Tìm hiểu là công tác văn thư tại UBND huyện lập thạch

MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐÀU 1 1.Lý do chọn đề tài 3 2.Mục tiêu của đề tài 3 3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu 4 4.Nguồn tài liệu tham khỏa 4 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7.Bố cục của đề tài 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.1.1 Đặc điểm,tình hình 6 1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ 7 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 14 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 14 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 16 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 21 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 24 2.1. Công tác văn thư của UBND huyện Lập Thạch 24 2.1.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thưlưu trữ. 24 2.1.2. Công tác quản lý và chỉ đạo công tác văn thưlưu trữ. 25 2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư của Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 26 2.2.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa về công tác văn thư. 26 2.2.2 Nội dung công tác văn thư. 27 2.3 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 31 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 3.1 Đánh giá chung 52 3.3.1 Ưu điểm 52 3.3.2 Hạn chế 53 3.3.3 Nguyên nhân 55 3.2 Đề xuất,kiến nghị 55 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐÀU .1 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khỏa 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài .5 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức văn phòng 1.1.1Đặc điểm,tình hình 1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ 1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan .14 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .14 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .16 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 21 Phần II 24 CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN .24 2.1 Công tác văn thư UBND huyện Lập Thạch 24 2.1.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư-lưu trữ 24 2.1.2 Công tác quản lý đạo công tác văn thư-lưu trữ .25 Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 26 2.2.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 26 2.2.2 Nội dung công tác văn thư 27 2.3 Công tác xây dựng ban hành văn .31 Phần III 52 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 3.1 Đánh giá chung 52 3.3.1 Ưu điểm 52 3.3.2 Hạn chế .53 3.3.3 Nguyên nhân .55 3.2 Đề xuất,kiến nghị 55 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC 60 PHỤ LỤC Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐÀU Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn phòng đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn phòng quản lý Nhà nước, đặc biệt tình hình đổi đất nước, vấn đề Đảng Nhà nước quan tâm Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng ban hành Quyết định số 109/TB việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học hệ nghề Hàng năm Nhà Trường đào tạo hàng trăm cán có nghiệp vụ Văn phòng,Văn thư, Lưu trữ làm việc nhiều lĩnh vực khác Để thực tốt chức nhiệm vụ đào tạo mình, trình đào tạo Nhà trường trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh,sinh viên với phương châm “ Học đôi với hành” Chính vậy, cuối khoá học Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập, tạo điều kiện cho sinh viên học hỏi, lĩnh hội công tác văn phòng thực tế quan Được đồng ý Văn phòng HĐND & UBND huyện lập Thạch qua giới thiệu Nhà trường Em đến thực tập Văn phòng UBND huyện lập Thạch từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 Trong suốt trình thực tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị nhân viên Văn phòng Được hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phòng đây, em tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư làm quen với công tác văn phòng Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa QTVP thầy cô tạo điều kiện cho em thực tập Để em có hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị Văn phòng UBND huyện lập Thạch bảo nhiệt tình Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế công việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Kết thực tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu gần 03 tháng thực tập Văn phòng HĐND & UBND huyện lập Thạch công tác tổ chức hoạt động văn phòng Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cô cán hướng dẫn thực tập Song không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Lập Thạch,ngày 11 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Trần Thị Thu Huyền Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.Lý chọn đề tài Lập Thạch vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương tiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sông Hồng, miền đất có vị trí chiến lược quan trọng, để lại nhiều di tích quý báu từ thời dựng nước thời kỳ đấu tranh giữ nước.Thời tiền sử, sơ sử có di khảo cổ học điển hình là: Gò Đồn, gò Hội (xã Hải Lựu), gò Sỏi, gò Đặng, đồng Ba Bậc, gò Trâm Dài (xã Đôn Nhân), Đồng Xuân (xã Xuân Hoà) Ngành khảo cổ học khai quật, tìm nhiều dụng cụ lao động đá Ngày 21/12/1999 tìm thấy trống đồng cổ (trên 2000 năm) thôn Phân Lân (xã Đạo Trù), lưu giữ bảo tàng tỉnh Vĩnh Phúc Điều khẳng định người Việt cổ sinh sống lâu đời vùng đất Lập Thạch thời đại vua Hùng dũng nước Văn Lang ảnh hưởng trực tiếpđến quê hương Lập Thạch Lập Thạch quê hương yêu dấu em với ước muốn tìm hiểu rõ cấu tổ chức hành huyện nói chung ngành học quản trị văn phòng em nói riêng nên giúp đỡ nhà trường tạo điều kiện cô chú,anh chị UBND huyện Lập Thạch em chọn quan làm nơi tìm hiểu nghiên cứu toàn công tác văn phòng nơi Chuyên đề em sâu vào “Tìm hiểu công tác văn thư” quan.Vì em thực tập hướng dẫn phòng văn thư đồng thời em muốn tìm hiểu nghiên cứu sâu công việc mà người văn thư phải làm.Và em nhận thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thư tổ chức hoạt động văn phòng nên em định sâu vào 2.Mục tiêu đề tài Công tác văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Trong trình quản lý nhà nước, hành văn phòng vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình đó, dùng để ghi chép truyền đạt định quản lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xác, hiệu công việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước giai đoạn nay, công tác hành văn phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, đơn vị 3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu Toàn hoạt động công tác văn phòng sâu vào công tác văn thư 4.Nguồn tài liệu tham khỏa Tìm hiểu mạng internet,các tài liệu văn quan thực tập,các luật ban hành văn bản,các nghị định ,bào cáo có liên quan đến văn thư,văn phòng 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu Nói công tác văn phòng đề tài nhiều quan tâm,được khai thác nghiên cứu nhiều phương diện khác nhau.Tại quan em-UBND huyện Lập Thạch có nhiều anh chị trước thực tập nghiên cứu vấn đề mà em tìm hiểu Tất thực tập anh chị,cán hướng dẫn tận tình,chỉ bảo công việc với chuyên ngành học việc mà cán văn phòng cần làm Mỗi người có cách tiếp thu học hỏi riêng nên nghiên cứu theo khía cạnh khác nhau,dùng phương pháp khác mục đích cuối để khảo sát tìm hiểu công tác văn phòng,khai thác tìm hiểu cách chi tiết lĩnh vực mà nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thực tiễn,tự tay học hướng dẫn toàn công việc cán văn phòng.Kết hợp với quan sát,thống kê,so sánh phân tích chuỗi vấn đề Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7.Bố cục đề tài +Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan +Phần II: Chuyên đề tự chọn Tìm hiểu công tác văn thư quan +Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức văn phòng 1.1.1 Đặc điểm,tình hình Trụ sở UBND huyện Lập Thạch - Tên đơn vị: Văn phòng UBND huyện Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc - Địa điểm: UBND huyện Lập Thạch, tỉnh Vĩnh Phúc - Quá trình thành lập phát triển: Văn phòng UBND huyện Lập Thạch thành lập thay đổi sở quy định quan Nhà nước có thẩm quyền Trước tháng 4/2009 gọi Văn phòng HĐND- UBND huyện, sau thực thí điểm không tổ chức HĐND cấp huyện Văn phòng đổi tên thành Văn phòng UBND huyện - Đặc điểm đơn vị: Về cấu tổ chức: Tổng số cán có 18 người, đó: Công chức: 08; Hợp đồng 68: 04; viên chức 01; hợp đồng: 05; Về trình độ chuyên môn: Thạc sỹ: 02; Đại học: 07; Cao đẳng, trung cấp: 09 UBND huyện Lập Thạch với tư cách quan hành nhà nước, thi hành quản lý lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng lãnh thổ theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị củaUBND huyện quan cấp 1.1.2 Chức năng,nhiệm vụ a.Chức Văn phòng UBND huyện Lập Thạch thực theo quy định Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính Phủ: Văn phòng UBND huyện quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, tham mưu, tổng hợp, tổ chức phục vụ hoạt động UBND, Thường trực UBND; phối hợp với phòng, ban, ngành, quan, đơn vị tham mưu cho Thường trực UBND việc tổ chức, đạo, điều hành hoạt động lĩnh vực quản lý nhà nước: Tài chính, kinh tế, đất đai, xây dựng, quy hoạch phát triển đô thị, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại, đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu quản lý nhà nước Chịu trách nhiệm trước UBND, Thường trực UBND Chủ tịch UBND việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND; đảm bảo ban hành văn UBND không trái với quy định pháp luật văn quan nhà nước cấp Tổ chức thực công tác quản trị hành quan b Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân huyện Lập Thạch quan hành Nhà nước địa phương đại diện cho Nhà nước quản lý lĩnh vực như: Kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, văn hóa, y tế… b.1 Trong lĩnh vực kinh tế Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn b.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật b.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội g Trang thiết bị làm việc phòng văn thư Trang thiết bị công tác văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn thư, đồng thời yếu tố giúp cho người cán công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư: Công nghệ thông tin quan, đơn vị đưa vào phục vụ công tác văn thư Mỗi quan, đơn vị bố trí 01 máy vi tính kết nối mạng quan mạng internet để tra cứu văn bản, sử dụng phần mềm quản lý văn Hiện 100% quan, đơn vị, xã, thị trấn có hòm thư công vụ, việc văn đi, đến chuyển qua phần mềm quản lý văn hòm thư hiệu quả, nhanh, xác Tại Văn phòng huyện Lập Thạch trang thiết bị làm việc phòng có đầy đủ để thuận tiện phục vụ công tác văn thư như: máy tính, máy photocopy, máy in, máy điện thoại để bàn, giá, tủ để tài liệu hồ sơ…Bên cạnh có mặt ưu khuyết điểm như: + Ưu điểm: trang thiết bị văn phòng đầy đủ giúp cán văn thư sử dụng máy tính để soạn thảo văn thuận lợi nhanh chóng, gửi nhận văn qua mạng máy tính quan đơn vị giúp tiết kiệm thời gian Việc sao, in văn dễ dàng, điện thoại để giao dịch, liên lạc trao đổi thông tin với đơn vị Huyện + Khuyết điểm: có phần mềm quản lý văn máy tính thuận tiện cho việc quản lý, tra tìm sử dụng văn cán văn thư đăng ký văn phương pháp truyền thống hệ thống sổ sách chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn Các trang thiết bị sử dụng nhiều năm nên cũ chất lượng không tốt, máy photocopy chất lượng màu mực văn không rõ ràng không đẹp Trần Thị Thu Huyền 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trang thiết bị văn phòng Ngoài công việc qua thời gian thực tập quan em học hỏi thêm nhiều kiến thức công việc từ quan trọng đến nhỏ nhặt như: nhận báo công văn vào buổi sáng,phân loại báo,làm bao bì thư đựng văn chuyển đi,sắp xếp hồ sơ,sửa chữa bảo quản trang thiết bị văn phòng,phân chia tài liệu cho sếp Tất công việc giúp cho em hiểu cách chi tiết,rõ ràng công việc cán Trần Thị Thu Huyền 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Qua thời gian tháng thực tập Văn phòng Huyện Lập Thạch tiếp xúc làm việc mà qua lý thuyết em học, vận dụng hết khả vào công việc mà pḥng giao Nhìn chung công tác văn thư triển khai tốt, khâu nghiệp vụ quan trọng UBND phòng quan tâm, hoạt động có hiệu quả.Vì vậy, đội ngũ cán làm công tác Văn thư tuyển chọn chặt chẽ, nêu cao tinh thần trách nhiệm ,có tác phong làm việc khoa học,có tính sáng tạo Bên cạnh không tránh khỏi hạn chế định 3.3.1 Ưu điểm - Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trò công tác văn thư, lưu trữ quan; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ - Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Văn phòng huyện triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh Trần Thị Thu Huyền 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đạt kết quan tâm lãnh đạo cấp lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc phân công 3.3.2 Hạn chế Công tác văn phòng nói chung -Thứ nhất, nhận thức người đứng đầu quan chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng, vị trí, vai trò công tác văn phòng chưa đầy đủ; túy coi văn phòng phận phục vụ, chưa quan tâm mức đến nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, đôn đốc thực kế hoạch, điều phối chung quản lý, đạo, điều hành đơn vị Nhiều Văn phòng tồn đơn vị hành - quản trị thông thường Việc triển khai công tác văn phòng Chi cục chưa quan tâm, hướng dẫn cụ thể -Thứ hai, quan Hệ thống chưa quan tâm đưa giải pháp đột phá, cơ, lâu dài; công tác đạo, lãnh đạo triển khai công tác văn phòng chưa có tính hệ thống, chưa có đổi mới; thiếu liệt, chưa kiên trì, bền bỉ, đeo bám mục tiêu, định hướng phát triển chung công tác văn phòng -Thứ ba, tổ chức máy chưa quan tâm kiện toàn, chức nhiệm vụ công tác văn phòng toàn quốc chưa hướng dẫn, quy định thống nhất; mối quan hệ, chế phối hợp, chế thông tin công tác văn phòng toàn Hệ thống thiếu khoa học, thiếu chặt chẽ, chí có phần rời rạc, chưa tạo phát huy đầy đủ sức mạnh tổng hợp công tác văn phòng toàn Hệ thống -Thứ tư, nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm triển khai đầy đủ, nghiêm túc dẫn đến chất lượng, hiệu công tác văn phòng hạn chế Trần Thị Thu Huyền 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác đôn đốc thực kế hoạch, cảnh báo đề xuất điều phối nguồn lực nhiệm vụ chậm tiến độ, công tác tham mưu, chuẩn bị họp đạo, điều hành công việc lãnh đạo hiệu chưa cao Một số nhiệm vụ chưa trọng quan tâm đạo thực công tác phát ngôn cung cấp thông tin cho báo chí, công tác đôn đốc, kiểm tra thực kết luận -Thứ năm, đội ngũ công chức làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, trường hợp lực nhiều hạn chế nên bố trí Văn phòng; trình độ chuyên môn nghiệp vụ không phù hợp với vị trí việc làm công tác văn phòng Việc thu hút công chức có trình độ lực làm công tác văn phòng khó khăn chế độ đãi ngộ thấp so với mặt chế độ đãi ngộ chung đội ngũ công chức làm công tác thi hành án dân sự; lao động văn phòng chưa tôn vinh, ghi nhận xứng đáng -Thứ sáu, tính chuyên nghiệp công tác văn phòng chưa cao; công tác đào tạo nghiệp vụ văn phòng chưa trọng mức Hầu hết Lãnh đạo Văn phòng công chức làm công tác văn phòng Hệ thống chưa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng Đối với công tác văn thư - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc trình xử lý công việc Mặt khác, cán quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống gặp nhiều khó khăn không bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá công việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phòng, ban đơn vị sai sót cán chuyên môn chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý Trần Thị Thu Huyền 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tồn - Chưa triển khai việc lập hồ sơ công việc cán bộ; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa xử lý phần mềm phổ biến 3.3.3 Nguyên nhân Bên cạnh ưu điểm,tích cực tồn đọng nhiều hạn chế do: - Do văn phòng nằm vùng quê chưa phát triển mạnh nên vốn đầu tư vào công tác văn phòng nhiều hạn chế - Cán chưa đào tạo chuyên sâu - Trang thiết bị chưa đại,việc xử láy quản lý văn nhiều hạn chế - Kho lưu trữ thô sơ nên tài liệu không bảo quản cẩn thận chu đáo 3.2 Đề xuất,kiến nghị Từ thực trạng công tác văn phòng nói trên, Lãnh đạo quan cần phải có “tầm nhìn” mang tính chiến lược, quán xuyến, toàn diện, cơ, lâu dài, tâm, kiên trì, sáng tạo với giải pháp bản, đột phá, thấu đáo, triệt để để giải quyết, tạo chuyển biến công tác văn phòng, đặc biệt tập trung vào số nội dung sau: - Cần nắm bắt đầy đủ thực trạng, tình hình chung công tác văn phòng toàn quan, tình hình tổ chức, cán làm công tác văn phòng, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tồn tại, hạn chế, nguyên nhân làm luận thực tiễn đề xuất giải pháp, hướng dẫn cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng - Xây dựng Đề án xác định vị trí việc làm, đôn đốc, kiểm tra việc tổ chức thực vị trí việc làm Văn phòng Đảm bảo bố trí nhân lực làm công tác văn phòng đủ số lượng đáp ứng chất lượng, thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ - Tổ chức hiệu mối quan hệ phối hợp, chế thông tin công tác văn Trần Thị Thu Huyền 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng cấp nhằm phát huy đầy đủ sức mạnh tổng hợp công tác văn phòng - Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao lực công tác công chức làm công tác văn phòng; định kỳ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn phòng cho công chức làm công tác văn phòng *Kiến nghị Văn thư phận thiếu quan, yếu tố cấu thành nên máy làm việc quan, tổ chức Để thực tốt khâu nghiệp vụ công tác văn thư, quản lý hành quan cần phải trọng vấn đề sau: - Sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư UBND Huyện để làm sở pháp lý cho công tác văn thư hoạt động thống nhất, pháp luật đặc biệt phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội tiến trình công nghiệp hóa đại hóa - Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị văn phòng như: máy tính, máy in, bàn, ghế, tủ,…phục vụ cho công tác văn thư - Cần kiến nghị với quan cấp tổ chức buổi hội thảo khoa học việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư, hàng năm cần cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để giúp nâng cao tay nghề kịp với phát triển xã hội - Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực công tác hành văn thư quan Thường xuyên động viên, khuyến khích kịp thời, để tạo nên động lực tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu cao, lập thành tích công tác thi đua - Hiện đại hóa công tác văn thư để đáp ứng yêu cầu công tác hành chính, giảm bớt áp lực khối lượng công việc, cần ứng dụng tin học ứng dụng phần Trên kiến nghị riêng em cho công tác văn thư sau trình thực tập quan Đó ý kiến khách quan mong dduwwocj phòng quan tâm ý đến để nâng cao thêm hiệu công tác làm việc cho phòng văn thư nói riêng công tác văn phòng nói chung.Kính mong lãnh đạo Trần Thị Thu Huyền 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm xem xét để công tác văn thư đạt hiệu cao KẾT LUẬN Công tác văn thư phận quan trọng tổ chức, quan hành nhà nước, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, giúp cho cán nhân viên quan hoàn thành tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin văn cần tra cứu hay truy cập thông tin khứ, hành nhằm phục vụ cho công tác chuyên môn công tác tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quản lý nhà nước theo định hướng Đảng, pháp luật đề Dưới đạo lãnh đạo quan, phân công rõ ràng, quản lý chặt chẽ phận Văn phòng đến cán văn thư công tác xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu nâng cao ý thức, trách nhiệm qua khâu nghiệp vụ Vì vậy, hàng năm công tác tổng hợp tài liệu, thu thập, bổ sung tài liệu thuận lợi ngày chuyển hóa theo chiều hướng tốt, hiệu Nhìn chung công tác văn thư quan tâm giúp đỡ mức lãnh đạo nên quan hành đến đội ngũ cán phòng củng cố, trình độ chuyên môn vững vàng, nhận thức rõ tầm quan trọng giá trị tài liệu có nhiều kinh nghiệm công tác văn thư Với kết em gặt hái trình thực tập Văn phòng HĐND & UBND huyện Lập Thạch Là toàn kiến thức em đào tạo trường với thực tế bên đúc kết lại Cho em có hành trang quý báu để vững tin bước tiếp đường nghiệp Trải qua gần tháng tập làm cán Văn phòng Em nhận thấy kiến thức mà thầy cô truyền đạt cho em quý giá Việc em Nhà trường tạo điều kiện cho thực tập điều cần thiết để em có hội học hỏi vấn đề xã hội Và em nhận nhiều giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viênVăn phòng UBND huyện Lập Thạch Giúp em có khả củng cố lý thuyết rèn luyện kỷ thực hành Quá trình thực tập giúp em rút nhiều kinh nghiệm học cho Trần Thị Thu Huyền 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội riêng Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác Càng thấy rõ tầm quan trọng cán Văn phòng quan Tạo nên em tinh thần trách nhiệm cao người cán Văn thư tương lai Trước khép lại báo cáo này, lần em xin gửi lời cảm ơn đến Nhà trường, Khoa Quản Trị Văn Phòng thầy cô giáo Trường ĐH Nội vụ Hà Nội cho em kiến thức tay nghề qua trình đào tạo, in dấu nhiều kỷ niệm Cảm ơn Văn phòng UBND huyện Lập Thạch tiếp nhận giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Qua em kính chúc Nhà trường, Khoa Quản Trị Văn Phòng thầy cô dồi sức khoẻ thành công đường giảng dạy Em xin chân thành cảm ơn ! Trần Thị Thu Huyền 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Văn thư, Nhà xuất Giao thông Vận tải, Hà Nội, 2009 Nghị định Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Nghị định Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Thông tư Bộ Công An số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lưu hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư Bộ Công An số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2012 quy định dấu quan, tổ chức Trần Thị Thu Huyền 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sơ đồ máy UBND huyện Lập Thạch Trạm khuyến nông Các đơn vị nghiệp trực thuộc Đài truyền Trung tâm văn hóa thông tin – thể thao Ban quản lý đầu tư xây dựng Văn phòng Phòng Nội vụ UBND Huyện Lập Thạch Phòng Lao động – Thương binh Xã hội Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Giáo dục Phòng Văn hóa Thông tin Các phòng ban chuyên môn Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Tư pháp Phòng Nông nghiệp phát triển Nông thôn Phòng Công thương Phòng Y tế Thanh tra Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ máy hoạt động văn phòng UBND huyện Lập Thạch Chánh Văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Bộ phận tổng hợp Trần Thị Thu Huyền Bộ phận văn thư Bộ phận kế toán Bộ phận phục vụ Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Văn phòng Văn phòng huyện Lập Thạch ban hành Trần Thị Thu Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Quy trình quản lý giải công văn đến T.nhận, phân loại, đóng dấu công văn đến vào sổ Trần Thị Thu Huyền Trình công văn cho lãnh đạo Tiếp nhận lại công văn có ý kiến Lãnh đạo Vào sổ chi tiết Chuyển CV theo ý kiến đạo Lãnh đạo Theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc giải công văn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.Sơ đồ quy trình quản lý giải văn Quy trình quản lý giải công văn Tiếp nhận công văn tài liệu xin trình ký Trần Thị Thu Huyền Xem xét thể thức, nộidun gtính hợp pháp tài liệu Trình ký Cho số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nhân Đóng dấu, lưu công văn tài liệu Chuyển công văn tài liệu nơi nhận Lớp: Quản trị Văn phòng K1D