MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn nội dung thực tập tốt nghiệp 2 2. Lời cảm ơn 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND xã Yên Phong. 4 1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí của UBND xã Yên Phong 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 6 1.2 Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của UBND xã Yên Phong 7 1.2.1 Về tình hình tổ chức công tác văn thư 7 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 9 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯLƯU TRỮ CỦA UBND XÃ YÊN PHONG 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư 10 2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản 10 2.1.3 Quản lý văn bản 11 2.1.4 Quản lý con dấu: 13 2.2 Hoat động nghiệp vụ 13 2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 17 2.2.2 Công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản 17 2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi 17 2.2.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 24 2.2.2.4 Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 24 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ YÊN PHONG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư của UBND xã Yên Phong 27 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Đối với UBND xã Yên Phong 28 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, khoa, trường 29 KẾT LUẬN 30
MỤC LỤC A MỞ ĐẦU 1 Lý chọn nội dung thực tập tốt nghiệp 2 Lời cảm ơn .3 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Yên Phong 1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí UBND xã Yên Phong 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư UBND xã Yên Phong .7 1.2.1 Về tình hình tổ chức công tác văn thư 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ YÊN PHONG 10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Quản lý đạo công tác văn thư .10 2.1.2 Công tác soạn thảo văn 10 2.1.3 Quản lý văn 11 2.1.4 Quản lý dấu: 13 2.2 Hoat động nghiệp vụ 13 2.2.1 Công tác xây dựng ban hành văn 13 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn .13 2.2.1.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 17 2.2.2 Công tác quản lý văn giải văn 17 2.2.2.1 Quản lý giải văn 17 2.2.2.1 Quản lý giải văn đến 20 2.2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .24 2.2.2.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 24 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ YÊN PHONG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND xã Yên Phong 27 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Đối với UBND xã Yên Phong 28 3.3.2 Đối với môn văn thư, khoa, trường .29 KẾT LUẬN 30 A MỞ ĐẦU Thực tập cuối khóa cơng việc quan trọng nằm chương trình đào tạo quy bậc đại học, cao đẳng trường Thực tập tốt nghiệp thân sinh viên vận dụng lý thuyết học nhà trường vào công việc, mặt giúp sinh viên củng cố vững kiến thức học, mặt khác giúp sinh viên biết vận dụng kết hơp chặt chẽ lý thuyết thực tế tình Thực tập tốt nghiệp giúp sinh viên làm quen với công việc thực tế mặt hoạt động đơn vị thực tập, đặc biệt công việc chuyên ngành đào tạo chuyên sâu qua sinh viên thực tập, rèn luyện cách làm việc, đạo đức, tác phong người cơng chức tương lai Xuất phát từ, mục đích cao cả, từ yêu cầu hoạt động đào tạo trường đại học Nội vụ Hà Nội có quy đinh cụ thể nhằm hướng dẫn đạo sinh viên thực tập quan, đơn vị, dịp để nhà trường thầy cô khoa Văn thư – lưu trữ đánh giá kết học tập, ý thức sinh viên, giúp sinh viên hoàn thiện kiến thức làm hành trang trường Dưới đạo nhà trường thầy cô giáo khoa,em thực tập văn phòng Thống kê UBND xã Yên Phong Tại đây,em có dịp làm quen với phong cách làm việc Văn phòng Thống kê UBND xã Yên Phong Đợi thực tập giúp em học tập kiến thức từ thực tế, trực tiếp làm việc với cơng việc văn Thư văn phòng Đây công việc thực chức tham mưu giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND xã Trong thời gian thực tập văn phòng Thống kê UBND xã Yên Phong thời gian thực tập không nhiều em quan tâm bảo nhiệt tình anh, chị văn phòng Tại em làm quen với công việc nghiệp vụ soạn thảo văn đi, đăng ký văn đi, đóng dấu văn bản, tiếp nhận văn gửi đến… Mặc dù em chuẩn bị kỹ lưỡng, trình thực tập em gặp phải khó khăn định, phần kiến thức hạn chế cộng với việc lần thực tập quan lớn nên không tránh khỏi ngỡ ngàng Hơn thời gian thực tập văn phòng Thống kê UBND xã n Phong khơng đươc nhiều nên khơng có điều kiện tìm hiểu nắm bắt hết hoạt động Văn phòng Những thiếu sót xuất phát từ cá nhân em mong quan tâm, thông cảm giúp đỡ thầy giáo tạo điều kiện cho em hồn thành tốt báo cáo Để hoàn thành báo cáo thực tập này, bên cạnh nỗ lực thân,, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy thầy khoa văn thư- lưu trữ cán bộ, cán ngành văn thư cán khác UBND xã giúp đỡ em hoàn thành tốt nghiệp vụ giao,và cung cấp cho em kiến thức chuyên môn quý báu Lý chọn nội dung thực tập tốt nghiệp Công tác văn Thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan,các tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay khơng tốt Cũng điều mà cơng tác văn thư quan tổ chức ngày quan tâm Đặc biệt cơng cải cách hành Nhà nước Công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lới nội dung hoạt động văn phòng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thơng tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về nội dung cơng việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng,đúng sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu, đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện thuận lợiđể triển khai mặt nghiệp vụ, ngược lại chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại khơng đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ khơng đảm bảo gây khó khăn cho lưu trữ công việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ quốc gia khơng hồn chỉnh Chính lý nên em chọn đề tài “Tìm hiểu Cơng tác văn thư Văn phòng Thống kê UBND xã Yên Phong ” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Đây lĩnh vực lớn nên em đề cập đến công tác văn thư nơi em thực tập Văn phòng Thống kê UBND Xã Yên Phong Lời cảm ơn Qua báo cáo mình, cá nhân em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy cô khoa Văn thư –lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn quan tâm, giúp đỡ cán bộ, lãnh đạo Văn phòng Thống kê UBND xã Yên Phong tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế cơng việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu xót mà tận tình giúp đỡ em hồn thành báo cáo B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND xã Yên Phong 1.1.1 Lịch sử hình thành, vị trí UBND xã Yên Phong Yên Phong xã thuộc miền trung huyện ý n, có vị trí địa lý: Phía Bắc phía Tây Bắc giáp xã Yên Hưng Yên Phú, phía Nam phía Tây Nam giáp xã n Hồng Xã n Quang, phía Đơng giáp xã n Khánh, phía tây giáp sơng Đáy; đơng thời địa giới tự nhiên Tỉnh Nam Định tỉnh Ninh Bình Hiện xã n Phong có diện tích tự nhiên 880,2 số dân 7.000 người, phân bổ theo 11 thôn: Trung khu, An Bái, Hưng Xá, Ninh Thôn, Phú Giáp, Bông Quỹ, Bồ Đề, Nội Thôn, Đinh Khu, Ba Khu, An Thái n Phong, xã có lợi giao thơng đường thủy đường Do điều kiện giao thơng thuận lợi nên q trình lịch sử, n Phong ln vị trí quan trọng qn kinh tế Để trở thành đơn vị hành ổn định nay, Yên Phong trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách thay đổi tên gọi Trước CMT8/1945, địa bàn xã Yên Phong ngày lúc gồm xã nhỏ thuộc tổng huyện sau:Xã Hưng Thượng; xã An Bái; xã Hưng Xá, Xã Phú Khê, xã Giáp Giá, xã Bồng Xuyên, xã Quỹ Độ Sau CMT8 địa giới hành xã có điều chỉnh Đầu năm 1945, Chính phủ có định hợp số xã thuộc huyện Ý Yên Từ xã nhỏ trước lúc CMT8 hợp thành xã Đầu năm 1948, xã Hưng Phú, Hưng An, Phú Giáp, Bồng Quỹ, hợp thành xã lấy tên xã An Phong, huyện Ý Yên Sau cải cách ruộng đất năm1956, 1957, tất xã huyện Ý Yên thay đổi tên gọi theo nguyên tắc lấy chữ “Yên” đứng trước Xã An Phong đổi tên thành xã Yên Phong 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Quyết định vấn đề xã phạm vi phân quyền, phân cấp theo quy định Luật quy định khác pháp luật có liên quan; Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy quyền Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương kết thực nhiệm vụ, quyền hạn quyền địa phương xã Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh địa bàn xã * Hội đồng nhân dân xã Ban hành nghị vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng nhân dân xã Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Trưởng ban, Phó Trưởng ban Hội đồng nhân dân xã ; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Ủy viên Ủy ban nhân dân xã Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trường hợp cần thiết; phê chuẩn toán ngân sách xã Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án địa bàn xã theo quy định pháp luật Giám sát việc tuân theo Hiến pháp pháp luật địa phương, việc thực nghị Hội đồng nhân dân phường; giám sát hoạt động Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp, Ban Hội đồng nhân dân cấp mình; giám sát văn quy phạm pháp luật Ủy ban nhân dân cấp Lấy phiếu tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm người giữ chức vụ Hội đồng nhân dân phường bầu theo quy định Điều 88 Điều 89 Luật Bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân xã chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xã xin làm nhiệm vụ đại biểu * Ủy ban nhân dân Bãi bỏ phần toàn văn trái pháp luật Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã định nội dung quy định khoản khoản Điều 61 Luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân xã Tổ chức thực ngân sách địa phương Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền * Hệ thống trị Xã Yên phong xã thuộc Huyện Ý Yên, Tỉnh Nam Định Xã có 8,7 km2 Dân số tồn xã có 6547 nhân khẩu, với 3467 hộ dân, chủ yếu dân tộc kinh, Mật độ dân số đạt 756 người Đảng sở, có 15 chi trực thuộc (11 chi nông thôn, 03 chi trường học 01 chi trạm y tế ) với 165 Đảng viên Ủy ban Mặt trận Tổ quốc đoàn thể hoạt động đồng đều, hàng năm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hội Cựu chiến binh có 11 chi hội trực thuộc, với 109 hội viên Hôi liên hiệp phụ nữ xã có 11 chi hội, với 365 hội viên Hội nơng dân có 11 chi hội, với 319 hội viên Đồn niên xã có 14 chi đoàn, với 141 đoàn viên 1.1.3 Cơ cấu tổ chức * Giới thiệu cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Yên Phong hội đồng nhân cấp bầu gồm: Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy viên uỷ ban Chủ tịch Ủy ban nhân dân đại biểu hội đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ ủy viên Ủy ban nhân dân xã Chủ tịch Ủy ban quy định Hiên Ủy ban có 23 cán bộ, cơng chức biên chế quan, lại hợp đồn,hầu hết cán có trình độ Đại học, nhiều cán đào tạo với trình độ Cao đẳng , trung cấp chuyên nghiệp Theo thống kê trình độ chun mơn –nghiệp vụ UBND xã Yên Phong sau: + Đại học: 05 người + Cao đẳng:10 + Trung cấp:08 *Sơ đồ cấu tổ chức (Phụ lục 1) Qua sơ đồ ta thấy rõ mối quan hệ chặt chẽ giữ thành viên Ủy ban với UBND, cán có chức thăm mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực chức quản lý Nhà nước xã, bảo đảm thống quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quan chuyên môn cấp huyện lĩnh vực phân cơng 1.2 Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư UBND xã Yên Phong 1.2.1 Về tình hình tổ chức cơng tác văn thư Bộ phận văn thư có ý nghĩa lớn phát triển mặt quan đầu mối giao tiếp phận đảm bảo thông tin văn phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo quan Chính vậy, quan dù quy mô lớn hay nhỏ phận văn thư Theo quy định nhà nước có loại văn thư: văn thư tập trung văn thư hỗn hợp, văn thư phân tán Văn thư UBND xã Yên Phong tổ chức theo mô hình Văn thư tập trung Tất văn đến quan phải qua phận văn thư để quản lý tập trung thống Chủ tịch người chịu trách nhiệm quản lý, đạo công tác văn thư Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, thực chức thâm quyền khơng để bị sai sót Cán văn thư Uỷ ban Xã chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực văn chi bộ, tổ chức Đảng ủy Tổ chức hội nghị tập huấn công tác văn thư – lưu trữ phổ biến loại văn pháp luật nước Văn phòng bố trí cạnh phòng làm việc Chủ tịch để thuận lợi cho công việc 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Giúp Uỷ ban nhân dân xã xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi thực chương trình, lịch làm việc đó,tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân xã việc đạo thực Giúp Uỷ ban nhân dân dự thảo văn trình cấp có thẩm Quyền, làm báo cáo gửi lên cấp Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức xã Giúp HĐND tổ chức kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại nhân dân chuyển đến HĐND UBND cấp có thẩm quyền giải Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho kỳ họp HĐND cho công việc UBND Giúp Ủy ban nhân dân công tác thi đua khen thưởng xã Giúp Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân thực nghiệp vụ công tác bầu cửđại biểu HĐND UBND theo quy định pháp luật công tác giao Thực trình ký giao dịch hành trực tiếp với Chủ tịch UBND xã, đặc biệt văn có liên quan đến yếu tố người nước ngoài, Quản lý cán bộ, công chức người Lao động, quản lý tài tài sản văn phòng HĐND UBND xã theo quy định Quản lý số cán chuyên môn UBND xã giao trách nhiệm lĩnh vực công tác Tổ chức in ấn, chụp văn quan ban hành quan khác ban hành nhanh chóng xác Tiếp nhận giải yêu cầu tổ chức công dân theo nhiệm cụ, quyền hạn giao Tổng hợp tình hình hoạt động ngành, đơn vị, xóm, thôn, làm báo cáo HĐND UBND xã Văn thư xã có nhiệm vụ cụ thể sau: tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm theo dõi, +Phân loại văn đến UBND: Thứ nhất: phải đăng ký loại đăng ký: sách, báo, tạp chí, tư liệu tham khảo, chuyển trực tiếp đến đơn vị có liên quan; Thứ 2: phải đăng ký; - Bóc bì văn đến Sau tiếp nhận , văn phân loại sơ xử lý sau: Loại khơng bóc bì: gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận văn thư chuyển giao cho nơi nhận, văn mật Loại văn văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì lại, trừ bì văn đóng dấu ký hiệu độ mật Những bì có đóng dấu khẩn cần bóc trước để giải kịp thời Đối chiếu số,ký hiệu,số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng văn qua nhân viên bưu điện, cần soát lại tránh để sót văn Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi gửi trả lai văn Đối với đơn, thư kiếu nại tố cáo vào văn cần kiểm tra, xác minh điềm loại văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để ;làm chứng -Đóng dấu đến, ghi số ngày tháng đến lên văn Đóng dấu đến với tất văn gửi đến UBND Văn quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan tổ chức hóa đơn , chứng từ kế tốn Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu đến , ghi số đến ngày đến Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu đến ngày đến, văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến 20 Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu đến mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu đến đánh rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu(đối với loại văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung(đối với cơng văn ) vào khoảng giấy trống phía ngày tháng năm ban hành văn Mẫu dấu đến Tên quan, tổ chức ĐẾN Số: Ngày: CHUYỂN : LƯU HỒ SƠ SỐ: b.Đăng ký văn đến - Căn vào số lượng văn để lập sổ đăng ký văn đến; - Các văn đăng ký văn thư: văn gửi đến; văn mật(lập sổ riêng) 21 Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại văn trích yếu nội dung (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) Khi đăng ký văn đến phải ghi đầy đủ thông tin văn tài liệu, đòi hỏi, khơng trùng lặp khơng bỏ sót,khơng viết bút chì, bút mực đỏ, khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng, văn ký lần, hình thức đăng ký cơng văn, văn bản, tài liệu đến quan sổ đăng ký văn đến Việc cập nhập văn máy vi tính thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Trung tâm tin học tỉnh cung cấp Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng xác, nhập văn vào sổ theo dõi văn cần nhập vào mục ký hiệu văn Đối với văn mang tính bí mật nhà nước văn thư phải vào sổ theo dõi riêng c Trình văn đến Sau vào sổ đăng ký văn đến, phải xếp theo loại để Chủ tịch UBND xem xét, văn đến ngày nào, phân phối ngày hơm đó,chậm đến sáng hôm sau.đối với công văn khẩn, hỏa tốc, mời họp phải phân phối sau nhận Chủ tịch UBND vào chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, công tác giao cho đơn vị, cá nhân cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải Và thời hạn giải văn Đối với văn có liên quan tới nhiều đơn vị cá nhân cần phải xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải cá nhân, đơn vị Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải quyết(nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào 22 sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư vào trường hợp tương ứng sở liệu văn đến Khi chuyển giao văn cán văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn Mẫu sổ chuyển giao văn đến Ngày tháng gửi Số ký hiệu Số lượng bì Nơi nhận Ký nhận văn gửi văn văn văn đóng dấu (1) (2) (3) (4) (5) Văn mật chuyển giao chậm 30 phút hành chính, ngồi hành 60 phút Văn mật thêm cột “mức độ mật” mẫu chuyển giao văn người nhận phải ký vào sổ Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận, Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu nhận văn ký nhận, văn đến đóng dấu thượng khẩn hảo tốc cần ghi rõ thời gian chuyển Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Cán văn thư phải đóng dấu Đến, ghi số ngày tháng đến( số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng - Văn đến không lưu văn thư d Giải theo dõi tiến độ giải văn đến Trách nhiệm việc giải văn đến UBND: Chủ tịch UBND cho ý kiến Người giải văn là: Công chức chuyên trách, phận có liên quan Trách nhiệm theo dõi tiến độ việc giải văn bản: Chủ tịch, Văn thư Khi văn giải xong lưu lại tại: Văn thư phận chuyên môn 2.2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 23 Cán văn thư giữ dấu đóng dấu UBND Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thầm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ UBND Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ UBND xã Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Tuyệt đối khơng đóng dấu khống Đóng dấu rõ ràng, ngắn, chiều, mầu mực chum lên 1/3 chữ ký bên trái Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn bản, khơng đóng q trang văn Dấu treo đóng trùm lên phần tên quan Trách nhiệm quản lý dấu UBND: Chủ tịch UBND có loại dấu: dấu có hình quốc huy loại dấu khác 2.2.2.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ a Lập hồ sơ - Xây dựng danh mục hồ sơ + Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND; + Căn vào quy chế làm việc UBND; + Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND; + Kế hoạch nhiệm vụ công tác hang năm UBND; + Căn cưa vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu; +Người xây dựng danh mục hồ sơ UBND xã là: Công chức chuyên trách b Phương pháp lập danh mục hồ sơ + Các loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân + Nhóm hồ sơ cơng tác nội vụ; + Nhóm hồ sơ cơng tác tư pháp; + Nhóm hồ sơ cơng tác giáo dục đào tạo; + Nhóm hồ sơ cơng tác văn phòng; + Nhóm hồ sơ cơng tác tra; + Nhóm hồ sơ liên quan đến cơng tác thương binh xã hội… 24 *Phương pháp lập hồ sơ Mở hồ sơ; Thu thập văn tài liệu đưa vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ c Cách xếp văn hồ sơ tài liệu - Theo số thứ tự văn bản: Ví dụ như: Hồ sơ bổ nhiệm cán quản lý trường học UBND xã Yên Phong Theo thời gian ban hanh văn bản: Ví dụ như: Tập báo cáo thống kê lao động hợp đồng trường địa bàn UBND xã Yên Phong Theo vần chữ cái: Ví dụ như: Tập định nâng lương cho cán công chức UBND xã Yên Phong năm 2016 Theo trình tự giải cơng việc: Ví dụ như: Hồ sơ tuyển dụng cán công chức UBND xã Yên Phong năm 2016 d Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND - Các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên; - Hồ sơ nguyên tắc không nộp vào lưu trữ; - Thời hạn nộp lưu là: + năm kể từ ngày công việc kết thúc + 03 tháng kể từ cơng trình tốn(tài liệu xây dựng bản) + Sau 01 năm kể từ cơng trình nhiệm thu thức( tài liệu nghiên cứu khoa học) 25 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ YÊN PHONG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt TT 01 Thời gian 21/3 – 22/3 Phương Nội dung công việc Mục tiêu hướng thực Tìm hiểu cấu tổ chức, chức Thu thập Đọc + ghi năng, nhiệm vụ , quyền hạn, thông tin 02 23/3 – 25/3 chép UBND xã Yên Phong Tìm hiểu chức nhiệm vụ Thu thập Đọc quyền hạn phận văn thư thông tin 03 26/3 – 30/3 + ghi chép UBND xã Yên Phong Nghiên cứu văn bản, nội quy, Thu thập Đọc+ghi quy chế, chế độ sách thông tin chép+thực UBND xã Yên Phong thực thực hành hành công việc nghiệp vụ công việc số công việc khác văn 04 31/3 -6/4 phòng Nghiên cứu văn ban Thu thập Đọc + Ghi hanh UBND xã Yên Phong thông tin chép+ thực công việc thực thực hành hành nghiệp vụ số công việc công việc 05 7/4 – 11/4 khác văn phòng Tiếp tục cơng việc giao Thực hành Làm việc văn phòng thực viết công việc viết 06 12/4 – 16/4 báo cáo thực tập tốt nghiệp viết báo cáo Tiếp tục công việc giao Thực hành Thực văn phòng cơng việc cơng việc Hồn thành báo cáo hoàn thành viết Tổng kết rút kinh nghiệm báo cáo Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan Thực tập sau tham gia vào số cơng việc đơn giản để nắm cơng việc cách nhanh 26 chóng Qua trình quan sát để làm quen với công việc UBND xã Yên Phong ngày em phân công thực tập số công việc cán làm văn thư thực giúp em có học bổ ích thiết thực, công việc cụ thể như: - Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - thực hành cách thức vào sổ, lưu chuyển giao công văn phận văn thư - Biết cách sử dụng loại máy văn phòng : máy photocopy, maý in - Quan sát học hỏi thái độ, cử tiếp khách bác, anh chị văn phòng - Xem loại văn đến quan - Quan sát tham gia vào việc công chức làm Văn thư - Nắm bắt cách thức trình bày loại văn quan Nhà Nước Nhưng tiêp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế môi trường làm việc chun nghiệp văn phòng nên gặp nhiều khó khăn: - kiến thức thực tế với kiến thức lý thuyết cơng việc khơng tương đồng nên gây khó khăn công việc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND xã Yên Phong Lãnh đạo UBND xã cần quan tâm sát đến công tác văn thư quan Ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sắc Tổ chức đưa cán huấn luyện cấp trên, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán làm Văn thư Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư Để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành 27 tích cao đưa nhũng giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm, góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán Cần tranh thiết bị văn phòng đại máy fax, mua thêm photocopy phục vụ công tác văn thư Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác kịp, thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với UBND xã Yên Phong a Về mặt nhân - Thường xuyên mở khóa học nhằm nâng cao nhiệp vụ; b sở vật chất trang thiếp bị kỹ thuật - Để đại hóa cơng tác văn thư, áp dụng số phương tiện kỹ thuật sau: phương tiện làm văn bản:cần cho Cán văn thư máy tính có cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn - Các phương tiện in tài liệu: nên trang bị thêm máy in đảm bảo thời gian ngắn in đươc văn với số lượng lớn mà đẹp - Bố trí nơi làm việc Cán văn thư: phòng làm việc cán văn thư cần bố trí nơi thuận tiện cho việc liên hệ trao đổi công tác, để tránh kẻ gian lọt vào phòng, cần quy đinh người đến giao dịch khơng vào chỗ làm việc, cần có phòng riêng cho cán văn thư để đảm bảo bí mật loại văn mật - Tổ chức phòng làm việc: Cần bối trí đủ bàn làm việc, ánh sáng, có đầy đủ phương tiện làm việc bút mực, bàn dập ghim, dao kéo, bìa hồ sơ, giá, tủ đựng hồ sơ… - Lãnh đạo cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần Cán làm Công tác văn thư thường xuyên tổ chức đợt thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều phong trào văn nghệ để tăng cường mối giao lưu giữ phòng, ban quan c Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý: 28 Để cán phát huy hết lực cảu đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả cơng thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán tích cực trơng cơng việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 100.000đ 3.3.2 Đối với mơn văn thư, khoa, trường Chương trình đào tạo Cao đẳng Văn thư Lưu trữ khoa, nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên tiếp xúc với thực tế, với mơi trường làm việc văn phòng nhiều Nhà trường, khoa tổ chức cho sinh viên thực tế, quan sát công việc để trao dổi kiến thức lý thiết học lớp, từ người học nắm chất công việc tránh lúng túng bước chân vào công việc thực tế sau 29 KẾT LUẬN Để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ viêc học tập ghế nhà trường chưa đủ mà học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế Là sinh viên, em ý thức để trang bị kiến thức hiểu biết ln phải cố gắn trao rồi, học hỏi kinh nghiệm lý thuyết thực tế để sau làm tốt cơng việc Qua thời gian thực tập văn phòng UBND xã Yên Phong, em trang bị thêm cho nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho thân Đó khơng nắm vững kỹ nghiệp vụ mà kỹ sống, cách ứng xử nơi cơng sở Trên sở nghiên cứu tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động HĐND UBND, Văn phòng HĐND UBND xã Yên Phong với nhiều kiến thức thực tế thu nhập q trình thực tập Văn phòng UBND xã n Phong giúp em củng cố thêm kiến thức sau gần năm ngồi ghế giảng đường trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Với quan tâm, giúp đỡ tận tình lãnh đạo Văn phòng, trực tiếp cán văn thư, em có hội tìm hiểu UBND xã Yên Phong biết đươc số kỹ làm việc như: Soạn thảo văn bản; Đăng ký văn đi, đến vào sổ; Được thực đóng dấu; Được sử lý loại văn bản; Được học hỏi nhiều kỹ giao tiếp với người dân; Và số kỹ khác Bằng cố gắng nỗ lực thân, em tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn em tạo lập kỹ nhiệp vụ công việc giao tiếp để vững vàng bước vào cơng việc sau 30 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND XÃ YÊN PHONG CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Cơng chức văn phòng thống kê Cơng chức Địa xây dựng Cơng Cơng Trưởng chức Tư chức Cơng an pháp hộ kế tốn tịch tài Cơng chức Lao động thương binh xã hội Công chức Văn hóa thơng tin Xã Đội trưởng PHỤ LỤC II : TỦ ĐỰNG TÀI LIỆU VÀ HỘP ĐỰNG CON DẤU CỦA UBND XÃ YÊN PHONG PHỤ LỤC III:HÌNH ẢNH VỀ UBND XÃ YÊN PHONG VÀ BẢN ĐỒ HÀNH CHÍNH – KINH TẾ XÃ YÊN PHONG ... chính:Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Văn quy phạm pháp luật: Thơng tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ: Thông... : máy photocopy, maý in - Quan sát học hỏi thái độ, cử tiếp khách bác, anh chị văn phòng - Xem loại văn đến quan - Quan sát tham gia vào việc công chức làm Văn thư - Nắm bắt cách thức trình... Yên Phong năm 2016 d Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ UBND - Các hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên; - Hồ sơ nguyên tắc không nộp vào lưu trữ; - Thời hạn nộp lưu là: + năm kể từ ngày công việc