hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty phillips seafoods việt nam

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Đào Công Thiên SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 3 Nội dung đề tài: Ngoài lời mở đầu, kết luận, các phụ lục, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương: F C

Trang 1

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Đào Công Thiên

SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 2

Lời Nói Đầu

ột doanh nhân người Mỹ ở cách đây nửa vòng trái đất, ông không hề quen biết ai tại Việt Nam Ông sang Việt Nam và đầu tư hàng chục triệu đô la

Mỹ vào một dự án kinh doanh lớn tại đây Điều đặc biệt là, công ty của ông được quản lý bởi một đội ngũ hoàn toàn nguời Việt Hàng tháng, ông ngồi ở Mỹ nhận báo cáo từ Việt Nam và trung bình hàng quý qua đây một lần để nắm bắt tình hình Nói chung, ông hài lòng với hoạt động kinh doanh của công ty tại Việt Nam Một câu

hỏi đặt ra “Tại sao ngồi ở Mỹ vẫn quản lý tốt công ty của mình tại Việt Nam?” Câu

trả lời nằm ở Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ của công ty

Đây là một đoạn quảng cáo về chương trình đào tạo “Thiết Lập Hệ Thống Kiểm

Soát Nội Bộ” của PACE, một tổ chức chuyên đào tạo cho các doanh nghiệp

Vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là gì ?

Vì sao nó có tác dụng lớn đến thế ?

Và nó được thiết lập như thế nào ?

Đó là những câu hỏi đã theo em suốt hơn một năm qua, ao ước được học chương trình đào tạo đó nhưng điều kiện chưa cho phép Trong đợt thực hiện đồ án tốt nghiệp này em đã lựa chọn đề tài:

“HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY PHILLIPS SEAFOODS VIỆT NAM”

Mục đích nghiên cứu:

F Tìm hiểu về lý thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ

F Tìm hiểu cách thức thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

F Tìm hiểu quá trình hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

F Tìm hiểu về những đóng góp của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý tại doanh nghiệp

F Tìm hiểu những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Như tên đề tài đã nêu, đối tượng đề tài nghiên cứu chính là hệ thống kiểm soát nội

bộ tại công ty Phillips Seafood VN

M

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

Trang 2

Nội dung đề tài:

Ngoài lời mở đầu, kết luận, các phụ lục, tài liệu tham khảo, đồ án gồm 3 chương:

F Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khái quát về lý

thuyết hệ thống kiểm soát nội bộ và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ ứng với từng nghiệp vụ

F Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Phillips

Seafood VN bao gồm những phần chính:

J Giới thiệu chung về công ty Phillips Seafood VN

J Nghiên cứu tổng quát các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

J Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng quy trình nghiệp vụ tại công ty

J Đánh giá khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cũng như qua từng quy trình nghiệp vụ

F Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

công ty

Những đóng góp của đề tài:

Đề tài:” Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty PSVN” nhằm :

F Tổng kết được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

F Nghiên cứu về thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty PSVN

J Tìm hiểu khái quát về các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ ở công ty PSVN

J Tìm hiểu về quá trình vận hành, cơ chế kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các quy trình nghiệp vụ cụ thể

J Đánh giá những điểm mạnh cũng như những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại PSVN

J Kiến nghị một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó

J Thông qua tìm hiểu những điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty PSVN có thể áp dụng trong công tác quản lý ở các công ty khác đang cần những phương thức quản lý chặt chẽ hơn

Trang 3

- Đề xuất các biện pháp khai thác các tiềm lực bên trong cũng như bên ngoài công

ty để nâng cao hiệu quả hơn nữa trong công tác sử dụng vốn

Trang 4

1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 KHÁI NIỆM 1.1.1.1 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hoạt động sản xuất kinh doanh tại 1 doanh nghiệp có khi diễn ra thuận lợi, có khi phải đối đầu với việc cạnh tranh khốc liệt, và những chính sách bất lợi Cạnh tranh càng khốc liệt, chính sách càng bất lợi thì rủi ro với doanh nghiệp càng cao Bản thân doanh nghiệp với những nguồn lực đủ mạnh, được sử dụng hiệu quả, quy trình làm việc chuyên nghiệp, phương pháp làm việc khoa học là những nhân tố giúp doanh nghiệp đủ sức đương đầu với những khó khăn bên ngoài Nhưng ngay cả khi hoạt động kinh doanh đang thuận lợi, doanh nghiệp vẫn đứng trước những rủi ro tiềm ẩn phát sinh từ bản thân nội bộ doanh nghiệp nhiều khi chỉ là những vấn đề rất nhỏ

“Chớ coi thường lỗi nhỏ, chỉ một lổ thủng nhỏ cũng có thể làm chìm tàu” Do đó nhà quản lý cần phải làm thế nào đó để có thể nắm bắt tình hình doanh nghiệp một cách tốt nhất, phát hiện những vấn đề bất thường dù là nhỏ nhất, nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trôi chảy, suôn sẻ, giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn phát sinh từ bản thân nội bộ doanh nghiệp Bất cứ biện pháp nào, phương pháp nào, cách thức nào nhằm thực hiện yêu cầu trên chính là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, là điều các nhà quản lý không thể không quan tâm

1.1.1.2 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chúng ta có thể vẽ sơ đồ đơn giản về quá trình hoạt động SXKD của một công ty:

Sơ đồ 1: Hệ thống vòng lặp hở

Từ các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, lao động, tiền … thông qua quá trình hoạt động SXKD tạo ra yếu tố đầu ra sản phẩm, dịch vụ Việc giám sát đầu ra, đối chiếu kết quả đạt được với các chuẩn mực, kế hoạch, mục tiêu đã

đề ra trước đó giúp điều chỉnh các yếu tố đầu vào một cách thích hợp hơn

Quá trình hoạt động SXKD

Trang 5

Sơ đồ 2: Hệ thống vòng lặp kín có sự phản hồi

Hệ thống vòng lặp kín có sự phản hồi, giám sát và điều chỉnh trong khi hệ thống vòng lặp hở không có, điều đó giúp tạo ra ưu thế cho các quy trình, các công ty áp dụng hệ thống vòng lặp kín trong quản lý Tuy nhiên giám sát đầu ra để điều chỉnh các yếu tố đầu vào vẫn chưa đủ để tạo ra ưu thế vượt trội hay đảm bảo một quá trình SXKD hiệu quả nếu như không kiểm soát được bên trong chiếc hộp đen kia quá trình SXKD diễn ra như thế nào Việc giám sát quá trình SXKD (bên trong hộp đen) là quá trình kiểm soát nội bộ

Sơ đồ 3: Hệ thống kiểm soát toàn diện

1.1.1.3 Khái niệm

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp

lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:

Bảo vệ hữu hiệu, sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực;

Ngăn ngừa và phát hiện những hành vi sai sót, gian lận, sử dụng tài sản

không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền dẫn đến lãng phí trong doanh nghiệp;

J Cung cấp những thông tin đáng tin cậy;

J Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành;

J Mọi thành viên đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ

Giám sát và so sánh với kế hoạch

Điều chỉnh

hoạch

Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Giám sát và so sánh với kế hoạch

Trang 6

Tại những công ty có quy mô càng lớn thì kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng, vì rằng quy mô càng lớn thì quyền hạn và trách nhiệm càng phân chia cho nhiều bộ phận, nhiều cấp, mối quan hệ giữa các bộ phận trở nên phức tạp, tài sản được phân tán cho nhiều nơi, nhiều hoạt động … do đó phải đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn

1.1.1.4 Các bộ phận cấu hành hệ thống kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Mức độ hữu hiệu của kiểm soát nội bộ tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác, chúng được gọi là môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị

Y Quan điểm, phong cách điều hành của nhà quản lý cấp cao

Hệ thống kiểm soát nội bộ có tồn tại và phát huy tác dụng hay không đầu tiên phải phụ thuộc vào quan điểm của các nhà quản trị cấp cao có thực sự muốn kiểm soát, giám sát nội bộ công ty hay không

Y Cơ cấu tổ chức

Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện, phân công, ủy quyền xử lý các nghiệp vụ và ghi chép các sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm

Y Phương pháp ủy quyền

Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức Cần có những ủy quyền bằng văn bản cụ thể sẽ giúp cho công việc tiến hành dễ dàng

và tránh được lạm dụng

Y Nhân sự

Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên và

họ luôn là một nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ Nhân sự ở một đơn vị có lớn mạnh hay không phụ thuộc vào các nhân tố như năng lực, tinh thần làm việc, đạo đức … cũng như chính sách tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thưởng,

Trang 7

khoa học và nghiêm túc sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Chính vì thế các nhà quản lý cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa kết quả thực tế và kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời

b Đánh giá rủi ro

Dưới một góc độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng, đánh giá và quản

lý các rủi ro có thể phát sinh Trong kinh doanh là chấp nhận rủi ro Trong thực tế, không có biện pháp nào giảm được rủi ro xuống bằng không Vấn đề là các nhà quản

lý phải quyến định rằng rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý rủi ro

Để có thể làm được việc này, các nhà quản lý cần phải:

Y Thiết lập các mục tiêu của tổ chức Một sự kiện chỉ là rủi ro đối với một

tổ chức khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức

Y Nhận dạng và phân tích các rủi ro khiến cho các mục tiêu của tổ chức

không thể thực hiện Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động và từ các chính sách của đơn vị, và hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong công tác này Từ đó có thể giúp nhà quản lý đưa ra các biện pháp hạn chế, khắc phục

c Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của nhà quản lý Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro

có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị

Y Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp

vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền lực Thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên, một bộ phận này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác, bộ phận khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót, nhầm lẫn cũng như các hành

vi gian lận

Cụ thể như không được bố trí kiêm nhiệm giữa các chức năng như phê chuẩn – thực hiện nghiệp vụ – kế toán – bảo quản tài sản; hay không thể có sự kiêm nhiệm chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát …

Y Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người nào đó chịu trách nhiệm Nếu như bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản,

Trang 8

thực hiện các nghiệp vụ mà không chịu trách nhiệm thì sự hỗn độn sẽ xảy ra ngay Có hai mức độ ủy quyền:

Ø Ủy quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách, và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi chính sách

Ø Ủy quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ

Y Bảo vệ vật chất và thông tin

Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, hư hỏng, tham ô hay

sử dụng lãng phí, sai mục đích Tài sản được bảo vệ thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng hệ thống kho an toàn, bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ, xây dựng hệ thống định mức, quy chế sử dụng tài sản hợp lý

Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị, những thông tin mật một khi bị rò

rỉ ra ngoài có thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị Do đó thông tin cần được bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp

Y Kiểm tra độc lập

Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúp giảm các sai sót, gian lận Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động nhưng kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi

ro cao

Y Phân tích rà soát

Là sự so sánh đối chiếu giữa số liệu từ những nguồn gốc khác nhau, tất cả mọi khác biệt đều cần làm rõ Thủ tục này giúp mau chóng phát hiện các sai sót, gian lận hoặc các biến động bất thường để kịp thời xử lý

d Thông tin truyền thông (Hệ thống kế toán)

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để

có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị và với bên ngoài Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực, đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời

Hệ thống thông tin trong một đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó thông tin

kế toán chẳng những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn vị nên nó là một

bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Trang 9

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu tổng quát sau:

Y Tính có thực: chỉ được ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thực

Y Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động đều phải đảm bảo rằng

chúng đã được phê chuẩn hợp lệ

Y Tính đầy đủ: không được loại bỏ, giấu bớt mọi nghiệp vụ phát sinh

Y Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, áp dụng

chính sách kế toán

Y Sự phân loại: đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản

tại đơn vị, ghi nhận đúng vài các loại sổ kế toán liên quan

Y Đúng hạn, kịp thời: việc ghi nhận doanh thu, chi phí đúng kỳ, kịp thời

cung cấp thông tin kế toán, tài chính cho nhà quản lý khi cần thiết

Y Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán phải được ghi vào sổ

đúng đắn, tổng hợp chính xác, giúp phản ánh đúngtình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị

Bản chất của hệ thống thông tin kế toán thể hiện qua:

Y Chính sách kế toán là các nguyên lý, cơ sở, quy ước, luật lệ và các thủ

tục được ban giám đốc công nhận để lập nên các báo cáo kế toán một cách trung thực Chính sách được lựa chọn phải không đi ngược lại với những chuẩn mực kế toán hiện hành

Y Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức phối hợp giữa các loại sổ

sách kế toán, và có tác dụng kiểm soát quá trình ghi chép, tính toán và việc chấp hành chính sách kế toán của đơn vị

Xét về mặt quy trình hệ thống thông tin kế toán bao gồm ba bộ phận:

Y Chứng từ

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng

và trong hệ thống kiểm soát nội nộ nói chung Ý nghĩa của chứng từ kế toán với chất lượng thông tin và bảo vệ tài sản:

Ø Chứng từ kế toán ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thông tin Sự trung thực và chính xác tăng lên nhờ được ghi chép ngay khi phát sinh nghiệp vụ và có chữ ký của những người có trách nhiệm

Ø Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản Trên các chứng từ liên quan đến tài sản phải có đầy đủ chữ ký người xét duyệt, người tiếp nhận tài sản Người bảo quản tài sản chứng minh tình hình tài sản hiện tại thông qua

Trang 10

các chứng từ nhập xuất và kế toán ghi chép tăng giảm tài sản căn cứ trên các chứng từ hợp lệ

Ø Chứng từ kế toán còn là phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập một chứng từ cho loại nghiệp vụ đó

Ø Chứng từ kế toán thể hiện quá trình kiểm tra trước và sau khi nghiệp

vụ xảy ra Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ phải xem xét chi tiết nội dung nghiệp vụ trên chứng từ để thực hiện sự xét duyệt của mình, sau đó người thực hiện sẽ căn cứ vào nội dung trên chứng từ để thực hiện Sau khi nghiệp vụ xảy

ra, chứng từ là cơ sở quan trọng để kiểm tra vì nó cung cấp đầy đủ thông tin về nội dung nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan

Ø Chứng từ kế toán còn là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên

Y Sổ sách kế toán

Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp … để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo

Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có một vai trò quan trọng giúp giám sát, bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý thu thập thông tin đáng tin cậy để điều hành hoạt động tại đơn vị Ngoài ra nó giúp lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ …

Y Báo cáo kế toán

Bao gồm các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Nếu việc chuẩn bị báo cáo tài chính trung thực, hợp lý là trách nhiệm của người quản lý đối với pháp luật thì tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành, kiểm soát đơn vị

Các thông tin thể hiện trên báo cáo tài chính không đơn thuần chỉ là sự mang sang từ sổ kế toán, mà nó phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị

e Giám sát

Giám sát bao gồm sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng như thiết kế và cần điều chỉnh gì cho phù hợp với từng giai đoạn Giám sát có vai trò quan trọng

Trang 11

trong kiểm soát nội bộ vì nó giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau

Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình

Giám sát định kỳ thường thực hiện qua các chức năng kiểm soát nội bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp cải thiện

1.1.1.5 Các loại thủ tục kiểm soát

J Kiểm soát phòng ngừa

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ, phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, chính xác …

J Kiểm soát phát hiện

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường được tiến hành sau khi nghiệp vụ xảy ra

Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện mục tiêu kiểm soát Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại Nhưng không có thủ tục kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao Khi đó kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “răn đe”, làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình làm việc

Trang 12

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi trường kiểm soát

Hành động, chính sách và các thủ tục phản ánh nhận thức, thái độ của các nhà quản lý đối với sự kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát

Ø Triết lý quản lý, phong các hoạt động

ro

Nhận dạng, phân tích và quản

lý các rủi ro

Ø Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro khiến cho các mục tiêu của đơn

vị không thực hiện được

Ø Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro phát sinh từ các biến động trong môi trường kinh doanh

Các hoạt động kiểm soát

Các chính sách và thủ tục người quản lý thiết lập để thực hiện mục tiêu kiểm soát

Ø Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Ø Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ

và truyền thông

Hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép, báo cáo các thông tin trong nội bộ và với bên ngoài

Sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của

nó có đúng như thiết kế và cần điều chỉnh gì cho phù hợp với từng giai đoạn

Ø Giám sát thường xuyên

Ø Giám sát định kỳ

Bảng 1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trang 13

1.1.2 HOÀN THIỆN CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG TỔ CHỨC 1.1.2.1 Những nhân tố đe doạ sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ

J Người quản lý lạm quyền

Trong thực tế, có nhiều trường hợp, người quản lý bỏ qua các quy định kiểm soát trong việc thực hiện một nghiệp vụ cụ thể Việc dành cho người quản lý một sự tuỳ tiện quá lớn có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

J Sự tiếp cận tài sản

Một trong những cách hữu hiệu nhất để bảo vệ tài sản là kiểm soát khả năng tiếp cận tài sản, thông qua những thủ tục kiểm soát nhất định mới được tiếp cận tài

sản Tuy nhiên vẫn còn những khả năng rất lớn các thủ tục kiểm soát không bảo vệ

hữu hiệu tài sản của đơn vị do không lường hết các phương cách tiếp cận tài sản

J Coi trọng hình thức hơn bản chất

Việc chỉ chú ý đến đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất các thủ tục kiểm soát Do đó người quản lý cần chú trọng hơn đến thực chất, thường xuyên kiểm tra để đánh giá kết quả các chính sách, thủ tục

J Mâu thuẫn quyền lợi

Nói chung khi một nhân viên (kể cả nhà quản lý) phải trung thành cùng một lúc với hai quyền lợi khác nhau thì mâu thuẫn quyền lợi sẽ tồn tại Khi đó lòng trung thành của họ đối với tổ chức sẽ bị chi phối, họ có thể chọn lựa những hành động có lợi cho họ nhưng lại gây tổn hại cho lợi ích của tổ chức

Quản lý theo kiểu “gia đình trị” hay “đồng hương” cũng là một nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn quyền lợi Khi đó nhân viên kể cả nhà quản lý có thể đặt quyền lợi của người thân lên trên lợi ích của tổ chức

1.2.2 Phát triển môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến sự hữu hiệu thực sự của hệ thống kiểm soát nội bộ, vì vậy để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cần phát triển một môi trường kiểm soát vững mạnh Để phát triển môi trường kiểm soát cần sử dụng tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố cấu thành

Trang 14

1.1.2.3 Thiết kế các thủ tục kiểm soát

Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát cần xem xét những nhân tố sau:

J Đánh giá rủi ro

Các thủ tục kiểm soát được thiết kế chủ yếu là để giới hạn các rủi ro có thể xảy

ra Rủi ro càng lớn thì phạm vi các thủ tục kiểm soát càng rộng Để đánh giá được rủi

ro, người ta phải định lượng rủi ro bằng số tiền Một công thức có thể áp dụng trong trường hợp này:

R: Rủi ro ước tính L: thiệt hại ước tính bằng tiền p: Xác suất xảy ra thiệt hại do kiểm soát nội bộ yết kém

J Giám sát

Phần lớn các trường hợp rủi ro liên quan đến các nhân tố:

Y Thiếu kiểm tra công việc một cách độc lập và định kỳ

Y Các phương pháp kiểm soát về mặt tổ chức không đủ hiệu lực

Y Các phương pháp thông tin, khuyến khích thực hiện trách nhiệm không

đủ hiệu lực

Y Tiếp cận trái phép tài sản vật chất và thông tin

Như vậy, giám sát thường xuyên các quy chế kiểm soát là một trong những vấn

đề quan trọng trong hệ thống kiểm soát Do đó, trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, cần chú ý đến việc xác lập các biện pháp giám sát thường xuyên và liên tục

J Lựa chọn thủ tục phù hợp với nghiệp vụ

Nói chung, việc thiết kế các thủ tục kiểm soát phải bảo đảm tất cả các nghiệp

vụ đều được lập chứng từ, ghi chép đầy đủ lên sổ sách và chỉ ghi chép các nghiệp vụ thực sự phát sinh Tuy nhiên, việc sử dụng loại thủ tục kiểm soát nào phụ thuộc vào bản chất và số lượng của từng loại nghiệp vụ

J Xác định mối quan hệ giữa các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm

soát riêng biệt

Y Thủ tục kiểm soát chung liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ của đơn vị

Y Thủ tục kiểm soát riêng biệt liên quan đến sự hiện hữu của một hoạt động hay nghiệp vụ nào đó

R = p x L

Trang 15

Hệ thống kiểm soát một nghiệp vụ, một hoạt động có thể bao gồm đồng thời thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát riêng biệt một cách đồng bộ

J Các thủ tục kiểm soát bổ sung cho nhau

Trong thiết kế các thủ tục kiểm soát, người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát không phát huy tác dụng bởi nhiều lý do, khi đó thủ tục còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện các sai sót hay gian lận

J Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích

Một trong những nguyên tắc quan trọng của kiểm soát nội bộ là quan hệ giữa lợi ích và chi phí Việc so sánh giữa chi phí và lợi ích mang lại sẽ cho biết thủ tục đề nghị có thích hợp không? (Lợi ích >> Chi phí à thủ tục kiểm soát có thể được chấp nhận)

Chi phí của các thủ tục kiểm soát bao gồm cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp là những chi phí sẽ phải bỏ ra thực tế để thực hiện thủ tục kiểm soát Chi phí gián tiếp là những ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của đơn vị do thủ tục kiểm soát mang lại

Khi xác định lợi ích của một thủ tục kiểm soát phải căn cứ vào rủi ro ước tính nếu không có thủ tục kiểm soát đó Rủi ro này cần phải định lượng

1.1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP MÔ TẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.3.1 Bảng tường thuật

Bảng tường thuật trình bày văn bản về trình tự tiến hành các thủ tục hay hoạt động của đơn vị

Trang 16

1.2 THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ – CƠ CHẾ KIỂM SOÁT CHO TỪNG QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

1.2.1 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN

Việc cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền bởi bản thân vốn bằng tiền có những đặc điểm sau:

F Tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lưu động, được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp

F Tiền là khoản mục bị ảnh hưởng và ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ …

F Số phát sinh của các tài khoản tiền thường lớn (L: thiệt hại ước tính thường lớn)

F Tiền là một tài sản nhạy cảm, khả năng xảy ra gian lận biển thủ cao (p: xác xuất xảy ra thiệt hại cao)

è R = p x L rủi ro tiềm tàng của khoản mục tiền thường được đánh giá cao

1.2.1.1 Yêu cầu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống này có thể chia thành 2 loại:

J Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ (kiểm soát phòng ngừa)

J Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ, đối chiếu với ngân hàng (kiểm soát phát hiện)

Muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đáp ứng những yêu cầu,

J Thu đủ

J Chi đúng

J Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý

1.2.1.2 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ

J Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính

J Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm

J Tập trung đầu mối thu

J Ghi chép kịp thời và đầy đủ số thu

J Nộp ngay số thu được trong ngày vào quỹ hay ngân hàng

J Có biện pháp khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền

Trang 17

J Thực hiện tối đa những khoản chi qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt

J Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế

1.2.1.3 Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền

J Thu trực tiếp từ bán hàng, cung cấp dịch vụ

Y Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm, cần tách rời giữa chức năng bán hàng và thu tiền

Y Sử dụng chứng từ bắt buộc (phiếu thu, biên lai …) có đánh số liên tục làm cơ sở thu tiền

Y Sử dụng hệ thống máy tính tiền, in phiếu tính tiền khuyến khích khách hàng nhận phiếu

Y Cần quản lý số thu trong ngày đối chiếu với các báo cáo, tổng số thu trong sổ sách

Y Nhân viên thu tiền nộp tiền vào quỹ cuối mỗi ngày

Y Khuyến khích thanh toán qua ngân hàng với những công nợ lớn

1.2.1.4 Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền

J Sử dụng các hình thức thanh toán qua ngân hàng các khoản tiền lớn, hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán

J Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

J Xây dựng các thủ tục xét duyệt chi

J Đối chiếu hàng tháng với ngân hàng

1.2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NỢ PHẢI THU – BÁN HÀNG

Quá trình bán hàng đặc biệt là bán chịu có những đặc điểm sau:

F Bán hàng và công nợ phải thu liên quan đến đối tượng bên ngoài nên khoản mục này nhạy cảm với những gian lận bị nhân viên chiếm dụng, tham ô …

F Khoản mục này có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

Trang 18

F Khoản mục nợ phải thu được phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được, liên quan đến việc lập dự phòng phải thu khó đòi có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra

J Các khoản nợ phải thu phải có thực và được ghi nhận đủ, tránh nhầm lẫn

J Các khoản nợ phải thu phải có khả năng thu hồi, giảm thiểu thất thoát

J Khoản mục doanh thu từ bán hàng cung cấp dịch vụ phải có thực, được ghi nhận đầy đủ, phù hợp với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ

J Hạn chế các khoản phải thu (bị bên ngoài chiếm dụng) ở một mức vừa phải

J Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

J Sử dụng các loại chứng từ, chính sách tín dụng nhằm ràng buộc khách hàng

J Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu sổ sách với khách hàng

1.2.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu tình bán hàng

Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải thu (bán chịu cho khách hàng) cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình bán hàng Chu trình bán hàng có thể được phân chia theo các chức năng:

f Lập và kiểm tra hoá đơn

g Theo dõi thanh toán

h Xét duyệt hàng bán bị trả lại hay giảm giá

i Cho phép xoá sổ các khoản nợ không thu hồi được

1.2.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI NỢ PHẢI TRẢ – MUA HÀNG

Trang 19

Nợ phải trả là một khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính, những sai lệch về

nợ phải trả có thể gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính về tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

J Các khoản nợ phải trả phải được ghi chép đầy đủ, chính xác tránh nhầm lẫn

J Các khoản nợ phải trả phải được đánh giá đúng, được khai báo đầy đủ

J Duy trì mức nợ phải trả (chiếm dụng vốn, hoặc vay ngân hàng) hợp lý

J Giám sát, đảm bảo khả năng chi trả các khoản nợ

J Ghi chép kịp thời, đầy đủ, tránh nhầm lẫn

J Thường xuyên thực hiện đối chiếu giữa số liệu sổ sách với khách hàng

1.2.3.3 Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả người bán

Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả (mua chịu người bán) cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình mua hàng Chu trình mua hàng có thể được phân chia theo các chức năng:

a Lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tư, kế hoạch mua hàng

b Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng

c Tiếp nhận hàng

e Ghi nhận giá trị hàng mua, ghi nhận nợ phải trả

f Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn nợ phải trả

g Đối chiếu số liệu thực tế với người bán (chủ nợ)

1.2.3.4 Kiểm soát nội bộ với các khoản vay

Kiểm soát nội bộ với các khoản vay chủ yếu là thực hiện nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn tùy theo giá trị, thời hạn, mục đích sử dụng các khoản vay

Các khoản vay phải được theo dõi chi tiết theo từng khoản nợ, từng chủ nợ Định

kỳ đối chiếu với các chủ nợ Bên cạnh đó còn phải kiểm soát hiệu quả sử dụng các khoản vay, các khoản vay có được sử dụng đúng mục đích hay không

1.2.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HÀNG TỒN KHO

Trang 20

Hàng tồn kho là TSLĐ của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất bao gồm nhiều loại: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, hàng hoá, thành phẩm ngoài ra còn bao gồm hàng đi đường, hàng gởi bán

Giữa hàng tồn kho và giá vốn hàng bán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong khi giá vốn hàng bán là khoản mục quan trọng quyết định kết quả kinh doanh

Trong nhiều doanh nghiệp, hàng tồn kho được đánh giá là một khoản mục trọng yếu và có rủi ro tiềm tàng cao vì những lý do,

F Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị, những sai phạm trên khoản mục hàng tồn kho dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kết quả kinh doanh

F Số lượng, chủng loại hàng tồn kho phong phú, số nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ nên việc quản lý và ghi chép hàng tồn kho rất phức tạp

F Giá trị hàng tồn kho dễ bị thay đổi (thường bị giảm do các nguyên nhân khách quan) do đó liên quan đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có nhiều khả năng sai sót và khó kiểm tra

F Hàng tồn kho được bố trí phân tán ở nhiều nơi, nhiều bộ phận à sự tiếp xúc tài sản dưới nhiều dạng khác nhau do đó việc kiểm soát trở nên phức tạp, gặp nhiều khó khăn

J Kiểm soát đầy đủ, chính xác

J Ngăn ngừa mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí tài sản

J Đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng các khoản mục hàng tồn kho, phục

vụ hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục

J Duy trì giá trị tồn kho đối với từng loại hợp lý

J Kiểm soát chi phí liên quan đến hàng tồn kho ở mức độ hợp lý

J Ghi chép chính xác, đầy đủ

J Xây dựng hệ thống định mức hợp lý

J Kiểm soát quá trình vận động vật chất của hàng tồn kho

J Kiểm soát quá trình vận động chi phí liên quan đến hàng tồn kho

J Thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách

Trang 21

1.2.4.3 Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho

J Phân chia trách nhiệm

J Chính sách mua hàng

J Thủ tục kiểm soát việc mua hàng

J Lập đơn đặt hàng, kiểm soát việc nhận hàng

J Kiểm soát bảo quản vật tư, hàng hoá, xuất kho

J Kiểm soát quá trình ghi chép hàng tồn kho

J Kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm

J Kiểm soát kho thành phẩm

J Kiểm soát quá trình tiêu thụ

J Kiểm kê hàng tồn kho, xử lý chênh lệch

Trang 22

2.1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

Tên giao dịch đối ngoại: Phillips Seafood (Vietnam) Co.,Ltd

Khánh Hoà – Việt Nam

Tập đoàn Phillips đã hoạt động trong ngành chế biến thuỷ sản hơn 63 năm, được khởi đầu từ miền biển phía đông Hoa Kỳ Phillips hiện có các nhà máy chuyên về chế biến các sản phẩm từ ghẹ nằm trên vịnh Chesapeake, và một số nhà hàng chính cũng như các trung tâm thực phẩm thuỷ sản

Phillips đến với châu Á vào cuối những năm 1980 và thiết lập cơ sở chế biến đầu tiên ở Philipin Từ đó đến nay tiếp tục triển khai hoạt động với 4 nhà máy khác ở Inđônêsia, Việt Nam, Ấn độ và Malaysia Hiện nay Phillips là nhà sản xuất lớn nhất thế giới về ghẹ xanh thanh trùng Pasteur, và bắt đầu chế biến các sản phẩm khác để giới thiệu với thế giới về sự chuyên nghiệp và hoạt động kinh doanh đa quốc gia của mình

Công ty Phillips Seafood Việt Nam tại Lô B3, B4 khu Công Nghiệp Suối Dầu, Nha Trang, Khánh Hoà vừa đi vào hoạt động không lâu, PSVN đang thu mua nguyên liệu thịt ghẹ từ các vùng biển ở Việt Nam và nỗ lực chứng tỏ có thể chế biến các sản phẩm có chất lượng tốt nhất

Trang 23

2.1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 2.1.2.1 Chức năng

J Là công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn nước ngoài, có đầy đủ tư cách pháp nhân

J Mục tiêu và phạm vi kinh doanh của công ty, sản xuất, chế biến các loại sản phẩm hải sản (đặc biệt là ghẹ lon và các sản phẩm đóng hộp, đóng gói từ hải sản)

J Được phép ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước Đặc biệt, 90% sản phẩm của công ty được xuất khẩu sang Hoa Kỳ, còn lại là sang Nhật, Úc và một số thị trường khác

2.1.2.2 Nhiệm vụ

J Kinh doanh đúng pháp luật của Nhà nước Việt Nam

J Thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế và các quy định chung của Nhà nước Việt Nam

J Sản xuất và chế biến sản phẩm theo tiêu chuẩn tập đoàn nhằm thoả mãn yêu cầu của thị trường tiêu thụ

J Tuân thủ mọi chính sách của tập đoàn

Văn phòng tập đoàn đặt tại Hoa Kỳ và các văn phòng điều khiển trực tiếp đặt tại Hồng Kông, các văn phòng chi nhánh đặt tại nhiều nước: Thái Lan, Malaysia, Philipin Do đó khâu tổ chức sản xuất, quản lý vừa theo tiêu chuẩn của tập đoàn và phải phù hợp với hệ thống pháp luật, quy định của Việt Nam

2.1.3.1 Tổ chức quản lý tại công ty

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được phân chia theo cấp độ quản lý, không

tổ chức theo phòng ban chức năng như các công ty của nước ta vẫn làm

Cấp độ quản lý cao nhất là giám đốc, do tập đoàn bổ nhiệm từ Mỹ phụ trách lãnh đạo điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực, kinh doanh, xuất nhập khẩu, vật tư, tài chính, kế toán, tổ chức nhân

sự, đầu tư xây dựng cơ bản, hành chánh tổng hợp

Cấp độ quản lý thứ 2 là các trưởng phòng, trưởng bộ phận chịu sự quản lý của giám đốc công ty, bao gồm,

Trang 24

J Trưởng phòng điều hành: Phụ trách điều hành bộ phận xuất hàng, bộ phận giám sát bảo trì, nhân viên cơ khí, nhân viên cơ điện, nhân viên điện lạnh và bộ phận bảo vệ

J Kiểm soát tài chính: Phụ trách bộ phận kế toán và nhân viên công nghệ thông tin

J Trưởng bộ phận phụ trách vật tư: phụ trách bộ phận cung ứng vật tư, bộ phận hậu cần, bộ phận kho

J Trưởng bộ phận nhân sự: giám sát về mặt nhân sự, quản lý lao động, tuyển dụng sử dụng, trả công lao động, đào tạo huấn luyện và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động

J Quản đốc phân xưởng sản xuất: phụ trách dây chuyền sản xuất và công nhân trong phân xưởng

J Trưởng bộ phận thu mua: phụ trách giám sát thu mua ghẹ và nhân viên thu mua

J Trưởng bộ phận KCS: phụ trách bộ phận kiểm tra chất lượng trong các công đoạn sản xuất sản phẩm của công ty

J Trưởng bộ phận đảm bảo chất lượng: phụ trách bộ phận kiểm tra chất lượng thành phẩm ( QA) và phụ trách bộ phận thí nghiệm của công ty

Trang 25

2.1.3.2 Tổ chức hoạt động sản xuất tại công ty

a Tổ chức hoạt động sản xuất tại công ty

Công ty có 2 phân xưởng sản xuất là MINIPLANT và PSVN PRODUCTION phụ trách sản xuất một sản phẩm duy nhất là ghẹ xanh thanh trùng Pastuer đóng lon Chính vì vậy mà chức năng nhiệm vụ của 2 phân xưởng sản xuất như sau:

Y MINIPLANT: là phân xưởng sản xuất phụ, phụ trách việc kiểm soát chất lượng nguyên liệu cho công ty hay còn gọi là FQA – Field Quality Assurance Công việc chính của MINIPLANT là tiếp nhận lượng nguyên liệu từ bộ phận thu mua, kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm, tách mai, bóc thịt và kiểm xương lần 1

Y PSVN PRODUCTION: là phân xưởng chính, gồm có 2 line

Ø Line 1: Phụ trách kiểm xương lại lần thứ 2 lượng nguyên liệu từ MINIPLANT chuyển sang

Ø Line 2: Phụ trách kiểm xương lại lần thứ 3 lượng nguyên liệu từ line 1, sau đó trộn nguyên liệu, đóng lon, thanh trùng

Do sản phẩm của công ty đòi hỏi chất lượng cao nên các công đoạn trong quy trình sản xuất được lặp đi lặp lại nhiều lần đặc biệt là công đoạn kiểm xương.

Trang 26

Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức quản lý, sản xuất

Bộ Phận Nhn Sự

Cung Ứng Vật Tư

Nhn Vin KCS

Trợ Lý KCS

Cơng Nhn

PX Phụ

Bộ Phận Thu Mua

G.St Thu Mua Ghẹ

Nhn Vin Thu Mua

T.Phịng Điều Hnh

Bộ Phận Xuất Hng

Bộ Phận Bảo Vệ

Gim St Bảo Trì

Cơng Nhn

Phụ Trch Vật Tư

Hậu Cần

Thủ Kho T.Phẩm

Thủ Kho N.Liệu

Kế Tốn Trưởng

Kế Tốn Tổng Hợp

Kế Tốn - Thống K

Kế Tốn Vin

Cơng Nghệ Thơng Tin

Giám Đốc

Trang 27

Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất của công ty

Picking section (bóc thịt)

Shell cleaning (kiểm xương)

PRODUCTIO

N

Section line 1

Section line 2

Blending (trộn)

Seaming (Đóng lon)

Pasteurizing (thanh trùng)

Trang 28

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên

Quy trình sản xuất ghẹ tại công ty

Sơ đồ 6: Quy trình sản xuất ghẹ

2.1.4 MỘT SỐ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH

DOANH CỦA CÔNG TY

2.1.4.1 Chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước

a Chính sách thuế

1 N.liệu được kiểm CAP

2 Tiếp nhận thịt ghẹ

3 Làm sạch Special, Claw

4 Làm sạch Jumbo

5 Jumbo rớt cỡ chuyển qua Backfin

6 Chuẩn bị Claw finger

7 Rớt cỡ chuyển qua Claw

8 Cắt, làm sạch

9 Cân

10 Đóng gói trong túi nhựa đã in mã

số

11 Hút chân không

12 Kiểm xương dưới đèn màu

13 Kiểm xương lần cuối

14 Nhập lon

15 Kho lưu trữ lon

16 Rửa lon kim loại

17 Rửa lon

nhựa Hoặc

18 Tiếp nhận bột SAPP

19 Kho lưu trữ SAPP

20 Chuẩn bị dung dịch SAPP

21 Châm SAPP lần 1 22 Trộn

23 Châm SAPP lần 2

24 Đóng hộp

25 In mã

số ngày sản xuất

26 Thanh trùng gia nhiệt

27 Thanh trùng làm nguội

28 Cấp đông Claw finger

29 Dán nhãn đóng gói Claw finger

Trang 29

Theo điều khoản trong giấy phép đầu tư, công ty có nghĩa vụ nộp cho nhà nước:

Y Thuế thu nhập doanh nghiệp bằng 10% trên lợi nhuận chịu thuế

Y Công ty được miễn thuế TNDN trong sáu năm tính từ năm đầu tiên có lợi nhuận chịu thuế và được giảm 50% thuế TNDN trong bốn năm tiếp theo

Đây là một lợi thế của công ty bởi vì tính đến thời điểm hiện nay công ty mới hoạt động được hơn ba năm Như vậy công ty vẫn còn trong giai đoạn được miễn thuế

b Chính sách xuất khẩu

Việt Nam đang trong giai đoạn khuyến khích xuất khẩu, giảm nhập khẩu Lợi thế của công ty là sản phẩm của công ty hầu như là xuất khẩu sang các nước, hiện tại công ty chưa tiêu thụ mặt hàng này tại thị trường Việt Nam Vì vậy, công ty được hưởng ưu đãi với thuế suất thuế xuất khẩu là 0%

2.1.4.2 Điều kiện tự nhiên

Giai đoạn 1991 – 2003 tổng sản lượng thủy sản của Việt Nam đã thay đổi rất nhanh Năm 1991, tổng sản lượng thủy sản đạt 1.049.468 tấn, trong đó sản lượng từ nuôi trồng thủy sản chiếm 32%, sản lượng từ khai thác hải sản chiếm 68% Đến năm

2003, tổng sản lượng thủy sản đã tăng lên 2.536.361 tấn, trong đó sản lượng từ nuôi trồng thủy sản là 1.110.138 tấn chiếm 44%, sản lượng từ khai thác hải sản là 1.426.223 tấn chiếm 56% Nuôi trồng thủy sản đang thực sự trở thành ngành sản xuất hàng hóa,

là hướng chủ lực trong cung cấp nguyên liệu cho chế biến xuất khẩu thủy sản, là do Việt Nam có lợi thế hơn các nước về diện tích, khí hậu và môi trường biển rất thuận lợi

Mặt hàng sản xuất chính của công ty là các sản phẩm hải sản đặc biệt ghẹ xanh tranh trùng Pasteur, đây là một sản phẩm đặc biệt ở các vùng biển châu Á Theo nghiên cứu của tập đoàn cho thấy môi trường biển Việt Nam rất thích hợp cho việc khai thác

Trang 30

loại ghẹ này và các loại hải sản khác Hiện nay, nguồn nguyên liệu cung cấp cho công

ty chủ yếu là Cà Mau, Phú Quốc, Hà Tiên, Vũng Tàu, Tu Bông, Phú Yên và Vạn Ninh

2.1.4.3 Tình hình đầu tư vốn kinh doanh

Bảng3: Phân tích tình hình đầu tư vốn kinh doanh trong 2 năm 2002-2003

Nhận xét: Qua bảng phân tích cho thấy Tốc độ tăng tổng vốn kinh doanh của công ty năm 2002 là 19,36%, nguyên nhân chủ yếu do vốn lưu động tăng 129,92% là do công ty chính thức đi vào hoạt động sau gần một năm chuẩn bị, vốn lưu động tăng là vì các khoản phải thu tăng lên chủ yếu là tiền ứng trước cho nhà cung cấp và hàng tồn kho cũng tăng lên tương ứng, đặc biệt là nguyên vật liệu cho sản xuất thành phẩm tồn kho Công đoạn xây dựng đã hoàn tất và chính thức đi vào sử dụng Do vậy tốc độ tăng vốn cố định trong năm 2002 chỉ có 13,88%

Qua năm 2003 tốc độ tăng tổng vốn kinh doanh khá cao là 85,78%, nguyên nhân chủ yếu là do vốn lưu động tăng lên với một tốc độ chóng mặt 1002,23%, trong khi đó vốn cố định lại giảm 5,94% Do công ty mới thành lập cách đây không lâu nên có thể nói năm 2003 là năm hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định của công ty, do vậy vốn lưu động tăng nhanh là điều tất yếu, trọng tâm vẫn là các khoản phải thu và hàng tồn kho tăng, đặc biệt trong năm 2003 còn có một lượng thành phẩm tồn kho khá lớn

Tóm Lại: ĐN 2002 và ĐN2003 tình hình đầu tư vốn kinh doanh trong công ty có

sự mất cân đối trầm trọng, cụ thể, vốn cố định chiếm giá trị quá lớn trong tổng vốn, trong khi vốn lưu động chỉ có rất ít Cuối năm 2003 tình hình đầu tư vốn kinh doanh có

sự chuyển biến khá tích cực, giá trị vốn lưu động đã vượt cao hơn vốn cố định Tuy nhiên đối với công ty sản xuất kinh doanh thì điều này là không thích hợp, điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn lưu động không được tốt lắm

2.1.4.4 Tình hình trang bị tài sản cố định trong công ty

ĐVT: Ngđ

Trang 31

Bảng 4: Phân tích tình hình trang bị TSCĐ trong công ty trong năm 2003

Nhận xét, Qua bảng phân tích tình hình trang bị tài sản cố định qua 2 năm

2002-2003 cho thấy tổng giá trị còn lại cuối năm 2002-2003 là 11.184.710 nghìn đồng Như vậy,

so với đầu năm giảm 392.656 nghìn đồng tương ứng với mức giảm 3,39%, trong đó chủ yếu giá trị còn lại của tài sản cố định hữu hình giảm 552.656 nghìn đồng tương ứng với mức giảm 4,77% mặc dù nguyên giá tài sản cố định hữu hình có tăng Là do bắt đầu từ năm 2002 sau khi hoàn thành xây dựng cơ bản đưa vào sản xuất công ty không đầu tư thêm bất kỳ tài sản cố định có giá trị lớn mà chỉ trang bị thêm thiết bị văn phòng Mặt khác, trong 2 năm 2002-2003 công ty đã bắt đầu khấu hao tài sản cố định cho nên giá trị còn lại giảm đi là điều tất yếu

Như vậy, 2 năm đầu 2001 và 2002 công ty đã tập trung vốn kinh doanh để đầu tư xây dựng cơ bản và trang bị máy móc thiết bị Sang năm 2003 công ty đã hầu như chỉ tập trung cho mục đích sản xuất kinh doanh, do vậy trong năm 2003 công ty không trang bị thêm tài sản có giá trị lớn mà chỉ trang bị thêm thiết bị văn phòng, cụ thể là hệ thống mạng tốc độ cao cho toàn công ty trị giá hơn 100 triệu đồng

Nói chung, mặt hàng sản xuất của công ty là thuộc về thuỷ sản, không cần nhiều hệ thống dây chuyền máy móc thiết bị mà quan trọng mà là cần nhiều lao động phổ thông Chính vì vậy sau thời gian xây dựng cơ bản hoàn thành thì vốn kinh doanh của công ty đều tập trung cho vốn lưu động hay cho mục đích sản xuất là chủ yếu

2.1.4.5 Tình hình sử dụng lao động và thu nhập tại công ty

Trang 32

Số lượng (ngườI) Tỉ trọng (%)

Số lượng (ngườI) Tỉ trọng (%) Gi trị %

1 Theo tích chất cơng việc 253 100,00 421 100,00 168 66,40

Bảng 5: Phân tích tình hình sử dụng lao động trong 2 năm 2002-2003

Nhận xét Qua bảng phân tích cho thấy Năm 2003 số lượng lao động trong toàn công ty tăng lên 168 người tương ứng với mức tăng 66,40% so với năm 2002

J Xét theo tích chất công việc: Lao động gián tiếp tăng 23 người tương ứng với mức tăng 135,29% nguyên nhân chủ yếu do công ty tuyển thêm lao động để hoàn thiện công tác quản lý Mặt khác nhu cầu đòi hỏi công ty phải sản xuất nhiều với khối lượng lớn, do đó đòi hỏi số lượng lao động gián tiếp tăng 145 người tương ứng với mức tăng 61,44%

J Xét theo trình độ: Trình độ đại học tăng 16 người tương ứng với mức tăng 133,33% Cao đẳng và trung cấp tăng 7 người tương ứng với mức tăng 140% Lao động phổ thông tăng 145 người tương ứng với mức tăng 61,44% Lao động tăng lên chủ yếu là do công ty đi vào hoàn thiện khâu tổ chức cũng như sản xuất sau một thời gian xây dựng và vận hành thử

Nói chung, năm 2003 số lượng lao động của công ty tăng cả về số lượng lẫn chất lượng đã góp phần tạo ra sự ổn định về mặt quản lý và sản xuất cho công ty đồng thời góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động Loại hình sản xuất của công

ty là chế biến thuỷ sản do đó đòi hỏi số lượng lao động phổ thông rất lớn Do đó trung bình mỗi năm công ty đã giải quyết được một số lượng lao động nhàn rỗi cho địa phương, tăng thu nhập cho dân lao động vì hầu hết lao động địa phương trước đây đều

là lao động nông nghiệp hoặc một số thì thất nghiệp

Trang 33

Bảng 6: Phân tích tình hình thu nhập lao động trong 2 năm 2002-2003

Nhận xét: Qua bảng phân tích tình hình thu nhập của công nhân trong công ty cho thấy tổng quỹ lương năm 2003 tăng hơn năm 2002 là 1.778.053 nghìn đồng tương ứng với mức tăng 85%, là do tổng số lao động của công ty tăng 168 người tương ứng với tỷ lệ tăng 66% vì công ty mới tuyển thêm lao đông trực tiếp phục vụ sản xuất Thu nhập bình quân là 766 nghìn đồng/người/tháng tăng hơn so với năm 2002 là 77 nghìn đồng tương ứng với mức tăng 11% Mặc dù thu nhập bình quân tăng nhưng nhìn chung mức thu nhập bình quân như trên là thấp do lương của công nhân trong phân xưởng được tính theo lương sản phẩm Riêng lương của nhân viên quản lý trong công ty thuộc

về hệ thống lương kín và được trả qua ngân hàng

ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

2.1.5.1 Tình hình sản xuất của công ty

Khi mới bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất năm 2002 công ty đã sản xuất thử mặt hàng cá nhưng không thành công Vì vậy bắt đầu từ năm 2003 đến nay công ty chỉ sản xuất 1 mặt hàng duy nhất là ghẹ xanh thanh trùng Pasteur và sản phẩm này đã xuất khẩu được sang các thị trường Mỹ, Nhật, Úc và một số các thị trường khác Trong năm

2003, giá trị thu về từ bán ghẹ là 47 tỷ đồng trong đó 90% là xuất sang thị trường MỸ mang lại lợi nhuận cho công ty gần 1 tỷ đồng Năm 2003, năng suất sản xuất của toàn công ty vẫn còn thấp không đủ lượng xuất đi

2.1.5.2 Tình hình tiêu thụ của công ty

Đối với PSVN, thị trường đầu ra đã được tập đoàn bao tiêu bằng hình thức tập đoàn mua sản phẩm công ty sản xuất ra như một khách hàng Hầu như 90% sản lượng tiêu thụ của công ty là xuất cho tập đoàn, 10% còn lại được rải rác cho các thị trường Nhật,

Úc và một số thị trường khác Riêng thị trường Việt Nam hiện tại công ty chưa tiêu thụ mặc dù công ty sản xuất tại Việt Nam Đây là thị trường rất dễ tính, có thể tiêu thụ được những sản phẩm không thoả mãn yêu cầu của tập đoàn nhưng so với thu nhập của người dân thì sản phẩm này vẫn ở giá quá cao

Trang 34

Trang 35

2.1.5.3 Đánh giá khái quát kết quả hoạt động sxkd của công ty

Bảng 7: Một số chỉ tiêu đánh giá khái quát kết quả kinh doanh trong 2 năm 02 – 03

Nhận xét: Qua bảng phân tích cho thấy, kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2002-2003 có sự biến động lớn

J Doanh thu thực hiện năm 2003 tăng hơn so với năm 2002 là 47.357.788 nghìn đồng tương ứng với mức tăng là 461.083% là do năm 2003 công ty thực sự đi vào hoạt động sản xuất, bán hàng cho tập đoàn, tạo ra doanh thu trong đó xuất khẩu gần 46 tỷ đồng

J Tổng lợi nhuận trước thuế (sau thuế) năm 2002 lỗ 7,3 tỷ đồng là do công ty chưa tạo ra doanh thu và chi phí cho quản lý rất cao 7,2 tỷ nhưng sang năm 2003 công

ty đã tạo ra doanh thu mang lại 1,3 tỷ lợi nhuận trước thuế(sau thuế)

J Tổng lao động năm 2003 là 421 người tăng hơn so với năm 2002 là 168 người tương ứng với mức tăng là 66% chủ yếu là do tăng số lượng công nhân ở phân xưởng Hiện nay số lao động của công ty lên đến gần 1.000 người

J Tổng số tiền nộp ngân sách nhà nước Việt Nam năm 2003 là 662.858 nghìn đồng, tăng hơn so với năm 2002 là 522.222 nghìn đồng tương ứng với mức tăng là 371%

Nhìn chung, hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2003 đã đạt được kết quả khả quan mặc dù lợi nhuận thu về chưa cao trong khi chi phí bỏ ra khá lớn Chính vì vậy, định hướng của công ty trong vài năm tới cần phải nâng cao mức doanh thu đồng thời giảm chi phí xuống thấp hơn để tăng thêm mức lợi nhuận Bên cạnh đó công ty cũng đang cố gắng tìm cách tăng mức thu nhập cho lao động phổ thông để đáp ứng nhu cầu đời sống ngày càng tăng, khích lệ tinh thần làm việc, tạo sự gắng bó của công nhân với công ty

Trang 36

2.1.5.4 Những thuận lợi, khó khăn

a Những thuận lợi

Y Công ty hoạt động chủ yếu là vốn do tập đoàn cấp về, không phải vay ngân hàng hay chiếm dụng để hoạt động nên quá trình hoạt động sản xuất của công ty luôn diễn ra liên tục, suôn sẽ, không lo đến vấn đề thiếu vốn

Y Trình độ nghiệp vụ của đội ngũ quản lý và nhân viên khá tốt vì đã qua chọn lựa và tuyển dụng kỹ

Y Công tác quản lý ở các bộ phận được phân công khá rõ ràng và được sự trợ giúp của tập đoàn và các chi nhánh đặc biệt là bộ phận kế toán của công ty

Y Mọi công việc hay sổ sách của công ty đều được sử dụng trên hệ thống máy vi tính và các bộ phận phòng ban có thể kiểm tra hay thông báo hoạt động đều thông qua hệ thống này Chính vậy đảm bảo độ chính xác cao và không có sự chậm trễ trong công việc

Y Thị trường tiêu thụ, phần lớn sản phẩm sản xuất xuất khẩu sang các thị trường, được bao tiêu từ phía tập đoàn, không phải lo tìm kiếm thị trường tiêu thụ

Y Khó tìm kiếm lao động chất lượng cao cho quản lý ở Nha Trang

Trang 37

2.1.5.6 Phương hướng phát triển của công ty

Mọi hoạt động của công đều diễn ra dưới sự chỉ đạo của tập đoàn Sau thời gian vận hành thử, đi vào ổn định, PSVN sẽ xây dựng một nhà máy khác tại Đà Nẵng

Bắt đầu năm 2004, bên cạnh hoạt động chính là chế biến và sản xuất mặt hàng hải sản, công ty còn tham gia thêm hoạt động kinh doanh thương mại như tham gia mua và xuất khẩu hàng đông lạnh như cá, hoa quả Tuy đây không phải là hoạt động chính nhưng nó là nguồn tạo thêm thu nhập cho công ty góp phần đa dạng hoá hình thức kinh doanh cho công ty, giảm thiểu rủi ro trong sản xuất

Trang 38

2.2 NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

2.2.1 QUAN ĐIỂM CỦA TẬP ĐOÀN, CÔNG TY VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Đối với tập đoàn, công ty PSVN có vai trò là một nhà máy, phân xưởng đặt gần nguồn nguyên liệu, chi phí nhân công rẻ Tất cả các chi phí phát sinh tại PSVN được xem là chi phí phân xưởng, và tập đoàn ấn định giá mua cho các sản phẩm do PSVN sản xuất đúng bằng với giá thành toàn bộ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (lợi nhuận) của PSVN như thế nào không quan trọng, điều quan trọng là giá thành toàn bộ của các sản phẩm PSVN sản xuất phải thấp Do đó, các nỗ lực thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tại PSVN cũng chỉ phục vụ mục đích kiểm soát chi phí sản xuất, chi phí hoạt động

2.2.2 KHÁI QUÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 2.2.2.1 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức quản lý, sản xuất đã được trình bày trong phần giới thiệu về công ty

Do đó ở phần này chỉ giới thiệu tóm lược về bộ máy tổ chức của công ty qua sơ đồ sau:

Theo quy định của tập đoàn, tập đoàn trực tiếp thiết lập, thay đổi cơ cấu tổ chức Hai vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý là Giám Đốc và Kiểm Soát Tài Chính (kế toán trưởng), việc thay đổi vị trí này trực tiếp do tập đoàn quyết định Các vị trí khác, giám đốc có thể thay đổi nhưng phải báo cáo với tập đoàn

Công ty đã thiết lập cơ cấu tổ chức các bộ phận theo hướng chuyên biệt hoá cao, không chồng chéo Mỗi bộ phận có nhiệm vụ, chức năng riêng biệt, hỗ trợ đồng thời

Sơ đồ 7: Tóm lược cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Trang 39

kiểm soát nhau chặt chẽ Người đứng đầu mỗi bộ phận quản lý, điều hành hoạt động và chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về hoạt động của bộ phận mình Đồng thời mỗi

bộ phận định kỳ báo cáo hoạt động của bộ phận mình với tập đoàn Sau đây là minh hoạ một số bảng phân công trách nhiệm công việc các bộ phận:

JOB - RESPONSIBILITIES

Seafood (Vietnam) Co., Ltd

JOB / SECTION PROD

IMMEDIATE MANAGER / SUPERVISOR

PST / PSVN FC / GD Daily - 16h PST's forms

PSVN's forms

2 Weekly Production Monitoring

Inventory / Production / Accounting

Phillips Foods Asia FC / GD

Weekly - 11h Saturday

PFA's forms PSVN's forms

3 Operation Highlight

Monthly - (02nd following month) PFA's forms

4 Quality Control Report

Weekly - 11h Saturday PFA's forms

5 Fish Achivement

Christ Kegan / Craig Internal Control

FC / GD / Christ

Weekly - 11h Saturday PSVN's form

6 RM Report - FISH &

CRAB

Accounting /

QC / Field

Prodution PST FC / GD

Daily - Before 17h

Weekly - 11h Saturday

PSVN's forms

7 Production summary - Costing

Internal Control Prodution

FC / GD

Weekly - 11h Saturday Monthly

PSVN's forms

8 Other works related or required

Internal Control FC / GD As requirements

As Requirements

Bảng 8: Bảng trách nhiệm công việc của kế toán thống kê – thông tin sản phẩm

JOB - RESPONSIBILITIES

Seafood (Vietnam) Co., Ltd

JOB / SECTION PERSONNEL NAME IMMEDIATE MANAGER / SUPERVISOR

Trang 40

1 ManPower Report All sections Phillips

Foods Asia FC / GD

Weekly - 11h Friday PFA's forms

2 Operation Highlight All sections Phillips

Foods Asia FC / GD

Monthly - (02nd following month) PFA's forms

3

Labour movement : Increase, Terminating, Resigned, (for each section)

All staff Internal

Control FC / GD

Monthly - (03rd following month) PSVN's Forms

4 Salary Increament (Salary changed) All staff Internal Control FC / GD Monthly - (03rd following month) PSVN's Forms

5

Time Sheet - Annual / Bussiness / Personal / Other Leaves

All staff

Internal Control / Salary calculation

FC / GD Monthly - (03rd

following month) PSVN's Forms

6 Worker Salary Worksheet - Each Section All staff

Internal Control / Salary payment

FC / GD Monthly - (03rd

following month) PSVN's Forms

7 Social / Health Insurance All staff Government FC / GD

Monthly - (06th following month) Quarterly - (06th following month)

Gov / PSVN's Forms

9 Other works related or required All staff FC / GD As requirements

Bảng 9: Bảng trách nhiệm công việc của bộ phận nhân sự

Với cơ cấu tổ chức của công ty gồm nhiều bộ phận thậm chí có những bộ phận chỉ

có một người (bộ phận mua hàng) có vẻ rất cồng kềnh Nhưng thực tế tại công ty, công việc diễn ra khá trôi chảy, thuận tiện bởi phân công công việc, trách nhiệm rất cụ thể,

rõ ràng Trong cơ cấu không hề có phó giám đốc, giám đốc chính là người giám sát trực tiếp hoạt động của công ty tại Việt Nam cho tập đoàn Các trưởng bộ phận được xem là ngang cấp với nhau, do đó không có sự tranh giành vị trí cao thấp

Định dạng
Số trang	97
Dung lượng	767,05 KB

hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty phillips seafoods việt nam

SDĐK SL PSTK GT PSTK SDCK Mã

IL: B/phận mua hàng lập