Khóa luận quản trị văn phòng: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy an hoà

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Đóng góp của đề tài 5 7. Kết cấu khoá luận 6 PHẦN NỘI DUNG 7 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 7 1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 7 1.1.1 Khái niệm 7 1.1.2 Ý nghĩa 7 1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giấy An Hòa 9 1.2.1 Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Giấy An Hòa 9 1.2.2. Chức năng 10 1.2.3 Nhiệm vụ 11 1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa 11 1.3 Khái quát chung về hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 17 2.1 Mô hình tổ chức 17 2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18 2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi, đến 24 2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27 2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 29 2.6 Một số công tác khác 30 2.7 Tiểu kết 31 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 33 3.1 Nhận xét 33 3.1.1 Ưu điểm 33 3.1.2 Nhược điểm 35 3.2 Các nhóm giải pháp 36 3.2.1 Nhóm giải pháp tham mưu cho lãnh đạo về công tác văn thư 36 3.2.2 Nhóm giải pháp về tổ chức công tác văn thư 37 3.2.3 Nhóm giải pháp soạn thảo và ban hành văn bản 37 3.2.4 Nhóm giải pháp tổ chức và quản lý văn bản đi đến 38 3.2.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, thi đua, khen thưởng 39 3.2.6 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư 40 3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 41 PHẦN KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC

Khóa luận tốt nghiệp Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

GIẤY AN HÒA

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : NHỮ MAI NHUNG

Mã số SV, khóa, lớp : 1307QTVA039

Khóa luận tốt nghiệp Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A

HÀ NỘI - 2015 MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Đóng góp của đề tài 5

7 Kết cấu khoá luận 6

PHẦN NỘI DUNG 7

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 7

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 7

1.1.1 Khái niệm 7

1.1.2 Ý nghĩa 7

1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giấy An Hòa 9

1.2.1 Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Giấy An Hòa 9

1.2.2 Chức năng 10

1.2.3 Nhiệm vụ 11

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Giấy An Hòa 11

1.3 Khái quát chung về hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa 13

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 17

Khóa luận tốt nghiệp Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A

2.1 Mô hình tổ chức 17

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 18

2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản đi, đến 24

2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 27

2.5 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 29

2.6 Một số công tác khác 30

2.7 Tiểu kết 31

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA 33

3.1 Nhận xét 33

3.1.1 Ưu điểm 33

3.1.2 Nhược điểm 35

3.2 Các nhóm giải pháp 36

3.2.1 Nhóm giải pháp tham mưu cho lãnh đạo về công tác văn thư 36

3.2.2 Nhóm giải pháp về tổ chức công tác văn thư 37

3.2.3 Nhóm giải pháp soạn thảo và ban hành văn bản 37

3.2.4 Nhóm giải pháp tổ chức và quản lý văn bản đi đến 38

3.2.5 Nhóm giải pháp kiểm tra, thi đua, khen thưởng 39

3.2.6 Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư40 3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 41

PHẦN KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm đảm bảotính chính xác, bảo mật và an toàn thông tin bằng văn bản phục vụ cho quản

lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổchức Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việcgiải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức

Với đặc thù là một doanh nghiệp chuyên sản xuất công nghiệp có quy

mô lớn Trong quá trình hoạt động Công ty cổ phần Giấy An Hòa có nhiềuloại hình văn bản được hình thành tương đối phong phú và đa dạng, đặc biệt

có tính đặc thù chuyên môn cao như hợp đồng kinh tế, tài liệu kỹ thuật, vănbản hành chính… đây là nguồn thông tin phong phú giúp phục vụ cho quátrình quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của lãnh đạo

Tuy nhiên do đặc thù là một doanh nghiệp công việc chính là sản xuấtnên một thực tế cho thấy công tác văn thư chưa thực sự được chú trọng vàquan tâm Quản lý rời rạc không tập trung về nhân sự phụ trách chính dẫn đếnthất thoát văn bản, tài liệu Nhân sự phụ trách trước không có sự bàn giao vềtài liệu khi rời khỏi vị trí dẫn đến một số tài liệu bị thất lạc không có tráchnhiệm trong công tác tìm kiếm Các phòng ban, đơn vị, bộ phận khác chưathực sự có ý thức lưu văn bản do phòng ban mình phát sinh ra, còn phụ thuộcnhiều vào cán bộ văn thư khi muốn tìm kiếm tài liệu điều này dẫn tới chậm trễtrong quá trình giải quyết công việc và mất tính kịp thời trong sản xuất kinhdoanh Đặc biệt trong quá trình quản lý văn bản bộ phận văn thư chưa cóphần mềm quản lý văn bản nên việc lưu trữ công văn đi, đến bằng bản mềmcòn lưu thủ công trong file excel dẫn tới việc hạn chế tính chuyên nghiệp

Trước thực tế đó việc đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác văn thưtrong hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Giấy An Hòa là rất cần thiết vàcấp bách Sau một thời gian nhìn nhận tìm hiểu và tiếp xúc tôi đã quyết định

chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

Công ty cổ phần Giấy An Hoà” nhằm đưa ra những cách thức, giải pháp

hiệu quả, phù hợp đưa công tác văn thư của Công ty cổ phần Giấy An Hòa đivào khuân khổ và nề nếp Đồng thời giúp cho mọi người có cái nhìn kháchquan và thực sự quan tâm, coi trọng tới công tác văn thư trong hoạt độngchung của Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm làm rõ công tác tổ chức quản lýcông tác văn thư nói chung và việc thực hiện nói riêng từ đó giúp đẩy mạnh

và nâng cao vai trò công tác văn thư và làm rõ thực trạng công tác văn thưtrong Công ty cổ phần Giấy An Hoà Nhìn nhận từ thực trạng đưa ra phươngpháp quản lý thống nhất, đồng bộ nhằm bảo đảm an toàn, tính bí mật và pháthuy giá trị tài liệu văn bản phục vụ cho hoạt động của Công ty Phân tích từnhững ưu điểm, hạn chế đưa ra những định hướng và giải pháp cải tiến hoàn

thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong hoạt động của văn phòng Đề

tài nghiên cứu còn đóng góp cho công tác hoàn thiện tổ chức cán bộ văn thưchuyên trách Công ty nhằm quản lý công tác văn thư được thống nhất Giúpmọi cá nhân có cái nhìn đúng đắn về công tác văn thư, nâng cao ý thức bảoquản, lưu trữ tài liệu chung Đồng thời xây dựng cơ sở vật chất, ứng dụngkhoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Cùng với sự phát triển của đất nước trong quá trình hội nhập thế giớiqua các thời kỳ, công tác văn thư thực tế đã và đang ngày một củng cố vàhoàn thiện hơn trong mọi công tác Trong những năm qua cùng với việc tiến

hành công cuộc cải cách hành chính, nhà nước ta đã không ngừng đổi mới vàhoàn thiện công tác văn thư Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu,những bài tham luận đóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn vềcông tác văn thư Có thể kể đến các đề tài luận văn thạc sỹ, đề tài nghiên cứukhóa luận tốt nghiệp về công tác văn thư trong các đơn vị doanh nghiệp như:

Luận văn Thạc sỹ Khảo sát và đánh giá tình hình tổ chức và quản lý côngtác văn thư lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn Thành phố Hà Nộicủa Nguyễn Đăng Việt – 2014- Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn;

Khóa luận thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữtại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 của sinh viên Trần Thị Thúy – Lớp QT10001P– Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn;

Và một số một số bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ như:

Bài viết của Tác giả Hồng Minh – Đăng ký và quản lý văn bản đến điqua thực tế ở một số cơ quan cấp tỉnh, huyện (trang 168- Tạp chí Văn thư lưutrữ Việt Nam số 6-Tháng 12/2003);

Bài viết của Tác giả Quốc Thắng – Đổi mới và nâng cao chất lượngcông tác văn thư một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta(trang 7 - Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6-Tháng 6/2008);

Bài viết của Tác giả Dương Mạnh Hùng – Một vài ý kiến về việc xâydựng danh mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử (trang 3- Tạp chí Vănthư lưu trữ Việt Nam số 10-Tháng 10/2007);

Bài viết của Tác giả Nguyễn Trọng Biên – Một số vấn đề về sử dụngcon dấu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta hiện nay (trang 12- Tạp chí Vănthư lưu trữ Việt Nam số 11-Tháng 11/2008);

Bài viết của Tác giả Vũ Thị Phụng – Thu thập tài liệu của các đơn vịsản xuất kinh doanh vào lưu trữ thực trạng và giải pháp (trang 127- Tạp chíVăn thư lưu trữ Việt Nam số 5-Tháng 10/2004);

Bài viết của Tác giả Phạm Hồng Duy – Đôi điều suy nghĩ về thể thứcxây dựng văn bản của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh (trang 24 - Tạp chíVăn thư lưu trữ Việt Nam số 8 -Tháng 8/2008);

Các bài viết đã nêu ra một cách chân thực về thực trạng công tác vănthư nói chung đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác vănthư không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đối với doanh nghiệp Như chúng ta thấy công tác văn thư luôn là một đề tài có sức hút lớn để cáctác giả nghiên cứu không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà cả trong cácdoanh nghiệp tư nhân Tuy nhiên tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa chưa có

đề tài nghiên cứu về vấn đề này nắm bắt được tình hình thực tế đó tôi đã tiếnhành nghiên cứu đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thưtại Công ty cổ phần Giấy An Hoà” là một đề tài không quá mới nhưng đã chochúng ta thấy được cái nhìn thực tế về công tác văn thư tại một doanh nghiệp

cụ thể Để từ đó có những biện pháp thích hợp hoàn thiện công tác văn thưtrong doanh nghiệp Lợi ích đề tài mang lại là nhằm nâng cao vai trò công tácvăn thư, đồng thời giúp cho mọi người nâng cao ý thức và có quan điểm tíchcực trong việc lưu giữ tài liệu giúp chủ động trong công việc đặc biệt đó làbước đệm tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới là các công tác chỉ đạo, điềuhành công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa Từ cái nhìn lý luậntới thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà dựa trên kếtquả phân tích những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động công tác văn thư Từ

đó đưa ra các kiến nghị, đề xuất tìm ra những biện pháp thích hợp nâng caovai trò công tác văn thư trong văn phòng

Phạm vi nghiên cứu là công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà Với thời gian nghiên cứu khoảng 02 tháng là một khoảng thời gian ngắn

Tuy nhiên cũng phần nào giúp cho tôi có cái nhìn thực tế về công tác văn thưtrong Công ty cổ phần Giấy An Hoà Để từ đó xây dựng được đề tài và cónhững đóng góp để nâng cao và phát triển công tác văn thư tại đây.

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện khoá luận tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp quan sát, tiếp cận

trong doanh nghiệp là rất quan trọng và cần thiết Đề tài nghiên cứu “Một số

giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy

An Hoà” đã mang lại những đóng góp không hề nhỏ đối với Công ty Trước

tiên đó là những thay đổi về quan điểm của các cá nhân trong công ty về côngtác văn thư như: thực sự coi trọng công tác văn thư, có ý thức soạn thảo vàtrình bày văn bản được thực hiện nghiêm túc hơn, đầy đủ khâu bước hơnkhông còn xảy ra tình trạng văn bản soạn thảo sai thể thức

Tiếp đến nhân viên văn thư đã thực hiện được công tác tham mưu cholãnh Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các văn bản chuyên môn chỉ đạo,hướng dẫn về soạn thảo văn bản hướng dẫn thực hiện công tác văn thư Từ đóxây dựng mô hình tổ chức công tác văn thư chuyên trách tốt cho đơn vị Giúpích cho công tác soạn thảo, quản lý văn bản và quản lý con dấu hiệu quả, đảmbảo tính chuyên nghiệp

Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vàgiải quyết văn bản đã giải quyết được vấn đề quản lý, tra tìm, cung cấp thông

tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian.

Như vậy thông qua đề tài khóa luận tốt nghiệp “Một số giải pháp nâng

cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hoà” đã phần

nào phản ánh được thực trạng công tác văn thư và đề xuất được những giảipháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư

7 Kết cấu khoá luận

Cấu trúc của của đề tài gồm có 3 chương như sau:

Chương 1 Lý luận chung về công tác văn thư và khaí quát chức năng,nhiệm vụ cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần Giấy An Hòa

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An HoàChương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tạiCông ty cổ phần Giấy An Hoà

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY

Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,Nhà nước, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục

vụ cho lãnh dạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiếnhành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, ký duyệt, chuyển giao,tiếp nhận văn bản Những công việc này được gọi là công tác văn thư và trởthành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức, nhân viên mọi cơquan, tổ chức doanh nghiệp

Vậy có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau:

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” 1

1.1.2 Ý nghĩa

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ

1 Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2005, trang 8.

quan: trong hoạt động mỗi cơ quan thông tin đóng vai trò quan trọng, thôngtin càng đầy đủ chính xác thì hoạt động quản lý của cơ quan càng tăng hiệuquả cao Đặc biệt trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết nhữngvấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luậtcủa Nhà nước.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượngcông tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứchủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ củamình Do đó hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từngcán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chạc chẽ với công tác văn thư

Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấytờ: Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy tờ,tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thứckhác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạthiệu quả cao hơn Nếu công tác văn thư thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cựcđối với việc phòng chống tệ quan liệu, giấy tờ

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật

cơ quan: Ngoài bí mật nhà nước mỗi cơ quan, nhất là trong cơ sở sản xuấtkinh doanh, khoa học kỹ thuật còn có thể có bí mật riêng của mình Đó lànhững thông tin có nội dung quan trọng nếu bị tiết lộ sẽ gây tổn thất và tác hại

to lớn đến cơ quan đó Do đó việc bảo vệ bí mật nhà nước và bí mật cơ quan

có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư Bởi phần lớn các thông tin thuộc

bí mật nhà nước và bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, có nghĩa là đềuđược phản ánh các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữuquan

Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ: công tácvăn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau Muốn cho công

tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì phải làm tốt công tác văn thư Làm tốtcông tác soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan Văn bản soạn thảo có nội dung chính xác thành phần thểthức đầy đủ sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ chính xác, góp phần nâng cao chấtlượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuật lợi cho việc nghiên cứu và sửdụng.

2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giấy An Hòa

1.2.1 Giới thiệu vài nét về Công ty cổ phần Giấy An Hòa

'' Rừng cọ đồi chè, đồng xanh ngào ngạtNắng chói sông Lô hò ô tiếng hát ''Tuyên Quang là tỉnh miền núi phía Bắc, là Thủ đô xanh khu giải phóng

là biểu tượng cách mạng Việt Nam huyện Sơn Dương Tuyên Quang nằm trảidài bên dòng sông Lô lịch sử cách thành phố Tuyên Quang 30 km, là mộttrong huyện thị của tỉnh, với diện tích 788km2, dân số 179.846 người Baogồm nhiều dân tộc anh tôi sinh sống trên địa bàn như: Kinh, Tày, Cao Lan,Sán dìu, Hoa, Dao, Nùng, Thái

Công ty cổ phần Giấy An Hòa được thành lập năm 2002, là Chủ đầu tưcủa nhà máy Bột giấy và giấy An Hòa, bao gồm 2 dây chuyền: Sản xuất bộtgiấy sợi ngắn tẩy trắng và giấy tráng phấn Nhà máy được xây dựng trên diệntích 223 ha tại xã Vĩnh Lợi, huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang

Dây chuyền bột giấy có công suất 130.000 tấn/năm, với công nghệ nấuliên tục, tẩy trắng không sử dụng Clo nguyên tố (ECF), hệ thống thiết bị hiệnđại, mới 100%, trong đó các thiết bị chính do hãng Metso sản xuất tại ThụyĐiển và Phần Lan Hệ thống thu hồi có khả năng thu hồi đến 95% lượng hóachất sử dụng trong quá trình sản xuất Điều này góp phần làm giảm giá thànhsản phẩm và giảm thiểu tối đa các chất thải ra môi trường Đây là những ưu

điểm lớn nhất của dây chuyền sản xuất bột giấy An Hòa Dây chuyền bột giấybắt đầu sản xuất thương mại từ tháng 11/2012 và đến nay, sản phẩm bột giấy

An Hòa đã được các đơn vị sản xuất giấy hàng đầu tại Việt Nam sử dụngthường xuyên và xuất khẩu sang các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan,Trung Quốc, Ấn Độ, Bangladesh Dây chuyền sản xuất giấy tráng phấn caocấp An Hòa có công suất 140.000 tấn/năm Hệ thống thiết bị của dây chuyềnđược đầu tư đồng bộ và hiện đại vào bậc nhất Việt Nam do các hãng lớn từcác nước G7 cung cấp như: Allimand của Pháp, Andritz của Đức và Thụy Sỹ,ABB của Pháp, Bielomatik của Italia, Metso của Thụy Điển Sau khi dâychuyền đi vào sản xuất sẽ đáp ứng phần lớn nhu cầu giấy tráng phấn trongnước và một phần xuất khẩu

Ngoài ra, để đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định, lâu dài cho sản xuất.Công ty đã thành lập Công ty cổ phần nguyên liệu giấy An Hòa Tuyên Quangvới nhiệm vụ chính là: Ươm giống cây, trồng rừng nguyên liệu đủ cung cấpcác loại giống tốt cho các đơn vị sản xuất nguyên liệu giấy trong và ngoài tỉnhTuyên Quang

Xây dựng công trình đường bộ

Hoàn thiện công trình xây dựng

Bán lể xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát sỏi và vật liệu xây dựng kháctrong các cửa hàng chuyên kinh doanh

Bán buôn sắt, thép

Vận tải hàng hóa đường thủy, nội địa bằng phương tiện cơ giới

Sản xuất hóa chất cơ bản (các hóa chất công nghiệp trừ các loại nhànước cấm)

Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phânvào đâu Chi tiết tư vấn về công nghệ (không bao gồm tư vấn pháp luật và tưvấn tài chính)

* Công ty cổ phần Giấy An Hòa có cơ cấu tổ chức bao gồm:

+ Tổng giám đốc: Là người tổ chức quản lý và điều hành toàn bộ hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty theo chế độ thủ trưởng Tổng giám đốcchịu trách nhiệm trước người đại diện quy định của pháp luật công ty vềnhững nội dung được ủy quyền

+ Các Phó tổng giám đốc, giám đốc sản xuất: Giúp việc cho Tổng giám

đốc là người chỉ đạo thực hiện xử lý thường xuyên các lĩnh vực công tác củacông ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực được phân công

và các công việc do Tổng giám đốc trực tiếp giao; chịu trách nhiệm trướcngười đại diện quy định của pháp luật công ty về những nội dung được ủyquyền Bao gồm 4 Phó tổng giám đốc: Phó tổng giám đốc phụ trách Hànhchính Nhân sự - Tài chính Kế toán; Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh;Phó tổng giám đốc phụ trách Dự án; Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất.+ Có 14 phòng ban, đơn vị:

7 Phòng An toàn lao động và Môi trường

8 Phòng Đo lường điều khiển

3 Khái quát chung về hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa

Dự án xây dựng nhà máy bột giấy và giấy An Hòa được khởi công từnhững năm 2002, trải qua thời gian giải phóng mặt bằng rồi xây dựng và lắpđặt máy móc đến cuối năm 2011 bắt đầu chạy thử và đi vào hoạt động và cho

ra thị trường những sản phẩm bột giấy và giấy in, giấy viết Ngay từ khithành lập dự án công ty đã chú trọng đến công tác lưu giữ tài liệu, văn bản Phòng Hành chính Nhân sự được thành lập theo quyết định số 28/QĐ-AHP ngày 04 tháng 03 năm 2010 về việc thành lập Phòng Hành chính Nhân

sự do Tổng giám đốc Phạm Văn Cường ký duyệt có sơ đồ cơ cấu tổ chức kèmtheo Bộ phận văn thư thuộc Tổ Hành chính quản trị và nằm dưới sự chỉ đạotrực tiếp của Phó trưởng phòng Hành chính Nhân sự phụ trách mảng hànhchính Nhân sự phụ trách văn thư có 01 người có trình độ Cử nhân cao đẳngQuản trị văn phòng đảm nhận

Trong quá trình hoạt động Phòng Hành chính Nhân sự thường xuyên cậpnhật những văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác văn thư nói chung.Thực hiện sự chỉ đạo của Ban tổng giám đốc ngay từ năm 2010 Phòng Hànhchính Nhân sự đã xây dựng được hai bộ quy chế về công tác văn thư lưu trữ

và thể thức kỹ thuật trình bày các loại văn bản trình Ban tổng giám đốc và đãđược phê duyệt đó là:

Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 tháng 4 năm 2011 của Công ty cổphần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loạivăn bản;

Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổphần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;

Mô hình công tác văn thư tại công ty cổ phần Giấy An Hòa là môi hìnhtập trung Mọi giao dịch về đóng dấu, tiếp nhận và phát hành văn bản đều

được diễn ra tại bộ phận văn thư thuộc phòng Hành chính Nhân sự.

Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại bộ phận văn thư

để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,phát hành tại đây

Phòng văn thư của công ty cổ phần Giấy An Hòa là một phòng khép kín,được trang bị khá đầy đủ về cơ sở vật chất và các thiết bị cần thiết để phục vụcông việc chuyên môn như: Bàn ghế ngồi làm việc, máy photocopy, điệnthoại, điều hòa, máy tính, máy in, máy scan văn bản, máy fax, giá tủ đựng tàiliệu… tạo ra một không gian làm việc khá chuyên nghiệp với trang thiết bị và

cơ sở vật chất đầy đủ Đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư diễn

ra thuận lợi

Công tác soạn thảo văn bản đã thực hiện khá tốt tại Công ty cổ phầnGiấy An Hòa Tất cả các văn bản của các phòng ban trong Công ty sau khisoạn thảo đều được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung và phải có chữ kýnháy của trưởng các phòng ban trực tiếp quản lý Đã đảm bảo đúng thể thức

và trình tự luật định theo văn bản đã quy định Soạn thảo theo các bước trình

tự, đúng thẩm định Bám sát vào nội dung thông tin để soạn thảo văn bản Sovới các văn bản của nhà nước như Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính thì Công ty cổ phần Giấy An Hòa là một doanh nghiệp thựchiện khá tốt việc soạn thảo văn bản đúng theo trình tự Hơn thế công ty cònxây dựng được quy chế về soạn thảo văn bản và thể thức văn bản Tuy nhiên,trong quá trình soạn thảo không thể tránh khỏi những sai sót về lỗi chính tả,câu chữ , thể thức chưa hoàn chỉnh và được sửa chữa ngay kịp thời nên đảmbảo được sự chuẩn xác của văn bản sau khi hoàn tất các thủ tục và ban hànhvăn bản

Công tác tổ chức và quản lý giải quyết văn bản đi đến

Văn bản sau khi soạn thảo xong được kiểm tra về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản sau đó trưởng bộ phận ký nháy vào cuối văn bản Khi kiểmtra văn bản đúng thể thức văn bản được chuyển đi trình ký người có thẩmquyền Sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền văn bản được chuyểnđến bộ phận Văn thư để đăng ký vào sổ lấy số công văn đi và phát hành Việcphát hành văn bản đi được thực hiện theo đúng trình tự các bước từ khâu soạnthảo cho đến khâu phát hành văn bản.

Thư từ, bưu phẩm gửi đến theo đường bưu điện được tập trung giao nhậntại bộ phận văn thư Nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại và bóc bìchuyển giao bưu phẩm, thư từ đến các cá nhân phòng ban trong công ty Vănbản đến mang tên nơi nhận công ty thì được bóc bì vào sổ công văn đến vàtrình lên lãnh đạo phê duyệt chỉ đạo, sau đó nhân viên văn thư sẽ scan và gửimail cho các cá nhân, bộ phận xử lý

Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo đúng quy địnhtheo đúng với các văn bản chỉ đạo của nhà nước như:

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý

và sử dụng con dấu;

Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của BộCông an- Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quyđịnh tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu;

Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính Phủ về sửa dổi, bổsung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 củaChính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổphần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;

Con dấu của doanh nghiệp được giao riêng cho nhân viên văn thư quản

lý và sử dụng có trách nhiệm bảo quản và cất giữ

Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ còn chưa thực hiện được đầy

đủ các bước Công văn, tài liệu sau khi ban hành và xử lý giải quyết đã đượclập thành hồ sơ theo tên loại, chia theo từng năm Tuy nhiên toàn bộ số côngvăn tài liệu này bước đầu mới chỉ là để lên kho lưu trữ chưa được biên mục

hồ sơ hoàn chỉnh

Như vậy, công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động quản lý,điều hành công việc của Công ty Mô hình công tác văn thư tại công ty cổphần Giấy An Hòa là môi hình tập trung Mọi giao dịch về đóng dấu, tiếpnhận và phát hành văn bản đều được diễn ra tại bộ phận văn thư thuộc phòngHành chính Nhân sự Cách tổ chức này giúp văn thư công ty quản lý, kiểmsoát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc Tra cứu tìm kiếmthông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao tráchnhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn Trên đây là khái quát một

số công việc tại bộ phận văn thư Phòng Hành chính Nhân sự để có cái nhìnchi tiết hơn về công tác này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về thực trạng công tácvăn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

GIẤY AN HÒA

2.1 Mô hình tổ chức

Công tác văn thư đươc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng,công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm mộtphần không hề nhỏ trong nội dung hoạt động của văn phòng Công tác vănthư gắn liền hoạt động của cơ quan, được xtôi như một bộ phận hoạt độngquản lý của mỗi cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý vàCông ty cổ phần Giấy An Hòa là một ví dụ

Phòng Hành chính Nhân sự Công ty cổ phân Giấy An Hòa được thànhlập theo quyết định số 28/QĐ-AHP ngày 04 tháng 03 năm 2010 do Tổng

giám đốc Phạm Văn Cường ký duyệt có sơ đồ cơ cấu tổ chức kèm theo (sơ đồ

cơ cấu Phòng Hành chính Nhân sự xtôi tại phu lục số II) Trong đó bộ phận

văn thư nằm trong Phòng Hành chính Nhân sự trực thuộc Tổ Hành chínhquản trị và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó trưởng phòng Hành chính Nhân

sự phụ trách Hành chính Định biên nhân sự phụ trách văn thư có 01 người cótrình độ Cử nhân cao đẳng Quản trị văn phòng

Nhân sự hiện tại của bộ phận văn thư Phòng Hành chính Nhân sự baogồm 02 người Trong đó phụ trách công tác văn thư hiện có 01 nhân viên phụtrách chính có trình độ chuyên môn cử nhân cao đẳng quản trị văn phòng và

01 nhân viên lưu trữ hồ sơ tài liệu có trình độ chuyên môn cao đẳng thư kývăn phòng Tất cả văn bản đi của công ty đều phải qua văn thư để bộ phậnvăn thư vào sổ, đóng dấu và phát hành Quy trình tiếp nhận văn bản đến đăng

ký vào sổ văn bản đến và được trình lãnh đạo giải quyết luôn trong ngày

Trường hợp lãnh đạo đi vắng ủy quyền cho cấp phó giải quyết thay Sau đónhân viên văn thư sẽ nhân bản văn bản và chuyển đến theo nơi nhận.

Mô hình công tác văn thư tại Phòng Hành chính Nhân sự được tổ chứctheo mô hình tập trung nhằm đảm bảo thông tin đạt hiệu quả Tất cả các côngviệc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công vănđến; đánh máy, in ấn, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi củacông ty và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở Bô phận Văn thư

Phòng làm việc của văn thư là một phòng độc lập riêng biệt, được bố trísát cạnh Phòng Hành chính Nhân sự và nằm về khối Ban tổng giám đốc làmột vị trí thuận lợi cho việc trong việc tiếp nhận văn bản đến từ ngoài và tiếpcận thông tin với mọi cá nhân Tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình và xin ýkiến lãnh đạo giải quyết văn bản

Phòng Văn thư được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị phục vụ trongcông việc như: máy vi tính, máy scan HP Scanjet Pro 3000s2 (máy quét vănbản), máy điện thoại, máy fax, máy photocopy, két sắt Thuận tiện trong việcđảm bảo thông tin nhanh chóng đến lãnh đạo, đảm bảo thông tính bí mật

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

* Hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ:

Dựa trên các văn bản chỉ đạo của Nhà nước Công ty cổ phần Giấy AnHòa đã xây dựng được quy chế, quy định về công tác văn thư lưu trữ và thểthức kỹ thuật trình bày văn bản:

Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 tháng 4 năm 2011 của Công ty cổphần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loạivăn bản;

Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổphần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;

Nhờ các văn bản chỉ đạo trên thời gian qua công ty đã thực hiện khá tốt

về công tác soạn thảo văn bản, xây dựng được hệ thống các biểu mẫu soạnthảo từ quyết định, công văn, tờ trình… Là cơ sở rõ ràng phục vụ công tásoạn thảo văn bản

Thẩm quyền ban hành văn bản được quy đỉnh rõ ràng theo từng cấp bậc ký

- Tổng giám đốc ký các văn bản: các báo cáo gửi lên Ban kiểm soát,Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và Tập đoàn; Các quy định quản lý

và các văn bản quan trọng mang tính chủ trương, định hướng hoặc có lienquan hay phạm vi điều chỉnh đến các cấp trên; Các quyết định về tổ chứcnhân sự; Quyết định ban hành các định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh;Các hợp đồng kinh tế, tín dụng, lao động và hợp đồng giao dịch khác; Phêduyệt chứng từ thu chi, nhận nợ

- Các Phó tổng giám đốc, giám đốc sản xuất: ký các văn bản thuộc lĩnhvực phụ trách ngoại trừ các văn bản do cấp Tổng giám đốc ký duyệt; các hợpđồng đồng giao dịch do người đại diện theo pháp luật của Công ty ủy quyền;Các hợp đồng kinh tế, tín dụng, lao động và hợp đồng giao dịch khác thuộclĩnh vực quản lý trên cơ sở nội dung đã được Tổng giám đốc phê duyệt

- Giám đốc Hành chính Nhân sự kiêm trưởng phòng thừa lệnh Tổnggiám đốc ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo,sao y các văn bản

- Các trưởng phòng ban, đơn vị: ký xác nhận chứng từ, tài liệu giaodịch; ký trình các văn bản theo chức năng của đơn vị; ký kiểm tra kiểm soátđối với các văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ giải quyết của đơn vị nhưngphải do Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc; giám đốc sản xuất ký duyệt

Như vậy, thẩm quyền ban hành văn bản của Công ty được chia ra rất rõràng trong Ban tổng giám đốc, giám đốc và trưởng phó các phòng ban Được

chia ra theo mảng và thực hiện theo chế độ Phân cấp ủy quyền Có sự phâncông công việc cụ thể cho từng mảng công việc, theo từng lĩnh vực khác nhaunhư: lĩnh vực bao quát chung Tổng giám đốc; lĩnh vực Hành chính Nhân sựTài chính kế toán; lĩnh vực Kinh doanh; lĩnh vực sản xuất; lĩnh vực dự án.Việc phân công rõ nhiệm vụ và trách nhiệm theo từng mảng giúp cho hoạtđộng của công ty được thông suốt, quá trình làm việc trao đổi giữa các phòngban được thuận tiện trách việc gây nhầm lẫn, trồng chéo công việc lẫn nhau.

*Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty cổ phần Giấy

An Hòa được thực hiện theo:

- Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 thán 4 năm 2011 của Công ty cổphần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loạivăn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty được thực hiện

theo các bước: (Phụ lục số III)

- Bước 1: Chuẩn bị

+ Xác định mục đích, tính chất tầm quan trọng của văn bản

+ Lựa chọn tên loại và trích yếu nội dung

+ Thu thập và xử lý thông tin

+ Xây dựng đề cương

- Bước 2: Viết bản thảo

Căn cứ thông tin đã thu thập và đề cương, tiến hành viết bản thảo Bảnthảo được viết đi viết lại nhiều lần và kiểm tra về hình thức và nội dung

- Bước 3: Duyệt bản thảo

Sau khi bản thảo được thảo xong trình Trưởng phòng Hành chính Nhân

sự kiểm tra nội dung và hình thức sau đó ký nháy vào văn bản

- Bước 4: Hoàn thiện thể thức văn bản

+ Văn thư ghi số ngày tháng văn bản

+ Nhân bản văn bản

+ Đóng dấu Lưu ý giữ lại bản gốc không đóng dấu

- Bước 5: Làm thủ tục ban hành, Chuyển giao văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là hai yếu tố quan trọng cơ bản

để tạo thành một văn bản hoàn chỉnh đúng quy định, nhằm đảm bảo cho vănbản ban hành đúng tiêu chuển và hiệu lực pháp lý thi hành

+ Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bảnbao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan, đơn vịchủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn

cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, có thẩm quyền.Điểm khác là phía trên tên công ty là một dòng logo đậm

Ví dụ:

CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA

+ Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hộichủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

+ Địa danh, ngày, tháng, ban hành văn bản:

Địa danh ghi trên văn bản của Công ty cổ phần Giấy An Hòa là: Tuyên

Quang

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được

ký ban hành

Ví dụ: Tuyên Quang, ngày tháng năm 2015

+ Số ký hiệu văn bản:

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty cổ phần Giấy

An Hòa ban hành trong một năm Số của văn bản được ghi bằng chữ số rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12

Ả-hàng năm.

Ký hiệu của văn bản hành chính:

- Ký hiệu của quyết định và của các hình thức văn bản có tên loại khácbao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản

và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị

Ví dụ:

+ Quyết định của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành:

Số:… /QĐ-AHP+ Quyết định do Ban Quản lý dự án giấy tráng phấn cao cấp ban hành:

Số:… /QĐ-DAG

- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị banhành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo côngvăn đó (nếu có)

Ví dụ:

+ Công văn của Công ty cổ phần Giấy An Hòa do Phòng Hành chínhNhân sự soạn thảo:

Số: /AHP-HCNS

- Nội dung và bố cục văn bản hợp lý phù hợp với hình thức văn bản được

sử dụng Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợpvới quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Công ty cổphần Giấy An Hoà; từ ngữ sử dụng phổ thông cách trình bày ngắn gọn, dễhiểu, xúc tích

- Nơi nhận: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cánhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giámsát; để xtôi xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và đểlưu

Ví dụ:

Nơi nhận:

- UBND tỉnh Tuyên Quang;

- Sở Tài nguyên Môi trường;

Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty cổ phầnGiấy An Hòa thực hiện khá đầy đủ các bước Từ những văn bản quy định củanhà nước Công ty đã xây dựng được quy chế về công tác soạn thảo văn bảncũng như hoàn chỉnh mặt thể thức Từ đó giúp cho quá trình quản lý cũng nhưviệc truyền đạt thông tin được chuẩn xác hơn và là cơ sở để kiểm tra đánh giácấp dưới theo quy trình quản lý

Tuy nhiên trong quá trình hoạt động cũng thường xuyên xảy ra tình trạng