Mơi trường bên ngồi bao gồm các yếu tố như luật pháp, sự kiểm sốt của cơ quan Nhà nước, ngân hàng, cổ đơng, chủ nợ … tuy khơng thuộc tầm kiểm sốt của nhà quản lý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến sự thiết kế và vận hành hệ thống KSNB.
Cơng ty chịu sự kiểm tra, kiểm sốt của cơ quan quản lý cấp trên là Tổng cơng ty điện lực miền trung, kiểm tốn độc lập, thanh tra thuế, thanh tra chính phủ...Do đĩ, tính minh bạch của kết quả sản xuất kinh doanh, sự vận hành đúng quy trình, quy định theo pháp luật, chính sách, chế độ của Nhà nước trong các hoạt động kinh doanh của cơng ty khơng phải là đối phĩ mà nĩ phải đáp ứng kịp thời ở mọi lúc, mọi nơi.
Bên cạnh đĩ, hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty cịn chịu tác động của các yếu tố lãi suất (do phải vay vốn của ngân hàng để đầu tư xây dựng các cơng trình: Trạm 110 kV Bình Tân và nhánh rẽ, Trạm biến áp 110kV Nam Cam Ranh, Phủ điện vùng lõm, vùng trắng, cải tạo lưới điện khu kinh tế Vân Phong, cải tạo lưới điện khu vực Ninh Thủy, Xây dựng mới XT 374-E27, Nâng cao năng lực cấp điện khu vực Khánh Vĩnh ...); những biến động về tỷ giá (Cơng ty vay lại từ tập đồn Điện lực Việt Nam, và Tổng cơng ty Điện lực Miền Trung với nguồn vốn vay từ ngân hàng Thế giới để đầu tư tài sản cố định: Trạm 110kV Nha Trang, Lưới điện thành phố Nha Trang, Cải tạo và phát triển lưới điện phân phối thị trấn Diên Khánh, Trạm biến áp 110kV Ninh Thủy và nhánh rẽ). Nên Cơng ty cần phải chú ý phân tích sự thay đổi của tỷ giá, lãi suất trên thị trường để cĩ thể chủ động, kiểm sốt được các tình huống cĩ thể xảy ra mà khơng ảnh hưởng tới hoạt động của Cơng ty.
2.2.2. Đánh giá rủi ro:
Để đạt được các mục tiêu của Cơng ty về hoạt động sản xuất kinh doanh như các chỉ tiêu về sản lượng điện, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ tổn thất điện năng, giá trị tài sản, ....thì Cơng ty phải đánh giá được các rủi ro cĩ thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc hồn thành mục tiêu của mình.
- Cơng ty là một doanh nghiệp độc quyền về phân phối điện cho tỉnh Khánh Hịa, do đĩ khơng cĩ đối thủ cạnh tranh gây ảnh hưởng tới lượng khách hàng. Song, trong quá trình bán điện được phân phối trực tiếp đến khách hàng thì sản lượng điện Cơng ty từ nguồn máy phát và mua từ EVNCPC khơng thể tránh khỏi sự hao hụt trên lưới điện. Do đĩ, tổn thất điện năng trong quá trình phân phối điện được Cơng ty luơn chú trọng. Hàng năm, Cơng ty luơn áp dụng các biện pháp cải tiến kỹ thuật nhằm hạn chế tổn thất điện năng, giảm chi phí đầu vào. Tỷ lệ tổn thất đều được cải thiện giảm dần theo thời gian: tỷ lệ tổn thất năm 2010 là 6,750 % , năm 2011 là 6,510 % , năm 2012 là 6,255 %. Như vậy, tỷ lệ tổn thất của năm 2012 giảm được 0,255 % tương đương giảm 3,92 % so với năm 2011; Tỷ lệ tổn thất của năm 2011 giảm được 0,240 % tương đương giảm 3,56 % so với năm 2010.
- Để đảm bảo cho cơng ty cĩ thể vừa hoạt động liên tục vừa tối đa hĩa lợi nhuận của các cổ đơng thơng qua tối ưu hĩa số dư nguồn vốn và cơng nợ.
Cấu trúc vốn của cơng ty gồm nợ thuần (gồm các khoản vay ngắn hạn và vay dài hạn trừ đi tiền và các khoản tương đương tiền) và phần vốn thuộc sở hữu của các cổ đơng của cơng ty ( bao gồm vốn gĩp, các quỹ dự trữ và lợi nhuận sau thuế chưa phân phối). Trong đĩ, nợ thuần cần phải chú trọng giảm xuống mức thấp nhất cĩ thể, cĩ nghĩa là tiền và các khoản tương đương tiền sẵn sàng trả các khoản vay của cơng ty. Năm 2011: các khoản vay của cơng ty: 272.447.749.042 đồng, tiền và các khoản tương đương tiền: 267.593.059.827, do đĩ nợ thuần của cơng ty năm 2011 là 4.854.689.215 đồng cĩ nghĩa lượng tiền và các khoản tương đương tiền khơng đủ trả nợ cho các khoản vay của cơng ty. Đến năm 2012, cơng ty chú trọng hơn để giảm mức nợ thuần để tránh rủi ro: các khoản vay của cơng ty: 252.030.791.540 đồng, tiền và các khoản tương đương tiền: 393.657.083.901, do đĩ các khoản vay của cơng ty cĩ thể đảm bảo được thanh tốn ngay khi cần thiết.
- Để cơng ty hoạt động đạt hiệu quả cao thì hệ thống lưới điện phải đảm bảo an tồn kỹ thuật, tổn thất trong giới hạn cho phép...thì cơng ty phải đầu tư cơ sở hạ tầng,
trang thiết bị hiện đại. Do đĩ, việc vay vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại cơng ty là điều khơng thể tránh khỏi, kéo theo các rủi ro về tỷ giá, lãi suất. Chẳng hạn, Cơng ty vay đầu tư trạm 110kV Đồng Đế năm 2011: 271.000.000 đồng vay lại từ Tập đồn Điện lực Việt Nam với nguồn vốn vay của Ngân hàng Thương mại cổ phần Đầu tư và phát triển; vay đầu tư trạm 110kV Bình Tân và nhánh rẽ năm 2011: 9.661.097.880 đồng, năm 2012: 7.861.097.880 đồng vay lại từ Tập đồn Điện lực Việt Nam với nguồn vốn vay của Ngân hàng Thương mại cổ phần Cơng thương Việt Nam; vay đầu tư trạm 110kV Nha Trang năm 2011: 7.202.917.873 đồng, năm 2012 cịn 5.158.552.101 đồng vay lại từ Tập đồn Điện lực Việt Nam với nguồn vốn vay từ Ngân hàng thế giới....
Rủi ro tỷ giá: Cơng ty thực hiện một số các giao dịch cĩ gốc ngoại tệ, nên Cơng ty sẽ chịu rủi ro khi cĩ biến động về tỷ giá. Hiện nay cơng ty chưa thực hiện biện pháp đảm bảo do thiếu thị trường mua các cơng cụ tài chính này. Song cơng ty luơn chú trọng việc phân tích độ nhạy đối với ngoại tệ để cĩ sự chuẩn bị chủ động khi tỷ giá ngoại tệ biến động.
Cơng ty cĩ giá trị ghi sổ của các tài sản bằng tiền và cơng nợ bằng tiền cĩ gốc ngoại tệ (đồng đơ la Mỹ) tại thời điểm cuối năm 2011 là 109.259.489.156 đồng, năm 2012 là 96.632.664.594 đồng. Dĩ đĩ, khi phân tích rủi ro tỷ giá, Ban Tổng giám đốc cơng ty đã phân tích độ nhạy đối với ngoại tệ của cơng ty trong trường hợp tỷ giá đồng Việt Nam tăng/giảm 1% so với các đồng đơ la Mỹ. Phân tích độ nhạy với ngoại tệ chỉ áp dụng cho các số dư của các khoản mục tiền tệ bằng ngoại tệ tại thời điểm cuối kỳ và điều chỉnh việc đánh giá lại các khoản mục này chỉ cĩ 1% thay đổi của tỷ giá. Nếu tỷ giá đồng ngoại tệ so với đồng Việt Nam tăng/giảm 1% thì lợi nhuận trước thuế trong năm của Cơng ty sẽ tăng/giảm các khoản tương ứng: năm 2011 là (1.092.594.892) đồng, năm 2012 là (966.326.646) đồng.
Rủi ro lãi suất: Cơng ty chịu rủi ro lãi suất phát sinh từ các khoản vay chịu lãi suất đã được ký kết. Rủi ro này được cơng ty quản lý bằng cách duy trì ở mức độ hợp lý các khoản vay và phân tích tình hình cạnh tranh trên thị trường để cĩ được lãi suất cĩ lợi cho cơng ty từ các nguồn cho vay thích hợp.
Để cĩ thể phân tích, kiểm sốt rủi ro của lãi suất tác động đến lợi nhuận trước thuế của cơng ty. Cơng ty phân tích độ nhạy của lãi suất với giả định khi lãi suất ngân
hàng tăng/giảm 2% thì lợi nhuận trước thuế của cơng ty cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2012 sẽ giảm/ tăng 826.674.745 đồng, năm 2011 là 868.512.849 đồng.
- Quản lý rủi ro về giá hàng hĩa: Cơng ty mua nguyên vật liệu, hàng hĩa từ các nhà cung cấp trong và ngồi nước để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, Cơng ty sẽ chịu rủi ro từ việc thay đổi giá bán của nguyên vật liệu, hàng hĩa. Cơng ty khơng thực hiện các biện pháp phịng ngừa rủi ro này do thiếu thị trường mua các cơng cụ tài chính này.
- Về rủi ro tín dụng: rủi ro tín dụng xảy ra khi một khách hàng hoặc đối tác khơng được các nghĩa vụ trong hợp đồng dẫn đến các tổn thất tài chính cho cơng ty. Cơng ty cĩ chính sách tín dụng phù hợp và thường xuyên theo dõi tình hình để đánh giá xem Cơng ty cĩ chịu rủi ro tín dụng hay khơng. Cơng ty khơng cĩ bất kỳ rủi ro tín dụng trọng yếu nào với các khách hàng hoặc đối tác bởi vì các khoản phải thu đến từ một số lượng lớn khách hàng hoạt động trong nhiều ngành khác nhau.
- Quản lý rủi ro thanh khoản: Nhằm mục đích đảm bảo đủ nguồn vốn để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính hiện tại và tương lai. Tính thanh khoản được Cơng ty quản lý nhằm đảm bảo mức phụ trội giữa cơng nợ đến hạn trả và tài sản đến hạn trong năm ở mức cĩ thể được kiểm sốt đối với số vốn mà cơng ty tin rằng cĩ thể tạo ra trong năm đĩ. Chính sách của cơng ty là theo dõi thường xuyên các yêu cầu về thanh khoản hiện tại và dự kiến trong tương lai nhằm đảm bảo cơng ty duy trì đủ mức dự phịng tiền mặt, các khoản vay và đủ vốn mà các chủ sở hữu cam kết gĩp vốn nhằm đáp ứng các quy định về tính thanh khoản ngắn hạn và dài hạn hơn.
Tính thanh khoản tại cơng ty cổ phần Điện lực Khánh Hịa được thể hiện như bảng 2.2 – bảng phân tích thanh khoản dưới đây:
Bảng 2.2 : Bảng phân tích tính thanh khoản.
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Ngày 31/12/2012 Ngày 31/12/2011
Tiền và các khoản tương đương tiền 393.657.083.901 267.593.059.827
Phải thu khách hàng và phải thu khác 47.369.227.502 36.171.964.644
Đầu tư ngắn hạn 17.495.595.261 894.789.716
Đầu tư dài hạn 48.389.860.089 59.504.500.000
Tổng tài sản đến hạn 506.911.766.753 364.164.314.187
Phải trả người bán và phải trả khác 172.971.706.716 133.946.665.356
Các khoan vay 252.030.791.540 272.447.749.042
Chi phí phải trả 17.026.833.040 11.947.119.783
Tổng cơng nợ đến hạn 442.029.331.296 418.341.534.181 Chênh lệch thanh khoản thuần 4.882.435.457 - 54.177.219.994
Nguồn : Báo cáo thường niên năm 2012 cơng ty cổ phần Điện lực Khánh Hịa
Với mức chênh lệch thanh khoản của các năm 2011, 2012, Ban tổng giám đốc cơng ty đánh giá mức tập trung rủi ro thanh khoản ở mức thấp. Ban Tổng giám đốc tin tưởng răng cơng ty cĩ thể tạo ra đủ nguồn tiền để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính khi đến hạn.
- Với các rủi ro cề các khoản phải thu khĩ địi và giảm giá hàng tồn kho, Cơng ty đã trích lập dự phịng tại ngày kết thúc niên độ.
Dự phịng phải thu khĩ địi: được trích cho các khoản phải thu đã quá hạn thanh tốn từ sáu tháng trở lên, hoặc các khoản phải thu mà người nợ khĩ cĩ khả năng thanh tốn do bị thanh lý, phá sản hay các khĩ khăn tương tự. Cơng ty đã trích dự phịng phải thu khĩ địi năm 2011 là 6.172.260.520 đồng, năm 2012 là 5.137.776.393 đồng.
Dự phịng giảm hàng tồn kho: được trích cho các mặt hàng tồn kho lỗi thời, hỏng, kém mất phẩm chất và trong trường hợp giá gốc của hàng tồn kho cao hơn giá trị thuần cĩ thể thực hiện được tại ngày kết thúc niên độ kế tốn. Cơng ty đã trích dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm 2011 là 740.665.211 đồng, năm 2012 là 709.486.510 đồng.
Để kiểm sốt tốt hoạt động sản xuất kinh doanh, Cơng ty đã phân tích, đánh giá các rủi ro cĩ thể xảy ra và đưa ra các biện pháp phịng tránh nhằm hạn chế các tổn thất cĩ thể xảy ra.
2.2.3. Hoạt động kiểm sốt.
Ban lãnh đạo cơng ty đã thiết kế các thủ tục kiểm sốt cho các nghiệp vụ hàng ngày thơng qua các quy trình, quy định trong tài liệu ISO 9001 – 2008 của Cơng ty. Bên cạnh đĩ, Cơng ty cịn ban hành các quy chế, cơng văn hướng dẫn, quyết định... cho các đơn vị, phịng ban thực hiện nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sĩt, gian lận, đảm bảo thực hiện các mục tiêu cụ thể của cơng ty. Do đĩ, tất cả các nghiệp vụ của cơng ty thực hiện đều tuân thủ theo các quy chế, quy trình, quy định đã ban hành.
Quy chế hoạt động là loại hình kiểm sốt hướng dẫn trong cơng ty là những quy định về những vấn đề chung nhất thể hiện quan điểm, chính sách, giới hạn của các hoạt động nghiệp vụ trong cơng ty. Chẳng hạn, loại nghiệp vụ được thực hiện, điều kiện thực hiện, giới hạn và phạm vi hoạt động…Việc soạn thảo và ban hành các quy chế này được căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành và được thực hiện qua nhiều bước, và cĩ sự đĩng gĩp ý kiến của nhiều thành phần trong cơng ty.
Các thủ tục kiểm sốt của các cơng ty phải đáp ứng được các nguyên tắc cơ bản sau: - Các nghiệp vụ trong cơng ty được thực hiện qua nhiều khâu, bởi nhiều bộ phận từ khâu tiếp nhận, xử lý, phê duyệt, thực hiện, ghi sổ và kiểm tra. Điều này tạo sự chuyên mơn hĩa trong cơng việc sai sĩt ít xảy ra.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm các quy trình nghiệp vụ trong cơng ty cĩ sự phân cơng phân nhiệm ở từng khâu như: người thực hiện nhiệm vụ, người kiểm sốt, người phê duyệt, người ghi sổ.
- Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: Nguyên tắc này được thể hiện tổng giám đốc ủy quyền cho các phĩ giám đốc thực hiện các hoạt động một số lĩnh vực nhất định. Giám đốc/ các phĩ giám đốc phân cơng nhiệm vụ cho các trưởng (phĩ) phịng, các trưởng phịng lại giao cơng việc cho các nhân viên trong phịng. Nguyên tắc này thể hiện rất rõ ràng trong các quy trình nghiệp vụ của cơng ty.
Hiện tại, Cơng ty đang sử dụng các quy định về quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý về vật tư, quản lý về cơng tác kỹ thuật, cơng tác mua sắm, xử lý sự cố lưới điện phân phối, quan hệ với khách hàng, các quy trình về cấp điện, kinh doanh điện năng, kiểm tra sử dụng điện… Cơng ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO TCVN ISO 9001:2008.
Một số quy trình kiểm sốt chủ yếu:
Quy trình kiểm sốt mua hàng và thanh tốn tiền hàng.
Theo quy định 30 – Quy định mua sắm ban hành lần 3 năm 2009 và quy định 33- Quy định về đấu thầu và tham dự đấu thầu ban hành lần 1 năm 2009 trong tài liệu ISO của cơng ty nhằm kiểm sốt cơng tác mua sắm vật tư thiết bị, cơng cụ dụng cụ,, tài sản…được thể hiện như lưu đồ 2.2 – Quy trình mua hàng dưới đây:
Diễn giải:
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng:
Phịng vật tư cơng ty tổng hợp nhu cầu vật tư thiết bị của các đơn vị và lập kế hoạch mua hàng:
- Trước năm kế hoạch, đơn vị lập bảng kế hoạch vật tư của năm kế hoạch và phải gửi về phịng vật tư cơng ty trước ngày 15/8 cùng các hồ sơ liên quan đến việc lập kế hoạch để cơng ty tổng hợp trình Tổng Giám đốc cơng ty phê duyệt. Kế hoạch vật tư năm phục vụ sản xuất, sửa chữa lớn, sữa chữa thừơng xuyên và dự phịng, phịng chống bão lụt, đầu tư xây dựng, an tồn bảo hộ lao động của đơn vị được lập cĩ chia ra thành 2 phần: phần vật tư cơng ty quản lý và phần vật tư đơn vị quản lý theo phân cấp hiện hành.
- Phần kế hoạch vật tư thuộc danh mục cơng ty quản lý của năm kế hoạch được lập chi tiết làm cơ sở để cơng ty lập kế hoạch đấu thầu mua sắm chung cho tồn cơng ty và trình Tổng giám đốc cơng ty phê duyệt trước khi triển khai mua sắm. Danh mục vật tư cơng ty quản lý như sau : Phụ tùng máy phát điện các loại; Máy biến áp và tụ bù các loại; Dây cáp điện các loại; Cầu chì tự rơi, dao cắt cĩ tải, máy cắt, cầu dao, áptơmát và chống sét van các loại; Dầu cách điện và cách điện các loại trên 1000V;