2.3.1.1. Về mơi trường kiểm sốt:
Ban lãnh đạo của các cơng ty đã nhận thức rõ ràng về vai trị của hệ thống KSNB, những lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại nếu cơng ty duy trì và đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả. Những thay đổi trong nhận thức trên đã tạo ra những thay đổi trong quyết sách và hành động. Đây là nhân tố hết sức quan trọng, là điều
kiện thuận lợi để ban hành và triển khai các quy chế KSNB thuộc các lĩnh vực của cơng ty.
Bên cạnh đĩ, lãnh đạo cơng ty đã chú trọng đến việc ban hành các quy chế, quy định về quản lý tài chính, lao động, tiền lương, kỹ thuật... và phổ biến rộng rãi các quy chế đĩ đến tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty. Cơng tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo trong từng giai đoạn, chính sách tiền lương thu nhập ngày càng được cải thiện theo hướng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ cơng nhân viên.
2.3.1.2. Về đánh giá rủi ro:
Cơng ty đã xác định được các rủi ro về hoạt động, tỷ giá, lãi suất, giá cả…gây ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của cơng ty để từ đĩ đề ra các biện pháp nhằm hạn chế, kiểm sốt các rủi ro này một cách chủ động. Chính vì vậy mà các hoạt động của cơng ty được Ban giám đốc cân nhắc, tính tốn, thảo luận trước khi ra các quyết định quản lý.
2.3.1.3. Về hoạt động kiểm sốt:
Các biện pháp kiểm sốt bảo vệ tài sản được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục kiểm kê tài sản, thủ tục đối chiếu cơng nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên. Cơng ty xây dựng đầy đủ các quy định, quy trình hướng dẫn cụ thể các đơn vị thực hiện các hoạt động của Cơng ty. Trong các quy trình nghiệp vụ của cơng ty đều cĩ sự tham gia xây dựng, thực hiện và kiểm sốt, phê duyệt đầy đủ của các phịng ban, đơn vị, ban lãnh đạo trong cơng ty, khơng cĩ cá nhân viên nào cĩ thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.
2.3.1.4. Về thơng tin truyền thơng:
Cơng ty đã xây dựng hệ thống báo cáo từ cấp đơn vị lên đến cấp Cơng ty cùng với việc báo sổ hàng tháng của các đơn vị trực thuộc được thực hiện nghiêm túc và đúng theo quy định của Cơng ty đã giúp cho Ban lãnh đạo các cấp cĩ thể theo sát tình hình kinh doanh tại đơn vị mình quản lý và giúp cơng ty cĩ thể điều chỉnh các kế hoạch đã lập cho các đơn vị trực thuộc. Đồng thời các cuộc họp giao ban hàng tuần của lãnh đạo các cấp phân tích tình hình hoạt động giúp các nhà quản lý quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.
Cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn cũng như hạch tốn kế tốn được thực hiện thống nhất từ Cơng ty xuống các đơn vị trực thuộc. Với đội ngũ cán bộ và nhân viên kế tốn cĩ năng lực, giỏi về chuyên mơn nghiệp vụ và cĩ trách nhiệm giúp cho cơng
tác quản lý tài chính, kế tốn tại cơng ty khơng ngừng được hồn thiện. Phần mềm kế tốn luơn luơn được cập nhật theo hướng tăng cường các tiện ích cho người sử dụng và phù hợp với sự thay đổi của các quy định của nhà nước nên giúp cho việc hạch tốn, ghi sổ cũng như lập báo cáo chính xác hơn và giảm thiểu khối lượng cơng việc giúp cho việc lập báo cáo được nhanh chĩng và thuận tiện. Mặt khác, hệ thống chứng từ kế tốn được lập đầy đủ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ theo quy định tài chính. Hệ thống tài khoản kế tốn luơn cập nhật thường xuyên đảm bảo phản ánh chính xác các đối tượng kế tốn theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống sổ sách kế tốn được cập nhật theo đúng trình tự, đảm bảo yêu cầu quản lý tổng hợp và chi tiết các đối tượng kế tốn. Cơng tác lập báo cáo tài chính luơn được chú trọng đảm bảo kịp thời, đúng hạn.
2.3.1.5. Về giám sát:
Cơng ty luơn chú trọng tới việc giám sát thường xuyên và định kỳ các hoạt động phát sinh tại cơng ty thơng qua việc cơng ty chú trọng tới việc xây dựng và sửa đổi, bổ sung các thủ tục kiểm sốt các hoạt động sản xuất kinh doanh tại cơng ty; cĩ chế độ kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh hàng tháng, định kỳ của các đơn vị; cĩ sự thơng qua, kiểm sốt của Đại hội đồng cổ đơng, Hội đồng quản trị, Ban kiểm sốt, Ban lãnh đạo Cơng ty; cĩ sự kiểm tốn của kiểm tốn độc lập.
2.3.2. Những mặt hạn chế.
Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống KSNB trong cơng ty cổ phần Điện lực Khánh Hịa cịn tồn tại một số vấn đề sau:
2.3.2.1.Về mơi trường kiểm sốt:
- Hoạt động của BKS trong cơng ty mới chỉ đánh giá dựa trên các báo cáo kết quả đạt được mà chưa cĩ sự kiểm tra, giám sát cụ thể vào từng quy trình, từng nghiệp vụ được thực hiện như thế nào. Do đĩ, BKS chỉ cĩ thể nhìn nhận một cách tổng quan về các hoạt động của cơng ty mặc dù các thành viên BKS đáp ứng được trình độ, năng lực, tính độc lập với bộ phận quản lý và hội đồng quản trị.
Nguyên nhân chủ yếu là do Cơng ty chưa cĩ bộ phận kiểm tốn nội bộ nên BKS chưa cĩ sự giúp đỡ của các kiểm tốn viên nội bộ. Hơn nữa, các thành viên ban kiểm sốt đều đang giữ chức vụ ở các doanh nghiệp khác nên thời gian để nghiên cứu, kiểm tra, giám sát cụ thể, chi tiết các thủ tục kiểm sốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty đã đáp ứng tốt cho việc kiểm sốt hay chưa?
- Cơng tác lập kế hoạch của cơng ty chủ yếu dựa vào sự đăng ký của đơn vị. Bởi lẽ quy mơ hoạt động cho tồn cơng ty là rất lớn, quản lý cho tồn tỉnh Khánh Hịa nên bộ phận Kế hoạch và các phịng ban cĩ liên quan chủ yếu chỉ thẩm định kế hoạch của đơn vị trên các dữ liệu sẵn cĩ mà chưa cĩ sự xác thực với tình hình thực tế. Trong khi đĩ, các kế hoạch mà cơng ty đặt ra cũng chính là một trong các mục tiêu cụ thể mà cơng ty cần phải đạt được. Nếu kế hoạch khơng chính xác ngay từ đầu thì việc định hướng đi của cơng ty cĩ thể bị lạc lối, gây chủ quan, làm cho Ban Tổng giám đốc cơng ty cĩ các quyết định thiếu thực tế.
- Ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên tại các đơn vị cấp dưới chưa cao trong việc chủ động quản lý các hoạt động tại địa bàn mình quản lý. Nguyên nhân chủ yếu ở đây là do khối lượng cơng việc thực hiện hàng ngày là rất lớn trong khi nhân sự cĩ hạn. Điều đĩ khiến cho các nhân viên tại đơn vị mới chú trọng vào việc hồn thành cơng việc hơn là hiệu quả của nĩ.
2.3.1.2.Về đánh giá rủi ro:
Hiện nay, trong các rủi ro mà Cơng ty nhận dạng thì cĩ 2 rủi ro là : rủi ro về tỷ giá và rủi ro về giá cả hàng hĩa mà Cơng ty chưa cĩ cơng cụ tài chính để kiểm sốt do thiếu thị trường tài chính. Cơng ty cần đề ra các biện pháp cụ thể để phịng ngừa các thiệt hại mà các rủi ro này gây ra.
2.3.1.3. Về hoạt động kiểm sốt:
- Việc thay đổi thiết kế của các cơng trình, dự án (do khơng khảo sát kỹ thực tế) phát sinh sau khi cơng ty đã thực hiện việc mua sắm vật tư thiết bị; hoặc dự tốn khơng sát thực tế nên theo dự tốn thiết kế cĩ số lượng sử dụng vật tư thiết bị nhiều so với thực xuất thi cơng đã làm cho giá trị tồn kho cao làm cho nguồn vốn của cơng ty bị ứ đọng, gây lãng phí thời gian và chi phí của cơng ty.
- Do khối lượng vật tư tại cơng ty rất lớn, các hoạt động phát sinh hàng ngày nhiều nên việc kiểm kê kho kho hàng tháng khơng thực hiện được. Thơng thường, việc kiểm kê chỉ thực hiện vào cuối năm nên sẽ khơng cĩ thời gian và nhân lực để kiểm kê hết các mặt hàng. Điều đĩ làm cho việc kiểm sốt kho bãi của kho khĩ khăn.
- Khi các cơng trình thi cơng trong thời gian dài, cần số lượng vật tư nhiều, việc theo dõi xuất vật tư khĩ khăn, dễ gây nhầm lẫn và tốn kém về thời gian.
2.3.1.4. Về thơng tin truyền thơng:
Cơng ty chưa cĩ bộ phận kế tốn quản trị riêng biệt nên việc phân tích chuyên sâu về các vấn đề bị hạn chế.
Nguyên nhân của vấn đề này là do cơng ty chưa cĩ sự đầu tư để xây dựng bộ phận kế tốn quản trị làm đầu mối phân tích cụ thể, rõ ràng, chi tiết các vấn đề mà Ban lãnh đạo yêu cầu. Khả năng phối kết hợp trong việc cung cấp thơng tin và tổng hợp báo cáo giữa các bộ phận chức năng cịn yếu. Đĩ là do khối lượng cơng việc của các bộ phận cĩ liên quan rất lớn: hàng ngày giải quyết các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, liên tục nên thời gian nghiên cứu, phân tích số liệu bị hạn chế.
2.3.1.5. Về giám sát:
Cơng ty chưa cĩ bộ phận kiểm tốn nội bộ để đánh giá, xem xét đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB, của tình hình thực hiện các chế độ, quy định và các chính sách của cơng ty.
Nguyên nhân là do Ban lãnh đạo cơng ty cho rằng hàng năm cơng ty đã thuê kiểm tốn độc lập thực hiện kiểm tốn nên khơng cần thiết phải thiết lập bộ phận KTNB lại phải tốn kém thêm một khoản chi phí cho bộ phận này. Với quan điểm trên của ban lãnh đạo là hồn tồn sai lầm bởi kiểm tốn viên độc lập chủ yếu là thực hiện kiểm tốn báo cáo tài chính của cơng ty cĩ nghĩa là kiểm tốn viên bên ngồi bắt đầu từ những kết quả cuối cùng và lần ngược trở lại, trong khi đĩ kiểm tốn viên nội bộ lại xuất phát từ những hoạt động cơ bản và đi xuơi chiều cho đến khi đạt được mục tiêu phục vụ tổ chức của mình. Như vậy, với những người kiểm tốn viên bên ngồi mối quan tâm chính của họ là tìm cách biểu đạt ý kiến về việc liệu các báo cáo tài chính cĩ phản ánh trung thực tình trạng tài chính hiện tại, và kết quả hoạt động trong năm hay khơng? Vì thế, kiểm tốn viên độc lập quan tâm nhiều hơn đến bảng cân đối tài chính cuối cùng và từ đĩ lần ngược trở lại để tìm bằng chứng chứng thực cho sự chính xác của các bảng cân đối đĩ. Trái lại, kiểm tốn viên nội bộ lại quan tâm nhiều hơn đến tính hiệu quả của các hoạt động nghiệp vụ cơ bản và các hoạt động nghiệp vụ đĩ đĩng gĩp như thế nào vào khả năng lợi nhuận và phúc lợi kinh tế tồn cơng ty. Như vậy, mục tiêu của hai bộ phận này là khác biệt nhau, mục tiêu của KTNB nhằm hồn thiện hệ thống KSNB do đĩ mang lại lợi ích thiết thực cho cơng ty vì vậy việc thành lập bộ phận KTNB là rất cần thiết.
Kết luận chương 2
Qua việc phân tích thực trạng về hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty cổ phần Điện lực Khánh Hịa, ta thấy được hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty đã được tổ chức khá tốt, giúp cho ban lãnh đạo Cơng ty thực hiện việc kiểm sốt các hoạt động được chặt chẽ, đảm bảo đúng quy định của pháp luật, ngày càng nâng cao hiệu quả lao động. Từ đĩ, Cơng ty luơn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
CHƯƠNG 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN LỰC KHÁNH HỊA.
3.1. Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Nghiên cứu hệ thống KSNB của cơng ty, trong quy luật vận động và phát triển cĩ thể thấy tính tất yếu của việc hồn thiện hệ thống KSNB qua các khía cạnh sau:
- Hệ thống KSNB đang dần trở nên phổ biến cả về mặt lý luận và thực tiễn. KSNB ra đời và phát triển theo nhu cầu của hoạt động quản lý. Khi quy mơ của doanh nghiệp chưa phát triển về quy mơ cũng như hoạt động, các nhà quản trị cơng ty cĩ thể kiểm sốt được hoạt động kinh doanh của cơng ty một cách tương đối dễ dàng. Nhưng khi quy mơ cơng ty phát triển hơn thì vai trị của hệ thống KSNB thể hiện rõ ràng bởi vì các nhà quản trị lúc này sẽ gặp khĩ khăn trong việc nhận dạng, giám sát và kiểm tra tất cả các rủi ro nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân, lúc này các nhà quản trị phải quan tâm đến việc xây dựng để dựa vào hệ thống KSNB. Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển hoạt động KSNB cũng phải tương ứng đáp ứng nhu cầu phát triển đĩ. Để cĩ thể tin tưởng rằng hệ thống KSNB tồn tại là hữu hiệu, các nhà quản lý phải sư dụng chức năng kiểm tốn nội bộ thường xuyên xem xét, đánh giá, tư vấn kịp thời để nâng cao hiệu lực của hệ thống KSNB.
- Vai trị, vị trí hệ thống KSNB đối với cơng tác quản lý ngày càng được khẳng định đặc biệt đối với các CTCP. Các cơng ty Việt Nam cần nhận thức đầy đủ hơn tầm quan trọng của hệ thống KSNB, quan tâm đến việc xây dựng và hồn thiện hệ thống này tại đơn vị mình. Hồn thiện hệ thống KSNB được coi là cơng việc cần thiết, thường xuyên liên tục phải làm khơng chỉ đối với riêng doanh nghiệp Việt Nam nào mà là của tất cả của các tổ chức, các đơn vị. Đây là quy luật tất yếu của quá trình vận động và phát triển.
- Nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển biến mạnh sang nền kinh tế thị trường. Tồn cầu hố, hội nhập kinh tế quốc tế đang là xu thế tất yếu của thời đại. Để đứng vững trong mơi trường cạnh tranh, thích ứng được với các điều kiện kinh doanh mang tính quốc tế, ngay từ bây giờ hồn thiện hệ thống KSNB, tăng cường cơng tác quản lý là bước đi cần thiết đầu tiên của các cơng ty trong tiến trình đổi mới và hội nhập.
- Việc sắp xếp chuyển đổi các doanh nghiệp Nhà nước sang mơ hình CTCP đã bộc lộ rõ những bất cập trong quản lý, điều hành. Do vậy cơng việc đầu tiên sau khi
chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là các cơng ty cần phải tiến hành rà sốt, quy hoạch, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức, quy chế nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển trong thời kỳ mới. Qua đĩ gĩp phần đưa các CTCP đủ năng lực cạnh trạnh với các Cơng ty xuyên quốc gia và trên thế giới và thu hút đầu tư cả trong và ngồi nước.
3.2. Nguyên tắc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Để xây dựng một hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu tại cơng ty, việc hồn thiện hệ thống KSNB cần phải quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc 1: Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành của Nhà nước.
Nguyên tắc này địi hỏi việc xây dựng hệ thống KSNB tại cơng ty phải tuân thủ tuyệt đối hiến pháp, pháp luật của Nhà nước, khơng được làm trái với những chỉ thị, nghị định của Chính phủ cũng như các thơng tư, văn bản hướng dẫn của các bộ, ngành cĩ liên quan.
Nguyên tắc 2: Phù hợp với quá trình hội nhập và phát triển.
Nguyên tắc này địi hỏi việc xây dựng và hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty phải tuân theo xu thế phát triển và hội nhập đang diễn ra. Các quy chế, chính sách, thủ tục KSNB được xây dựng phải phù hợp với điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, phù hợp với mơi trường kinh doanh theo hướng mở cửa, hội nhập với bên