ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 66
Để tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ cần nghiên cứu về các quy trình nghiệp vụ, các phương thức, biện pháp kiểm soát ở mỗi quy trình này. Để tìm hiểu và mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ em xin dùng phương pháp vẽ lưu đồ mô tả các quy trình hoạt động kiểm soát. Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ:
Chức năng xử lý: làm thay đổi giá trị, hình thức hay vị trí của thông tin
Chứng từ tài liệu: các loại chứng từ báo cáo
Hồ sơ lưu trữ: tập hợp chứng từ theo bộ chứng từ hồ sơ hay những phương tiện khác dùng để lưu trữ tài liệu
Sổ Sách
Bảng Tính: tài liệu, kết quả có được từ quá trình tính toán
Quyết định: khi một quyết định cần phải đưa ra để lựa chọn giữa các phương án
Đường lưu chuyển: Đường kẻ dùng để chỉ hướng lưu chuyển của tài liệu, bước đi của nghiệp vụ
Điểm nối ra ngoài: chỉ các nguồn, hoặc đích của các khoản thoát ra, đi vào lưu đồ
Bảng16: Các ký hiệu thường sử dụng trong lưu đồ 2.2.3.1 Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền
J Tình hình quản lý và sử dụng tiền tại công ty
Với bản chất là một công ty phụ thuộc, PSVN không có cũng như không tự tạo ra nguồn vốn bằng tiền trang trải hoạt động. Tiền để chi trả chi phí hoạt động được tập đoàn cung cấp thông qua ngân hàng hàng tuần. Để có lượng tiền từ tập đoàn hàng tuần, kế toán trưởng phải lập dự toán thu chi cho 8 tuần kế tiếp. Và đây cũng là nguồn tăng tiền chủ yếu của PSVN. Thu tiền từ bán sản phẩm cho khách hàng khác mặc dù có nhưng không nhiều.
Lưu Trữ Chứng từ
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 67
Các khoản mục chi tiêu thường xuyên.
Y Chi trả cho nhà cung cấp NLC – qua ngân hàng.
Y Chi trả lương cho công nhân – chi tiền mặt.
Y Chi trả lương cho nhân viên, quản lý – qua ngân hàng.
Y Chi trả các dịch vụ mua ngoài thường xuyên – qua ngân hàng.
Y Chi trả các dịch vụ mua ngoài khác – chi tiền mặt.
Các khoản mục chi lớn, không thường xuyên như mua sắm tài sản cố định, chi trả dịch vụ kiểm toán v…v – thông qua ngân hàng.
J Lập kế hoạch thu chi
Đây là công việc bắt buộc, là trách nhiệm của kế toán trưởng nhằm đảm bảo công ty có đủ tiền để chi tiêu. Việc lập kế hoạch thu chi không phải là thủ tục hay hình thức mà sẽ làm căn cứ để tập đoàn cấp tiền hàng tuần cho PSVN – đảm bảo khả năng thanh toán, trang trải chi phí hoạt động cho công ty. Tập đoàn đã kiểm soát tiền ngay từ nguồn cung ứng. Các khoản mục chi tiêu đều phải được dự toán từ 8 tuần trước đó, ổn định qua các dự toán chi tiêu các tuần kế tiếp cho đến khi trở thành nhu cầu chi tiêu thực sự. Phương pháp kiểm soát này không chỉ kiểm soát hiệu quả đối với tiền mà còn tạo sự ràng buộc rất lớn về tài chính đối với PSVN nói riêng và cả các công ty con khắp thế giới nói chung. Hiện nay hàng tuần tập đoàn thường gởi cho PSVN khoảng 50.000 USD # 800 trVNĐ
J Quá trình kiểm soát nội bộ về tiền mặt
Do các bản chất nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt chứa đựng nhiều rủi ro, nên một trong những biện pháp hữu hiệu kiểm soát nột bộ đối với tiền mặt là hạn chế sử dụng tiền mặt. Công ty chủ động duy trì số dư tiền mặt tại quỹ thấp vừa đủ để thanh toán các chi phí nhỏ lẻ, hoạt động thanh toán của công ty chủ yếu qua ngân hàng.
Các hoạt động kiểm soát tiền mặt:
Y Quy định trách nhiệm, phân công quản lý tiền mặt ở quỹ. Hàng ngày, kế toán thanh toán lập báo cáo thu chi tồn, đồng thời tập hợp chứng từ thu chi trong ngày, lưu trữ trong bộ báo cáo quỹ từng ngày.
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 68
Y Tách rời chức năng quản lý tiền tại quỹ với quản lý sổ sách. Các quy tắc bất kiêm nhiệm có sự vi phạm: thủ quỹ tại công ty kiêm nhiệm vị trí trưởng bộ phận nhân sự.
Y Quy trình xét duyệt chi tiền mặt (với giá trị thấp) tương tự quy trình xét duyệt chi tiền gửi, thể hiện trách nhiệm quản lý, xét duyệt trên các chứng từ được thực hiện chặt chẽ.
Y Các quy định về tồn quỹ tiền mặt, nộp tiền vào quỹ, nộp ngân hàng.
Ngoại trừ thời điểm chuẩn bị phát lương cho công nhân, công ty chỉ duy trì số dư tiền mặt tại quỹ từ 5tr – 40 tr đồng. Định kỳ hàng tuần kế toán thanh toán và thủ quỹ tiến hàng kiểm tra quỹ. Các khoản thanh toán của ty chủ yếu qua ngân hàng, do đó ít có trường hợp số dư tiền mặt tại quỹ lớn nên không phải tiến hành nộp tiền vào ngân hàng.
Y Phương thức, thiết bị bảo vệ đảm bảo, bảo hiểm tiền mặt tại quỹ.
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 69
J Quá trình kiểm soát nội bộ về tiền gởi ngân hàng
So với khoản mục tiền mặt thì tiền gởi ngân hàng có số dư lớn hơn rất nhiều song chúng cũng có những đặc điểm giống với tiền mặt vì vậy kiểm soát tiền gởi ngân hàng cũng gần giống kiểm soát tiền mặt. Những sai sót, gian lận tiền gửi ít hơn so với tiền mặt bởi vì các khoản thu chi về tiền gởi ngân hàng ngoài sự kiểm soát nội bộ doanh nghiệp còn có sự kiểm soát của ngân hàng.
Các hoạt động kiểm soát tiền gửi:
Y Việc theo dừi tiền gởi ngõn hàng, cỏc nghiệp vụ thanh toỏn tiền gởi do kế toán thanh toán đảm nhiệm. Hàng ngày, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu số dư tiền gởi với các ngân hàng, lập báo cáo tiền gởi, lưu trữ theo ngày.
Y Các khoản tăng tiền gởi ngân hàng chủ yếu do tập đoàn cấp tiền hàng tuần (ngoại tệ), trong năm 2004 đã có thêm những khoản thu từ việc cung cấp sản phẩm không đủ tiêu chuẩn tập đoàn cho các thị trường khác.
Y Công ty sử dụng chủ yếu hình thức ủy nhiệm chi khi thực hiện thanh toán. Ủy nhiệm chi có hiệu lực với chữ ký của giám đốc (chủ tài khoản).
Y Quy trình xét duyệt chi tiền gửi, thể hiện trách nhiệm quản lý, xét duyệt trên các chứng từ được thực hiện chặt chẽ. Ví dụ các chứng từ cần có để xét duyệt chi trong nghiệp vụ thanh toán tiền mua vật tư cho nhà cung cấp (minh hoạ bộ chứng từ ở phụ lục 4).
ỉ Phiếu yờu cầu vật tư (PR/PO): Bộ phận cú nhu cầu sử dụng vật tư hoặc bộ phận kho yêu cầu mua vật tư. Đã có sự phê chuẩn của người được ủy quyền.
ỉ Cỏc Hoỏ đơn (IV)
ỉ Danh mục hoỏ đơn (IL): tập hợp cỏc hoỏ đơn liờn quan, nhằm kiểm tra đối chiếu giữa số lượng, giá trị nhập kho trong phiếu nhập kho với các hoá đơn. Thể hiện sự kiểm tra đồng thời của nhiều người.
ỉ Phiếu nhập kho (RV) do bộ phận phụ trỏch kho lập khi tiến hành nhận vật tư.
ỉ Nhật ký chứng từ (JV): thể hiện định khoản của nghiệp vụ đú.
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 70
ỉ Ủy nhiệm chi (PAO): sau khi kiểm tra tớnh hợp lệ, đầy đủ cỏc chứng từ trên, kế toán thanh toán tiến hành lập ủy nhiệm chi trình giám đốc ký duyệt, tiến hành thanh toán qua ngân hàng cho nhà cung cấp.
RF Phiếu yêu cầu vật tư IL Danh mục hoá đơn RV Phiếu nhập kho IV Hoá đơn mua hàng AP Người có thẩm quyền DH Trưởng bộ phận g bộ phận
RF:
ỉ B/phận cú n/cầu s/dụng VTư lập ỉ DH ký xỏc nhận ỉ AP ký duyệt ỉ B/phận p.trỏch
VTư tiếp nhận ỉ B/phận s/dụng VTư ký khi đã nhận V.Tư
Phòng Kế Toán Bộ Phận Thu Mua
Chứng từ mua VTư Bắt Đầu
Tập hợp các chứng từ mua VTư
Danh mục Hoá Đơn
Định khoản, ghi nhận
công nợ
Nhật Ký Chứng Từ
JV:
Kế toán công nợ lập AP ký duyệt
Ủy Nhiệm Chi PAO:
Kế toán thanh toán lập AP ký duyệt
ỉ Nhõn viờn phụ trỏch vật tư RV:
lập, ký nhận.
Phụ trách vật tư ký duyệt Lập 3 liên trong đó một liên
b/phận mua VTư nhận.
IV:
ỉ Nhà cấp giao cho b/phận mua VTư khi giao VTư
IL:
B/phận mua hàng lập DH ký xác nhận AP ký duyệt
Làm việc với ngân hàng
Kết thúc
Sơ đồ 12: Lưu đồ hệ thống chứng từ nghiệp vụ thanh toán tiền mua vật tư
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 71
Y Việc đối chiếu số dư tiền gởi được thực hiện hằng ngày, thậm chí ngày 2 lần (bằng điện thoại) nhằm kiểm soát, cập nhật các lượng tiền đi, lượng tiền về. Các chứng từ, giấy báo của ngân hàng được kếtoán thanh toán trực tiếp nhận về.
Y Chính sách thanh toán được quy định cụ theo thể từng mục đích thanh toán, cụ thể theo từng loại chi phí … phụ lục 2 là ví dụ về quy định thanh toán các khoản chi phí thông thường.
J Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền
Mục Tiêu Kiểm Soát Rủi Ro Thủ Tục Kiểm Soát Đánh Giá Tiền được thu đủ Tiền bị chiếm đoạt
Tiền được thu kịp thời Tiền bị chiếm dụng
Thực hiện chủ yếu qua
ngân hàng A
Ủy quyền phê chuẩn các
nghiệp vụ B
Kiểm tra độc lập B
Kiểm tra kỹ các chứng từ
trước khi duyệt chi B Chi đúng mục đích Chi không đúng mục
đích của đơn vị
Thực hiện chủ yếu qua
ngân hàng A
Lập kế hoạch thu chi A Phân chia trách nhiệm D Quản lý tiền chặt chẽ Thất thoát tiền
Kiểm quỹ, đối chiếu với
ngân hàng thường xuyên A Sổ sách ghi chép chính
xác, đầy đủ, kịp thời
S.sách ghi chép không chính xác, đầy đủ
Cập nhật chứng từ, báo cáo tồn quỹ, tiền gởi hàng ngày
A
Bảng 17: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 72
Sơ đồ 13: Lưu đồ hệ thống kiểm soát nghiệp vụ tạm ứng tiền mua nguyên liệu IV Hoá đơn mua thủy sản RV Phiếu Giao Nhận
QT K.quả K.tra chất lượng NL TB Chi tiết C.nợ với nhà CC AS Chi tiết tạm ứng nhà CC AP Người có thẩm quyền DH Trưởng bộ phận
Kế Toán Thanh Toán Kế Toán Công Nợ
Chứng từ mua VTư Bắt Đầu
Tập hợp các chứng từ mua NLC
Định khoản, ghi nhận
công nợ
Ủy Nhiệm Chi
RV:
ỉ Bộ phận tiếp nhận NMP lập khi cân lại.
Bộ phận tiếp nhận ký xác nhận.
IV:
ỉ Bộ phận thu mua NL lập.
ỉ 3 liờn, l/chuyển nội bộ 1 liên
Làm việc với ngân hàng
Kết thúc QT:
ỉ Bphận ĐBCL lập khi k.tra CL NL ỉ DH ký xỏc nhận ỉ Phõn xưởng nhận
Chi tiết công nợ nhà CC
Chi tiết tạm ứng nhà CC TB:
ỉ Lấy từ bảng cõn đối số phát sinh chi tiết từng nhà CC
ỉ Kế toỏn trưởng ký
ỉ Lấy từ TB, dự kiến AS:
sản lượng thu mua ỉ Kế toỏn trưởng ký ỉ AP ký duyệt.
Đối chiếu IV & RV
IV > RV trên 2%
Chấp nhận thanh toán theo IV
Thanh toán theo RV IV & RV chênh lệch dưới 2%
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 73
2.2.3.2 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu – bán hàng J Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
90% lượng sản phẩm công ty sản xuất được cung cấp cho tập đoàn USA, doanh thu từ việc cung cấp sản phẩm này được trừ dần vào nợ phải trả nội bộ (tiền tập đoàn ứng trước hàng tuần). Công ty xuất khẩu sản phẩm sang thị trường USA. Khi tập đoàn nhận được hàng, gởi chấp nhận lô hàng thì công ty ghi nhận doanh thu. Bộ chứng từ lô hàng được công ty gởi DHL sang cho tập đoàn. Đứng trên phương diện hoạt động ngoại thương thì công ty có vẽ bị thiệt, chứa đựng nhiều rủi ro, nhưng với bản chất cung cấp hàng nội bộ cho tập đoàn (tập đoàn bao tiêu) nên cốt yếu chỉ cần gửi được hàng đến nơi an toàn, không hề có rủi ro trong thanh toán.
10% lượng sản phẩm còn lại (sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng của tập đoàn) được công ty cung cấp cho các thị trường khác Úc, Nhật … Bộ phận xuất khẩu của công ty tiến hành ký hợp đồng với khách hàng, tiến hành các thủ tục xuất khẩu.
Đối với các thị trường này, công ty sử dụng phương thức thanh toán LC.
Bộ chứng từ xuất khẩu lưu trữ tại phòng kế toán gồm: (minh hoạ bộ chứng từ xuất khẩu ở phụ lục 5)
Chi tiết lô hàng bán (Sale in detail)
Hoá đơn GTGT, Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) Tờ khai hàng hoá xuất khẩu
Bill of lading
Lệnh đặt (cấp) Container Packing list
Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận sức khoẻ (Heath Certificate) Bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu
Thư tín dụng chứng từ (trường hợp xuất khẩu sang các thị trường khác) J Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với bán hàng
Mục Tiêu Kiểm Soát Rủi Ro Thủ Tục Kiểm Soát Đánh Giá
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 74
Tìm hiểu kỹ lưỡng thông
tin khách hàng B
Chỉ bán cho k.hàng có thật, đủ tư cách (1)
Khách hàng mua hàng không nghiêm túc, lừa
đảo chiếm đoạt hàng Lập danh sách khách
hàng B
Xét duyệt đơn đặt hàng
trước khi chấp nhận B Đảm bảo tính pháp lý
của các giao dịch với khách hàng
(2)
Không có cơ sở pháp lý khi phát sinh mâu thuẫn với khách hàng
Lưu trữ các Email giao dịch, đính kèm bộ chứng từ xuất khẩu
B
Tổ chức bộ phận xuất
hàng độc lập B
Bộ phận kho lập báo cáo chi tiết khi trong kho đã đủ lượng thành phẩm xuất khẩu
Giao hàng đúng chủng B loại, quy cách, số lượng
Giao hàng sai chủng loại, số lượng
Bộ phận xuất hàng lập chi tiết hàng bán đối chiếu với PXK
B
Mục tiêu (1) và (2) chỉ cần thiết với bán hàng cho các thị trường khác (Úc, Nhật …) Bảng 18: Bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 75
2.2.3.3 Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả – mua hàng J Kiểm soát nội bộ về nợ phải trả người bán
Để kiểm soát tốt khoản mục công nợ phải trả (mua chịu người bán) cần tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn bộ chu trình mua hàng. Chu trình mua hàng có thể được phân chia theo các chức năng:
i) Lập kế hoạch nhu cầu sử dụng vật tư, kế hoạch mua hàng ii) Lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng
iii) Tiếp nhận hàng
iv) Ghi nhận giá trị hàng mua, ghi nhận nợ phải trả v) Tiến hành thanh toán hoặc gia hạn nợ phải trả vi) Đối chiếu số liệu sổ sách với người bán (chủ nợ)
Riêng với mua nguyên liệu chính (ghẹ luộc), công ty sử dụng chính sách ứng trước tiền cho nhà cung cấp, đồng thời quá trình diễn ra liên tục nên chu trình mua nguyên liệu chính có khác.
i) Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, ký hợp đồng cung cấp dài hạn
ii) Lập kế hoạch thu mua dự kiến với từng nhà cung cấp hàng tuần hoặc 2 lần một tuần
iii) Căn cứ vào kế hoạch thu mua dự kiến tiến hành tạm ứng cho từng nhà cung cấp thông qua ngân hàng
iv) Mua hàng, tiếp nhận hàng
v) Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn: Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 76
Sơ đồ 14: Lưu đồ hệ thống kiểm soát nghiệp vụ mua nguyên liệu
Nhà Cung Cấp Phòng Kế Toán
Bắt Đầu
Cung cấp NL Ghẹ
Bộ Phận Thu Mua
Bộ Phận Tiếp Nhận Tại Phân Xưởng
Hoá Đơn Mua Thuỷ Sản Hoá Đơn Mua
Thuỷ Sản Hoá Đơn Mua
Thuỷ Sản
BP.ĐBCL Phòng thí nghiệm
Tiếp nhận, cân lại
Kiểm CAP, Vi Sinh … Phiếu giao
nhận
Chứng từ mua NL
Tốt
K.quả k.tra NL không đảm bảo Thanh lý lô
nguyên liệu
Không đảm bảo
Kết quả k.tra NL đảm bảo
Kết Quả
Quy trình tạm ứng nhà CC
Kết thúc Thu mua,
phân cỡ, cân tại nhà CC