3.2 Các nhóm giải pháp
3.2.7 Nhóm giải pháp lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ là một bước tiền đề cho công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ sau này. Bộ phận văn thư cần hoàn thiện công tác biên mục hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ tránh tình trạng văn bản tài liệu bị ứ đọng nhiều dễ gây nhầm lẫn và thất lạc.
Cần mở các lớp tập huấn ngắn hạn hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ cho cán bộ nhân viên trong công ty. Bởi đây là nghiệp vụ rất ít cá nhân biết đến họ chưa có phương pháp và kỹ năng.
Cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vì muốn thực hiện được cần rất nhiều thời gian và yêu cầu công việc cần tỷ mỉ và chính xác. Việc lập hồ sơ vào lưu trữ sẽ là bước phản ánh đầy đủ về quá trình hoạt động của công ty nói chung.
PHẦN KẾT LUẬN
Trong giai đoạn phát triển hiện nay khi đất nước ngày một có những bước tiến vượt trội trong tất cả các ngành, các lĩnh vực. Hòa cùng xu thế đó ngành công tác văn thư đã và đang tiếp thu cùng chuyển mình với tất cả lĩnh vực chung. Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những văn bản tài liệu liên quan và có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu và sử dụng khi cần thiết.
Nắm bắt được những thay đổi đó và trước hiện trạng, những mặt hạn chế tồn tại của công tác văn thư tại Công ty cổ phần Giấy An Hòa tôi đã thực hiện đề tài nghiên cứu nhằm đưa ra những giải pháp tối ưu và hiệu quả cho hoạt động văn thư nói chung tại công ty. Đồng thời chỉ ra rõ vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo công ty cũng như Phòng Hành chính Nhân sự đã không ngừng củng cố và hoàn thiện mọi mặt về cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của công tác văn thư.
Quan trọng hơn đó là việc thay đổi và nâng cao ý thức của mọi cá nhân về công tác văn thư phải được coi trọng những con người thầm lặng tỷ mỉ chau chuốt cho từng văn bản tài liệu. Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm và cung cấp thông tin…
thì những cá nhân làm công tác này luôn nỗ lực, cẩn thận, tỷ mỉ và miệt mài nhưng cũng không ít áp lực về thời gian giờ giấc. Cho nên Thế những đóng góp đó phải được ghi nhận xứng đáng.
Nói chung công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy An Hòa đã thực hiện khá tốt, đã có những đóng góp không hề nhỏ vào hoạt động chung của công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó còn không ít những mặt hạn chế và tồn tại. Vì vậy để nâng cao hoạt động quản lý tôi xin đề nghị một số khuyến nghị sau:
Cần phổ biến các quy chế, quy định về công tác văn thư và kỹ thuật
trình bày và soạn thảo văn bản tới các cán bộ nhân viên trong công ty. Nhằm nâng cao chất lượng các văn bản khi được soạn thảo xong và nâng cao ý thức tự giác của các cá nhân về công tác soạn thảo văn bản.
Việc giữ bí mật trong công tác văn thư là vô cùng quan trọng vì vậy cần nâng cao hơn nữa tinh thần giữ bí mật. Bảo quản và sử dụng con dấu doanh nghiệp theo đúng quy định hợp lý và chặt chẽ.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi đến phải nhanh chóng, chính xác, kịp thời và chủ động tránh tình trạng ỉ lại làm giảm hiệu quả công việc chung.
Nhanh chóng tiến hành triển khai việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử mOffice vào trong công tác văn thư nói chung và công tác văn phòng nói riêng.
Thường xuyên theo dõi và kiểm tra công tác văn thư nhằm nắm bắt được lượng văn bản đi đến và tinh thần trách nhiệm của nhân viên được giao trọng trách này.
Qua đây chúng ta có thể thấy rằng văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và ổn định rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít cá nhân, đặc biệt là cấp lãnh đạo đó là sự ghi nhận đánh giá khách quan của một tập thể đừng vì những nhận thức hạn hẹp chưa đúng mà xtôi nhẹ công tác này và phủ nhận đi những đóng góp của các cá nhân làm công tác văn thư.
Trong thời gian nghiên cứu vừa qua tôi luôn cố gắng để hoàn thành tốt công việc cũng như không ngừng trau dồi giữa lý luận và thực tiễn. Tuy nhiên do một số điều kiện khách quan nên không tránh khỏi những thiếu xót và hạn chế. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô và các bạn để để tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
2. Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính Phủ về sửa dổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
3. Thông tư liên tích số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an- Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Về quản lý và sử dụng con dấu;
4. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;
5. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;
6. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính;
7. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
8. Thông thư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng qy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức;
9. Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 thán 4 năm 2011 của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loại văn bản;
10. Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;
11. Vương Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, 2005.