Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được hoạt động liên tục, hiệu quả cao thì việc giám sát, kiểm sốt trong cơng ty phải được chú trọng nhằm đi đúng mục tiêu, thực hiện đúng các quy định, quy trình mà cơng ty đã đề ra. Qua trình giám sát các hoạt động được cơng ty thực hiện thường xuyên hoặc định kỳ theo chuyên đề cần quan tâm:
Giám sát thường xuyên:
- Các hoạt động của cơng ty đều được thực hiện theo đúng quy trình mà cơng ty đã xây dựng. Do đĩ, các thành phần tham gia trong quy trình nghiệp vụ (trong đĩ khơng thể thiếu các trưởng phịng cĩ liên quan và ban lãnh đạo đơn vị) cũng đều gĩp phần vào việc kiểm tra, giám sát các trình tự phía trước. Nếu việc thực hiện đĩ chưa đúng quy định thì đều được phản hồi lại, bổ sung và hồn thiện trước khi thực hiện bước tiếp theo.
- Các phịng ban chức năng cơng ty thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi hoạt động của các đơn vị trực thuộc. Việc giám sát cĩ thể được thực hiện thơng qua việc kiểm tra hiện trường, đối chiếu, kiểm tra các báo cáo của các đơn vị gửi lên...Tại cơng ty, các phịng ban sẽ chịu trách nhiệm quản lý, giám sát các đơn vị theo đúng chức năng, nhiệm vụ: Phịng Kế hoạch giám sát việc lập kế hoạch về sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn, đầu tư xây dựng và các hoạt động khác , hướng dẫn và tổ chức thực hiện cơng tác quản lý đấu thầu; Phịng Tổ chức – Lao động tiền lương giám sát
các chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động; Phịng Kỹ thuật an tồn – Bảo hộ lao động giám sát cơng tác kỹ thuật sản xuất, an tồn – bảo hộ lao động, sửa chữa lớn nguồn lưới và điện; Phịng Kế tốn – Tài chính giám sát các mặt hoạt động về Tài chính – Kế tốn – Thống kê; Phịng Vật tư - Vận tải giám sát cơng tác cung ứng, quản lý vật tư, kho vật tư; Phịng Đầu tư giám sát việc thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cơng trình; Phịng kinh doanh Điện năng giám sát cơng tác kinh doanh điện năng và các dịch vụ khách hàng.
Giám sát định kỳ:
- Hàng năm, các phịng ban chức năng cơng ty đều lập kế hoạch đi xuống các đơn vị cấp dưới để kiểm tra tồn diện các hoạt động tại đơn vị. Đây là biện pháp giúp phát hiện, ngăn ngừa các sai sĩt, gian lận nếu cĩ xảy ra.
- Là cơng ty cổ phần nên cơng ty luơn chịu sự giám sát, kiểm tra của HĐQT và Ban kiểm sốt cơng ty. Trong năm 2012, HĐQT Cơng ty đã tổ chức 5 phiên họp định kỳ hàng quý và bất thường và do yêu cầu sản xuất của Cơng ty cĩ tổ chức lấy ý kiến các thành viên HĐQT bằng hình thức văn bản. HĐQT đã ban hành 54 nghị quyết, quyết định với những nội dung quan trọng trong từng giai đoạn của hoạt động sản xuất của Cơng ty. Ban kiểm sốt đã phối hợp với Phịng tài chính và một số phịng ban chức năng khác thực hiện việc kiểm tra giám sát mọi hoạt động của Cơng ty gồm: Giám sát việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính hàng tháng, hàng quý, năm; Phối hợp với Phịng tài chính giám sát chặt chẽ các các khoản chi phí đầu tư, mua sắm tài sản; Kiểm tra tình hình quản trị hàng tồn kho; Các chế độ chính sách đối với người lao động; Các thắc mắc khiếu nại của cổ đơng. Nhờ việc giám sát định kỳ các hoạt động của cơng ty mà HĐQT và BKS đã nhận xét và gĩp ý để ban lãnh đạo cơng ty điều hành cơng ty tốt hơn. Trong năm 2012, thực hiện chức năng, nhiệm vụ giám sát cơng ty, BKS đã cĩ ý kiến về tình hình hoạt động của cơng ty như sau:
Nhận xét về các chỉ tiêu tài chính:
Bố trí cơ cấu tài sản: Tỷ lệ tài sản cố định/ Tổng tài sản chiếm 44,29% (giảm 8,23% so với năm 2011) do cơng ty giảm các khoản đầu tư vào các cơng ty con và các cơng ty liên kết, tiết giảm các khoản đầu tư tài sản dài hạn khác. Tỷ lệ tài sản lưu động / Tổng tài sản chiếm 49,20% (tăng 10,97% so với năm 2011) cơng ty đã chú trọng việc lưu giữ tiền mặt và tập trung vào các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn nhằm bảo tồn vốn, các tỷ lệ này cho thấy cơng ty đã bố trí cơ cấu tài sản hợp lý so với Tổng tài sản.
Giá trị hàng tồn kho/ tổng tài sản năm 2012 (5,4%) cĩ giảm so với năm 2011 (6,3%). Tỷ lệ giá trị hàng tồn kho giảm là do cơng ty đã giảm dự trữ hàng hĩa, vật tư, vật liệu… cho các cơng trình đang thi cơng dở dang, với tỷ lệ hàng tồn kho này chiếm chưa đến 10% so với Tổng tài sản của cơng ty, tỷ lệ hàng tồn kho của Cơng ty như vậy là rất hợp lý.
Bố trí cơ cấu nguồn vốn: Nợ phải trả /Tổng nguồn vốn: 49,43%; Nguồn vốn chủ sở hữu/Tổng nguồn vốn : 50,57%.
Tỷ suất sinh lời: Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Doanh thu thuần : 5,82% , Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Nguồn vốn chủ sở hữu: 20,34%, Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Tổng tài sản : 12,78%.
Nhận xét về hiệu quả sản xuất kinh doanh và cũng như hiệu quả sử dụng vốn của Cơng ty năm 2012 đã mang lại lợi nhuận rất hiệu quả : Hệ số lợi nhuận (ROA- Return on Assets) trên tất cả các khoản đầu tư, tài sản của công ty mang lại khả năng sinh lời cho các cổ đơng đạt 12,78% và hệ số lợi nhuận trên vốn cổ phần (ROE- Return on Equity) là 20,34% (năm 2011 đạt 14,5%) hệ số này tăng 5,84% so với năm 2011 (Cao hơn so với lãi suất tiền gửi Ngân hàng) đây là một tỷ lệ đảm bảo lợi nhuận quá hợp lý. Tỷ lệ nợ phải trả chiếm 49,43% và tỷ lệ vốn chủ sở hữu chiếm 50,57% trên tổng nguồn vốn cho thấy Cơng ty đã thực hiện khá tốt việc sử dụng địn cân nợ từ việc tranh thủ các nguồn tín dụng khác ngồi hệ thống Ngân hàng.
Nhận xét về hoạt động kế tốn - tài chính:
Chế độ áp dụng: Báo cáo tài chính của Cơng ty được trình bày bằng đồng Việt Nam, được lập dựa trên các quy định, hướng dẫn hiện hành theo hệ thống kế tốn Việt Nam và các chuẩn mực kế tốn Việt Nam.
Việc tính tốn, ghi chép các số liệu trong báo cáo phản ánh trung thực, đúng chế độ, nguyên tắc trong phạm vi lập, ghi chép luân chuyển, sử dụng, lưu trữ bảo quản chứng từ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ. Cơng tác theo dõi và quản lý các chi phí sản xuất kinh doanh tương đối chặt chẽ. Cơng tác theo dõi và thanh tốn các hợp đồng ký kết mua sắm tài sản cố định và đầu tư trang thiết bị, sửa chữa được hoạch tốn theo đúng quy định và dự tốn được phê duyệt.
Phịng Kế tốn hoạt động tốt, đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý Nhà nước về tài chính, yêu cầu về cung cấp thơng tin ra cơng chúng, cũng như yêu cầu cung cấp thơng tin số liệu cho Ban kiểm sốt của Cơng ty.
Các số liệu kế tốn được hạch tốn đầy đủ, rõ ràng, phản ánh trung thực, hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu tình hình tài chính của Cơng ty. Bảng tổng kết tài sản, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Bảng lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo tài chính năm 2012 của Cơng ty được kiểm tốn bởi Cơng ty kiểm tốn độc lập là Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Deloitte Việt Nam, là đơn vị kiểm tốn cĩ uy tín, đã được Bộ Tài Chính cơng nhận và đã thực hiện kiểm tốn từ ngày 01/03/2013 đến ngày 12/03/2013.
Cơng tác báo cáo, cơng bố thơng tin định kỳ và theo yêu cầu của Ủy ban chứng khốn nhà nước; Trung tâm Lưu ký chứng khốn Việt Nam và Sở Giao dịch Chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện đúng nội dung và thời gian quy định.
Theo kết quả bình chọn do VietStock khảo sát trong năm 2012, Cơng ty cổ phần điện lực Khánh Hịa đã được bình chọn là 1 trong 19 doanh nghiệp niêm yết cĩ hoạt động Quan hệ với nhà đầu tư (IR) tốt nhất năm 2012.
Hàng năm, cơng ty thuê các kiểm tốn độc lập để kiểm tra, xác nhận và báo cáo về báo cáo tài chính năm phản ánh các khoản thu chi của Cơng ty, lập báo cáo kiểm tốn và trình báo cáo đĩ cho Hội đồng quản trị. Thơng qua việc kiểm tốn tại cơng ty, kiểm tốn sẽ kiểm tra tính chính xác, trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính và phát hiện được các rủi ro tiềm tàng mà cơng ty chưa nhận ra để giúp cơng ty cĩ biện pháp giải quyết.
Việc kiểm tra, giám sát thường xuyên và định kỳ các hoạt động sản xuất kinh doanh đã đĩng gĩp khơng nhỏ vào tốc độ tăng trưởng tương đối đồng đều trên tất cả các chỉ tiêu và đạt vượt mức kế hoạch năm 2012 do đại hội đồng cổ đơng đề ra được thể hiện trong bảng 2.3 - Bảng so sánh thực hiện các chỉ tiêu với kế hoạch năm 2012:
Bảng 2.3 : Bảng so sánh thực hiện các chỉ tiêu với kế hoạch năm 2012
Thực hiện/kế hoạch STT Chỉ tiêu ĐVT Kế hoạch 2012 Thực hiện 2012 Giá trị Tỷ lệ 1 Vốn điều lệ Tỷ đồng 415,130 415,13 0,000 0,000 2 Tổng DT Tỷ đồng 1737,600 1.993,100 255,573 14,710 3 LNTT Tỷ đồng 65,839 137,420 71,577 108,720 4 Thuế TNDN Tỷ đồng 16,956 37,934 20,978 123,720 5 LNST Tỷ đồng 48,883 99,482 50,599 103,510 6 Tỷ lệ cổ tức % 10,000 14,000 4,000 40,000
Mặc dù cơng ty biết vai trị của kiểm tốn nội bộ hiện đại bao gồm cơng tác kiểm tốn tính hiệu quả và tính tuân thủ của mọi hoạt động, cũng như tư vấn hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp; là người “bảo vệ giá trị cho doanh nghiệp”, kiểm tốn nội bộ giữ vai trị “quan sát viên độc lập” nhằm đảm bảo hoạt động của cơng ty tuân thủ các quy định pháp luật quốc gia, đạo đức kinh doanh và quy chế cơng ty; kiểm tốn nội bộ là người “giám sát, bảo trì, nâng cấp hệ thống kiểm sốt nội bộ ” trong vai trị đảm bảo hiệu quả kinh doanh và xây dựng các thủ tục kiểm sốt cần thiết; là cơng cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu của hệ thống quản lý doanh nghiệp, kiểm tốn nội bộ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Nhờ đĩ, ban giám đốc và hội đồng quản trị cĩ thể kiểm sốt hoạt động và quản lý rủi ro tốt hơn khi quy mơ và độ phức tạp của doanh nghiệp vượt quá tầm kiểm sốt của họ. Song với điều kiện về vốn, nhân sự của cơng ty như hiện nay và theo kế hoạch trong một vài năm tới ban lãnh đạo cơng ty chưa thể xây dựng được bộ phận kiểm tốn nội bộ.Các báo cáo tài chính của cơng ty hàng năm vẫn được thuê các cơng ty kiểm tốn độc lập bên ngồi thực hiện.
Bên cạnh thành quả đạt được của BKS Cơng ty, chúng ta cũng cần đưa ra vấn đề: Cơng ty cĩ cần thành lập thêm bộ phận kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty khơng? Để từ đĩ cĩ thể giúp BKS đi sâu, đi sát hơn để kiểm sốt tối đa vấn đề phát sinh thực tế và cĩ thể dự đốn được rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.