Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC Việt Nam - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện Luận văn thạc sĩ 2014

H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N TP HCM H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N TP HCM H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM - TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI is tài lu c công b ng d n c a PGS.TS Võ , chuyên ngành K toán Lu n i b t c hình th c M CL C TRANG PH BÌA L M CL C DANH M C CH VI T T T DANH M PH N M U 1 Tính c p thi t c tài Các nghiên c u có liên quan 2.1 Nh ng báo, nghiên c u khoa h c 2.2 Nh ng lu M c tiêu nghiên c u ng nghiên c u ph m vi nghiên c u u Nh K t c ic tài tài NG QUAN V H TH NG KI M SOÁT N I B 1.1 L ch s 1.1.1 L ch s i phát tri n c a h th ng ki m soát n i b i phát tri n c a h th ng ki m soát n i b 1.1.2 Khái ni m h th ng ki m soát n i b 1.2 Các thành ph n c a h th ng ki m soát n i b theo COSO 1992 10 ng ki m soát 10 i ro 14 1.2.3 Các ho ng ki m soát 16 1.2.4 Thông tin truy n thông 19 1.2.5 Giám sát 22 1.3 Gi i thi u COSO 2013 23 1.3.1 Lí c p nh t COSO 2013 23 1.3.2 Nh ng nguyên t c COSO 2013 24 1.4 Trách nhi m c 1.4.1 H n ki m soát n i b 25 ng qu n tr 26 c 26 1.4.3 Ki m soát viên n i b 27 1.4.4 Nhân viên 27 ng khác bên 27 1.5 Vai trò c a h th ng ki m soát n i b 28 1.5.1 B o v tài s n c a doanh nghi p 28 1.5.2 Giúp doanh nghi p qu n lí ho m b o cung c ng kinh doanh hi u qu 28 y 28 1.5.4 Gi m thi u nh ng r i ro, sai sót 29 1.6 Nh ng h n ch ti m tàng c a h th ng ki m soát n i b 29 1.7 Bài h c kinh nghi m t n v t ch c vi c xây d ng hồn thi n h th ng ki m sốt n i b 30 K T LU 32 C TR NG V H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM 33 2.1 T ng quan v công ty TNHH URC Vi t Nam 33 2.1.1 L ch s hình thành phát tri n c a công ty 33 2.1.1.1 L ch s hình thành 33 2.1.1.2 Q trình phát tri n c a cơng ty 34 2.1.1.3 Ch nhi m v 35 m ho ng c a công ty 36 2.1.3 T ch c thông tin báo cáo k toán 37 2.2 Th c tr ng v h th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH URC Vi t Nam 37 2.2.1 M o sát 37 2.2.2 K t qu kh o sát th c t v h th ng KSNB t i công ty TNHH URC Vi t Nam 38 2.2.2.1 Môi ng ki m soát 38 2.2.2.1.1 Tính tr c giá tr c 38 mb ov 2.2.2.1.3 H c 39 ng qu n tr y ban ki m toán 40 2.2.2.1.4 Tri t lí qu u hành 41 u t ch c vi nh quy n h n, trách nhi m 41 i ro 42 nh m c tiêu c 42 2.2.2.2.2 Nh n d ng r i ro 43 i ro 43 2.2.2.3 Các ho ng ki m soát 44 2.2.2.4 Thông tin truy n thông 49 2.2.2.5 Giám sát 50 th ng ki m sốt n i b cơng ty TNHH URC Vi t Nam 51 51 ng b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b 51 ng ki m soát 51 i ro 53 2.3.2.3 Ho ng ki m soát 53 2.3.2.4 Thông tin truy n thông 55 2.3.2.5 Giám sát 56 K T LU 57 T S GI HOÀN THI N H TH NG KI M SỐT N I B T I CƠNG TY TNHH URC VI T NAM 58 m v hoàn thi n h th ng ki m sốt n i b t i cơng ty TNHH URC Vi t Nam 58 3.2 Nh ng gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i cơng ty 59 3.2.1 Gi i pháp hồn thi ng ki m soát 59 3.2.2 Gi i pháp hoàn thi i ro 61 3.2.3 Gi i pháp hoàn thi n ho ng ki m soát 62 3.2.4 Gi i pháp hồn thi n thơng tin truy n thông 69 3.2.5 Gi i pháp hoàn thi n giám sát 71 3.3 M t s ki n ngh nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i b 72 3.3.1 Ki n ngh v 3.3.2 Ki n ngh K T LU c 72 i v i phòng ban 74 75 K T LU N CHUNG 76 TÀI LI U THAM KH O PH L C DANH M C CÁC CH VI T T T I TI NG ANH AICPA: The American Institute of Certified Public Accountants ( Hi p h i k toán viên công ch ng M ) CoBiT: Control Objectives for Information and Related Technology (Mơ hình qu n lí cơng ngh thông tin theo tiêu chu n) COSO: The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (U ban t ch c b o tr ) IAS: International Accounting Standards (Chu n m c k toán qu c t ) thông tin) SAP: Statement on Auditing Procedures (Báo cáo th t c ki m toán) SAS: Statement on Auditing Standards (Báo cáo chu n m c ki m toán) II TI NG VI T BCTC: Báo cáo tài KSNB: Ki m sốt n i b DANH M t ch c công ty Ph l Hình 2.2 t ch c phịng k tốn Ph l Hình 2.3 Quy trình th c hi n tr ti n c a k toán toán hàng xu t nh p trang 46 Hình 2.4 Quy trình th c hi n thu ti n c a k toán toán hàng xu t nh p trang 48 Hình 3.1 Quy trình th c hi n tr ti n c a k toán toán hàng xu t nh p (tác gi ngh ) .trang 66 Hình 3.2 Quy trình th c hi n thu ti n c a k toán toán hàng xu t nh p (tác gi ngh ) .trang 68 CÂU H I TR L I CĨ Doanh nghi p có cơng c giám sát n i b khơng? Ban c có xem xét báo cáo ho t ng phát hi n bi ng b ng c a t ng b ph n khơng? Ho ng c nh kì khơng? Ban ki m sốt có l p báo cáo sau m i t ki bi n pháp kh c ph c không? 10 Nh ng khuy m khuy t h th ng ki m c s a ch a cho phù h p v i t ng th i kì? KHƠNG 38 40 42 43 40 KHÔNG TR L I GHI CHÚ CÂU H I V B PH N K TOÁN Tác gi ti n hành phát b ng kh o sát t i phịng k tốn c a cơng ty, s 29 b ng, thu h i 24 b ng CĨ KHƠNG 24 24 22 18 23 17 24 16 24 20 24 23 24 24 15 khơng? 16 17 18 khơng? 19 khơng? 20 tốn không? 21 22 g? 23 24 25 26 inh không? 27 28 không? ng phát GHI CHÚ PH L t ch c c a công ty T T CT P C URC VI T NAM C NHÀ MÁY Phòng s n xu t c gi i khát Phòng n BAN KI M SỐT C AT C TÀI CHÍNH C KINH DOANH Phòng s n xu t th c ph m Phòng marke ting Phòng kinh doanh t ng h p Hình Phịng t ch c hành Phịng tài k tốn Phịng k ho ch Phịng nhân s t ch c công ty B máy nhân s c a Công ty T ct công ty Ch u trách nhi i): c ch t a t ng lãnh th mà t T t hành ho c URC Vi nhi i di i có quy n l c cao nh t c a k ho ch, chi g qu n lý i): cT c pháp lu t Vi t Nam Qu ng h ng ngày c a công ty ch u trách nhi ct c u ct p chi n hành ho c, k ho ch c, qu u ng c a Công ty TNHH URC Vi t Nam Ban ki m soát c a t t i): Có nhi m v giúp T t qu ho khách quan nh t nh c ng s n xu t kinh doanh c a công ty m t cách m b o l i ích cho t i): i có nhi m v cho T ng c URC Vi t Nam hồn thành t t cơng vi c s n xu t Ch u trách nhi T c URC Vi t Nam v chi u hành ho c c, k ho ch s n xu t, t ch c qu n ng c a b máy s n xu t c a cơng ty i): i có nhi m v cho T ng c URC Vi t Nam hồn thành t t cơng vi c kinh doanh Ch u trách nhi m cT c URC Vi t Nam v chi ch c qu u hành ho c, k ho ch kinh doanh, t ng c a h th ng phân ph i kinh doanh c a cơng ty i): c URC Vi t Nam hồn thành t t ho t cT qu c URC Vi t Nam v chi u hành ho i có nhi m v cho T ng ng tài Ch u trách nhi m c, k ho ch tài chính, t ch c ng c a h th ng tài c a Cơng ty i): Ch u trách nhi m b o trì thay m i thi t b cơng ngh thơng tin, b o trì máy móc trang thi t b ph c v s n xu t kinh doanh c a cơng ty Phịng s n xu s n xu c gi c gi i khát theo k ho ch c c cam k t v i c s n xu t i): Ch u trách nhi m th c hi n theo l ch trình s n xu Phịng s n xu t th c ph i): Ch u trách nhi m th c hi n s n xu t th c ph m theo k ho ch c c i): Ch u trách nhi m phân tích c cam k t v theo l ch trình s n xu i c s n xu t marketing, nghiên c u, l a ch n th chi ng m c tiêu, thi t k chi c giá, t ch c, th c hi n, ki c marketing, c m c tiêu chung c a cơng ty Phịng kinh doanh t ng h i): Ch u trách nhi m tìm ki h i kinh doanh, phát tri n h th ng phân ph ki ng, m r phát tri n doanh thu c a cơng ty Phịng t ch i): Nghiên c b máy qu n lý, s d sách c ng quy ho ch iv ng T ch c hu n luy ng th c hi n t t công tác tr , ol o v phịng ch ng cháy t t Cơng ty Phịng tài k i): L p s sách ch ng t c C p nh t rõ ràng theo dõi di n bi n thu chi tài chính, l p báo cáo thu m u báo cáo th c có k ho ch v sinh an toàn m b o an toàn v tài s n v nh c xu t v i công ty v o cán b , th c hi n ch i ngo i T ch c th c hi n công tác y t n bao ph , tìm nh cơng ty ph nh k hàng tháng, tr c ti p theo dõi tài s n m b o ph ngu n v n cho ho t ng s n xu t kinh doanh c a cơng ty Phịng k ho ch i): L p k ho ch tài cho công ty, l p k ho ch s n xu t, kinh doanh cho t ng b ph n theo m c tiêu chung c a cơng ty Phịng nhân s i): Ho n m , n ch n, phân công t ch nh nhu c u phát tri n ngu n nhân l c, ng th c hi trì, phát tri n ngu n nhân l c cho s phát tri n c a công ty i): QA- b ph n ch huy, ch u trách nhi m toàn b v tiêu chu n, quy trình ki chu n t m b o ch ng t t nh - b ph n thi hành nh vi c ki m tra, phân lo i ch ng d n c a QA ng s n ph m i): Ch u trách nhi v n chuy ng k p th u hành toàn b ho mb Ch u trách nhi m theo dõi, th ng n iá báo cáo ho phòng d ch v ng v n chuy n c a c, t ng h p báo cáo phân c hi k t, t ng k nh k (ho t xu t) theo u c u c c Ngồi cịn m t s phòng ban khác tr c thu Phòng chuyên gia, phòng k ho ch xu t nh p kh u, p phịng Outdit, phịng k thu t cơng ngh , ban qu n lý ch b ov ng s n ph m, bhịng n: Thơng tin n i b công ty) II t ch c b máy k tốn c tài K ng Phó phịng k tốn kiêm KT t ng h p K toán toán hàng xu t nh p kh u K toán toán hàng n i a K toán toán phúc l i nhân viên K toán giá thành t ch c phịng k tốn 2.1.2.3 Trách nhi m quy n h n t ng k toán ph n hành: c tài chính: + Ch u s ch o tr c ti p c ng th i t ch hành ki m sốt tồn b h th ng k tốn cơng ty Phân cơng ch tr c ti p ph n hành k tốn phịng + c v ho + nh k báo cáo c a t u o ng tài u trách nhi m v tình hình tài c a cơng ty + + K ng: Ki m tra ký t ch ng t Ch u trách nhi c l p b i k toán viên u quan m i s li u báo cáo tài v tính xác, trung th Phó phịng k toán kiêm k toán t ng h p: + Theo dõi, qu n lý làm ch ng t cho t t c d án s a ch a hình thành nên tài s n c nh cơng ty Làm ph n hành c a k toán tài s n c nh + Làm toán cho t t c kho n mang tính ch t qu ng cáo s n ph m c a công ty + c vào ch ng t g c có liên quan t b ph n k toán chuy n lên ghi s nh t ký chung T ch ng t g c ghi s , vào s theo dõi m i tài kho n + L ih n nh Th c hi n báo báo tháng, quý theo yêu c u c p Làm báo báo cáo theo yêu c u c a t + T ch c th c hi n công tác h ch toán k toán th ng nh t, ch p hành nh hi n hành c k tốn cơng ty c T ch c b o qu K toán toán hàng xu t- nh p kh u: tài li u, h + Theo dõi, qu n lý làm ch ng t cho t t c lo i hàng hóa, nguyên v t li u nh p kh u t c ho c xu c khác + Theo dõi m t s tài kho n có liên quan th c hi n qu n lí, theo dõi cơng n hàng hố xu t nh p kh u + H tr k toán t ng h p làm s sách hàng tháng + K toán toán hàng n a: Theo dõi, qu n lý làm ch ng t cho t t c lo i hàng hóa, nguyên v t li c + Theo dõi m t s tài kho n có liên quan, th c hi n qu n lí cơng n cho hàng hoá n a + Thanh toán lo i thu nh p kh u k p th + H tr k toán t ng h p làm s sách hàng tháng + K Theo dõi, qu n lý làm ch ng t toán kho n thu c v ng + Theo dõi m t s tài kho n có liên quan + H tr k tốn t ng h p làm s sách hàng tháng + + K tốn giá thành: Tính tốn giá thành cho tồn b s n ph m c a cơng ty Luôn theo sát, ki m tra hàng t n kho m i tháng + + Theo dõi m t s tài kho n có liên quan H tr k toán t ng h p làm s sách hàng tháng (Ngu n: thông tin n i b công ty) B NG T NG H P K T QU KH O SÁT V H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM NG KI M SỐT 11 Tính tr c giá tr c TR L I CÂU H I CĨ 13.Cơng ty có xây d ng quy t o c, ng x khơng? 14 Cơng ty có thi t l p m c tiêu v tuân th pháp lu nh c c không? 15 n pháp x i v i nh ng h p gian l n ho c ph m pháp không? 16.Quy ch ng k lu t c a cơng ty có h p lí khơng? 17.Nhân viên có hài lịng v s minh b ch c a thông tin công ty khơng? 18.Nhà qu n lí t nh ng u c u t o áp l c n nhân viên ph i làm trái nh khơng? KHƠNG 100% 95% 5% 91% 9% 98% 2% 14% 86% B ng 2.1: K t qu kh o sát Tính tr c giá tr Chính sách nhân s mb ov CÂU H I c c TR L I CÓ 18.Vi c n d ng c m b o cơng khai th ng nh t v quy trình không? 19.Vi c phân công nhi m v công ty GHI CHÚ 100% KHÔNG TR L I KHÔNG 91% 9% 93% 7% KHÔNG TR L I GHI CHÚ mb c? 20 nghi p v c n thi t cho nhân viên m i khơng? 21.Nhân viên có s n sàng thay th cho nhân viên khác có nhân viên ngh vi c khơng? 22.Cơng ty có sách h tr phát tri gia l p t p hu o khơng? 23.Cơng ty có th c hi t qu cơng vi nh kì c a nhân viên khơng? 24.Nhân viên có s i ln phiên công vi c không? 25.Nhân viên công ty có kiêm nhi m nh ng vi c khác không? 98% 2% 55% 41% 45% 55% 98% 2% 5% 45% 9% 91% B ng 2.2: K t qu kh o sát Chính sách nhân s H mb ov c ng qu n tr U ban ki m tốn TR L I CÂU H I CĨ KHƠNG Các thành viên c a h ng qu n tr có ki n th c kinh nghi u 100% hành công ty không? 10.Công ty URC Vi t Nam có b ph n ki m 100% sốt n i b khơng? 11.N u có, u ban ki m sốt có thành viên bên ngồi khơng? 12.N u có, ho ng c a u ban ki m toán hi c yêu c t 91% không? B ng 2.3: K t qu kh o sát H Tri KHÔNG TR L I GHI CHÚ 100% 9% ng qu n tr u ban ki m toán u hành c a nhà qu n lí CÂU H I TR L I CÓ 13.Nhà qu ho 4% ng c a cơng ty khơng? KHƠNG 100% KHƠNG TR L I GHI CHÚ 14 nh d a vào báo cáo tài h 15.Nhà qu n lí có s u ch nh sai sót báo cáo tài khơng? 16 c có th n tr ng v i quy nh kinh doanh không? 17.Nhà qu i công vi c v i c i không? i ph n ghi chú, ví d i tr c ti p hay b b 18.B n có hài lịng v s minh b ch v ho ng công ty không? 82% 18% 91% 9% 91% 9% 89% 11% 93% 7% B ng 2.4: K t qu kh o sát v Tri t lí qu u t ch u hành nh quy n h n, trách nhi m TR L I CÂU H I CÓ 11 - Tr c ti p: 13% - Email: 51% n: 36% KHÔNG KHÔNG TR L I GHI CHÚ t ch c tồn cơng ty 100% khơng? 12 u t ch c cơng ty có phù h p v i c ho ng c a công 100% ty không? 13 u t ch ng xuyên 95% b i? 14 u t ch c hi n có gây s 9% ch ng chéo nhi m v ? 15 nh v nhi m v , quy n h n c a t ng phòng ban, cá 86% nhân không? B ng 2.5: K t qu kh o sát trách nhi m u t ch c vi 5% 91% 14% nh quy n h n, B/ I RO nh m c tiêu c CÂU H I 11.Doanh nghi p có l p k ho ch kinh doanh h 12.Cơng ty có l p m c tiêu chi c dài h n không? 13.Công ty có l p m c tiêu c th cho t ng phịng ban, b ph n khơng? 14.Nhân viên có bi t nh ng m c tiêu, k ho ch h a cơng ty khơng? 15.Cơng ty có nh c nh nhân viên hồn thành m c tiêu khơng? TR L I CĨ KHƠNG KHƠNG TR L I GHI CHÚ 100% 95% 5% 86% 14% 95% 5% 91% 9% B ng 2.6: K t qu kh o sát v vi c xác l p m c tiêu t i công ty Nh n d ng r i ro CÂU H I TR L I CĨ Cơng ty có xem xét y u t gây nh n vi c th c hi n m c tiêu c v khơng? 10.Cơng ty có xem xét s ng l n gi a s ki n, r i ro ti m tàng khơng? 11.Cơng ty có có xem xét s ki n ti m tàng n báo cáo tài khơng? 12.Cơng ty có xây d nh m c sai sót cho hàng hố s n xu t khơng? KHƠNG 91% 9% 55% 45% 53% 47% 86% 14% B ng 2.7: K t qu kh o sát v vi c nh n d ng r i ro KHÔNG TR L I GHI CHÚ i ro TR L I CÂU H I CÓ 11.Doanh nghi p có xây d ng nh i phó nh ng tình hu ng r i ro x y khơng? 12.Doanh nghi ng s ng c ar nm t khơng? 13.Doanh nghi p có bi h n ch hay lo i b nhân viên th c hi n gian l n khơng? 14.Doanh nghi p có áp d t vi r i ro không? 15.N (Ghi ph n ghi chú) KHÔNG 55% 48% 80% 20% n ng 100% n gì? B ng 2.8: K t qu kh o sát v p C/ HO GHI CHÚ 45% 52% KHÔNG TR L I i ro NG KI M SOÁT CÂU H I 21.Nhà qu ng xuyên ki m tra ho t ng c a b ph n không? 22.Các cu c h c ghi biên b n c kí b i nh i có trách nhi m khơng? 23 n vi c s d ng tài s n c a cơng ty khơng? 24 n pháp x lí nhân viên khơng hồn thành m c tiêu khơng? 25.Cơng ty có c p nh t cơng ngh m i vi c qu u hành không? TR L I CĨ KHƠNG 91% 9% 100% 89% 11% 95% 5% 95% 5% GHI CHÚ 26.Vi c phân chia công vi mb o nguyên t c b t kiêm nhi m không? 27.H th ng ch ng t , s cb o qu n ki m soát ch c ch không? 28.Các nghi p v c phê chu n b i nh i có trách nhi m? 29 c s a ho c xoá s li u h th ng cơng ty? 30 nh kì rà sốt l i s li u th c t so v i k ho c v i kì sau khơng? 91% 9% 93% 7% 100% 91% 9% 86% 14% B ng 2.9: K t qu kh o sát v ho ng ki m sốt D/ THƠNG TIN VÀ TRUY N THƠNG CÂU H I TR L I CĨ 11.Doanh nghi p có khuy n khích vi c trao i thông tin gi a nhân viên v i khơng? 12.Cơng ty có kênh ti p nh n ý ki t bên ngồi khơng? 13.Cách th c truy n thơng hi n có giúp b n n m b t k p th i nh ng thông tin c n thi t công ty không? 14.Các báo cáo hi m b o tính xác, k p th i khơng? 15.Báo cáo hi n có giúp ích cho nhà qu n lí vi c nh n di n r i ro quy t nh kinh doanh? KHÔNG 86% 5% 95% 5% 93% 7% 80% GHI CHÚ 14% 95% KHÔNG TR L I 20% B ng 2.10: K t qu kh o sát v thông tin truy n thông E/ GIÁM SÁT CÂU H I TR L I CĨ KHƠNG KHƠNG TR L I GHI CHÚ 11.Doanh nghi p có cơng c giám sát n i b khơng? 12.Ban c có xem xét báo cáo ho ng phát hi n bi ng b ng c a t ng b ph n khơng? 13.Ho ng c nh kì khơng? 14.Ban ki m sốt có l p báo cáo sau m i t ki bi n pháp kh c ph c không? 15.Nh ng khuy m khuy t h th ng ki c s a ch a cho phù h p v i t ng th i kì? 86% 14% 91% 9% 95% 5% 98% 2% 91% 9% B ng 2.11: K t qu kh o sát v giám sát ... KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N TP HCM H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH URC VI T NAM - TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI is tài lu c công. .. công ty TNHH URC Vi t Nam, t nh ng bi n pháp nh m hoàn thi n h th ng KSNB t i công ty, nh m tháo g nh n t i giúp công ty ngày phát tri n 33 TH C TR NG V H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÔNG TY TNHH. .. - Logo Công ty: c tháng 0 8-2 005 34 - Tr s t t i: S ng s Singapore, Thu - 6, Khu công nghi p Vi t Nam- t Nam n tho i: 06503 3767 010 - Fax: 8 4-0 6503 3767 025 - Mã s thu : 3700549827 - Email: urcvietnamese @urc. com.vn