(Duyệt Bảng Ủy Quyền)
CRAIG MD N/A
Bảng 10: Bảng hệ thống ủy quyền
Công ty xây dựng hệ thống phân quyền, ủy quyền chi tiết đến từng hoạt động, nghiệp vụ. Với hệ thống phân quyền, ủy quyền trên, các cá nhân có trách nhiệm giám sát, phê chuẩn, ký duyệt các hoạt động trong phạm vi thẩm quyền được giao của mình. Hệ thống phân quyền, ủy quyền còn là một căn cứ xem xét tính đầy đủ hợp lệ của các chứng từ hay chính thể hiện sự kiểm soát các nghiệp vụ trong quá trình thực hiện.
Đây chính là một trong những điểm mạnh trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Hệ thống ủy quyền chặt chẽ, chi tiết giúp tăng cường trách nhiệm giám sát, hay
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 46
chính là cơ sở cho quá trình kiểm soát độc lập. Hơn nữa hệ thống phân quyền rõ ràng giúp mọi công việc diễn ra trôi chảy, không chồng chéo, bế tắc.
2.2.2.5 Kiểm tra độc lập
Bản thân trong từng quy trình nghiệp vụ, hệ thống kiểm soát nội bộ công ty đã thiết lập các chốt kiểm soát, bộ phận này kiểm soát bộ phận kia khi chuyển giao giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm soát nội bộ còn thiết lập chốt kiểm tra độc lập thường ở cuối quy trình, chủ yếu do bộ phận kế toán thực hiện.
Việc lập Nhật ký chứng từ (Journal Voucher) và Bảng kê hoá đơn (Invoice List) với sự kiểm tra, ký duyệt của kế toán trưởng (FC) chính là quá trình kiểm tra, rà soát lại toàn bộ quá trình thực hiện nghiệp vụ thông qua các chứng từ được thực hiện bởi bộ phận kế toán, độc lập với các bộ phận thực hiện nghiệp vụ.
2.2.2.6 Phân tích rà soát
Quy định của tập đoàn buộc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng các công ty thành viên phải lập báo cáo gởi về chính là biện pháp kiểm soát phân tích và rà soát. Việc phân tích rà soát này diễn ra ở 2 khâu:
J Quá trình lập báo cáo chính là lúc kế toán truởng và các trưởng bộ phận đã thực hiện quá trình phân tích rà soát hoạt động của công ty, nhằm phát hiện những bất thường, những rủi ro đã lọt lưới hệ thống kiểm soát của công ty.
J Tập đoàn nhận các báo cáo lại tiến hành công đoạn phân tích, rà soát lần thứ hai, đồng thời so sánh, đối chiếu báo cáo giữa các bộ phận trong 1 công ty và giữa các công ty thành viên với nhau. Quá trình phân tích rà soát trong khâu này mặc dù không thể sâu sát đến từng nghiệp vụ, từng hoạt động của mội công ty thành viên nhưng nó giúp tập đoàn pháp hiện ra những bất thường, rủi ro của công ty thành viên khi thực hiện so sánh các báo cáo với nhau. Đặc biệt những bất thường, rủi ro này thậm chí bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ củ công ty thành viên đó cũng không thể phát hiện.
2.2.2.7 Hệ thống thông tin kế toán
J Chính sách kế toán
Minh hoạ sau đây là một số quy định về quy trình hoạt động tiêu chuẩn kế toán (nguyên bản quy định phụ lục 1). Tóm tắt (tạm dịch) một số nội dung của quy định:
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 47
ACC-SOP
… ACC-SOP sau đây sẽ hướng dẫn các kiểm soát và bộ phận kế toán của Phillips Foods Mỹ và những công ty thành viên. Những chủ đề được đề cập sau:
a. Yêu cầu báo cáo hàng tuần b. Yêu cầu báo cáo hàng tháng c. Yêu cầu báo cáo hàng năm
d. Yêu cầu tìm kiếm thêm và phương thức của thông tin
e. Tài khoản thông dụng giữa tập đoàn và các công ty thành viên f. Những chủ đề khác
Vì việc Phillips Food Mỹ hoạt động ở nhiều nước khác nhau với những khác nhau đáng kể về những thói quen (tập tục) có thể được thừa nhận, chúng tôi không thể từng bước phát hành sách hướng dẫn trong khi vẫn đang tiến hành hoạt động. Tuy vậy, những trang sách hướng dẫn sau đề cập một số nguyên tắc chỉ đạo nhằm giúp đỡ các nhà quản lý trong việc thực hiện các quyết định kinh doanh nhỏ.
…
Yêu Cầu Báo Cáo Hàng Tuần
Trên cơ sở hàng tuần, Phillips Food Mỹ yêu cầu tất cả các công ty thành viên gởi báo cáo tuần về cho văn phòng tập đoàn. Báo cáo này cần được gởi cho văn phòng tập đoàn trước 8h sáng ngày thứ hai. Báo cáo cần phải chứa đựng những thông tin sau:
1) Báo cáo sản xuất tuần
2) Báo cáo tồn quỹ (tối thứ năm) 3) Chi tiết chi tiền
4) Mọi thông tin liên quan đến hoạt động, bất kỳ những sự kiện khác thường có thể xảy ra hoặc có ảnh hưởng đến hoạt động
5) Thông tin về lao động (số lượng công nhân, chi phí nhân công)
Khác với chi phí nguyên liệu chính (RM), chi phí nhân công là chi phí hoạt động tác động sâu sắc đến kết quả hoạt động, tài chính. Là chi phí lớn thứ hai, bắt buộc chúng ta phải kiểm soát chi phí nhân công. Để giúp các kiểm soát quản lý chi phí nhân công, số lượng công nhân và chi phí nhân công phải được báo cáo trong báo cáo tuần.
ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP GV hướng dẫn:Ts.Đào Công Thiên
SV thực hiện: Lê Nhật Khang trang 48
…
Yêu Cầu Báo Cáo Tháng
Báo cáo tài chính (báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán) của công ty được ghi vào đĩa CD phải được gởi về văn phòng tập đoàn chậm nhất là ngày 15.
1) Báo cáo lãi lỗ: xem xét kỹ lượng liên quan đến công việc kinh doanh mỗi tháng. Liệt kê giải thích công việc kinh doanh sắp tới.
2) Bảng cân đối kế toán: xem xét kỹ lượng mỗi tài khoản cả giai đoạn. Cần hoàn thành sự so sánh mỗi tài khoản kỳ này so với kỳ trước.
…
ACCOUNTING STANDARD OPERATING PROCEDURES
… The following Standard Operating Procedures are intended to guide the Controllers and the accounting staff of Phillips Foods USA and it’s worldwide subsidiaries. The topics discussed are as follows.