2) How much product has the supplier delivered over the past few weeks? How long will it take the supplier to pay Phillips back based on previous production quantities?
SDĐK SL PSTK GT PSTK SDCK Mã
Mã Cấp Mã TK Loại TK Tên TK SL GT Tăng Giảm Nợ Có SL GT (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 59
Bảng 13: Mẫu Bảng Danh Mục Tài Khoản
(1) Mã cấp: vị trí TK trong bảng cân đối kế toán gồm 9 chữ số. Vd TK 1111 có mã cấp 100110111, các TK 152 có mã cấp 100140142 …
(2), (4) Giống như hệ thống TK trong danh mục TK (3) Loại TK: Nợ (N), Có(C)
Ø TK nhóm 1, 2, 6, 8, 9 thuộc loại TK nợ trừ các tài khoản dự phòng. Ø TK nhóm 3, 4, 5, 7 thuộc loại TK có
(5), (6) Lấy từ số dư kỳ trước (Chương trình tự làm)
(7), (8), (9), (10) số tổng Phát sinh tăng, giảm đối với Số lượng, Nợ, Có đối với giá trị được lấy từ sổ kế toán máy (Chương trình tự làm).
(11), (12) Số dư cuối kỳ được tính thông qua số phát sinh (C.trình tự làm).
Sơđồ 10: Cấu trúc hệ thống xử lý thông tin phần mềm kế toán
ACC.JV – Nhật Ký Chứng Từ được in ra cho từng nghiệp vụ, làm chứng từ dùng để thể hiện công việc định khoản kế toán mỗi nghiệp vụ đó đã hoàn thành. Nhật
ACC.LG Theo dõi số phát sinh, số dư từng TK ACC.CODE Lập ra theo đặc điểm riêng của DN ACC.SYS Phản ánh các N.vụ KT phát sinh Nghiệp vụ KT phát sinh ACC.TB Bảng cân đối số phát sinh nhằm kiểm tra ACC.SYS ACC.SJ Nhật Ký Đặc biệt ACC.GJ Nhật Ký Chung ACC.GL Sổ Cái TK ACC.RS
Báo Cáo Tài Chính
ACC.JV Nhật Ký Chứng Từ
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 60
ký chứng từ được lập như sổ nhật ký chung của hình thức ghi sổ nhật ký chung, nhưng ACC.JV theo dõi từng nghiệp vụ, mỗi nghiệp vụ lập 1 bảng. Kết cấu của ACC.JV – Nhật Ký Chứng Từ:
STT Diễn Giải TK Nợ Có Tên TK
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 61
(1) Số thứ tự
(2) Diễn giải nghiệp vụ
(3), (6) Tài khoản liên quan, tên tài khoản (4), (5) Giá trị ghi nợ, có
Y Sử dụng: Hằng ngày KT định khoản các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phần hành của mình (theo trách nhiệm đã phân công) vào sổ kế toán máy. Chương trình tự động thực hiện các bảng biểu, phần còn lại. KT đối chiếu đúng sai trên bảng cân đối số phát sinh. Các bút toán kết chuyển cần có số dư có thể theo dõi trên sổ chi tiết hoặc trực tiếp trên danh mục TK. Hằng ngày, kế toán in ACC.JV – Nhật ký chứng từ, kẹp với các chứng từ liên quan làm chứng từ thể hiện kế toán đã định khoản hoàn tất nghiệp vụ vào máy. Cuối kỳ kế toán in các bảng biểu, báo cáo cần thiết.
Các báo cáo, sổ chi tiết, tàikhoản v…v đều được lọc ra từ 2 phần trên. Y Nhận xét:
Ø Excel là một công cụ tương đối mạnh, dễ sử dụng do đó việc tạo nên hệ thống kế toán trên tuy không quá phức tạp nhưng người làm ra chương trình quả thật rất công phu.
Ø Hệ thống linh động, dễ sử dụng nhưng tính bảo mật không cao, dễ bị thay đổi cấu trúc.
Ø Được tạo ra bằng công cụ đơn giản Excel, nhưng với lượng thông tin cần xử lý lớn, sẽ đòi hỏi cấu hình máy cao.
Ø Thực tế hiện nay các máy tính P.IV chạy hệ thống trên đã rất vất vã. DN dự kiến sẽ sử dụng phần mềm kế toán “Microsoft Dynamic Great Plains” theo tiêu chuẩn chung của tập đoàn trong năm 2004, 2005.
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 62
J Chứng từ
Ngoài các chứng từ trong hệ thống chứng từ nhà nước quy định, công ty thiết kế nhiều chứng từ khác phục vụ các thủ tục kiểm soát các nghiệp vụ. Các mẫu chứng từ được thiết kế rất chi tiết, thể hiện đầy đủ các thông tin cần quản lý, việc lập chứng từ có thể thực hiện trên máy vi tính hoặc viết tay trên mẫu in sẵn.
Phòng kế toán lưu trữ chứng từ theo bộ, theo loại tương ứng với các định khoản. Chứng từ được phân làm 3 loại:
Y RV Chứng từ thu: ứng với các loại nghiệp vụ thu, nhận tiền.
Y PV Chứng từ chi: ứng với các nghiệp vụ chi, thanh toán, tạm ứng nhà cung cấp.
Y JV Chứng từ chung: ứng với các loại nghiệp vụ còn lại.
Ngoài ra, kế toán còn lưu trữ song song theo loại tài sản, đối tượng quản lý phục vụ công tác quản lý.
Việc lập, luân chuyển và lưu trữ theo bộ ứng với từng nghiệp vụ dễ dàng đối chiếu, kiểm soát, thuận tiện cho quá trình kiểm tra độc lập cũng như trong công tác kiểm toán.
J Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
DN áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung. Các sổ sách được in ra theo đúng biểu mẫu, quy định của chế độ KT hiện hành nhưng thực tế chỉ lưu trữ cho có. Mọi theo dõi, đối chiếu đều thông qua máy.
Phần sổ sách thực sự có giá trị pháp lý là báo cáo kiểm toán cuối năm (bao gồm phần báo cáo TC, thuyết minh BCTC)
J Sơđồ hạch toán, phương pháp hạch toán
(1) Y Hạch toán chi phí nguyên liệu trực tiếp (RM - NL ghẹ, bao bì trực tiếp) vào thành phẩm sản phẩm (thành phẩm chỉ bao gồm chi phí nguyên liệu trực tiếp – RM)
(2) Y Hạch toán chi phí nguyên liệu khác với RM vào chi phí phân xưởng Y Hạch toán chi phí RM hao hụt, xét nghiệm
Y Hạch toán chi phí RM không đủ tiêu chuẩn không kết chuyển vào thành phẩm
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 63
(3) Y Xuất kho thành phẩm gởi bán (4) Y Xuất kho thành phẩm xét nghiệm
(5) Y Tập hợp các chi phí nhân công, phân xưởng (L&Fo), hoạt động (6) Y Ghi nhận giá vốn hàng bán lượng hàng gởi bán
(7) Y Hạch toán giá vốn thịt kém chất lượng, phế phẩm thu hồi đem bán (8) Y Kết chuyển toàn bộ chi phí nhân công, phân xưởng (L&Fo)
(9) Y Kết chuyển chi phí hoạt động
(10) Y Phân bổ chi phí L&Fo cho lượng hàng tồn kho trong kỳ (chưa xuất bán) (11) Y Điều chỉnh chi phí L&Fo cho lượng hàng chưa xuất bán trong kỳ
Qua sơ đồ hạch toán tổng quát khá khác thường sau đây, ta có thể thấy công ty chú trọng quản lý, theo dõi tách biệt chi phí nguyên liệu trực tiếp và các chi phí hoạt động.
Theo quan điểm của tập đoàn thì PSVN (hay các công ty thành viên khác) đóng vai trò là những nhà máy sản xuất sản phẩm. Do đó các chi phí phát sinh tại công ty đối với tập đoàn là chi phí phát sinh tại nhà máy (phân xưởng), được tách làm 2 loại. Chi phí nguyên liệu trực tiếp (giá mua nguyên liệu) là dạng chi phí bị động, phụ thuộc vào giá cả thị trường, nói chung là ngoài tầm kiểm soát của công ty. Còn chi phí hoạt động 622, 627, 641, 642 … gắn liền với các nỗ lực kiểm soát của công ty, nên được tách theo dõi riêng.
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 64
Sơđồ 11: Sơđồ hạch toán tổng quát của công ty
152 155 627 622 … 157 632 911 639 1559 331 633 111, 112 511, 512 515, 711 … 641, 642, … 336 … (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (11) (10)
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 65
Với cách phân loại chi phí này, tập đoàn dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động của mỗi công ty thành viên thông qua đơn giá chi phí hoạt động đơn vị. Do đó, các công ty thành viên luôn phải nỗ lực kiểm soát chi phí này tức kiểm soát toàn bộ hoạt động một cách tốt nhất.
Việc lập hệ thống tài khoản rất chi tiết và sơ đồ hạch toán cụ thể nhằm xây dựng phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thống nhất, đồng bộ nhằm hạn chế việc hạch toán sai các nghiệp vụ ảnh hưởng đến quản lý chi phí và kết quả hoạt động.
2.2.2.8 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Do không tìm được hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chuẩn nên xin xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá (theo ý kiến chủ quan) để đánh giá các thủ tục kiểm soát.
Mức Đánh Giá Biện Pháp Kiểm Soát Việc Thực Hiện Biện Pháp A Rất Hoàn Chỉnh Chặt Chẽ
B Hoàn Chỉnh Chặt Chẽ