Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty NUPLEX RESINS Việt nam

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty NUPLEX RESINS Việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, TP HỒ CHÍ MINH ĐINH THỤY NGÂN TRANG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Anh Hoa TP Hồ Chí Minh – Năm 2007 MỤC LỤC Lời cảm ơn Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các sơ đồ LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 4 1.1.1 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. . 5 1.1.2 Môi trường kiểm soát . 5 1.1.2.1 Đònh nghóa 5 1.1.2.2 Trách nhiệm .5 1.1.2.3 Các yếu tố của môi trường kiểm soát .6 1.1.3 Đánh giá rủi ro . 8 1.1.3.1 Đònh nghóa 8 1.1.3.2 Trách nhiệm .9 1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro .9 1.1.4 Hoạt động kiểm soát 10 1.1.4.1 Đònh nghóa 10 1.1.4.2 Trách nhiệm .10 1.1.4.3 Các yếu tố của hoạt động kiểm soát 10 1.1.5 Thông tin và truyền thông . 13 1.1.5.1 Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin 13 1.1.5.2 Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài .14 1.1.6 Giám sát . 14 1.1.6.1 Giám sát thường xuyên .15 1.1.6.2 Giám sát đònh kỳ 15 1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ . 15 1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin . 15 1.2.2 Bảo đảm sự tuân thủ 15 1.2.3 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp . 15 1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp. 15 1.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử 16 1.3.1 Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử . 16 1.3.2 Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu . 17 1.3.2.1 Phương pháp tổ chức dữ liệu 17 1.3.2.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 17 1.3.3 Tổ chức hệ thống thông tin 18 1.3.4 Những thách thức của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 21 1.3.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử . 23 1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 25 1.4.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người . 25 1.4.2 Quan hệ giữa lợi ích và chi phí 26 1.4.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro không lường trước .26 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 28 2.1 Tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam 28 2.1.1 Lòch sử hình thành và phát triển của công ty . 28 2.1.1.1 Lòch sử hình thành 28 2.1.1.2 Lónh vực hoạt động .28 2.1.1.3 Đòa điểm hoạt động 28 2.1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex . 28 2.1.3 Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán . 31 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins 35 2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát . 36 2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. .36 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm 37 2.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên .37 2.2.1.4 Ban kiểm soát nội bộ 38 2.2.2 Thủ tục kiểm soát của các chu trình nghiệp vụ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam 38 2.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán .38 2.2.2.2 Chu trình sản xuất 43 2.2.2.3 Chu trình bán hàng và thu tiền .49 2.3 Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 54 2.3.1 Môi trường kiểm soát . 54 2.3.2 Hoạt động kiểm soát 54 2.3.3 Thông tin và truyền thông . 55 2.4 Các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins 55 2.4.1 Đối với môi trường kiểm soát 55 2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức, sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn .55 2.4.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên .56 2.4.2 Đối với hoạt động kiểm soát . 56 2.4.2.1 Chu trình mua hàng – trả tiền 56 2.4.2.2 Chu trình sản xuất 57 2.4.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền. .57 2.4.3 Đối với thông tin và truyền thông 58 2.5 Nguyên nhân của các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 . 61 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM . 61 3.1 Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp 61 3.2 Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins 62 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 62 3.2.1.1 Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý 62 3.2.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên. 64 3.2.1.3 Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý .65 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 66 3.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán .66 3.2.2.2 Chu trình sản xuất 71 3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền 72 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin . 74 3.2.4 Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan .74 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 . 76 KẾT LUẬN . 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập và nghiên cứu, luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam” đã được hoàn thành. Ngoài những cố gắng hết mình của bản thân, tác giả đã nhận được sự khích lệ và hỗ trợ rất nhiều từ phía thầy cô, gia đình, đồng nghiệp và bạn bè. Trước hết tác giả xin cảm ơn gia đình đã động viên và tạo điều kiện cho tác giả học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Tác giả cảm ơn thầy cô trường Đại học Kinh Tế, Tp Hồ Chí Minh đã truyền đạt những kiến thức quý báu trong thời gian tác giả học tập tại trường. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới cô Trần Anh Hoa, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp này. Xin cảm ơn giám đốc tài chính công ty Nuplex Resins Việt Nam và đồng nghiệp công ty TNHH ATI, nơi tác giả công tác, đã tạo điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thành luận văn. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT KSNB: Kiểm soát nội bộ GTGT: Giá trò gia tăng KH & ĐT: K ế hoạch và Đầu tư MS: Main System UBKHNN: y Ban Kế Hoạch Nhà Nước DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bò vi tính liên quan đến hệ thống 17 S ơ đđồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thông tin 21 Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex 30 Sơ đồ 2.2 – Cấu trúc tài khoản của công ty Nuplex 33 Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính 37 Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh tốn 42 Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất 47 Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền .53 Sơ đồ 3.1 – Q trình mua hàng (kiến nghị) .71 Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System .vii Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ix - 1 - LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết của đề tài Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời đã lâu và đặc biệt phát triển khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Hiện nay với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh mẽ, và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trước tình hình này, các nhà quản lý doanh nghiệp rất cần phải quan tâm tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các cấp lãnh đạo có thể biết được sự kém hiệu quả xảy ra ở những khâu cụ thể và những nguyên nhân của nó. Họ cũng có thể xác đònh rõ ràng trách nhiệm thuộc về ai. Theo các báo chí hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo. Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh trong môi trường cạnh tranh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu quả. Theo ông Chris Freund, Tổng giám đốc, Quỹ Đầu tư Mekong Capital: “Khi đầu tư vào các công ty tư nhân, chúng tôi cho rằng vấn đề lớn nhất về quản trò doanh nghiệp là tính minh bạch thấp của công ty này. Cụ thể là phần lớn hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty chưa được phát triển, điều này khiến cho các cổ đông khó nắm được chính xác tình hình tài chính của công ty.” (1). Hơn nữa để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải kiểm soát được hoạt động chính mình, biết được vò trí của doanh nghiệp trên thò trường. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả. - 2 - Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không có qui đònh để hướng người lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình mà làm tổn hại để lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường và rủi ro kinh doanh luôn thay đổi. Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải vận động biến đổi theo. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để phù hợp với các thay đổi là một yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh nghiệp. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân tố đó. Thông qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nội dung nghiên cứu Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau: − Tìm hiểu và đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty Nuplex Resins Việt Nam − Xác đònh các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và nguyên nhân của các nhân tố đó. − Đề ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu Phân chia hoạt động công ty Nuplex Resins Việt Nam thành các chu trình kinh tế: chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình doanh thu và chu [...]... Lời mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục -4- CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà... tối thiểu hóa tác động của những hạn chế đó khi xây dựng hệ thống KSNB - 28 - CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam 2.1.1 Lòch sử hình thành và phát triển của công ty 2.1.1.1 Lòch sử hình thành Công ty Nuplex Resins Việt Nam, gọi tắt là Nuplex, là công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn của Úùc, được thành lập... chắn Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng không có nghóa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp Có -5- nhiều lý do tại sao hệ thống kiểm soát nội bộ không thể cho một sự đảm bảo chắc chắn Các lý do đó sẽ được đề cập đến trong mục hạn chế của kiểm soát nội bộ của luận văn này 1.1.1 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ... mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động đến kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo 1 mức độ nào đó, là trách nhiệm của mọi người Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu hệ thống kiểm soát nội bộ trong phạm vi trách nhiệm của họ Mỗi một nhân viên đóng một vai trò nhất đònh trong qui trình kiểm soát nội bộ Hai là, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu... bản chính thức cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức 1.1.6 Giám sát Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ Mục đích của việc giám sát là xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đầy đủ và được thực hiện hợp lý và hiệu quả hay không Trong khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình thì việc đánh giá... khi đó môi trường kiểm soát là tập thể con người, là giá trò của mỗi con người trong tổ chức Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống kiểm soát nội bộ Nói như vậy không có nghóa là môi trường kiểm soát tốt hay xấu sẽ quyết đònh hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hay không Thực chất thông qua đó chỉ xác đònh được chi phí cho duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức là... Kiểm soát xử lý đảm bảo việc xử lý đầy đủ và chính xác của các nghiệp vụ được cho phép Một số ví dụ về kiểm soát xử lý là kiểm tra số tổng, kiểm tra kết chuyển, kiểm tra tổng hash, báo cáo dấu vết kiểm toán Kiểm soát đầu ra đảm bảo lưu lại dấu vết kiểm toán, các kết quả xử lý đầy đủ và chính xác được báo cáo đến các cá nhân hợp lý 1.4 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ Bất kể một hệ thống kiểm soát. .. đặc điểm kinh doanh, văn hóa… Nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu cần bao gồm 5 yếu tố sau: − Môi trường kiểm soát − Đánh giá rủi ro − Thủ tục kiểm soát − Thông tin và truyền thông − Giám sát 1.1.2 Môi trường kiểm soát 1.1.2.1 Đònh nghóa Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử và cấu trúc,... các phiếu thu đã nhận không đồng thời là người nhận tiền − … Kiểm tra hệ thống thông tin Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ thuộc vào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của các ứng dụng có trên hệ thống Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thông thông tin: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Phần này sẽ được trình bày chi tiết trong mục 1.4.5... vào chương trình như kiểm soát đầu vào hoặc kiểm soát xử lý… Do đó, các thủ - 23 - tục kiểm soát này phụ thuộc vào quá trình xử lý của máy tính, tốc độ và sự ổn đònh của đường truyền (4, 243) 1.3.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử Hoạt động kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học được phân thành hai loại: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Kiểm soát chung Chúng được . và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và các. phần của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty Nuplex Resins Việt Nam − Xác đònh các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và