LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Chính vì sự quan trọng của công tác văn thư nên em đã chọn đề tài “ Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư trong cơ quan” 2. Mục đích nghiên cứu đề tài Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong UBND huyện Tĩnh Gia 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Ủy Ban Nhân Dân huyện Tĩnh Gia 4. Phương pháp nghiên cứu Khảo sát, thu thập các văn bản , tài liệu tại cơ quan, tổ chức 5. Cấu trúc đề tài Gồm 3 chương: Chương 1: Giới thiệu khái quát về UBND huyện Tĩnh Gia Chương 2: Vai trò của công tác văn thư tại UBND huyện Tĩnh Gia Chương 3: Đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng của công tác văn thư tại UBND huyện Tĩnh Gia
LỜI CẢM ƠN Là sinh viên thuộc khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, em thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu ph ần biết đặc điểm, hoạt động công tác văn th T khảo sát tìm hiểu thực tế cơng tác văn thư UBND huy ện Tĩnh Gia, em có thêm kiến thức quý báu tư liệu cho tiêu luận Do th ời gian, trình độ vốn kiến thức kinh nghiệm cịn có hạn chế nh ất định, tiêu luận em khơng tránh khỏi thiếu sót, ch ưa khách quan nhận định, đánh đưa đề xuất, gi ải pháp Vì v ậy, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán UBND huyện Tĩnh Gia giảng viên khoa Văn thư-Lưu trữ để tiêu luận em hoàn thiện h ơn Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng em Các n ội dung nghiên cứu, kết đề tài trung th ực Nh ững số liệu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu th ập t nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham kh ảo Ngoài ra, tiểu luận sử dụng số nhận xét, đánh giá nh s ố li ệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích ngu ồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung tiểu luận LỜI NĨI ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động ch ỉ đ ạo, ều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn th làm tốt hay không tốt Cũng điều mà cơng tác văn th c quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều h ơn Đ ặc bi ệt cơng cải cách hành Nhà nước, công tác văn th nh ững trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất l ượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà n ước: h ạn chế, đ ược b ệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với Pháp luật Công tác văn th bảo đ ảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, n ội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động c quan cần thiết, văn chứng pháp lý ch ứng minh cho ho ạt động quan cách chân thực Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt cơng tác l ưu tr ữ Chính quan trọng công tác văn thư nên em chọn đề tài “ Khảo sát t vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn th c quan” Mục đích nghiên cứu đề tài Đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn th UBND huyện Tĩnh Gia Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Ủy Ban Nhân Dân huyện Tĩnh Gia Phương pháp nghiên cứu Khảo sát, thu thập văn , tài liệu quan, tổ ch ức Cấu trúc đề tài Gồm chương: - Chương 1: Giới thiệu khái quát UBND huyện Tĩnh Gia - Chương 2: Vai trị cơng tác văn thư UBND huy ện Tĩnh Gia - Chương 3: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng c công tác văn thư UBND huyện Tĩnh Gia CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN TĨNH GIA 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tĩnh Gia 1.1.1 Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phịng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hố địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ cơi khơng nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác cơng dân; Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị cơng dân; hướng dẫn, đạo cơng tác hồ giải xã, thị trấn Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện; Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình cấp xem xét, định 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Tĩnh Gia Lãnh đạo UBND huyện gồm: 01 Chủ tịch 04 phó Chủ tịch * Các phòng ban trực thuộc huyện: 13 phòng ban: + Văn phòng HĐND UBND huyện; + Phòng Nội vụ huyện; + Phịng Nơng nghiệp PTNT huyện; + Phịng Tài - Kế hoạch huyện; + Phịng Tài ngun Mơi trường huyện; + Phịng Kinh tế Hạ tầng huyện; + Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện; + Phòng Giáo dục Đào tạo huyện; + Phòng Y tế huyện; + Phòng Tư pháp huyện; + Thanh tra huyện; + Phòng Văn Hóa Thơng tin ; + Phịng Dân tộc * Các quan nghiệp thuộc huyện: + Đài truyền thanh; + Trung tâm Văn hoa thông tin; + Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất; + Đội quản lý ĐT&MT huyện; + Ban bồi thường GPMB + Ban QL CÁC CTĐT&XDCB; + Ban quản lý dự án lâm nghiệp; + Trung tâm dạy nghề Chương 2: Vai trò công tác văn thư UBND huyện Tĩnh Gia 2.1 Thực trạng công tác văn thư UBND huyện Tĩnh Gia 2.1.1.Quy trình soạn thảo ban hành văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 Việc soạn thảo văn khác thực sau: - Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo quan dơn vị giao cho đơn vị công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn - Đơn vị cá nhân giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; + Thu thập, xử lý thông tin có lien quan; + Soạn thảo văn bản; + Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu để hồn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có lien quan 2.1.2 Quản lý văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày tháng văn - Đăng ký văn - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn 2.1.3 Quản lý giải văn đến - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các loại hồ sơ hình thành quan chủ yếu có 03 loại: - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ công việc - Hồ sơ nhân Phương pháp lập hồ sơ - Mở hồ sơ - Thu thập văn vào hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ Giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải hộp sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đơn vị theo thời hạn quy định khoản điều này.Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan, đơn vị biết phải đồng ý Lãnh đạo quan, đơn vị thời hạn giữ lại không 02 năm; Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị làm tài liệu riêng mang sang quan, đơn vị khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ,tài liệu Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc trừ trường hợp quy định điểm B khoản Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình tốn hồ sơ tài liệu xây dưng bản; Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản” Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “ Biên giao nhận tài liệu”.Lưu trữ quan, đơn vị bên giao tài liệu bên giữ lại 01 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, đơn vị Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Hàng năm Lãnh đạo quan, tổ chức có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; đạo công tác lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm phịng Nội vụ Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân việc đạo kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ huyện quan, đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; Thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan thủ tục quy định Trách nhiệm công chức, viên chức Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị 2.1.3 Quản lý sử dụng dấu Huyện có dấu, dấu chung Huyện dấu văn phịng Ngồi cịn dấu chức danh, dấu mức độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật; dấu mức độ khẩn: thượng khẩn, hoả tốc; Dấu kính gửi, kính thưa, kính mời, kính biếu, dự thảo, thu hồi, niêm phong, bóc xem ngay…Cán văn thư chuyên trách có trách nhiệm bảo quản, bảo vệ dấu két sắt Khi cán văn thư chuyên trách vắng, dấu giao cho người uỷ quyền chứng kiến lãnh đạo huyện 2.2 Vai trò công tác văn thư UBND huyện Tĩnh Gia Có thể khẳng định, cơng tác văn thư có vai trò quan trọng đ ối v ới UBND huyện Tĩnh Gia vì: Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn nhằm m ục đích phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công vi ệc, c quan Công tác văn thư xem mặt hoạt động máy quản lý nói chung quan Cơng tác văn thư khơng thể thiếu văn phòng nội dung quan trọng, chiếm phần lớn n ội dung hoạt động Văn phịng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền v ới hoạt động quan, xem phận tách rời hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư hiểu không công vi ệc, trách nhiệm người cán văn thư mà tất cán bộ, cơng ch ức quan q trình hoạt động có liên quan đến cơng văn gi tờ Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác nh ững thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà n ước c quan, đơn vị nói chung Trong cơng tác quản lý Nhà nước đòi h ỏi ph ải có đ ầy đ ủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nh ưng thông tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn b ản V ề m ặt nội dung cơng việc, xếp cơng tác văn th vào hoạt đ ộng b ảo đ ảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn ph ương ti ện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Do đó, làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải công việc c quan nhanh chóng, xác, suất, chất l ượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vơ ích, đặc biệt việc lợi dụng văn Nhà nước để làm công việc trái pháp luật Làm tốt công tác văn th giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan nh hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, n ội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động c quan cần thiết, văn chứng pháp lý ch ứng minh cho ho ạt động quan cách chân thực Cơng tác văn thư cịn bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo ều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trong trình hoạt động c quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào l ưu tr ữ Hồ s l ập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ ch ất l ượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu Ngược lại, công tác văn thư làm không tốt gây nhiều ảnh h ưởng hoạt động quan Tùy tính chất, m ức độ mà gây nên trì trệ, hiệu quả, thiếu thông tin kịp thời, xử lý công vi ệc ch ậm tr ễ khác Có dẫn đến không đủ tư cách pháp lý hi ệu l ực thi hành văn … làm ảnh hưởng trực tiếp, nghiêm trọng hoạt đ ộng thường ngày quan Muốn làm tốt công tác văn thư để quan hoạt động tốt thỉ phải bảo đảm yêu cầu sau : Trong trình giải cơng việc phải nhanh chóng Q trình ph ụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải quy ết văn quan Xây dựng văn nhanh chóng, giải quy ết văn k ịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng cơng việc c quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải quy ết công vi ệc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa nh ững s ự việc nêu văn Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan nh ững văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, s dụng c ần thiết Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu tr ữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu tr ữ quan tr ọng h ơn Do đó, UBND huyện hoạt động cơng tác văn th ư, l ưu tr ữ t ất y ếu đ ược hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động c quan, t ổ chức Công tác văn thư nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quy ết công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động UBND huyện CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG C ỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN TĨNH GIA 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Cán văn thư người có trình độ chun mộn cao nên công tác văn thư đảm bảo tốt - Trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị kỹ phục vụ cho công tác văn thư - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định nhà nước - Cán văn thư thực đầy đủ quy trình soạn thảo tiếp nhận văn 3.1.2 Nhược điểm - Việc áp dụng tin học vào công tác văn thư chưa thực tốt - Một số khâu nghiệp vụ chưa thực tốt 3.2 Đề suất số giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư UBND huyện Tĩnh Gia - Lãnh đạo đơn vị quan tâm đến công tác văn thư đơn vị kiên việc đạo ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo UBND cần đôn đốc , kiểm tra thường xuyên ban, ngành lập hồ sơ công việc giải xong - Phịng Hành đơn vị cần kiểm soát chặt chẽ thể thức kỹ thuật trình bày văn trước trình Lãnh đạo ký ban hành Văn đến phải ký nhận rõ ràng (bản chính) phải chuyển cho viên chức thực lập hồ sơ công việc - Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hội thảo, chuyên đề, khảo sát ngồi nước cơng tác văn thư nhằm trao đổi kinh nghiệm, học hỏi lẫn quan, nhóm quan để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao KẾT LUẬN Qua khảo sát UBND huyện Tĩnh Gia em phần hiểu rõ cần thiết quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức Và muốn làm tốt cơng tác văn thư cần phải đảm bảo yêu cầu sau: - Trong trình giải cơng việc phải nhanh chóng Q trình phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ ch ức quản lý, giải văn quan Xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng cơng việc quan Giải quy ết văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc đ ược nêu văn Phải xác nội dung lẫn hình thức văn Nội dung ph ải tuyệt đối xác mặt pháp lý; dẫn chứng trích d ẫn văn phải hồn tồn xác; số liệu phải đầy đủ, ch ứng c ứ phải rõ ràng Thể thức văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định; mẫu trình bày tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ phải thực đầy đủ từ khâu đánh máy văn bản, tiếp nhận, đăng ký văn bản, chuyển giao văn …; u cầu xác cịn ph ải đ ược thể việc thực chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư - Phải giữ gìn tốt bí mật quan Bởi nội dung văn b ản đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc ph ạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn thư quan phải quy định bảo vệ bí m ật quốc gia Phải đại hóa cơng tác văn th Việc th ực nh ững nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền v ới việc s d ụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì v ậy, u c ầu đại hóa cơng tác văn thư trở thành nh ững tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung m ỗi c quan nói riêng có suất, hiệu chất lượng cao - Về phẩm chất trị : Người cán văn thư quan th ường xuyên tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vụ, s ự việc có tính chất bí mật Vì vậy, địi hỏi với người cán văn th yêu cầu phẩm chất trị Cụ thể người cán ph ải có lịng trung thành, có nghĩa trung thành v ới ch ế đ ộ xã h ội chủ nghĩa, với lợi ích giai cấp, trung thành với quan c ả thân mình; Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, gi ữ vững lập tr ường giai cấp vơ sản tình - Về chun môn nghiệp vụ : thể hai mặt lý luận kỹ thực hành Phải nắm vững lý luận lẫn nội dung nghiệp v ụ công tác văn thư, lý luận sở khoa học điều kiện th ực tiễn để tiến hành thực nghiệp vụ Người cán văn thư học trường mà cịn phải có ý thức ln học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình cơng tác; t ừng bước hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ th ực hành thước đo lực thực tế người cán văn th Khơng thể nói người cán văn thư giỏi mà không th ực hành nghiệp vụ văn thư cách thục, có chất lượng suất cao Ngồi ra, người cán văn thư cịn phải có nh ững yêu cầu khác : tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tin cậy, tính nguyên tắc, tính tế nhị… ... cơng tác l ưu tr ữ Chính quan trọng công tác văn thư nên em chọn đề tài “ Khảo sát t vấn, đề xuất nâng cao suất, chất lượng công tác văn th c quan” Mục đích nghiên cứu đề tài Đề xuất nâng cao suất,. .. thiệu khái quát UBND huyện Tĩnh Gia - Chương 2: Vai trị cơng tác văn thư UBND huy ện Tĩnh Gia - Chương 3: Đề xuất nâng cao suất, chất lượng c công tác văn thư UBND huyện Tĩnh Gia CHƯƠNG 1: GIỚI... 3: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG C ỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN TĨNH GIA 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Cán văn thư người có trình độ chun mộn cao nên công tác văn thư