a)Cơ cấu tổ chức
Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc của từng bộ phận. Đội bảo vệ nên trực thuộc bộ phận nhân sự. Nên tổ chức đội xe thành 1 bộ phận riêng biệt, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng.
b)Sự phân chia trách nhiệm hợp lý
Sự phân chia trách nhiệm cần phải tôn trọng 2 nguyên tắc là ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm và sự tách biệt giữa các chức năng.
Ủy nhiệm giữa quyền hạn và trách nhiệm: cần phải tập trung và qui
trách nhiệm trong việc điều hành cho các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm dễ bị xem thường và không được qua tâm đúng mức sẽ có tác động không tốt đến hoạt động của những bộ phận khác.
− Đối với công ty Nuplex, là một doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên tương đối ít, ngoài việc qui định trách nhiệm cho trưởng bộ phận, công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao hẳn trách nhiệm cho một cá nhân nào đó, buộc người này phải có ý thức đến công việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt công việc với ít gian lận và sai sót.
− Sự vận hành của một công ty là kết hợp những hoạt động, những công việc riêng lẽ lại với nhau. Do đó, trong việc ủy nhiệm và phân định trách nhiệm cần bao gồm cả trách nhiệm phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân lại với nhau.
Tách biệt giữa các chức năng: Qui tắc này đòi hỏi công ty phải giao những phần việc khác nhau cho những cá nhân hoặc bộ phận riêng biệt vì những phần việc này nếu để cho cùng một cá nhân hoặc bộ phận đảm nhận sẽ dễ xảy ra khả năng phát sinh sai sót hoặc gian lận:
− Chức năng bảo quản tài sản với chức năng hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Ví dụ: thủ quỹ không thể là người hạch toán các nghiệp vụ thu chi tiền.
− Chức năng bảo quản tài sản và chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ liên quan đến tài sản.
− Chức năng phê chuẩn các nghiệp vụ và chức năng hạch toán các nghiệp vụ. Ví dụ, một nhân viên không được phép vừa tìm kiếm nhà cung cấp và vừa phê chuẩn đơn đặt hàng gởi tới nhà cung cấp.
Nói cách khác, tách biệt các chức năng có nghĩa là không nên giao cho cùng một người hoặc cùng một bộ phận phụ trách một nghiệp vụ qua tất cả khâu. Hiện tại công ty Nuplex có 2 sự kiêm nhiệm có khả năng gây thất thoát tài sản, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh5. Nhưng là một công ty nhỏ, sự kiêm nhiệm là một điều không tránh khỏi để tiết kiệm chi phí. Để hạn chế tác động tiêu cực của các sự kiêm nhiệm trên, công ty Nuplex nên thực hiện:
− Hạn chế quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của giám đốc tài chính. Chỉ cho nhân viên này quyền đọc thông tin trên cơ sở dữ liệu. Khi phát hiện sai sót trên hệ thống cần phải chỉnh sửa ngay trên cơ sở dữ liệu thì nhân viên này phải giải trình rõ lý do thì mới được giám đốc bộ phận IT của công ty mẹ cho phép chỉnh sửa trên cơ sở dữ liệu và có lưu lại dấu vết chỉnh sửa.
5 Mục 2.4.1.1
− Hạn chế việc cập nhật khoản trả tiền từ nhà cung cấp của kế toán nợ phải trả kiêm thủ quỹ. Chuyển công việc in phiếu chi và các lệnh chuyển tiền qua nhân viên kế toán ngân hàng và có qui định số tiền mặt tối thiểu trên phiếu chi cần có sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền.