Công tác văn thư tại UBND tỉnh điện biên HUHA

Vì vậy công tácvăn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sựnghiệp.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư để quản l

LỜI CAM ĐOAN

Trong quá trình học tập học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học, tôithực hiện đề tài “ Công tác văn thư tại văn phòng UBND Tỉnh Điện Biên” Tôi xincam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịuhoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quátrình nghiên cứu này

Sinh viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài nghiên cứu này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến

TS Bùi Thị Ánh Vân Giảng viên học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình chỉ dạy giúp đỡ tôi hoàn thành tốt đề tài ngiên cứu của mình Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới văn phòng UBND Tỉnh Điện Biên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình tìm kiếm tài liệu

Mặc dù có nhiều cố gắng trong nghiên cứu, tìm tòi tài liệu, nhưng do kiến thức còn hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, cho nên sễ không thể tránh khỏi những

sai sót Kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô, bạn bè để tôi có thể hoàn thiện hơn bài làm của mình, cũng như góp phần làm cho đề tài có giá trị hơn trong thực tiễn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Và trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọnggiữa các cơ quan, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân Vì vậy công tácvăn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sựnghiệp.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư

để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lựcgiúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Làm tốtcông tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định

quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết sách đúng đắn đảmbảo có lợi cho cơ quan.

Trong quá trình tìm tài liệu qua internet, sách giáo trình tôi đã có đượcnhững thông tin bổ ích để phục vụ cho việc triển khai thực hiện đề tài

Trên đây là tất cả lý do tôi chọn đề tài “Công tác Văn Thư tại Văn phòng

UBND tỉnh Điện Biên” làm đề tài cho bài tập tiểu luận của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức công tác vănthư tại Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên, đồng thời đưa ra những giải pháp tối ưunhằm thúc đẩy công tác Văn thư tại UBND tỉnh Điện Biên được hiệu quả hơn

Nâng cao nhận thức của bản thân không chỉ về trình độ chuyên môn nghiệp

vụ, mà còn cả các kỹ năng quản lý về các công tác tại Văn phòng UBND tỉnh ĐiệnBiên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: “Công tác văn thư tại văn phòng UBND Tỉnh Điện

Biên”

Phạm vi nghiên cứu: không gian tại văn phòng UBND Tỉnh Điện Biên, thời

gian từ 2002 đến 2015

4 Lịch sử nghiên cứu

Qua khảo sát thực thế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết được một

số sách tham khảo, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp…có liên quanđến đề tài Vấn đề Văn thư- lưu trữ không chỉ thu hút những nhà khoa học mà nócòn dành được nhiều sự quan tâm của các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý Một số

công trình khoa học và văn bản có giá trị tiêu biểu như: “ Lý luận và phương pháp

công tác văn thư”của PGS Vương Đình Quyền và “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” của PGS-TS Dương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích

trực tiếp các quy trình về nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại Việt Nam Những tài liệutrên là các gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa và giúp tôi tiến hành nghiên

cứu đề tài “Công tác văn thư tại văn phòng UBND tỉnh Điện Biên”

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài khoa học này tôi đã sử dụng một số phương pháp như: Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê các số liệu liên quan đến báo cáothống kê về công tác văn thư của UBND tỉnh Điện Biên

Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được tôi vận dụngtrong suốt quá trình thực hiện đề tài

Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên tạivăn phòng UBND Tỉnh Điện Biên với phương pháp này các số liệu, nhận xét đượcđưa ra trong đề tài có tính thực tiễn hơn

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại văn phòng UBND tỉnh Điện BiênChương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND tỉnhĐiện Biên

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHUNG

VỀ VĂN PHÒNG UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN 1.1 Lý luận chung về công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức)

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắtđầu từ khi soạn thảo văn bản hoặc từ khi tiếp nhận đến khi giải quyết xong côngviệc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, [Tài liệu 1; tr 9]

1.1.2 Nội dung công tác văn thư

Soạn thảo và ban hành văn bản

 Quản lý văn bản đi

 Quản lý và giải quyết văn bản đến

 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quản lý và sử dụng con dấu

 Các loại con dấu

 Bảo quản con dấu

 Sử dụng con dấu

1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư

Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của các cơ quan Đảng,Nhà nước, đoàn thể

Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơquan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý.

Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ

chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc Ngược lại công tácvăn thư làm không tốt sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừahành hoạt động kém hiệu quả Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc,nhiều khâu, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, công tác văn thư tốt hay xấukhông chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có những việc ảnh hưởng chungđến toàn ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà hoạt động của nó ảnh hưởngtrong phạm vi cả nước Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ.Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, những việc quan trọng cần thiết phải tàiliệu hoá đầy đủ, còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản.Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chất lượng văn bảnkhông cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền của của Nhà nước

Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nướcMọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả những chủ trương "tuyệtmật" đều được phản ánh qua công văn giấy tờ Việc giữ gìn bí mật các chủ trương,đường lối là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư: quản lý chặt chẽ,gửi đúng đối tượng, không để thất lạc, mất mát công văn giấy tờ là nhằm tăngcường giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước

Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tàiliệu ở văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưu trữ

Vì vậy để làm tốt công tác văn thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm đểhoàn thành tốt phần việc của mình Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hànhcông tác chuyên môn như: tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theodõi thời hạn giải quyết công văn đến; trình ký và đóng dấu, vào sổ và làm thủ tụcgửi công văn đi; cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu; đánh máy, in văn bản (nếu

cơ quan không có cán bộ đánh máy, in chuyên trách) Cán bộ lãnh đạo, chuyênviên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải quyết công văn đến Tất cả các cán bộ

có liên quan đến công văn giấy tờ đều có nhiệm vụ bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài liệu

đã giải quyết thành hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan đúng quy định

1.2 Khái quát về UBND tỉnh Điện Biên

1.2.1 Lịch sử hình thành

Điện Biên là một tỉnh biên giới miền núi thuộc vùng Tây Bắc của Tổ quốc, cótọa độ địa lý 20o54’ – 22o33’ vĩ độ Bắc và 102o10’ – 103o36’ kinh độ Đông Nằmcách Thủ đô Hà Nội 504 km về phía Tây, phía Đông và Đông Bắc giáp tỉnh Sơn

La, phía Bắc giáp tỉnh Lai Châu, phía Tây Bắc giáp tỉnh Vân Nam (Trung Quốc),phía Tây và Tây Nam giáp CHDCND Lào Là tỉnh duy nhất có chung đường biêngiới với 2 quốc gia Lào và Trung hơn 400 km, trong đó: Đường biên giới tiếp giápvới Lào là 360 km; với Trung Quốc là 40,86 km; có đường giao thông đi các tỉnhBắc Lào và tỉnh Vân Nam của Trung Quốc, có đường hàng không từ Điện BiênPhủ đi Hà Nội với tần suất bay bình quân ngày 02 chuyến Tỉnh có 10 đơn vị hànhchính cấp huyện với 130 xã, phường, thị trấn (trong số đó có 29 xã biên giới); dân

số gần 55 vạn người, gồm 19 dân tộc anh em Trên tuyến biên giới Việt – Lào,ngoài 2 cửa khẩu đã được mở là Huổi Puốc và Tây Trang, còn 3 cặp cửa khẩu phụkhác sắp tới sẽ được mở Trên tuyến biên giới Việt - Trung có cặp cửa khẩu A PaChải - Long Phú Đặc biệt, cửa khẩu Tây Trang từ lâu đã là cửa khẩu quan trọngcủa vùng Tây Bắc và cả nước, được Chính phủ hai nước thỏa thuận nâng cấp thànhcửa khẩu quốc tế và Khu kinh tế cửa khẩu đang được xây dựng Đây là điều kiện

và cơ hội rất lớn để Điện Biên đẩy mạnh thương mại quốc tế, tiến tới xây dựng khuvực này thành địa bàn trung chuyển chính trên tuyến đường xuyên Á phía Bắc, nốiliền vùng Tây Bắc Việt Nam với khu vực Bắc Lào - Tây Nam Trung Quốc vàĐông Bắc Mianma

Trong 5 năm qua, tỉnh Điện Biên luôn chú trọng hoạt động của UBND cáccấp nhằm hoàn thành thắng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh ,góp phần xây dựng tỉnh Điện Biên ngày càng giàu đẹp, mạnh mẽ về kinh tế ổnđịnh về chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, biên phòng.

Về kinh tế: Những năm qua, kinh tế nông nghiệp của tỉnh Điện Biên đã cónhững chuyển biến rõ rệt, luôn giữ vị trí quan trọng, năng suất lúa luôn đứng đầutỉnh, sản lượng lương thực bình quân hàng năm đạt trên 105.000 tấn, chiếm 1/3tổng sản lượng lương thực của tỉnh

Ngoài ra, sản xuất công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp được tiếp tục duy trì

và phát triển với các ngành nghề phổ biến là sản xuất chế biến rượu, hàng thủcông, chiếu cói

Về giáo dục và đào tạo: Được UBND quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, đến naytoàn tỉnh đã có 66 trường học đạt chuẩn quốc gia, trong đó có 7 trường tiểu học đạtchuẩn quốc gia mức độ 2 Giáo dục, đào tạo được chú trọng và nâng cao chất lượng;luôn duy trì công tác dạy và học ở các trường; cơ sở vật chất tiếp tục được đầu tư vàxây dựng; công tác xóa đói giảm nghèo, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần chongười dân từng bước đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận; phong trào văn hóa, vănnghệ, thể dục thể thao quần chúng phát triển rộng rãi

Về y tế: Cơ sở vật chất được đầu tư, đội ngũ y, bác sỹ từng bước được đàotạo bồi dưỡng về chuyên môn Bên cạnh đó, công tác y tế, chăm sóc sức khỏe,phòng chống dịch và khám chữa bệnh cho nhân dân được quan tâm thường xuyênhơn; đội ngũ y, bác sĩ ở Trung tâm y tế tỉnh và y tế các huyện cơ bản đáp ứng đượcviệc khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho người dân; mạng lưới y tế cơ sởđược củng cố

Về công tác đảm bảo an ninh xã hội: Thực hiện có hiệu quả công tác đảmbảo an sinh xã hội, xóa đói giảm nghèo, chăm sóc người có công, các gia đìnhchính sách; đời sống nhân dân được ổn định và từng bước được cải thiện

Về an ninh, quốc phòng: An ninh chính trị của huyện luôn được giữ vững,quốc phòng địa phương được tăng cường, trật tự an toàn xã hội được đảm bảo,thực hiện tốt công tác biên phòng trên tuyến biên giới biển.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Chức năng của UBND tỉnh Điện Biên

Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương 2015 UBND tỉnh ĐiệnBiên do HĐND cùng cấp bầu, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịutrách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thựchiện các chính sách khác trên địa bàn UBND thực hiện chức năng quản lý nhànước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máyhành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh Điện Biên

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy địnhtại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và tổchức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh

Tổ chức thực hiện ngân sách tỉnh; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế

- xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nôngnghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân

cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài

nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệmôi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp vàpháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoahọc, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xãhội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tưpháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủyquyền

Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan, tổ chức khácthực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân tỉnh

Cơ cấu tổ chức của UBND tỉnh Điện Biên,[Phụ lục 1; Tr ]

* Tiểu kết

Trong chương 1 tôi đã trình bày lý luận về công tác văn thư và khái quátUBND tỉnh Điện Biên Đây là cơ sở để tôi triển khai chương 2 về về thực trạngcông tác văn thư tại UBND tỉnh Điện Biên

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Sự chỉ đạo của UBND tỉnh Điện Biên đối với công tác văn thư

UBND tỉnh Điện Biên bố trí 01 biên chế chuyên trách làm văn thư kiêm lưutrữ cơ quan (trình độ cao đẳng văn thư, lưu trữ),văn thư của UBND tỉnh Điện Biên

là người có chuyên môn nghiệp vụ ,có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thànhthạo máy vi tính, phần mềm trong quản lý hồ sơ, công việc và các thiết bị phục vụthực hiện nhiệm vụ, đảm bảo hoạt động văn thư của cơ quan đúng quy định và hiệuquả

Hàng năm công chức làm văn thư được tham dự các lớp bồi dưỡng nâng caochuyên môn, nghiệp vụ, dự Hội nghị phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn bảnpháp luật mới về văn thư, lưu trữ, do vậy kiến thưc chuyên môn, nghiệp vụ thườngxuyên được cập nhật , nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc được giao

Chủ tịch UBND tỉnh Điện Biên có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư lưutrữ ; chỉ đạo tổ chức xây dựng, ban hành và việc thực hiện các chế độ, quy định vềcông tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; kiểm tra việc thựchiện các chế độ , quy định về công tác văn thư,lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

; giải quyết khiếu nại ,tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưutrữ theo thẩm quyền

Chánh Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) cótrách nhiệm tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp quản lý,kiểm tra,giámsát việc thực hiện công tác văn thư,lưu trữ tại UBND tỉnh Điện Biên đồng thời tổchức bồi dưỡng,hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,lưu trữ cho các cơ quanchuyên môn,đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh Điện Biên

Cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND tỉnh Điện Biên trong quá trìnhgiải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêmtúc các quy định tại Quy chế về công tác Văn thư UBND tỉnh Điện Biên và cácquy định khác có liên quan về công tác văn thư lưu trữ và công tác bảo vệ bí mậtNhà nước

2.2 Soạn thao văn bản

Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản hành chính đã gópphần tích cực đáp ứng các yêu cầu quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đờisống xã hội

2.2.1 Các loại văn bản UBND tỉnh Điện Biên

Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên ban hành các văn bản hướng dẫn lập hồ sơhiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan, đơn vị; vănbản hướng dẫn công tác văn thư, công tác lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị;quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBNDcấp huyện

Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưutrữ, thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài liệu khichia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính, ban hành Kế hoạch thựchiện công tác văn thư, lưu trữ theo từng năm

Việc triển khai thực hiện các văn bản chỉ đao, hướng dẫn về công tác vănthư được thực hiện rất nghiêm túc và thuận lợi

2.2.2 Quy trình soạn thảo văn bản

Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Điện Biên [Phụ

lục;3]

Mô tả quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh Điện Biên :

Bước 1: Soạn thảo văn bản

Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,

Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

Chọn thể loại văn bản;

Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

Bước 2: Duyệt bản thảo, và chỉnh sửa bản thảo

Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền kí duyệt văn bản

Trong trường hợp dự thảo văn bản đã được Lãnh đạo UBND tỉnh phê duyệtnhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cánhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xemxét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

Bước 3: Đánh máy, nhân bản văn bản;

Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản , kí nháy vào cuối nội dung vănbản(sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo văn phòng HĐND và UBND tỉnh và Lãnhđạo UBND tỉnh ký ban hành, đề xuất mức độ khẩn ,đối chiếu quy định của phápluật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận vănbản, trình người ký văn bản quyết định

Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND tỉnh giúp lãnh đạo UBND tỉnh kiểmtra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hànhvăn bản của cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh và phải kínháy vào vị trí cuối cùng của phần “Nơi nhận”

Bản thảo sau khi được người có thẩm quyền kí duyệt (ký ban hành)đượcchuyển cho các bộ văn thư để chuyển cho Tổ rà soát văn bản trước khi ban hànhkiểm tra theo quy định của UBND tỉnh Cán bộ rà soát văn bản ký tắt vào sau chữ

“Nơi nhận” của văn bản

Bước 5: Trình văn bản cho lãnh đạo ký

Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, theo quy chếlàm việc của Lãnh đạo UBND tỉnh và cơ chế làm việc của các cơ quan, đơn vị

Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Lãnh đạo UBND tỉnh ký tất cả các văn bản của UBND tỉnh do các cơ quanchuyên môn đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh ban hành.các trường hợp kýthay (phải ghi KT), ký thừa lệnh ( phải ghi TL), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ),

ký thay mặt(phải ghi TM)

Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Bước 6: Ban hành văn bản

Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND tỉnh ĐiệnBiên đã từng bước đổi mới và phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước

2.3 Quản lý văn bản

2.3.1 Quản lý văn bản đi

Khái niệm : Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản,văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản nội bộ) do cơ quan, tổ chức phát hành [Tàiliệu 1; Tr 25]

Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi:

Bước 1: Trình văn bản đi

Sau khi văn bản được soạn thảo và in ấn xong thì phải trình cho thủ trưởng hoặcngười được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành

Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày thángvăn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cầnkiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có saisót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Ghi ngày, tháng văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành, phải được viết đầy đủ; các số chỉngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng

1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

Bước 3: Đóng dấu văn bản đi

Sau khi sao văn bản xong, văn thư sẽ tiến hành đóng dấu Tất cả văn bản của

Uỷ ban nhân dân đều do văn thư cơ quan đóng dấu Dấu của cơ quan chỉ được phépđóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền Tuyệt đối khôngđóng dấu vào giấy trắng Dấu của cơ quan được đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ kýcủa người có thẩm quyền về bên trái chữ ký

Bước 4: Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giaovăn bản đến các đối tượng có liên quan

Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì,không dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăntrong việc tra tìm

Phần đăng ký bên trong sổ đăng ký văn bản đi:

Bước 5: Chuyển giao văn bản đi

Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bảnchuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức,hình thức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạnthảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết

Bước 6: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan,

tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theothứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếpchung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm

văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức

Ví dụ: Quyết định khen thưởng ghi cụ thể như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN

[Sơ đồ giải quyết văn bản đi xem phụ lục 4]

2.3.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến: là tất cả các công văn, giấy tờ đơn vị nhận được từ nơi khác

gửi đến Nhìn chung số lượng văn bản tới công ty tương đối nhiều nên khi văn bảntới vào tháng năm nào thì nhân viên văn thư nhập dữ liệu vào tháng năm đó [Tàiliệu 1;tr 35]

Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, nhân viên văn thư tiếpnhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặcvào ngày nghỉ, kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có), v.v…

Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho, các đoàn thể trong công ty, tổchức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bảntrên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật

Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến:

UBND tỉnh Điện Biên

Mẫu dấu đến của UBND tỉnh Điện Biên được trình bày như sau:

Đối với những văn bản không thuộc đăng kí tại văn thư thì được chuyển giao đếncác đơn vị, cá nhân có liên quan để giải quyết

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu(đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn)

hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Bước 3: Đăng ký văn bản đến:

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản:

Số kýhiệuvănbản

Ngàythángvănbản

Trích yếu nộidung văn bản

Ý kiếncủalãnhđạo

Ký nhận Ghi

chú

Bước 4: Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu công

ty, người được người đứng đầu công ty, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ýkiến chỉ đạo giải quyết

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người cóthẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng

ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổđăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến Bước 5: Sao văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến sau khi đã làm đầy đủ các bước trên văn thư cơquan tiến hành sao văn bản đến Gửi cho các ban ngành, đoàn thể liên quan để giải

quyết công việc

Bước 6 Chuyển giao văn bản đến:

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứvào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảmnhững yêu cầu sau: Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ

Bước 7: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơquan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyếtkhẩn trương, không được chậm trễ.

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến và tất cả các văn bản đến đều có

ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của công ty,

tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cánhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, nhân viên văn thư có nhiệm vụ tổnghợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã đượcgiải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáocho người được giao trách nhiệm

[Sơ đồ giải quyết văn bản đến xem phụ lục 5]

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan làviệc quản lý và sử dụng con dấu đúng theo quy định của Nhà nước vì con dấu làyếu tố quan trọng trong thủ tục hành chính hiện hành Một văn bản ban hành ngoàiđầy đủ các thể thức và khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền vẫn phải có dấuđóng thì mới có hiệu lực pháp lý

Tại UBND tỉnh Điện Biên văn phòng là nơi diễn ra hoạt động của công tácvăn thư cũng như việc quản lý và đóng dấu Nắm được tính chất quan trọng củacon dấu cán bộ văn phòng nói chung là người chịu trách nhiệm pháp lý và đóngdấu nói riêng đã thực hiện việc sử dụng và bảo vệ con dấu rất tốt

UBND tỉnh Điện Biên sử dụng 2 loại dấu là : dấu cơ quan có quốc huy vàdấu văn phòng là các dấu như: dấu mật, dấu khẩn, hoả tốc, dấu đến, dấu chức danhcủa Chủ tịch và phó Chủ tịch và dấu của Chánh văn phòng.

Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên các văn bản có đầy đủ thông tin

và chữ ký hợp lệ, không đóng lên giấy trắng hay những văn bản không đúng thểthức Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái, cơ quan dùng mực dấu làmực đỏ để đóng lên văn bản

2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ

Lập hồ sơ hiện hành là lập hồ sơ tài liệu vừa mới giải quyết xong ở khâu vănthư do cán bộ, chuyên viên hoặc cán bộ văn thư lập Bảo đảm thông tin nhanhchóng, kịp thời cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan

Góp phần thực hiện một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác vănthư tại Văn phòng UBND tỉnh Điện Biên được quản lý văn bản được chặt chẽ,khoa học Tài liệu hình thành ở Văn phòng bao gồm nhiều tài liệu có nội dungquan trọng chứa đựng bí mật quốc gia như phản ánh về chủ trương, chính sách,chiến lược quốc phòng, công tác bảo đảm an ninh trật tự, công tác nhân sự và bímật nội bộ Đảng… cần phải được quản lý chặt chẽ, tránh thất lạc, mất mát tài liệu,

lộ lọt thông tin

Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu việc lập hồ sơ hiện hành không đượcthực hiện hoặc có lập nhưng không đảm bảo yêu cầu thì sẽ gây nhiều khó khăn chocông tác Lưu trữ

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xongcông việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và

có ảnh hưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ

Việc lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan chủ yếu là do cán bộ văn thư lập trên cơ sởcác ban ngành có tài liệu nộp lưu về lưu trữ theo quy định, ngoài ra các ban, ngành