SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG- 123docz.net

3.1. Điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức

Trên cơ sở áp dụng ly luận khoa học về công tác Lưu trữ Công ty đã áp dụng vào thực tiễn ở các khâu nghiệp vụ Lưu trữ, giữa thực tiễn và khoa học có thể

nhận thấy chúng có mối quan hệ mật thiết với nhau và giống nhau trên cơ sở các khâu nghiệp vụ sau:

- Về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức: Như kiến thức đã học tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức để

xác định thành phần và nội dung của tài liệu lưu trữ

- Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ: Thu thập tài liệu Lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu như: văn thư cơ quan, tài liệu của các đơn vị trực thuộc, tài liệu từ các cá nhân lãnh đạo và tài liệu lưu trữ cũ…để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

- Về công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu hầu như căn cứ

vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu, vị trí của cơ quan, tổ

chức, cá nhân hình thành tài liệu, y nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ, hình thức của tài liệu, tình trạng vật ly của tài liệu.

- Về chỉnh ly khoa học tài liệu: thực hiện đầy đủ các bước và các khâu nghiệp vụ cơ bản.Tài liệu sau khi chỉnh ly bảo đảm các yêu cầu: được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thông hóa; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Kho lưu trữ được xây dựng theo kết cấu và quy chuẩn ISO 9001:2000 với đầy đủ giá, cặp, hộp, bìa và

các trang thiết bị cần thiết..Kho được bố trí ở nơi khô ráo, được cách ly với khu vực đông người qua lại và khu vực dễ cháy nổ. Trong kho được trang bị giá

đựng tài liệu được cấu tạo bởi các thanh sắt được cố định một cách cách chắc chắn. Cặp, hộp đựng hồ sơ tài liệu được ngâm dung dịch chống mối mọt và sâu

bọ phá hoại và ăn mòn. Trong kho được trang bị hệ thống quạt thông gió và điều hòa nhiệt độ duy trì luôn ở mức 16 độ C cùng hệ thống chống cháy nổ.

3.2. Điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại cơ quan tổ chức

Khi áp dụng nghiệp vụ Lưu trữ vào công tác lưu trữ mặc dù áp dụng ly luận đi đôi với thực tiễn, tuy nhiên giữa ly luận và thực tiễn lại có những điểm khác biệt do quy chế hoạt động và cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức có sự khác nhau điển hình như:

- Việc thu thập nguồn hồ sơ của Công ty để đưa vào kho là khai thác toàn bộ từ Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, cần căn cứ vào cơ cấu, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ khối lượng công việc của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà

Nội để xác định khối lượng thành phần danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ.

- Thời hạn thu thập hồ sơ tài liệu không bị giới hạn mà phụ thuộc vào khối lượng hồ sơ sản sinh ra trong một ngày tại phòng Đăng kí kinh doanh, có thể

thu thập theo ngày, theo tháng vì khối lượng hồ sơ khá nhiều nếu để lâu sẽ dẫn đến tích đống.

- Về các xác định giá trị tài liệu, căn cứ vào nội dung phản ánh của tài liệu và số

hồ sơ có thể tiến hành tra file trên máy để tìm số hồ sơ tương ứng với hồ sơ bị thất lạc hoặc lẫn để tiến hành bổ sung vào hồ sơ gốc.

- Về chỉnh ly tài liệu do Công ty nhận hợp đồng chỉnh ly cho Sở kế hoạch và

đầu tư thành phố Hà Nội nên tài liệu chủ yếu là hồ sơ Đăng kí kinh doanh nên các bước chỉnh ly có đôi chút khác biệt so với thực tiễn, khi thực hiện chỉnh ly hồ sơ Đăng kí kinh doanh gồm các khâu chính như sau:

+ Rút hồ sơ trong hộp và sắp xếp theo các số kí hiệu được ghi trên bìa hồ sơ + Thực hiện sắp xếp hồ sơ gốc và hồ sơ chính theo thứ tự được quy định trong Luật doanh nghiệp năm 2014

+ Đánh số trang cho các bộ hồ sơ đã được sắp xếp theo thứ tự từ 01 đến hết.

Trong trường hợp hồ sơ quá dày trên 300 trang cần tách ra và viết bìa mới và

chia ra làm 2 tập.

+ Biên mục hồ sơ theo kết cấu tùy thuộc vào từng dạng hồ sơ ( doanh nghiệp một thành viên, hồ sơ hai thành viên, hồ sơ công ty cổ phần…)

+ Thống kê số trang và các lần thay đổi có trong hồ sơ, bổ sung những bộ hồ sơ thiếu hoặc hồ sơ mượn

+ Sau khi thống kê tiến hành vận chuyển hồ sơ tới bộ phận số hóa để scan và số

hóa tài liệu

+ Hồ sơ sau khi được số hóa sẽ được đưa về phòng, kho lưu trữ đê kiểm tra lại một lượt só trang và kiểm kê số lượng hồ sơ gốc

+ Bàn giao và vận chuyển vào kho lưu trữ lịch sử

- Vì hồ sơ có khối lượng lớn nên dễ bị lẫn các đầu số nên cần có thêm công tác phân loại và phân chia các đầu số để ghép vào các bộ hồ sơ khuyết thiếu

Công tác khai thác sử dụng hồ sơ máy là một bước khá quan trọng trong Lưu trữ. Trước khi tìm hồ sơ doanh trong kho và cả trên file máy để phục vụ

cho phòng Đăng kí kinh doanh cán bộ làm công tác này cần phải làm thủ tục bàn giao hồ sơ một cách cẩn thận và thận trọng bởi hồ sơ mang tính tuyệt mật cao. Trước khi bàn giao cần kiểm tra lại hiện trạng hồ sơ gốc một lượt, số trang và số lần thay đổi đi kèm, nếu hồ sơ có gì thiếu xót phải ghi chú rõ ràng, ghi rõ số hồ sơ, ngày giao nhận và tên người khai thác hồ sơ. Tổ chức, cá nhân ngoài Sở khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Sở lưu trữ phải có các giấy tờ

- Công văn hoặc Giấy giới thiệu của cơ quan chủ quản;

- Đơn xin sử dụng tài liệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đối với trường hợp người khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ mục đích cá nhân.

- Đề cương nghiên cứu đối với trường hợp nghiên cứu khoa học, viết chuyên đề thực tập…

Như vậy, công tác lưu trữ hồ sơ là một công việc đòi hỏi tính bảo mật và sự

thận trọng cao trong công việc nên các khâu nghiệp vụ lưu trữ không thể dập khuôn hay theo bất kì một khuôn mẫu cụ thể nào chính vì vậy nó có những điểm tương đối khác so với ly luận.

3.3. Đề xuất kiến nghị

3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức

Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu

- Phải tiếp tục đẩy mạnh công tác chỉnh ly, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu tư thích đáng.

- Trong công tác chỉnh ly của các cơ quan, tổ chức của tỉnh và của các huyện, thị xã, thành phố cần quan tâm biên soạn các tài liệu hướng dẫn chỉnh ly, tổ

chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội nghị trao đổi kinh nghiệm để thống nhất về nghiệp vụ chỉnh ly, phân loại, phân phông, xác định giá trị tài liệu và làm các công cụ tra cứu

- Cần huy động các nguồn nhân lực để xử ly tài liệu tích đóng của các cơ quan, tổ chức như: hợp đồng với cơ quan có chuyên môn để xử ly tài liệu tích đống hoặc mở lớp bồi dưỡng do cơ quan, tổ chức mở lớp.

- Sau khi hoàn thành công tác chỉnh ly tài liệu của cơ quan, tổ chức cần phải viết báo cáo kết quả chỉnh ly nhằm đánh giá kết quả công việc, rút ra những kinh nghiệm về nghiệp vụ, cách tổ chức chỉnh ly và đề ra những công việc cần tiếp tục làm sau khi chỉnh ly.

- Ban hành bổ dung các văn bản về nghiệp vụ lưu trữ được áp dung riêng đối với cơ quan tổ chức.

- Tăng cường phổ biến các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ của nhà

nước và áp dụng tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ vào cơ quan, tổ chức.

- Tổ chức tuyển chọn các cán bộ có kinh nghiệm và đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ nhân viên làm công tác lưu trữ trong cơ quan.

- Cần đầu tư bổ sung trang thiết bị ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ, bổ sung thêm máy tính để thực hiện công tác lưu trữ điện tử một cách hoàn thiện và tốt hơn nữa

- Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, xử phạt trong công tác lưu trữ.

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ khoa trường.

Đối với bộ môn lưu trữ của khoa đã thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy và sứ

mệnh mà nhà trường đã giao phó. Thầy cô trong khoa khá nhiệt tình chỉ bảo sinh viên trong học tập, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của sinh viên trong khoa cũng như của toàn sinh viên trong trường. Tuy nhiên, là một sinh viên của khoa theo em khoa vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục như:

- Cần mở đợt tuyển chọn, bổ sung thêm đội ngũ giảng viên giảng dạy bộ môn này vì số lượng sinh viên học lưu trữ khá nhiều.

- Cần tuyên truyền rộng rãi hơn nữa về công tác lưu trữ và tầm quan trọng của lưu trữ không chỉ với học sinh trong khoa mà còn đối với học sinh của các khoa khác bởi trường có gốc tiền thân đi lên từ khoa văn thư lưu trữ.

- Xây dựng và ban hành thêm một số văn bản để áp dụng cho công tác lưu trữ trong doanh nghiệp

- Cần có các đợt tham quan, đi thực tế cho sinh viên được tiếp cận và

hiểu sâu hơn về lưu trữ để biết được ngành nghề sau này mình sẽ làm.

SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ