Báo cáo thực tập: Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Tĩnh Gia

MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU11. Lý do chọn đề tài12. Mục tiêu của đề tài23. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu34. Nguồn tài liệu tham khảo35. Lịch sử vấn đề nghiên cứu36. Phương pháp nghiên cứu47. Bố cục của đề tài4PHẦN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG61.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang61.1.1. Chức năng61.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn71.1.3. Cơ cấu tổ chức81.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang111.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng111.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng111.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng15PHẦN II.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮCỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤTỔNG HỢP THU TRANG222.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ222.1.1. Về tổ chức222.1.2. Về cán bộ222.2. Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang222.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản222.2.2. Quản lý văn bản đi272.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến292.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan322.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu38PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG403.1. Đánh giá chung403.1.1. Ưu điểm:403.1.2. Hạn chế413.1.3. Nguyên nhân433.2. Các giải pháp, đề xuất kiến nghị để hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang433.2.1. Nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác văn thư lưu trữ433.2.2. Nâng cao trình độ đối với cán bộ văn thư lưu trữ443.2.3. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ453.2.4. Đầu tư trang thiết bị, nâng cao điều kiện làm việc45KẾT LUẬN46TÀI LIỆU THAM KHẢO47PHỤ LỤC1

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề tài 4

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG 6

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang 6

1.1.1 Chức năng 6

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang 11

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 15

PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG 22

2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ 22

2.1.1 Về tổ chức 22

2.1.2 Về cán bộ 22

2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH

thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang 22

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 22

2.2.2 Quản lý văn bản đi 27

2.2.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 29

2.2.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 32

2.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 38

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG 40

3.1 Đánh giá chung 40

3.1.1 Ưu điểm: 40

3.1.2 Hạn chế 41

3.1.3 Nguyên nhân 43

3.2 Các giải pháp, đề xuất kiến nghị để hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang 43

3.2.1 Nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong công tác văn thư -lưu trữ 43

3.2.2 Nâng cao trình độ đối với cán bộ văn thư - lưu trữ 44

3.2.3 Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ 45

3.2.4 Đầu tư trang thiết bị, nâng cao điều kiện làm việc 45

KẾT LUẬN 46

TÀI LIỆU THAM KHẢO 47

PHỤ LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá, nền kinh tếnước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững chắccần phải có sự quản lý, điều hành tốt từ các cơ quan quản lý nhà nước Điềunày đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tếđất nước

Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay văn phòng giữ một chức năng và

vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dùlớn hay nhỏ Hoạt động của văn phòng đóng góp một phần không nhỏ vào sựthành bại của doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, văn phòng phải đựơc tổ chức,quản lý một cách khoa học và hiệu quả Một văn phòng khoa học và hoạtđộng có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi,đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngượclại, góp phần phát triển nền kinh tế đồng thời đẩy mạnh quá trình công nghiệphóa - hiện đại hóa của cả nước

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thứcđúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạngcung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho công việc nghiêncứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư - lưu trữ lànhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác văn thư lưu trữ là một trongnhững nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản

lý của Nhà nước

Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâmđúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấyđược vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong vănphòng các cơ quan đơn vị, tổ chức Cán bộ công chức văn phòng chưa được

đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đápứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối vớihoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của công tyTNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang nói riêng, sau thời gianthực tập tại đây, em đã có thêm được sự hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn vềtầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ

Vì vậy, nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ từ thựctiễn văn phòng nơi tôi đang thực tập nhằm làm rõ những điểm mạnh, nhữnghạn chế của công tác này và nguyên nhân của chúng, trên cơ sở đó đề xuấtmột số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của công

ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang Từ thực tiễn đó, với tư

cách là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi chọn đề tài: “Thực trạng tổ chức công tác văn thư - lưu trữ của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của

mình, ngành Đại học quản trị văn phòng

2 Mục tiêu của đề tài

Là một học sinh của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi đã nắm đượcnhững kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo quản trị vănphòng Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rấtnhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế

Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môitrường làm việc thực tế tôi đã xác định mục tiêu trong đợt thực tập này là:

- Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng

cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổngthể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ côngchức văn phòng trong tương lai

- Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở,đặc biệt là những kiến thức về công tác văn thư - lưu trữ.

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư - lưu trữ của công tyTNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức công tácvăn thư - lưu trữ của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp ThuTrang; phân tích và đánh giá những ưu điểm và hạn chế của các công tác này;trên cơ sở đó đề xuất những phương hướng và giải pháp phù hợp

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Văn phòng của công

ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Với tầm quan trọng như đã nói phía trên, công tác văn thư - lưu trữ trởthành đối tượng quan tâm, nghiên cứu của các nhà quản lý trong và ngoàinước cũng như của các sinh viên ngành Quản trị văn phòng Cho đến nay đã

có nhiều khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu về côngtác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị khác nhau Do vậy, nguồn tài liệutôi tham khảo để hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này là từ các nguồntài liệu trên khoa

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập thông tin: nguồn thông tin và số liệu là cácnguồn thứ cấp, được thu thập từ các nguồn thông tin được công bố chính thức

từ công ty, các nghiên cứu của các cá nhân tổ chức trong và ngoài nước vềcông tác văn phòng, tài liệu từ các trang Web trên Internet, các công trìnhnghiên cứu và các tài liệu khác có liên quan đến đề tài

- Phương pháp xử lý thông tin, số liệu đã thu thập: Sử dụng phương phápphân bổ thống kê để hệ thống hóa, tổng hợp tài liệu; phân chia theo các nộidung phù hợp với việc nghiên cứu về công tác văn phòng tại địa bàn nghiêncứu

- Phương pháp phân tích định tính: nhằm phân tích và đánh giá thựctrạng công tác văn thư - lưu trữ của Công ty TNHH thương mại và dịch vụtổng hợp Thu Trang, làm rõ những ưu điểm cũng như hạn chế của các côngtác văn phòng này, từ đó đề xuất những phương hướng và giải pháp phù hợp

7 Bố cục của đề tài

Sau một tháng thực tập tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổnghợp Thu Trang, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng hững kiếnthức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị

và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc kiến tập của mìnhmột cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích

Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡcủa toàn thể các cán bộ trong Văn phòng của công ty TNHH thương mại vàdịch vụ tổng hợp Thu Trang và sự hướng dẫn tận tình của thầy cô giáoTrường đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Ths.Lâm Thu Hằng đã giúp tôi trong quá trình thực tập cũng như trong quá trìnhhoàn thành báo cáo chuyên đề này.

Tuy nhiên trong quá trình viết báo cáo chuyên đề của tôi còn nhiều hạnchế Vậy tôi mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô vàchỉ ra những thiếu sót và hạn chế để bài báo cáo chuyên đề của em được hoànthiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths.Lâm Thu Hằng và sự giúp đỡ của các cán bộ trong Văn phòng công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang cũng như các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ đã giúp em hoàn thành báo cáo này

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TỔNG HỢP THU TRANG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

- Tên của công ty: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp ThuTrang

- Tên giao dịch: THU TRANG CO., LTD

- Trụ sở Công ty: Số 5 dãy B7 khu A45, Phường Nghĩa Tân, Quận CầuGiấy, Hà Nội

- Số điện thoại: 043 7567513

- Mã doanh nghiệp: 0101401262 - Ngày cấp: 17/09/2003

- Số tài khoản: 21510000497731 - Ngân hàng TMCP Đầu tư và pháttriển Việt Nam - Chi nhánh Cầu Giấy

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang được thànhlập 01/11/2003 theo đăng ký kinh doanh số 0101401262 do Phòng đăng kýkinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, hoạt động chủ yếu tronglĩnh vực xây dựng, buôn bán các loại xe vận tải, đồ dùng gia đình, lương thực,thực phẩm, đồ uống và dịch vụ vận tải,…

1.1.1 Chức năng

- Sử dụng có hiệu quả đảm bảo và phát triển vốn tổng Công ty giao, baogồm cả phần vốn góp vào các liên doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệpkhác dưới các hình thức khác nhau

- Sử dụng vốn và các nguồn lực khác để được giao thực hiện những mụctiêu và nhiệm vụ kinh doanh

- Chấp hành sự điều động và điều hòa của tổng Công ty đối với tài sản,vốn và các nguồn lực khác mà tổng Công ty đã giao cho Công ty quản lý và

sử dụng theo quy chế tài chính của tổng Công ty

- Thực hiện các quy định của Nhà nước và của tổng Công ty trên lĩnh

vực hợp tác quốc tế Việc cử người của Công ty ra nước ngoài công tác, họctập, tham quan khảo sát và việc mời người nước ngoài vào Việt Nam làm việcvới Công ty do Tổng Giám đốc xem xét quyết định theo đề nghị của củaGiám đốc Công ty.

- Thực hiện việc trả lương, thưởng cho người lao động theo kết quả kinhdoanh của Công ty và theo đơn giá tiền lương được tổng Công ty duyệt

- Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độcông nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực luôn đáp ứng nhu cầu pháttriển của Công ty

- Thực hiện đúng chế độ và quy chế về sử dụng và quản lý vốn, tài sảnquỹ, về kế toán, hạch toán và chế độ khác về tài chính theo quy định của Nhànướcvà quy chế tài chính của công ty Chịu trách nhiệm về tính xác thực vàhợp pháp trong các hoạt động tài chính của Công ty

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy địnhcủa pháp luật, trích nộp các quỹ tập trung của tổng Công ty theo quy định tạiquy chế tài chính tổng Công ty

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang là công tyhoạt động ở rất nhiều lĩnh vực khác nhau như xây dựng, buôn bán, sản xuất vàvận tải…

Cùng sự hợp tác của đội ngũ các chuyên gia đầu ngành trong nước vàcác chuyên gia của các hãng nước ngoài đầy kinh nghiệm trong các lĩnh vựchoạt động…, công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang đangngày một phát triển nhiều hơn nữa ở tất cả các lĩnh vực đang kinh doanh.Với khả năng như vậy công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợpThu Trang đã cung cấp được rất nhiều loại máy móc, thiết bị tiên tiến phùhợp với thị trường trong nước đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trongcông cuộc hiện đại hoá công nghiệp hoá của nước ta

Tuy mới được thành lập và hoạt động trong một khoảng thời gian khônglâu nhưng hàng hoá và dịch vụ mà công ty cung cấp chiếm lĩnh được thịtrường không những ở trong nước mà còn vươn ra quốc tế.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Để quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh các doanhnghiệp đều phải tổ chức bộ máy hoạt động riêng cho mình Công ty TNHHthương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang là một công ty TNHH có con dấuriêng ,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy địnhcủa pháp luật Việt Nam

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình “trực tuyếnchức năng” nghĩa là người lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của tậpthể lãnh đạo để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiệnquyết định đối với cấp dưới Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm

về mọi lĩnh vực hoạt động và toàn quyền quyết định Trong phạm vi doanhnghiệp việc truyền lệnh, ra các quyết định, chỉ thị vẫn theo tuyến đã quy định.Tuy nhiên mô hình trên luôn được lãnh đạo công ty vận dụng linh hoạtkhông cứng nhắc để có thể chủ động hơn trong điều hành công việc và pháthuy được trí tuệ và năng lực của đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chứcnăng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án, phương án, chiến lược hay chươngtrình cho từng lĩnh vực cụ thể

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH thương mại

Lãnh đạo của công ty bao gồm: Giám đốc và hai phó giám đốc.

* Giám đốc: là người dứng đầu, điều hành hoạt động kinh doanh hàng

ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiệncác quyền và nghĩa vụ của mình như:

- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày củaCông ty

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công tytrừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên

- Ký kết các hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trường hợp thuộc thẩmquyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên

- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty

- Trình báo cáo quyết toán tài chính năm lên Hội đồng thành viên

- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trongkinh doanh

- Tuyển dụng lao động

- Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty

để thu lợi riêng cho bản thân, cho người khác; không được tiết lộ bí mật củaCông ty, trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận

- Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính cho Công ty

* Phó giám đốc phụ trách Tài chính:

Giúp đỡ giám đốc và cùng giám đốc quản lý nguồn vốn, chỉ đạo hoạtđộng kinh tế tài chính trong công ty, tham mưu về cơ chế tài chính, biện pháphuy động vốn, tạo vốn cho công ty,giám sát các phòng ban chức năng thuộcquyền quản lý như phòng hành chính, phòng Kế toán, trung tâm

* Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật:

Giúp đỡ giám đốc và cùng chỉ đạo các bộ phận được phân công, phụtrách các vấn đề về kỹ thuật trong kinh doanh của công ty

Để thực hiện quy trình kinh doanh, công ty tổ chức thành các phòng banchức năng Mỗi phòng ban có một nhiệm vụ riêng nhưng đều cùng phối kếthợp trong quá trình kinh doanh tạo thành một thể thống nhất không thể táchrời.

+ Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh tăng cườngcông tác đối ngoại, phát triển mối quan hệ giữa công ty với khách hàng và cácdoanh nghiệp Mở rộng thị trường, tìm kiếm nguồn đầu tư, nâng cao khả năngcạnh tranh trong mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Có nhiệm vụ cung ứng hàng hoá, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạchkinh doanh, đề ra các biện pháp tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ hợp lý, đảm bảocho quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao

+ Phòng kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, thiết kế chi tiết thiết

bị, thay thế, sửa chữa bảo dưỡng, đồng thời kiểm tra chất lượng hàng hoá.+ Phòng dự án: Có nhiệm vụ tham gia đấu thầu các dự án kỹ thuật ,tưvấn và cung cấp máy móc cho khách hàng Giúp giám đốc lập và theo dõithực hiện dự án của công ty thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đầu tư xâydựng cơ bản đánh giá tính khả thi và báo cáo lên cấp trên

+Phòng Hành chính: Đối với Giám đốc Công ty TNHH thương mại vàdịch vụ tổng hợp Thu Trang thì việc tổ chức tốt công tác hành chính và bộmáy hành chính của doanh nghiệp là việc đầu tiên phải làm để thực thi chứctrách quản lý nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp mình

Bộ máy hành chính là trợ thủ đắc lực nhất cho giám đốc.Vì vậy giám đốcluôn đôn đốc nhắc nhở các cấp lãnh đạo trong toàn công ty trau dồi kiến thứctiếp thu những cải cách, đổi mới trong hoạt động hành chính (cách thức quản

lý nhân lực, sáng kiến, tài chính, hậu cần, nghiên cứu và phát triển….)

+ Phòng kế toán: giám sát chế độ tài chính của nhà nước tại công ty,phản ánh chính xác trung thực đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, thực hiệnnghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước theo đúng luật định Theo dõi quản lý các

nguồn vốn, theo dõi công nợ trực tiếp của công ty, tổ chức hạch toán chi tiêucho một số hoạt động tại doanh nghiệp khi được giao.

+ Trung tâm tư vấn, dịch vụ và tích hợp hệ thống: Cung cấp các giảipháp kỹ thuật về công nghệ, tư vấn xây dựng dự án… cho khách hàng

+ Đội bảo vệ đảm bảo an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang là một đơn

vị kinh tế với quy mô nhỏ nên mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều tậpchung tại nơi đặt trụ sở chính Cũng như các tổ chức kinh tế khác Công tyTNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang có một văn phòng riêng

Nó là bộ phận tổng hợp, giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện các chứcnăng nhiệm vụ và điều hành công việc của toàn công ty, trực tiếp thực hiệncác nghiệp vụ hành chính (bố trí, sắp xếp lịch làm việc hàng tần với giám đốc,hội đồng quản trị, thực hiện các báo cáo tháng, quý, năm, luôn chuyển côngvăn đi, đến )

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

1.2.2.1 Chức năng của văn phòng

* Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tốchủ quan( thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mangtính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhưnhững ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những

ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chungnhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án giải

quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu

vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâutrong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinhtrong thực tế) Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhàlãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác văn phòng

* Chức năng Tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầuvào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà vănphòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yều cầu củangười lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phảituân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quảthiết thực Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác vănphòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng thammưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công haythất bại của cơ quan, đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nêncác tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòngcho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

vị, tổ chức Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết địnhđến sự thành bại của công tác văn phòng

* Chức năng hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với vănphòng của doanh nghiệp).

Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túychỉ giải quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vàocông việc sản xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả Văn phòngngoài các công việc hành chính còn thực hiện các công việc như giải quyếtthủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệvới đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc mắc, thậm chí là các tranhchấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của doanh nghiệp; thựchiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ với các cơquan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của vănphòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường

1.2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng

* Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo

Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thiđua, khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp vàquy chế của Công ty

Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợpvới sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển sảnxuất kinh doanh

Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công ty,đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

Quản lý tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theođúng chính sách, chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm

của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.

* Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bội Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

Thực hiện công việc lễ tân, tiếp đón khách hàng ngày, tổ chức Đại hội,hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy ủy nhiệm của Công ty

Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của toàn Công ty

Quản lý cấp phát văn phòng phẩm lam việc cho văn phòng Công ty theođịnh mức quy định

Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong cácvấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

* Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường

Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, antoàn cơ sở, phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trongtoàn Công ty

* Về công tác quản lý tài sản

Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhucầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sửdụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)

Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, kho, sân bãi.Quản lý việc tu dưỡng, sửa chữa tài sản cố định do Công ty trực tiếpquản lý

Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quyđịnh của Pháp luật

1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Văn phòng của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp ThuTrang gồm có 7 người:

- Trưởng phòng: 01 người

- Phó phòng: 01 người

- Nhân viên: 05 người

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

Bộ phận Hành chính tổ chức

- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tàisản, trang thiết bị của công ty.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật

tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hànhchánh - Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.- Hỗ trợ các

bộ phận liên quan về công tác hành chính

c Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng,đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng.- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộphận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành

- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

- Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị củaBGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện

- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữliệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao

- Ap dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụviệc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công tyhoặc của người lao động

- Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC

- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộphận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung

chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.

d Báo cáo và uỷ quyền

- Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh theo nhiệm vụ đượcgiao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp độtxuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao

- Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện

- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

- Kỹ năng giao tiếp tốt

* Kinh nghiệm:

- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chánh.- Ít nhất

1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

* Phẩm chất cá nhân:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

b Trách nhiệm:

- Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công thường xuyên của Trưởng

phòng

- Thực hiện nhiệm vụ theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng.

- Cung cấp các thông tin, giải pháp xử lý chuyên môn nghiệp vụ, đề xuất

ý kiến với cấp Trưởng theo đúng chức năng nhiệm vụ của phòng

- Phối hợp công tác với các Phòng khác trong Công ty.

- Tham gia quản lý điều hành lao động trong phòng.

c Quyền hạn:

- Quyết định trong những lĩnh vực mà Trưởng phòng uỷ quyền.

d Báo cáo và ủy quyền:

- Báo cáo mọi công việc đang thực hiện cho Trưởng phòng Trường hợp

Trưởng phòng uỷ quyền thì báo cáo trực tiếp cho Phó Tổng Giám đốc nộichính

- Trong trường hợp vắng mặt thì bàn giao lại cho Trưởng phòng để phân

công công việc cho các nhân viên trong phòng

e Tiêu chuẩn:

- Kiến thức: Tốt nghiệp đại học, đã qua các khóa học về quản trị nhân sự.

- Kỹ năng: Hiểu rõ cơ cấu tổ chức của Công ty, các qui định chung của

Nhà nước về Doanh nghiệp, có kinh nghiệp ở vị trí tương đương ít nhất 2năm, có khả năng giao tiếp, viết văn bản bằng tiếng Anh (trình độ C), thànhthạo vi tính văn phòng

- Phẩm chất đạo đức: trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.

1.2.3.3 Bộ phận văn thư lưu trữ: (số lượng: 01)

a Thông tin chung

- Vị trí: Nhân viên văn thư - lưu trữ

- Bộ phận: Phòng Hành chính (Văn phòng)

- Người trực tiếp quản lý: Trưởng phòng Hành chính

b Nhiệm vụ

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến; Tiếp nhận các bảnthảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký, theo dõi quá trình luân chuyển vănbản đảm bảo đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúngquy định.

- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầukhai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ

- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong công ty

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng

- Có kỹ năng giao tiếp;

- Kỹ năng soạn thảo văn bản, word, excel… tốt;

- Kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu

- Tốc ký và soạn thảo văn bản, thư từ, báo cáo, thông tin liên quan

- Thực hiện và trả lời các cuộc điện thoại, sắp lịch hẹn

- Tiếp khách hàng khi cần thiết.

- Xử lý thư từ chuyển đi và chuyển đến

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo

- Lên chương trình và thời gian cho các cuộc họp, các hoạt động xãhội khác

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc họp v.v…

c Tiêu chuẩn:

* Trình độ học vấn và kinh nghiệm

- Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Lưutrữ văn thư, thư ký văn phòng

- Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên

- Tiếng Anh trình độ A trở lên

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kỹ năng soạn thảo công văn tốt, sử dụng thành thạo Word, Excel

* Phẩm chất cá nhân:

- Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn

- Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp

loại chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp,

- Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặttheo quy định hàng tháng

c Tiêu chuẩn

- Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Kế toán

- Có năng lực nghiệp vụ kế toán, có khả năng tổng hợp, nắm vững chế

PHẦN II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

TỔNG HỢP THU TRANG 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ

2.1.1 Về tổ chức

- Bộ phận công tác Văn thư, lưu trữ của công ty trực thuộc Văn phòng(Phòng Hành chính tổng hợp) chứ không có phòng văn thư, lưu trữ riêng.Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến và chuyển giaocông văn các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công văn đósao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định Cán bộ Văn thư - lưu trữ

có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản và quản lýcon dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

2.1.2 Về cán bộ

- Công ty có 01 cán bộ làm công tác Văn thư lưu trữ có trình độ chuyênmôn, tốt nghiệp hệ Cao đẳng chuyên ngành Hành chính Văn thư -Lưu trữ tạitrường Cao Đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I

- Công tác Văn thư lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nóchiếm một phần quan trọng trong hoạt động của công ty Đây là một mắt xíchgiữa hoạt động của các phòng ban

Tuy nhiên do không được bồi dưỡng thường xuyên nên cán bộ Văn thưlưu trữ chưa nắm bắt được một số thay đổi trong quy định của Nhà nước vềthể thức văn bản Do vậy mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản, chưaphát huy được tối đa hiệu lực của văn bản do cơ quan ban hành

2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1.1 Các loại văn bản Công ty ban hành.

Các văn bản do Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp ThuTrang ban hành được ghi chép lại trong sổ đăng ký văn bản đi của công ty và

có một số hình thức văn bản như: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thôngbáo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản,

tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấymời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ,phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, các hợp đồng kinh tế và các biểu mẫuchuyên ngành khác…trong đó chủ yếu là công văn

Một số văn bản bản mà công ty ban hành:

- Quyết định: quyết định bổ nhiệm, quyết đinh tăng lương…

- Công văn: công văn về việc thanh toán khối lượng cung cấp hàng hóa,công văn về việc thanh toán khối lượng cung cấp hàng hóa, công văn xinngừng cấp điện, công văn thay đổi số tài khoản thanh toán, công văn thanhtoán công nợ theo hợp đồng kinh tế, công văn gia thạn thời hạn nộp thuế…

- Thông báo như: thông báo nghỉ lễ tết, thông báo mời họp, thông báo lùithời gian kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy, thông báo nội quy công ty…

2.2.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

Thẩm quyền về thể thức: Chánh văn phòng người được giao trách nhiệmgiúp Giám đốc tổ chức quản lý công tác văn thư ở Công ty (đơn vị, xí nghiệp)phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bàycủa văn bản, thủ tục ban hành văn bản Chánh văn phòng thường kí vào cuốiphần nơi nhận hoặc vào phiếu trình kí văn bản ở phần kiểm tra thể thức

Thẩm quyền về nội dung: Trưởng phòng, ban, thủ trưởng các đơn vị chủtrì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nội

dung và tính pháp lý của văn bản, đồng thời phải kí tắt vào văn bản (cuốicùng của phần nội dung) và các phụ lục kèm theo trước khi trình giám đốc ký.Lãnh đạo công ty được kí tất cả các loại văn bản mà công ty ban hành

2.2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thể thức của các văn bản mà công ty ban hành gồm 9 yếu tố bắt buộc1) Quốc hiệu

2) Tên cơ quan ban hành văn bản

3) Số và kí hiệu văn bản

4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản:

5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

6) Nội dung văn bản

7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

8) Dấu của cơ quan tổ chức

9) Nơi nhận

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản của công ty bao gồmkhổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phầnthể thức, phông chữ, cỡ chữ kiêu chữ và các chi tiết trình bày khác được ápdụng đối với văn bản soạn thảo trên máy tính và in ra giấy

* Phông chữ và cỡ chữ trình bày văn bản.

- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tính là phông chữ TimesNew Roman của bộ mã ký tự Unicode

- Cỡ chữ: theo chi tiết từng thành phần của văn bản

* Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản:

- Khổ giấy: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (2010

mm x 297mm)

- Kiểu trình bày:

Văn bản được trình bày theo chiểu dài của trang giấy khổ A4 (định

hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làmthành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng củatrang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4).

- Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

- Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

- Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm;

2.2.1.4 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty

Qua quá trình khảo sát thấy rằng công ty đã ban hành quy định về soạnthảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản được nêu trong Mục 1, Chương IIcủa Quy chế công tác văn thư của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổnghợp Thu Trang

Các văn bản của ban Giám đốc do văn thư soạn thảo, các văn bản khácthuộc phạm vi quản lý của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo

Sơ đồ 2.1: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty TNHH thương mại và dịch vụ tổng hợp Thu Trang