MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 3 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Cấu trúc đề tài 4 B.PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 5 1.1 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn 5 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 12 1.2 Công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 16 2.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ 16 2.2 Văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 17 2.3 Cơ sở hạ tầng của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 18 2.3.1 Máy móc thiết bị 18 2.3.2 Mạng internet 21 2.3.3 Hệ thống phần mềm 21 2.4 Ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 24 2.4.1 Ứng dụng trong công tác văn thư 25 2.4.1.1 Trong công tác soạn thảo văn bản 26 2.4.1.2 Trong công tác quản lý văn bản 27 2.4.2 Ứng dụng trong công tác lưu trữ 32 2.4.2.1 Số hóa tài liệu lưu trữ 32 2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 34 2.4.2.3 Công tác bảo quản tài liệu 38 2.4.2.3 Công tác khai thác và sử dụng tài liệu 40 2.5 Nhận xét về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 41 2.5.1 Ưu điểm 41 2.5.2 Nhược điểm 42 2.5.3 Nguyên nhân 44 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 45 3.1 Về công tác quản lý 45 3.2 Về nhân sự 47 3.3 Về cơ sở vật chất 47 C.KẾT LUẬN 51 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SĨC SƠN Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS TRẦN VIỆT HÀ Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ THÚY Mã số sinh viên : 1305LTHB056 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH LTH 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp tơi thực hiện, với giúp đỡ anh (chị) cán bộ, chuyên viên UBND huyện Sóc Sơn với hướng dẫn khoa học Th.s Trần Việt Hà giúp tơi hồn thiện khóa luận Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực lấy từ quan Tơi tham khảo khơng chép báo cáo hình thức Tơi xin cam đoan lời nói tơi hồn tồn thật Xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thúy LỜI CẢM ƠN Trong thời gian hồn thành khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn” thành công lớn, bên cạnh nỗ lực thân giúp đỡ giảng viên quan UBND huyện Sóc Sơn Lời cảm ơn đầu tiên, xin trân trọng gửi đến Th.s Trần Việt Hà trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ tơi cách trình bày, nội dung điều cần lưu ý thực khóa luận tốt nghiệp Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn nói chung, Văn phòng UBND nói riêng chị Nguyễn Thị Qun- cán lưu trữ UBND tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho hồn thành khóa luận Tơi xin chúc q thầy cô, quý quan thành công công việc sống Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thúy MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT .7 A PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Phạm vi đối tượng nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B.PHẦN NỘI DUNG .5 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SĨC SƠN VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 1.1 Khái quát UBND huyên Soc Sơn .5 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức năng, nhiêm vụ,quyền hạn cấu tô chức 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.2.2 Cơ cấu tô chức .11 1.2 Công tác văn thư- lưu trư tại UBND huyên Soc Sơn 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SĨC SƠN 16 2.1 Sư cân thiêt cua viêc ứng dụng CNTT công tác văn thư- lưu trư .16 2.2 Văn ban quy định hương dân viêc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trư tại UBND huyên Soc Sơn 17 2.3 Cơ sơ hạ tâng cua viêc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trư tại UBND huy ên Soc Sơn 18 2.3.1 Máy moc thiêt bị .18 2.3.2 Mạng internet 21 2.3.3 Hệ thống phân mềm 21 2.4 Ứng dụng CNTT công tác Văn thư- lưu trư tại UBND huy ên Soc Sơn 24 2.4.1 Ứng dụng công tác văn thư 24 2.4.1.1 Trong công tác soạn thao văn ban 25 2.4.1.2 Trong công tác quan lý văn ban .27 2.4.2 Ứng dụng công tác lưu trư 32 2.4.2.1 Số hoa tài liệu lưu trư 32 2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trư 34 2.4.2.3 Công tác bao quan tài liệu .38 2.4.2.3 Công tác khai thác sử dụng tài liệu 40 2.5 Nhận xét thưc trạng ứng dụng CNTT công tác văn thư- lưu trư tại UBND huyện Soc Sơn .41 2.5.1 Ưu điểm 41 2.5.2 Nhược điểm 42 2.5.3 Nguyên nhân .44 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 45 3.1 Về công tác quan lý 45 3.2 Về nhân sư 47 3.3 Về sơ vật chất 47 C.KẾT LUẬN 51 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC .54 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân CNTT Công nghệ thông tin QLVB&ĐHTN Quản lý văn điều hành tác nghiệp CSDL Cơ sở liệu A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, cơng tác văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư- lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Đất nước ta thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa, với phát triển mạnh mẽ khoa học- kỹ thuật Ngày nay, với phát triển ngày công nghệ thông tin, việc ứng dụng thành tựu ngành khoa học vào hoạt động công tác văn thư- lưu trữ đem lại khơng hiệu to lớn Đối với công tác văn thư-lưu trữ, nhiệm vụ đặt phải đổi mới, hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác yều cầu mang tính tất yếu Đặc biệt việc lưu trữ tài liệu truyền thống chuyển dẫn sang hình thức lưu trữ điện tử công tác văn thư lưu trữ trình hộp nhập quốc tế Trên sở đó, tơi lựa chọn đề tài “ Ứng dụng CNTT công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn” Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn quan hành nhà nước hệ thống hành Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đây quan thực thi pháp luật cấp huyện Như việc ứng dụng CNTT UBND cấp huyện quan trọng bước giúp cải thiện; công tác quản lý, đạo, điều hành, cải cách hành hoạt động kinh tế - xã hội bước tin học hóa, đem lại hiệu thiết thực Trong giai đoạn UBND huyện Sóc Sơn cần có thay đổi phù hợp công tác tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu công tác Trong thời gian thực tập khảo sát, tập trung đánh giá ưu nhược điểm ứng dụng CNTT UBND nhằm tìm giải pháp khắc phục, đề xuất ý kiến nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ Lịch sử nghiên cứu Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ” khơng lần đưa bàn luận, đơng thời với có nhiều nghiên cứu, luận văn, luận án tạp chí vấn đề như: Đề tài “ Nghiên cứu mô hình quản lý cơng tác văn thư mơi trường điện tử” Th.s Nguyễn Thị Tâm (2009); đề tài “ Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Th.s Lê Văn Nang báo cáo khóa luận tốt nghiệp sinh viên Đây nguồn tài liệu, thơng tin giúp ích cho việc nghiên cứu thuận lợi Vấn đề ứng dụng CNTT công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn chưa có đề tài đề cập đến Khóa luận tơi có kế thừa tài liệu tham khảo trên, nhiên không trùng lặp với đề tài trước Mục tiêu nghiên cứu Việc thực nghiên cứu đề tài với mục tiêu : Nhằm nâng cao nhận thức thân nói riêng sinh viên ngành Lưu trữ học nói chung vị trí, vai trò cuả cơng nghệ thơng tin- xu hướng phát triển xã hội đồng thời việc ứng dụng quản lý hành nói chung đặc biệt cơng tác văn thư- lưu trữ nói riêng quan Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ tìm hiểu, nghiên cứu vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành đào tạo Khảo sát tình hình ứng dụng CNTT UBND huyện Sóc Sơn, tìm thiếu sót nhằm đưa số nhận xét mang tính trao đổi giúp nâng cao hiệu cơng việc Phạm vi đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu khóa luận là: ứng dụng CNTT cơng tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm đề tài đề cập đến việc ứng dụng CNTT công tác văn thứ- lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn, bao gồm ứng dụng CNTT khâu nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, chỉnh lý tài liệu, thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ… giai đoạn từ năm 2008 đến Nhiệm vụ nghiên cứu - Phản ánh thực trạng việc ứng dụng CNTT công tác văn thư- lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn - Đánh giá hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế thiếu xót cơng tác văn thư-lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn - Đưa đề xuất nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư- lưu trữ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp điều tra, vấn - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp tổng hợp thơng tin, phân tích, so sánh - Phướng pháp quan sát khoa học nâng cấp phần mềm cho phù hợp với chức quan Thứ ba, xây dựng phần mềm hỗ trợ kết nối mạng khỏe hơn, khả kết nối cho tập thể lưu thông không bị tắc nghẽn Kết nối mạng quan với sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan Trong trường hợp mạng Internet gặp vấn đề trục trặc, đứt cáp quang khiến tốc độ kết nối Internet giảm xuống đáng kể, chắn công việc quan ảnh hưởng nhiều Chúng ta kết nối nhanh tới trang web nào, hay liên tục bị ngắt kết nối Hiện thị trường có phần mềm VPN Gate hỗ trợ mạng có vấn đề VPN Gate phần mềm hỗ trợ người dùng bảo mật kết nối Internet, thiết lập ẩn địa IP từ fake địa IP từ Việt Nam sang quốc gia khác, IP từ quốc gia khác Việt Nam để sử dụng dễ dàng đơn giản Điều giúp cho tốc độ Internet đạt độ ổn định cao hơn, tránh tình trạng kết nối chậm kết nối, đặc biệt với trường hợp đứt cáp quang Như để công việc không bị gián đoạn kết nối mạng quan nên lắp phần mềm hỗ trợ mạng để cơng việc diễn nhanh chóng, hiệu Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận Thứ tư, bảo vệ nguồn thơng tin tài liệu chương trình bảo mật (bằng mã số hay chương trình hạn chế truy cập).Cài đặt thiết bị bảo mật vào máy tính tránh việc văn quan trọng bị sửa chữa, thay đổi nội dung Việc truyền dẫn qua mạng internet khiến khó đảm bảo tính hồn chỉnh thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, cơng 49 hacker làm sửa đổi nội dung bên thơng tin, cần phải áp dụng biện pháp thiết lập tường lửa kiểm soát việc đăng xuất để đảm bảo tính hồn chỉnh nó, điều thực quan trọng thông tin tài liệu lưu trữ điện tử Hệ thống máy vi tính cần cài đặt phần mềm diệt virut tránh cơng vào máy gây lỗi, hỏng hóc q trình sử dụng máy Trên thị trường có nhiều phần mềm diệt virut hỗ trợ như: Bkav Home Plus,Phần mềm diệt virus Kaspersky… Thứ năm, quan nên tách riêng phần mềm dành cho văn thư phần mềm dành cho lưu trữ để bổ sung đầy đủ tính phần mềm quản lý đặc biệt bên lưu trữ Thứ sáu, UBND huyện Sóc Sơn nên sớm ứng dụng CNTT việc sử dụng dấu, chữ ký điện tử Khác với văn giấy với chữ ký tay, văn điện tử sử dụng chữ ký điện tử chuyển theo đường truyền internet thời gian ngắn Việc sử dụng chữ ký điện tử thực giao dịch điện tử cho phép tiết kiệm thời gian, sức lực tăng hiệu lao động Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ 50 C.KẾT LUẬN Hiện vai trò cơng tác văn thư ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì cơng tác văn thư- lưu trữ cần tổ chức hợp lý tự động hoá khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý Vì vậy, muốn phát huy vai trò cơng tác văn thư- lưu trữ, quan, tổ chức cần quan tâm đến số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Qua thời gian nghiên cứu thực tập nghiệp vụ UBND huyện Sóc Sơn nắm bắt thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ Với xã hội đại, người cán làm công tác lưu trữ phải nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ mà phải động, sáng tạo làm chủ cơng việc Có thể nói UBND huyện Sóc Sơn quan thực công tác văn thư lưu trữ tốt , chưa thể tránh khỏi số khuyết điểm, cần hoàn thiện Với thực trạng giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng CNTT tơi hi vọng góp phần giúp UBND huyện Sóc Sơn hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Hi vọng điều đề xuất góp phần nâng cao hiệu làm việc cơng tác lưu trữ Bài khóa luận nhiều thiếu sót, tơi mong nhận nhận xét từ q thầy đánh giá giúp tơi hồn thành tốt thực tiễn sau Tôi xin chân thành cảm ơn! 51 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Hồng Minh, Ứng dụng CNTT cơng tác văp phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng UBND quận Hải Châu- TP.Đà Nẵng; Khuất Thị Trang, Ứng dụng CNTT quản lý nhân công ty INTECH; Luật Lưu trữ năm 2011; Luật Công nghệ thông tin năm 2006; Công văn số 458/UBND-VP ngày 11/4/2016 việc sử dụng hòm thư điện tử cơng vụ @hanoi.gov.vn để trao đổi văn điện tử quan Nhà nước; Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ứng dụng CNTT hoạt động quan Nhà nước; Báo cáo khoa học: Phùng Thị Thu Huyền: Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư trường Đại học khoa học xã hội nhân văn Đặng Thị Luyến (2015): Tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý giải văn Cục quản lý đấu thầu Bộ Kế hoạch đầu tư 10 Ths Nguyễn Ngọc An, Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ, Nxb Lđ Xh, 2006; 11 Chu Thị Hải Quỳnh (2016), Ứng dụng CNTT công tác văn thư Viện Thông tin Khoa học- Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh; 12 Trần Bích Khuyên (2016), Ứng dụng CNTT công tác văn thư Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Quảng Ninh; 13.Th.s Nguyễn Thị Tâm (2009), Đề tài: Nghiên cứu mơ hình quản lý 52 cơng tác văn thư môi trường điện tử; 14 Th.s Lê Văn Nang, đề tài: Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ; Các trang mạng sử dụng: https://qlvbsocson.hanoi.gov.vn https://www.tailieu.vn 53 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 02: Văn quy định,hướng dẫn ứng dụng CNTT UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 03: Một số hình ảnh máy móc thiết bị phục vụ công tác văn thư- lưu trữ Phụ lục số 01 Phụ lục số 02 Văn quy định,hướng dẫn ứng dụng CNTT UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục số 03 Máy scan quét tài liệu 7500 Máy fax Máy photocopy Máy cắt hủy tài liệu Máy in Tủ đựng văn đến của Văn thư ... Sóc Sơn - Đưa đề xuất nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn th - lưu trữ Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp điều tra, vấn - Phương pháp... UBND Huyện Sóc Sơn sau : * Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn: - Chủ tịch: Vương Văn Bút - P Chủ tịch: Vi Thị Bình Anh - P Chủ tịch: Đỗ Minh Tuấn - P Chủ tịch: Lê Hữu Mạnh * Các phòng, ban chun mơn trực... Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Thúy LỜI CẢM ƠN Trong thời gian hồn thành khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th - lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn” thành