Chu trình mua hàng và thanh toán được mô tả như sơ đồ 2.4 gồm các hoạt động từ việc tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng, nhận hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
a) Các công việc cụ thể
Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh toán. Dựa vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của nguyên vật liệu và mặt hàng khác, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng sau khi đã khảo sát tìm kiếm nhà cung cấp về chất lượng và giá cả. Riêng tài sản cố định có giá trị lơn như máy móc, thiết bị sản xuất, thiết bị cho phòng thí nghiệm thì luôn được đặt mua từ công ty mẹ theo chính sách.
Ký hợp đồng mua hàng
Đối với nhà cung cấp mới, trên cơ sở đơn đặt hàng đã được công ty và người bán chấp thuận, thông thường việc hoàn chỉnh thủ tục mua hàng bằng hợp đồng sẽ được thực hiện. Hợp đồng mua hàng thường bao gồm những điều khoản chính là tên, địa chỉ, mã số thuế, số hiệu tài khoản, ngân hàng của người bán, ngân hàng của công ty, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian hiệu lực của hợp đồng và các điều kiện thanh toán khác. Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, thì công ty chỉ gởi nhà cung cấp đơn đặt hàng, không ký hợp đồng.
Nhận hàng.
Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, người bán tiến hành giao hàng tại địa điểm đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng tiến hàng kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm và đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn của người bán. Sau đó bộ phận này lập 2 liên phiếu nhập kho đã được đánh số trước có sự ký nhận của người giao hàng bên bán và gởi hóa đơn người bán cho bộ phận kế toán. Mọi sự khác biệt về chất lượng và số lượng được lập biên bản để làm cơ sở cho việc xử lý sau này. Kết thúc việc nhận hàng là thủ kho nhận hàng theo
số lượng thực tế, cập nhật chi tiết hàng tồn kho và ký nhận lên 2 liên phiếu nhập kho.
Ghi nhận và thanh toán nợ đối với nhà cung cấp.
Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và đơn đặt hàng có trên hệ thống kế toán, bộ phận kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết tăng hàng tồn kho và công nợ với nhà cung cấp. Đến kỳ hạn thanh toán, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
b) Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, công ty có các thủ tục kiểm soát sau:
− Chính sách đặt hàng: căn cứ vào kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn và tồn kho hiện tại của vật tư để xác định thời điểm cần vật tư và lập đơn đặt hàng.
− Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: dựa vào danh sách nhà cung cấp đã được thiết lập trong hệ thống và báo cáo hàng mua bị trả về hàng tháng cho từng nhà cung cấp để lựa ra nhà cung cấp hàng chất lượng.
− Các mẫu biểu mua hàng được sử dụng thống nhất.
− Mua hàng hàng phải có đơn đặt hàng được ký duyệt bởi trưởng bộ phận mua hàng.
− Phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng, nhận hàng, kế toán và thủ kho.
− Khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng đối chiếu đơn đặt hàng, hóa đơn và lập phiếu nhập kho có sự ký nhận của bên bán và nhân viên nhận hàng.
− Thủ kho chịu trách nhiệm nhận hàng vào kho để bảo quản và ký nhận lên phiếu nhập kho.
− Phiếu nhập kho được đánh số trước để tránh trường hợp thất lạc phiếu nhập kho và ghi sót vào sổ kế toán mua hàng.
− Bộ phận kế toán đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập kho với đơn đặt hàng trước khi ghi sổ kế toán mua hàng và cập nhật công nợ đối với nhà cung cấp.
− Đóng dấu “Đã thanh toán” lên hóa đơn đã chi tiền hay chuyển khoản cho nhà cung cấp để tránh bị chi tiền 2 lần.
− Tất cả các nghiệp vụ chi tiền đều phải ghi nhận hóa đơn vào hệ thống kế toán trước, sau đó mới lập phiếu chi hoặc chuyển khoản.
− Lệnh chuyển tiền và ủy nhiệm chi phải có chữ ký xác nhận của giám đốc tài chính.
c) Lưu chuyển chứng từ
Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên, sau khi được xét duyệt, liên 1 gởi cho nhà cung cấp, liên 2 gởi cho bộ phận nhận hàng làm căn cứ nhận hàng và liên 3 lưu lại bộ phận mua hàng.
Bộ phận nhận hàng nhận hóa đơn từ người bán, sau khi đối chiếu với đơn đặt hàng lập phiếu nhập kho được đánh số trước có ký nhận của bên bán và chuyển sang thủ kho. Hóa đơn thì được chuyển lên bộ phận kế toán.
Phiếu nhập kho sau khi được thủ kho ký nhận 1 liên được chuyển lên bộ phận kế toán, 1 liên được chuyển sang bộ phận mua hàng để lưu cùng với đơn đặt hàng.
Phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền được lập thành 2 liên. 1 liên gởi cho người nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại lưu kèm với phiếu nhập kho và
hóa đơn được đánh dấu “Đã thanh toán”. Phiếu nhập kho và hóa đơn chưa thanh toán được lưu thành 1 tập hồ sơ riêng.
d) Giám sát
− Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà cung cấp
− Định kỳ đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào.
− Định kỳ đối chiếu giá trị vật tư mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.
− Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.