Khóa luận: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 3 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Cấu trúc đề tài 4 B.PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 5 1.1 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn 5 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 12 1.2 Công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 12 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 16 2.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ 16 2.2 Văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 17 2.3 Cơ sở hạ tầng của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 18 2.3.1 Máy móc thiết bị 18 2.3.2 Mạng internet 21 2.3.3 Hệ thống phần mềm 21 2.4 Ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 24 2.4.1 Ứng dụng trong công tác văn thư 25 2.4.1.1 Trong công tác soạn thảo văn bản 26 2.4.1.2 Trong công tác quản lý văn bản 27 2.4.2 Ứng dụng trong công tác lưu trữ 32 2.4.2.1 Số hóa tài liệu lưu trữ 32 2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 34 2.4.2.3 Công tác bảo quản tài liệu 38 2.4.2.3 Công tác khai thác và sử dụng tài liệu 40 2.5 Nhận xét về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 41 2.5.1 Ưu điểm 41 2.5.2 Nhược điểm 42 2.5.3 Nguyên nhân 44 CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 45 3.1 Về công tác quản lý 45 3.2 Về nhân sự 47 3.3 Về cơ sở vật chất 47 C.KẾT LUẬN 51 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn : THS TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THÚY

Mã số sinh viên : 1305LTHB056

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp do chính tôi thực hiện, với

sự giúp đỡ của anh (chị) cán bộ, chuyên viên tại UBND huyện Sóc Sơn cùngvới sự hướng dẫn khoa học của Th.s Trần Việt Hà đã giúp tôi hoàn thiện bàikhóa luận Các nội dung nghiên cứu trong đề tài là trung thực được lấy từ cơquan Tôi chỉ tham khảo và không sao chép bất kì bài báo cáo nào dưới mọihình thức Tôi xin cam đoan lời nói của tôi hoàn toàn đúng sự thật

Xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thị Thúy

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian hoàn thành khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn” đối vớitôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sự giúp

đỡ của các giảng viên và cơ quan UBND huyện Sóc Sơn

Lời cảm ơn đầu tiên, tôi xin trân trọng gửi đến Th.s Trần Việt Hà đãtrực tiếp hướng dẫn giúp đỡ tôi trong cách trình bày, nội dung cũng nhưnhững điều cần lưu ý khi thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp

Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn nói chung,Văn phòng UBND nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Quyên- cán bộ lưu trữ củaUBND đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoànthành khóa luận của mình

Tôi xin chúc quý thầy cô, quý cơ quan thành công trong công việc vàcuộc sống

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thúy

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 3

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Cấu trúc đề tài 4

B.PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 5

1.1 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn 5

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức 6

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 12

1.2 Công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 12

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 16

2.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ 16

2.2 Văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 17

2.3 Cơ sở hạ tầng của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 18

2.3.1 Máy móc thiết bị 18

2.3.2 Mạng internet 21

2.3.3 Hệ thống phần mềm 21

2.4 Ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 24

2.4.1 Ứng dụng trong công tác văn thư 25

2.4.1.1 Trong công tác soạn thảo văn bản 26

2.4.1.2 Trong công tác quản lý văn bản 27

2.4.2 Ứng dụng trong công tác lưu trữ 32

2.4.2.1 Số hóa tài liệu lưu trữ 32

2.2.4.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 34

2.4.2.3 Công tác bảo quản tài liệu 38

2.4.2.3 Công tác khai thác và sử dụng tài liệu 40

2.5 Nhận xét về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn 41

2.5.1 Ưu điểm 41

2.5.2 Nhược điểm 42

2.5.3 Nguyên nhân 44

CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN 45

3.1 Về công tác quản lý 45

3.2 Về nhân sự 47

3.3 Về cơ sở vật chất 47

C.KẾT LUẬN 51

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

3 QLVB&ĐHTN Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, công tác văn thư- lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất

cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức, công tácvăn thư- lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức

có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quátrình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tàiliệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây

là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trịpháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơnnhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưutrữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức

Đất nước ta đang trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cùng với

đó là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học- kỹ thuật Ngày nay, với sự pháttriển từng ngày từng giờ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thànhtựu của ngành khoa học này vào hoạt động của công tác văn thư- lưu trữ đãđem lại không ít những hiệu quả to lớn

Đối với công tác văn thư-lưu trữ, nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới, hợp

lý hóa các khâu nghiệp vụ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácnày là một yều cầu mang tính tất yếu Đặc biệt khi việc lưu trữ tài liệu truyềnthống đang được chuyển dẫn sang hình thức lưu trữ điện tử và công tác vănthư lưu trữ đang trong quá trình hộp nhập quốc tế

Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “ Ứng dụng CNTT trong công tác vănthư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn” Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn làmột cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành chính Cộng hòa Xã hộichủ nghĩa Việt Nam Đây là cơ quan thực thi pháp luật tại cấp huyện Như

vậy việc ứng dụng CNTT tại UBND cấp huyện rất quan trọng từng bước giúpcải thiện; công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, cải cách hành chính và cáchoạt động kinh tế - xã hội từng bước được tin học hóa, đem lại hiệu quả thiếtthực Trong giai đoạn hiện nay UBND huyện Sóc Sơn cũng cần có nhữngthay đổi phù hợp trong công tác tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, nângcao hiệu quả công tác này.

Trong thời gian thực tập khảo sát, tôi tập trung đánh giá ưu nhược điểmkhi ứng dụng CNTT tại UBND nhằm tìm ra giải pháp khắc phục, đề xuất ýkiến nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ”cũng đã không ít lần được đưa ra bàn luận, đông thời với đó cũng có khánhiều bài nghiên cứu, luận văn, luận án và tạp chí về vấn đề này như:

Đề tài “ Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trườngđiện tử” của Th.s Nguyễn Thị Tâm (2009); đề tài “ Nghiên cứu ứng dụng tinhọc trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” của Th.s LêVăn Nang và các bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp của sinh viên

Đây cũng chính là những nguồn tài liệu, thông tin giúp ích cho việcnghiên cứu của tôi thuận lợi hơn Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác vănthư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn chưa có đề tài nào đề cập đến Khóaluận của tôi có kế thừa các tài liệu tham khảo trên, tuy nhiên không trùng lặpvới bất cứ đề tài nào trước đó

3 Mục tiêu nghiên cứu

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục tiêu : Nhằm nâng caonhận thức của bản thân nói riêng và của sinh viên ngành Lưu trữ học nóichung về vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hướng phát triển mớicủa xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung vàđặc biệt trong công tác văn thư- lưu trữ nói riêng của cơ quan Việc nghiên

cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liênquan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo.

Khảo sát tình hình ứng dụng CNTT tại UBND huyện Sóc Sơn, tìm ranhững thiếu sót nhằm đưa ra một số nhận xét mang tính trao đổi giúp nângcao hiệu quả công việc

4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là: ứng dụng CNTT trong công tácvăn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

Phạm vi nghiên cứu: Trọng tâm đề tài đề cập đến việc ứng dụng CNTTtrong công tác văn thứ- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn, bao gồm ứng dụngCNTT trong các khâu nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lývăn bản, chỉnh lý tài liệu, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ… trong giai đoạn

từ năm 2008 đến nay

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phản ánh thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưutrữ tại UBND huyện Sóc Sơn

- Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra nhữnghạn chế thiếu xót trong công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

- Đưa ra đề xuất nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư- lưu trữ

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp tổng hợp thông tin, phân tích, so sánh

- Phướng pháp quan sát khoa học

7 Cấu trúc đề tài

A PHẦN MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài

2 Lịch sử nghiên cứu

3.Mục tiêu nghiên cứu

4.Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

5.Nhiệm vụ nghiên cứu

6.Phương pháp nghiên cứu

B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

1.1 Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Lịch sử : Ngày 5/7/1977, Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở

hợp nhất hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã táchthành hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ ) với 32 xã, thị trấn Sau đó 7 xã, thị trấn

về Mê Linh và Phúc Yên Ngày 1/4/1979, huyện Sóc Sơn được chuyển vềthành phố Hà Nội quản lý

Về vị trí địa lý: Sóc Sơn là huyện nằm ở cửa ngõ phía Bắc của Thủ đô

Hà Nội, phía Bắc giáp huyện Phổ Yên (Thái Nguyên), phía Đông Bắc giáphuyện Hiệp Hoà (Bắc Giang), phía Đông Nam giáp huyện Yên Phong (BắcNinh), phía Nam giáp huyện Đông Anh, phía Tây giáp huyện Mê Linh và thị

xã Phúc Yên (Vĩnh Phúc) Diện tích đất tự nhiên 306,5 km2 , trong đó: đất sảnxuất nông nghiệp là 13.559 ha, đất lâm nghiệp là 4.557 ha Toàn huyện có 25

xã, 1 thị trấn được chia thành 3 khu vực: 9 xã đồi gò, 8 xã vùng trũng và 8 xãvùng giữa Dân số của huyện trên 32 vạn người

Sóc Sơn là đầu mối giao thông quan trọng ở phía bắc của Thủ đô HàNội với nhiều tuyến đường giao thông quan trọng như: Quốc lộ 2; Quốc lộ 3;Quốc lộ 18, đường Bắc Thăng Long Nội Bài, Quốc lộ 3 mới Hà nội - TháiNguyên, đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai,… đặc biệt Sóc Sơn có Cảng khàngkhông Quốc tế Nội Bài là đầu mối giao thông lớn, quan trọng của quốc gia

Về địa giới hành chính : Huyện chia thành 26 đơn vị bao gồm thị

trấn Sóc sơn và 25 xã, 199 thôn làng Trên toàn huyện có 77 đơn vị cơ quan xínghiệp, trường học, đơn vị vũ trang của trung ương

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức

1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

a, Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành củaHội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhnhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chingân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyếttoán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phươngtrong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định vàbáo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghịquyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phươngtheo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.

*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địaphương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định củapháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân

xã, thị trấn;

- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy địnhcủa pháp luật

* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch,

kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷban nhân dân tỉnh

*Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạchxây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việcthực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản

lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ

và du lịch trên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiệnsau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổcập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề;tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên

địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáoviên, quy chế thi cử;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn cácphong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thểdục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danhlam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng,chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côikhông nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sáchdân số và kế hoạch hoá gia đình;

- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sởhành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người laođộng; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạtđộng từ thiện, nhân đạo

* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậuquả thiên tai, bão lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường

và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địabàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chấtlượng tại địa phương

* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủhuyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượngdân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý cáctrường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhànước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội

và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo

vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội

* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáonào của công dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định củapháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiệncác biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức

xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản,các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định củapháp luật;

- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ bannhân dân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định

1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (sửađổi) và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND các huyện, trên cơ sở tìnhhình thực tế, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Sóc Sơn như sau :

* Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn:

• Phòng Giáo dục & Đào tạo

• Phòng Lao động, Thương binh và xã hội

• Thanh tra nhà nước

• Thanh tra xây dựng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục 01)

1.2 Công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

a,Công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạnthảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý và

sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các

doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang.

Công tác văn thư bao gồm các nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản

- Quản lý văn bản

- Quản lý con dấu

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ

Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Sóc Sơn là một cơ quanhành chính cấp huyện là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hànhchính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, là cơ quan thực thi pháp luật tạicác cấp huyện, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục vụcho hoạt động quản lý của cơ quan

Phụ trách về công tác văn thư của UBND gồm có một văn thư chuyêntrách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm Công tác văn thư củaUBND hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước Cáckhâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai UBND được thực hiện như sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công

ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quyđịnh đúng thể thức và quy trình ban hành Các khâu nghiệp vụ về soạn thảođều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ chuyển cholãnh đạo xem xét, phê duyệt và tiến hành việc ban hành văn bản

Quản lý văn bản:

- Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thưcủa cơ quan Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư vàchỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nộidung và thẩm quyền ký ban hành Các văn bản đi của cơ quan được đăng kývào phần mềm quản lý văn bản trên máy tính

- Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào phầnmềm quản lý văn bản tại văn thư cơ quan theo đúng thủ tục Sau khi đã thực

hiện xong các thủ tục cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ quantiến hành ngay việc chuyển giao văn bản đến lãnh đạo cơ quan và các phòngban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi vàkiểm tra việc thực hiện.

Công tác lập hồ sơ công việc:

Tại UBND huyện Sóc Sơn thì hồ sơ công việc không được lập, chuyênviên văn thư tại UBND không làm tròn trách nhiệm của mình Tất cả các vănbản, tài liệu của cơ quan trong tình trạng lộn xộn, bó gói chuyển thẳng xuốngcho chuyên viên lưu trữ UBND sắp xếp và lập hồ sơ Tình trạng này gây rấtnhiều khó khăn trong việc thực hiện các nghiệp vụ của công tác lưu trữ

Công tác văn thư truyền thống của UBND huyện Sóc Sơn trước khiứng dụng CNTT thì có những hạn chế nhất định như: việc soạn thảo văn bản

và chuyển giao văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian Từ năm 2013UBND huyện Sóc Sơn áp dụng CNTT vào công tác văn thư- phần mềm quản

lý văn bản thì hiệu quả công việc được nâng cao việc soạn thảo, chuyển giaohay đăng ký văn bản đều được thực hiện trên máy tính và mạng nội bộ côngviệc diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn

b, Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

Hiện nay, tại UBND huyện Sóc Sơn có bộ phận lưu trữ chuyên trách,giúp Phó Chánh Văn phòng UBND tổ chức thực hiện và quản lý công tác lưutrữ đối với cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện thu thập, chỉnh

lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kholưu trữ của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòngUBND.Bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn

phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng Đỗ Thu Nga.

Các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu,phân loại, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng đều được chuyên viên lưutrữ thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nước UBND huyện cũng đã vàđang ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ như việc sử dụng trang thiết bị vàphần mềm quản lý văn bản để lưu trữ hồ sơ tài liệu Toàn bộ văn bản hìnhthành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để lưu trữ, và thôngqua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanhchóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt độngkhai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan

Trước đây, mọi hồ sơ tài liệu chỉ được lưu trữ trong cặp hộp để theothời gian sẽ bị mục nát và hỏng rất khó để khôi phục lại tài liệu Từ năm

2016, sau khi UBND huyện Sóc Sơn áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ thìtài liệu của UBND huyện Sóc Sơn không chỉ được lưu trữ trong cặp hộp,trong kho mà còn được lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản Tài liệu lưutrữ của UBND huyện Sóc Sơn đang dần được số hóa của những năm gần đây,tài liệu đã được số hóa có giá trị như bản gốc vì vậy khả năng phục hồi lại tàiliệu cao hơn so với trước đây

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC

VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

2.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn lưu trữ

thư-Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của cáccông nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng Côngnghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dầnthành một xã hội thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiệnnay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thayđổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giảphóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc caohơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc

Vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ là việc áp dụngcác công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ lệu phục vụ yêu cầu quản lý, giảiquyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanhchóng, chính xác; nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức kinh tế, cơ quan, tạo môi trườngthuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ và cácmạng thông tin Quốc gia

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư-lưu trữ là nhu cầu mangtính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư-lưu trữ, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanhnhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ,số hóa, thống kê, khai thác

sử dụng tài liệu… thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyếtcông việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đềđược Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tínhthời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan,đơn vị Việc ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ không

làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năngsuất và hiệu quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhưngnhu cầu được đề ra.CNTT giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanhchóng trong tình hinh thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do sốlượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không nghừngtăng nhanh.

Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư-lưu trữ trước hết là nhằm nângcao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giải phóng phần nào sứclao động của cán bộ Việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bảnđiện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, côngviệc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải

2.2 Văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

Nhận thức được tầm quan trọng của tài CNTT đối với công tác văn lưu trữ của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn, lãnh đạo và cán bộ của cơ quan

thư-đã có sự quan tâm đúng mức đối với công tác văn thư- lưu trữ Minh chứng rõràng nhất là việc ban hành các văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụngCNTT vào công tác lưu trữ cho các cán bộ

Năm 2013 triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữtại UBND huyện Sóc Sơn Để thông nhất việc ứng dụng CNTT, UBND đãthực hiện theo quy định của Nhà nước và quy định nội quy của cơ quan:

- Luật Lưu trữ năm 2011

- Luật Công nghệ thông tin năm 2006

- Quyết định số 3855/QĐ-UBND ngày 28/8/2012 của UBND thành phốphê duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quanNhà nước Thành phố Hà Nội giai đoạn 2012-2015

- Công văn số 1230/STTTT-UDCNTT ngày 05/8/2014 của Sở thông tin

và truyền thông Hà Nội về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch ứng dụng

CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội năm 2015

- Công văn số 458/UBND-VP ngày 11/4/2016 về việc sử dụng hòmthư điện tử công vụ @hanoi.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong cơ quanNhà nước

Nhìn chung, các văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTTcủa UBND huyện Sóc Sơn hầu hết đều là văn bản quy định chung từ Thànhphố Hà Nội Trong đó, văn bản “Quyết định số 3855/QĐ-UBND ngày28/8/2012 của UBND thành phố phê duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụngCNTT trong hoạt động cơ quan Nhà nước Thành phố Hà Nội” quy định rõràng về mục tiêu, chương trình ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan

Bên cạnh đó, việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch cũng rất chi tiết, hầuhết là những hướng dẫn mang tính chất chung Đồng thời đưa ra những yêucầu cụ thể đối với việc ứng dụng CNTT cần đạt được trong cơ quan

Đến nay UBND huyện đã thực hiện:

- 100% cán bộ, công chức, viên chức được trang bị máy tính, máy in,mạng cục bộ

- 100% cán bộ, công chức được trang bị hộp thư điện tử cá nhân

- Văn phòng còn trang bị các trang thiết bị dành riêng cho cán bộ vănthư- lưu trữ như: máy fax, máy scan, máy cắt hủy tài liệu, máy photocopy…

-UBND huyện Sóc Sơn đã áp dụng phần mềm quản lý tài liệu và điềuhành tác nghiệp

2.3 Cơ sở hạ tầng của việc ứng dụng CNTT vào công tác văn lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

thư-2.3.1 Máy móc thiết bị

Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng và thựchiện các quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp Đồng thời cũng tạo điềukiện lao động của cán bộ văn thư, lưu trữ được cải thiện, nâng cao hiệu suất,chất lượng, phương pháp làm việc khoa học Quá trình giải quyết công việc

từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả vì được ứng dụng máy móc thiết

bị hiện đại để thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ Tại UBND huyện SócSơn đã và đang hiện đại hóa các trang thiết bị như máy tính, máy scan, máy

in, máy hủy cắt tài liệu, máy photocopy… Các loại thiết bị máy móc đượctrang bị hiện đại phục vụ riêng cho công tác văn thư- lưu trữ tại UBND như:

Máy tính

Máy tính được UBND huyện Sóc Sơn trang bị cho 100% cán bộ, côngchức nhằm phục vụ công việc Máy tính được nối mạng, hệ MicrosoftWindows XP máy được cài đặt các phần mềm để phục vụ công việc đượchiệu quả đặc biệt là trong công tác văn thư- lưu trữ

Máy scan

Hiện nay tại phòng văn thư và phòng lưu trữ được trang bị 3 máy scanhiện đại: máy quét HP Scanjet Enterprise Flow 7500 Flatbed Scanner phục vụtrong việc số hóa tài liệu Máy có khả năng quét ảnh,số hóa tài liệu dưới dạngfile để lưu trữ vào máy tính hay ổ đĩa…Hiện nay với nhu cầu số hóa tài liệungày càng cao máy scan trở thành thiết bị không thể thiếu đối với cơ quan vănphòng Năm 2015, UBND huyện Sóc Sơn đổi mới toàn bộ hệ thống máy scanhiện đại nhằm phục vụ tốt công tác văn thư- lưu trữ

Máy scan Quét ADF 2 mặt tự động, quét phẳng 1 mặt

cung cấp khay giấy đến 150 tờ, thoải mái để người dùng in ấn khối lượng lớn

Máy in Laser phù hợp với nhiều khổ giấy cũng như nhiều loại mực in,

dễ dàng cho người sử dụng in ấn ở nhiều hoàn cảnh Máy in kết nối với máytính thông qua cổng kết nối USB 2.0 và tương thích với hầu hết hệ điều hànhcủa Windows Tại phòng làm việc của cán bộ văn thư, lưu trữ UBND huyệnSóc Sơn đều được trang bị máy in kết nối với máy tính cá nhân của phòng

Máy cắt hủy tài liệu

Cán bộ văn thư UBND huyện Sóc Sơn được trang bị 1 máy hủy tài liệu

sử dụng máy cắt hủy bỏ các dị bản, bản thảo trùng thừa, lỗi…

Thông số kỹ thuật của máy

Sản phẩm Máy hủy tài liệu

Khả năng hủy không hủy được ghim bấm, thẻ nhựa

Miệng cắt rộng tối đa khổ giấy A4

Mô tả khác Chức năng chống kẹt giấy Chức năng trả giấy ngượcThùng chứa 18 lít

cả Ủy ban Máy photo được đặt tại phòng văn thư và tất cả các phòng bankhác đều có thể đến để photo tài liệu của UBND

Ứng dụng máy photocopy UBND huyện Sóc Sơn sử dụng dòng máy

đời mới vì thế mà tốc độ xử lý công việc cũng được thúc đẩy nhanh chónghơn, hiệu quả cao hơn.

Máy fax

Máy fax chỉ được trang bị 1 chiếc tại phòng văn thư Fax hay điệnthư là kỹ thuật điện tử gửi bản sao (copy) trực tiếp qua hệ thống dây dẫn điện.Máy gửi có khả năng rà quét bản gốc, đổi thông tin thành tín hiệu rồi phát quađường dây điện đến máy nhận ở một nơi khác Máy nhận sau đó đổi tín hiệungược lại và in bản sao lên giấy

2.3.2 Mạng internet

Hiện nay UBND huyện Sóc Sơn sử dụng hệ thống toàn bộ hệ thốngmạng LAN (viết tắt từ tên tiếng Anh Local Area Network, "mạng máytính cục bộ") là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong mộtphạm vi nhỏ (phòng làm việc, trường học, …) Các máy tính trong mạngLAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy

in, máy quét và một số thiết bị khác Khả năng chia sẻ tài nguyên cho phéptrong không gian lưu trữ và mạng lưới thiết bị ngoại vi như máy in, máy tínhđược chia sẻ bởi các máy trạm, mà không đòi hỏi về yêu cầu phần cứng,giảm chi phí cho cơ quan và tăng năng suất công việc

2.3.3 Hệ thống phần mềm

Hiện nay, UBND huyện Sóc Sơn sử dụng hệ thống phần mềm soạnthảo văn bản Microsoft word 2010 Đặc biệt hơn nữa là phần mềm quản lývăn bản và điều hành tác nghiệp phục vụ chung cho cả công tác văn vàlưu trữ

a, Phần mềm soạn thảo văn bản

Microsoft Word là một trong những ứng dụng chủ chốt trong bộ phầnmềm văn phòng Microsoft Office

Microsoft Word là một bộ kết hợp mạnh mẽ tất cả tác vụ liên quan đếntạo lập, soạn thảo và kiểm tra văn bản trên máy tính Nó làm việc với mọi

định dạng tài liệu phổ biến, gồm cả hỗ trợ lưu tập tin dạng PDF, hay gửi tàiliệu qua điện thư với Outlook ngay sau khi viết.

Microsoft Word sẽ hỗ trợ bạn với một loạt nhiều công cụ: bảng, lựachọn định dạng văn bản, tông mầu, hỗ trợ chèn hình và clipart và nhiều hơnnữa Microsoft Word cũng bao gồm một bộ kiểm tra chính tả mạnh mẽ vàcông cụ để duyệt lại tài liệu với văn bản đánh dấu và ghi chú cá nhân Phầnmềm này chứng tỏ là một công cụ xuất sắc để soạn thảo văn bản, từ ghi chúđơn giản cho đến báo cáo phức tạp với hình ảnh, biểu đồ và bảng

Việc soạn thảo văn bản của UBND được tiến hành trên máy tính sửdụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft word 2010 Tất cả các phòngban đều được trang bị máy vi tính và sử dụng phần mềm soạn thảo này tạotính đồng nhất, thuận tiện thay thế việc soạn thảo bản gốc bằng tay trước kia

Vì vậy mà tiết kiệm được thời gian công sức của cán bộ văn thư, dễ dàngtrong việc trình bày thể thức văn theo đúng quy định

b, Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp

Phần mềm QLVB&ĐHTN được xây dựng trên nền công nghệ Lotus Note.Phần mềm QLVB&ĐHTN được xây dựng với mục đích phục vụ vàquản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp,

xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính Các quy trìnhhoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và traođổi thông tin trên mạng

Phần mềm QLVB&ĐHTN có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điềuhành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơquan và tại các cơ quan đơn vị các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi cácvăn bản đi và đến; xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việccủa lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ,trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan

Phần mềm thiết kế với 3 vị trí:

Địa chỉ truy cập phần mềm https://qlvbsocson.hanoi.gov.vn

* Chức năng chính của phần mềm

– Chức năng quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận văn bảnvới các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng

– Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ

sơ công việc của cơ quan thông qua mạng LAN

– Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việctrên mạng thông qua hồ sơ công việc

– Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo

– Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/Ban chuyên môn

– Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ

– Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin.

– Chức năng thống kê và in ấn báo cáo

2.4 Ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn

Hiện nay, UBND huyện Sóc Sơn đã và đang ứng dụng CNTT hiệu quảvào công tác văn thư- lưu trữ.Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư-lưutrữ nhằm nâng cao chất lượng của công tác này đồng thời góp phần giảiphóng phần nào sức lao động của cán bộ Các trang thiết bị máy móc đượccác cán bộ sử dụng tối đa, là công cụ phục vụ hiệu quả các khâu nghiệp vụcông tác văn thư- lưu trữ Toàn bộ văn bản hình thành trong hoạt động của cơquan sẽ được nhập vào máy để quản lý, và thông qua đây việc thống kê, tratìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảohoạt động cung cấp thông tin, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ hoạt độngquản lý của UBND UBND huyện Sóc Sơn sử dụng mạng nội bộ chỉ cầnthông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nàocủa cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hìnhthành trong ngày tại Ủy ban (tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ

sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập)

Công tác văn thư- lưu trữ sử dụng chung phần mềm quản lý văn bản vàhướng dẫn tác nghiệp nhưng phần mềm đã có sự phân quyền rõ ràng đối vớicông tác văn thư riêng, công tác lưu trữ riêng Do tính chất của công tác vănthư, lưu trữ liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin nên đòi hỏi cần có sự phânquyền truy cập Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của các thành viên màphân quyền theo mức độ khác nhau

2.4.1 Ứng dụng trong công tác văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư thể hiện ở chỗ: từcông tác soạn thảo văn bản đến việc ban hành và quản lý văn bản, chính điều

đó các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể ứng dụng được công

nghệ thông tin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thựchiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản qua mạng máy tính.Hiện nay UBND huyện Sóc Sơn đã ứng dụng CNTT vào khâu soạn thảo vàquản lý văn bản còn sử dụng con dấu, chữ ký điện tử, lập hồ sơ thì chưa được

áp dụng

Phòng văn thư là một đơn vị trực thuộc Văn phòng UBND huyện SócSơn Phòng bao gồm 1 cán bộ và 1 nhân viên hợp đồng, các trang thiết bị làmviệc bao gồm: máy tính, máy in, máy photocopy, máy fax, máy scan, phầnmềm soạn thảo văn bản, phần mềm QLVB&ĐHTN… khá đầy đủ và đáp ứngđược nhu cầu của công việc cũng như làm việc của cán bộ văn thư

Hàng năm UBND ban hành ra khối lượng văn bản vô cùng lớn và hếtsức đa dạng Trong năm 2016, UBND huyện Sóc Sơn ban hành 14.065 vănbản đó là chưa kể tới lượng văn bản đến Tùy theo từng năm khối lượng côngviệc khác nhau và lượng văn bản ban hành ra cũng khác nhau Trung bìnhmỗi năm UBND ban hành khoảng từ 15.000-16.000 văn bản Các văn bảnUBND ban hành năm chủ yếu về các lĩnh vực:

 Về công tác nội chính: Các văn bản về cán bộ về quản lý tổ chức, biênchế lao động tiền lương, văn bản về việc nâng lương…

 Về kinh tế: chủ yếu ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hànhngân sách, phê duyệt dự toán, tổng dự toán ngân sách của UBND huyện SócSơn…

 Về quản lý đất đai: UBND huyện chủ yếu ban hành các văn bản vềthu hồi đất, giải phóng mặt bằng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…

Nội dung của những văn bản ban hành đó thường phản ánh chủ trương,đường lối mang tính chỉ đạo hướng dẫn đối với địa phương, trao đổi, phối hợptrong công việc đối với những cơ quan cấp trên, ngang cấp và các cơ quan cóliên quan

2.4.1.1 Trong công tác soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của văn thư được tiến hành theo đúng quyđịnh của pháp luật Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trênphần mềm soạn thảo Microsoft word trên máy vi tính Tại UBND huyện SócSơn, việc soạn thảo văn bản luôn được lãnh đạo quan tâm và đưa ra các vănbản hướng dẫn cụ thể đảm bảo tính khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng nhưthống nhất trong cách trình bày văn bản

Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa,bổ sung nội dung trong văn bản tạo nên một bản thảo sạch đẹp với thao tác rấtđơn giản trên phần mềm soạn thảo mà không mất nhiều thời gian như việcsoạn thảo bằng chép tay Cách trình bày của văn bản cũng có thẩm mỹ hơnnhờ vào máy tính và phần mềm soạn thảo, văn bản được cài đặt phông chữ,

cơ chữ, kiểu chữ khác nhau; kỹ thuật in đậm, in nghiêng, giãn dòng…

Đối với những văn bản quan trọng, thường xuyên ban hành trong cácnăm của UBND thì được mẫu hóa được cài đặt vào máy tính Trong quá trìnhsoạn thảo, cán bộ văn thư cần hình thức văn bản nào thì chỉ cần gõ lệnh theoyêu cầu và chỉ cần thực hiện sửa đổi nội dung thay thế với những thao tác rấtđơn giản và nhanh chóng Hằng năm thì UBND huyện Sóc Sơn thường sửdụng mẫu những văn bản như: Giấy mời; các loại quyết định ( quyết địnhnâng lương, quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định thu hồi đất,…); các vănbản chuyên môn…

Việc ứng dụng CNTT trong soạn thảo văn bản của UBND dựa trên cácquy định chung của pháp luật đảm bảo tính thống nhất giữa các yếu tố trongquá trình soạn thảo, đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như thẩm mỹ cho vănbản.Chất lượng in ấn văn bản bảo đảm các yêu cầu cao, là nguồn bổ sung đầuvào cho các CSDL khác Nếu việc soạn thảo trên máy vi tính có thể sử dụngcác nguồn dữ liệu được cung cấp trên mạng nội bộ

Việc soạn thảo văn bản tại UBND tuân thủ đúng các quy trình chuyênmôn hóa nâng cao chất lượng công tác nghiệp vụ văn thư

Sau khi văn bản được soạn thảo xong, thông qua mạng nội bộ (LAN)người sọan thảo chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luônqua hệ thống mạng nội bộ và tiến hành việc ban hành văn bản.

2.4.1.2 Trong công tác quản lý văn bản

Công tác quản lý văn bản của UBND huyện Sóc Sơn được tiến hànhhoàn toàn trên chương trình phần mềm Các nội dung đăng ký văn bản đi -đến, chuyển giao văn bản, tra cứu và tìm kiếm văn bản, tổng hợp và theo dõitình trạng giải quyết văn bản, nhập ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sẽ được trìnhbày theo từng đối tượng tham gia chương trình, văn thư UBND đăng nhậpphần mềm với tài khoản của mình với các bước cụ thể như sau:

 Văn bản đi:

Văn bản đi được các đơn vị phòng ban UBND soạn thảo hằng ngày sau

đó trình ký với lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền Văn bản sau khi được phêduyệt thì chuyển xuống cho văn thư cơ quan Cán bộ văn thư thực hiện ràsoát, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản theo đúng chức năng nhiệm vụ

Tất cả các văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan ký- chuyển phát hànhvăn thư Ủy ban cấp số để cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi trên hệ thốngphần mềm; nhân bản, đóng dấu và lưu trữ bản gốc Văn bản đi được gửi đếncác đơn vị và các cá nhân có liên quan thông qua hệ thống phần mềm

Đăng ký văn bản đi trên hệ thống:

- Văn bản mới: Nhấn chọn trang chủ: Văn bản đi/ Vào sổ văn bản đi/ Thêm mới/ để hiển thị màn hình trường thông tin nhập văn bản mới:

Thêm mới một văn bản:

Bước 1: Chọn nút “Thêm mới” màn hình nhập văn bản đi hiển thị.

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin liên quan đến văn bản:

Bước 3: Thực hiện thao tác đính kèm tệp

Bước 4: Lưu văn bản vào hệ thống bằng cách nhấn chọn nút “Ghi lại” trên góc bên phải trên cùng Nếu muốn hủy bỏ nhấn chọn “Xóa VB”

Xem thông tin văn bản đi mới:

Chọn (Click) vào một văn bản đi để xem nội dung văn bản đi

Sửa thông tin văn bản đi:

Bước 1: Chọn văn bản cần chỉnh sửa nhấn nút “Hiệu chỉnh”

Bước 2: Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin văn bản đi:

+ Loại văn bản

+ Số văn bản đi

+ nơi nhận văn bản…

Bước 3: Lưu kết quả vào hệ thống bằng cách nhấn chọn nút “Ghi lại”

Xóa một văn bản mới:

Để xóa văn bản đi tích chọn danh sách văn bản đi, sau đó nhấn nút

“Xóa VB”

 Văn bản đến:

Hiện nay UBND huyện Sóc Sơn, cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản