể kéo dài thêm thời hạn bảoquản, hoặc tiêu hủy.
d) Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đượcquy định tại Bảng thời hạn bảo quản này, Thủ trưởng đơn vị căn cứ Quyết địnhnày để cụ thể hóa các mức thời hạn bảo quản theo các nhóm hồ sơ, tài liệu lưutrữ tương ứng trong Bảng để xác định
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tàiliệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơquan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết địnhthành lập
Thành phần của Hội đồng gồm:
- Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng Sở
- Ủy viên Hội đồng: Đại diện lãnh đạo của phòng, trung tâm có tài liệugiao nộp lưu trữ
- Thư ký Hội đồng: cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan
Qua khảo sát công tác xác định giá trị tài liệu xây dựng cơ bản nhận thấy thực tiễn việc lập hồ sơ và định thời hạn bảo quản của các công ty làm công tácxây dựng cơ bản hiện nay còn rất nhiều vướng mắc, nhiều vấn đề chưa được giải quyết hoặc được giải quyết những chưa đồng bộ trong hệ thống công tác xây dựng cơ bản nói chung Có thể khái quát thực trạng đó thành những vấn đềsau:
Trang 17- Nhận thức của công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cũng như các đơn vị tham gia xây dựng công trình về giá trị và phương pháp xác định giá trị của tài liệu xây dựng cơ bản chưa cao.
- Tình trạng tài liệu xây dựng còn bó gói, chất đống, chưa được chỉnh lýkhoa học và xác định giá trị còn nhiều
2.2.3.2 Xử lý tài liệu loại
Thủ trưởng cơ quan – Giám đốc Sở quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trịtrên cơ sở Biên bản và tờ trình của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiếnthẩm định bằng văn bản của Chi cục Văn thư lưu trữ
Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu mang bí mật Nhà nước thuộc độ Mật, Tối mật vàTuyệt mật của Sở do Giám đốc Sở quyết định Trong quá trình tiêu huỷ phảiđảm bảo yêu cầu không để lộ, lọt bí mật Nhà nước, tiêu huỷ tài liệu phải đốt,xén nghiền nhỏ đảm bảo không thể phục hồi được
Từ thực trạng của việc xác định giá trị tài liệu xây dựng cơ bản tại nêu trêncó thể thấy việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của côngtrình xây dựng cơ bản là cần thiết, đóng góp vai trò quan trọng và tích cực trongviệc nâng cao trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý và xácđịnh giá trị tài liệu xây dựng cơ bản Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệulưu trữ hình thành trong hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố HàNội làm căn cứ cho công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu được chính xác, đảmbảo tính thống nhất, giúp cho các cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở tổ chứcbảo quản hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ, khoa học; xây dựng Danh mục thànhphần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu
2.2.4.1.Phương án chỉnh lý
Trang 18“ Chỉnh lý tài liệu ” là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cánhân, tổ chức tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học trongđó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị,hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đơn vị phông hoặc khốitài liệu đưa ra chỉnh lý
Phương án phân loại tài liệu được áp dụng tại Công ty cổ phần Đầu tưthương mại và dịch vụ lưu trữ là cơ cấu tổ chức – thời gian, áp dụng đối với tàiliệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ củacác đơn vị, bộ phận tương đối rõ ràng, ổn định
Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ là cơ quan, tổ chứccó cơ cấu rõ ràng, ổn định với các phòng ban riêng, có chức năng rõ ràng Công
ty cổ phần Đầu tư thương mại và Dịch vụ lưu trữ, có trụ sở đặt tại nhà số 10,ngõ 01 thôn Văn Chỉ, xã Mỹ Đình, quận Từ Liêm, thành phố Hà Nội Công tyđược thành lập vào ngày 22/08/2011 với mã số là: 0105460639 Công ty đã đivào hoạt động từ ngày 01 tháng 09 năm 2011 cho đến nay
Đặc biệt, kể từ năm 2011 đến nay, công ty đã thực hiện rất nhiều các hợpđồng về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số hóa (scan), nhập dữ liệu…cho các Sở, Ban,Ngành trên địa bàn thành phố Hà Nội
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lưu trữ các cơ quan, tổ chức còn tồn động tích đống nhiều năm trongtình trạng bó gói, lộn xộn, không được chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí
2.2.4.2 Quy trình chỉnh lý tài liêu được cơ quan, tổ chức áp dụng
* Nội dung chỉnh lý tài liệu:
Hàng năm, cán bộ của Sở được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữphải xây dựng kế hoạch cụ thể về tình hình khảo sát tài liệu của các phòng,
Trang 19trung tâm và công tác thu thập, chỉnh lý (Biểu mẫu - Phụ lục 3)để giao nộp vào
Chi cục Văn thư lưu trữ theo đúng thời gian quy định
Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ được thực hiện theo phương án phân loạitài liệu được xây dựng trên cơ sở lấy ý kiến của các chuyên viên thuộc cácphòng, trung tâm để đảm bảo các hồ sơ đã lập phải phản ánh được đúng chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác sửdụng tài liệu
Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện theo sự hướng dẫn củaChi cục Văn thư lưu trữ và những quy định chung của Cục Văn thư Lưu trữ nhànước
Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức: Định kỳ hàng năm, cán bộđược phân công làm công tác tổ chức cán bộ của Sở có trách nhiệm hướng dẫncán bộ, công chức, viên chức kê khai những thông tin phát sinh trong kỳ, sưutầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xãhội để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định Các thôngtin thu thập được phải bảo đảm tính trung thực và được Sở xác nhận Việc hồ sơcán bộ, công chức, viên chức bị hư hỏng, thất lạc hoặc phải sửa chữa các dữ liệuthông tin trong hồ sơ phải được Giám đốc Sở quyết định sau khi đã có kết quả
thẩm tra, xác minh theo quy định của pháp luật (Áp dụng theo biểu mẫu số BNV/2007, được lưu trong hồ sơ).
2.2.5 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
188 giá, kho nhỏ 40 giá là nơi để các nhân viên kiểm tra và bàn giao hồ sơ cho
Trang 20bọ phân số hóa cũng như bàn giao cho chuyên viên Tầng 3 gồm kho to gồm
400 giá để lưu trữ hồ sơ và 1 kho nhỏ với 30 giá và 2 máy tính để tra hồ sơ và kiểm tra các hồ sơ trên file
2.2.5.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Hệ thống trang thiết bị cũng là một trong những yếu tố quyết định đến chất lượng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.Trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá, hộp đựng tài liệu, cặp ba dây, bìa hồ sơ, …đều được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước Ngoài ra trang bị hệ thống quạt thông gió vàđiều hòa nhiệt độ để duy trì độ thông thoáng và hệ thống chống cháy nổ cho kho
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng Đặc biệt, nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, cho nên các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng…phát triển mạnh, tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn.Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ
3.1 Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức