Hệ thống kế hoạch và dự tốn bao gồm các kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch hay dự tốn đầu tư, kế hoạch sửa chữa tài sản cố định, kế hoạch chi phí và các kế hoạch tài chính khác nhằm ước tính, cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động trong tương lai của cơng ty là nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm sốt. Đây là một trong những cơng cụ để ban điều hành, ban kiểm sĩat theo dõi, kiểm tra, kiểm sốt các hoạt động của cơng ty.
Theo quy định 18 – Quy định giao kế hoạch sản xuất kinh doanh ban hành lần 5 năm 2011 trong tài liệu ISO của cơng ty quy định về việc giao kế hoạch sản xuất kinh doanh điện, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn: trước mỗi quý, năm, các đơn vị trực thuộc của cơng ty lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị mình theo quý, năm. Qua đĩ, các đơn vị biết cách lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình.
Dự báo các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh năm N (năm kế hoạch): dựa trên những căn cứ sau đây:
- Số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh điện của năm N-1, tốc độ tăng điện thương phẩm hàng năm trong ba năm liền kề trước, cĩ tham khảo, lưu ý đến tốc độ tăng điện thương phẩm của năm trước và các quý trước liền kề năm kế hoạch;
- Định hướng, kế hoạch phát triển của Cơng ty trong năm kế hoạch;
- Tình hình phát triển kinh tế-xã hội của khu vực, địa phương trong năm N và các năm sau đĩ;
- Các cam kết đầu tư cơng trình điện mà Cơng ty (hoặc Điện lực nếu được ủy quyền) đã ký với khách hàng;
- Kế hoạch đầu tư xây dựng của địa phương trong năm kế hoạch;
- Thơng tin về các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn, nhất là các dự án cĩ yêu cầu sử dụng điện lớn, các dự án yêu cầu cung cấp điện trong năm kế hoạch;
- Các thơng tin hoặc các yếu tố khác cĩ ảnh hưởng đến khả năng tăng hoặc giảm nhu cầu sử dụng điện của khách hàng trong năm kế hoạch.
Dựa vào các căn cứ trên, Điện lực tính tốn, dự báo và xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh điện năm kế hoạch (năm N) của đơn vị mình để đăng ký với Cơng ty.
Dự báo các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh điện hàng quý (quý kế hoạch) của các Điện lực dựa trên những căn cứ sau đây:
- Số liệu thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh điện của quý trước, tốc độ tăng điện thương phẩm lũy kế từ đầu năm đến trước quý đăng ký so với cùng kỳ năm trước, cĩ tham khảo, lưu ý đến tốc độ tăng điện thương phẩm các quý liền kề trước so với cùng kỳ năm trước;
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh điện được Cơng ty giao trong năm kế hoạch; - Các thơng tin hoặc các yếu tố khác cĩ ảnh hưởng đến khả năng tăng hoặc giảm nhu cầu sử dụng điện của khách hàng trong quý kế hoạch.
Dựa vào các căn cứ trên, Điện lực tính tốn, dự kiến các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh điện hàng quý của đơn vị mình để đăng ký với Cơng ty.
Lưu đồ 2.1 – Quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh sau đây thể hiện quá trình lập kế hoạch đang được thực hiện tại cơng ty cổ phần Điện lực Khánh Hịa :
Lưu đồ 2.1 – Quy trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
Diễn giải:
Ký hiệu: Năm kế hoạch là năm N; năm trước năm kế hoạch là năm N-1, năm sau năm kế hoạch là năm N+1.
- Các Điện lực gửi văn bản đăng ký kế hoạch sản xuất kinh doanh năm N về phịng Kế Hoạch cơng ty trước ngày 15 tháng 03 năm N hoặc kế hoạch quý trước ngày 20 tháng cuối quý trước).
- Phịng Kế Hoạch tổng hợp đăng ký kế hoạch sản xuất kinh doanh (quý) năm N của các Điện lực, trao đổi thống nhất với các phịng liên quan, đề xuất chỉ tiêu giao kế hoạch .
Các phịng liên quan gồm cĩ: Phịng Kế Hoạch chủ trì và các phịng Kinh doanh, Kỹ thuật-An tồn-Bảo hộ lao động và Điều độ.
- Phịng Kế Hoạch trình Tổng giám đốc xem xét, ký duyệt quyết định giao kế hoạch sản xuất kinh doanh quyết định năm N cho các Điện lực trước ngày 15 tháng 04 năm N hoặc kế hoạch quý trước ngày 10 tháng đầu quý.
- Các Điện lực thực hiện theo kế hoạch SXKD điện năm N đã giao, khơng điều chỉnh. Trường hợp cĩ những lý do đột xuất, khách quan, bất khả kháng mà Cơng ty và các Điện lực khơng thể lường trước được khi xây dựng kế hoạch hoặc khơng thể khắc phục được trong quá trình thực hiện kế hoạch dẫn đến Điện lực hoặc Cơng ty khơng thể hồn thành được các chỉ tiêu kế hoạch đã giao, thì Cơng ty hoặc các Điện lực được điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch đã giao cho (quý) năm N. Văn bản đề nghị điều chỉnh kế hoạch năm N gửi về Cơng ty trước ngày 20 tháng 11 năm N hoặc kế hoạch quý trước ngày 05 tháng cuối quý (riêng quý 4 gửi trước ngày 20 tháng 11).
Phịng Kế Hoạch tổng hợp các đề xuất điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh (quý) năm của các Điện lực (nếu cĩ), trao đổi thống nhất với các phịng liên quan, đề xuất chỉ tiêu kế hoạch điều chỉnh.
Phịng Kế Hoạch trình Tổng giám đốc xem xét, ký duyệt quyết định giao kế hoạch SXKD điện điều chỉnh cho các Điện lực.
Cơng ty ban hành quyết định điều chỉnh (nếu cĩ) chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh (quý) năm N cho các Điện lực trước ngày 05 tháng 12 năm N hoặc trước ngày 15 tháng cuối quý (riêng quý 4 trước ngày 5 tháng 12 năm N).
- Các Điện lực báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh (quý) năm N về phịng Kế Hoạch trước ngày 10 tháng 01 năm N+1 hoặc trước ngày 7 tháng đầu quý sau.
- Phịng Kế Hoạch tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh (quý) năm N của các Điện lực, báo cáo Tổng giám đốc trước ngày 15 tháng 01 năm N+1 hoặc trước ngày 10 tháng đầu quý sau và cập nhật lưu hồ sơ.
Việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty luơn được chú trọng thực hiện. Từ các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng đơn vị nĩi riêng, của tồn cơng ty nĩi chung, cùng với các định mức tiêu hao, cơng ty cĩ thể ước tính được doanh thu, chi phí của cơng ty trong năm kế hoạch. Chẳng hạn, khi lập kế hoạch chỉ tiêu điện mua, điện phát thì cơng ty cĩ thể lập dự tốn được chi phí mua điện là bao nhiêu; chỉ tiêu kế hoạch điện thương phẩm thì cơng ty sẽ cĩ được doanh thu, và căn cứ vào các định mức về nhân cơng, nhiên vật liệu, chi phí mua ngồi, chi phí bằng tiền khác thì cơng ty sẽ ước tính được các chi phí cĩ liên quan đến việc phân phối điện cho khách hàng ; khi lập kế hoạch được tài sản cố định sẽ tăng thêm trong năm kế hoạch thì sẽ biết được chi phí khấu hao theo nguyên tắc khấu hao đường thẳng của những tài sản cố định hiện tại cộng với những tài sản tăng thêm trừ những tài sản dự kiến sẽ giảm đi trong năm kế hoạch ;….Nhờ đĩ, Ban lãnh đạo cơng ty cĩ cái nhìn tổng quan về năm kế hoạch, và từ đĩ cĩ thể định hướng đi đúng để ra các quyết định quản lý nhằm đạt được mục tiêu.
Bên cạnh đĩ, việc thiết kế dự tốn sai với thực tế cho một số cơng trình, dự án vẫn cịn xảy ra tại Cơng ty. Chính vì thế, một số cơng đoạn chuẩn bị của Cơng ty bị hạn chế do khơng cần thiết. Đây là một hạn chế của Cơng ty.
Hiện nay, cơng tác lập kế hoạch của cơng ty là một căn cứ để đối chiếu với việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm của cơng ty. Qua kết quả này, cơng ty sẽ nhận xét được thực trạng những gì cịn tồn tại cần khắc phục, và những gì cần phát huy để rút kinh nghiệm trong thời gian tới. Đây là hình thức kiểm sốt hữu hiệu trong hệ thống kiểm sốt nội bộ.