Hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thơng tin và hệ thống báo cáo thơng tin bên trong nội bộ và bên ngồi của cơng ty được quan tâm chú trọng. Trong đĩ, hệ thống kế tốn là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB trong cơng ty. Thơng qua việc đối chiếu tính tốn và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế tốn vừa cung cấp thơng tin cho việc ra quyết định quản lý đồng thời vừa cĩ tác dụng kiểm sốt các hoạt động của cơng ty.
Về chính sách chế độ cơng ty áp dụng:
Cơng ty thực hiện các chính sách, chế độ kế tốn theo Chuẩn mực kế tốn Việt Nam, Hệ thống kế tốn Việt Nam và các quy định hiện hành cĩ liên quan.
Chuẩn mực kế tốn quy định, hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế tốn cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của doanh nghiệp, nhằm:
- Làm cơ sở xây dựng và hồn thiện các chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn cụ thể theo khuơn mẫu thống nhất;
- Giúp cho doanh nghiệp ghi chép kế tốn và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề chưa được quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho cá thơng tin trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý.
- Giúp cho kiểm tốn viên và người kiểm tra kế tốn đưa ra ý kiến về sự phù hợp của báo cáo tài chính với chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn; Giúp cho người sử dụng báo cáo tài chính hiểu và đánh giá thơng tin tài chính được lập phù hợp với các chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn.
Về nhân sự kế tốn:
Để cĩ thể phản ánh được đầy đủ các loại nghiệp vụ phát sinh, bộ phận kế tốn cần phân chia trách nhiệm rõ ràng để theo dõi và quản lý. Các nhân viên này phải kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ gốc để đảm bảo nghiệp vụ thực sự phát sinh và cĩ chứng từ kế tốn hợp lý, hợp lệ. Việc thiết kế, bố trí nhân sự làm cơng tác kế tốn phù hợp với hệ thống phần mềm nghiệp vụ và được thực hiện theo quy trình. Ở mỗi đơn vị trực thuộc cĩ ít nhất 3 đến 4 kế tốn, trong đĩ cĩ 1 phụ trách kế tốn chính đảm nhiệm việc kiểm sốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại điện lực và chịu sự quản lý, phối hợp, hướng dẫn và chỉ đạo của phịng tài chính cơng ty. Việc phân chia cơng việc trong phịng tài chính kế tốn cơng ty cho từng nhân viên khá rõ ràng để quản lý cơng việc khơng bị chồng chéo và tránh trách nhiệm. Hiện tại phịng tài chính kế tốn cơng ty cĩ 16 thành viên: 1 kế tốn trưởng, 1 phĩ phịng, và 14 nhân viên thực hiện nhiệm vụ về cơng tác tài chính kế tốn, thống kê trong tồn cơng ty theo đúng Luật Kế tốn, Luật Thống kê và các chính sách về quản lý kinh tế, tài chính do Nhà nước và cơng ty ban hành; tham mưu cho Tổng Giám đốc trong lĩnh vực đầu tư tài chính. Cơ cấu nhân viên phịng tài chính kế tốn cơng ty được biểu hiện rõ trong sơ đồ 2.2 – Sơ đồ cơ cấu phịng tài chính kế tốn cơng ty sau đây:
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ cơ cấu phịng Tài chính kế tốn Cơng ty
Kế tốn trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn cơng ty. Các kế tốn viên thực hiện cơng việc theo sự phân cơng, giám sát của kế tốn trưởng. Bên cạnh đĩ, giữa các bộ phận kế tốn cĩ mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong việc trao đổi thơng tin cĩ liên quan nhằm đáp ứng cho cơng việc được đạt hiệu quả cao hơn.
Với nhân sự kế tốn của cơng ty như hiện nay đã cĩ sự phân cấp cơng việc xuống các đơn vị trực thuộc, chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên được phân cơng rõ ràng như trong bản mơ tả cơng việc đảm bảo tất cả các nghiệp vụ phát sinh của cơng ty đều được kiểm tra, theo dõi và quản lý chặt chẽ. Sự kiểm tra, kiểm sốt của bộ phận nhân sự kế tĩan cơng ty đã làm cho hoạt động kiểm sốt được thực hiện tốt hơn.
Với các mặt đạt được của bộ phận kế tốn Cơng ty, song Cơng ty cũng cần cĩ thêm bộ phận Kế tốn quản trị để cĩ thể chủ động phân tích, đánh giá tình hình thực tế kịp thời theo yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo Cơng ty. Ngồi ra, bộ phận này cĩ thể giúp Cơng ty cĩ cái nhìn đa chiều về các tác nhân cĩ thể ảnh hưởng tới việc hồn thành mục tiêu của Cơng ty.
Về hệ thống chứng từ kế tốn:
Chứng từ kế tốn cơng ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Hệ thống chứng từ kế tốn bao gồm:
- Chứng từ liên quan đến tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu đề nghị thanh tốn, giấy lĩnh tiền, giấy gửi tiền…
- Chứng từ liên quan đến tài khoản ngân hàng: Séc, uỷ nhiệm chi, lệnh chuyển
tiền, giấy báo nợ, giấy báo cĩ…
- Chứng từ liên quan đến hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, phiếu yêu cầu xuất hàng, biên bản giao nhận…
- Chứng từ liên quan đến tài sản: Biên bản nghiệm thu cơng trình hồn thành, Biên bản giao nhận, biên bản thanh lý, biên bản đánh giá, biên bản kiểm kê, bảng tính và trích khấu hao tài sản cố định…
- Chứng từ liên quan đến lương: Bảng chấm cơng, Bảng đánh giá năng suất chất lượng, Bảng tính lương...
Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế tốn:
Khi phát sinh nghiệp vụ kế tốn theo quy trình, tất cả các chứng từ kế tốn do bên trong (các bộ phận liên quan đến nghiệp vụ) hoặc bên ngồi (khách hàng, đối tác..) cơng ty chuyển đến đều phải tập trung về phịng Tài chính Kế tốn cơng ty để kiểm tra tồn bộ chứng từ kế tốn đĩ và chỉ sau khi kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới tiến hành hạch tốn ghi sổ kế tốn.
Kế tốn thực hiện kiểm tra chứng từ ở các khía cạnh sau: kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn; kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu liên quan khác; kiểm tra tính đúng đắn của việc phê duyệt chứng từ kế tốn; kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn.
Việc kiểm tra các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được các cán bộ phịng Tài chính kế tốn thực hiện chuyên nghiệp theo từng phần hành quản lý. Đây là một hình thức kiểm sốt hữu hiệu các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty nhằm phản ánh chính xác, đúng đắn kết quả kinh doanh.
Như vậy, Cơng ty cĩ đầy đủ các chứng từ kế tốn thể hiện được đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Tất cả các chứng từ thể hiện các nghiệp vụ phát sinh đều được các cấp cĩ thẩm quyền kiểm tra, phê duyệt, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Điều này thể hiện ban lãnh đạo cơng ty luơn kiểm tra, kiểm sốt các hoạt động của cơng ty tránh được sự lộng hành của cấp dưới.
Về hệ thống tài khoản kế tốn:
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo quy định của Bộ tài chính. Các tài khoản chi tiết được sử dụng tùy theo nhu cầu theo dõi chi tiết đối tượng.
Hệ thống tài khoản kế tốn cơng ty bao gồm:
- Loại I: Tài sản ngắn hạn: bao gồm các tài khoản và tiểu khoản thể hiện tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu, hàng tồn kho và dự phịng giảm giá hàng tồn kho, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang;
- Loại II: Tài sản dài hạn gồm cĩ các tài khoản thể hiện tài sản cố định, các khoản đầu tư dài hạn, xây dựng cơ bản, chi phí trả trước dài hạn;
- Loại III: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện các khoản vay, nợ dài hạn, các khoản thuế phải trả và quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Loại IV: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của cơng ty, nguồn vốn sự nghiệp;
- Loại V: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện các khoản doanh thu bán điện, sản xuất khác, doanh thu tài chính;
- Loại VI: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện các khoản chi phí sản xuất kinh doanh hoạt động kinh doanh điện, sản xuất khác: chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán,chi phí bán hàng, chi phí quản lý;
- Loại VII: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện các khoản thu nhập khác: thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản, thu nợ khĩ địi đã xử lý, thu phạt khách hàng vi phạm sử dụng điện;
- Loại VIII: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện các khoản chi phí khác: chi phí nhượng bán thanh lý tài sản, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Loại IX: Các tài khoản, tiểu khoản thể hiện việc xác định kết quả kinh doanh của các hoạt động của cơng ty.
Các tài khoản cĩ đối tượng thể hiện các nghiệp vụ phát sinh qua lại giữa đơn vị và cơng ty được sử dụng chung đối tượng. Chẳng hạn, khi thi cơng cơng trình, các khoản chi phí đồng thời phát sinh tại cơng ty như: chi phí xăng xe, kiểm tra giám sát...và chi phí phát sinh tại đơn vị như: vật liệu, nhân cơng... thì cả cơng ty và đơn vị đều hạch tốn chung 1 đối tượng để theo dõi.
Các tài khoản khác nhau thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác nhau cho các đối tượng khác nhau. Một hệ thống tài khoản kế tốn hồn chỉnh khi nĩ thể hiện
chi tiết, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ xảy ra. Đĩ là cơ sở để Ban Tổng giám đốc ra các quyết định quản lý tối ưu.
Về hệ thống sổ kế tốn:
Hiện nay cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn FMIS. Đây là phần mềm thống nhất trong tồn tập đồn. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc kết hợp giữa hình thức kế tốn nhật ký chung và chứng từ ghi sổ. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng in đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Hệ thống sổ kế tốn bao gồm sổ cái các tài khoản và các sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết được theo dõi cho từng khách hàng (đối với các khoản cơng nợ), chi tiết theo từng loại tiền, từng ngân hàng (đối với các khoản tiền gửi), sổ chi tiết các khoản mục chi phí sản xuất … để phục vụ mục đích quản trị. Các loại sổ kế tốn: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, Sổ cái, Các sổ kế tốn chi tiết.
Tất cả các loại sổ kế tốn của cơng ty là nơi ghi chép đầy đủ, tính tốn, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Thơng qua số liệu trên các sổ sách kế tốn hình thành số liệu tổng hợp trên báo cáo theo các yêu cầu cụ thể. Hệ thống sổ sách của cơng ty đã giúp tổng hợp, lưu trữ thơng tin một cách cĩ hệ thống, khoa học, và đĩng vai trị trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ.
Về hệ thống báo cáo kế tốn:
Cơng ty lập các báo cáo theo quy định bắt buộc hiện nay: báo cáo tài chính, bảng cân đối kế tốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính trình Tổng Giám đốc Cơng ty phê duyệt. Báo cáo tài chính hàng năm được nộp lên HĐQT, Ban kiểm sốt và cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền sau khi đã được kiểm tốn bởi một Cơng ty Kiểm tốn độc lập. Bên cạnh các báo cáo tài chính, cơng ty lập các báo cáo quản trị như báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho vật tư, hàng hĩa theo kho, bảng tính giá mua vật tư theo từng hợp đồng, bảng tính giá bán hàng hĩa theo từng hợp đồng…để phục vụ cơng tác quản trị của ban lãnh đạo Cơng ty.
Các thơng tin trên báo cáo tài chính của cơng ty đã được kiểm tốn độc lập nhận xét là trình bày trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, trình bày đúng theo chuẩn mực kế tốn hiện hành. Thơng qua báo cáo tài chính, Ban lãnh đạo cơng ty cĩ thể phân tích để phát hiện trường hợp bất thường, từ đĩ kiểm tra
lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn máy:
- Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu và máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt, Sổ cái…) và các sổ kế tốn chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bao chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn và báo cáo tài chính.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy tại Cơng ty được thể hiện như Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức máy dưới đây:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN MÁY
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức máy Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại PHẦN MỀM KẾ TỐN Sổ kế tốn: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị
Máy tính Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Để đáp ứng cho việc cung cấp số liệu báo cáo kịp thời nhằm phục vụ quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty luơn cĩ chế độ bảo dưỡng định kỳ và cập nhật phần mềm phù hợp với sự thay đổi của Bộ tài chính. Bên cạnh đĩ, luơn chú trọng việc nâng cấp, hồn thiện các tiện ích chương trình để đảm bảo việc lấy dữ liệu theo yêu cầu của Ban tổng giám đốc chính xác và kịp thời.
Cơng bố thơng tin:
Cơng ty cổ phần Điện lực Khánh Hịa là cơng ty đại chúng nên việc cơng bố thơng tin định kỳ: các báo cáo tài chính quý, sáu tháng, năm đã được kiểm tốn...trên các phương tiện đại chúng phải chính xác, kịp thời để các cổ đơng, nhà đầu tư cĩ thể nắm bắt được thơng tin để thực hiện việc giám sát cơng ty mà mình đang đầu tư, ra các quyết định mua bán cổ phiếu và các đối tác của cơng ty cĩ thể biết được tình hình tài chính, tính thanh khoản của cơng ty để ra các quyết định hợp tác.
Trong Điều 44 của Điều lệ cơng ty ban hành lần 9 quy định cụ thể về trách nhiệm cơng bố thơng tin báo cáo tài chính như sau: