MỤC LỤC
Nhiệm vụ chính trị của Chi bộ văn phòng UBND huyện là lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện tốt công tác tham mưu giúp việc cho UBND, Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành các công việc của UBND huyện, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND và thực hiện việc tham mưu, giúp UBND huyện thống kê, báo cáo, xây dựng các chỉ tiêu phát triển kinh kế - xã hội của huyện đảm bảo phù hợp với đặc điểm của địa phương. - Chi bộ luôn quan tâm đến công tác lãnh đạo đảm bảo an ninh trật tự và xây dựng lực lượng tự vệ trong cơ quan, duy trì 24/24 giờ có bảo vệ trực cơ quan; phối hợp tốt với Công an, Thanh tra và các cơ quan chức năng cấp huyện đảm bảo tốt về an ninh, trật tự trong các ngày tiếp dân, các hội nghị do UBND huyện tổ chức.., Lực lượng Tự vệ cơ quan được kiện toàn, huấn luyện đúng quy định, luôn đảm bảo 100% quân số.
- Lãnh đạo chi bộ và thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường xuyên nắm bắt tâm tư, tình cảm, nguyện vọng, những đề xuất, kiến nghị của đảng viên, quần chúng, từ đó đề ra biện pháp giải quyết những vấn đề thuộc trách nhiệm của chi bộ hoặc báo cáo, đề nghị cấp trên giải quyết kịp thời, cán bộ, đảng viên trong chi bộ, cơ quan, đơn vị luôn yên tâm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. - Chi bộ luôn quan tâm đến công tác xây dựng cơ quan, đơn vị, thực hiện tốt quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, trang bị đủ các thiết bị cần thiết cho cán bộ làm việc, luôn tạo điều kiện cho cán bộ tham gia học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ chuyên môn, lý luận chính trị đáp ứng ngày càng tốt hơn trong thực thi công vụ và sự phát triển xã hội.
- Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào kho lưu trữ, tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định. -Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ cnhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ nhân sự, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Luật lao động, các Nghị định, Pháp lệnh, chính sách khác đối với người lao động. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo.
Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Đối với phòng Văn phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ đã bố trí 01 Trưởng phòng, 01 Phó trưởng phòng phụ trách và 02 cán bộ (kiêm nhiệm). Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn mỗi đơn vị bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư - lưu trữ (Đối với UBND huyện có 01 bộ phận văn thư – lưu trữ riêng và 01 chuyên viên làm công tác văn thư – lưu trữ chuyên trách). Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đều có phẩm chất tốt, có bản lĩnh chính trị vững vàng, nghiệp vụ chuyên môn tốt,có kinh nghiệm và sáng tạo trong công tác.
Công tác quản lý và chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ
- Ý nghĩa: Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu quả. Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu không đúng sẽ kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất quản lý trong cơ quan Nhà nước.
+ Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. * Khái niệm văn bản đi: là tất cả các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. Khái niệm hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm chung như tên loại, tác giả, thời gian hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng đơn vị của cá nhân.
+Hồ sơ công việc: là 1 tập tài liệu có liên quan đến nhau về 1 vấn đề, 1 sự việc hoặc có cùng 1 đặc điểm chung như tên loại, tác giả, thời gian hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, đơn vị.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được cải thiện đáng kể, biên chế cán bộ làm công tác văn thư được tăng cường, chất lượng và trình độ của cán bộ được nâng cao hơn một bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ. Văn phòng huyện triển khai thực hiện như: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; lập sổ theo dừi, đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến; cụng tác quản lý và sử dụng con dấu… góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ. - Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ cũng được chú ý hơn, nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi và đến, cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Đạt được những kết quả trên là do sự quan tâm của lãnh đạo các cấp và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc và sự cố gắng nổ lực của những người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ luôn có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công.
-Thứ năm, đội ngũ công chức làm công tác văn phòng không ổn định, phải kiêm nhiệm nhiều việc, còn trường hợp do năng lực còn nhiều hạn chế nên được bố trí về Văn phòng; trình độ chuyên môn nghiệp vụ không phù hợp với vị trí việc làm của công tác văn phòng. Việc thu hút công chức có trình độ năng lực về làm công tác văn phòng còn khó khăn do chế độ đãi ngộ thấp so với mặt bằng chế độ đãi ngộ chung của đội ngũ công chức làm công tác thi hành án dân sự;. Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư còn hạn chế, cụ thể phần mềm lừi vẫn đang trong giai đoạn vận hành và sửa chữa thường xuyờn, hiện chưa được nâng cấp nên thường hay xảy ra lỗi gây ách tắc trong quá trình xử lý công việc.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của nhiều phòng, ban và đơn vị vẫn còn sai sót do các cán bộ chuyên môn chưa thật sự quan tâm và nghiêm túc thực hiện theo những quy định nhưng hiện nay chỉ mới thực hiện biện pháp nhắc nhở và chưa có chế tài xử phạt.
- Chưa triển khai việc lập hồ sơ về công việc của từng cán bộ; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được xử lý trên phần mềm còn phổ biến.
- Sớm xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quản lý về công tác văn thư của UBND Huyện để làm căn cứ cơ sở pháp lý cho công tác văn thư hoạt động thống nhất, đúng pháp luật đặc biệt phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội và tiến trình công nghiệp hóa hiện đại hóa. - Cần kiến nghị với cơ quan cấp trên tổ chức các buổi hội thảo khoa học về việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư, hàng năm cần cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để giúp nâng cao tay nghề kịp với sự phát triển của xã hội. - Hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa để đáp ứng những yêu cầu của công tác hành chính, giảm bớt áp lực khối lượng công việc, cần ứng dụng tin học và ứng dụng các phần.
Trên đây là kiến nghị riêng của em cho công tác văn thư sau quá trình thực tập tại cơ quan.Đó chỉ là những ý kiến khách quan mong dduwwocj phòng quan tâm và chú ý đến để nâng cao thêm hiệu quả công tác cũng như làm việc cho phòng văn thư nói riêng và công tác văn phòng nói chung.Kính mong các lãnh đạo.