hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phẩn điện lực khánh hòa

Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và các công ty cổ phần CTCP nói riêng - mô hình do

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan, đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực, chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào

LỜI CÁM ƠN

Tôi xin trân trọng cám ơn sự quan tâm giúp đỡ về mặt chuyên môn của các Thầy cô giáo khoa Kinh tế, khoa Sau Đại học – Trường Đại học Nha Trang

Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo: TS Phan Thị Dung, người

đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn

Xin được trân trọng cảm ơn đến ban lãnh đạo Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa, các phòng ban, tập thể cán bộ công nhân viên và các đơn vị trực thuộc của Công

ty Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn bè và gia đình giúp đỡ cũng như hỗ trợ tạo điều kiện để tôi thực hiện luận văn này

Một lần nữa, tôi xin trân trọng cảm ơn mọi sự giúp đỡ quý báu trên

MỤC LỤC

Trang

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CÁM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, LƯU ĐỒ, SƠ ĐỒ: viii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN 5

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .5

1.1.1 Khái niệm Hệ thống KSNB 5

1.1.2 Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB .8

1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống 9

1.2.1 Môi trường kiểm soát .9

1.2.2 Đánh giá rủi ro: 12

1.2.3 Hoạt động kiểm soát .13

1.2.4 Thông tin và truyền thông .14

1.2.5 Giám sát 17

1.2.6 Những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB: 18

1.3 Đặc điểm chung về công ty cổ phần và yêu cầu, mục tiêu của hệ thống KSNB trong công ty cổ phần .19

1.3.1 Đặc điểm chung về CTCP 19

1.3.1.1 Khái niệm về CTCP 19

1.3.1.2 Đặc trưng, tính ưu việt và hạn chế của CTCP : 20

1.3.2 Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống KSNB trong CTCP 21

1.4 Kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB của các doanh nghiệp .23

Kết luận chương 1 .23

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘTRONG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN LỰC KHÁNH HÒA 25

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa 25

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa 27

2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty: 28

2.1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh trong thời gian năm 2010 đến năm 2012: 29

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa 30

2.2.1 Môi trường kiểm soát .30

2.2.1.1 Đặc thù quản lý Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa: 30

2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa 31

2.2.1.3 Chính sách nhân sự của Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa: 41

2.2.1.4 Công tác kế hoạch của Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa: 45

2.2.1.5 Ban kiểm soát của công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa: 49

2.2.1.6 Môi trường bên ngoài ảnh hưởng tới công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa: 51

2.2.2 Đánh giá rủi ro: 52

2.2.3 Hoạt động kiểm soát .56

2.2.4 Thông tin và truyền thông: 777

2.2.5 Giám sát: 85

2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa 89

2.3.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB .89

2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát: 89

2.3.1.2 Về đánh giá rủi ro: 90

2.3.1.3 Về hoạt động kiểm soát: 90

2.3.1.4 Về thông tin truyền thông: 90

2.3.1.5 Về giám sát: 91

2.3.2 Những mặt hạn chế 91

2.3.2.1.Về môi trường kiểm soát: 91

2.3.1.2.Về đánh giá rủi ro: 92

2.3.1.3 Về hoạt động kiểm soát: 92

2.3.1.4 Về thông tin truyền thông: 93

2.3.1.5 Về giám sát: 93

Kết luận chương 2 .94

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN LỰC KHÁNH HÒA .95

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 95

3.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ .96

3.3 Các đề xuất và giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa 97

3.3.1 Về môi trường kiểm soát: 97

3.3.2 Về thông tin truyền thông: 102

3.3.3 Về giám sát: 103

KẾT LUẬN .107

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 107

PHỤ LỤC 110

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

BKS : Ban kiểm soát

CTCP : Công ty cổ phần

EVN : Tập đoàn điện lực Việt Nam

EVNCPC: Tổng Công ty Điện lực Miền Trung

KSNB : Kiểm soát nội bộ

WTO : Tổ chức Thương mại Thế giới

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Trang Bảng 2.1: Bảng kết quả thực hiện các chỉ tiêu các năm 2010, 2011, 2012 29 Bảng 2.2 : Bảng phân tích tính thanh khoản 55 Bảng 2.3 : Bảng so sánh thực hiện các chỉ tiêu với kế hoạch năm 2012 88

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, LƯU ĐỒ, SƠ ĐỒ

Trang Biểu đồ 2.1 : Cơ cấu trình độ cán bộ công nhân viên tại công ty cổ phần điện lực

Khánh Hòa 42

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức CTCP Điện lực Khánh Hòa 32

Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ cơ cấu phòng Tài chính kế toán Công ty 79

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức máy 83

Lưu đồ 2.1 – Quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh 47

Lưu đồ 2.2 – Quy trình mua hàng 58

Lưu đồ 2.3 – Quy trình xuất vật tư thiết bị 64

Lưu đồ 2.4 – Quy trình cấp điện khách hàng 67

Lưu đồ 2.5 - Quy trình kinh doanh điện năng 73

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày 7 tháng 11 năm 2006 đã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ đời sống kinh tế - chính trị của đất nước, đó là việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 120 của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn đồng thời cũng đem lại những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam Điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp đều phải có chiến lược phát triển hợp lý, có các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Để đạt được thành công trên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng cần phải được hết sức coi trọng Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và các công ty cổ phần (CTCP) nói riêng - mô hình doanh nghiệp phổ biến nhất trong nền kinh tế hội nhập

Cổ phần hoá là tạo ra loại hình doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong đó có đông đảo người lao động và các nhà đầu tư ngoài xã hội tham gia nhằm tạo động lực cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty

CTCP là hình thức doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực sự của công ty là các cổ đông và số lượng cổ đông tham gia góp vốn vào công ty là không hạn chế Trong CTCP, Hội đồng quản trị do đại hội cổ đông bầu ra, chính là những người đại diện cho chủ sở hữu tại công ty thực hiện công tác quản trị công ty; còn Ban (tổng) giám đốc và

kế toán trưởng chính là những người trực tiếp thực hiện công tác quản lý và điều hành công ty Do đặc thù của CTCP là luôn có sự tách biệt giữa công tác quản trị và công tác điều hành; tách biệt giữa việc sở hữu công ty và việc vận hành công ty nên công ty rất cần một hệ thống kiểm soát được xây dựng và tuân thủ một cách chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt động

Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam là phương pháp quản lý của nhiều CTCP chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát trong công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh Có những công ty chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những công ty thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc

phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như đạo đức và tính chủ quan của các cá nhân Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong công ty

Với xuất thân là một doanh nghiệp nhà nước độc quyền về lĩnh vực phân phối điện năng, công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa đã thành công khi là công ty cổ phần phân phối điện đầu tiên của nước ta Để tiếp tục phát triển bền vững theo hướng cổ phần hóa trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, các nhà quản lý của công ty cần phải thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, quy định, quy trình của Công ty đề ra

Từ những lý do trên, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cố phần Điện lực Khánh Hòa ” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ để

nghiên cứu sâu hơn về công tác kiểm soát nội bộ hiện có tại Công ty và có cơ hội bày

tỏ quan điểm của bản thân nhằm góp phần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa Từ đó có thể đánh giá các hạn chế của hệ thống kiểm soát tại Công ty nhằm đưa

ra các giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

3 Câu hỏi nghiên cứu đề tài

- Hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện như thế nào?

- Thực trạng hệ thống kiểm sóat nội bộ tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa như thế nào ?

- Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa cần làm gì để có thể hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Về đối tượng nghiên cứu: thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa

- Về phạm vi nghiên cứu : nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa trên các khía cạnh: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát Tác giả không nghiên cứu về phần kiểm soát trong quản lý

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Luận văn sử dụng các phương pháp:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc, nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội

bộ, đặc điểm về công ty cổ phần, các quy định, quy trình áp dụng trong hoạt động

kiểm soát nội bộ của công ty ;

- Phương pháp so sánh: so sánh số liệu kết quả sản xuất kinh doanh các năm của Công ty để đánh giá hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty, so sánh giữa các chuẩn mực và các quy định, quy trình của Công ty;

- Phương pháp phân tích, đánh giá: phân tích, đánh giá thực trạng về hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty nhằm đưa ra các chính sách, quyết định để quản lý công ty đạt hiệu quả cao nhất

- Phương pháp quy nạp: từ việc phân tích cụ thể các vấn đề tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, ta có thể kết luận được vấn đề chính, nổi cộm ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát nội bộ tại Công ty

- Phương pháp phỏng vấn, đặt câu hỏi: Đặt các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp trưởng các phòng ban công ty: phòng kế hoạch, phòng tổ chức lao động, phòng tài chính kế toán, phòng vật tư vận tải, phòng kinh doanh điện năng để ta có được đáp án nhanh nhất để làm rõ các khía cạnh: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Tác giả đã nghiên cứu đa dạng các loại tài liệu như: sách giáo trình, bài báo, tạp chí, luận văn, các trang báo điện tử bàn luận về vấn đề tác giả đang nghiên cứu Để

từ đó, tác giả có cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề kiểm soát nội bộ trên nhiều phương diện khác nhau

7 Đóng góp của Luận văn

Luận văn thực hiện công việc tổng kết và hệ thống hoá cơ sở lý luận về hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần;

Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống KSNB, luận văn đề xuất một số biện pháp góp phần đẩy mạnh công tác KSNB, tăng cường công tác quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa

8 Kết cấu của luận văn gồm các phần sau:

Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty cổ phần

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

- Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC):

Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính

sách và thủ tục nhằm mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”[13]

Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ

sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị:

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu

hình, tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp

Bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông

tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế

trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức

Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm

soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp - nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA): Theo Viện kế toán

viên công chứng (AICPA) (Mỹ), KSNB được định nghĩa : “KSNB gồm kế hoạch tổ

chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”[13]

Theo quan niêm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đoàn kế toán quốc tế

- Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA):

Theo VSA 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ (Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính),

Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ

tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn

vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý

và có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”[3]

Theo định nghĩa trên thì hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 3 thành phần:

Hệ thống kế toán: gồm các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị

được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính

Môi trường kiểm soát: gồm những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt

động của thành viên HĐQT, ban giám đốc đối với hệ thống KSNB trong đơn vị

Thủ tục kiểm soát: các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ

đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB được mô tả theo con mắt của các kiểm toán viên độc lập bên ngoài doanh nghiệp và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính và cung cấp dịch vụ liên quan tại đơn vị

- Quan điểm của Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian

lận về báo cáo tài chính (COSO):

COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nhằm thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau

và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - khuôn khổ

hợp nhất đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ và được chấp nhận rộng rãi: “ Kiểm soát

nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định” [18]

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

Kiểm soát nội bộ là một quá trình Các hoạt động của đơn vị được thực hiện

thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình hiện diện trong các bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Đó là Hội đồng

quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị Các thành viên trong tổ chức phải hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình để đạt được các mục tiêu của tổ chức

Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức mà không đảm bảo được sự đảm bảo tuyệt đối Đó

là do những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể vượt khỏi sự kiểm soát nội bộ, chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát nội bộ…nên dù có đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống KSNB hoàn hảo

Kiểm soát nội bộ có ba mục tiêu: Nhóm mục tiêu về hoạt động : nhấn mạnh đến

sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực; Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính : nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ

chức cung cấp; Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ : nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật

và các quy định

Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy: KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ của tất cả thành viên trong tổ chức

1.1.2 Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB

Những định nghĩa nêu trên về hệ thống KSNB đã phần nào giúp cho cho chúng

ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong công ty Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho công ty nhiều lợi ích:

- Giúp Ban lãnh đạo công ty giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là

về con người và tài sản;

- Giúp Ban lãnh đạo công ty giảm tải trọng những công việc, sự vụ hàng ngày

và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược;

- Giúp Ban lãnh đạo công ty chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành, cụ thể: Công ty được quản lý một cách khoa học, chứ không phải thuần tuý bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác); Công ty được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần tuý dựa vào lòng tin

Thông thường, khi công ty càng phát triển thì hệ thống KSNB càng có điều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích mang lại cho công ty cũng trở nên to lớn hơn Đối với những CTCP, đặc biệt là CTCP đại chúng, nơi có sự tách biệt lớn giữa quản trị và điều hành, một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động, qua đó tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với công ty Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu của nhiều công ty, đặc biệt là các CTCP

Để thực hiện thành công các biện pháp KSNB đòi hỏi các công ty cần tuân thủ một số nguyên tắc chung:

- Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng;

- Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản

và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;

- Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa những nhân viên khác nhau;

- Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;

- Mọi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống KSNB;

- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;

- Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

- Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;

- Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB

Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội qui chính sách và nỗ lực của mỗi thành viên trong công ty để đảm bảo cho công ty đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra

1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các CTCP cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống KSNB Hệ thống KSNB gồm các bộ phận sau:

- Theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì hệ thống KSNB gồm

ba yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát

- Theo quan điểm của Uỷ ban kiểm soát các tổ chức tài trợ (COSO):

Mô hình KSNB của COSO được ban hành lần đầu tiên vào năm 1992 và có những sửa đổi, bổ sung năm 2004 Từ đó đến nay COSO cũng có ban hành các văn bản để hoàn thiện và hướng dẫn sử dụng mô hình: năm 2006 COSO ban hành “ Kiểm soát nội bộ đối với BCTC - Hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ”( gọi tắt là COSO Guidance 2006), đến năm 2009 COSO chính thức ban hành báo cáo về “ Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB” nhằm bổ sung và nêu rõ hơn thành phần giám sát của một doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO (1992), khuôn mẫu hệ thống KSNB gồm có 5 thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau nhằm giảm bớt những rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh Bao gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Tùy vào loại hình hoạt động mục tiêu và quy mô của tổ chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có đầy đủ năm thành phần theo quan điểm của Uỷ ban kiểm soát các tổ chức tài trợ (COSO)

1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý CTCP Trên thực

tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại CTCP đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong CTCP

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động CTCP của nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong CTCP Bởi vì chính sách nhà quản lý này đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại CTCP

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong CTCP sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ CTCP Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của CTCP

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của CTCP sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống Thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản

lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Một là, thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của

CTCP, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

Hai là, thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi

chép sổ và bảo quản tài sản

Ba là, Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả

cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

- Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của CTCP Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB Ngược lại, mặc dù CTCP có thiết kế

và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả

Tóm lại, với những lý do trên, các nhà quản lý CTCP cần có những chính sách

cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

- Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trong trong quá trình kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

- Ban kiểm soát (BKS):

BKS bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của CTCP như thành viên của hội đồng quản trị (HĐQT) nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản

lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát BKS thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty; Kiểm tra và giám sát

công việc của kiểm toán viên nội bộ; Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài

- Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

1.2.2 Đánh giá rủi ro:

Để có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra, các CTCP phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải Nội dung của đánh giá rủi ro bao gồm: thiết lập mục tiêu của tổ chức, nhận dạng và phân tích rủi ro, kiểm soát rủi ro:

- Thiết lập mục tiêu của tổ chức: Thiết lập mục tiêu thực ra không phải là thành

phần của kiểm soát nội bộ nhưng là điều kiện tiên quyết, là cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro Một sự kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, mục tiêu phải được đề ra thì nhà quản lý mới có thể nhận dạng rủi ro và có những hành động cần thiết để quản lý chúng

Có ba loại mục tiêu chủ yếu:

Mục tiêu hoạt động: Liên quan đến tính có hiệu lực và hiệu quả của các hoạt

động trong doanh nghiệp Nó bao gồm các mục tiêu về phương thức thực hiện, lợi nhuận và bảo vệ tài sản Mục tiêu hoạt động sẽ thay đổi tùy thuộc vào cơ cấu và cách thức thực hiện

Mục tiêu báo cáo tài chính: Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin công khai

trên báo cáo tài chính

Mục tiêu về tính tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định, các nguyên tắc mang

tính pháp lý

Mỗi tình huống khác nhau của một hoạt động sẽ liên quan đến một hoặc nhiều mục tiêu Các mục tiêu trong một tổ chức được thực hiện và liên kết với nhau Mục tiêu phải được triển khai một cách nhất quán và phổ biến đến mọi bộ phận trong doanh nghiệp Người quản lý và nhân viên thực hiện cần hỗ trợ lẫn nhau để hiểu được kết quả cần phải đạt được, vì vấn đề cơ bản trong kiểm soát nội bộ là quản lý mục tiêu

- Nhận dạng và phân tích rủi ro:

Nhận dạng rủi ro: được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố bên ngoài

và bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của các CTCP

Các nhân tố bên ngoài có thể xét đến như: Sự thay đổi kỹ thuật, sự thay đổi môi trường kinh doanh, sự xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá

cả và thị phần, sự thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm cho sản phẩm hiện hành

bị lỗi thời…

Các nhân tố bên trong như: Tính chất hoạt động của tổ chức, chất lượng đội ngũ nhân viên, hệ thống xử lý thông tin, sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trong đạo đức nghề nghiệp, thiếu sự kiểm tra kiểm soát thích hợp do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…

Phân tích rủi ro: gồm việc xem xét tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, từ

đó cân nhắc việc đối phó với rủi ro, quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng Phương pháp phân tích rủi ro rất đa dạng và phong phú bởi vì có nhiều loại rủi ro rất khó định lượng Có ba giai đoạn phân tích rủi ro cơ bản sau: đánh giá mức độ thiệt hại, đánh giá xác suất xảy ra rủi ro, các biện pháp đối phó với rủi ro

Rủi ro có nhiều loại: Có loại không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị

và khả năng xảy ra thấp Có loại có ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của đơn vị và khả năng xảy ra cao Do vậy, khi phân tích rủi ro cần phải thận trọng, đồng thời cần phải xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra để đối phó rủi ro với những thiệt hại

1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Nhà quản lý của CTCP thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận, đảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của công ty

Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết kế rất khác nhau ở nghiệp

vụ khác nhau, những đơn vị khác nhau Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát là:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong tổ chức Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ đầu đến cuối Phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc này yêu cầu phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: Cách ly bảo quản tài sản với kế toán nhằm tránh rủi ro xảy ra là nhân viên kiêm cả hai chức năng này sẽ bán tài sản và sửa lại sổ sách làm lợi cá nhân; Tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi sổ sách; Tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt và ghi sổ; Tách biệt giữa chức năng kế toán và tài chính; Tách biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện Thường thì kế toán không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác

- Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên cùng một lúc đảm nhiệm việc quyết định mọi vấn đề và giải quyết mọi sự

vụ trong đơn vị, mà phải thực hiện sự uỷ quyền cho các thuộc cấp Theo đó, người quản lý hãy tin tưởng vào cấp dưới, giao việc và quyền cho họ, hãy lùi lại phía sau để

họ có cơ hội thực hiện và khẳng định bản thân Kết quả đạt được có thể sẽ tốt hơn rất nhiều so với việc nhà quản lý tự làm tất cả mọi việc Tuy vậy, người quản lý vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp

1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin bên trong nội bộ và bên ngoài

- Thông tin: các thông tin được thu nhận, xử lý, ghi thông qua hệ thống kế toán của CTCP Chúng bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập

và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của doanh nghiệp

Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý để

tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại Căn cứ đó là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước

Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi

thực hiện Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong đơn vị nhằm đảm bảo không có sự lừa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản đơn vị

Mục tiêu tính đầy đủ: Các nghiệp vụ hiện có phải được ghi sổ đầy đủ, không

được loại bỏ, dấu bớt, để ngoài sổ sách

Mục tiêu sự đánh giá: Các nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không để

xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế độ kế toán

Mục tiêu sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn theo

cơ cấu tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách có liên quan

Mục tiêu về tính đúng kỳ: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc

đảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính

Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế phải ghi

đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác để phản ánh trung thực tình hình tài chính của đơn vị

Hệ thống kế toán được kiểm soát qua 3 giai đoạn: Lập chứng từ, hệ thống sổ

sách kế toán và lập báo cáo tài chính

Lập chứng từ: là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính

xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp

và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ trên chứng từ - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm – nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị

Sổ sách kế toán: là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng

việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo Trong kiểm toán nội bộ sổ sách có một vai trò quan trọng Ví dụ như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hoá, công nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp nhà quản lý thu

thập được các thông tin tài chính tin cậy để điều hành các hoạt động tác nghiệp Ngoài

ra, sổ sách còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ

Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin nhằm

tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Các thông tin trên báo cáo tài chính phải được trình bày trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày đúng theo chuẩn mực

kế toán hiện hành Thông qua báo cáo tài chính, đơn vị có thể phân tích để phát hiện trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản trị để ra những quyết định kinh doanh hợp lý Nó là một hệ thống con của hệ thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các hệ thống con khác Vì vậy, có thể khẳng định hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB

- Truyền thông:

Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài Kiểm soát nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời

Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thực hiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo Một phương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của những nhà quản lý

Có 2 dạng truyền thông :

Truyền thông bên trong doanh nghiệp: Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt

động quan trọng đòi hỏi thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ các nhà quản lý cấp cao để kiểm soát nội bộ được thực hiện nghiêm túc Những nhiệm vụ quan trọng cần được phân chia trách nhiệm cụ thể Mỗi cá nhân phải hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, cách thức thực hiện công việc, nguyên nhân dẫn đến rủi ro

trong hệ thống kiểm soát nội bộ Đồng thời hiểu rõ sự liên quan giữa công việc cá nhân với bộ phận khác để có thể điều chỉnh các hoạt động thích hợp

Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của danh nghiệp luôn đạt hiệu quả cao

Truyền thông bên ngoài doanh nghiệp: Với các CTCP, thì việc cung cấp thông

tin ra bên ngoài doanh nghiệp là việc làm thường xuyên và không thể thiếu của công

ty Các cổ đông, người phân tích tài chính, cơ quan luật pháp, khách hàng, đối tác cần phải nhận được các thông tin do công ty cung cấp thường xuyên hoặc định kỳ tùy theo mức độ yêu cầu

1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng KSNB để đảm bảo các nội dung trong chính công ty được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục để hệ thống này hoạt động được tốt Nếu một công ty có những cách giám sát hiệu quả thì sẽ làm giảm đi rất nhiều công việc đánh giá của mình Để thực hiện việc giám sát có hệ thống, minh bạch thì các công ty cần phải có bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

- Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộ

Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập

được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như

là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức”[8] Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp

đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả

- Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm toán nội bộ một hoạt động

đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và KSNB”[8] Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống

KSNB của CTCP, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của CTCP, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết

kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong CTCP, chất lượng của hoạt động kiểm

soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không

giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra

Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có

năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

1.2.6 Những hạn chế cố hữu của hệ thống KSNB:

Một hệ thống KSNB hoàn hảo ngăn ngừa mọi hậu quả xấu có thể xảy ra là điều phi thực tế Thực tế cho thấy ta chỉ có thể tổ chức một hệ thống KSNB sao cho đảm bảo hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi Điều này xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Chi phí hợp lý: Đa số những nhà quản lý sẽ không muốn thực hiện thủ tục kiểm soát mà chi phí lớn hơn lợi ích nó mang lại Vì vậy họ có khuynh hướng triển khai một hệ thống kiểm soát cung cấp sự đảm bảo hợp lý hơn là sự đảm bảo tuyệt đối

- Sự giới hạn cố hữu: Cho dù hệ thống do con người thiết kế ra là lý tưởng nó vẫn phụ thuộc vào khả năng và tính độc lập của người sử dụng nó Cụ thể nêu ra những giới hạn sau:

(1) Sự thông đồng: Vì những chính sách, thủ tục nâng cao hiệu quả KSNB dựa trên sự phân chia trách nhiệm và bất kiêm nhiệm nên kiểm soát sẽ bị phá vỡ nếu xảy ra

sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau

(2) Lạm dụng quyền quản lý: Hệ thống KSNB do nhà quản lý thiết lập và điều hành nên nó chỉ có tác dụng kiểm soát ở cấp thấp thường không có hiệu quả ở cấp cao nếu nhà quản lý có ý định gian lận

(3) Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều tập trung vào những sai phạm dự kiến nên khó phát hiện những sai phạm đột xuất, bất thường

(4) Sai phạm có thể xảy ra nếu nhân viên thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai các chỉ thị của cấp trên

(5) Các thủ tục, chính sách kiểm soát bị lỗi thời trong điều kiện thực tế thay đổi Trên cơ sở nắm bắt được đặc điểm và nguyên nhân của từng hạn chế, nhà quản

lý có thể có biện pháp thích hợp để kiểm soát hạn chế này ở mức độ tối thiểu nhằm phát huy tối đa tác dụng của hệ thống KSNB trong tổ chức

1.3 Đặc điểm chung về công ty cổ phần và yêu cầu, mục tiêu của hệ thống KSNB trong công ty cổ phần

1.3.1 Đặc điểm chung về CTCP

1.3.1.1 Khái niệm về CTCP

Theo điều 77 Luật Doanh nghiệp 2005 của Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005, CTCP được định nghĩa : CTCP

là doanh nghiệp, trong đó:

- Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần;

- Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa;

- Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp;

- Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật này

CTCP có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh CTCP có quyền phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn Bộ máy

tổ chức quản lý CTCP bao gồm:

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ):

Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyền lực cao nhất của Công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ Công ty quy định, trong

đó có việc thông qua các báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo Đại hội đồng cổ đông sẽ bầu ra HĐQT và BKS của Công ty

Hội đồng quản trị:

Là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQT có trách nhiệm bổ nhiệm và giám sát Giám đốc và những người quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do luật pháp và điều lệ công

ty, các quy chế nội bộ của công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định

Ban kiểm soát:

Là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra BKS có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty BKS hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc

Ban Giám đốc:

Ban Giám đốc của công ty gồm có Giám đốc, các Phó Giám đốc điều hành Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các Phó Giám đốc

là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty

1.3.1.2 Đặc trưng, tính ưu việt và hạn chế của CTCP :

Khả năng hoạt động của CTCP rất rộng, trong hầu hết lĩnh vực, ngành nghề Mỗi cổ đông của CTCP tuỳ theo khả năng có thể góp một hoặc nhiều cổ phần Điều này tạo ra khả năng huy động nguồn vốn nhanh, với khối lượng lớn trong xã hội thông qua phát hành cổ phiếu Đây là đặc điểm riêng có của CTCP

Vốn cổ phần được tự do chuyển nhượng, thừa kế, chuyển đổi theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty.Vì vậy phạm vi đối tượng được tham gia CTCP là rất rộng, ngay cả cán bộ công chức cũng có quyền mua cổ phiếu của CTCP

Chế độ trách nhiệm của CTCP là chế độ trách nhiệm hữu hạn, các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn góp nên mức độ rủi ro của các cổ đông không cao

Vì vậy mà CTCP có những ưu điểm nổi trội sau:

- CTCP có khả năng huy động vốn nhanh chóng, kịp thời với quy mô lớn đáp ứng cho nhu cầu mở rộng sản xuất, kinh doanh

- Người mua cổ phần không có quyền rút vốn ở công ty mà chỉ chuyển nhượng

cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, do vậy số vốn được bảo toàn, CTCP sẽ đảm bảo được tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Vốn đầu tư có thể được chuyển dịch giữa các nhà đầu tư trong và ngoài doanh nghiệp, tính chất xã hội hoá vốn hoạt động kinh doanh rất cao, tạo ra khả năng sử dụng vốn linh hoạt, có hiệu quả

- Bên cạnh đó CTCP có quan hệ trực tiếp tới sự phát triển tín dụng, ngân hàng

Sự phát triển CTCP là biểu hiện của sự phát triển đầy đủ của chế độ tín dụng, có nghĩa

là tiền vốn của các nhà đầu tư được lưu thông liên tục trong mạng lưới nền kinh tế,ví như huyết quản của một cơ thể sống

- Phương thức quản lý CTCP tạo ra sự ràng buộc và giám sát lẫn nhau giữa đại

hội đồng cổ đông, HĐQT, BKS và ban giám đốc điều hành.Đây là phương thức quản

Tuy nhiên, CTCP vẫn còn những mặt trái của nó, thể hiện trên các điểm:

- Việc thành lập CTCP phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt là về chế độ quản lý, chế độ tài chính

kế toán Sau khi đã được thành lập thì việc hoạt động của CTCP để đảm bảo phát triển

và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật cũng là một bài toán khó

- Mặc dù các cổ đông đều có quyền và nghĩa vụ đối với hoạt động của công ty, nhưng các cổ đông lớn vẫn có điều kiện để thao túng hoạt động cũng như chiến lược phát triển của công ty Mức độ can thiệp vào hoạt động kinh doanh tuỳ thuộc vào số cổ phiếu mà cổ đông nắm giữ, do đó người nắm giữ nhiều cổ phiếu sẽ có quyền quyết định

- Việc quản lý điều hành CTCP rất phức tạp do số lượng cổ đông rất lớn, có thể dẫn đến tình trạng các nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích

Để hạn chế được những khiếm khuyết trên cũng như phát huy được ưu thế của CTCP thì cơ cấu tổ chức của công ty phải thực sự chặt chẽ và đủ mạnh Một trong những yếu tố cơ bản xác định cơ cấu công ty đã đủ mạnh và hiệu quả hay chưa chính

là hệ thống KSNB của công ty

1.3.2 Mục tiêu, yêu cầu của hệ thống KSNB trong CTCP

KSNB là một chức năng thường xuyên trong công ty và trên cơ sở xác định rủi

ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của công ty:

- Mục tiêu thứ nhất là bảo vệ tài sản của công ty: Khối lượng tài sản CTCP rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ đông – là tài sản chung Tuy vậy các cổ đông lại không trực tiếp quản lý tài sản và nắm rõ được đặc điểm tài sản của công ty Do đó bảo vệ tài sản của công ty là một việc làm tất yếu

- Mục tiêu thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Một đặc trưng nổi

bật của CTCP đó là sự tách biệt rõ ràng giữa quyền sở hữu, quyền quản lý và quyền kiểm soát Các chủ sở hữu công ty chỉ nắm được tình hình của công ty gián tiếp thông qua các báo cáo sản xuất kinh doanh và báo cáo quản trị Mặt khác, số lượng cổ đông nhỏ lẻ là rất lớn, danh tính lại thay đổi thường xuyên do đặc điểm dễ chuyển giao quyền sở hữu Do vậy CTCP phải công bố công khai, minh bạch và trung thực kết quả hoạt động của công ty cho các cổ đông bên ngoài, phục vụ cho họ trong việc ra các quyết định kịp thời Thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính Đây là một mục tiêu vô cùng quan trọng, có tính chất sống còn đối với CTCP trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay

- Mục tiêu thứ ba là tuân thủ pháp luật và các quy định, chính sách, chế độ, thể

lệ, quy tắc của công ty: Một trong những lý do để tồn tại Hệ thống KSNB trong công

ty là nhằm đảm bảo công ty hoạt động đúng quy định của pháp luật, cũng như phát triển theo đúng hướng công ty đã đề ra trong Điều lệ, quy định của công ty Cụ thể hệ thống KSNB cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của công ty; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm

và gian lận trong mọi hoạt động của công ty; Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

- Mục tiêu thứ tư là đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý CTCP có khả năng huy động vốn với quy mô lớn trong thời gian ngắn, số lượng người

sở hữu trong công ty là không giới hạn và luôn luôn biến động Khác với các doanh nghiệp khác ví dụ như đối với doanh nghiệp Nhà nước việc lãi lỗ của doanh nghiệp hoàn toàn do Nhà nước chịu nhưng trong CTCP việc lãi lỗ ảnh hưởng đến quyền lợi của từng cá nhân, từng cổ đông, có tầm ảnh hưởng rộng khắp thậm chí toàn xã hội Do

đó yêu cầu kiểm soát rất cao; các quá trình kiểm soát trong công ty phải được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của công ty Điều này được thể hiện

ở chỗ: ngoài nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát các hoạt động của công ty, hệ thống KSNB cần chỉ ra được những mặt còn tồn tại của công ty và đưa ra được các giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty

1.4 Kinh nghiệm xây dựng hệ thống KSNB của các doanh nghiệp

Theo nguồn từ website kiem-soat-noi-bo-trong-mot-to-chuc-2 đã nhận định: hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội

http://www.daotaotinhhoa.com/xay-dung-he-thong-bộ nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức

Ngoài các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã có

và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO thì phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ

sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soát nội bộ Một số tổ chức mơ hồ về hệ thống kiểm soát nội bộ Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ Nhiều tổ chức mơ hồ về phương pháp tiến hành xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tương quan của hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống phòng ban chức năng và quy trình hoạt động của tổ chức Nhiều tổ chức gọi tên và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ bằng những tên gọi khác và mang những ý nghĩa khác Do đó, công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Tất cả các vấn đề đó cần phải được giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận thức đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội

bộ, các thành phần, phương pháp xây dựng, phương pháp đánh giá và cải tiến,… một cách bài bản và hệ thống

Vậy làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả? Đó là câu hỏi mà các doanh nghiệp luôn đi tìm đáp án trả lời cho mình Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như:

- Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi

- Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức

- Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao

- Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản

- Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB

- Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát

- Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập

- Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ

Kết luận chương 1

Chương 1 đã trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết hệ thống kiểm soát nội

bộ và công ty cổ phần để làm cơ sở cho những đánh giá và phân tích về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa trong chương 2

Đứng trên góc độ nhà quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không phải

là mục tiêu của doanh nghiệp mà là phương tiện, công cụ giúp Công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra Tùy theo đặc điểm riêng của các doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sẽ được xây dựng khác nhau

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN LỰC KHÁNH HÒA

2.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

Tên gọi: Công ty Cổ phần Điện lực Khánh Hòa

Tên giao dịch quốc tế: KhanhHoa Power Joint Stock Company

Tên viết tắt: KHPC

Địa chỉ: 11 Lý Thánh Tôn, Nha Trang, Khánh Hòa

Website: http://www.khpc.com.vn

Mã cổ phiếu: KHP Sàn giao dịch chứng khoán: Thành phố Hồ Chí Minh

Trụ sở làm việc của Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi được công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa xác định như sau:

- Về tầm nhìn: Trở thành một Công ty hàng đầu trong lĩnh vực năng lượng tại Việt Nam và tỉnh Khánh Hòa, đóng vai trò chủ đạo trong nhiệm vụ đảm bảo an ninh năng lượng của tỉnh và quốc gia

- Về sứ mệnh: Đáp ứng đầy đủ nhu cầu về điện của khách hàng với chất lượng

và dịch vụ ngày càng tốt hơn

- Về giá trị cốt lõi:

Chất lượng - Tín nhiệm: Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), Tổng Công ty

Điện lực Miền Trung (EVNCPC) và Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa (KHPC)

tôn vinh giá trị chất lượng – tín nhiệm với mục tiêu xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sự trung thực và tinh thần trách nhiệm Công ty

cổ phần Điện lực Khánh Hòa cam kết với mọi đối tác sẽ luôn đảm bảo chất lượng là mục tiêu hàng đầu, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

Tận tâm – Trí tuệ: Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa mong muốn xây dựng

phong cách điển hình của cán bộ công nhân viên là tận tâm, có tinh thần trách nhiệm cao Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa luôn mang hết sức lực và trí tuệ để giải quyết công việc hiệu quả, hết lòng phục vụ để đem lại sự hài lòng cho khách hàng và

vì hạnh phúc của nhân dân

Hợp tác – Chia sẻ: Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa coi trọng sự hợp tác,

hài hòa, tôn vinh những giá trị này với mong muốn cán bộ công nhân viên sẽ luôn hợp tác trên tinh thần trung thực, công bằng, sẵn sàng chia sẻ, gắn bó chặt chẽ để giải quyết được mọi vấn đề của hệ thống, cùng nhau phát triển, cùng nhau hành động vì sự thành công, tiến bộ của EVN, của mỗi thành viên trong hệ thống và các đối tác của EVN,

EVNCPC và Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

Sáng tạo – Hiệu quả: Sáng tạo là đòn bẩy của phát triển Công ty cổ phần Điện

lực Khánh Hòa mong muốn tạo môi trường thuận lợi để mọi người phát huy được sức sáng tạo, đổi mới công nghệ, quy trình quản lý để đem lại hiệu quả cao nhất, đưa Công

ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa lên vị trí dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối năng lượng trong nước; Tích cực đẩy mạnh đầu tư cho các lĩnh vực khoa học - công nghệ và khuyến khích CBCNV tham gia nghiên cứu, đề xuất cải tiến công nghệ sản xuất và

nghiên cứu phát triển để đạt được thành công cao nhất trong hoạt động kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh và nắm bắt được nhiều cơ hội kinh doanh mới

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa

Công ty đã trải qua quá trình 37 năm hình thành và phát triển:

Giai đoạn : 1976 – 1989:

- Sở quản lý và phân phối điện Phú Khánh được thành lập theo quyết định số

3799 QĐ/TCCB ngày 14/4/1976 của Bộ điện và than Từ tháng 4/1976 đến 1981: Sở Quản lý và Phân phối điện Phú Khánh trực thuộc Công ty Điện lực Miền Trung - Bộ Điện và Than

- Từ năm 1981 đến tháng 10/1989: đổi tên thành Sở Điện lực Phú Khánh trực thuộc Công ty Điện Lực 3 - Bộ Năng lượng

Giai đoạn : 1989 – 1996:

- Từ tháng 10/1989 đến tháng 6/1993: đổi tên thành Sở Điện lực Khánh Hòa

trực thuộc Công ty Điện lực 3 – Bộ Năng lượng (do tách hai tỉnh Phú Yên và Khánh Hòa từ tháng 06/1989)

- Ngày 08/03/1996 đổi tên thành Điện Lực Khánh Hoà, trực thuộc Công ty Điện lực 3 - Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam theo Quyết định số 261/ĐVN/TCCB-LĐ của Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam

- Từ năm 2006 – năm 2012, Công ty đã tiếp tục phát hành và niêm yết bổ sung

cổ phiếu trên sàn giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh Số vốn điều lệ hiện tại của Công ty là 415.512.960.000 đồng, trong đó Nhà nước nắm giữ 51,53% vốn điều lệ Công ty – tương đương 214.114.270.000 đồng; tài sản cố định tăng từ 375,140

tỷ đồng lên đến 1.079,113 tỷ đồng; điện thương phẩm năm tăng từ 776,085 triệu kWh

lên đến 1.268,553 triệu kWh

Từ sau khi cổ phần hoá, Công ty đã tăng cường củng cố cơ cấu tổ chức và cải tiến phương pháp quản lý, sắp xếp gọn nhẹ bộ máy đảm bảo hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài lĩnh vực kinh doanh điện năng, Công ty đã mở rộng sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác như kinh doanh vật tư thiết bị điện, tư vấn và thi công xây lắp các công trình điện, góp vốn thành lập các công ty cổ phần đầu

tư thuỷ điện nhỏ, chế tạo thiết bị điện, sản xuất sản phẩm bê tông ly tâm, bất động sản, chứng khoán,…

Với chiến lược kinh doanh bền vững và sáng tạo, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty luôn tăng trưởng, vượt mức kế hoạch lợi nhuận Đại hội đồng cổ đông giao, Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa sẽ tiếp tục phát triển vượt bậc trong thời gian tới

2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty:

- Sản xuất và kinh doanh điện năng; Quản lý, vận hành lưới điện phân phối có cấp điện áp đến 110 kV;

- Xây dựng, lắp đặt, quản lý, vận hành và sửa chữa các nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện nhỏ, các nhà máy điện diesel, máy phát điện diesel Xây lắp các công trình điện, lưới và trạm điện có cấp điện áp đến 110 kV, các công trình viễn thông công cộng, công trình công nghiệp và dân dụng;

- Tư vấn lập dự án đầu tư, quản lý dự án nhà máy nhiệt điện nhỏ, đường dây và trạm biến áp có cấp điện áp đến 110 kV và các công trình viễn thông;

- Sản xuất, kinh doanh các sản phẩm bê tông ly tâm;

- Kinh doanh thương mại, thiết bị và phần mềm máy vi tính

- Đại lý bán hàng vật tư, thiết bị điện;

- Dịch vụ khách sạn;Kinh doanh bất động sản; Cho thuê văn phòng;

- Vận chuyển hàng hóa;

- Thiết kế công trình đường dây và trạm biến áp cấp điện áp đến dưới 110 kV cấp 2, nhà máy điện cấp 4; Thí nghiệm thiết bị điện đến cấp điện áp 110kV Kiểm định công tơ điện;

- Kinh doanh dịch vụ quảng cáo;

- Gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí (trừ máy móc, thiết bị);

- Đại lý bảo hiểm;

- Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan (chi tiết: Thiết kế công trình đường dây và trạm biến áp cấp điện áp đến 110kV, nhà máy điện cấp 4; Giám sát

thi công xây dựng công trình đường dây và trạm biến áp có cấp điện áp đến 110kV Tư vấn thẩm tra dự án đầu tư công trình điện đến cấp điện áp 110kV)

- Sửa chữa thiết bị điện; Lắp đặt hệ thống điện; hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi

và điều hòa không khí

- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa

- Tư vấn, Lập trình máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính; Sửa chữa máy

vi tính và thiết bị ngoại vi; Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và các dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính

- Kiểm định máy móc thiết bị điện khác; Cho thuê máy móc, thiết bị điện; thiết

bị xây dựng; Dạy nghề

2.1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh trong thời gian năm 2010 đến năm 2012:

Nhìn vào Bảng 2.1 ở dưới đây, chúng ta thấy được kết quả đạt được của Công

ty trong 3 năm gần đây năm 2010, năm 2011, năm 2012 là khá tốt

Bảng 2.1: Bảng kết quả thực hiện các chỉ tiêu các năm 2010, 2011, 2012

Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2011, 2012 của công ty cổ phần ĐL Khánh Hòa

Năm 2011 có kết quả lợi nhuận trước thuế đạt 89,778 tỷ đồng, năm 2010 đạt 106,273 tỷ đồng Như vậy, lợi nhuận trước thuế của năm 2011 giảm 16,495 tỷ đồng tương đương giảm 15,52 % so với năm 2010 Nguyên nhân làm cho lợi nhuận của công ty giảm là do lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh điện giảm 34,875 tỷ đồng tương đương giảm 69,92% xuất phát từ việc giá mua điện tăng 239,3 đồng/kwh

so với năm 2010, tương đương tăng 32,68% nhưng giá điện đầu ra chỉ tăng 17,39%

Năm 2012 có kết quả khả quan hơn năm 2011 khi lợi nhuận trước thuế đạt

137,416 tỷ đồng, năm 2011 đạt 89,778 tỷ đồng Như vậy, lợi nhuận trước thuế của năm 2012 tăng 47,638 tỷ đồng tương đương tăng 53,06 % so với năm 2011 mặc dù lợi nhuận từ hoạt động sản xuất khác giảm do công ty thiếu vốn Nguyên nhân làm cho lợi nhuận của công ty tăng nhiều là do: giá bán điện bình quân năm 2012 thực hiện 1.444,11 đồng/kwh tăng 58,11 đồng so với kế hoạch và tăng 143,839 đồng/kwh (tăng 11,06%) so với năm 2011; thực hiện tốt việc giảm tỷ lệ tổn thất điện; công ty đã thực hiện tốt các biện pháp áp giá bán điện, thay thế công tơ điện tử ba giá, tạo thuận lợi cho các phụ tải sớm đi vào hoạt động,…đồng thời kết hợp công tác thay công tơ, TI,

TU định kỳ cùng với việc đẩy mạnh công tác kiểm tra áp giá điện đã làm tăng giá bán điện lên 15,76 đồng tương đương tăng 1,2%, góp phần làm tăng doanh thu tiền điện lên gần 20 tỷ đồng

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần điện lực Khánh Hòa 2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố mang tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB Môi trường kiểm soát được thể hiện qua các nội dung cơ bản sau:

2.2.1.1 Đặc thù quản lý Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa:

Đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động công ty của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra, kiểm soát trong công ty :

- Công ty cổ phần Điện lực Khánh Hòa có đặc điểm là một công ty cổ phần nhưng Nhà nước vẫn nắm giữ 51,53% vốn điều lệ công ty Chính vì vậy, hiện nay công ty vẫn chịu sự chi phối về giá mua, giá bán, các chiến lược phát triển cũng như một số mặt hoạt động khác của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và Tổng Công ty Điện lực Miền Trung (EVNCPC) Do đó, các hoạt động của công ty đều có sự giám sát, đánh giá, định hướng phát triển theo chủ trương của Tổng công ty Điện lực Miền Trung

- Trong công ty, tất cả các hoạt động nghiệp vụ phát sinh đều có các quy định, quy trình thủ tục rõ ràng Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 Vì vậy, quá trình kiểm soát của công ty được thực hiện một cách thông suốt từ trên xuống: Tổng giám đốc công ty phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho Giám đốc các đơn vị điện lực trực thuộc, trưởng các phòng ban chức năng công ty Để thực hiện các chủ trương, chính sách của công ty,