MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY TỈNH HÒA BÌNH 5 1.1 Khái quát về đơn vị 5 1.1.1 Vị trí địa lý 5 1.1.2 Địa hình, khí hậu. 6 1.1.3 Tình hình kinh tế văn hóa xã hội. 7 1.2 Vị trí pháp lý chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của UBND xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hòa Bình 9 1.2.1 Vị trí pháp lý 9 1.2.2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Yên Lạc 9 1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy 10 TIỂU KẾT CHƯƠNG I 11 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY TỈNH HÒA BÌNH 13 2.1.Hoạt động của văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc 13 2.1.1.Tác phong làm việc của cán bộ văn thư lưu trữ 13 2.1.2.Các trang thiết bị trong văn phòng 13 2.2 Những nét chung về nghiệp vụ công tác văn thư 13 2.2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13 2.2.2. Công tác quản lý văn bản đi 17 2.2.3.Công tác quản lý văn bản đến 19 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 2.2.5.Công tác quản lý tài liệu 22 2.2.6.Công tác giao nộp hồ sơ và lưu trữ vào cơ quan 23 TIỂU KẾT CHƯƠNG II 24 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY TỈNH HÒA BÌNH 26 3.1.Một vài nhận xét đánh giá thực trạng CTVT tại xã Yên Lạc, huyện Yên Thủy, tỉnh Hòa Bình 26 3.2.Ưu điểm 26 3.3.Nhược điểm 27 3.4.Một vài kiến nghị 28 TIỂU KẾT CHƯƠNG II 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 32
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học cơng trình nghiên cứu tơi tìm hiểu tìm kiếm thơng tin khảo sát thực tế hướng dẫn T.S Lê Thị Hiền Nếu khơng thật tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Tôi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài ,trong trình khảo sát thu thập,tổng hợp thơng tin.Tơi nhận giúp đỡ tận tình từ thầy ,Ban cán lớp sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhân đây,cho phép tơi bày tỏ lịng cảm ơn chân thành với thầy cô Đặc biệt với T.S Lê Thị Hiền,bởi cô hướng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn,mặt khác trình độ nghiên cứu cịn hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài nghiên cứu không tránh khỏi hạn chế ,thiếu sót.Vì tơi mong nhận góp ý thầy cô bạn đọc Những đóng góp người giúp tơi nhận hận chế qua tơi có them nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC VIẾT TẮT UBND : Uỷ ban nhân dân VTLT : Văn thư lưu trữ HĐH-CNH : Hiện đại hóa cơng nghiệp hóa MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay,hòa chung lên phát triển không ngừng giới phát triển vũ bão KH&CN kinh tế tri thức đóng vai trị vơ quan trọng,kéo theo xuất phát triển mạnh văn phòng.Đặc biệt văn phòng đại với đội ngũ nhân viên giỏi trình độ lực chun mơn ,nhiệt tình cơng việc Trong thực tế,Việt Nam thời kỳ tiến hành trình CNH HĐH đất nước ,cơng tác cải cách hành dần hồn thiện việc thu thập cập nhật,xử lý quản lý thơng tin ,tài liệu đóng vai trò ngày quan trọng phát triển đất nước ,cơ quan đơn vị.Vì CTVT ngày coi trọng ,giữ vị trí tầm quan trọng cao lãnh đạo Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu ghi lại hoạt động quan phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác, công việc tổ chức tiến hành nhanh hay chậm thiết thực hay quan liêu cơng văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng ln giữ vai trị then chốt ,một mắt xích quan trọng nghiệp quản lý quan ,tổ chức nhà nước ,tổ chức trị - xã hội nói chung đơn vị,doanh nghiệp quốc doanh nói riêng.Đồng thời song hành với cơng đổi toàn dân ,toàn diện trinh CNH – HĐH đất nước công tác Văn thư làm tốt hỗ trợ đắc lực ,đảm bảo cho q trình giải cơng việc đơn vị cách nhanh chóng,chính xác ,mang lại hiệu cao,tránh tình trạng quan liêu ,giấy tờ mát tài liệu quý ,quan trọng quan.Đảm bảo trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo Cùng với tiến trình phát triển điều tất yếu quan ,tổ chức tiến hành kiện tồn mở rộng mạng lưới văn phịng mình.Nắm nhu cầu tất yếu xã hội Với mục đích đáp ứng cơng tác văn phịng nói chung cơng tác Văn thư nói riêng tất quan tổ chức doanh nghiệp.Dưới quản lý,quan tâm đạo sâu sát Bộ Nội vụ.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau nhiều năm hình thành phát triển ,trải qua nhiều khó khăn trưởng thành dần.Sau nhiều lần đổi tên Hiện lĩnh vực hoạt động ,đào tạo Trường ngày mở rộng ,Trường giao tránh nhiệm đào tạo hệ thống chuyên viên văn phòng với nhiều chuyên ngành đào tạo:Quản lý nhà nước,Quản lý văn hóa,Cơng tác văn thư lưu trữ,Quản trị nhân lực,Quản trị văn phòng với hệ đào tạo phong phú: Đại học,Cao đẳng,Trung cấp,hệ đào tạo taị chức,liên thơng.Đặc biệt trường cịn mở lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn,cấp chứng cho học viên tham gia lớp “Đào tạo ngắn hạn” Trường Tỉnh,Thành phố nước.Đây nơi ngày bổ sung lượng lớn nguồn nhân lực làm cơng tác văn phịng – văn thư cho xã hội Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Giải pháp để nơng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ ,tác phong làm việc công tác văn thư UBND xã n Lạc ,huyện Lạc Thủy,tỉnh Hịa Bình Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu giải pháp công tác văn thư UBND xã Yên Lạc,huyện n Thủy,tỉnh Hịa Bình Mục đích nghiên cứu Trình bày ,đánh giá thực trạng tình hình tổ chức công tác văn thư UBND xã Yên Lạc ,huyện Yên Thủy đồng thời đề xuất biện pháp để nơng cao trình độ chun mơn nghiêp vụ,tác phong tổ chức Mục tiêu nghiên cứu Xác định tầm quan trọng việc tổ chức công tác văn thư Khảo sát thực trạng công tác văn thư xã n Lạc,huyện n Thủy,tỉnh Hịa Bình Đưa giải pháp để nông cao hiệu tổ chức văn thư xã Yên Lạc,huyện Yên Thủy ,tỉnh Hịa Bình Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu, nhiều hội thảo viết công tác văn thư lưu trữ đăng tải báo, luận văn, lưu giữ thư viện phương tiện thông tin Cụ thể: Đề tài: “công tác văn thư lưu trữ văn phòng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát tỉnh Bình Dương” Nguyễn Thị Kim Ngọc – Trường trung cấp kinh tế công nghệ Đông Nam Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ văn phòng trường đại học Bách Khoa Hà Nội” Đinh Thị Thu Hoài Tiểu luận: “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ văn phòng công ty điện phát triển nông thôn” Luanvan.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề: “ Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ UBND xã Qúy Sơn thực trạng giải pháp” sinh viên Vũ Thị Thúy – trường đại học Nội Vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, sử dụng số phương pháp như: Phương pháp nghiên cứu sưu tầm tài liệu lí luận: Nhằm khai thác vấn đề lien quan đến đề tài qua tài liệu sách, văn bản,… Phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động ,tổ chức văn thư Xã 10 Phương pháp vấn: Phỏng vấn cán ,công chức,nhân viên làm việc UBND xã n Lạc,hun n Thủy,tỉnh Hịa Bình 11 Phương pháp phân tích,tổng hợp 12 Phương pháp thống kê 13 Phương pháp chuyên gia Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục đề tài gồm chương Chương I Khái quát UBND xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hịa Bình Chương II Thực trạng tình hình công tác văn thư lưu trữ UBND xã Yên Lạc huyện n Thủy tỉnh Hịa Bình Chương III Một số giải pháp kiến nghị công tác văn thư UBND xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hịa Bình NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QT VỀ UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY TỈNH HÒA BÌNH 1.1 Khái qt đơn vị 1.1.1 Vị trí địa lý Huyện n thủy tỉnh hịa bình Trung du phía Bắc Việt Nam, cực Đơng nam tỉnh Hịa Bình, cách thành phố Hịa Bình khoảng 85km, thành phố Ninh Bình đường quốc lộ 1A khoảng 50km, cách thủ đô Hà Nội, sân bay quốc tế nội khoảng 100km, cách thành phố Sơn La tỉnh Sơn La khoảng 250km Huyện Yên Thủy thành lập 17/08/1964 sở tách từ huyện Lạc Thủy Ban đầu có 11 xã (chưa có xã Đa Phúc) diện tích 282,1 km2: - Phía Bắc giáp huyện Kim Bơi Phía Đơng giáp huyện Lạc Thủy Phía Tây giáp huyện Lạc Sơn Phía Nam giáp huyện Nho Quan tỉnh Ninh Bình Dân số 61.000 người (2003) Trong phàn lớn người Mường Huyện có thị trấn Hàm Trạm (huyện lị) 12 xã: Lạc Sỹ, Lạc Hưng, Lạc Hương, Bảo Hiệu, Đa Phúc, Hữu Lợi, Lạc Thịnh, Yên Lạc, Phú Lai, Đoàn Kết, Yên Trị, Ngọc Lương Thị trấn Hàm Trạm thành lập đại bàn xã Yên Lạc ngày 1/8/1994 với diện tích 270 4.444 nhân Địa hình Yên Thủy bao bọc dãy núi đá bao bọc vườn Quốc gia Cúc Phương tỉnh Ninh Bình trải dài từ đầu huyện đến cuối huyện Phía bắc núi, dãy núi xen kẽ đồi suối nhỏ Về phía đơng tây tương đối phẳng n Thủy có khí hậu tương đối đặc trương miền Bắc Việt Nam: lạnh đơng, nóng hè, mùa hè có gió phơn từ phía tây thổi qua Mát mẻ mùa thu ấm áp vào mùa xuân Đặc biệt địa hình có độ dốc nhẹ phía đơng khơng có nhiều sơng suối nên địa bàn khơng có lũ lụt vào mùa mưa n Thủy Lạc Thủy hai huyện đầu tư mặt so với huyện khác, đặc biệt giao thông, thủy lợi sở hạ tầng Yên Thủy mà đặc biệt xã Yên Trị, Ngọc Lương, thị trấn Hàm Trạm địa phương có phong trào có thâm canh nâng nghiệp sản xuất nơng nghiệp loại cao tỉnh Có đường Hồ Chí Minh chạy qua huyện quốc lộ 12B nối từ thành phố Tam Điệp qua thị trấn Hàm Trạm đến huyện Tân Lạc Yên lạc xã thuộc huyện n Thủy tỉnh Hịa Bình Việt Nam Đây xã thuộc vườn quốc gia Cúc Phương vườn quốc gia Việt Nam Được thành lập năm 1994 với diện tích 30,16 km tổng dân số năm 1999 5326 người với mật độ dân số 177người/km2 1.1.2 Địa hình, khí hậu • Địa hình n Thủy huyện tỉnh Hịa Bình tiếp giáp với vùng lãnh thổ: Tây Bắc – Đồng sông hồng Bắc Trung Bộ Tựa lưng vào dãy Trường Sơn vĩ n Thủy có địa hình thuận lợi: tiếp giáp với vùng kinh tế có số dân đông, lực lượng lao động, khoa học kĩ thuật, tài khả đầu tư lớn tiềm thuận lợi khai thác phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Yên Thủy có vị trí quốc phịng quan trọng khu vực Độ cao trung bình 24m so với mặt nước biển Chiều dài trung bình 26km, chiều rộng trung bình 12km, phân thành vùng sản xuất chuyên canh: • Vùng 1: Gồm xã Lạc Thịnh, Yên Lạc, Thị trấn vùng trung tâm kinh tế, trị, sản xuất nông nghiệp, chăn nuôi, tiểu thủ công nghiệp thương mại • dịch huyện Vùng 2: Gồm xã Đa Phúc, Hữu Lợi, Đoàn Kết, Yên Trị, Phú Lai, Ngọc Lương vùng có diện tích rừng vùng dệm vườn quốc gia Cúc Phương, sản xuất chủ yếu nông nghiệp, ăn quả, cơng nghiệp, trồng rừng, • vùng có sản lượng lạc, ngơ, mía cao huyện Vùng 3: Gồm xã: Lạc Hưng, Bảo Hiệu, Lạc Lương, Lạc Sỹ cách trung tâm huyện 10km, địa hình cao, dốc, kinh tế chủ yếu sản xuất lâm nghiệp, trồng rừng ăn Hiện đường Hồ Chí Minh qua hai xã Bảo Hiệu, Lạc Hưng tạo thuận lợi cho phát triển kinh tế, xã hội giao lưu hàng • hóa Khí hậu Khí hậu nhiệt đới gió mùa, mùa đơng ngắn, lạnh, mưa, mùa hè dài, 10 Khi trình trước người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị , cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị , cá nhân Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến : Căn quy định cụ thể quan ,tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hộp số liệu văn đến, bao gồm : tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải …để báo cáo cho người giao trách nhiệm Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ hành Công tác lập hồ sơ quan bao gồm 02 giai đoạn bản: Kết thúc biên mục hồ sơ.Trước tiến hành lập hồ sơ đơn vị cá nhân có hồ sơ cần thực lầ cuối việc thu thập bổ sung tài liệu thiếu vào hồ sơ , xác định giá trị tài liệu hồ sơ , dà soát thời hạn quản tài liệu hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản : Chia tài liệu thành đơn vị bảo quản dựa vào mối lien hệ nội dung , thời gian giá trị văn *Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ có cách xếp: xếp theo số văn bản, theo thứ tự thời gian, theo q trình giải cơng việc, theo tầm quan trọng tác giả, theo vần chữ A, B, C * Biên mục hồ sơ * Đánh số tờ -Mỗi tờ đánh số ảrập vào bên phải phía tờ văn - Không đánh vào giấy trắng Trường hợp giấy cỡ to (>A4) coi số - Giấy dán nhiều ảnh coi số Nếu đánh sót đánh số theo A,B *Ghi mục lục văn * Viết chứng từ kết thúc *Viết bìa hồ sơ Một số mẫu bìa hồ sơ tiêu biểu: 24 • + Tên loại - Vấn đề - Thời gian – Tác giả + Tên loại - Tác giả - Vấn đề - Thời gian + Hồ sơ – Vấn đề - Địa điểm – Thời gian + Hồ sơ nguyên tắc – Vấn đề Thời gian nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm kể từ cơng trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng sau 03 tháng kể từ cơng trình tốn - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc 2.2.4 Công tác quản lý sử dụng dấu *Con dấu quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn giấy tờ quan tổ chức - Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền -Khơng đóng dấu khống *Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định sau: - Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; - Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị - Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái -Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên 25 nghành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan 2.2.5.Công tác quản lý tài liệu Bất cơng việc sau hồn thành xong phải lập hồ sơ, thơng qua q trình lập hồ sơ nâng cao chất lượng hiệu suất công tác cán công chức quan, giúp quan, đơn vị, quản lý văn chặt chẽ, giữ gìn bí mật dảng nhà nươc quan Mặt khác sở cầu nối để giúp công tác lưu trữ quan thực tốt “ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” Có 03 loại hồ sơ: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sư Tầm quan trọng việc lập hồ sơ phủ nhận 2.2.6.Công tác giao nộp hồ sơ lưu trữ vào quan Theo quy định hành văn sau giải qyết xong phải lập thành hồ sơ giữu lại đơn vị có lien quan năm để nghiên cứu sử dụng giải cơng việc cần thiết sau phải giao nộp vào lưu trữ quan Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nươc, tổ chức trị, kinh tế xã hội, đơn vị vũ trang Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan có hiệu Nhiệm vụ cơng tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung bản: tiếp nhận giải văn đến, tổ chức giải quản lý văn Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan, tổ chức quản lý sử dụng dấu, tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi gửi đến gọi tắt văn đến Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, 26 giấy tờ đến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống yêu cầu xử lý nhanh chóng xác giữ bí mật Văn đến quan, đơn vị điều tra phải qua văn phòng trưởng phịng hành xem xét trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải 27 TIỂU KẾT CHƯƠNG II Công tác văn thư lưu trữ UBND xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh hòa bình cho thấy hoạt động cơng tác văn thư nét chung nghiệp vụ văn thư lưu trữ xã Cán văn thư giải văn giấy tờ cách nhanh chóng tận tình giúp đỡ người dân cần giải vấn đề khác cách nhanh chóng Giữ gìn văn giấy tờ quan trọng Đảng Nhà nước Các trang thiết bị cán dần đầu tư trang bị để công tác hoạt đọng cán nhanh chóng hiệu Nghiệp vụ văn thư quy định rõ nghị định hiến pháp Chính phủ Nghiệp vụ văn thư bao gồm nhiều công việc, tất công việc quan trọng quy định rõ ràng: Công tác xây dựng ban hành văn bản: bao gồm hình thức thể thức kỹ thuật trình bày văn Quy trình quản lý giải văn đi, văn đến: từ nhận văn đến giải chuyển lưu trữ văn văn đến phải theo quy trình rõ ràng giải văn Cơng tác quản lý sử dụng dấu: Việc sử dụng dấu quan, tổ chức dấu văn phòng hay đơn vị quan, tổ chức quy định Công tác quản lý tài liệu: sở cầu nối để giúp công tác lưu trữ quan thực tốt Tầm quan trọng việc lập hồ sơ phủ nhận Công tác giao nộp tài liệu lưu giữ vào quan: Theo quy định hành văn sau giải qyết xong phải lập thành hồ sơ giữu lại đơn vị có lien quan năm để nghiên cứu sử dụng giải công việc cần thiết sau phải giao nộp vào lưu trữ quan Nhiệm vụ công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung bản: tiếp nhận giải văn đến, tổ chức giải quản lý 28 văn đi, công tác quản lý sử dụng dấu,công tác quản lý tài liệu, công tác giao nộp tài liệu lưu giữ vào quan Tất công việc quan trọng cần phải thực theo quy đinh Đảm bảo hoạt động riêng công tác văn thư xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hịa Bình ngày tốt đáp ứng phục vụ nhu cầu nhân dân xã văn cấp ban hành 29 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ YÊN LẠC HUYỆN YÊN THỦY TỈNH HỊA BÌNH 3.1.Một vài nhận xét đánh giá thực trạng CTVT xã Yên Lạc, huyện Yên Thủy, tỉnh Hịa Bình - Cơng tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn bản.Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn đảm bảo an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho giải công việc - Tại Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc công tác quản lý văn tổ chức theo quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, cơng tác đóng dấu.Việc đăng ký văn Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc cán Văn thư - Lưu trữ đăng ký sổ đăng ký văn đến - Tại Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc tất văn đến tập trung vào đầu mối thống cán Văn thư - lưu trữ, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn đến thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước + Nhìn chung cơng tác đăng ký văn đến sổ Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc tiến hành tốt theo quy định Nhà nước.Các văn đến đăng ký vào sổ , lấy sổ, ký hiệu rõ ràng đảm bảocho việc tra tìm sau - Cơng tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán Văn thư - Lưu trữ bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong.Dấu đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ.Dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái 3.2.Ưu điểm Do nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý UBND xã Yên Lạc quan tâm đao sâu sắc lãnh đạo 30 UBND xã công tác văn thư thực đầy đủ tương đối tốt khâu ngiệp vụ + Về soạn thảo ban hành văn bản: Văn soạn thảo thẩm quyền, Và thủ tục ban hành, thể thức văn thông tư 55 + Về quản lý văn đi, văn đến : Văn quản lý thống , tiến hành trình lập tập thu văn lập tập lưu văn đến.Quá trình chuyển giao đảm bảo thực , đủ khâu nghiệp vụ + Về quản lý sử dụng dấu : thực theo quy định Chính phủ quy định hành công tác đảm bảo dấu bảo quản tốt không bị dấu, dấu sử dụng theo quy định pháp luật.Cho tới UBND xã chưa có sai phạm nghiêm trọng lĩnh vực quản lý sử dụng dấu + Về lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan:Tại tiến hành lập hồ sơ mộp số phòng ban.Cơ quan ban hành quy chế công tác văn thư đảm bảo hành lang sở pháp lý để công tác văn thư thực tốt vào nề nếp 3.3.Nhược điểm Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm mà công tác văn thư đạt cịn tồn số hạn chế như: + Tại cán chun mơn có số hiểu biết ccong tác văn thư công tác lập hồ sơ hành chưa đầy đủ.Một số cán khong coi trọng yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày văn làm mang tính chất đại khái, q trình quản lý văn bị chồng chéo, sai chức Văn thư không tiến hành làm đầy đủ công việc mà cán chun mơn tiến hành làm(Khâu trình ký văn bản) + Một số văn ban hành bị lỗi ký thuật trình bày mà soạn thảo theo cách làm truyền thống quan + Cơ quan chưa có bảng danh sách hồ sơ, trình lập hồ sơ diễn không đầy đủ khâu nghiệp vụ , hồ sơ chưa xác định giá trị định thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan(lưu trữ hành)theo quy định pháp luật 3.4.Một vài kiến nghị Qua khảo sát thực tế nhận thấy để làm tốt công tác Văn thư - Lưu 31 trữ Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc cần thực tốt số công việc : - Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã cần quan tâm sát đến đến công tác Văn thư - lưu trữ quan.Tổ chức cán tập huấn cấp trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chun mơn cho Văn thư - Lưu trữ - Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã cần đôn đốc, kiểm tra thường xuyên ban, ngành lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào Lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ - Kho lưu trữ xã cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, bình PCCC biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy với tài liệu - Đưa công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng địi hỏi ngày cao TIỂU KẾT CHƯƠNG II Qua trình tìm hiểu tìm kiếm thơng tin khảo sát thực tế UBND xã Yên Lạc huyện Yên Thủy tỉnh Hịa Bình cơng tác văn thư to đưa vài nhận xét kiến nghị thân Cơng tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn bản.Các văn có đầy đủ yếu tố 32 thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn đảm bảo an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho giải công việc UBND xã Yên Lạc công tác quản lý văn tổ chức theo quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, cơng tác đóng dấu.Việc đăng ký văn UBND xã Yên Lạc cán Văn thư - Lưu trữ đăng ký sổ đăng ký văn đến UBND xã Yên Lạc tất văn đến tập trung vào đầu mối thống cán Văn thư - lưu trữ, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn đến thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Nhìn chung công tác đăng ký văn đến sổ Ủy ban nhân dân xã Yên Lạc tiến hành tốt theo quy định Nhà nước.Các văn đến đăng ký vào sổ , lấy sổ, ký hiệu rõ ràng đảm bảocho việc tra tìm sau Ngoài ra, bên cạnh ưu điểm mà cơng tác văn thư đạt tồn số nhừg hạn chế Tại cán chun mơn có số hiểu biết công tác văn thư công tác lập hồ sơ hành chưa đầy đủ.Một số cán không coi trọng yếu tố thể thức kỹ thuật trình bày văn làm mang tính chất đại khái, trình quản lý văn bị chồng chéo, sai Cơ quan chưa có bảng danh sách hồ sơ, trình lập hồ sơ diễn không đầy đủ khâu nghiệp vụ , hồ sơ chưa xác định giá trị định thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan(lưu trữ hành)theo quy định pháp luật Tôi tham khảo đưa kiến nghị góc độ thực tập viên tìm hiểu để viết tiểu luận nhằm mục đích tích cực phát huy điểm cán văn thư làm tốt nhiệm vụ UBND xã Yên Lạc khắc phục mặt hạn chế để công tác văn thư ngày tốt phục vụ nhu cầu nhân dân địa bàn 33 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Hồn thiện cơng tác văn thư - lưu trữ văn 2) phòng trường đại học Bách Khoa Hà Nội” Đinh Thị Thu Hoài Báo cáo thực tập tốt nghiệp chun đề: “ Tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ UBND xã Qúy Sơn thực trạng giải pháp” sinh viên Vũ Thị Thúy – trường đại 3) học Nội Vụ Hà Nội Đề tài: “cơng tác văn thư lưu trữ văn phịng UBND xã Lai Uyên, huyện Bến Cát tỉnh Bình Dương” Nguyễn Thị Kim Ngọc – Trường trung cấp kinh tế công 4) nghệ Đông Nam Tiểu luận: “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ 5) 6) 7) văn phịng cơng ty điện phát triển nông thôn” Luanvan.com Wedside: hoabinh.gov.vn Wedside://quanlyvanthu.vn/ vi.wikipedia.org 35 PHỤ LỤC 36 37