* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
(Xem phụ lục III)
Tại bộ phận văn thư được trang bị các sổ văn bản đi có sẵn để lấy số văn bản. Các văn bản sau khi đã được hoàn tất về nội dung và đầy đủ chữ ký của lãnh đạo đều được tập trung tại bộ phận văn thư để đăng ký lấy số và phát hành. Tại đây nhân viên văn thư sẽ kiểm tra lại một lần nữa về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của văn bản sau khi kiểm tra văn bản sẽ tiến hành nhân bản văn bản, đóng dấu và phát hành gửi văn bản theo nơi nhận.
Mỗi văn bản được ban hành đều được lưu 01 bản chữ ký tươi tại bộ phận văn thư để tiện cho việc quản lý lưu trữ và tra tìm khi cần thiết.
Đối với trường hợp văn bản cần gửi gấp thì bộ phận văn thư sẽ fax hoặc scan văn bản và gửi qua đường tôiail. Còn lại các công văn, hợp đồng sẽ được gửi qua đường bưu điện đến đối tác và bạn hàng.
Sắp xếp và quản lí văn bản lưu:
- Bắt cứ văn bản nào được ban hành bao giờ cũng được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản lưu tại bộ phận văn thư, 1 bản lưu tại phòng ban chuyên môn. Bản lưu tại văn thư sẽ là bản chữ ký tươi.
- Cách sắp xếp hồ sơ lưu tại bộ phận văn thư đối với những văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp thì chỉ cần dựa vào thời gian ban hành văn bản để thực hiện việc sắp xếp.
- Văn bản nào có số văn bản nhỏ, ngày, tháng ban hành trước thì xếp lên trước.
- Văn bản có số văn bản lớn, ngày tháng ban hành sau thì xếp sau.
- Toàn bộ file văn bẳn được bảo quản và phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng văn bản.
b) Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến
* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục IV )
Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ sách báo… do cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Tất cả những văn bản đến công ty bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất tại bộ phận văn thư và được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật.
Tại bộ phận văn thư công ty cổ phần Giấy An Hoà thực hiện trình tự giải quyết văn bản đến như sau:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ khi văn bản đến công ty nhân viên văn thư nhận kiểm tra sơ bị bì văn bản nhằm xtôi có đúng văn bản được gửi cho công ty mình hay không? Kiểm tra về số lượng, bì văn bản có nguyên vẹn không?
Trường hợp có dấu hiệu bị rách, mất văn bản bên trong bì thì phải lập biên bản gửi cho người có trách nhiệm. Sau đó tiến hành phân loại văn bản.
Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho công ty nhân viên văn thư sê phân loại văn bản thành 02 loại:
- Loại được phép bóc bì văn bản bao gồm những văn bản gửi đến mà phần nơi nhận đề tên công ty.
- Loại không được bóc bì văn bản bao gồm những văn bản gửi đích danh tên lãnh đạo, cá nhân, tên các phòng ban, phân xưởng hoặc những văn bản gửi các tổ chức trong công ty như: tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên, Hội cựu chiến binh…
Bước 2: bóc bì văn bản
- Những văn bản có dấu “ hỏa tốc”, “ thượng khẩn”, “ khẩn” khi nhận được cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp quá thời gian yêu cầu thì nhân viên văn thư cần ghi rõ thời gian nhận văn bản đó lên bì thư và vào sổ công văn đến.
Bước 3: đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng để xác nhận văn bản đó đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày đến công ty.
- Vào sổ đăng ký văn bản đến là khâu quan trọng trong tổ chức và giải quyết quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo công ty nắm được lượng văn bản đến, nắm được nội dung và biết rõ được đối tượng giải quyết văn bản đó.
Từ đó dễ dàng kiểm tra văn do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu.
Mẫu dấu đến của công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA ĐẾN Số:...
Ngày:...
Lưu hồ sơ số:...
Chuyển:...
Bước 5: trình băn bản
Mọi văn bản đến khi qua bộ phận văn thư đều được trình lên Tổng
giám đốc để xtôi xét và cho ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến phản hồi nhân viên văn thư sẽ scan gửi mail cho các bộ phận, cá nhân có liên quan. Đồng thời tiến hanh việc theo dõi, kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản của các bộ phận, phòng ban.
Tóm lại, về công tác tổ chức và quản lý văn bản đi đến tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa được tiến hành khá đầy đủ theo các bước quy định. Nhân viên văn thư đã tuân thủ theo đúng các bước nghiệp vụ. Điều đó tạo điều kiện cho quá trình giải quyết và ban hành văn bản được nhanh chóng và chính xác.
Hơn nữa việc tổ chức và quản lý văn bản đi tốt sẽ giúp cho quá trình nộp lưu tài liệu vào lưu trữ được thuận lợi, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.