khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư tại UBND huyện Ninh Giang, tỉnh HD

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức văn thư nắm giữ vai trò vô cùng quan trọng. Văn thư góp phần đảm bảo thông tin và cung cấp các tài liệu kịp thời để các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động quản lý. Hoạt động tổ chức của cơ quan, tổ chức có đạt hiệu quả hay không phụ thuộc vào công tác tổ chức, quản lý cũng như kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư tại cơ quan, tổ chức đó. Chính vì vậy công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ một cách khoa học, chặt chẽ, hiệu quả trong mỗi cơ quan là vô cùng cần thiết.Tôi nhận thấy việc tìm hiểu những vấn đề lý luận chung cũng như việc khảo sát thực tế công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư tại một cơ quan, tổ chức cụ thể sẽ là cơ hội tốt để tôi củng cố những kiến thức cá nhân, học hỏi thêm những kinh nghiệm thực tế. Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ văn thư của các đơn vị tại Ủy ban nhân dân huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương” làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.

LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, để có kết tơi xin tỏ lịng biết ơn tới thầy (cô) môn giảng dạy trang bị kiến thức hướng dẫn để tơi hồn thành tiểu luận Trong trình thực tiểu luận cố gắng song không tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận nhận xét đóng góp ý kiến từ quý thầy (cơ) để tiểu luận tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Ủy ban nhân dân huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương” cá nhân tơi thực Mọi thơng tin thể hồn tồn trung thực Nếu có gian lận, không trung thực viết tơi, tơi xin hồn tồn trách nhiệm với lời cam đoan Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2019 DANH MỤC VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân CNTT Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN I PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu .1 Đối tượng nghiên cứu, mục đích nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn .3 Kết cấu tiểu luận PHẦN II PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT .4 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm .4 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư .4 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư .6 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.2 Công tác kiểm tra, giám sát Tiểu kết 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN NINH GIANG, TỈNH HẢI DƯƠNG .11 2.1 Khái quát chung UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 11 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 11 2.1.2 Chức 12 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn .13 2.2 Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương .14 2.2.1 Công tác kiểm tra, giám sát soạn thảo ban hành văn 14 2.2.2 Kiểm tra, giám sát quản lý văn 16 2.2.3 Kiểm tra, giám sát công tác quản lý sử dụng dấu .19 2.2.4 Kiểm tra, giám sát công tác lập lưu hồ sơ .20 2.3 Nhận xét, đánh giá 22 2.3.1 Ưu điểm 22 2.3.2 Nhược điểm 23 2.3.3 Nguyên nhân 24 Tiểu kết 25 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GĨP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN NINH GIANG, TỈNH HẢI DƯƠNG 26 3.1 Đối với lãnh đạo quan 26 3.2 Đối với cán bộ, nhân viên 27 3.3 Nâng cao sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 27 Tiểu kết 29 KẾT LUẬN .30 TÀI LIỆU THAM KHẢO .31 PHẦN I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức văn thư nắm giữ vai trị vơ quan trọng Văn thư góp phần đảm bảo thơng tin cung cấp tài liệu kịp thời để nhà lãnh đạo đưa định đắn cho hoạt động quản lý Hoạt động tổ chức quan, tổ chức có đạt hiệu hay không phụ thuộc vào công tác tổ chức, quản lý kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư quan, tổ chức Chính cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ cách khoa học, chặt chẽ, hiệu quan vơ cần thiết.Tơi nhận thấy việc tìm hiểu vấn đề lý luận chung việc khảo sát thực tế công tác kiểm tra giám sát nghiệp vụ văn thư quan, tổ chức cụ thể hội tốt để củng cố kiến thức cá nhân, học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế Chính lý trên, tơi định chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư đơn vị Ủy ban nhân dân huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương” làm đề tài cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu Đây nội dung nhận nhiều cá nhân quan tâm tìm hiểu Có thể kể đến số nội dung nghiên cứu đề tài số tài liệu như: - Giáo trình Cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất năm 2016 Cuốn sách tập trung vào phân tích làm rõ nội dung quản lý công tác văn thư song chưa sâu vào nội dung tổ chức công tác văn thư - Lý luận phương pháp cơng tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, xuất năm 2011 bàn tổ chức quản lý công tác văn thư đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lâu dài - Nguyễn Thị Hiền, 2016, Khóa luận tốt nghiệp, Tổ chức cơng tác Văn thư, lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội - Trần Thị Hường, 2017, Khóa luận tốt nghiệp, Nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác Văn thư Văn phịng Bộ Nội Vụ, Đại học Nội vụ Hà Nội Trên số tài liệu nghiên cứu đề tài, nhìn chung tất nghiên cứu tập trung nghiên cứu công tác văn thư quan cụ thể đưa giải pháp vấn đề song nhận thấy chưa có sâu vào phân tích cơng tác kiểm tra, giám sát Do vậy, nghiên cứu kế thừa phát huy thành tựu có trước để phát triển nội dung, phân tích làm rõ đề tài Đối tượng nghiên cứu, mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư Mục đích nghiên cứu: nhằm tổng hợp sở lý luận công tác văn thư Kiểm tra, giám sát, khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương Từ đưa giải pháp góp phần nâng cao hiệu công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương Phương pháp nghiên cứu Trong viết có sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin; - Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh thực tiễn với lý luận quy định Nhà nước UBND huyện hoạt động kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư; - Phương pháp phân tích, tổng hợp Ý nghĩa lý luận thực tiễn - Ý nghĩa lý luận: đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao kiến thức, đồng thời khẳng định tầm quan trọng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư hoạt động quan, tổ chức - Ý nghĩa thực tiễn: tiểu luận đánh giá tầm quan trọng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư hoạt động quan, tổ chức Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác công ty Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho nghiên cứu sau chuyên đề Kết cấu tiểu luận Ngoài phần Mở đầu Kết luận, tiểu luận gồm 03 chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư công tác kiểm tra, giám sát Chương Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương Chương Một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương PHẦN II PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CƠNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT 1.1 Cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm Có nhiều quan điểm khác công tác văn thư Theo PGS Vương Đình Quyền cơng tác văn thư “là khái niệm dùng để toàn việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” Theo Nghị định BNV Cơng tác văn thư cơng tác văn thư hiểu “bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” Công tác văn thư hoạt động liên quan trực tiếp đến văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin văn quản lý quan, tổ chức đó, nhằm đảm bảo thơng tin văn quản lý quan, tổ chức Cơng tác văn thư cần bao gồm cơng tác soạn thảo ban hành văn bản; quản lý giải văn đi, văn đến; lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư a) Vị trí cơng tác văn thư Cơng tác văn thư thiếu hoạt động qua, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị - xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng b) Ý nghĩa cơng tác văn thư Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội phịng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp đạo quan cấp triển khải, giải công việc, phải dựa vào nguồn thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt cơng tác văn thư sẽ: - Giúp lãnh đạo quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liệu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; - Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, khơng để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan; - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh trung thực hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan; - Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị - xã hội Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau 1.1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư - Nhanh chóng: Q trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải nhanh chóng cơng việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan - Chính xác: Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp Chính xác thể thức văn bản, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành - Bí mật: Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ để chuyển tới Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến xử lý giải Văn - Ý kiến đề xuất lãnh đạo văn phòng: Các văn văn thư chuyển đến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét văn thuộc phạm vi, thẩm quyền phân công đề xuất lên Chủ tịch phó Chủ tịch theo lĩnh vực quản lý ngày làm việc - Đăng ký văn đến: Văn sau có ý kiến đề xuất Lãnh đạo Văn phòng chuyển lại cho văn thư đề cập nhật vào chương trình quản lý văn đi, đến lấy số đến, ngày, tháng văn đến chuyển lên Lãnh đạo cho ý kiến đạo Dấu văn đến đóng lề bên trái, trang đầu văn số ký hiệu văn - Xem xét, cho ý kiến giải quyết: Căn nội dung văn đến Lãnh đạo UBND tỉnh xem xét ghi ý kiến đạo, phân cơng phịng, ban, thực vào phiếu xử lý văn đến; - Cập nhật ý kiến xử lý Lãnh đạo UBND  Đối với phịng, ban nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm scan văn gửi qua chương trình web đạo;  Đối với phòng, ban, đơn vị khơng nối mạng Lan văn thư có trách nhiệm nhân gửi tới nơi nhận theo ý kiến đạo Lãnh đạo UBND tỉnh ký vào sổ bàn giao công văn với bên giao thông cán đến nhận văn trực tiếp ký nhận bàn giao văn vào sổ bàn giao công văn 2.2.3 Kiểm tra, giám sát công tác quản lý sử dụng dấu Hiện tại, UBND huyện Ninh Giang bảo quản sử dụng loại dấu sau: - Dấu UBND huyện, HĐND huyện; Dấu văn phòng HĐND UBND; Dấu mức độ mật, khẩn Dấu họ tên, chức danh Lãnh đọa cho UBND huyện lãnh đạo văn phịng - Dấu cơng đồn - Dấu đến 17 Chánh văn phịng HĐND UBND huyện chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện quản lý, sử dụng dấu HĐND, UBND huyện Lãnh đạo phòng, ban chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện việc quản lý sử dụng dấu đơn vị Nhân viên văn thư người trực tiếp bảo quản sử dụng dấu Các dấu bảo quản phòng văn thư đảm bảo an toàn ngồi làm việc Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Sử dụng dấu:  Nhân viên văn thư người tự tay đóng dấu vào văn bản;  Chỉ đóng dấu vào văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền;  Khơng đóng vào giấy khơng có nội dung, đóng trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền - Bảo quản dấu  Được bảo quản hai vị trí Dấu HĐND, UBND, Văn phịng, Cơng đồn bảo quản cẩn thận hộp đựng dấu để tủ có khóa, bàn làm việc nhân viên văn thư, hết khóa tủ cất cẩn thận Dấu chức danh, dấu họ tên, mức độ khẩn mật cất giá đựng dấu đặt góc ngồi bên phải bàn văn thư  Khi cần bỏ sử dụng sau trả vị trí ban đầu 2.2.4 Kiểm tra, giám sát công tác lập lưu hồ sơ a) Lập hồ sơ: công tác lập hồ sơ UBND huyện Ninh Giang thực theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quy trình lập hồ sơ thực sau: Bước 1: Mở hồ sơ 18 Tại UBND huyện Ninh Giang, năm tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ cho quan Theo quy định, vào Danh mục hồ sơ thực tế công việc giao, cán văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ Trong q tình giải cơng việc tiếp tục cập nhật văn hình thành có liên quan vào hồ sơ Cán văn thư UBND huyện Ninh Giang phân chia lập tập lưu văn văn đến theo năm Các tập lưu văn chứa văn UBND huyện Văn phịng, khơng chứa văn phòng ban khác Tập lưu văn đến lưu chung tất quan gửi đến Bước 2: Thu nhập văn vào hồ sơ Trong q trình giải cơng việc, cán bộ, cơng chức có trách nhiệm thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Sắp xếp văn đến, văn xử lý xong gọn gàng Tránh hạn chế tối đa trường hợp hồ sơ bị tồn đọng nhiều thời gian Các văn xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp Bước 3: Kết thúc hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu Đồng thời xem xét loại văn trùng, thừa, nháp, văn hết giá trị, tài liệu tham khảo xét thấy không cần lưu trữ Sau tiến hành phân chia Nếu hồ sơ có văn lập thành đơn vị bảo quản, cịn hồ sơ dày phân chia thành nhiều đơn vị bảo quản b) Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu: 19  thời hạn: theo quy định quan cán bộ, cơng chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND huyện thời hạn pháp luật quy định 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tồn tài liệu xây dựng Trên thực tế, diện tích kho cịn q nhỏ nên dành để lưu trữ hồ sơ HĐND, UBND huyện, Văn phịng cịn hồ sơ khác đơn vị tự lưu trữ riêng  Thành phần hồ sơ, tài liệu: thực theo quy định tiến hành nộp vào lưu trữ quan tài liệu, hồ sơ xác định thời hạn bảo quản từ 05 trở lên  Thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu: chưa có thống việc nộp lưu nên phòng ban khác thuộc UBND huyện Ninh Giang không tiến hành nộp tài liệu kho nên tiến hành thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu Còn hồ sơ, tài liệu HĐND, UBND huyện Văn phịng cán văn thư đảm nhận nên đến thời hạn chủ động mang lên kho lưu trữ qua đơn vị 2.3 Nhận xét, đánh giá 2.3.1 Ưu điểm Cơ quan thực quy định nhà nước công tác soạn thảo văn bản, thực tốt chức kiểm tra, giám sát thể thức văn UBND huyện Ninh Giang áp dụng tiến khoa học vào hoạt động quan nói chung hoạt động văn thư nói riêng Việc quản lý văn phần mềm quản lý văn bản, thao tác máy tính giúp việc tra cứu văn thuận tiện, dễ dàng hơn, tăng hiệu công việc 20 Về sử dụng quản lý dấu, Chánh văn phòng người giám sát việc quản lý sử dụng dấu để tránh tình trạng dấu bị lợi dụng để sử dụng vào việc tư lợi cá nhân, vi phạm pháp luật Việc đóng dấu ln văn thư quan tự tay đóng dấu vào văn ban hành Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu UBND huyện Ninh Giang chặt chẽ, cẩn trọng đặc biệt việc quản lý không mang dấu khỏi phạm vi quan để giảm thiểu tối đa dấu bị mất, sử dụng dấu khơng mục đích Mọi văn bản, giấy tờ liên quan tới công việc thu thập đầy đủ xếp cách khoa học, rõ ràng Đối với tập lưu xếp theo trật tự quy định giúp công tác tra cứu thuận tiện, nhanh chóng UBND huyện Ninh Giang trọng việc nghiên cứu văn quy định công tác văn thư Nhà nước quan tâm đến thực tiễn công tác văn thư quan để ban hành quy chế phù hợp với tình hình thực tiễn Điều giúp cho công tác văn thư thực thống nhiệm vụ hoạt động hàng ngày Thực nghiệp vụ thuận lợi khả thi hơn, góp phần nâng cao chất lượng văn quan để phục vụ công tác quản lý Nhà nước UBND huyện 2.3.2 Nhược điểm Vẫn tồn lỗi sai mặt thể thực kỹ thuật trình bày văn Một số trình bày khơng theo quy định Việc quản lý văn đến, văn phần mềm nhiều hạn chế ảnh hưởng nhiều tới hiệu công việc UBND huyện Ninh Giang, Việc thu thập hồ sơ từ đơn vị chưa thực nghiêm chỉnh sở vật chất, kho lưu trữ không đủ chỗ để lưu trữ tất tài liệu phòng ban khác Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư đầy đủ song thiết bị cũ chưa thay Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, tổ chức chưa thực triệt để Vẫn dùng phần mềm cũ 21 chưa có cập nhật, nâng cấp dễ dẫn tới tình trạng hỏng hóc, mát liệu, điều vô nguy hiểm cần ý khắc phục Trình độ chun mơn cán thực cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế nên chưa làm tốt công tác nghiệp vụ Gây ảnh hưởng tới chất lượng văn soạn thảo ban hành chất lượng công tác văn thư quan Việc thực kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác thực nghiệp vụ văn thư có thực song cịn mang tính hình thức nhiều Chưa có nhìn nhận trực tiếp, rõ ràng sai phạm thiếu xót cá nhân đơn vị quan Điều ảnh hưởng vô lớn tới chất lượng công tác văn thư UBND huyện Ninh Giang 2.3.3 Nguyên nhân Do nhận thức lãnh đạo UBND huyện nhiều hạn chế, chưa thực hiểu rõ chất vấn đề Đây coi nguyên nhân cho hạn chế phía Đồng thời cấp lãnh đạo chưa có quan tâm, đầu tư mức Do công tác bố trí nhân đảm nhận cơng tác văn thư chưa hợp lý Do chưa có xác định chức năng, nhiệm vụ, tính chất, u cầu cơng việc dẫn đến tình trạng xếp nhân khơng phù hợp, dẫn đến thiếu xót cơng việc Tuy nhân thiếu song chưa có bổ sung dẫn đến tình trạng thiếu nhân có chun mơn nghiệp vụ Trong việc tổ chức thực nghiệp vụ văn thư tồn hạn chế thể thức kỹ thuật trình bày Chưa đạt hiệu tối đa Công tác kiểm tra văn trước ký ban hành cịn nhiều điểm thiếu xót, chưa có chặt chẽ, kỹ lưỡng kiểm tra yếu tố thể thức bắt buộc Cơ sở vật chất chưa trọng làm nên dẫn tới nhiều khó khăn Kinh phí cho cơng tác văn thư eo hẹp 22  Tiểu kết Trong chương 2, tơi tìm hiểu khái qt cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương thực trạng kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện bao gồm nội dung công tác kiểm tra, giám sát soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, công tác quản lý văn cơng tác đóng dấu UBND huyện Ninh Giang Từ ưu, nhược điểm nguyên nhân thực trạng Từ thấy để quản lý tốt nghiệp vụ văn thư cần có đạo thống tồn quan phối hợp nhịp nhàng phận Việc kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện đạt kết định song không tránh khỏi tồn hạn chế Vì cần phải có giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 23 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT NGHIỆP VỤ VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN NINH GIANG, TỈNH HẢI DƯƠNG 3.1 Đối với lãnh đạo quan Cần phải làm rõ vai trị cơng tác văn thư hoạt động quản lý quan Việc thực tốt công tác văn thư đảm bảo chất lượng nguồn thông tin thống nhất, tin cậy cho hoạt động quan, góp phần nâng cao hiệu cơng việc chất lượng công tác Cần tổ chức công tác văn thư cách quy củ, thống Lãnh đạo UBND huyện Ninh Giang cần đổi nhận thức cá nhân để đảm nhận vai trị tiên để đổi nâng cao chất lượng công tác văn thư quan, đơn vị Không ngừng trang bị cho cá nhân kiến thức, kỹ bản, không ngừng trau dồi phẩm chất, kinh nghiệm thực tế lĩnh vực văn thư để có nhìn đắn cơng tác Từ đề chủ trương, kế hoạch đắn việc tổ chức, quản lý công tác văn thư để phát huy vai trị, ý nghĩa hoạt động quan Cần thay đổi tư quan điểm cách thức tổ chức quản lý công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế Đổi cách quản lý giúp tạo môi trường làm việc vui vẻ, động cho nhân viên đơn vị Cần đề cao tính dân chủ kết hợp với việc ln động viên, khích lệ tinh thần làm việc nhân viên để họ nỗ lực cống hiến cho tổ chức Trong công tác tổ chức kiểm tra, giám sát công tác văn thư cần phải xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra công tác văn thư cách hợp lý Thực nghiêm chỉnh chế tài thắt chặt chế tài xử lý sai phạm công tác tổ chức, thực Trong việc xây dựng chế tài cần đảm bảo tính khả thi, hợp tình, hợp lý, phù hợp tình hình thực tế quan Đẩy mạnh công tác thi đua khen thưởng, tạo động lực thúc đẩy 24 tinh thần cán quan Xử lý nghiêm trường hợp vi phạm 3.2 Đối với cán bộ, nhân viên Cần trang bị cho cán phụ trách công tác văn thư kiến thức, kỹ thông qua lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ để họ hiểu tính chất quan trọng cơng việc có kỹ cần thiết để thực công việc thực tế Những cán cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ chun mơn, sau năm làm việc cần phải có kế hoạch kiểm tra, đánh giá lực cá nhân để tự nhìn nhận điểm đạt để phát huy sai sót, hạn chế để khắc phục Nâng cao trình độ tin học cá nhân phục vụ công tác quản lý văn thuận tiện, khoa học, dễ dàng Có khả xử lý tình nhạy bén, linh hoạt Cần biết tổ chức phối hợp công việc cách phù hợp, đảm bảo Cần có khả định xác kịp thời vấn đề cần thiết, quản lý thời gian, xếp công việc phân bổ thời gian hợp lý 3.3 Nâng cao sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Các trang thiết bị công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơng tác văn thư quan nói chung Chính thế, cần quan tâm việc trang bị trang thiết bị cần thiết đổi hệ thống máy móc phục vụ cơng tác văn thư, đảm bảo công tác văn thư diễn trôi chảy, hiệu Thường xuyên thay trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác văn thư để hạn chế hỏng hóc giữ cho máy móc hoạt động trơn tru phục vụ cơng việc hàng ngày Đẩy mạnh việc vận dụng tiến khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư Nắm bắt kịp thời thay đổi khoa học công nghệ, cập nhật thường xuyên, liên tục phải đảm bảo phù hợp tình hình thực tiễn, tránh lãnh phí nguồn kinh phí quan 25 Bên cạnh cần xây dựng nguồn ngân sách hợp lý để đầu tư kinh phí tổ chức mua sắm, lắp đặt, thay trang thiết bị cũ phục vụ tốt cho việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư 26  Tiểu kết Trong chương đề xuất số giải pháp lãnh đạo quan, cán bộ, nhân viên nâng cao sở vật chất trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ văn thư với hi vọng giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang 27 KẾT LUẬN Công tác văn thư nắm giữ vai trò quan trọng hoạt động quản lý, điều hành UBND huyện Ninh Giang, giúp cung cấp nguồn thông tin chất lượng, thống, đáng tin cậy làm để Lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo Văn phịng đưa định quản lý xác, kịp thời Để làm cơng tác kiểm tra, giám sát cần phải trọng công tác kiểm tra, giám sát cịn bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định, song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng nên kịp thời xử lý điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn Qua nội dung tìm hiểu đưa giải pháp góp phần nâng cao kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang UBND huyện Ninh Giang quan hành nhà nước với chức quan trọng để phục vụ lợi ích nhân dân, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội Những văn trình hoạt động UBND huyện nhằm phục vụ lợi ích đáng Vì vậy, cơng tác văn thư có tốt, kiểm tra, giám sát có chặt chẽ, khoa học hay khơng yếu tố cho chuyển đổi nâng cao chất lượng văn quản lý quan nói riêng văn hành nhà nước nói chung 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp công tác văn thư Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Cổng thông tin điện tử Huyện Ninh Giang http://ninhgiang.haiduong.gov.vn Cơ sở liệu quốc gia văn pháp luật http://vbpl.vn/pages/portal.aspx Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình “Cơng tác văn thư” Hà Nội 29 ... Cơng tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư Mục đích nghiên cứu: nhằm tổng hợp sở lý luận công tác văn thư Kiểm tra, giám sát, khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư. .. Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương 2.2.1 Công tác kiểm tra, giám sát soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo văn văn phòng UBND huyện. .. tác kiểm tra, giám sát nghiệp vụ văn thư UBND huyện Ninh Giang, tỉnh Hải Dương PHẦN II PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC KIỂM TRA, GIÁM SÁT 1.1 Cơng tác văn thư