Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại văn phòng tổng công ty xây dựng đường thủy – thực trạng và giải pháp hoàn thiện

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 A. MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 5. Phương pháp nghiên cứu 5 6. Bố cục của đề tài 5 Phần I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 6 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy 6 1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Xây dựng Đường thuỷ 6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công Ty Xây dựng Đường thủy 8 1.1.3Đặc điểm về cơ sở vật chất trang thiết bị thi công tại Tổng Công ty 11 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy 13 1.2.1Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 13 1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 13 1.2.3Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 16 Phần II.TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠITỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG ĐƯỜNG THỦY THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN 23 2.1 Thực trạng công tác Văn Thư tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy 23 2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư 23 2.1.2 Mô hình tổ chức Văn thư 24 2.1.3 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo đối với công tác Văn thư 25 2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy 26 2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 26 2.2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 26 2.2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản 30 2.2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 32 2.2.4.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 32 2.2.4.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến 34 2.2.5 Quy trình lập hồ sơ hiện hành 37 2.2.6 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn Phòng 38 2.3 Vài nét về công tác Lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng, tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng và văn hóa công sở tại Tổng Công ty 40 2.3.1 Vài nét về công tác Lưu trữ 40 2.3.2 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 42 2.3.3 Công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng 43 2.3.4 Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Tổng Công ty 46 2.4 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư tại Tổng Công ty 48 PHẦN III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 3.1 Kết quả đạt được trong quá trình thực tập 50 3.1.1 Về nhận thức lý luận vào thực tiễn 50 3.1.2 Về nghiệp vụ chuyên môn 50 3.1.3 Về tác phong làm việc 51 3.1.4 Về khả năng giao tiếp 51 3.2 Đánh giá chung trong công tác Văn phòng tại Tổng Công ty 51 3.2.1 Ưu điểm 51 2.2 Nhược Điểm 54 3. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 56 3.1 Nguyên nhân 56 3.2 Giải pháp khắc phục 56 KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ kỹ thuật cao của nền kinh

tế toàn cầu hoá, đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công táchành chính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện cácmục tiêu Cùng với đó là xu thế hội nhập và mở cửa của đất nước, đã đặt ranhững yêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lýhành chính ở mỗi cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp

Trong nhiều năm qua, cùng với sự phát triển không ngừng của đấtnước, Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy đã không ngừng nỗ lực nhằmhoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phục vụ hiệu quả cho hoạt động hànhchính Đó chính là nền tảng vững chắc cho sự phát triển công tác Văn phòng,đáp ứng yêu cầu cho sự phát triển trong công cuộc đổi mới đất nước, đặc biệt

là công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay Mặt khác, công táchành chính Văn phòng là một trong những công tác không thể thiếu, có ýnghĩa quan trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý của mọi cơ quan, tổchức

Được sự đồng ý của Lãnh Đạo Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy ,tôi được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng tổng công ty – Phòng Tổ chức Laođộng, đây là cơ hội giúp tôi nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ, áp dụngnhững kiến thức lý luận vào thực tiễn công việc Trong thời gian kiến tập tôi

có điều kiện thâm nhập vào thực tế, hiểu biết hơn về công tác Văn thư – Lưutrữ và công tác Văn phòng của cơ quan

Bên cạnh đó, quá trình kiến tập còn giúp tôi rút ngắn được khoảng cáchgiữa lý luận và thực tiễn, tạo cho mình một phong cách làm việc của một côngchức Nhà Nước, một nhân viên Văn phòng thực sự, giúp tôi củng cố và hoànthiện những kiến thức lý luận đã được trang bị tại trường, đây sẽ là hành trangvững chắc để phục vụ công việc sau này

Với những kiến thức được các Thầy, Cô giáo trang bị, cùng với khảnăng nắm bắt công việc của bản thân, cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề chỉ ở

một góc độ nhất định Đồng thời, do điều kiện thực tập còn hạn chế về mặtthời gian, kinh nghiệm và kiến thức thực tế chưa sâu, vì vậy bài báo cáokhông tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng gópquý báu của Thầy, Cô và các bạn./.

Hà Nội, ngày 14 tháng 03 năm 2016

Sinh Viên

Trịnh Thị Lan

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong mỗi cơ quan, Doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều sảnsinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều đượclưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Việc soạn thảo, ban hành vănbản, lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ rất quantrọng Do đó, khi các cơ quan, tổ chức, Doanh nghiệp được thành lập, côngtác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọnghoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyếtcông việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan,

tổ chức, Doanh nghiệp Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụngmạnh mẽ công nghệ thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưuhành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phậnvăn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư,lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản

đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận vănthư, tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi

bộ phận lưu trữ

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó,việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sửdụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư,việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để pháthành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, việc soạn thảo vănbản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết côngviệc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viêntrong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn

thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tácvăn thư không thể thiếu đối với mọi hoạt động của cơ quan.

Qua quá trình nghiên cứu, thực tập tại Phòng Tổ chức – Lao độngthuộc Văn phòng Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy, xét thấy công tác vănthư được Lãnh đạo quan tâm song vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định

Vì vậy, Tôi chọn “Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công Ty Xây dựng Đường thủy – Thực trạng và Giải pháp hoàn thiện” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu vào các mục tiêu cụ thể sau:

Thứ nhất, nghiên cứu Mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng

Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

Thứ hai, tìm hiểu về Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn

phòng Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

Thứ ba, khảo sát về quy trình lập hồ sơ, tổ chức nhân sự, sử dụng trang

thiết bị Văn phòng tại Tổng Công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng TổngCông ty Xây dựng Đường thủy

Đối tượng khảo sát

- Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy

- Phòng Tổ chức – Lao động

Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Một số bài luận văn nghiên cứu về “ Tổ chức quản lý văn bản”

Một số bài nghiên cứu về các phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ côngviệc

Một số bài báo cáo nghiên cứu về vấn đề tổ chức nhân sự trong cơquan…

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Đề tài nghiên cứu gồm 03 phần, cụ thể:

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy.

Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy – Thực trạng và giải pháp hoàn thiện.

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy

1.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Xây dựng Đường thuỷ

Ngày 21/12/1991 Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải đã ký Quyết Định

số 2726/QĐ-TCCB-LĐ về việc thành lập “Tổng Công ty Xây dựng đường thủy” Tổng Công ty là doanh nghiệp Nhà nước, là tổ chức kinh doanh hạch

toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ Chức năng và nhiệm vụkinh doanh chính là xây dựng công trình giao thông đường thủy trong phạm

vi cả nước

Thực hiện chủ trương của Đảng và Chính phủ về việc chuyển đổi công

ty Nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nướclàm chủ sở hữu, ngày 30/6/2010 Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải đã ký QuyếtĐịnh số 1845/QĐ-BGTVT thành lập Công ty Mẹ - Tổng Công ty Xây dựngđường thủy Công ty Mẹ - Tổng Công ty Xây dựng đường thủy là công tytrách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, con dấu, biểu tượng

Cùng với sự phát triển về mọi mặt, thực hiện chủ trương của Đảng vàNhà nước nhằm tăng cường công tác quản lý đường thủy, ngoài chức năngnạo vét đảm bảo giao thông đường thủy, các năm sau Liên hiệp được giaotrực tiếp quản lý và xây dựng trên 40 cảng sông và hơn 3.500 km đường thủynội địa

Thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động liên danh,liên kết với các nhà thầu trong và ngoài nước, trong thời gian qua, Tổng Công

ty Xây dựng đường thuỷ đã đạt được những thành tích đáng kể Từ một đơn

vị chuyên ngành nạo vét sông, biển, đến nay Tổng Công ty Xây dựng đườngthủy đã có các đơn vị xây lắp đủ các loại hình công trình như: công trình thủycông, giao thông đường bộ, công trình dân dụng, công nghiệp, công trình thủylợi

Hơn thế nữa, năng lực thi công của Tổng Công ty cũng ngày được nângcao, đủ mạnh để thực hiện ở việc thi công các dự án có qui mô lớn, kỹ thuậtphức tạp như: Cảng Hòn Chông (Kiên Giang), cảng Cát Lái, cảng ContainerTân Thuận (TP Hồ Chí Minh), dự án Nâng cấp Cảng Tiên Sa (Đà Nẵng), dự

án Nâng cấp Cảng Hải Phòng, dự án Mở rộng cảng Cái Lân (Quảng Ninh), dự

án xây dựng Đường cao tốc Láng - Hoà Lạc (Hà nội), dự án Đường Hồ ChíMinh, dự án đường cao tốc TP Hồ Chí Minh - Trung Lương, dự án Nạo vétluồng ngoài cảng Cái Lân (Quảng Ninh), dự án Xây dựng luồng cho tàu biểntrọng tải lớn vào sông Hậu (Trà Vinh), dự án Xây dựng Thuỷ điện Đồng Nai4,…

Tính đến năm 2010 Tổng công ty đã có 30 đơn vị thành viên, bao gồm

4 Chi nhánh, 01 Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, 11 công ty con, 13công ty liên kết và nhiều Ban điều hành dự án trực thuộc công ty mẹ, hoạtđộng tại khắp mọi miền của đất nước Trong số đó có 12 đơn vị có chức năngthi công nạo vét sông biển, san lấp tôn tạo mặt bằng, 16 đơn vị có chức năngxây dựng các công trình cảng, kè, triền đà, ụ tầu, chỉnh trị đường thủy, trụcvớt, phá đá ngầm, xây dựng cầu đường bộ, thanh thải chướng ngại vật trêncác tuyến đường thủy, 01 Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng đường thuỷ, 01Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực Đầu tư và Dịch vụ nhân lực

Trong những năm qua , Tổng công ty đã không ngừng phấn đấu, cùngvới sự sáng tạo, năng động và nỗ lực cố gắng của toàn thể cán bộ công nhânviên Tổng công ty xây dựng đường thuỷ (Vinawaco) đã và đang phát triển vềmọi mặt, trở thành Tổng công ty đa ngành, đa nghề được các khách hàng tínnhiệm

Vinawaco được đánh giá cao thông qua sự hài lòng của khách hàng đốivới sản phẩm và dịch vụ của mình bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốtnhất, liên tục được cải tiến, đáp ứng yêu cầu kỹ, mỹ thuật cao và ngày cànghoàn thiện Với định hướng trở thành một tập đoàn mạnh, Vinawaco sẵnsàng kết nối hoạt động với các đối tác trên các lĩnh vực ở trong và ngoài

nước Khách hàng là trung tâm của mọi công việc, thoả mãn tốt nhất nhu cầucủa khách hàng từ chính thương hiệu của mình và cùng phát triển, luôn cầumong cho khách hàng thành đạt Vì điều đó Đổi mới - Hợp tác - Phát triển làcon đường vươn tới của Vinawaco

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Tổng Công Ty Xây dựng Đường thủy

a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ngày 21/12/1991, Bộ Trưởng Bộ Giao thông Vận Tải đã ký Quyếtđịnh số 2726 /QĐ-TCCB-LĐ về việc thành lập Tổng Công ty Xây dựngĐường thuỷ trên cơ sở tách nguyên trạng các xí nghiệp sản xuất kinh doanh rakhỏi Liên hiệp các xí nghiệp Quản lý Giao thông đường thuỷ

Tổng công ty là tổ chức kinh doanh hoạch toán kinh tế độc lập, có tưcách pháp nhân đầy đủ Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh chính là xâydựng công trình giao thông đường thuỷ trong phạm vi cả nước

Qua quá trình kiện toàn và liên tục phát triển, đến nay Tổng công tyxây dựng đường thuỷ bên cạnh nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng hệ thống cơ sở

hạ tầng giao thông đường thuỷ, còn mở rộng sang hoạt động ở nhiều lĩnh vựckhác như xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, tư vấn đầu tư vàđặc biệt đã mở rộng sang lĩnh vực xây dựng các công trình cầu, đường giaothông đường bộ, công trình thuỷ điện, thuỷ lợi

Tổng Công ty Xây dựng Đường thuỷ thuộc bộ GTVT và Bưu điện là

tổ chức chuyên ngành xây dựng công trình giao thông đường thuỷ trong phạm

vi cả nước

Tổng Công ty thực hiện nhiệm vụ xây dựng mới, nâng cấp, cải tạo, sửachữa hệ thống các công trình và tuyến luồng thuỷ, cầu bến cảng, xưởng đóngtàu…

Xây dựng các công trình dân dụng, cơ khí vận tải phục vụ ngành Giaothông vận tải và Bưu điện cũng như các ngành kinh tế quốc dân khác để sửdụng có hiệu quả năng lực của Tổng Công ty

Tổng nhận thầu toàn bộ các công trình xây dựng, kinh tế- kỹ thuật, thiết

kế kỹ thuật, thiết kế tổ chức thi công các công trình giao thông đường thuỷ và

và các công trình ngoài Ngành khi có đơn hàng

Hợp tác với nước ngoài trong lĩnh vực xây dựng đường thuỷ để xâydựng, phát triển và nâng cao trình độ chuyên môn

Tổ chức đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ tay nghề cho độingũ cán bộ công nhân kỹ thuật chuyên ngành Xây dựng Đường thuỷ

Xây dựng định hướng chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn, trunghạn, ngắn hạn Lập, quản lý và điều hành các dự án đầu tư , Thẩm tra đơn giá

dự toán Dự toán các công trình xây dựng Nghiên cứu thị trường các dự án,cân đối kế hoạch với năng lực thi công của Tổng Công ty

2 Phòng Tài chính kế toán

Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn, trung hạn , ngắn hạn Phân tích ,đánh giá các tiêu chí tài chính, số liệu hạch toán, tham mưu, đề xuất các giảipháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của Tổng Công

ty Tập hợp các khoản chi phí và giá thành các công trình do Tổng Công tythực hiện Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu,nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản

Tham mưu cho Giám đốc trong các công tác tài chính, kế toán kiểmtoán nội bộ, quản lý tài sản, thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, kiểm soát các

chi phí hoạt động của cơ quan.

3 Phòng Tổ chức Lao Động

Phòng Tổ chức – Lao động có chức năng tham mưu, giúp việc trongcác lĩnh vực về công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác lao độngtiền lương, công tác bảo hộ lao động, các chế độ chính sách khác liên quanđến người lao động

Quản lý nguồn lực của Công ty Tổ chức xây dựng tiêu chuẩn côngviệc cho các vị trí công tác Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật,

và giải quyết các vẫn đề về tiền lương, thưởng cho nhân viên Hướng dẫn vàthực hiện các chế độ chính sách cho người lao động

Tham mưu , thực hiện nghiệp vụ về công tác hành chính tổng hợp,quản lý nội bộ cơ quan Tổng công ty, đảm bảo an ninh, an toàn trụ sở phục vụhoạt động cơ quan

Đề xuất sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt động Tổng công ty khi xét thấycần thiết Hướng dẫn ,kiểm tra các đơn vị thực hiện nghiệp vụ và các quyđịnh về công tác tổ chức ,cán bộ, lao động, tiền lương, bảo hộ lao động ,…củađơn vị

Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc thựchiện công tác cán bộ

4 Phòng Quản lý dự án

Làm công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng, tài chính, nhânlực tại công trình và có nhiệm vụ báo cáo lên Tổng Công ty Ngoài ra cònquản lý nhân lực, bảo vệ vật tư và tài sản của công trình mà Tổng Công tyđang nhận thầu và thi công

Tham mưu, giúp Tổng Giám đốc Tổng Công ty thực hiện nhiệm vụquyền hạn của Chủ đầu tư trong việc triển khai các dự án đầu tư xây dựng doCông ty Mẹ làm chủ đầu tư Phòng quản lý dự án chịu trách nhiệm trước phápluật và Tổng Giám đốc Tổng Công ty về nhiệm vụ, quyền hạn những dự ánđược giao

5 Phòng Kỹ thuật công nghệ

Thực hiện quản lý các hoạt động khoa học công nghệ, công tác ứngdụng các tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất, công tác quản lý chất lượng côngtrình, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đầu

tư, đổi mới máy móc thiết bị và công nghệ

Quản lý kỹ thuật, chất lượng, công nghệ thi công đường, hầm, cảng,kiến trúc…

Thực hiện công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quy trìnhsản xuất, thi công Thực hiện chỉ đạo và quản lý kỹ thuật chất lượng, khốilượng công trình

Phối hợp với các phòng thiết kế và cơ quan hữu quan, chủ đầu tư….xâydựng biện pháp tổ chức thi công, tiến bộ thi công, tiến độ thi công, đảm bảochất lượng và an toàn trong thi công Kiểm tra các công đoạn nhập nguyênliệu vào thi công

Ngoài ra còn có các Phòng, ban, bộ phận giúp việc cho cơ quan như:Phòng bảo vệ, Phòng Văn thư, Bộ phận nhà bếp…

1.1.3 Đặc điểm về cơ sở vật chất trang thiết bị thi công tại Tổng Công ty

Thiết bị phục vụ thi công của Tổng công ty có hơn 400 thiết bị, được cụthể hóa trong bảng sau:

Bảng 01: Bảng thống kê thiết bị thi công chuyên dụng của công ty

ST

T

lượn g

Tên hãng Nước sản xuất

6 Xe cẩu - thiết bị cẩu 22 Hitachi Nhật Bản

7 Máy nâng vận chuyển 10 Hitachi Nhật Bản

Trung

Cơ sở vật chất hạ tầng , vật tư trang thiết bị và môi trường làm việc

đóng một vai trò không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Dotính chất, lĩnh vực hoạt động và các ngành nghề của công ty, các công trìnhkhông tập trung ở một nơi cố định mà nằm rải rác trên nhiều địa bàn , bởi vậyTổng công ty không có điều kiện xây dựng cơ sở hạ tầng một cách tốt nhấtcho toàn bộ công nhân viên của công ty, chỉ có trụ sở , văn phòng tổng công

ty, nơi làm việc của các phòng ban được xây dựng cố định, khang trang vàtiện nghi

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Tổng Công Ty Xây Dựng Đường Thủy

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

Văn phòng Tổng Công ty Xây Dựng Đường thủy gồm có 01 Trưởngphòng, 01 Phó phòng điều hành thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Có 05chuyên viên thực hiện công tác tham mưu ở từng lĩnh vực khác nhau

Trưởng phòng, Phó phòng được Tổng Giám Đốc bổ nhiệm, miễmnhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật Trưởng phòng làngười đứng đầu Văn Phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc, Hộiđồng thành viên và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng

Phó trưởng phòng được Trưởng phòng phân công theo dõi khối côngviệc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, Trưởng Phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được giao Khi Trưởng Phòng đi công tác, Phó Phòng đượcTrưởng Phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng

Văn Phòng có các bộ phận chuyên môn giúp việc phục vụ gồm: Bộphận Văn thư - Lưu trữ, Bộ phận quản trị mạng, Bộ phận tài vụ, Bộ phận nhà

ăn, Tổ bảo vệ, Tổ lái xe

Biên chế của Văn Phòng nằm trong tổng số biên chế do Hội đồng thànhviên phân bổ để thực hiện nhiệm vụ nhất định trong thời gian nhất định

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng

a) Chức năng

Văn phòng Tổng công ty có chức năng giúp việc cho Tổng giám đốcTổng công ty về các lĩnh vực: Quản lý công tác đối nội, đối ngoại của Tổngcông ty, Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, Quản lý công tác hành chính, quảntrị, lễ tân và bảo vệ cơ sở vật chất, đảm bảo phương tiện làm việc, đi lại, phục

vụ cung cấp những vật dụng cần thiết cho hoạt động quản lý của các phòng,ban và lãnh đạo Tổng công ty

Tham mưu , thực hiện nghiệp vụ về công tác tổ chức, cán bộ , laođộng , tiền lương, thi đua, khen thưởng ,giải quyết khiếu nại , tố cáo của Tổngcông ty

Thực hiện nghiệp vụ về công tác hành chính tổng hợp, quản lý nội bộ

cơ quan, đảm bảo an ninh, an toàn trụ sở cơ quan

b) Nhiệm vụ

Chủ trì xây dựng và thực hiện phương án sắp xếp tổ chức của cơ quanTổng công ty và toàn Tổng công ty Đề xuất sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạtđộng Tổng công ty khi xét thấy cần thiết Xây dựng phân cấp quản lý công tác

tổ chức cán bộ, lao động tiền lương trong Tổng công ty Hướng dẫn ,kiểm tracác đơn vị thực hiện nghiệp vụ và các quy định về công tác tổ chức ,cán bộ ,lao động , tiền lương, bảo hộ lao động ,…của đơn vị

Tuyển chọn ,bố trí, sử dụng, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên cơquan Quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, thực hiện chế độ bổ nhiệm, miễnnhiệm, luân chuyển, kỷ luật cán bộ Hướng dẫn , kiểm tra tình hình thực hiệncác chế độ, chính sách về lao động, tiền lương của các đơn vị trực thuộc

Xây dựng và triển khai kế hoạch bảo hộ lao động của Tổng công ty ,duyệt kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch bảo hộ lao động của Tổngcông ty, kiểm tra an toàn, vệ sinh công nghiệp và phòng chống cháy nổ ở cơquan

Xây dựng và đôn đốc, kiểm tra thực hiện nội quy an toàn và vệ sinhlao động tại cơ quan và các đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty

Xây dựng kế hoạch , chương trình , nội dung thi đua , khen thưởng phù

hợp với từng thời kỳ cụ thể của Tổng công ty Triển khai, hướng dẫn tập thể,

cá nhân thực hiện chương trình, kế hoạch thi đua, khen thưởng

Chủ trì , tổ chức phát động các phong trào thi đua trong Tổng công ty,tổng kết, đánh giá, đề nghị khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích

Là đầu mối thu thập, xử lý , cung cấp thông tin của Tổng công ty chocác tổ chức , cá nhân theo quy định của Pháp luật và yêu cầu của Lãnh đạo

Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định.Mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, báo chí, tài liệuphục vụ hoạt động của Cơ quan Căn cứ đề nghị của các phòng, ban, tập hợp,báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt và tổ chức mua sắm trangthiết bị, công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm theo quy định của Tổng công ty

và theo kế hoạch đã được duyệt

Quản lý tài sản, thiết bị Cơ quan, đề xuất các giải pháp sử dụng hiệuquả các phương tiện, thiết bị văn phòng

Chuẩn bị các chuyến công tác, các buổi làm việc và tiếp khách Thựchiện công tác lễ tân các cuộc họp, hội nghị và lễ kỷ niệm của Tổng công ty

Đảm bảo vệ sinh, môi trường toà nhà làm việc và khu cơ quan

Xây dựng kế hoạch triển khai hiệu quả công nghệ thông tin trong tổngcông ty

Quản lý hồ sơ pháp lý liên quan đến nhà, đất Hoàn thiện các thủ tụcpháp lý về đất đai của Tổng công ty Theo dõi tình hình sử dụng nhà đất củaTổng công ty tại đơn vị trực thuộc

Theo dõi các thông tin liên quan tới Tổng công ty và các đơn vị thànhviên, kịp thời báo cáo Lãnh Đạo Tổng công ty để xử lý, giải quyết khi có côngviệc đột xuất hoặc khi đến hoạt động của Tổng công ty Thường xuyên báocáo Lãnh đạo Tổng công ty tình hình giải quyết các công việc của các phòng,ban, đơn vị

Thực hiện các công tác khác theo chỉ đạo, phân công của Lãnh đạoTổng công ty

c) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

( sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Tổng Công Ty Xây dựng Đường thủy được trình bày tại Phụ Lục II )

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí

trong văn phòng

Văn phòng Tổng công ty làm việc theo chế độ Thủ trưởng, cấp dướiphải tuân thủ sự chỉ đạo và điều hành của cấp trên Đồng thời, phát huy dânchủ nâng cao tinh thần trách nhiệm, chủ động phối hợp đoàn kết, kỷ cương vàthống nhất trong thực thi công vụ Phân công nhiệm vụ của các vị trí côngviệc trong Văn phòng được thể hiện rõ ràng

Căn cứ Quyết định số 1065/QĐ-TCLĐ, ngày 09/07/2014 về việc tổchức các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Tổng công ty Xây dựng đườngthủy-CTCP Phòng Tổ chức phân công, bố trí vị trí việc làm cho cán bộ nhânviên trong phòng như sau:

1 Trưởng phòng.

Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước Giám Đốc Công ty Kiểm tra,đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình

Quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ cácnhiệm vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh củaGiám Đốc Công ty

Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập như Tuyểndụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹthuật

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể :

- Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động

- Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

- Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

- Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

- Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty.

- Hồ sơ cán bộ công nhân viên

- Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

- Đối nội, đối ngoại

- Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

- Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám

Giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng điều hành

tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, cụ thể như:

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về phát triển lĩnh vực chuyên môn,chuyên ngành; xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hướng dẫnkiểm tra, tham gia thanh tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,các chế độ, chính sách đã ban hành; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả hoạtđộng; tổng hợp thông tin, báo cáo về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành,nhiệm vụ được phân công phụ trách

Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn, chuyênngành được giao

Chủ trì hoặc tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vựcchuyên môn, chuyên ngành được giao

Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Tổng công ty, côngtác bảo vệ an ninh trật tự, Công tác thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tốcáo, công tác hành chính nội bộ, trực tiếp quản lý và điều động xe con vănphòng Tổng công ty

Tổ chức hội nghị, lễ tân, khánh tiết

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

3 Chuyên Viên

a) Chuyên viên đối với công tác tổ chức hoạt động

Thực hiện công tác cán bộ đối với đơn vị trực thuộc Công ty theo phâncấp Xây dựng phân cấp quản lý công tác tổ chức Cán bộ, lao động, tiềnlương trong Tổng công ty

Xây dựng và thực hiện phương án sắp xếp tổ chức của cơ quan, hướngdẫn, kiểm tra các bộ phận thực hiện nhiệm vụ và các quy định về công tác tổchức hoạt động

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

b) Chuyên viên đối với công tác lao động, tiền lương

Đối với công tác lao động tiền lương, chuyên viên thực hiện theovBộluật lao động và quản lý lao động theo sự phân cấp của Tổng công ty

Xây dựng kế hoạch lao động, biên chế lao động, ký kết hợp đồng lao

động, đăng ký hợp đồng lao động, xây dựng thỏa ước lao động, nội quy laođộng Xây dựng và quản lý định mức lao động, đơn giá tiền lương theo phâncấp của Tổng công ty

Tham gia giải quyết những vấn đề tranh chấp lao động

Tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ tiền lương.Thực hiện công tác tiền lương của cơ quan

Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương áp dụng trong Công ty.Thực hiện nhiệm vụ khác được phân công

c) Chuyên viên đối với công tác quản lý bảo hiểm xã hội

Trong công tác quản lý Bảo hiểm xã hội, chuyên viên thực hiện nhiệm

vụ này theo quy định của Nhà nước

Hưỡng dẫn, kiểm tra , theo dõi các đơn vị thực hiện chế độ bảo hiểm y

tế, bảo hiểm thất nghiệp

Thực hiện công tác thanh toán các chế độ Bảo hiểm y tế cho nhân viêntrong Công ty

Thống kê và làm báo cáo số liệu BHXH khi được yêu cầu

Thực hiện quy chế chốt sổ cho nhân viên, làm thủ tục chấm dứt hợp

đồng lao động, chuyển công tác với cơ quan Bảo hiểm xã hội, chốt sổ chomột số cán bộ nghỉ hưu.

Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công

d) Chuyên viên đối với công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện mục tiêu, kếhoạch, chương trình, nội dung hoạt động của cơ quan

Phối hợp thực hiện công tác thanh tra việc thực hiện chính sách phápluật, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với các nhiệm vụ được giao tại cácphòng, đơn vị

Thực hiện công tác thanh tra thủ trưởng;

Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công

e) Chuyên viên đối với công tác thi đua, khen thưởng

Xây dựng kế hoạch, chương trình, nội dung thi đua, khen thưởng, thựchiện các chương trình, thủ tục công tác thi đua, khen thưởng đối với các tậpthể, cá nhân trong cơ quan Tổng công ty theo quy định của Nhà nước

Chủ trì, tổ chức phát động các phong trào thi đua trong Tổng ty, xâydựng quy chế khen thưởng, cụ thể hóa các điều kiện, tiêu chuẩn, hình thứckhen thưởng

Triển khai, hướng dẫn đơn vị, phòng thực hiện chương trình, kế hoạchthi đua khen thưởng

Xây dựng quy chế khen thưởng, điều kiện, tiêu chuẩn, hình thức khenthưởng

Thực hiện các công tác khác được phân công

f) Chuyên viên đối với công tác cán bộ

Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên trong cơ quan theo phân cấp,quản lý các thông tin của nhân viên theo quy định

Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, thủ tục để cấp, đổi hộchiếu, xuất nhập cảnh ( VISA) và các thủ tục có liên quan cho cán bộ côngnhân viên được cử đi công tác nước ngoài theo quy định của Pháp luật

Thực hiện công việc khác theo sự phân công của Lãnh đạo phòng.

g) Chuyên viên Văn thư

Thực hiện các công tác có liên quan như bảo quản và sử dụng con dấucông ty theo quy chế,Phân phát công văn của công ty và cấp trên

Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu hồ sơ, tài liệu của Công ty theo quyđịnh

Thực hiện công tác chế bản, in ấn, photocopy hồ sơ, tài liệu, văn bảnphục vụ quản lý và điều hành kinh doanh của Tổng công ty khi được lãnh đạoTổng công ty giao nhiệm vụ

Hướng dẫn nghiệp vụ bảo mật, hành chính, văn thư, lưu trữ cho cácđơn vị, phòng trong Công ty đảm bảo mọi thông tin được thông suốt, nhanhchóng

Cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, báo chí, tài liệuphục vụ công tác Của cơ quan Tổng công ty Quản lý tài sản, thiết bị, Côngtác quản lý thông tin, viễn thông của Tổng công ty

Thực hiện các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của Giámđốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phâncông, chỉ đạo của Lãnh đạo

Tham mưu thực hiện các giải pháp để đảm bảo an ninh thông tin, ứngdụng và khai thác hiệu quả công nghệ thông tin trong Tổng công ty

Xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện bảo trì, bảo dưỡng hệ thống

thông tin, viễn thông của cơ quan Tổng công ty.

Quản lý các tài sản, phương tiện, trang thiết bị… phục vụ hoạt độngcủa cơ quan Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện nội quy của Tổngcông ty

Chuẩn bị cho công tác hội nghị, âm thanh, loa đài, pa nô, áp phích, cờ,khẩu hiệu, hội trường, khánh tiết lễ tân… khi có yêu cầu

Thực hiện các nhiệm vụ khác do sự phân công của Lãnh đạo

5 Tổ bảo vệ

Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty. Là lực lượngchính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏa hoạn

Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ công nhân viên khi ra vào cổng.Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc Bảo quản các dụng cụphòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản công cộng.Các công tác có tính độtxuất khác theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Ngoài

ra, lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy nổthiên tai.Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,thiên tai

6 Nhân viên nấu ăn

Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể như:

Thực hiện nhiệm vụ nấu cơm Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trướcGiám đốc và Trưởng phòng Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết

bị phục vụ ăn uống cho toàn công ty

Phụ trách công tác sổ sách báo ăn hàng ngày củacán bộ công nhân viêncông ty Tiếp phẩm, thanh quyết toán theo định kỳ mà công ty quy định

Phụ việc cho người nấu ăn chính Tổ chức tổ nhà ăn vệ sinh khu vựcnhà ăn theo định kỳ.Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo củaGiám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng

Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực phần hành côngviệc của mình.

Phần II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG ĐƯỜNG THỦY - THỰC TRẠNG VÀ

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

2.1 Thực trạng công tác Văn Thư tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác Văn thư

Tổng Công ty Xây Dựng Đường thủy thực Hiện công tác Văn thư theo

hệ thống các Văn bản sau:

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

Nghị Định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/11/2013 của Chính Phủ về việcquy định chi tiết một số điều luật của Luật Lưu trữ

Nghị Định số 110/2004/N Đ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ vềcông tác văn thư và Nghị Định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính Phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị Định số 110/2004/N Đ-CPngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chínhphủ về Quản lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội Vụ về việcxây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Quyết Định số 994/QĐ-UBND ngày 23 tháng 7 năm 2013 của Ủy banNhân dân huyện Yên Định về việc ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưutrữ

• Văn bản quản lý của Tổng công ty xây dựng đường thuỷ ban hành gồm có:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định…

+ Chỉ thị, Thông tư

+ Công văn hành chính

+ Các công văn giấy tờ có liên quan tới Hợp đồng lao động, đăng kýhợp đồng lao động, thoả ước hợp đồng lao động.

+ Dự án, đề án

2.1.2 Mô hình tổ chức Văn thư

Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong

cơ cấu tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chứcnăng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiệncác nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưutrữ trong cơ quan; Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệulưu trữ của cơ quan; Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữcho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong

cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời giantới

Hình thức tổ chức công tác văn thư là cách thức tổ chức thực hiện một

số khâu của công tác văn thư mang tính nghiệp vụ thuần tuý như tiếp nhận,vào sổ đánh văn bản Mô hình tổ chức Văn thư như Văn thư tập trung, Vănthư phân tán, Văn thư hỗn hợp

Văn thư tập trung tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao

và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóngdấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trựcthuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan

Văn thư phân tán các nội dung công việc trên được tiến hành phân tán

ở Văn phòng cơ quan và ở từng đơn vị chuyên môn

Văn thư hỗn hợp kết hợp cả hai hình thức trên Một số công việc nhưđánh máy, in, nhận và gửi công văn giấy tờ thì tập trung giải quyết ở Vănphòng cơ quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan, vừa

ở các đơn vị chuyên môn

Tuy nhiên, hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Tổngcông ty xây dựng đường thuỷ theo hình thức “văn thư hỗn hợp” là chủ yếu

kết hợp cả văn thư tập trung và văn thư phân tán Các công việc hầu hết đượcbàn giao cho văn thư có nhiệm vụ thu thập xử lý thông tin, trường hợp nếu cóliên quan tới các phòng chuyên môn thì văn thư lại phải liên hệ tới các phòngphối hợp làm Soạn thảo văn bản hỏi ý hiến trình lên lãnh đạo duyệt, ký rồilại quay trở về phòng văn thư lưu trữ đóng dấu mới có thể hoàn thành nhiệm

2.1.3 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo đối với công tác Văn thư

Công tác Văn thư được Lãnh đạo Công ty quan tâm, chỉ đạo thực hiện,nhằm đảm bảo cho việc điều hành công việc thường xuyên của cơ quan Bêncạnh đó, cơ quan đã cố gắng thực hiện tốt các quy định của Nhà Nước vềcông tác Hành chính, Văn thư

Đồng thời, Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy lĩnh vực hoạt độngtương đối rộng do vậy khối lượng công việc nhiều, nhiều dự án lớn, tráchnhiệm trong công việc tương đối nặng nề, vì vậy Lãnh đạo Công ty rất quantâm đến công tác Hành chính, Văn thư – Văn phòng

Hàng năm, Văn phòng Công ty đều trình Lãnh đạo kế hoạch mở lớp tậphuấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đối tượng học gồm các nhân viên và lãnh đạo cácđơn vị Nội dung tập huấn ngoài những vấn đề cơ bản của công tác Văn thư –Văn phòng còn bổ sung thêm về vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác Văn thư, Lưu trữ, Văn phòng

Văn phòng Công ty đã phối hợp với các đơn vị, Công ty con, Chinhánh trực thuộc thường xuyên mở các lớp tập huấn ngắn hạn về công tácHành chính, Văn thư, Lưu trữ nâng cao năng lực cán bộ trong việc quản lýban hành và tiếp nhận, xử lý, giải quyết văn bản

Ngoài ra, Công ty đã trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, trang

bị cần thiết đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ, nhằm nâng cao hiệu quảtrong việc chỉ đạo và trao đổi thông tin trong công tác văn thư, Văn phòng đã

tổ chức một số lớp tập huấn cho nhân viên Văn thư, chuyên viên về các kỹnăng soạn thảo văn bản, sử dụng máy vi tính, truyền và khai thác văn bản trênmạngj nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc

2.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy

2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan

( Mẫu hóa một số văn bản do Tổng Công ty Xây dựng Đường thủy ban hành được trình bày tại Phụ Lục III )

Tổng công ty xây dựng đường thuỷ hầu hết ban hành các văn bản hànhchính thông thường như : Quyết định, thông báo ,kế hoạch, công văn,…nhữngvăn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quyphạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tìnhhình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

Dưới sự quan sát, hướng dẫn của chuyên viên thuộc Tổng công ty, tôiđược tiếp cận với các Văn bản quy định về nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó

có các lĩnh vực như đấu thầu, các dự án, xây dựng, tuyển dụng, khen thưởng,điều động, luân chuyển cán bộ,…

2.2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản của Tổng công ty bao gồm 9 thành phần thể thức, cụ thể nhưsau:

1 Quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày ở ô số 1 , chiếm khoảng 1/2 trang giấy theochiều ngang, ở phía trên, bên phải

Dòng thứ nhất: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

được trình bày theo chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng , đậm

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do- Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường , cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng, đậm được đặt giữa dướidòng thứ nhất, chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ cógạch nối, có cách chữ, ở phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dàibằng độ dài của dòng chữ Ví dụ:

“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM’’

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

2. Tên cơ quan

Tên cơ quan được trình bày tại ô số 2, chiếm khoảng 1/2 trang giấytheo chiều ngang, ở phía trên , bên trái, được trình bày bằng chữ in hoa, cùng

cỡ chữ với Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơquan, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dàicủa dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ:

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TCT XD ĐƯỜNG THUỶ - CTCP

3. Số , ký hiệu của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả -rập, bắt đầu từ số 01 vào ngàyđầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Số và ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữadưới tên cơ quan Từ “ Số” được trình bày bằng chữ in thường, kí hiệu bằngchữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ “ Số” có dấu hai chấm, vớinhững số nhỏ hơn phải ghi thêm số 0 phía trước, giữa số và ký hiệu văn bản

có dấu gạch chéo không cách chữ.Ví dụ:

Số: 557/QĐ-VP

4. Địa danh và ngày,tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hànhĐịa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13

đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu của địa danh được viết hoa, sau địadanh có dấu phẩy, địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dướiQuốc hiệu.

Ví dụ: Hà Nội , ngày 22 tháng 2 năm 2016

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Tên loại và trích yếu nội dung các văn bản của Tổng công ty đượctrình bày tại ô số 5a ( hầu hết là các văn bản có tên loại như: quyết định, kếhoạch, báo cáo,tờ trình và các loại văn bản khác ) được đặt canh giữa bằngchữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm, trích yếu nội dung văn bản đượcđặt canh giữa ngay dưới tên văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng, đậm, bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Hội đồng bảo hộ lao động của Tổng Công ty Xây dựng đường Thuỷ- CTCP

6. Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản

Nội dung của văn bản được trình bày tại ô số 6 Phần nội dung văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường ( được dàn đều cả hai bên), kiểu chữ đứng,

cỡ chữ từ 13 đến 14

7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Quyền và chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a , chức vụkhác của người ký được trình bày tại ô số 7b, các chữ viết tắt quyền han như

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

8. Dấu của cơ quan

Dấu của cơ quan được trình bày tại ô số 8, dấu giáp lai được đóng vàokhoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phầncác tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

9. Nơi nhận.

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b

Phần nơi nhận ở ô 9a được trình bày như sau:

- Từ “ Kính gửi” và tên cơ quan, hoặc các nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng

- Sau từ “ Kính gửi” có dấu hai chấm

Phần nơi nhận tại ô số 9b được trình bày như sau:

- Từ “ Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng ( ngang hàng vớidòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu haichấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng , đậm

Phần liệt kê các cơ quan,tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổchức , đơn vị hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức đơn vị, các nhân nhận văn bảnđược trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái,cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối cùng bao gồm có dòng chữ “Lưu”sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt tên đơn vị( hoặc bộ phận)soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu Cuối cùng là dấu chấm

Như vậy, đối với văn bản hành chính Văn phòng Công ty thực hiệntheo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 09 tháng 01 năm 2011của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòngCông ty thực hiện theo đúng quy định về số, ký hiệu văn bản, tên loại tríchyếu nội dung văn bản,…

2.2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản

Trong hoạt động quản lý của Văn phòng cơ quan, soạn thảo và banhành văn bản là nhiệm vụ quan trọng mang tính chất thường xuyên Khốilượng công việc lớn, văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việcnhiều, Văn bản của cơ quan khi soạn thảo phải tuân thủ theo quy trình nghiêmngặt về sọan thảo và ban hành văn bản

1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản quản lý tại Tổng Công ty Xây dựng

Đường thuỷ được thực hiện theo trình tự sau:

( sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản được trình bày tại Phụ lục IV)

- Bước 1 : Soạn thảo, thẩm tra văn bản

- Bước 2: Trình, duyệt văn bản

- Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

- Bước 4: Lãnh đạo ký ban hành

- Bước 5: Làm thủ tục ban hành

Bước 1: Soạn thảo, thẩm tra văn bản.

Văn bản được giao cho một cán bộ chuyên môn phụ trách thảo văn bảnVăn bản sau khi được soạn thảo, được đơn vị thảo luận và lãnh đạo đơn

vị thông qua Trong trường hợp càn thiết phải tổ chức cuộc họp, như khi banhành văn bản có nội dung liên quan đến vấn đề về quy chế làm việc, chi tiêunội bộ của văn phòng, …

Bước 2: Trình, duyệt văn bản.

Đối với văn bản hành chính thông thường dự thảo sau khi hoàn thiệnphải chuyển lên văn phòng để kiểm tra về thể thức, nội dung, thủ tục trướckhi trình Lãnh đạo cơ quan

Đối với văn bản quy phạm, văn bản dự thảo phải chuyển lên văn phòng

Bước 3: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành.

Kiểm tra lại nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày phải tuân thủ theođúng quy định của nhà nước, cơ quan, nội dung phải đúng với quy định đãđược thống nhất

Bước 4: Lãnh đạo ký ban hành.

Lãnh đao cơ quan sau khi xem xét dự thảo, thấy văn bản đã đạt yêu cầu

về thể thức, nội dung ký ban hành đúng theo thẩm quyền được quy định

Số lượng văn bản nhiều, các văn bản đều phải tuân thủ theo những quyđịnh chặt chẽ về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Các văn bản thểhiện đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, góp phần đem lại hiệu quả caotrong công việc

Bảng 02: Thống kê số lượng văn bản phát hành năm 2012 – 2015

STT Tên văn bản Năm

2012

Năm 2013

Năm 2014

Năm 2015

2.2.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

2.2.4.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi – đến là một công việc quantrọng của Văn phòng Số lượng văn bản đi, đến nội dung, quá trình xử lý sẽphản ánh toàn bộ hoạt động của cơ quan Do vậy, Công ty đã ban hành một sốvăn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến,thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản… nhằm đảm bảo tính thống nhất, nângcao hiệu lực pháp lý đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong giải quyết , quản

lý văn bản

Để quản lý một khối lượng văn bản tương đối lớn như vậy,hàng ngàycán bộ phụ trách phải nhập văn bản vào máy tính các văn bản được phát hành.Trong đó, phải ghi cụ thể tên loại văn bản, ngày phát hành, số, ký hiệu, tríchyếu nội dung, người ký, đơn vị soạn thảo, đơn vị nhận…

• Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

( sơ đồ hóa quy trình tổ chức , quản lý, giải quyết văn bản đi được trình bày ở phần Phụ lục số V )

Tất cả các văn bản do cơ quan phát hành phải được quản lý theo trình

tự sau:

Bước 1: Trình văn bản đi

Các văn bản đi của cơ quan thường được giao cho chuyên viên phòngvăn thư soạn thảo Sau khi văn bản được soạn thảo, trình lên lãnh đạo xin ýkiến trước khi ban hành.

Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng ban hành văn bản

Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản, văn thư của công ty có tráchnhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, cụthể có đảm bảo các yếu tố về thể thức không Trước khi thực hiện các côngviệc để phát hành văn bản, nếu phát hiện sai sót phải kịp tời báo cáo với Lãnhđạo hoặc người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 3 : Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi dược đăng ký vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đitrên máy tính.Văn bản mật được đăng ký riêng

Bước 4: Nhân bản, đóng dấu cơ quan

Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở

số lượng tại nơi nhận văn bản, việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến củaLãnh Đạo cơ quan

Việc đóng dấu được thực hiện đúng theo quy định, rõ ràng, ngay ngắn,đúng chiều, đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định Dấu của công ty đượcđóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái

Bước 5: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Thủ tục phát hành văn bản, được Văn thư cơ quan thực hiện các côngviệc như lựa chọn bì, viết bì, vào bì và dán bì, đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu

độ mật và dấu khác lên bì Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hànhchính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậmnhất là trong này làm việc tiếp theo

Các văn bản được chuyển giao của công ty tới các đối tượng có liênquan phải nhanh chóng , kịp thời đảm bảo tiến độ hoạt động của công ty

Bước 6: Lưu văn bản đi

Tất cả các văn bản đi đều phải lưu lại văn thư, đối với văn bản mậtđược lưu riêng Văn thư cơ quan bảo quản và sắp xếp các bản lưu trên các kệđựng tài liệu chuyên dụng của công ty

Công tác quản lý, giải quyết văn bản rất được Lãnh đạo quan tâm, đượctiến hành chặt chẽ ở tất cả các Phòng, bộ phận đảm bảo có sự tập trung vàphân cấp hợp lý thực hiện theo đúng quy trình ISO thể hiện tính nghiêm minhtrong hoạt động quản lý

Bảng 03 : Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Trích yếu Đơn vị

soạn thảo

Người ký

Nơi nhận

Nhìn chung, công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng Công ty đềuđược quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếpnhận , đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định củapháp luật, cơ quan Việc tổ chức, quản lý giải quyết văn bản đi được tiến hànhchặt chẽ, đảm bảo sự tập trung và phân cấp hợp lý, vì vậy lượng văn bản đikhá nhiều nhưng vẫn được giải quyết kịp thời, nhanh chóng và không bị tồnđọng

2.2.4.2 Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đến

Thực hiện hệ thống quản lý chất lượng văn bản theo tiêu chuẩn ISO,việc áp dụng quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến bước đầu đã giúp cán

bộ, công chức, nhân viên làm việc hiệu quả, chất lượng, giải quyết công việcnhanh chóng hơn Các đơn vị chủ động thực hiện công việc theo quy định,nhằm đảm bảo chất lượng, phục vụ điều hành chỉ đạo, nâng cao hiệu quả hoạt

động của Văn phòng cơ quan.

Văn bản đến được Văn Thư xem xét, phân loại và trình Lãnh đạo trongngày.Với việc quy định rõ thời gian giúp cho cán bộ Văn thư chủ động và giảiquyết công việc nhanh hơn với tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo đường đicủa văn bản được thông suốt Các văn bản đến từ các nguồn sau :

+ Văn bản đến từ cấp trên như : Văn bản của Hội đồng thành viên.+ Văn bản của các đơn vị trực thuộc

+ Văn bản nhận qua Fax…

• Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

( sơ đồ quy trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến được trình bày ở Phụ lục số VI )

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì, đăng ký văn bản đến

Văn thư công ty tiếp nhận văn bản đến sau đó phân loại văn bản

Việc tiếp nhận và kiểm tra bì của văn bản để nếu phát hiện thiếu hoặcmất bì để có các biện pháp khắc phục

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thưcủa cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận đăng ký

Bước 2: Phân loại, bóc bì , đóng dấu đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến thì văn thư xử lý sơ bộ, phân loại vănbản đến, bóc bì văn bản đến và đóng dấu đến theo quy định của công ty

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi làm thủ tục đóng dấu, vào sổ đăng ký văn bản Văn thư có tráchnhiệm chuyển văn bản cho Lãnh đạo để xem xét và xử lý văn bản, ký chuyểnvào phiếu giải quyết văn bản đến

Đối với văn bản Fax, Văn thư phải sao chụp lại trước khi đóng dấu đến,đối với văn bản chuyển phát qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra

và làm thủ tục đóng dấu đến

Việc chuyển giao văn bản đảm bảo chính xác và tuyệt đối giữ bí mật

nội dung văn bản , ghi rõ thời gian giao nhận văn bản Người nhận được kývào sổ chuyển giao, để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời.

Bước 4: Giải quyết và theo dõi đốn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Sau khi văn thư chuyển văn bản, căn cứ vào nội dung văn bản đến,Lãnh đạo có trách nhiệm phân phối văn bản đến cho các Phòng, đơn vị thuộc

cơ quan và cá nhân giải quyết

Đối với văn bản đến cần có sự phối hợp giải quyết của nhiều phòng,đơn vị, Lãnh đạo ghi ý kiến vào văn bản, giao cho Phòng, đơn vị hoặc cánhân giải quyết chính Phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thông báo chủtrì cùng với các Phòng, đơn vị liên quan bàn bạc thống nhất xử lý công việc,nếu có vướng mắc báo cáo với Lãnh đạo xem xét và quyết định

Bảng 04 : Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

Số,ký

hiệu

văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Nơi nhận, người ký

Người nhận bản lưu

Ghi chú

Như vậy, quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến của Văn PhòngCông ty về cơ bản là thực hiện nghiêm túc, đúng thủ tục, quy trình theo quyđịnh Các văn bản đến hàng ngày đều được chuyên viên văn thư phụ trách vànhập vào máy tính cẩn thận, chuyển giao đúng thủ tục

Văn thư của công ty tổng hơp số liệu về văn bản đến bao gồm tất cảvăn bản đến , văn bản đã được giải quyết, văn bản đã hết hạn nhưng chưađược giải quyết….Văn thư của công ty vẫn theo dõi đôn đốc việc giải quyếtvăn bản đến

Mặc dù, Công ty có những quy định chặt chẽ trong việc tiếp nhận văn