7. tc uăđ tài
1.2.4 Thông tin và tru yn thông
Thông tin và truy năthôngălƠăđi u ki n không th thi u cho vi c thi t l p, duyătrìăvƠănơngăcaoăn ngăl c ki măsoátătrongăđ năv thông qua vi c hình thành các báoăcáoăđ cung c p thông tin v ho tăđ ng, tài chính và s tuân th , bao g m c cho n i b và bên ngoài.
Thông tin c n thi t cho m i c p c a m t t ch c vì giúp cho vi căđ tăđ c các m c tiêu ki măsoátăkhácănhau.ăThôngătinăđ c cung c p thông qua h th ng thông tin. H th ng thông tin c a m tăđ năv có th đ c x lí trên máy tính, qua h th ng th công hay k t h p c hai, mi nălƠăđ m b o các yêu c u ch tăl ng c a thông tin là thích h p, k p th i, c p nh t, chính xác và truy c p thu n ti n.
Truy n thông là m t ph n c a h th ngă thôngă tină nh ngă đ că nêuă raă đ nh n m nh vai trò c a vi c truy năđ tăthôngătin.ăLiênăquanăđ n v năđ này c n chú ý đ n nh ng khía c nh sau:
- M i thành viên c aăđ năv ph i hi u rõ công vi c c a mình, ti p nh n đ yăđ và chính xác các ch th t c p trên, hi u rõ m i quan h v i các thành viên
khác và s d ngăđ c nh ngăph ngăti n truy năthôngătrongăđ năv .ă i u này s đ c th c hi n nh vi c t ch c các kênh thông tin h u hi u trong n i b .
- Các thông tin t bên ngoài (khách hàng, nhà cung c p,ăngơnăhƠngầ)ă c ngăph iăđ c ti p nh n và ghi nh n m t cách trung th căvƠăđ yăđ , nh đó,ăđ năv m i có th có nh ng ph n ng k p th i.ăCácăthôngătinăchoăbênăngoƠiă(NhƠăn c, c đôngầ)ăc ngăc năđ c truy năđ t k p th i,ăđ m b oăđ tin c y và phù h p v i yêu c u c a pháp lu t.
Trong h th ng thông tin, h th ng thông tin k toán là m t phân h quan tr ng.ă u vào c a h th ng là các s ki n kinh t đ c bi u hi năd i d ng các nghi p v k toán,ăđ u ra c a h th ng là các báo cáo k toán. Quá trình v n hành c a h th ng là quá trình ghi nh n, phân lo i, tính toán, x lí và t ng h p.
H th ng thông tin k toánăth ng bao g m hai ph n có quan h ch t ch v i nhau là h th ng thông tin k toán tài chính và h th ng thông tin k toán qu n tr . Hai b ph nănƠyăth ngăđ c s d ng chung v ph n l n d li uăđ u vào, th nh ngăquáătrìnhăx lí và s n ph măđ u ra l i có nhi u khác bi tăđ hình thành và cung c p thông tin nh măđápă ng nh ng nhu c u khác nhau khi ki m toán báo cáo tài chính. Các ki mătoánăviênăbênăngoƠiăth ngăquanătơmăđ n h th ng thông tin k toán tài chính.
Ngoài nh ng yêu c uăthôngăth ng c a b t kì h th ng thông tin nào (tính k p th i, hi u qu ầ),ăcácăm c tiêu ch y u c a h th ng thông tin k toán tài chính ph iăđ tăđ cănh ăsau:
- Xácăđnh và ghi chép t t c các nghi p v có th t.
- Ghi nh n và di n gi i nghi p v m tăcáchăđ yăđ , chi ti t và phân lo i đúngăđ n các nghi p v .
- oăl ng giá tr các nghi p v đ ghiăchépăđúngăgiáătr.
- Xácăđ nhăđúngăkìăh n c a các nghi p v kinh t đƣăx yăraăđ ghi chép đúngăkì.
- TrìnhăbƠyăđúngăđ n và công b đ yăđ thông tin c n thi t trên báo cáo tài chính.
đ tăcácăđi u ki n trên, ph iăchúăỦăđ n hai b ph n quan tr ng trong h th ng,ăđóălƠăch ng t và s sách k toán.
V iăđ cătr ngălƠăghiănh n t ng nghi p v kinh t đƣăx y ra, ch ng t cho phép ki m tra, giám sát t m v t ng hành vi kinh t thông qua th t c l p ch ng t . Ngoài ra, ch ng t còn giúpăng năch n k p th i các hành vi vi ph măđ b o v tài s n c aăđ năv. Thí d , th t c l p và xét duy t phi u chi s giúpăng năch n nh ng nghi p v chi ti n m t không phù h p v iăquyăđnh. Bên c nhăđó,ăch ng t còn là c năc pháp lí đ gi i quy t tranh ch p gi aăcácăđ iăt ng, k c bên trong và bên ngoƠiăđ năv .ăNh ăv y, v i ch căn ngăti n ki m, ch ng t đóngăvaiătròăquanătr ng trong h th ng thông tin k toán nói riêng, và trong h th ng ki m soát n i b nói chung c aăđ năv.
S sách k toán đ c xem là b c trung gian ti p nh n nh ng thông tin ban đ u trên ch ng t đ x lí nh m hình thành thông tin t ng h p trên báo cáo tài chính và báo cáo k toán qu n tr .
M t h th ng s sách chi ti t và khoa h căđ i v i nh ngăđ iăt ngănh ăv t t ,ăhƠngăhoá,ăcôngăn , chi phí, thu nh pầăs góp ph năđángăk trong b o v tài s n nh ch căn ngăki m tra giám sát ngay trong quá trình th c hi n nghi p v .
Ngoài ch ng t , s sáchăvƠăph ngăphápăghiăchépăvƠoăs sách,ăđ h th ng thông tin k toán v n hành t t còn c năcóăs ăđ ho ch toán và s tayăh ng d n v các chính sách và th t c k toán, vì th ,ăchúngăcònăđ căxemănh ălƠăph ngăti n truy n thông v chính sách.
S ă đ ho ch toán mô t cácă ph ngă phápă x lí các nghi p v t iă đ nă v th ngăd i d ng hình v . S tayăh ng d năth ng bao g m b ng li t kê và phân lo i tài kho n s d ng; di n gi i chi ti t v m că đíchă vƠă n i dung c a t ng tài kho n, cách th c x lí các nghi p v ho căs ăđ ho ch toán. S tayăđ yăđ s giúp cho vi c x lí các nghi p v đúngăđ n và th ng nh t trongătoƠnăđ năv .
Truy năthôngăđúngăđ năc ngăđemăđ n cho các nhân viên s hi u bi t v vai trò và trách nhi m c a h có liên quan đ n quá trình l p báo cáo tài chính. Các nhân viên x lí thông tin s hi u r ng công vi c c a h cóăliênăquanănh ăth nƠoăđ n
ng i khác và h đ c yêu c u ph i báo cáo ngay nh ng tình hu ng b tăth ng cho c p trên. (Giáo trình Ki mătoán,ă2009,ăch ngă3).