Công tác Văn thư Lưu trữ tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Lưu Trữ

Hiện nay công ty đang nhận dự án chỉnh lý của Sở và ban ngành khác gồm 3 phông: phông 01, phông 02, phông số 04 trong đó “Phông lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội” thuộc phông số 01 là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở.Thành phần tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội: toàn bộ tài liệu được hình thành từ các phòng, trung tâm trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công bao gồm các loại hình tài liệu:(1). Hồ sơ, tài liệu tổng hợp;(2). Hồ sơ, tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;(3). Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin;(4). Hồ sơ, tài liệu dự án, xây dựng cơ bản;(5). Hồ sơ, tài liệu hạ tầng đô thị;(6). Hồ sơ, tài liệu Công nghiệp thương mại du lịch nông lâm thuỷ hải sản(7). Hồ sơ, tài liệu văn hoá xã hội đào tạo.(8). Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế, xúc tiến đầu tư;(9). Hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp (bao gồm hồ sơ doanh nghiệp có vốn trong nước và hồ sơ doanh nghiệp có vốn nước ngoài);(10). Hồ sơ, tài liệu tổ chức, nhân sự;(11). Hồ sơ, tài liệu lao động, tiền lương;(12). Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán;(13). Hồ sơ, tài liệu thi đua, khen thưởng;(14). Hồ sơ, tài liệu về hành chính, quản trị công sở;(15). Hồ sơ, tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;(16). Hồ sơ, tài liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ;(17). Hồ sơ, tài liệu pháp chế;(18). Hồ sơ, tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh Niên;

A MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đợt kiến tập ngành nghề - Thông qua quá trình kiến tập để giúp em củng cố thêm về nhận thức ly luận và tiếp cận với thực tiễn hoạt động Lưu trữ - Bước đầu kết hợp ly luận đã được học tại trường với thực tiễn, vận dụng ly luận để giải vấn đề thực tiễn đặt để hoàn thành công trình nghiên cứu cá nhân (chuyên đề tốt nghiệp, khoá luận tốt nghiệp) - Tìm hiểu về tổ chức và bộ máy hoạt động, cấu tổ chức của quan đơn vị để học tập - Tiếp tục xây dựng phương pháp nghiên cứu và hình thành phong cách làm việc của một cán bộ lưu trữ: Khoa học, chủ động, sáng tạo, có kế hoạch và có tính kỷ luật cao - Rèn luyện kỹ nghiệp vụ lưu trữ Lý chọn địa điểm kiến tập Là một sinh viên khoa lưu trữ học, nên lựa chọn Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Lưu Trữ để kiến tập tìm hiểu và chọn một số giải pháp cải thiện công tác lưu trữ tại quan tổ chức nói riêng và của ngành lưu trữ nói chung Công tác lưu trữ hồ sơ giấy tờ là một công việc quan trọng việc quản ly Nhà nước, đòi hỏi sự cẩn trọng và bảo mật cao Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của vì vậy cần phải được gìn giữ để tra cứu và sử dụng cần thiết Khó khăn trình kiến tập - Thiếu phương tiện kỹ thuật để tìm hiểu sâu, thiếu sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu thiết yếu của sinh viên kiến tập - Trình độ của chuyên viên chưa cao, chưa giải đáp được hết thắc mắc câu hỏi của em đặt Thuận lợi trình kiến tập - Mơi trường làm việc đợng, công sở, cán bộ lịch thân thiện để từ ly thuyết đã học giúp em hiểu sâu về công việc của em quan sát và học hỏi, giúp gắn liền với thực tiễn công việc - Trong thời gian kiến tập công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên kiến tập Khi muốn tìm hiểu một vấn đề gì đó cán bộ hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của sinh viên Khơng vậy giới thiệu em với các anh chị khác có kiến thức chuyên sâu giúp em hiểu kĩ và rõ đề - Về vấn đề tài liệu: Công ty cung cấp đầy đủ tài liệu đầy đủ suốt quá trình kiến tập của em Mọi tài liệu mà công ty cung cấp đều cần thiết và quy giá , bổ ích phục vụ cho bài báo cáo này của chúng em Bày tỏ lời cảm ơn đến đơn vị, nhân tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực nội dung kiến tập ngành nghề Sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Lưu Trữ Em xin chân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Minh đã hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của em suốt quá trình kiến tập Đồng cảm ơn giám đốc đã tạo điều kiện cho em có điều kiện được đến kiến tập, trải nghiệm và quan sát công việc tại công ty Bước đầu được vào thực tế, tìm hiểu về cơng tác lưu trữ của em hạn chế và nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng trách khỏi thiếu sót là điều chắn, em rất mong nhận được y kiến đóng góp quy báu của ban lãnh đạo của các anh, chị để bài tiểu luận của em được hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn ! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành * Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ LƯU TRỮ Địa trụ sở chính: Số 10 ngõ 01 thôn Văn Chỉ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: 043.7687863 / 0917878458 * Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ được thành lập ngày 22 tháng 08 năm 2011 Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp với mã số 0105460639 * Quá trình hoạt động trưởng thành: Ngày 01 tháng 09 năm 2011, Công ty đã bắt đầu vào hoạt động với các hợp đồng về chỉnh ly tài liệu, nhập liệu và số hóa với Công ty BĐG và TMTH số 01 Vĩnh phúc; Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội; Công ty Thẩm định giá IVC Việt Nam, Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội, Sở Thông tin và truyền thông thành phố Hà Nội, Tổng cục Dân số… Trung bình năm công ty ky từ 4-5 hợp đồng Trong 04 tháng năm 2011, doanh thu của công ty gần 400 triệu; Năm 2012 doanh thu là gần 01 tỷ; Riêng năm 2013, doanh thu của Công ty là 2,6 tỷ đồng Điều đó đã chứng tỏ công ty ngày càng được các quy quan tin tưởng và lựa chọn Trong quá trình hoạt động việc trao đổi thông tin là không thể thiếu được, quá trình trao đổi thông tin người có nhiều cách khác để thể hiện và nhiều phương tiện khác Trong đó, văn bản được xem là phương tiện phổ biến nhất, chính xác và đạt hiệu quả cao Văn bản là sở, cứ pháp ly rõ ràng nhất Vì vậy việc giữ lại các văn bản đó là một việc hết sức cần thiết chính vì vậy mà đời ngành lưu trữ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Tài liệu lưu trữ đó là bản gốc, bản chính của tài liệu có giá trị được lựa chọn toàn bộ khối tài liệu hình thành quá trình hoạt động của quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục đích tra cứu sử dụng, nó có y nghĩa to lớn về mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội…của toàn xã hội loài người Công tác lưu trữ là mắt xích không thể thiếu hoạt động của Bộ máy nhà nước Công ty Cổ phần đầu tư thương mại và dịch vụ Lưu Trữ thời gian qua đã trực tiếp chỉnh ly khoa học tài liệu lưu trữ tại nhiều quan cụ thể: - Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội - Sở Ngoại vụ Hà Nội - Sở Thông tin và truyền thông thành phố Hà Nội - Các doanh nghiệp địa bàn thành phố và các tỉnh lân cận… Sau chỉnh ly xong tài liệu lưu trữ các quan đã được đưa vào quản ly, khai thác sử dụng có hiêụ quả phục vụ cho công tác quản ly và hoạt động của quan Kết quả được các chuyên gia, cố vấn và lãnh đạo quan đánh giá rất cao và được nộp lưu vào lưu trữ thành phố Hà Nội Các loại hình dịch vụ chỉnh ly của Công ty: - Chỉnh ly khoa học tài liệu lưu trữ - Cung cấp các thiết bị bảo quản, văn phòng phẩm, giá đựng tài liệu, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu… - Cung cấp tư vấn các phương pháp bảo quản tài liệu, tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ,… - Hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ - Quy trình chỉnh ly được đảm bảo theo đúng trình tự, tài liệu được chỉnh ly theo đúng yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ của Nhà nước: - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh ly tài liệu hành chính - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động của các - Quy trình chỉnh ly công ty đảm bảo thực hiện theo đúng các nguyên tắc quy định và yêu cầu của quan Đảm bảo tình khoa học, tính bảo mật, chính xác, nhanh chóng… với mục đích: Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu của Phông, khối đưa chỉnh ly một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản ly, sử dụng hiệu quả Loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị bảo quản - Thủ tục pháp ly thực hiện công tác chỉnh ly Thông qua các điều khoản hợp đồng chỉnh ly công ty đảm bảo đầy đủ mọi thủ tục pháp ly của một đơn vị được phép hoạt động lĩnh vực lưu trữ có đủ lực và tư cách pháp nhân để thực hiện các dịch vụ Công ty hoàn thành mọi thủ tục pháp ly cần thiết, cung cấp hoá đơn giá trị gia tăng phục vụ cho công tác toán dịch vụ cho quan, đơn vị đúng theo các quy định của nhà nước - Đơn giá chỉnh ly được quy định tại Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh ly tài liệu giấy và sự thoả thuận Công ty với quan, tổ chức - Hình thức thực hiện công tác chỉnh ly dựa theo quy định của Nhà nước về công tác chỉnh ly khoa học tài liệu và yêu cầu của quan Ngoài ra, kể từ năm 2013 đến nay, Công ty đã bắt đầu triển khai số hóa và nhập liệu cho các Sở, Ban ngành Năm 2013, Công ty đã tiến hành trực hiện số hóa tài liệu Đăng ky kinh doanh cho Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Được sự tin tưởng của Sở KHĐT, năm 2014, Công ty tiếp tục triển khai tiếp dự án số hóa và nhập liệu hồ sơ lưu trữ cho Sở… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cán bộ Công ty bao gồm: 20 cán bộ tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, Trung cấp các chuyên ngành Văn thư lưu trữ và Quản trị Văn phòng; Hành Chính học, Quản trị Văn phòng… Trong đó có nhiều cán bộ đã có kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY Ban giám đốc cơng ty Chun gia Kế hoạch Kinh doanh chỉnh lý tài liệu chức hành nhân kế tốn tài DANH SÁCH CÁN BỘ STT Họ tên Trần Quang Nam Nguyễn Ngọc Thắng Nguyễn Thị Yên Lê Quỳnh Mai Nguyễn Trung Mạnh Nguyễn Anh Minh Đỗ Thi Thu Hà Đỗ Thị Huyền Trang Lê Trung Kiên 10 Nguyễn Thị Hồng Hạnh 11 Thiều Thị Hương 12 Trần Đình Nghĩa 1.2 Chức danh Trình độ học vấn Giám đốc Đại học Phó Giám đốc Đại học Kế toán Đại học Trung cấp TP Kinh doanh Cử nhân Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Cử nhân Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng TP Nghiệp vụ Đại học Cao đẳng trường Đại học Nội vụ Ha Nội Trung cấp Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung cấp Văn thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cao đẳng lưu trữ - Trường cap đẳng Nội vụ Hà Nội Cao đẳng Lưu trữ - Trường cao đẳng Nợi vụ Hà Nợi Tình hình tổ chức, chức , nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức Trong śt thời gian qua Công ty đã phát triển được đội ngũ nhân viên, cán bộ chuyên nghiệp về công tác xếp chỉnh ly khoa học tài liệu lưu trữ có lực cả về trình độ nghiệp vụ lẫn công tác thực tế Đội ngũ nhân viên là người có kinh nghiệm nhiều năm chỉnh ly tài liệu của các Sở, Ban, ngành địa bàn thành phố Hà Nội Hiện tại công ty có đội ngũ nhân viên, cán bộ chuyên nghiệp cụ thể như: - Các chuyên gia, cố vấn từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm lưu trữ quốc gia III… - Cán bộ, nhân viên chỉnh ly chuyên nghiệp được đào tạo chuyện ngành lưu trữ học tại các trường cao đẳng đại học danh tiếng về văn thư lưu trữ (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn…) 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức Theo Quyết định về việc Ban hành Quy định về công tác lưu trữ của Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội các cán bộ nhân viên của công ty được nhận hợp đồng chỉnh ly và làm việc tại Kho lưu trữ của Phòng Đăng kí Kinh doanh trụ sở Tòa nhà B10A Nam Trung n Hà Nợi gồm: cán bộ lưu trữ chính và 10 nhân viên khác thực hiện công tác chỉnh ly - Hàng năm, cán bộ của Sở được giao nhiệm vụ thực hiện công tác lưu trữ phải xây dựng kế hoạch cụ thể về tình hình khảo sát tài liệu của các phòng, trung tâm và cơng tác thu thập, chỉnh ly (Biểu mẫu - Phụ lục 3)để giao nộp vào Chi cục Văn thư lưu trữ theo đúng thời gian quy định - Được cung cấp đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác - Được quyền từ chối cung cấp tài liệu lưu trữ người khai thác chưa làm đầy đủ hoặc chưa đúng thủ tục theo qui định - Tổ chức chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ văn bản tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức (Vào sổ giao, nhận hồ sơ, Lập số hồ sơ, Phân loại tài liệu, Lập phiếu liệt kê tài liệu, Lập phiếu kiểm soát hồ sơ, Lập biên bản giao nhận ) - Phải có thái độ tận tình, phục vụ chu đáo các yêu cầu theo quy định - Có trách nhiệm hướng dẫn thủ tục cần thiết đối với người khai thác sử dụng để được mượn hồ sơ, tài liệu; Cung cấp hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, chính xác, lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác theo yêu cầu - Cán bộ làm công tác lưu trữ được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật Nhà nước dưới mọi hình thức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước - Xử ly cung cấp hồ sơ phần mềm quản ly và điều hành tác nghiệp mở sổ theo dõi phục vụ khai thác phải thể hiện đầy đủ các yêu cầu cần thiết để theo dõi cho thuận tiện, kiểm tra tình trạng hồ sơ hoàn trả - Đối với cán bộ, công chức trực tiếp quản ly hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức việc theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ (áp dụng theo biểu mẫu số 05b-BNV/2007, lưu hồ sơ) - Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng các biện pháp nhằm thực hiện tốt các qui định công tác lưu trữ của Sở tḥc trách nhiệm của Văn phòng Sở CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Khái quát chung tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ hiện thực hiện hợp đồng chỉnh ly và scan hồ sơ Lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Căn cứ Quyết định số 13/2014/QĐ-UB ngày 07/03/2014 của UBND Hà Nội về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức của Sở Kế hoạch và Đầu tư HN Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội (sau gọi tắt là Sở) là quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội thực hiện chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố quản ly nhà nước về quy hoạch, kế hoạch và đầu tư gồm: tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổ chức thực hiện và đề xuất về chế, chính sách quản ly kinh tế - xã hội địa bàn thành phố; đầu tư nước, đầu tư nước ngoài địa phương; quản ly nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), nguồn vốn vay ưu đãi của các nhà tài trợ, nguồn viện trợ phi Chính phủ nước ngoài; đấu thầu; đăng ky kinh doanh phạm vi Thành phố; tổng hợp và thống nhất quản ly các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã, kinh tế tư nhân; tổ chức cung ứng các dịch vụ công thuộc phạm vi quản ly nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật Sở Kế hoạch và Đầu tư có tư cách pháp nhân, có dấu và tài khoản riêng; chịu sự đạo, quản ly về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, đồng thời chịu sự đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra, về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Kế hoạch và Đầu tư Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi giấy, phim ảnh, băng hình, băng đĩa, băng âm hoặc các vật mang tin khác.Trong trường hợp khơng bản chính, bản gớc thì được thay bản hợp pháp Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành quá trình theo KẾT LUẬN Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương Để phát huy tớt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ, tổ chức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Và Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ đã ngày giờ làm tốt nhiệm vụ đó để giữ gìn và bảo vệ tài liệu quan trọng phục vụ sử dụng mục đích lâu dài của độc giả và các quan tổ chức, phát huy tốt việc bảo quản chính là phát huy tốt được giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước giai đoạn hiện Trong một tháng vừa qua, với em chưa phải là một khoảng thời gian đủ để đánh giá một cách tổng kết toàn diện thực trạng công tác lưu trữ của Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ Nhưng khoảng thời gian đó đủ để em có cái nhìn nhận đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ của cả nước nói chung và của công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ nói riêng Nhìn nhận được một cách khải quát nhất về ưu điểm hạn chế khâu nghiệp vụ lưu trữ của công ty và của đội ngũ cán bộ nhân viên Với cương vị là một sinh viên được kiến tập và trải nghiệm công việc tại công ty, em đã cố gắng nỗ lực hết mình để hoàn thành các nội dung công việc được giao Ngoài ra, bản thân em đã rút được một số đánh giá cá nhân, so sánh, đánh giá, y kến đóng góp kiến nghị nhằm đóng góp cho công tác lưu trữ của công ty ngày càng phát triển hơn.Trên là toàn bộ thực trạng công tác lưu trữ của Công ty cổ phần Đầu tư thương mại và dịch vụ lưu trữ mà em được kiến tập thời gian qua Do thời gian tìm hiểu ngắn và hạn hẹp nên không tránh khỏi thiếu xót, mong thầy cô đóng góp y kiến để bài tiểu luận của em được hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 - Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ - Thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng - Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động của các quan, tổ chức - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy trình "Chỉnh ly tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001: 2000 - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh ly tài liệu hành chính PHỤ LỤC Phụ lục 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 1.1 Mẫu trình bày tờ nhan đề mục lục SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TP HÀ NỘI - MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Phông…… (tên phông/sưu tập, khối lượng tài liệu nộp lưu) Mục lục số (quyển số):…… …………, năm 20……… 1.2 Mẫu trình bày phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu Hộp/ Cặp số (1) Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Thời gian Số Ghi (3) BĐ-KT (4) tờ (5) (6) (2) 1.3 Mẫu trình bày tờ kết thúc TỜ KẾT THÚC Mục lục này gồm:…………….hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ…………………………………………hồ sơ (ĐVBQ) Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu của Mục lục này gồm………tờ (được đánh số liên tục từ đến ….) Hà Nội, ngày tháng .năm 20… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ, chức danh) Phụ lục 2: Biên bàn giao tài liệu UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ _ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập tự - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn cứ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh ly tài liệu lưu trữ hành chính; Căn cứ…………………… (kế hoạch công tác, kế hoạch thu thập tài liệu) Chúng gồm: BÊN GIAO:……………….…………… ………………………đại diện là: - Ông (bà): …………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh:………………………………………………… - Ơng (bà): …………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………… BÊN NHẬN: ………………………………………….………….đại diện là: - Ơng (bà): …………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh:………………………………………………… - Ông (bà): …………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………… Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu………………… ………… với nội dung cụ thể sau: Tên phông (hoặc khối) tài liệu: …………………………………………… Thời gian của tài liệu: ……………………………………………………… Thành phần và khối lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) …………………………………………… - Quy mét giá……… mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có) …………………………………………………… …………………………………………………………………………… … Công cụ tra cứu và tài liệu liên quan kèm theo: ………………………… …………………………………………………………………………… … Biên bản này được lập thành 02 bản; bên giữ 01 bản ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục 3: Báo cáo kết khảo sát kế hoạch chỉnh lý tài liệu UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập tự - Tự - Hạnh phúc _ Hà Nội, ngày tháng năm 20 BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU VÀ KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NĂM… _ I THỰC TRẠNG TÀI LIỆU NĂM… Tên phông/khối tài liệu: …………………………………………………………………………………… Giới hạn thời gian tài liệu: ………………………………………………………………………… ……… Khối lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tởng sớ hộp (cặp): ……………………….………………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ……… …………………………… ………………………………………… - Quy mét giá:…………mét 3.2 Tài liệu khác (nếu có): Thành phần nội dung tài liệu: 4.1 Thành phần tài liệu: Ngoài tài liệu hành chính, phông hoặc khối tài liệu có loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh, ghi âm….) 4.2 Nội dung tài liệu: …………………………………………………… Tình trạng phơng khối tài liệu khảo sát: 5.1 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu 5.2 Mức độ xử lý nghiệp vụ: Phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị…… 5.3 Tình trạng vật lý Cơng cụ thống kê, tra cứu (nếu có) II KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông/khối tài liệu phục vụ yêu cầu quản ly, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông/khối tài liệu - Chỉnh ly theo hướng dẫn chỉnh ly tài liệu hành chính ban hành theo cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu quá trình chỉnh ly Nội dung công việc, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành Stt Nội dung công việc Người thực Người phối hiện hợp Thời hạn Giao nhận tài liệu ……… ………… ………… …………………… ……… ………… ………… Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a Chuẩn bị địa điểm chỉnh ly: Phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác b Văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, dao, kéo, thước kẻ….) Kinh phí chỉnh lý: Tởng sớ: Trong đó: - Thuê lao động chỉnh ly: - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh ly: - Chi phí khác: Phê duyệt (Của người có thẩm quyền người có trách nhiệm) ……ngày…… tháng… năm 20… Người lập kế hoạch (Ky tên) (Ky tên) Phụ lục 5: Danh mục tài liệu hết giá trị DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Stt Tập số (1) (2) Tiêu đề tập tài liệu (3) Lý loại (4) Ghi (5) Phụ lục 6: Biên giao nhận tài liệu UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Sớ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập tự - Tự - Hạnh phúc _ /BB-LT BIÊN BẢN GIAO NHẬN/HOÀN TRẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ Căn cứ Phiếu đề nghị khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày….tháng… năm… đã được chấp thuận; I Phần Giao - Nhận: Hôm nay, ngày tháng .năm .tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội Chúng gồm: BÊN GIAO: Bộ phận lưu trữ quan Sở…………………… đại diện là: Ông/bà: Chức vụ/Chức danh: BÊN NHẬN: đại diện là: Ơng/bà: Chức vụ/Chức danh: Cùng thớng nhất bàn giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau: Tổng số hồ sơ: Thời gian của hồ sơ, tài liệu: Tình trạng của hồ sơ, tài liệu: Ngày hoàn trả lại hồ sơ: … /……/20… II Hồn trả hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hơm nay, ngày tháng .năm .tại Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội Chúng gồm: BÊN ………………… : GIAO: BÊN ………………… : NHẬN: Cùng thống nhất hoàn trả lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ phần giao nhận Biên bản này lập thành 02 bản, bên giữ 01 bản Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Phụ lục 7: Giá đựng hồ sơ kho Lưu trữ Phụ lục 8: Bìa, cặp, hộp đựng hồ sơ trình chỉnh lý Phụ lục 9: Hồ sơ ghi sơ mi xếp theo phông ... TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ LƯU TRỮ Địa trụ sở chính: Số 10 ngõ 01 thôn Văn Chỉ, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: 043.7687863 / 0917878458 * Công ty cổ phần Đầu tư thư ng... liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi Nhà nước quy định" 2.2.2.1 Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ Hiện tại kho lưu trữ của Công ty Cổ phần đầu tư thư ng mại và dịch vụ Lưu Trữ. .. quát chung tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần Đầu tư thư ng mại và dịch vụ lưu trữ hiện thư c hiện hợp đồng chỉnh ly và scan hồ sơ Lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà