Từ khi thành lập đến ngày 30 tháng 6 năm 2006, công ty Nuplex thực hiện hạch toán kế toán theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và báo cáo tài chính theo quyết đinh 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và các thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết Định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài Chính. Kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2006 công ty thực hiện hạch toán kế toán và chế độ báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Năm tài chính của công ty bắt đầu vào ngày 1 tháng 7 năm trước.
Hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty đăng ký với Bộ Tài Chính một số chứng từ kế toán đặc thù theo mẫu của công ty mẹ gồm: hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu thu và phiếu chi. Các biểu mẫu và chứng từ kế toán khác tại công ty được sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán của Nuplex được xây dựng khá chi tiết. Tài khoản bao gồm 5 phần theo sơ đồ minh họa 2.2 như sau:
Số hiệu kế toán của phần 2 được xây dựng theo kiểu kế toán Mỹ. Mỗi đối thượng cơ liên quan trong một loại nghiệp vụ phát sinh đều có số hiệu tài khoản riêng biệt để ghi nhận. Phần này được sử dụng khi lập Báo cáo tài chính theo mẫu của công ty mẹ. Nó được kết hợp với phần 5 để phục vụ cho việc hợp nhất báo cáo tài chính của công ty mẹ.
Hệ thống sổ sách kế toán
Hiện tại Nuplex đang áp dụng hình thức nhật ký chung. Số liệu kế toán được xử lý bằng hệ thống máy vi tính. Hệ thống sổ sách của Nuplex hiện nay gồm:
− Các sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng.
− Các sổ kế toán chi tiết gồm: sổ chi tiết tài sản cố đinh, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết công nợ với người bán, người mua, với công nợ nội bộ, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng.
Hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính gồm:
− Bảng cân đối kế toán.
− Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
− Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
− Thuyết minh báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo quản trị gồm:
− Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo khu vực: Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm tại từng khu vực trong một gian đoạn.
− Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo ngành hàng: Phản ánh tình hình tiêu thu sản phẩm thuộc từng ngành hàng trong một giai đoạn
− Báo cáo mục đích xuất hàng tồn kho: Phản ảnh số lượng và giá trị xuất của hàng tồn kho trong một giai đoạn. Báo cáo này được nhóm theo từng mục đích xuất.
− Báo cáo tình trạng hàng tồn kho: phản ánh thông tin chi tiết về các mặt hàng đang tồn kho tại thời điểm in báo cáo. Báo cáo này còn thể hiện thông tin tình trạng hiện tại của từng mặt hàng so với mức tồn kho an toàn của mặt hàng đó.
− Báo cáo hàng tồn kho theo độ tuổi (Inventory Aging): thể hiện giá trị của hàng tồn kho theo nhóm hàng hóa, vật tư theo độ tuổi.
− Báo cáo hàng tồn kho chậm lưu chuyển (Slow Moving Items): phản ảnh giá trị và số lượng của những mặt hàng chậm lưu chuyển trong một khoản thời gian nhất định.
− Báo cáo công nợ phải thu theo độ tuổi (Aged Receivables): phản ánh tình trạng công nợ của khách hàng theo từng thời gian quá hạn, tạo cơ sở cho việc đốc thúc thu nợ và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
− Báo cáo dự toán chi theo tuổi nợ phải trả: (Aged Cash Requirement): phản ảnh nhu cầu tiền để trả cho nhà cung cấp theo từng giai đoạn.
− Báo cáo chi phí sản xuất: phản ảnh chi tiết từng khoản mục chi phí thực tế của từng lệnh sản xuất trong một giai đoạn.
− Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất: tương tự như báo cáo chi phí sản xuất nhưng có thêm số liệu chi phí định mức và chênh lệch tuyệt đối và tương đối giữa thực tế với định mức. Báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc phân tích khoản chênh lệch đó là do giá hay do số lượng gây ra.
Ứng dụng tin học trong kế toán.
Phần mềm kế toán công ty Nuplex đang sử dụng là phần mềm Accpac 5.3A của Canada. Đây không phải là phần mềm chỉ dành riêng cho kế toán mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau gồm: quản lý bán hàng (Order Entry), quản lý mua hàng (Purchasing), quản lý sản xuất (Manufacturing), quản lý tồn kho (Inventory Control). Tất các các chức năng đều có sự liên kết chặt chẽ và liên thông với nhau.
Phần mềm Accpac được cài đặt trên một máy chủ đặt tại công ty mẹ bên Úc. Các máy con tại Việt Nam kết nối với máy chủ bằng đường truyền thuê riêng (leased line). Máy con chạy chương trình Accpac thông qua một phần mềm hỗ trợ (third party) là Citrix Meta Frame (Citrix). Phần mềm hỗ trợ
này có tác dụng tải hình ảnh của các ứng dụng Accpac về máy con để người sử dụng có thể nhập liệu vào đó.
Trình tự ghi sổ kế toán vào hệ thống máy tính như sau:
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hơp chứng từ kế toán cùng loại để nhập liệu các bảng, biểu của phần mềm kế toán trên máy vi tính. Sau đó, các số liệu kế toán ở các phân hệ chi tiết được kết chuyển xuống phân hệ sổ cái tổng hợp. Kết quả xử lý tùy vào bản chất sẽ được thể hiện trên các loại sổ kế toán chi tiết phù hợp và được hạch toán vào các tài khoản kế toán đã được thiết lập từ trước.
Cuối tháng, kế toán khóa sổ và in các sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Kế toán còn đối chiếu sổ kế toán chi tiết với sổ tổng hợp, đối chiếu sổ tổng hợp với các báo cáo kế toán để đảm bảo số liệu kế toán thống nhất và trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy.
2.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins
Tác giả đã sử dụng lưu đồ và bảng câu hỏi để tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam.
2.2.1 Thực trạng về môi trường kiểm soát
2.2.1.1 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Từ khi bắt đầu thành lập cho đến đầu năm 2006, công ty Nuplex Resins Việt Nam do ông Rayer Murphy là tổng giám đốc và sử dụng phần mềm Main System1 do một mình giám đốc tài chính kiêm quản trị hệ thống thông tin xây dựng. Phần mềm này được dùng để quản lý tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin kế toán của công ty. Từ đầu năm 2006, công ty mẹ đã cử ông Ruben Manien làm tổng giám đốc thay cho Rayer Murphy. Tổng giám đốc mới này đã quyết định thay đổi hệ thống Main System bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp của Canada là Accpac 5.3A2. Công ty đã đặt ra giá trị cho công ty là “Sự hài lòng của khách hàng”, “An toàn” thông qua một số chính sách như:
− Đảm bảo giao hàng đúng lịch: công ty ghi nhận ngày giờ xuất hàng và xử phạt tài chính đối với những đơn hàng bị trễ hạn và khen thưởng nhân viên cho những tháng giao hàng đúng lịch.
− Ưu tiên xử lý các yêu cầu đổi lại hàng của khách hàng
− Thường xuyên thực tập các hoạt động phòng cháy chữa cháy.
− Thường xuyên tổ chức các lớp tuyên truyền an toàn giao thông
− Thường xuyên bảo trì và có biện pháp xử lý tức thời đối với hệ thống xử lý khói thải.
− ...
Chính điều này đã ảnh hưởng đến triết lý và phong cách điều hành của các giám đốc của công ty hiện nay. Họ luôn đặt giá trị của công ty lên hàng đầu trong quá trình điều hành.
1 Tham khảo đặc tính phần mềm ở phụ lục 2, trang vii
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ tổ chức ở trang 30.
Qua khảo sát, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thuôc. Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng qui định rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy.
Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Tuy nhiên đội xe chở hàng trực thuộc nhiều bộ phận khác nhau. Do là doanh nghiệp có qui mô nhỏ nên xảy ra tình trạng kiêm nhiệm. Trong bộ phận tài chính có 2 sự kiêm nhiệm là giám đốc tài chính kiêm luôn quản trị hệ thống thông tin và kế toán các khoản phải trả kiêm thủ quỹ.
2.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên.
Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhận. Các nhân viên đều được yêu cầu tham dự khóa đào tạo tuyển dụng và khi có sự thay đổi trong công việc của công ty và được phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành của mình. Tuy nhiên, để cho công việc không bị ngưng trệ lâu nên các khóa đào tạo có sự tham gia của những nhân viên trực tiếp làm việc. Cụ thể công ty có tổ chức các khóa học về an toàn sản xuất hóa chất, nhưng chỉ có sự tham gia của bộ phận sản xuất. Trong khi các biện pháp an toàn lao động cũng rất cần thiết cho tất cả các nhân viên của công ty làm việc trong môi trường hóa chất. Do chính sách đào tạo như vậy, công ty có đội ngũ nhân viên
có năng lực và làm việc đúng trình độ chuyên môn, nhưng không có sự luân phiên thay đổi công việc giữa các nhân viên với nhau.
2.2.1.4 Ban kiểm soát nội bộ.
Công ty Nuplex Resins Việt Nam không tổ chức một ban kiểm soát nội bộ độc lập. Tuy nhiên định kỳ vào tháng 5 hàng năm có 1 đoàn kiểm soát nội bộ của công ty mẹ bên Úc qua để xem xét tình hình hoạt động của Nuplex Resins Việt Nam. Đoàn kiểm soát nội bộ này chủ yếu tập trung vào hoạt động sản xuất. Chức năng của đoàn kiểm soát này là:
− Kiểm tra và xác nhận: kiểm tra tính hợp lý của của qui trình sản xuất hóa chất và xác nhận sự tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động và khí thải ra môi trường.
− Tham mưu và tư vấn: tham mưu và tư vấn cho Tổng giám đốc, giám đốc sản xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất và chất lượng sản phẩm và đảm bảo môi trường an toàn.
2.2.2 Thủ tục kiểm soát của các chu trình nghiệp vụ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam. Resins Việt Nam.
Các nghiệp vụ tại công ty Nuplex được phân thành 4 chu trình:
− Chu trình mua hàng và thanh toán (chu trình chi phí)
− Chu trình sản xuất (chu trình chuyển đổi)
− Chu trình bán hàng và thu tiền (chu trình doanh thu)
− Chu trình báo cáo tài chính.
2.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán.
Chu trình mua hàng và thanh toán được mô tả như sơ đồ 2.4 gồm các hoạt động từ việc tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
a) Các công việc cụ thể
Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh toán. Dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu và mặt hàng khác, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng sau khi đã khảo sát tìm kiếm nhà cung cấp về chất lượng và giá cả. Riêng tài sản cố định có giá trị lơn như máy móc, thiết bị sản xuất, thiết bị cho phòng thí nghiệm thì luôn được đặt mua từ công ty mẹ theo chính sách.
Ký hợp đồng mua hàng
Đối với nhà cung cấp mới, trên cơ sở đơn đặt hàng đã được công ty và người bán chấp thuận, thông thường việc hoàn chỉnh thủ tục mua hàng bằng hợp đồng sẽ được thực hiện. Hợp đồng mua hàng thường bao gồm những điều khoản chính là tên, địa chỉ, mã số thuế, số hiệu tài khoản, ngân hàng của người bán, ngân hàng của công ty, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian hiệu lực của hợp đồng và các điều kiện thanh toán khác. Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, thì công ty chỉ gởi nhà cung cấp đơn đặt hàng, không ký hợp đồng.
Nhận hàng.
Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, người bán tiến hành giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng tiến hàng kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm và đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn của người bán. Sau đó bộ phận này lập 2 liên phiếu nhập kho đã được đánh số trước có sự ký nhận của người giao hàng bên bán và gởi hóa đơn người bán cho bộ phận kế toán. Mọi sự khác biệt về chất lượng và số lượng được lập biên bản để làm cơ sở cho việc xử lý sau này. Kết thúc việc nhận hàng là thủ kho nhận hàng theo
số lượng thực tế, cập nhật chi tiết hàng tồn kho và ký nhận lên 2 liên phiếu nhập kho.
Ghi nhận và thanh toán nợ đối với nhà cung cấp.
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng có trên hệ thống kế toán, bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết tăng hàng tồn kho và công nợ với nhà cung cấp. Đến kỳ hạn thanh toán, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
b) Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, công ty có các thủ tục kiểm soát sau:
− Chính sách đặt hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của vật tư để xác định thời điểm cần vật tư và lập đơn đặt hàng.
− Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được thiết lập trong hệ thống và báo cáo hàng mua bị trả về hàng tháng cho từng nhà cung cấp để lựa ra nhà cung cấp hàng chất lượng.
− Các mẫu biểu mua hàng được sử dụng thống nhất.
− Mua hàng hàng phải có đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng.
− Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho.
− Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu đơn đặt hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng.
− Thủ kho chịu trách nhiệm nhận hàng vào kho để bảo quản và ký nhận lên phiếu nhập kho.
− Phiếu nhập kho được đánh số trước để tránh trường hợp thất lạc phiếu nhập kho và ghi sót vào sổ kế toán mua hàng.
− Bộ phận kế toán đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trước khi ghi sổ kế toán mua hàng và cập nhật công nợ đối với nhà cung cấp.
− Đóng dấu “Đã thanh toán” lên hóa đơn đã chi tiền hay chuyển khoản cho nhà cung cấp để tránh bị chi tiền 2 lần.
− Tất cả các nghiệp vụ chi tiền đều phải ghi nhận hóa đơn vào hệ