7. tc uăđ tài
3.2.4 Gi i pháp hoàn th in thông tin tru yn thông
Thông tin và truy n thông không ch đóngăvaiătròătruy năđ t thông tin mà thông qua quá trình ho tăđ ng c a nó, công ty th hi n s chuyên nghi p, xây d ng hình nh uy tín. Thông tin và truy năthôngăc ng h tr các c p qu n lí trong vi c ra quy tăđ nh,ăduyătrìăvƠănơngăcaoăn ngăl c ki m soát trong công ty thông qua các báo cáo tài chính, báo cáo hi u qu ho tăđ ng. Vì v y, hoàn thi n thông tin truy n thông
Tr l i email xác nh n s ti năđƣănh n và k t s
đóngă vaiă tròă h t s c quan tr ng trong vi c phát huy tính h u hi u c a h th ng KSNB.
C n s d ng truy n thôngăđi n t đúngăcách,ăthôngătinătrênăh th ng máy vi tính c a công ty, bao g m các báo cáo, email và d li u trên h th ngăliênăquanăđ n vi c kinh doanh c a công ty. Không sao chép hay truy nă đ t b t c tài li u nào thu c b o m t c a công ty ho c nhăh ng x uăđ năuyătín,ăth ngăhi u c a công ty. Khi th c hi n truy nă thôngă c ngă c nă chúă Ủă đ nă c ngă đ , t n su t và ph m vi truy năđ tăthôngătinăđ tránh gây nhi u, gây r iăthôngătinăđ năng i nh n ho c khi n nhân viên b nhăh ng b i nh ng ngu n tin x u.
Nhu c u s d ng thông tin trong m i c p qu n lí là khác nhau, vi c cung c păthôngătinăđ yăđ , chính xác giúp nhà qu nălíănơngăcaoăn ngăsu tălaoăđ ng, ra các quy tăđnh k p th i. Truy năđ t thông tin d aătrênăv năb n v aăđ m b o tính pháp lí, v a giúpăbanăgiámăđ căđánhăgiáăđúngăho tăđ ng c a t ng phòng ban ho c nhân viên c păd i. Vì công ty s d ng nhi uălaoăđ ng ph thông nên ph bi n n i quy hay nh ng chính sách m i c a công ty c n g iăthôngăbáoăđ năcácătr ng phòng ban, tr ngă nhómă côngă nhơnă đ thôngă tină đ nă nhơnă viênă d iă x ng,ă đ ng th i dán thông báo rõ ràng và k p th iăđ m iăng iăđ u bi t.
Banăgiámăđ c thu th p thông tin, thi t l păđ ngădơyănóngăđ có th ti p nh n ph n ánh c a khách hàng ho c nhân viên v ch tăl ng s n ph m, d ch v ho c nhân viên không tuân th quyăđnh t i công ty. Ti p nh n thông tin kip th iăđ có bi năphápăđ i phó, kh c ph c hi u qu . C n theoădõi,ăđ i chi u thông tin gi a các b ph n v iănhauăđ đ m b o tính chính xác, minh b ch.ăQuyăđ nh th i h n n p báoăcáoăđ đ m b o tính k p th i.
Khi có nhu c u tuy n d ng công ty c năcôngăkhaiăh năn a trong vi c thông báoăđ n t ng nhân viên, ngoài vi c g iămailăchoătr ng các b ph n, công ty c n s d ng b ng thông báo tuy n m ,ăđơyălƠăcáchătuy năcôngăkhaiătrongăđóăthôngătinăv v trí c n tuy năđ c thông báo cho m i ngu iălaoăđ ng cùng bi t. Trong b ng thông báo c n nêu rõ: Ch c danh, nhi m v trách nhi m, yêu c u nh n m nh quá trình làm vi c c a b n thân cho doanh nghi p, th i h n,ăđ aăđi m n p h s . Vi c tuy n
d ng c n th ng nh t v m tăquyătrình,ăquyăđ nhăchung,ăđ m b o m iăng iăđ c t do d tuy n.
Hi n nay, quy trình tr ti n hay thu ti n c a k toán t iăcôngătyăch aăcóăs ă đ h ng d n c th , ch y u là nhân viên t hình dung và th c hi n, vì v y, c n có s ăđ v quy trình ho tăđ ng c a k toán thanh toán hàng xu t-nh p kh u nh ătrìnhă bày ch ngă2ăđ nhân viên d dàng hình dung nhi m v và quy n h n h năkhiă làm vi c.
Khuy năkhíchănhơnăviênătraoăđ i b ngăth ăđi n t vƠăv năb n, vì hi nănayăđaă s nhơnăviênătraoăđ i công vi c v i nhau b ngăskype,ăkhôngăđ m b o tính pháp lí n u có sai sót, s c x y ra, khó quy trách nhi m cho ai.