TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ tại Công ty cổ phần xây lắp điện thành an

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 2 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN THÀNH AN 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 3 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 4 1.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An. 5 1.2. Khảo Sát Tình Hình Tổ Chức, Quản Lý, Hoạt Động Công Tác Văn Phòng Của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An. 6 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Thành An 6 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 6 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng. 9 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ” 16 2.1. Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 16 2.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư 16 2.1.2.Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ 16 2.1.3.Vai trò của công tác Văn thư. 17 2.1.4.Ý nghĩa của công tác Văn thư. 17 Tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan. 17 2.2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 18 2.2.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 18 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản. 19 2.2.4. Quản lý con dấu 28 2.2.5.Tìm hiểu một số phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn thư của cơ quan. 33 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 3.1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm trong công tác Văn thư 35 3.1.1. Ưu điểm: 35 3.1.2. Những nhược điểm. 35 3.2. Đề xuất và kiến nghị 36 KẾT LUẬN 39 PHỤ LỤC 41 Phụ lục 01:(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 42 Phụ lục 02 :(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 43 Phụ lụ 03:(Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi) 44 Phụ lục 04:(Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến) 45 Phụ lục 05:(Một số văn bản do Công ty ban hành ) 46 Phụ lục 06: (Quy chế về công tác Văn thư Lưu trữ của Công ty Cổ phần Xây lắp điện Thành An) 45

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HOÀNG TRUNG THÔNGBÁO CÁO THỰC TẬP

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B

KHÓA HỌC 2012 – 2016

Tên cơ quan: Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An

Địa chỉ: Số 8, tổ 53, P.Dịch Vọng Hậu, Q Cầu Giấy, TP Hà Nội Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Phạm Lê Quỳnh Trang Giảng viên hướng dẫn: ThS Lâm Thu Hằng

Hà Nội - 2016 MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Bố cục của đề tài 2

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN THÀNH AN 3

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 3

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 4

1.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An 5

1.2 Khảo Sát Tình Hình Tổ Chức, Quản Lý, Hoạt Động Công Tác Văn Phòng Của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An 6

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Thành An 6

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Văn phòng 9

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ” 16

2.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư 16

2.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư 16

2.1.2.Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ 16

2.1.3.Vai trò của công tác Văn thư 17

2.1.4.Ý nghĩa của công tác Văn thư 17

Tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan 17

2.2.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18

2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản 19

2.2.4 Quản lý con dấu 28

2.2.5.Tìm hiểu một số phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn thư của cơ quan 33

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35

3.1.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm trong công tác Văn thư 35

3.1.1 Ưu điểm: 35

3.1.2 Những nhược điểm 35

3.2 Đề xuất và kiến nghị 36

KẾT LUẬN 39

PHỤ LỤC 41

Phụ lục 01:(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 42 Phụ lục 02 :(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An) 43

Phụ lụ 03:(Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi) 44

Phụ lục 04:(Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến) 45

Phụ lục 05:(Một số văn bản do Công ty ban hành ) 46

Phụ lục 06: (Quy chế về công tác Văn thư - Lưu trữ của Công ty Cổ phần Xây lắp điện Thành An) 45

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại phát triển theo xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay, chúng ta

đang sống trong một môi trường hiện hóa đại, chuyên nghiệp Cùng với sự đi lên

của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đờicủa các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh

đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổchức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhậpcủa doanh nghiệp, tổ chức

Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữadoanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớnkhông thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh Bởi, mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phậnvăn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói, công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý Từ đó, lãnh đạo đưa ra được những quyếtsách đứng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác Vănthư lưu trữ, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trìnhthực tập tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An, tôi xin đưa ra đề tài: “Tìmhiểu về việc thực hiện công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện ThànhAn”

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài thực tập nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Công ty

Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An

- Đề xuất ý kiến về các giải pháp nhằm giải quyết những hạn chế về côngtác Văn thư của Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tình hình hoạt động công tác Văn thư lưu trữ

Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Tài liệu tham khảo bao gồm: báo cáo thực tập khóa trước

- Giáo trình Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Giáo trình Văn thư – Lưu trữ

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

- Đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác Văn thư-lưu trữ ở cả trong vàngoài nước Tuy nhiên chưa có đề tài nào đi nghiên cứu vấn đề này tại Công ty Dovậy, tôi xin tiếp tục kế thừa kết quả nghiên cứu trước để làm sáng tỏ vấn đề này tạiCông ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp quan sát;

- Phương pháp điều tra, khảo sát;

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích, phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp so sánh, đối chiếu

Phần II: Chuyên đề tự chọn “ Tìm hiểu về công tác Văn thư”.

Phần III: Kết luận và đề xuất, kiến nghị.

- Phụ lục.

- Danh mục tài liệu tham khảo.

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN THÀNH AN 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An

 Đôi nét về Công ty.

Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An được thành lập ngày 20 tháng 06năm 2008 Với hình thức là Công ty Cổ phần được đóng góp bởi 03 cổ đông LàCông ty về lĩnh vực sản xuất, buôn bán và kinh doanh với nhiều mặt hàng, sảnphẩm, ngành nghề ở trong nước

Trụ sở chính đặt tại: Số 8, tổ 53, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầy Giấy,Thành Phố Hà Nội

Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động theonguyên tắc kinh tế độc lập Có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàngtheo quy định của pháp luật, được đăng kí kinh doanh theo luật định, được tổ chức

và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã được Đạihội đồng cổ đông thông qua

Nhận thấy thời cơ và tình hình nhu cầu thị trường, Công ty Cổ phần xây lắpđiện Thành An đã nhanh chóng hòa nhập tiếp cận với thị trường cạnh tranh trongnước Được biết đến trong lĩnh vực đầu tư, xây dựng, kinh doanh, sản xuất cácthiết bị vật tư về điện

+ Cổ phần ưu đãi: (không)

Công ty Cổ phần Xây Lắp Điện Thành An đang từng bước phát triển để trởthành một Công ty thực sự lớn mạnh và thu hút được thị trường trong sự phát triển

hiện nay của đất nước.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An

 Chức năng:

- Lập hồ sơ thầu, các hợp đồng công trình dân dụng, công nghiệp, giaothông, thuỷ lợi, đường dây tải điện, bưu chính viễn thông, kỹ thuật hạ tàng, sannền

- Giám sát kỹ thuật, quản lý dự án đầu tu xây dựng các công trình

- Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại

- Thiết kế cấp thoát nước công trình xây dựng

- Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng, công nghiệp

- Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa

- Vận tải hàng hóa, vận tải khách theo hợp đồng bằng ô tô

- Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực bưu chính viễn thông

- Dịch vụ xây lắp, sửa chữa và bảo trì các công trình bưu chính viễn thông,phát thanh, truyền hình và các sản phẩm Công ty kinh doanh

- Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo trì các thiết bị vật tư, linh kiện điện, điện tử

- Mua bán, cho thuê máy móc thiết bị phục vụ công nghiệp, xây dựng, giaothông

- Mua bán phụ tùng thay thế cho thiết bị điện, điện tử, máy móc công nghiệp

- Tư vấn, lắp đặt thi công, dịch vụ bảo hành, bảo trì các công trình điện, điệndân dụng

- Xây dựng các công trình điện, đường dây tải điện, trạm biến áp đến 35KV

- Xuất khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

 Nhiệm vụ:

- Làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động theo quy định của nhànước

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh trên cơ sở tôn trọng pháp luật

- Tạo lập sự quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vồn kinh doanh

- Mở rộng hợp tác với các đối tác, tăng cường thêm các lĩnh vực kinh doanh

trong ngành xây dựng.

- Xây dựng đội ngũ cán bộ và công nhân có tay nghề cao

- Tạo uy tín cho khách hàng đặc biệt là các đơn vị khách hàng chủ chốt

- Xây dựng mục tiêu và phát triển Công ty ngày càng phát triển tạo chỗ đứngtrên thị trường

1.1.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần xây lắp điện Thành An.

 Cơ cấu tổ chức của Công ty xây lắp điện Thành An gồm:

- Đại hội cổ đông: Có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyềnlợi của Công ty theo luật doanh nghiệp

- Hội đồng quản trị: Có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn

đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩmquyền của Đại hội cổ đông

- Giám đốc Công ty: Do chủ tịch Hội đồng quản trị tuyển chọn và bãi nhiệm,Giám đốc có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty, đồng thời là đại diện cho quyền lợi của toàn bộ cán bộ công nhân viên toànCông ty

- Các phó giám đốc: Thay mặt giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khigiám đốc đi vắng, là người giúp việc cho giám đốc, trực tiếp phụ trách từng mảngcông việc cụ thể

- Phòng Tài chính kế toán: Làm nhiệm vụ quản lý tài chính và tổ chức côngtác kế toán Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó, cung cấp thông tin kinh tếkịp thời, chính xác, giúp Ban giám đốc phân tích, đánh giá được tình hình sản xuất,tính toán hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị

- Phòng Hành chính – Tổ chức: Làm nhiệm vụ quản lý toàn bộ nhân sự trongCông ty, theo dõi các chế độ tiền lương, thưởng, thực hiện công tác xét duyệt, khenthưởng, kỷ luật trong Công ty, công tác hành chính văn thư

- Phòng kinh tế - kế hoạch: Xây dụng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Phốihợp với các phòng ban phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phòng kỹ thuật thi công – vật tư: Chịu sự điều hành của giám đốc, chịu

trách nhiệm trước giám đốc về việc mua thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất, phụ tráchcông tác kỹ thuật thi công của Công ty.

- Các đội xây lắp đều được giao nhiệm vụ như nhau, xây dựng các công trình

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Công ty Thành An

Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơithu nhận và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnhvực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động củamỗi cơ quan, tổ chức

Hoạt động tổ chức công tác Văn phòng có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn

bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan Do

đó, trong từng cơ quan, việc tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn phòngsao cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi đến, chứcnăng, nhiệm vụ của từng cơ quan

Công tác Văn phòng của Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An được tổchức theo hình thức tập trung Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạtđộng của cơ quan đều tập trung vào một đầu mối, giúp cho việc tra tìm văn bản, tàiliệu được thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và quy trách nhiệm cũng dễ dànghơn

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

 Chức năng.

- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy,quy chế Công ty

- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc Công ty.

 Tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện các việctrong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độchính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật vàquy chế Công ty

+ Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của Công ty

 Công tác tổ chức, chế độ chính sách: giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự theo nhiệm vụ, quyền hạn của mình:

+ Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho ngườilao động

+ Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động.+ Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,khoa học kỹ thuật

+ Giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định vàquy chế Công ty

+ Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty

+ Lưu giữ và bổ sung hồ sơ CB - CNV kịp thời, chính xác

- Công tác bảo vệ.

+ Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận Công ty

+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn Công ty.

+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏahoạn

+ Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự

+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CB - CNV khi ra vào cổng Phối hợp cùngcác bộ phận duy trì thời gian làm việc

- Công tác bảo hộ lao động.

Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất,cấp cứu tai nạn lao động

+ Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vựcvăn phòng và công cộng

+ Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ laođộng trong toàn Công ty theo quy chế

 Công tác phục vụ.

+ Đảm nhận việc cung cấp các nhu cầu phục vụ công tác văn phòng

+ Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong Công ty

+ Đảm nhận công tác nấu cơm phục vụ bữa ăn công nghiệp

- Tổ văn thư – Lưu trữ

+ Nắm vững các văn bản về công tác chuyên môn

+ Có khả năng bố trí sắp xếp công việc cho phù hợp với từng người

+ Có mối quan hệ và giao tiếp tốt Tạo dựng mối quan hệ, đoàn kết trong

cơ quan

+ Có khả năng điều hành, chỉ đạo công việc chung trong cơ quan, đơn vị + Có khả năng đề xuất với lãnh đạo về công tác tổ chức bố trí nhân sự vàcác giải pháp nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công việc

- Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong công tác văn phòng và công tác

- Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìnnhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống

 Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm

vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc Công ty Kiểm tra, đôn đốc cácnhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình

 Quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm vụthường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốc Côngty.

 Tham gia làm thư ký các hội đồng do Công ty thành lập: Tuyển dụng, nânglương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

 Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và độtxuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ

+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như Công ty

+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên

+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của Công ty

+ Đối nội, đối ngoại

+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo Công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giámđốc Công ty

+ Nắm vững các văn bản về công tác chuyên môn

+ Tổng hợp, soạn thảo thành thạo các loại văn bản

- Kinh nghiệm: có kinh nghiệm trong công tác văn phòng ; có kinh nghiệmtổng hợp, dự bảo, kinh nghiệm về cải cách hành chính; kinh nghiệm về xây dựng,kiểm tra, rà soát công trình điện

- Tính cách: vui vẻ, hòa đồng với mọi người; trung thực thẳng thắn, có nhìn

nhận và đánh giá khách quan trước mọi tình huống.

- Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, được Trưởng phòng phâncông phụ trách chỉ đạo thực hiện một hoặc một số lĩnh vực công tác

- Phó Trưởng phòng chủ động xử lý các công việc thuộc phạm vi được phâncông Trong những trường hợp cần thiết thì Phó trưởng phòng trao đổi, bàn bạc vớiTrưởng phòng để cùng xem xét và đưa ra quyết định cuối cùng

 Nhân viên Văn thư – Lưu trữ.

- Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, chính xác, kịp thời

- Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình, cận thận và

có tinh thần trách nhiệm trong công việc

 Lưu trữ công văn tài liệu theo đúng quy định về công tác văn thư - lưu trữcủa Nhà nước và Công ty

 Mở sổ sách theo dõi ông văn đi, đến cho chính quyền, Đảng ủy, Công đoàn,Đoàn thanh niên, ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác

 Tài liệu bảo quản dễ tìm, dễ tra cứu, bảo quản tốt con dấu được giao

 Photo các tài liệu phục vụ cho toàn Công ty

 Quản lý mua sắm thanh toán các khoản về văn phòng phẩm

 Lập kế hoạch đặt mua các loại báo, tạp chí chuyên ngành theo yêu cầu củaCông ty

 Giao nhận công văn đi – đến kịp thời

 Tổ lễ tân

 Số lượng: 01

 Yêu cầu:

- Có kinh nghiệm trong công tác tổ chức sự kiện, hội họp

- Đối tượng làm việc: Nữ

- Có tinh thần trách nhiệm trong công việc

- Kỹ năng giao tiếp tốt, hòa đồng với mọi người

 Cùng trưởng phòng tổ chức tốt địa điểm, cơ sở vật chất tốt cho các hội nghị,hội thảo của Công ty

 Lựa chọn các dịch vụ về phục vụ trong các đợt thăm quan nghỉ mát cho CB CNV hàng năm

- Phục vụ các phòng làm việc của BGĐ Công ty có nhu cầu, chuẩn bị hộitrường cho các cuộc họp

 Tập hợp thanh toán các chi phí phục vụ theo nội dung của mình

 Nhân viên bảo vệ:

 Số lượng: 02

 Yêu cầu:

- Có sức khỏe, chịu được áp lực công việc

- Sử dụng tốt các trang thiết bị do Công ty cấp

- Độ tuổi từ: 25 – 60 tuổi

 Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn Công ty

 Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận Công ty

 Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của Công ty

 Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng

 Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giámđốc, trưởng phòng, phó trưởng phòng

 Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏahoạn

 Hướng dẫn, kiểm tra khách và CB - CNV khi ra vào cổng Phối hợp cùng

các bộ phận duy trì thời gian làm việc.

Ngoài ra, tổ trưởng tổ bảo vệ còn thực hiện thêm các nhiệm vụ:

 Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự trong toàn Công ty

 Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổthiên tai

 Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ, thiêntai

 Tổ quản trị

 Số lượng: 02

 Yêu cầu:

- Đối tượng làm việc: Nam

- Tốt nghiệp từ bậc từ Cao đẳng trở lên về chuyên ngành hành chính hoặcchuyên ngành sửa chữa điện tử

- Có ý thức làm việc tốt, có trách nhiệm trong công việc

- Hòa đồng với mọi người trong Công ty, giao tiếp tốt, nhiệt tình

 Trực tiếp theo dõi quản lý toàn bộ tài sản và trang thiết bị hành chính củakhối văn phòng Công ty Có sổ sách theo dõi kiểm tra đánh giá, sửa chữa hoặc muasắm kịp thời trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hoạt động của Công ty

 Thường xuyên kiểm tra và lên kế hoạch mua sắm, vào sổ sách thống kê tàisản, làm biên bản bàn giao cho người hoặc đơn vị sử dụng

 Mở sổ sách theo dõi hoạt động của các xe ô tô trong Công ty, theo dõi tìnhtrạng chất lượng xe phục vụ cho việc bảo dưỡng thay thế phụ tùng theo đúng quyđịnh của hãng xe

 Cùng với trưởng phòng và lễ tân tổ chức các cuộc hội nghị trong Công ty

liên quan như: Cục thuế thành phố, Kho bạc Nhà nước và một số cơ quan khác cóliên quan Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trên máy tính và một số phầnmềm khác có liên quan.

+ Kinh nghiệm: Giải quyết công việc nhanh, kịp thời, chính xác

+ Tính cách: Thái độ giao tốt, hòa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cận thận

 Thực hiện việc thanh quyết toán các hợp đồng thầu của Công ty

 Quyết toán cho bộ phận quản trị mua sắm trang thết bị phục vụ cho lợi íchcủa Công ty

 Trả lương cho nhân viên hàng tháng

 Quyết toán đầy đủ xăng dầu theo mức khoán của từng xe

 Là người duy trì và phát triển các mối liên kết trong doanh nghiệp

 Tất cả những nhiệm vụ trên đều phải được sự cho phép của Giám đốc Côngty

Tổ nhà ăn.

 Số lượng: 02

 Quản lý nhân lực của tổ, lên lịch, đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ nấucơm ca Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của tổ trước Giám đốc và Trưởngphòng

 Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phục vụ ăn uống cho toànCông ty

 Công khai kinh tế hàng ngày cho cán bộ công nhân Công ty được biết

 Phụ trách công tác sổ sách báo ăn hàng ngày của CB - CNV Công ty

 Tiếp phẩm, thanh quyết toán theo định kỳ mà Công ty quy định

 Tổ chức tổ nhà ăn, vệ sinh khu vực nhà ăn theo định kỳ

 Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Phó Giámđốc, Trưởng phòng

 Tổ y tế

 Số lượng: 01

 Yêu cầu:

- Tốt nghiệp bậc Cao đẳng trở lên về chuyên ngành y tế, chăm sóc sứckhỏe.

- Có ý thức trong công việc, hòa đồng, giao tiếp tốt

 Thường xuyên theo dõi sức khỏe cho cán bộ công nhân viên trong toànCông ty

 Cấp phát thuốc và sổ bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên

 Mua và chấp hành nghiêm túc các quy định của Nhà nước về Bảo hiểm y tếcho người lao động

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN “ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC

VĂN THƯ”

2.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư

2.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bảnhình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổchức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác, công tác văn thư là một bộphận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin

2.1.2.Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ

Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ Do đó, trongquá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

 Nhanh chóng:

Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Công ty phụ thuộc nhiềuvào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Do đó, xâydựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp phần vàoviệc giải quyết nhanh công việc của Công ty

 Chính xác:

Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về

mặt pháp lý, không được khác với các văn bản Nhà nước cấp trên Dẫn chứng hoặctrích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng

Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức

do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư Yêucầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký vănbản vào, văn bản ra trong quá trinh chuyển giao văn bản

 Bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Công ty có nhiều vấn đề thuộcphạm vi bí mật của Công ty, của Nhà nước Vì vậy, trong quá trình tiếp nhận, saogửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật Tức là, chỉ những

người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản Những văn bản đã có dấumật thì phải chuyển đứng đối tượng, không để lọt vào tay người không có tráchnhiệm nhất là kẻ xấu.

2.1.3.Vai trò của công tác Văn thư.

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan,

2.1.4.Ý nghĩa của công tác Văn thư.

Công tác Văn thư có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyêncủa mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước Trong các cơ quanđơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạtđộng quản lý Hành chính thông qua các văn bản - Tài liệu Làm tốt công tác côngvăn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan

2.2 Tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan.

Hiện nay, Công ty đã ban hành Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên, việc chấp hành quy chế vẫn chưa được thực hiện một cách nghiêm chỉnh

(Phụ lục số 06)

2.2.1.Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Hoạt động tổ chức công tác Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộquá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan Do đó,trong từng cơ quan, việc tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư sao chophù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi đến, chức năng,nhiệm vụ của từng cơ quan

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người tathường áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thức tập trung, hình thức tổ chức phântán, hình thức tổ chức hỗn hợp

Công tác Văn thư tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An được tổ chứctheo hình thức tập trung Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan đều tập trung vào một đầu mối, giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệuđược thuận tiện, việc kiểm tra chất lượng và quy trách nhiệm cũng dễ dàng hơn

2.2.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

 Quy trình soạn thảo

Quy trình soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việccủa cơ quan quản lý Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ,cẩn thận và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dungcũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản

Trong quá trình thực tập tại Công ty, tôi xin được mô tả quy trình các bướcsoạn thảo văn bản của Công ty như sau:

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

+ Xác định mục đích ban hành văn bản;

+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;+ Thu thập, xử lý thông tin

Bước 2 Soạn thảo văn bản

+ Xác định giới hạn của văn bản;

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

+ Trình lãnh đạo duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo

Bước 3 Duyệt và trình ký văn bản

Bước 4 Ban hành văn bản

+ Làm thủ tục ban hành văn bản;

+ Phát hành văn bản;

+ Lưu văn bản;

+ Theo dõi văn bản phát hành

Sau khi ký, văn bản được tập trung ở Văn phòng để kiểm tra lại lần nữa Khi

đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì, nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghingày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ “Đăng ký văn bản đi” sau

đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một cáchnhanh chóng chính xác, Văn phòng giữ lại hai bản

01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo

01 bản lưu ở bộ phận Văn thư

Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lívăn bản, tài liệu Đồng thời Văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải quyếttốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn động liên quan đếnvăn bản

2.2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản.

 Quản lý và giải quyết văn bản đi.

Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp

luật, băn bản hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành

Quy trình xử lý văn bản đi của Công ty do văn thư làm công tác quản lý.Đây là một công tác khó khăn, nặng nề, áp lực công việc đòi hỏi trình độ chuyênmôn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ về công tác văn thư cao vì khối lượng đầu

văn bản đi là khá nhiều.

Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi của Công ty Cổ Phần Xây Lắp ĐiệnThành An gồm 8 bước:

Bước 1 : Tiếp nhận yêu cầu

- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành vănbản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc

- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị mà xuất hiện yêucầu soạn thảo văn bản Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết định vềhoạt động của cơ quan tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanhtheo quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơquan, tổ chức

Bước 2 : Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

- Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giảiquyết Sau khi đã đầy đủ thông tin, tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các biểumẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo dễ đọc, nội dung rõ ràng, đảm bảotính hợp pháp và hợp lý

Bước 3: Duyệt văn bản

- Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnhđạo cấp đơn vị và đồng thời phải "ký nháy" vào văn bản (ký vào phía bên phảidòng chức danh của người ký văn bản)

Bước 4 : Kiểm tra hồ sơ

- Phiếu trình giải quyết công việc;

- Văn bản đi;

- Các văn bản có liên quan

Trong trường hợp phát hiện sai sót phòng hành chính sẽ gửi lại cho đơn vịhoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính sửa theo đúng quy định

Bước 5 : Kiểm tra thể thức văn bản

- Bộ phận (cá nhân) phụ trách có trách nhiệm xem xét văn bản đã đúng vớimẫu quy định chưa, đã có ý kiến của lãnh đạo đơn vị chưa

- Văn bản đã có ý kiến phê duyệt hoặc thông qua lần cuối của người cótrách nhiệm ký chưa, có dấu chức danh của người ký và dấu cơ quan chưa.

- Thể thức của văn bản: Tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơinhận đã đầy đủ chưa, đã đúng chưa, nếu có sai sót phải chuyển cho bộ phậnhoặc cá nhân có trách nhiệm sửa

Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi

- Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng

- Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng kí vào "Sổ đăng kí văn bản đi”theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ, đúng sốlượng, đối với văn bản “mật” và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” vàphải được chuyển phát ngay tức thì

- Để đảm bảo tổ chức, thực hiện ,chuyển giao văn bản đi được hiệu quả vàgiữ bí mật văn bản, Văn phòng công ty đã theo dõi, đôn đốc việc thực hiện cácnhiệm vụ theo đứng quy trình nghiệp vụ Tất cả các văn sau khi có ý kiến giảiquyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ Nếu cán bộ vănthư không làm đúng theo những quy trình đó mà để xảy ra bất kỳ sai xót nào như:

lộ bí mật văn bản, văn bản bị thất lạc thì người cán bộ văn thư đó sẽ bị hình thức

kỷ luật rất nặng, bởi đây là công ty mang tính chất tư nhân nếu công tác văn thưkhông được chú trọng thực sự sẽ gây ra những thiệt hại nghiêm trọng

Bước 7: Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

- Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền đơn vịtham mưu phải chuyển ngay Văn thư để lấy số và làm các thủ tục ban hành

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm củavăn bản

Bước 8: Lưu văn bản đi

- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

( Phụ Lục 03 - Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi của Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An ).

 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

- Bìa sổ được trình bày với tên sổ là “ Sổ đăng ký văn bản đi”

- Bên trong bao gồm 8 thành phần, yếu tố sau:

Ngườiký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vịngườinhậnbản lưu

Sốlượngvăn bản

Ghichú

 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp

luật, Văn bản hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bảnchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan tổ chức

Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến của Công ty Cổ Phần Xây LắpĐiện Thành An gồm 8 bước:

( Phụ Lục 04 - Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến của Công ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Thành An )

Bước 1: Thủ tục tiếp nhận văn bản đến.

- Kiểm tra và phân loại văn bản

+ Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có

+ Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận.+ Nếu phát hiện tình trạng mất, hỏng bì hoặc thời gian nhận chậm hơn so vớithời gian ghi trên bì đối với văn bản hoả tốc hẹn giờ thì phải báo cho người phụ