Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận và pháp lý đối với công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh. Qua đó, rà soát, khắc phục những bất cập, chồng chéo của hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư và vận dụng tốt hơn vào thực tiễn hoạt động QLNN đối với công tác văn thư của UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO / BỘ NỘI VỤ / HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VŨ THỊ THANH TÂM QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH Chuyên ngành Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020 Luận văn hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Thủy Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Học viện Hành Quốc gia sở Thành phố Hồ Chí Minh - Số 10, đường 3/2, quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cơng tác văn thư nói chung quản lý nhà nước cơng tác văn thư nói riêng UBND tỉnh Tây Ninh có nhiều chuyển biến tích cực, bước vào nếp, đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc UBND tỉnh, góp phần quan trọng việc xây dựng, nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động cơng tác văn thư, hình thành nguồn tài liệu có giá trị để giải cơng việc trước mắt, đồng thời tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ tài liệu lâu dài sau Tuy nhiên, QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh tồn nhiều bất cập, hạn chế từ nhận thức vị trí tầm quan trọng công tác văn thư đến đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ; sở vật chất, trang thiết bị kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư cịn gặp nhiều khó khăn; việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn nhiều hạn chế; tra, kiểm tra, khen thưởng xử lý kỷ luật công tác văn thư chưa quan tâm thực hiện, công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa gắn với đề án vị trí việc làm, vị trí cơng tác chưa gắn sách đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ, công chức đặc biệt công tác đề bạt chức vụ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư Nguyên nhân thực trạng trên, suy cho xuất phát từ công tác quản lý hiệu quả, từ việc xây dựng ban hành văn quản lý đến tổ chức đạo thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, thiếu thống thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư nhận thức đội ngũ quản lý người phụ trách trực tiếp cơng tác vai trị cơng tác văn thư giai đoạn Cho đến nay, nhà nước ban hành nhiều văn quan trọng cơng tác văn thư, bao gồm văn quy định quản lý nhà nước công tác văn thư, tạo sở pháp lý quan trọng để UBND tỉnh tổ chức, đạo, quản lý hiệu công tác văn thư Nhưng thực tế, hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư UBND cấp tỉnh có UBND tỉnh Tây Ninh cịn nhiều bất cập Vì thế, việc hồn thiện nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư UBND cấp tỉnh nói chung UBND tỉnh Tây Ninh việc làm cần thiết Với mong muốn đem lại nhìn tổng quan hoạt động QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh nói chung UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng, đồng thời đánh giá lại mặt làm được, chưa làm được, tìm hạn chế nguyên nhân chủ yếu, đưa giải pháp để tiếp tục thực hoạt động QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh ngày tốt hơn, góp phần làm rõ sở lý luận thực tiễn QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh Vì tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh” để thực luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài QLNN công tác văn thư hướng đề tài nghiên cứu mới, qua nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu, tác giả nhận thấy vấn đề nhiều người nghiên cứu với nhiều hình thức khác giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, viết, báo cáo khoa học Đơn cử số luận văn, viết sau: “Công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương” tác giả Dương Thị Hoa (2018) Luận văn phân tích mặt đạt mặt cịn hạn chế cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, để từ đề xuất giải pháp, kiến nghị cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Tổng cục Thuế Trung ương thời gian tới [59] “QLNN công tác văn thư - lưu trữ tỉnh Thanh Hóa giai đoạn 2011- 2017” tác giả Lê Minh Nguyệt (2018) Luận văn phân tích thực trạng QLNN công tác văn thư - lưu trữ tỉnh Thanh Hóa, ưu điểm, tồn tại, hạn chế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu QLNN công tác tỉnh thời gian tới [70] “Kết vấn đề đặt từ Hội thảo khoa học công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Thực trạng giải pháp” Dương Thị Thu Huyền, Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 10, năm 2014 Tác giả tập trung đánh giá thực trạng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, kinh nghiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan qua thực tiễn số quan, tổ chức Đồng thời, đề giải pháp để làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan [62] “Đổi chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng nhu cầu xã hội đại cơng cải cách hành nhà nước” TS Đồn Thị Hịa, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 10, năm 2013 Tác giả đánh giá vai trị cơng nghệ thơng tin cơng cải cách hành nhà nước cần thiết đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ để đáp ứng nhu cầu xã hội đại Qua đó, tác giả đề xuất số kiến nghị để sở đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ nhà chuyên môn quan tâm mức để sản phẩm đào tạo lĩnh vực văn thư, lưu trữ phục vụ đắc lực cho cơng cải cách hành nhà nước đáp ứng nhu cầu toàn xã hội [61] “Hoàn thiện công tác văn thư quan, tổ chức nhà nước giai đoạn nay” ThS Hồng Văn Thụ, ThS Hồng Minh Thơ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 8, năm 2010 Bài viết đánh giá thực trạng quản lý văn đi, văn đến từ thực tế tỉnh phía Nam (Quảng Ngãi trở vào), nêu nguyên nhân dẫn đến thực trạng Qua đó, tác giả đề xuất giải pháp nhằm khắc phục tồn tại, yếu công tác văn thư quan, tổ chức nhà nước [80] 3 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích Luận văn nghiên cứu sở lý luận pháp lý QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh, sở đánh giá thực trạng QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh nhằm đề phương hướng, giải pháp nhằm góp phần hồn thiện QLNN cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh 3.2 Nhiệm vụ Để đạt mục đích nói trên, Luận văn triển khai thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Hệ thống hóa sở lý luận pháp lý QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh - Phân tích thực trạng QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh - Đánh giá ưu điểm, hạn chế QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh - Lý giải nguyên nhân tồn tại, hạn chế - Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Luận văn QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: UBND tỉnh Tây Ninh - Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh - Về thời gian: từ năm 2016 đến năm 2019 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn 5.1 Phương pháp luận Tác giả vận dụng phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ lý luận thực tiễn QLNN công tác văn thư Ngồi ra, tác giả cịn dựa vào hệ thống pháp luật nhà nước quản lý công tác văn thư để đánh giá QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể Tác giả vận dụng kết hợp phương pháp sau: phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh Cụ thể sau: - Phương pháp điều tra xã hội học: thông qua việc phát phiếu điều tra đến phận phụ trách công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh nhằm thu thập số liệu cụ thể liên quan đến vấn đề nghiên cứu - Phương pháp thống kê: phương pháp vận dụng để tổng hợp số liệu thu thập nhằm đưa nhận định thực trạng QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh - Phương pháp so sánh: phương pháp vận dụng để so sánh kết thực QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh so với yêu cầu thực tế đặt - Phương pháp phân tích: phương pháp vận dụng để phân tích phận, vấn đề quản lý nhà nước công tác văn thư nhằm hiểu rõ chất phận, vấn đề - Phương pháp tổng hợp: dựa kết phân tích để liên kết thuộc tính, phận, mặt vấn đề để từ đánh giá mặt lý luận thực tiễn nhằm rút học kinh nghiệm đề xuất giải pháp hồn thiện QLNN cơng tác văn thư Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn 6.1 Ý nghĩa lý luận Luận văn hệ thống hóa vấn đề mang tính lý luận pháp lý công tác văn thư QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh Qua đó, rà sốt, khắc phục bất cập, chồng chéo hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư vận dụng tốt vào thực tiễn hoạt động QLNN cơng tác văn thư UBND cấp tỉnh nói chung UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng 6.2 Ý nghĩa thực tiễn Phân tích, đánh giá thực trạng QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh thời gian qua Qua đó, đề xuất số giải pháp để hoàn thiện kết nghiên cứu luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo nghiên cứu, học tập học viên cao học cho nhà quản lý công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh nói chung rộng địa phương cấp khác Kết cấu luận văn Ngoài phần Mở đầu, Nội dung, Kết luận Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, Luận văn bao gồm chương: - Chương Cơ sở lý luận pháp lý quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân cấp tỉnh - Chương Thực trạng quản lý nhà nước tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh - Chương Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH 1.1 Cơ sở lý luận quản lý nhà nước công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm, nội dung công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu 1.1.1.2 Nội dung công tác văn thư Một là, soạn thảo ban hành văn bản: việc soạn thảo ban hành văn phải đảm bảo theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Hai là, quản lý văn bản: thực theo Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Ba là, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn việc quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bốn là, quản lý sử dụng dấu: thực theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư 1.1.2.1 Khái niệm quản lý nhà nước công tác văn thư QLNN công tác văn thư tác động nhà nước thông qua hệ thống pháp luật, máy quản lý chế độ nghiệp vụ để công tác văn thư phát triển theo mục tiêu định nhà nước toàn xã hội 1.1.2.2 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư Thứ nhất, xây dựng, ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư Xây dựng ban hành văn quy định, hướng dẫn nội dung quan trọng, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu q trình thực hoạt động quản lý công tác văn thư quan, tổ chức Thứ hai, xây dựng máy, bố trí nhân làm cơng tác văn thư Một là, xây dựng máy làm công tác văn thư: theo quy định quan quản lý nhà nước công tác văn thư bao gồm Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư theo nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư; Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ Nội vụ thực chức QLNN công tác văn thư xây dựng văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn tổ chức văn thư, lưu trữ UBND cấp, quy định cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện gồm Phịng Nội vụ bố trí cơng chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực chức tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện Hai là, bố trí nhân làm cơng tác văn thư: khối lượng công việc, quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ chức văn thư bố trí người làm văn thư bố trí từ 02 biên chế văn thư chuyên trách trở lên Đối với UBND cấp tỉnh, việc bố trí nhân làm cơng tác văn thư quy định Điều 6, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ văn thư, lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ UBND Đối với cấp tỉnh, Sở Nội vụ quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh thực công tác tra cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác văn thư nói riêng theo quy định, hàng năm, Thanh tra Sở Nội vụ tiến hành tra, kiểm tra quan, tổ chức địa phương việc thực văn QPPL phận văn thư quan sau báo cáo với Lãnh đạo UBND cấp tỉnh [22] 1.2 Cơ sở pháp lý phân cấp quản lý nhà nước công tác văn thư 1.2.1 Cơ sở pháp lý quản lý nhà nước công tác văn thư Một là, văn pháp lý quan trọng quan nhà nước Trung ương công tác văn thư, đơn cử số văn sau: - Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội Lưu trữ - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư - Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng năm 2018 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ gửi, nhận văn điện tử quan hành nhà nước - Thơng tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức - Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn 10 điện tử quan nhà nước Hai là, sở pháp lý QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh: Sở Nội tham mưu UBND cấp tỉnh ban hành văn pháp lý phù hợp với tình hình hoạt động cơng tác văn thư tỉnh Đồng thời, Sở Nội vụ ban hành văn mang tính chất hướng dẫn nghiệp vụ để hướng dẫn quan, tổ chức để công tác văn thư thực thống nhất, đồng phạm vi tỉnh 1.2.2 Phân cấp quản lý nhà nước công tác văn thư Phân cấp quản lý phân định thẩm quyền, trách nhiệm cấp quyền sở bảo đảm phù hợp khối lượng tính chất thẩm quyền với lực điều kiện thực tế cấp nhằm tăng cường chất lượng, hiệu lực hiệu hoạt động QLNN 1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 1.3.1 Hệ thống văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Các văn QPPL công tác văn thư pháp lý để thực vận dụng chuẩn mực công cụ vào quản lý đối tượng Nếu thiếu văn QPPL công tác văn thư làm giảm đáng kể hiệu lực hiệu quản lý lĩnh vực 1.3.2 Bộ máy làm việc đội ngũ cán bộ, công chức Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu công việc quản lý máy làm việc Ngồi hệ thống máy quản lý cơng tác văn thư Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, UBND cấp tỉnh Sở Nội vụ phận trực tiếp làm văn thư quan ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu thực công tác văn thư 1.4.3 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư Thực tiễn công tác văn thư muốn quản lý hiệu công tác 11 văn thư mặt nhà nước cần thực nghiệp vụ văn thư cách có chất lượng, tiêu chí mang tính định hiệu QLNN cơng tác văn thư 1.3.4 Trình độ chun môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Trình độ chun mơn nghiệp vụ yêu cầu tiên để thực cơng việc cách có hiệu 1.3.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư Đây yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lượng công tác văn thư đồng thời yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý cán bộ, công chức, viên chức 1.4 Kinh nghiệm quản lý nhà nước công tác văn thư Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.4.1 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi 1.4.2 Ủy ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng 1.5.3 Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau 1.4.4 Bài học kinh nghiệm Tiểu kết chương Trong Chương tác giả tập trung nghiên cứu sở lý luận pháp lý QLNN công tác văn thư UBND cấp tỉnh; nội dung QLNN công tác văn thư yếu tố ảnh hưởng đến QLNN với công tác văn thư UBND cấp tỉnh Chương tiền đề để phân tích thực trạng QLNN cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh 12 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 2.1 Tổng quan Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh phân cấp quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 2.1.1 Tổng quan Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh Tây Ninh HĐND tỉnh bầu, quan chấp hành HĐND, quan HCNN địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND tỉnh quan HCNN cấp Hiện nay, UBND tỉnh gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 20/20 thành viên UBND tỉnh 2.1.2 Phân cấp quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh Sở Nội vụ giữ vai trò quan trọng hoạt động quản lý công tác văn thư, đảm bảo cho công tác thực thống nhất, hiệu thông qua việc thực chức năng, nhiệm vụ giao theo quy định pháp luật, đáp ứng yêu cầu cải cách hành giai đoạn 2.2 Tình hình quản lý nhà nước cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 2.2.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư Văn phịng Sở Nội vụ giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ sát với tình hình thực tế tỉnh, nhằm triển khai thực có hiệu quan, tổ chức nói chung phận văn thư UBND tỉnh nói riêng Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc ban hành văn đạo, hướng dẫn UBND tỉnh Tây Ninh chậm so với quy định thực tế, tiến độ tham mưu Sở Nội vụ chưa 13 đáp ứng yêu cầu thực tế thực công tác văn thư thể qua số lượng văn đạo, hướng dẫn cịn q ít, chưa rà sốt, bổ sung thay văn đạo, hướng dẫn khơng cịn phù hợp với Nghị định công tác văn thư ảnh hưởng đến chất lượng thực nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư 2.2.2 Cơ cấu tổ chức, bố trí nhân làm cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 2.2.2.1 Bộ máy (bộ phận) văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh Trong quan – UBND tỉnh Tây Ninh, phận văn thư phận trực tiếp đầu mối giúp Lãnh đạo UBND tỉnh thực khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư, có nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử lý, chuyển giao văn đến đơn vị làm thủ tục phát hành văn UBND tỉnh, Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh ban hành 2.2.2.2 Bố trí nhân làm cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh Tây Ninh quan tâm bố trí đội ngũ nhân để thực nội dung theo quy định Quyết định số 46/2018/QĐ-UBND ngày 27 tháng 12 năm 2018 UBND tỉnh Tây Ninh, đảm bảo đủ số lượng nhân sự, thực nhiệm vụ có liên quan đến cơng tác văn thư Tuy nhiên, lâu dài cần chuẩn hóa đội ngũ nhân để đáp ứng yêu cầu công tác văn thư QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2.2.3 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư 2.2.3.1 Soạn thảo ban hành văn 2.2.3.2 Quản lý văn 2.2.3.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 2.2.3.4 Quản lý sử dụng dấu 14 2.2.4 Đầu tư sở vật chất, thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư để chuyển giao quản lý văn yêu cầu tất yếu tiến tới xây dựng Chính phủ điện tử Tuy nhiên, cịn tình trạng lạm dụng văn giấy giải công việc (50% văn điện tử gửi kèm văn giấy), chụp gửi văn tài liệu Mặt khác, Lãnh đạo UBND tỉnh lớn tuổi, nên việc thực chữ ký số phải ủy quyền cho 01 chuyên viên thực hiện, dẫn đến tình trạng người phải làm nhiều công việc, gây ảnh hưởng cho trình thực nhiệm vụ giao 2.2.5 Đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư Công tác đào tạo, bồi dưỡng UBND tỉnh quan tâm, thực Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa bám sát với nhu cầu giải công việc UBND tỉnh, chuyên ngành đào tạo chủ yếu chun ngành gần khơng phù hợp với vị trí việc làm mà họ đảm nhiệm, số lượng cử tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng không đáng kể, chiếm tỷ lệ thấp 2.2.6 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư Thực tế, công tác tra cơng tác văn thư thực mà chủ yếu thực hình thức kiểm tra Kiểm tra công tác văn thư chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra việc thực quy chế công tác văn thư; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; xây dựng danh mục hồ sơ quan; quản lý sử dụng dấu quan; quản lý văn đi, văn đến; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Tuy nhiên, sau kết thúc đợt kiểm tra, việc tổng hợp báo cáo kết kiểm tra tham mưu UBND tỉnh ban hành văn chấn chỉnh công tác văn thư, Sở 15 Nội vụ chưa tham mưu, đề xuất hình thức khen thưởng khen thưởng định kỳ, khen thưởng đột xuất để kịp thời động viên cá nhân làm tốt công tác văn thư chưa có biện pháp xử lý cá nhân chưa thực tốt công tác 2.3 Đánh giá chung quản lý nhà nước công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh 2.3.1 Ưu điểm Một là, ban hành văn đạo, hướng dẫn: bên cạnh việc phổ biến thực văn Trung ương công tác văn thư UBND tỉnh ban hành văn hướng dẫn, đạo đủ nội dung theo quy định nhà nước phù hợp với tình hình thực tế văn thư địa phương, làm sở cho việc quản lý công tác văn thư UBND tỉnh vào nề nếp Hai là, cấu tổ chức, bố trí nhân làm cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh: cấu tổ chức phận văn thư đáp ứng yêu cầu giải công việc, nhân làm công tác văn thư quan tâm bố trí, giải kịp thời nhiệm vụ có liên quan đến cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh Ba là, tổ chức thực khâu nghiệp vụ: hình thức tổ chức công tác văn thư UBND tỉnh thống nhất, tất công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn, trình ký, đóng dấu, vào sổ làm thủ tục chuyển giao văn đến, văn UBND tỉnh đểu tập trung Phòng Hành - Tổ chức Bốn là, đầu tư sở vật chất, thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư: UBND tỉnh quan tâm đến việc đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư trang bị phần mềm quản lý văn bản, họp không giấy giúp cán bộ, công chức thay đổi tư làm việc từ quản lý, điều hành thủ công sang vận dụng công nghệ thông tin, phục vụ cho hoạt động điều hành tác nghiệp quan, đơn vị 16 Năm là, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư: công tác đào tạo, bồi dưỡng quan tâm mở rộng đối tượng tham dự, không cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư Sáu là, tra, kiểm tra, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư: công tác kiểm tra thực theo quy định, kịp thời phát vấn đề phát sinh thực tế Một là, nguyên nhân chủ quan: trước tiên quan trọng hàng đầu quan tâm quan tâm sâu sắc Lãnh đạo UBND tỉnh Tây Ninh, từ cơng tác văn thư dần vào thực chất Hai là, nguyên nhân khách quan: hệ thống pháp luật cơng tác văn thư ngày hồn thiện, tạo hành lang pháp lý cho công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh ngày vào nề nếp 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân Một là, ban hành văn đạo, hướng dẫn: văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư UBND tỉnh ban hành chậm so với quy định hành Hai là, cấu tổ chức, bố trí nhân làm cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh: bố trí nhân chưa theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ Ba là, tổ chức thực khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư: cịn nhiều sai sót khâu soạn thảo, ban hành văn hành văn QPPL Bốn là, đầu tư sở vật chất, thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư: trang bị phần mềm quản lý văn bản, chưa khai thác triệt để tính phần mềm Năm là, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư: chưa trọng tính đặc thù riêng biệt vị trí việc làm Sáu là, tra, kiểm tra, khen thưởng xử lý vi phạm công tác 17 văn thư: chưa đem lại hiệu cao, chưa khắc phục hạn chế, tồn thực nội dung có liên quan đến công tác văn thư Những tồn tại, hạn chế nêu có ngun nhân từ nhiều phía chủ yếu nguyên nhân sau: Thứ nhất, nguyên nhân chủ quan: nhận thức Lãnh đạo phòng chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác chun mơn vị trí, vai trị cơng tác văn thư chưa đầy đủ, sâu sắc nên chưa quan tâm mức đến công tác Do đó, chưa nêu cao tinh thần trách nhiệm thân thực nhiệm vụ giao Đội ngũ CBCCVC làm công tác văn thư thường xuyên thay đổi, không ổn định ảnh hưởng đến việc quản lý, đạo thực công tác văn thư ảnh hưởng đến chất lượng giải công việc Nhận thức vai trò CNTT chưa đúng, nên việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT chưa cao Trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng u cầu đặt ra, bố trí, phân cơng công việc chưa phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ đào tạo, bồi dưỡng Công tác kiểm tra chưa quan tâm mức, cịn mang nặng tính hình thức Thứ hai, nguyên nhân khách quan: hệ thống văn đạo, hướng dẫn Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành chưa đồng bộ, chế tài chưa chặt chẽ, pháp chế chưa nghiêm minh Tiểu kết chương Trong Chương tác giả tập trung phân tích, đánh giá thực trạng QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh, ưu điểm, hạn chế QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh nguyên nhân chủ yếu hạn chế Chương tiền đề, sở quan trọng mặt thực tiễn để đề xuất giải pháp phát huy ưu điểm, 18 khắc phục hạn chế nhằm hoàn QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 3.1 Phương hướng hoàn thiện quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2021-2025 Trên sở quan điểm, chủ trương Nhà nước công tác văn thư, UBND tỉnh Tây Ninh cụ thể hóa thành Quyết định số 2985/QĐ-UBND việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Tây Ninh đến năm 2020, tầm nhìn năm 2030 xác định mục tiêu chung “Quản lý thống công tác văn thư phạm vi tồn tỉnh, góp phần cung cấp thơng tin làm để quan, tổ chức xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ nguồn lực cho trình đầu tư, phát triển định hướng, thực thành công chiến lược phát triển kinh tế xã hội tỉnh; tạo sở pháp lý hoàn chỉnh, thống cho quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm; tạo chuyển biến tích cực, hoạt động có hiệu nhiệm vụ QLNN, phát triển hài hịa, hợp lý cơng tác văn thư công tác lưu trữ” 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư Hệ thống văn xây dựng, ban hành đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ đồng Hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư nói chung cơng tác văn thư UBND tỉnh nói riêng, sửa đổi, bổ sung nhiều năm gần đây, nhiều văn đạo, hướng dẫn công tác không cịn phù hợp Vì vậy, việc hồn thiện hệ 19 thống đạo, hướng dẫn công tác văn thư điều tất yếu 3.2.2 Tăng cường bố trí nhân có trình độ chun mơn, nghiệp vụ làm cơng tác văn thư Trong thời gian tới, Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh cần xây dựng mơ hình tổ chức, vị trí việc làm, trình độ số người làm văn thư chuyên trách để có sở tuyển dụng, bố trí, xếp cơng chức, viên chức UBND tỉnh Đồng thời, hàng năm nên cử công chức văn thư tiếp cận thực tế quan, đơn vị làm tốt công tác này, từ giúp họ có thêm kiến thức kinh nghiệm thực tế để vận hành áp dụng quan 3.2.3 Tổ chức thực thống khâu nghiệp vụ văn thư Để thực đồng có hiệu khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư nhằm đổi việc thực để phù hợp với điều kiện thực tế UBND tỉnh, cần làm tốt biện pháp sau: Một là, UBND tỉnh phải ban hành đầy đủ văn đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đạo tổ chức thực có giải pháp khắc phục hạn chế thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, gắn với trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Hai là, tiếp tục tăng cường phối hợp Sở Nội vụ, Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh, Sở Thông tin Truyền thông việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quản lý tài liệu điện tử ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành 3.2.4 Tăng cường đầu tư sở vật chất, thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư Trước hết, UBND tỉnh cần phải xác định ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư ứng dụng để thực công việc liên quan đến soạn thảo văn bản; quản lý tập tin, liệu máy tính; phục vụ cho họp trực tuyến; thu thập, trao đổi thông tin qua mạng; quản lý văn hồ sơ công việc công tác văn thư 20 Thứ hai, Sở Nội vụ cần phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Thứ ba, UBND tỉnh cần quan tâm đầu tư sở vật chất, thiết bị, cần phải đầu tư kinh phí, mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động văn thư Thứ tư, lãnh đạo UBND tỉnh cần quan tâm, đạo thực hiện, am hiểu phối hợp thực tốt quy trình ứng dụng cơng nghệ, đội ngũ công chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc phịng chun mơn cơng chức văn thư phải trang bị kiến thức sử dụng thành thạo kỹ công nghệ thông tin ứng dụng hoạt động xử lý công việc hàng ngày 3.2.5 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Trước hết UBND tỉnh, Sở Nội vụ cần tiến hành biện pháp sau: Một là, tiến hành rà sốt, đánh giá lại đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức để thực đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh cán bộ, công chức, viên chức Ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng cán QLNN công tác văn thư, đặc biệt cán bộ, công chức công tác phận văn thư UBND tỉnh Hai là, Văn phịng Đồn ĐBQH, HĐND UBND tỉnh cần xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn ngắn hạn cho công chức làm cơng tác văn thư tập trung đào tạo bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ mềm Ba là, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng gắn với chức danh vị trí việc làm, phù hợp với đối tượng công chức, viên chức Bốn là, Sở Nội vụ cần tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng dành riêng cho công chức lãnh đạo, quản lý nhằm trang bị kiến thức cần thiết công tác văn thư phục vụ có hiệu cho cơng tác đạo, điều hành Bốn là, Sở Nội vụ cần tham mưu xây dựng kế hoạch tập huấn bao gồm: xác định văn bản, chuyên đề lựa chọn phổ biến, thời gian tổ chức, 21 đối tượng tham dự 3.2.6 Tăng cường công tác tra, kiểm tra, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư Trong thời gian tới cần trì cơng tác kiểm tra định kỳ hàng năm sở thực tế để giúp Sở Nội vụ đánh giá tình hình triển khai chất lượng văn công tác văn thư UBND tỉnh Đồng thời, Văn phòng Sở Nội vụ cần phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ để tham mưu Sở Nội vụ thực tra công tác văn thư nhằm kịp thời thiếu sót nghiệp vụ, hướng dẫn khắc phục, sửa chữa đưa biên pháp kịp thời, kiên ngăn chặn sai phạm truy cứu trách nhiệm pháp lý vi phạm pháp luật văn thư Bên cạnh đó, UBND tỉnh Tây Ninh, Sở Nội vụ cần tăng cường vai trị điều hành cách phù hợp Đồng thời, với tư cách quan giúp UBND tỉnh QLNN công tác văn thư, Sở Nội vụ cần tăng cường công tác tra, kiểm tra, kết hợp với việc đổi phương pháp tra, kiểm tra 3.3 Kiến nghị Để hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư UBND tỉnh đạt hiệu quả, việc thực giải pháp vừa trình bày thuộc thẩm quyền khả thực tỉnh, theo tác giả quan có thẩm quyền nên xem xét số vấn đề sau: 3.3.1 Đối với quan Trung ương 3.3.1.1 Chính phủ Chính phủ ban hành văn có giá trị pháp lý cao Nghị định để thống việc thực công tác văn thư thời gian tới đạt hiệu cao 3.3.1.2 Bộ Nội vụ Đề nghị Bộ Nội vụ cần nghiên cứu hồn thiện mơ hình quản lý công 22 tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức làm nhiệm vụ quản lý nhà nước văn thư lưu trữ công chức, viên chức thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn bản dùng chung, thống tỉnh, thành phố nước Tiểu kết chương Trên sở nội dung nghiên cứu Chương vào đặc điểm tình hình cụ thể tỉnh Tây Ninh phân tích đánh giá thực trạng QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh chương 2, tác giả bước đầu đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh Bên cạnh việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh cần xác định rõ phương hướng thực đồng giải pháp theo lộ trình phù hợp, cụ thể phải hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn thư; bố trí nhân làm công tác văn thư theo quy định phù hợp với vị trí việc làm; tăng cường đầu tư sở vật chất, thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác văn thư; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư đội ngũ chun trách khác có liên quan đến cơng tác văn thư; tăng cường công tác kiểm tra thực quy định, hướng dẫn công tác văn thư KẾT LUẬN Luận văn tập trung làm rõ vấn đề lý luận công tác văn thư QLNN công tác văn thư, thực trạng QLNN công tác giải pháp nhằm hồn thiện QLNN cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh UBND tỉnh Tây Ninh cần thực đồng giải pháp chủ yếu để nâng cao ý thức trách nhiệm đội ngũ làm công tác tham mưu 23 UBND tỉnh ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư, tổ chức máy bố trí nhân thực công tác đội ngũ trực tiếp thực công tác UBND tỉnh Tây Ninh Đồng thời, trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức để họ thực tốt nhiệm vụ giao tăng cường công tác tra, kiểm tra khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc thực cơng tác văn thư Đó giải pháp hướng tới việc đạt mục tiêu hoàn thiện hiệu QLNN công tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh tình hình suốt q trình cải cách hành 24 ... thiện quản lý nhà nước công tác văn thư Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH 1.1 Cơ sở lý luận quản. .. cơng tác văn thư UBND tỉnh Tây Ninh 12 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH 2.1 Tổng quan Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh phân cấp quản lý nhà. .. nhà nước công tác văn thư 1.1.2.1 Khái niệm quản lý nhà nước công tác văn thư QLNN công tác văn thư tác động nhà nước thông qua hệ thống pháp luật, máy quản lý chế độ nghiệp vụ để công tác văn thư