* Hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ:
Dựa trên các văn bản chỉ đạo của Nhà nước Công ty cổ phần Giấy An Hòa đã xây dựng được quy chế, quy định về công tác văn thư lưu trữ và thể thức kỹ thuật trình bày văn bản:
Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 tháng 4 năm 2011 của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loại văn bản;
Quyết định số 36/QĐ-AHP ngày 10 tháng 5 năm 2010 của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy định về công tác văn thư và lưu trữ;
Nhờ các văn bản chỉ đạo trên thời gian qua công ty đã thực hiện khá tốt
về công tác soạn thảo văn bản, xây dựng được hệ thống các biểu mẫu soạn thảo từ quyết định, công văn, tờ trình…. Là cơ sở rõ ràng phục vụ công tá soạn thảo văn bản.
Thẩm quyền ban hành văn bản được quy đỉnh rõ ràng theo từng cấp bậc ký.
- Tổng giám đốc ký các văn bản: các báo cáo gửi lên Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và Tập đoàn; Các quy định quản lý và các văn bản quan trọng mang tính chủ trương, định hướng hoặc có lien quan hay phạm vi điều chỉnh đến các cấp trên; Các quyết định về tổ chức nhân sự; Quyết định ban hành các định hướng kế hoạch sản xuất kinh doanh;
Các hợp đồng kinh tế, tín dụng, lao động và hợp đồng giao dịch khác; Phê duyệt chứng từ thu chi, nhận nợ.
- Các Phó tổng giám đốc, giám đốc sản xuất: ký các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách ngoại trừ các văn bản do cấp Tổng giám đốc ký duyệt; các hợp đồng đồng giao dịch do người đại diện theo pháp luật của Công ty ủy quyền;
Các hợp đồng kinh tế, tín dụng, lao động và hợp đồng giao dịch khác thuộc lĩnh vực quản lý trên cơ sở nội dung đã được Tổng giám đốc phê duyệt.
- Giám đốc Hành chính Nhân sự kiêm trưởng phòng thừa lệnh Tổng giám đốc ký các công văn thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao y các văn bản.
- Các trưởng phòng ban, đơn vị: ký xác nhận chứng từ, tài liệu giao dịch; ký trình các văn bản theo chức năng của đơn vị; ký kiểm tra kiểm soát đối với các văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ giải quyết của đơn vị nhưng phải do Tổng giám đốc, phó tổng giám đốc; giám đốc sản xuất ký duyệt.
Như vậy, thẩm quyền ban hành văn bản của Công ty được chia ra rất rõ ràng trong Ban tổng giám đốc, giám đốc và trưởng phó các phòng ban. Được chia ra theo mảng và thực hiện theo chế độ Phân cấp ủy quyền. Có sự phân
công công việc cụ thể cho từng mảng công việc, theo từng lĩnh vực khác nhau như: lĩnh vực bao quát chung Tổng giám đốc; lĩnh vực Hành chính Nhân sự Tài chính kế toán; lĩnh vực Kinh doanh; lĩnh vực sản xuất; lĩnh vực dự án.
Việc phân công rõ nhiệm vụ và trách nhiệm theo từng mảng giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt, quá trình làm việc trao đổi giữa các phòng ban được thuận tiện trách việc gây nhầm lẫn, trồng chéo công việc lẫn nhau.
*Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty cổ phần Giấy An Hòa được thực hiện theo:
- Quyết định số 21/QĐ-AHP ngày 01 thán 4 năm 2011 của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành quy chế về thể thức, kỹ thuật trình bày các loại văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của công ty được thực hiện theo các bước: (Phụ lục số III)
- Bước 1: Chuẩn bị.
+ Xác định mục đích, tính chất tầm quan trọng của văn bản.
+ Lựa chọn tên loại và trích yếu nội dung.
+ Thu thập và xử lý thông tin.
+ Xây dựng đề cương.
- Bước 2: Viết bản thảo.
Căn cứ thông tin đã thu thập và đề cương, tiến hành viết bản thảo. Bản thảo được viết đi viết lại nhiều lần và kiểm tra về hình thức và nội dung.
- Bước 3: Duyệt bản thảo.
Sau khi bản thảo được thảo xong trình Trưởng phòng Hành chính Nhân sự kiểm tra nội dung và hình thức sau đó ký nháy vào văn bản.
- Bước 4: Hoàn thiện thể thức văn bản.
+ Văn thư ghi số ngày tháng văn bản.
+ Nhân bản văn bản.
+ Đóng dấu. Lưu ý giữ lại bản gốc không đóng dấu.
- Bước 5: Làm thủ tục ban hành, Chuyển giao văn bản.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là hai yếu tố quan trọng cơ bản để tạo thành một văn bản hoàn chỉnh đúng quy định, nhằm đảm bảo cho văn bản ban hành đúng tiêu chuển và hiệu lực pháp lý thi hành.
+ Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và tên của cơ quan, đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) căn cứ quy định của pháp luật hoặc căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, có thẩm quyền.
Điểm khác là phía trên tên công ty là một dòng logo đậm . Ví dụ:
CÔNG TY CỔ PHẦN GIẤY AN HÒA
+ Quốc hiệu: ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
+ Địa danh, ngày, tháng, ban hành văn bản:
Địa danh ghi trên văn bản của Công ty cổ phần Giấy An Hòa là: Tuyên Quang
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
Ví dụ: Tuyên Quang, ngày tháng năm 2015 + Số ký hiệu văn bản:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản hành chính:
- Ký hiệu của quyết định và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị.
Ví dụ:
+ Quyết định của Công ty cổ phần Giấy An Hòa ban hành:
Số:…../QĐ-AHP
+ Quyết định do Ban Quản lý dự án giấy tráng phấn cao cấp ban hành:
Số:…../QĐ-DAG
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).
Ví dụ:
+ Công văn của Công ty cổ phần Giấy An Hòa do Phòng Hành chính Nhân sự soạn thảo:
Số: ... /AHP-HCNS
- Nội dung và bố cục văn bản hợp lý phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng. Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Công ty cổ phần Giấy An Hoà; từ ngữ sử dụng phổ thông cách trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, xúc tích.
- Nơi nhận: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xtôi xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- UBND tỉnh Tuyên Quang;
- Sở Tài nguyên Môi trường;
- Lưu: VT.
+ Thể thức đề ký: Đúng với quy định về cỡ chữ và hình thức.
Ví dụ:
TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Văn A
+ Chữ ký và con dấu: Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu đóng chuẩn, trùm 1/3 chữ ký, rõ nét.
Do là một doanh nghiệp sản xuất nên hầu hết văn bản của công ty được trình bày với kết cấu ngắn gọn, việc sử dụng từ ngữ xưng hô thể hiện sự xã giao, lịch sự cũng như thể hiện quyền lợi và trách nhiệm khi ban hành được kiểm tra khá chặt chẽ như quyết định và hợp đồng. Việc trình bày logo trong văn bản giúp quảng bá được hình ảnh của công ty và hơn thế nâng cao vị thế trong mắt bạn hàng và tác mang đến tính trang trọng lịch sự.
Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty cổ phần Giấy An Hòa thực hiện khá đầy đủ các bước. Từ những văn bản quy định của nhà nước Công ty đã xây dựng được quy chế về công tác soạn thảo văn bản cũng như hoàn chỉnh mặt thể thức. Từ đó giúp cho quá trình quản lý cũng như việc truyền đạt thông tin được chuẩn xác hơn và là cơ sở để kiểm tra đánh giá cấp dưới theo quy trình quản lý.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động cũng thường xuyên xảy ra tình trạng
không làm đúng theo quy trình. Một số cá nhân chưa thực sự tuân thủ theo đúng quy định về công tác soạn thảo văn bản, còn lơ là coi thường thể thức văn bản chỉ chú trọng phần nội dung của văn bản. Thể thức văn bản không chính xác khiến người đọc có nét phản cảm, giảm đi tính trang trọng của văn bản, văn bản không được đẹp mắt. Đôi khi văn bản sau khi đã được soạn thảo do đơn vị soạn thảo chưa kiểm tra chính xác lỗi chính tả còn gây nhầm lẫn, hiểu sai lệch thông tin. Phần lớn văn bản sau khi soạn thảo được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành, nhân viên văn thư kiểm tra về thể thức đã nhiều lần phát hiện những lỗi sai của văn bản không chỉ về thể thức mà cả nội dung. Cũng đã có nhiều văn bản quay đầu làm lại để đảm bảo thông tin chính xác đến người nhận.