Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 94 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
94
Dung lượng
1,71 MB
Nội dung
B ăGIÁOăD CăVĨă ĨOăT O
TR
NGă
IăH CăKINHăT ăTP. H ăCHệăMINH
H ăMINHăH I
T
CH C CÔNG TÁC K TOÁNăTRONGă I U
KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH
SILK VI T NAM-TH C TR NG VÀ GI I PHÁP
HOÀN THI N
LU NăV NăTH CăS ăKINHăT
Tp. H Chí Minh ậ N m 2015
B ăGIÁOăD CăVĨă ĨOăT O
TR
NGă
IăH CăKINHăT ăTP. H ăCHệăMINH
H ăMINHăH I
T
CH C CÔNG TÁC K TOÁNăTRONGă I U
KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH
SILK VI T NAM-TH C TR NG VÀ GI I PHÁP
HOÀN THI N
Chuyên ngƠnh: K toán
Mư s : 60340301
LU NăV NăTH CăS ăKINHăT
NG
IăH
NGăD NăKHOAăH C:ăPGS.TSăVẪăV NăNH
Tp. H Chí Minh ậ N m 2015
L IăCAMă OAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên c u “T
TOÁN TRONG
CH C CÔNG TÁC K
I U KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH SILK
VI T NAM ậ TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N” là c a riêng tôi,
d
is h
ng d n c a PGS.TS Võ V n Nh .
chuyên ngành K toán. Lu n v n nƠy ch a đ
nào.
ơy lƠ đ tài lu n v n th c s kinh t ,
c ai công b d
i b t c hình th c
M CăL C
Trang ph bìa
L i cam đoan
M cl c
Danh m c các ch vi t t t
Danh m c các hình v
Danh m c các s đ
Danh m c các b ng bi u
Ph n m đ u
CH
NG I: M T S
V N
CHUNG V ERP VÀ T
CH C CÔNG TÁC
K TOÁN TRONG DOANH NGHI P .....................................................................1
1.1. T ng quan lý thuy t (c s lý lu n) v ERP .................................................1
1.1.1.
nh ngh a ...........................................................................................1
1.1.2.
Quá trình hình thành và phát tri n h th ng ERP ...............................1
1.1.3.
c đi m c b n c a h th ng ERP ....................................................3
1.1.4.
L i ích và h n ch c a ERP ................................................................5
1.1.5.
Phân lo i ph n m m ERP ....................................................................7
1.2. N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p ................................8
1.2.1.
T ch c thông tin đ u vào ...................................................................8
1.2.2.
T ch c h th ng phân lo i, x lý thông tin .....................................11
1.2.3.
T ch c thông tin đ u ra....................................................................15
1.2.4.
T ch c b máy k toán ....................................................................15
1.2.5.
T ch c đánh giá ậ l a ch n và s d ng ph n m m k toán ............16
1.3. Tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i các doanh nghi p ......18
1.3.1.
Tác đ ng v quy trình và n i dung thông tin ....................................18
1.3.2.
Tác đ ng đ n ki m soát và cung c p thông tin .................................19
1.3.3.
Tác đ ng đ n b máy k toán ............................................................21
K T LU N CH
CH
NG I ......................................................................................24
NG II: TÌNH HÌNH
NG D NG ERP VÀ TÁC
NG C A ERP
N
T CH C CÔNG TÁC K TOÁN T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM ....25
2.1. Gi i thi u v công ty TNHH Silk Vi t Nam ...............................................25
2.1.1.
L ch s hình thành công ty TNHH Silk Vi t Nam ............................25
2.1.2.
Ch c n ng, nhi m v và yêu c u qu n lý c a công ty TNHH Silk
Vi t Nam ...........................................................................................................25
2.1.3.
C c u t ch c b máy qu n lý t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ...29
2.1.4.
Tình hình t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam .
...........................................................................................................32
2.2. Quá trình tri n khai h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH Silk
Vi t Nam ...............................................................................................................32
2.2.1.
Quá trình tri n khai th c hi n SAP t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam
...........................................................................................................33
2.2.2.
H th ng SAP Bussiness One B1 ......................................................34
2.3. Phân h k toán tài chính trong h th ng SAP Business One B1 ...............39
2.3.1.
Phân h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL)...........................40
2.3.2.
Phân h k toán Công n ph i tr - Accounts Payable (FI-AP) ........41
2.3.3.
Phân h k toán Công n ph i thu (Accounts Receivable FI-AR)....41
2.3.4.
Phân h K toán TSC - Asset Accounting (FI-AA) .......................42
2.3.5.
M i quan h gi a phân h K toán tài chính v i các phân h khác ..42
2.4. Phân tích th c tr ng t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH Silk Vi t
Nam sau khi áp d ng h th ng SAP .....................................................................44
2.4.1.
c đi m ho t đ ng c a công ty .......................................................44
2.4.2.
Câu h i kh o sát ................................................................................45
2.4.3.
Phân tích ............................................................................................47
2.4.4.
M t s đánh giá .................................................................................57
K T LU N CH
CH
NG II .....................................................................................61
NG III: GI I PHÁP HOÀN THI N T
TRONG
I U KI N V N D NG H
CH C CÔNG TÁC K
TOÁN
TH NG SAP BUSINESS ONE B1 T I
CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM.......................................................................62
3.1. Quan đi m hoàn thi n ..................................................................................62
3.2. Gi i pháp hoàn thi n ....................................................................................63
3.2.1.
Gi i pháp v m t công ngh ..............................................................63
3.2.2.
Gi i pháp v tính b o m t c a h th ng ............................................64
3.2.3.
Gi i pháp v tính ki m soát c a h th ng .........................................65
3.2.4.
Gi i pháp v quy trình .......................................................................68
3.2.5.
Gi i pháp v ch t l
3.2.6.
Gi i pháp v xây d ng c c u nhân s c a b ph n k toán tài chính ..
ng ng
i làm k toán ......................................69
...........................................................................................................69
3.2.7.
Gi i pháp v t ch c ki m tra k toán ...............................................70
3.3. M t s ki n ngh ..........................................................................................71
3.3.1.
i v i công ty TNHH Silk Vi t Nam..............................................71
3.3.2.
i v i công ty Vinasystem ..............................................................73
K T LU N CH
NG III....................................................................................74
K T LU N ...............................................................................................................75
TÀI LI U THAM KH O
DANH M C CÁC CH
CH
VI T T T
ụăNGH A
VI T T T
AA
Asset Accounting (K toán tài s n c đ nh)
AP
Accounts Payable (Công n ph i tr )
AR
Accounts Receivable (Công n ph i thu)
ERP
Enterprise Resource Planning (H th ng ho ch đ nh ngu n l c
doanh nghi p)
FI
Financial Accounting (K toán tài chính)
GL
General Ledger (S cái)
MRP
MRP II
TSC
Material Requirement Planning (Ho ch đ nh nhu c u nguyên v t
li u)
Manufacturing Requirement Planning (Ho ch đ nh nhu c u s n
xu t)
Tài s n c đ nh
DANH M C CÁC HÌNH V
Hình 2.1: Các giai đo n tri n khai ng d ng h th ng ERP t i Công ty TNHH Silk
Vi t Nam ...................................................................................................................33
Hình 2.2: SAP xây d ng n n t ng cho toàn b quy trình nghi p v t i công ty ......35
Hình 2.3: Giao d ch đ
c t đ ng k t s vào h th ng s cái ..................................40
Hình 2.4: Phân h K toán tài s n c đ nh ................................................................42
Hình 2.5: Mô hình tích h p gi a các phân h trong h th ng SAP Business One B1
...................................................................................................................................44
Hình 2.6: Tính linh ho t c a h th ng tài kho n .......................................................51
Hình 2.7: Ch ng t nh n hàng ..................................................................................52
Hình 2.8: Hóa đ n .....................................................................................................52
Hình 2.9: Ch ng t ban đ u ......................................................................................53
Hình 2.10: Ch ng t reserve .....................................................................................53
DANH M CăCÁCăS ă
S đ 2.1: S đ t ch c công ty ..............................................................................29
S đ 2.2: S đ t ch c b máy k toán..................................................................32
DANH M C CÁC B NG BI U
B ng 2.1: Các ho t đ ng ch y u trong chu trình kinh doanh ..................................27
B ng 2.2: Các ch c n ng c b n c a SAP ................................................................35
B ng 2.3: H th ng thi t b đ tri n khai SAP ..........................................................38
B ng 2.4: K t qu kh o sát th c t t i Doanh nghi p ...............................................45
PH N M
U
1. Tínhăc păthi tăc aăđ ătƠi
Trong nh ng n m tr l i đơy, khái ni m ERP (Enterprise Resource Planning ậ H
th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p) đư tr nên ngày càng ph bi n không ch
trong gi i công ngh thông tin mà c c ng đ ng doanh nghi p. Không ít t p đoƠn,
nhà qu n lỦ hƠng đ u th gi i coi ERP là chìa khóa cho thành công c a doanh
nghi p. ERP c ng đ
c gi ng d y nh m t môn h c t i các tr
đ u v qu n tr doanh nghi p. Các công ty l n c a n
ng đ i h c hàng
c ta nh
Petrolimex,
Vinamilk, FPT… đ u đư ng d ng thành công h th ng ERP vào trong công tác
qu n lý c a mình.
Trên th gi i có nhi u nghiên c u v th c tr ng t ch c công tác k toán trong môi
tr
ng ng d ng ERP, tuy nhiên
Vi t Nam các nghiên c u này còn r t ít, đ c bi t
là nh ng nghiên c u t i m t công ty c th .
T t m quan tr ng c a v n đ , t ch s l
ng nghiên c u v v n đ nƠy ch a
nhi u, cho nên em đư ch n đ tƠi “T ch c công tác k toán trong đi u ki n v n
d ng ERP t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ậ Th c tr ng và gi i pháp hoàn thi n”
đ th c hi n lu n v n th c s c a mình.
2. T ngăquan nh ngănghiênăc uătr
2.1.
căđơy
The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on
accounting practice ậ Theă Australiană experienceă ( nhă h
ngă c aă ERPă
đ năcôngătácăk ătoánăậ Kinhănghi măc aăcácăcôngătyăÚc).
Ngu n: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 n m 2000.
Tác gi : Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder.
N i dung: BƠi báo đư trình bƠy nh ng nh h
ng c a h th ng ho ch đ nh ngu n
l c doanh nghi p (ERP) đ n công tác k toán nh sau:
nh h
-
ng đ n vi c cung c p thông tin: h th ng ERP cung c p thông tin t t
h n nh ng ph n m m khác ho t đ ng m t cách riêng r , đ c l p nhau.
nh h
-
ng đ n ch t l
ng h th ng thông tin: h tr ho ch đ nh chi n l
c
t ng th /ra quy t đ nh, l p k ho ch/ra quy t đ nh, báo cáo thông tin t ng
quát, b c c linh ho t và hi u qu . ERP còn h tr cho vi c x lí các giao
d ch, báo cáo, h tr ra quy t đ nh cho b ph n tài chính, k toán.
nh h
-
ng đ n công tác k toán: ERP giúp ích cho vi c tích h p và ti p c n
thông tin. Vì th , công tác k toán đ
c h tr và tr nên đ n gi n, nhanh
g n h n nhi u.
2.2.
Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment
(L iăích k ătoán vƠăs ăhƠiălòngătrong môiătr
ngăERP).
Ngu n: International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue
3, trang 209-234, tháng 9 n m 2013.
Tác gi : Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of
Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration,
Thessaloniki, Greece).
N i dung: Trong h n m t th p k qua, nhi u công ty trên th gi i đư b t đ u áp
d ng h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình. Nghiên c u nƠy đư tìm
hi u tác đ ng c a h th ng ERP đ n thông tin và công tác k toán thông qua kh o
sát các k toán viên và các chuyên gia công ngh thông tin. K t qu cho th y l i ích
k toán b t ngu n t h th ng ERP, giúp cho ng
i s d ng ERP c m th y hài lòng.
Nghiên c u xác đ nh các l i ích k toán có nh h
ng
ng đ n m c đ hài lòng c a
i s d ng ERP là: l i ích k toán v công ngh thông tin, v ho t đ ng, v t
ch c k toán, v k toán qu n tr và v chi phí. Tuy nhiên, nghiên c u c ng có m t
s h n ch t n t i là ch đi u tra t i các công ty c a Hy L p, s l
ng k toán viên
tham gia nghiên c u nhi u h n nh ng chuyên gia công ngh thông tin. Vì th , c n
có h
ng nghiên c u sơu h n v s
ERP, s t
2.3.
ng tác c a nh ng nh h
nh h
ng tích c c và tiêu c c c a h th ng
ng trên đ n s hài lòng c a ng
i dùng ERP.
Enterpriseă resourceă planningă systems’să impactă onă accountingă
processes (Tác đ ngă c aă h ă th ngă ho chă đ nhă ngu nă l că doanhă nghi pă
ERPăđ năquyătrìnhăk ătoán)
Ngu n: Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 ậ 247,
n m 2005.
Tác gi : Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki,
Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK).
N i dung: Spathis vƠ Constantides đư th c hi n đi u tra 26 doanh nghi p v i các
lo i hình công nghi p (chi m 50%), th
ng m i (31%), còn l i là doanh nghi p d ch
v và các lo i hình doanh nghi p khác t i Hy L p và k t qu cho th y các ph
pháp và x lý k toán đ
ng
c s d ng nhi u h n sau khi áp d ng ERP nh : H tr các
qu n lý phi tài chính (18/26 doanh nghi p, 69%); Phân tích l i nhu n theo ho t
đ ng kinh doanh ho c vùng ho t đ ng (17/26 doanh nghi p, 66%); Phân tích l i
nhu n theo đ n v s n ph m (15/26, 58%); Phân tích t s tài chính (14/26, 54%);
Ki m soát ti n (13/26, 50%); Xây d ng k ho ch chính (13/26, 50%); Trung tâm l i
nhu n (13/26, 50%); Qu n lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích l i nhu n
theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo v n đ u t (10/26, 39%);
ABC (7/26, 27%); Chi phí theo m c tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo bi n phí, đ nh
phí (5/26, 19%).
2.4.
Xácă đ nhă vƠă ki mă soátă cácă nhơnă t ă nhă h
tinăk ătoánătrongămôiătr
Tác gi : Nguy n Bích Liên
N i dung:
ngă thông
ngă ngăd ngăh ăth ngăho chăđ nhăngu năl că
doanhănghi pă(ERP)ăt iăcácădoanhănghi păVi tăNam
Ngu n: Lu n án ti n s n m 2012.
ngă ch tă l
-
ERP nh h
ng tác đ ng t ng ch t l
ng h u hi u, hi u qu , s n sàng và tin
c y c a thông tin, c th lƠ t ng tính chính xác, k p th i, có th c, đ y đ và
phù h p c a ch t l
ng thông tin k toán. Tuy nhiên, bên c nh đó, nó l i có
kh n ng lƠm gi m sút ch t l
ki m soát n u ng
ng tin c y thông tin: v tính chính xác và
i qu n lý quá l m d ng kh n ng can thi p c a mình vào
các ho t đ ng x lỦ đi u ch nh khóa s cu i k k toán.
-
Quan đi m c a 3 nhóm: ng
ERP; vƠ nhóm ng
ch t l
-
i t v n, tri n khai ERP; doanh nghi p s d ng
nh h
ng
ng thông tin k toán trong môi tr
ng
i nghiên c u gi ng d y ERP v các nhân t
ng thông tin k toán là khác nhau.
Có 13 nhân t
nh h
ng đ n ch t l
ERP t i các doanh nghi p Vi t Nam.
2.5.
Tìnhăhìnhă ngăd ngăERPăvƠăs ătácăđ ngăc aăERPăđ năt ăch căh ă
th ngăthôngătinăk ătoánăt iăcácădoanhănghi păVi tăNam
Ngu n: Lu n v n th c s n m 2011.
Tác gi : Tr n Thanh Thúy
N i dung: Qua nghiên c u cho th y, khuynh h
ch y u
ng ng d ng ERP đ
c quan tâm
các doanh nghi p có quy mô l n và các doanh nghi p nƠy th
ch n gi i pháp ERP n
ng l a
c ngoài. Các gi i pháp ERP Vi t Nam chi m u th đ i v i
các doanh nghi p quy mô v a. M t s l
ng l n các doanh nghi p có quy mô nh
ch a có s hi u bi t v ERP vƠ c ng ch a có m t nhu c u quan tơm đ n công c
này. Nhìn chung,
các doanh nghi p đư ng d ng ERP, s tác đ ng c a ERP đ n t
ch c h th ng thông tin k toán là cao.
Tóm l i: Qua nh ng bài nghiên c u
các công ty c a Úc, Hy L p và Vi t Nam,
các tác gi đ u cho th y vi c ng d ng h th ng ERP s đem l i nh ng l i ích to
l n cho doanh nghi p nói chung và b ph n k toán nói riêng, t o nên s hài lòng
đ i v i ng
i s d ng.
Vi t Nam, ERP th
công ty l n (s d ng ph n m m n
ng đ
c ng d ng thành công
các
c ngoài), các công ty v a s d ng ph n m m
trong n
c còn
các công ty nh ch a có s hi u bi t ho c quan tơm đ n công c
này.
Vi c ng d ng ERP là c n thi t cho s phát tri n c a m t doanh nghi p, là xu
h
ng c a th i đ i. Nh v y v i m t công ty c th đư ng d ng thành công h
th ng ERP thì h th ng ERP đư nh h
ng nh th nƠo đ n th c tr ng t ch c công
tác k toán t i công ty đó? Còn nh ng h n ch gì c a h th ng c n ph i kh c ph c?
3. M cătiêuănghiênăc u
ánh giá th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h
-
th ng SAP Business One B1 t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam.
xu t các gi i pháp nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong đi u
-
ki n ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t
Nam.
4.
iăt
ngăvƠăph măviănghiênăc u
-
it
ng nghiên c u c a đ tài là t ch c công tác k toán trong h th ng
SAP Business One B1 đ
-
Ph m vi nghiên c u c a đ tài là Công ty TNHH Silk Vi t Nam.
5. Ph
Ph
đ
c áp d ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam.
ngăphápănghiênăc u
ng pháp đ nh tính, c th là kh o sát, phân tích, t ng h p vƠ so sánh đ i chi u
c s d ng trong su t quá trình nghiên c u c a lu n v n.
Ngu n tài li u cho vi c nghiên c u đ tài ch y u là thông tin t kh o sát th c t
Doanh nghi p. Bên c nh đó lƠ sách, t p chí, báo cáo khoa h c và m t s website có
uy tín trên internet.
6. Nh ngăđóngăgópăm iăc aăđ ătƠi
V m t lý lu n:
tƠi đư h th ng hóa nh ng ki n th c n n t ng vƠ có c n c v h thông ERP, v
t ch c công tác k toán t i doanh nghi p.
V m t th c ti n:
Th nh t, t k t qu nghiên c u và kh o sát th c t , đ tƠi đư lƠm rõ th c tr ng t
ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng h th ng qu n lý ngu n l c doanh
nghi p (ERP) t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam.
Th hai, k t qu nghiên c u c a lu n v n s là m t tham kh o h u ích giúp cho ban
lưnh đ o công ty hoàn thi n t ch c công tác k toán trong môi tr
ng ng d ng
ERP t đó giúp cho b ph n k toán tài chính ho t đ ng hi u qu h n.
7. K tăc uăc aăđ ătƠi
tài g m 3 ch
-
Ch
ng nh sau:
ng 1: M t s v n đ chung v ERP và t ch c công tác k toán trong
Doanh nghi p.
-
Ch
ng 2: Tình hình ng d ng ERP vƠ tác đ ng c a ERP đ n t ch c công
tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam.
-
Ch
ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán trong h th ng SAP
Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam.
-1-
CH
NGăI:ăM TăS ăV Nă
ăCHUNGăV ăERPăVĨăT ăCH CăCÔNG
TÁCăK TOÁN TRONG DOANH NGHI P
T ngăquanălỦăthuy tă(c ăs ălỦălu n)ăv ăERP
1.1.
1.1.1.
nhăngh a
Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v ERP, tùy theo quan đi m ti p c n.
ng
góc đ qu n lỦ, ERP lƠ “m t gi i pháp qu n lý và t ch c d a trên n n t ng
k thu t thông tin đ i v i nh ng thách th c do môi tr
Laudon, 1995). H th ng ERP là m t ph
ng t o ra” (Laudon and
ng th c qu n lý dùng gi i pháp k thu t
và t ch c đ giúp doanh nghi p gia t ng vƠ lƠm g n nh m t cách hi u qu x lý
kinh doanh n i b vì nó đòi h i ph i tái c u trúc quy trình ho t đ ng kinh doanh và
t ch c doanh nghi p c ng nh thay đ i phong cách qu n lý doanh nghi p, ngh a lƠ
nó tác đ ng thay đ i quy trình qu n lý, nh h
ng c chi n l
c, t ch c vƠ v n hóa
c a doanh nghi p.
Theo quan đi m h th ng thông tin, h th ng ERP là các gói ph n m m cho phép
doanh nghi p t đ ng và tích h p ph n l n các x lý kinh doanh, chia s d li u
chung cho các ho t đ ng toàn doanh nghi p, t o ra và cho phép truy c p thông tin
trong môi tr
ng th i gian th c (Marnewick and Labuschagne, 2005).
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 14-15)
1.1.2.
Quá trình hình thành và phátătri năh ăth ngăERP
Vào nh ng n m 1960, h th ng ph n m m đ t hƠng (Reoder Point System) ra đ i
đáp ng yêu c u qu n lý hàng t n kho nh m xác đ nh yêu c u b sung hàng t n
kho; qu n lý vi c đ t hàng t n kho vƠ c ng nh vi c s d ng hàng trong kho và báo
cáo hàng t n kho.
Nh ng n m 1970, ph n m m ho ch đ nh nhu c u nguyên v t li u (MRP) giúp
doanh nghi p l p k ho ch s n xu t và mua nguyên v t li u v m t th i gian, nhu
c u.
ơy lƠ cách ti p c n l p k ho ch d a trên nhu c u. L i ích c a MRP giúp
-2-
doanh nghi p gi m m c d tr hàng t n kho, gia t ng d ch v khách hƠng, t ng tính
h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng.
Nh ng n m 1980, ph n m m ho ch đ nh s n xu t (MRP II) đ
c phát tri n t
MRP. M c tiêu chính c a MRP II là tích h p các ch c n ng ch y u nh s n xu t,
marketing và tài chính v i các ch c n ng khác nh nhơn s , k thu t và mua hàng
vào h th ng l p k ho ch đ gia t ng hi u qu cho doanh nghi p s n xu t. MRP II
đư b sung thêm vi c quy ho ch n ng l c và xây d ng l ch trình c ng nh đôn đ c,
giám sát vi c th c hi n k ho ch s n xu t.
Gi a nh ng n m 1990 lƠ giai đo n chín mu i c a h th ng ph n m m l p k ho ch
ngu n l c doanh nghi p. H th ng đư tích h p các ho t đ ng kinh doanh c a nhi u
vùng ho t đ ng trong n i b doanh nghi p thành m t h th ng chung v i m t c s
d
li u chung. Nó bao g m các phân h c
b n nh m h
tr
các ho t đ ng
marketing, tài chính, k toán, s n xu t và qu n tr ngu n nhân l c.
Trong khi MRP II ch t p trung ch y u vào l p k ho ch và l ch trình cho các
ngu n l c n i b doanh nghi p thì ERP h
ng
ng t i l p k ho ch và l ch trình t i c
i cung c p ngu n l c cho doanh nghi p trên c s l p k ho ch nhu c u và l ch
trình khách hàng m t cách n ng đ ng.
ơy chính lƠ đi m khác nhau c b n gi a
MRP II và ERP.
T sau n m 2000, cùng v i s phát tri n c a th
ng m i đi n t , m t th h m i
c a ERP còn g i ERP II, là ph n m m cho phép doanh nghi p trao đ i thông tin và
ho t đ ng x lý qua m ng c ng nh cho các đ i t
ng bên ngoài truy c p vào h
th ng c s d li u c a doanh nghi p.
Nh v y h th ng ERP đ
c hình thành và phát tri n t nh ng h th ng qu n lý và
ki m soát kinh doanh hay nói cách khác là t các ph
ng pháp qu n lý kinh doanh.
S phát tri n c a ERP c ng g n đ ng th i v i s phát tri n c a công ngh máy tính,
t nh ng giai đo n ph n m m đ
c ch y trên nh ng máy tính l n, sau đó trên các
-3-
máy tính PC v i gi i pháp khách ch và hi n nay là th i k m ng Internet cho các
x lỦ kinh doanh đi n t .
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 13-14)
căđi măc ăb năc aăh ăth ngăERP
1.1.3.
Nói t i h th ng ERP, ng
i ta nói t i h th ng qu n lý v i s h tr c a công ngh
thông tin. M t h th ng ERP bao g m các thành ph n c b n sau:
-
Quy trình qu n lý:
ơy lƠ quy trình th c hi n và x lý các ho t đ ng kinh t
trong quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh.
-
Ph n m m x lý là ph n m m ERP.
-
H th ng thi t b là h th ng g m các máy tính đ n l n i v i nhau thành
m t h th ng m ng và h th ng truy n thông n i b .
-
C s d li u toàn doanh nghi p là t t c các d li u c a toàn b doanh
nghi p đ
-
Con ng
c l u tr chung.
i tham gia trong quy trình x lý c a h th ng ERP.
T t c các thành ph n c b n này trong h th ng ERP k t h p v i nhau, cùng ho t
đ ng theo m t nguyên t c nh t đ nh theo nh ng đ c đi m sau:
-
Tính phân h và tích h p. Ph n m m ERP là tích h p nhi u phân h đ x
lý các ho t đ ng kinh doanh, chia s và chuy n thông tin thông qua m t c
s d li u chung mà các phân h nƠy đ u có th truy c p đ
b n, m t ph n m m ERP th
c.
m cđ c
ng bao g m các phân h đ x lý ho t đ ng
nh sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005)
o Tài chính, k toán.
o Ngu n nhân l c.
o L p k ho ch và ki m soát s n xu t.
-4-
o Qu n tr chu i cung ng.
o Qu n tr quan h ng
i cung c p.
o Qu n tr quan h v i khách hàng.
o Thông minh kinh doanh.
-
C ăs d li u qu n lý t p trung và chia s thông tin. T t c các d li u
c a các phân h tích h p đ
c qu n lý t p trung và t ch c theo ki u h qu n
tr c s d li u (database management system). Các phân h đ u có th truy
c p và s d ng chung ngu n d li u này.
-
Ho chăđ nh toàn b ngu n l c c a Doanh nghi p. Ngu n l c c a Doanh
nghi p có th chia thành 3 lo i chính là tài chính, nhân l c và v t l c. Liên
quan t i m t ngu n l c s có nhi u b ph n tham gia t khi yêu c u, hình
thành cho t i khi s d ng và thông tin v chúng đ
c luân chuy n qua các b
ph n trong quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh.
-
ERP ghi nh n và x lý thông tin theo quy trình ho tăđ ng kinh doanh.
H th ng ERP ghi nh n và x lý thông tin theo nguyên t c: n u b
đ ng tr
c ch a đ
c ghi nh n d li u vào h th ng thì s không có c n c
đ h th ng cho phép b
-
c ho t
c ho t đ ng sau th c hi n.
ERP t o nh ngăthayă đ i x lý kinh doanh hay tái c u trúc qu n lý và
quy trình kinh doanh.
ơy lƠ h qu c a đ c đi m x lý kinh doanh theo
quy trình. Mu n ng d ng ERP thì đi u r t quan tr ng là chu i quy trình
ho t đ ng kinh doanh g m x lý qu n lý (xét duy t, ra quy t đ nh); x lý
ho t đ ng (th c hi n ho t đ ng theo xét duy t); và x lý thông tin (thu th p
và x lý d li u v xét duy t và th c hi n ho t đ ng) ph i đ
thành quy trình hoàn ch nh và n đ nh.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 15-19)
c xây d ng
-5-
1.1.4.
L iăích vƠăh năch c aăERP
1.1.4.1.
L iăích
-
Ti p c n thông tin qu n tr đáng tin c y
ERP giúp các nhà qu n lý d dàng ti p c n các thông tin qu n tr đáng tin c y đ có
th đ a ra các quy t đ nh d a trên c s có đ y đ thông tin. N u không có h th ng
ERP, m t cán b qu n lý c p cao ph i d a vào nhi u ngu n đ có đ
c thông tin
c n thi t dùng cho vi c phân tích tình hình tài chính và ho t đ ng c a công ty. V i
h th ng ERP, đi u này có th đ
c th c hi n m t cách d dàng b ng cách s d ng
m t ph n m m ng d ng và trong th i gian th c. Ngoài ra, h th ng ERP t p trung
các d li u t m i phân h vào m t c s qu n lý d li u chung giúp cho các phân
h riêng bi t có th chia s thông tin v i nhau m t cách d dƠng. H n n a, h th ng
ERP không ch thu th p và x lý kh i l
ng l n các giao d ch hàng ngày, mà còn
nhanh chóng l p ra các phân tích ph c t p vƠ các báo cáo đa d ng.
-
Công tác k toán chính xác h n
Phân h k toán c a ph n m m ERP giúp các công ty gi m b t nh ng sai sót mà
nhơn viên th
ng m c ph i trong cách h ch toán th công. Ph n m m k toán c ng
giúp các nhân viên ki m toán n i b và các cán b qu n lý cao c p ki m tra tính
chính xác c a các tài kho n. H n n a, m t ph n m m k toán đ
c thi t k t t s h
tr cho vi c ng d ng các quy trình k toán và các bi n pháp ki m soát n i b ch t
l
ng.
-
C i ti n qu n lý hàng t n kho
Phân h qu n lý hàng t n kho trong ph n m m ERP cho phép các công ty theo dõi
hàng t n kho chính xác vƠ xác đ nh đ
c m c hàng t n kho t i u, nh đó mƠ gi m
nhu c u v n l u đ ng vƠ đ ng th i giúp t ng hi u qu s n xu t.
-
T ng hi u qu s n xu t
-6-
Phân h ho ch đ nh và qu n lý s n xu t c a ph n m m ERP giúp các công ty nh n
d ng và lo i b nh ng y u t kém hi u qu trong quy trình s n xu t.
-
Qu n lý nhân s hi u qu h n
Phân h qu n lý nhân s vƠ tính l
nhân s vƠ tính l
ng, do đó lƠm gi m chi phí qu n lỦ đ ng th i gi m thi u các sai
sót và gian l n trong h th ng tính l
-
ng giúp s p x p h p lý các quy trình qu n lý
Các quy trình kinh doanh đ
Các phân h ERP th
ng.
c xác đ nh rõ ràng h n
ng yêu c u công ty xác đ nh rõ ràng các quy trình kinh doanh
đ giúp phân công công vi c đ
c rõ ràng và gi m b t nh ng r i r m và các v n đ
liên quan đ n các ho t đ ng tác nghi p hàng ngày c a công ty.
1.1.4.2.
-
H năch ăc aăERP
Vi c ng d ng ERP th
ng đem l i l i ích cho các Doanh nghi p l n nhi u
h n vƠ gơy m t s h n ch đ i v i Doanh nghi p quy mô nh nh chi phí
cho ERP quá l n, th i gian th c hi n d án lâu dài (t 2-5 n m) vƠ đòi h i
Doanh nghi p chu n b đ các đi u ki n v công ngh , v hu n luy n kh
n ng qu n lỦ vƠ thay đ i v n hóa Doanh nghi p nên nhi u khi ng d ng ERP
làm xáo tr n và th m chí gây l , thi t h i tài chính cho doanh nghi p
-
M t khó kh n khác liên quan t i ng d ng ERP lƠ ch a có m t chu n đ y đ
cho các ph n m m ERP. Tùy nhà cung c p, các phân h c a ERP có th thay
đ i vƠ do đó s có nh ng khó kh n khi tích h p các ng d ng khác nhau c a
các nhà cung c p khác nhau.
-
M t khó kh n n i b t khác c a vi c ng d ng ERP là s không phù h p hay
nói cách khác là kho ng cách gi a các ch c n ng đ
c cung c p b i ph n
m m ERP và yêu c u c a t ch c s d ng ERP v các v n đ t ch c d
li u, x lý và n i dung c ng nh hình th c thông tin.
-7-
-
Khó kh n khác c ng r t quan tr ng trong vi c th c hi n ERP là t l gi a tái
c u trúc doanh nghi p và m c tiêu tùy ch nh (s a ch a theo yêu c u khách
hàng). Không ph i quy trình x lý và kinh doanh nào c a ERP vi t s n c ng
phù h p v i Doanh nghi p s d ng nó. Tuy v y, n u vi c s a ch a theo yêu
c u tùy ch nh s m t r t nhi u th i gian, chi phí và th m chí làm m t luôn
m c tiêu ban đ u c a ph n m m ERP là nâng cao ch t l
ng cho x lý kinh
doanh.
-
NgoƠi ra trong môi tr
ng ERP, ng
i s d ng có th l i d ng k thu t công
ngh cao đ th c hi n các ho t đ ng gian l n đ i v i thông tin, v i tài s n
c a doanh nghi p.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 23-24)
1.1.5.
Phơnălo i ph năm măERP
Các lo i ph n m m ERP nh sau:
-
Ph n m m đ t hàng do m t nhóm l p trình viên trong n
ơy lƠ tr
c vi t.
ng h p m t công ty yêu c u m t nhóm l p trình viên trong công ty ho c
thuê m t nhóm l p trình viên nh bên ngoài vi t m t ph n m m ERP theo yêu c u
riêng c a công ty.
-
Ph n m m đ t hàng do m t công ty trong n
ơy lƠ lo i ph n m m ERP đ
c vi t.
c m t công ty ph n m m trong n
c thi t k theo
đ n đ t hàng nh m đáp ng m t s yêu c u c th c a công ty khách hàng.
-
Ph n m m k toán/ERP thi t k s n do các công ty trong n
Nhóm này bao g m các ph n m m k toán đ
n
c phát tri n vƠ đư đ
c phát tri n.
c thi t k s n do các công ty trong
c nhi u khách hàng s d ng
Vi t Nam, ví d nh
LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003... Ngoài phân h k
toán, m t s các công ty ph n m m trong n
c c ng đư phát tri n m t vài phân h
-8-
ERP khác nh ng th
nhà cung c p n
-
ng h không phát tri n đ y đ t t c các phân h ERP mà các
c ngoƠi th
ng có.
Ph n m m k toán/ERP n
c ngoài c p th p
Các ph n m m này là các ph n m m k toán n
đ
c ngoƠi đ
c bán trên th gi i và
c thi t k dành cho các doanh nghi p nh do gia đình lƠm ch và ch ho t đ ng
m t đ a đi m. Nh ng ph n m m nƠy th
ng không h tr các phân h đ
c thêm
vƠo nh ng chúng có th có hi u qu cao cho các ho t đ ng k toán đ n gi n.
-
Ph n m m k toán/ERP n
c ngoài c p trung bình
Các ph n m m này bao g m các ph n m m đ
c bán trên th gi i vƠ đ
c thi t k
dành cho các công ty nh và v a. Các ph n m m này h tr h u h t các quy trình
ho t đ ng kinh doanh. Ví d bao g m: SunSystems, Exact Globe 2000…
-
Ph n m m k toán/ERP n
Bao g m các ph n m m ERP đ
c ngoài c p cao
c bán trên th gi i vƠ đ
c thi t k dành cho các
công ty đa qu c gia có nhi u đ a đi m ho t đ ng, nhi u chi nhánh và nhi u ng
is
d ng cùng lúc. Ví d bao g m: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft.
1.2.
N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p
T ch c công tác k toán trong doanh nghi p là vi c xác đ nh nh ng công vi c,
nh ng n i dung mà k toán ph i th c hi n hay ph i tham m u cho các b ph n
phòng ban khác th c hi n, nh m hình thành m t h th ng k toán đáp ng đ
c các
yêu c u c a doanh nghi p.
(Sách: T ch c công tác k toán doanh nghi p ậ Nhà xu t b n Ph
1.2.1.
T ch c thôngătinăđ u vào
1.2.1.1.
T ăch căthuăth păd ăli u
ng ông)
Các doanh nghi p trong quá trình ho t đ ng ph i thu th p các d li u đ u vào ph c
v cho quá trình x lý k toán, tuy nhiên d li u đ u vào
các doanh nghi p thì tùy
-9-
thu c vào nhu c u thông tin, yêu c u qu n lý và đ c đi m c a m i doanh nghi p.
Do đó đi u đ u tiên tr
c khi th c hi n vi c thu th p d li u đ u vào là ph i xác
đ nh yêu c u thông tin.
xác đ nh yêu c u thông tin, khi ti n hành t ch c công tác k toán c n xác đ nh
các đ i t
đ it
ng s d ng thông tin k toán trong và ngoài doanh nghi p.
i v i các
ng s d ng thông tin k toán bên ngoài doanh nghi p, thông tin c n cung c p
là thông tin tài chính theo lu t đ nh.
i v i các đ i t
ng s d ng thông tin trong
doanh nghi p, c n phân c p qu n lý. M i c p qu n lý c n xác đ nh các ho t đ ng,
các quy t đ nh mà c p qu n lý c n đ a ra, c n th c hi n; và t đó xác đ nh thông tin
k toán c n cung c p đ ph c v cho vi c ra quy t đ nh đó.
có th cung c p các thông tin h u ích thì ph i có quá trình t ch c và thu th p
d li u đ u vào t t. Vì v y ph i có ph
ng pháp h u hi u đ có th t ch c thu th p
d li u trên c s các yêu c u thông tin, yêu c u qu n lý đư phân tích.
Có ba nhóm n i dung c n ph i t ch c thu th p d li u cho các ho t đ ng phát sinh
trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p.
thu th p d li u cho các đ i t
li u cho các đ i t
ó là xác đ nh và t ch c
ng qu n lý chi ti t, xác đ nh và t ch c thu th p d
ng k toán, t đó t ch c thu th p d li u cho các ho t đ ng c n
thi t trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p.
1.2.1.2.
T ch c d li u cho các đ i t
ng k toán
cung c p thông tin trung th c, chính xác, k p th i, k toán ph i thu th p đ y đ
các d li u c a ho t đ ng. Các ho t đ ng n u xét v khía c nh x lý cung c p thông
tin k toán thì k toán ph i thu th p d li u và ph n ánh các đ i t
c đ xây d ng danh m c đ i t
ng k toán. C n
ng k toán là yêu c u thông tin đư đ
c xây d ng,
đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
Vi c xác đ nh đ i t
ng k toán là c s đ xây d ng h th ng ch ng t , h th ng
tài kho n k toán c ng nh v n d ng các ph
trình v n hành h th ng k toán sau này.
it
ng pháp k toán thích h p trong quá
ng k toán đ
c xác đ nh d a trên
-10-
c s các yêu c u thông tin mà k toán ph i cung c p và yêu c u qu n lý c a doanh
nghi p. Ví d : đ có đ
c thông tin đánh giá tình hình và kh n ng thanh toán c a
doanh nghi p, c n ph i theo dõi, ghi chép và cung c p thông tin v công n ph i
thu. Nh v y, n ph i thu là đ i t
ng k toán. Phân c p th p h n, n ph i thu bao
g m ph i thu c a khách hàng, ph i thu c a nhà cung c p, ph i thu c a nhà n
c,
ph i thu c a nhân viên, ph i thu khác… Tùy theo yêu c u qu n lý c a doanh
nghi p. Do đó, khi phân tích các đ i t
lý chi ti t có liên quan.
nghi p ph i theo dõi,
it
ng qu n lý chi ti t là các đ i t
ng k toán có th đ
t
h th ng tác
c theo dõi theo m t hay
ng qu n lý chi ti t, hay c ng có th không c n theo dõi chi ti t ậ tùy
theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
th đ
ng
ng qu n
m c h ch toán nghi p v .
i v i h th ng k toán, m t đ i t
nhi u đ i t
ng k toán, c n xác đ nh các đ i t
c dùng chung cho nhi u đ i t
ng k toán theo dõi nhi u đ i t
ng th i m t đ i t
ng k toán.
ng qu n lý chi ti t có
tránh tình tr ng m t đ i
ng qu n lý chi ti t, c n phân c p đ i t
ng
qu n lý k toán đ n c p th p nh t.
1.2.1.3.
it
T ch c d li u cho các đ i t
ng qu n lý chi ti t
ng qu n lý chi ti t có liên quan đ n nhi u lo i ho t đ ng, thông th
các ho t đ ng trong cùng chu trình. Các đ i t
ng chi ti t này c ng c n đ
ng là
c mô t
b i nhi u n i dung chi ti t theo yêu c u qu n lý và yêu c u thông tin. Do đó c n
ph i theo dõi riêng các đ i t
ng này, tách bi t v i các ho t đ ng đ ph n ánh cho
nhi u lo i ho t đ ng và đáp ng yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin đ t ra.
Các b
t
c (quy trình) c n ph i th c hi n đ t ch c thu th p d li u cho các đ i
ng chi ti t:
-
Phân lo i các ho t đ ng theo t ng chu trình kinh doanh.
i v i m i ho t đ ng, c n c vào yêu c u thông tin, yêu c u qu n lỦ đ xác
đ nh các đ i t
ng c n theo dõi chi ti t.
-11-
-
T ng h p các ho t đ ng trong m i chu trình đ xác đ nh các đ i t
ng theo
dõi chi ti t cho t ng chu trình.
-
Thi t l p danh m c các đ i t
Sau khi xác đ nh các đ i t
ng c n theo dõi, chúng ta s xác đ nh các n i dung chi
ti t c n thu th p cho các đ i t
t
ng, tên đ i t
ng c n theo dõi chi ti t cho doanh nghi p.
ng đó. Các n i dung c n thu th p bao g m: mư đ i
ng, các n i dung mô t khác cho đ i t
ng và các n i dung c n
thu th p do yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin đ t ra.
-
Mư hóa các đ i t
đ
ng chi ti t: m t mã s c a m t đ i t
ng qu n lý chi ti t
c xem là m t cách th c bi u di n ng n g n theo quy
c v nh ng thu c
tính và các cách th c qu n lý c a đ i t
-
ng đ
c mã hóa.
Xác đ nh cách th c mư hóa: xác đ nh các đ i t
ng qu n lý chi ti t c n mã
hóa, xác đ nh các n i dung qu n lý c n thu th p cho đ i t
đ nh n i dung th hi n trên b mã, l a ch n ph
xem xét tính lâu dài, n đ nh c a b mư tr
1.2.1.4.
ng mã hóa, xác
ng pháp mư hóa phù h p,
c khi thi t l p chính th c.
T ăch căd ăli uăchoăcácăho tăđ ng
Trong quá trình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p s có r t nhi u
ho t đ ng kinh t phát sinh. M t ho t đ ng kinh t phát sinh s đ
c mô t b i tên
g i, n i dung và tính ch t. Nh v y khi thu th p các n i dung d li u cho t ng ho t
đ ng chính lƠ xác đ nh ho t đ ng gì th c hi n, tên g i ho t đ ng, ho t đ ng đó liên
quan đ n ngu n l c, đ i t
ng nào? Th i gian vƠ đ a đi m x y ra ho t đ ng?... Và
đ thu th p đ y đ và chính xác nh t các n i dung d li u c a t ng ho t đ ng, thì
ph i t ch c các ch ng t minh h a cho t ng ho t đ ng kinh t khác nhau.
1.2.2.
T ăch căh ăth ngăphơnălo i, x ălỦăthôngătin
Sau khi t ch c h th ng thông tin đ u vào, công vi c ti p theo c n ph i th c hi n
là x lý d li u. Vi c t ch c phân lo i, x lý thông tin bao g m các n i dung sau:
-12-
1.2.2.1.
Xơyăd ngăh ăth ngăch ngăt
H th ng ch ng t trong doanh nghi p bao g m:
-
N u phân lo i ch ng t theo v t mang thông tin: ch ng t bao g m ch ng t
b ng gi y và ch ng t đi n t .
-
N u phân lo i ch ng t theo n i dung kinh t : ch ng t bao g m ch ng t
lao đ ng ti n l
ng, ch ng t hàng t n kho, ch ng t bán hàng, ch ng t
ti n và ch ng t tài s n c đ nh.
-
N u phân lo i ch ng t theo tính ch t pháp lý: ch ng t bao g m ch ng t
b t bu c và ch ng t có tính ch t h
-
ng d n.
N u phân lo i ch ng t có công d ng: ch ng t bao g m ch ng t g c và
ch ng t ghi s .
-
Ngoài ra, h th ng ch ng t trong doanh nghi p c ng có th đ
c chia thành
hai nhóm là ch ng t m nh l nh và ch ng t ch p hành.
C s đ xây d ng h th ng ch ng t lƠ các v n b n pháp lý v ch ng t , đ c đi m
v n đ ng c a các đ i t
ng k toán, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u
qu n lý c a doanh nghi p.
Có nhi u cách ti p c n đ xây d ng h th ng ch ng t cho doanh nghi p, nh ng
cách ti p c n ph bi n hi n nay là ti p c n theo chu trình kinh doanh. Trong m i
chu trình kinh doanh, vi c phân tích các ho t đ ng đ
liên quan vƠ các đ i t
các ch ng t c n đ
c th c hi n, các b ph n có
ng có tham gia vào quá trình ho t đ ng đó, s giúp xác đ nh
c l p và xây d ng danh m c ch ng t k toán.
Khi toàn b h th ng ch ng t trong doanh nghi p đư đ
c xác đ nh rõ ràng, chúng
ta c n ban hành các chính sách v b o qu n, l u tr và tiêu h y ch ng t .
1.2.2.2.
T ăch căv năd ngăh ăth ngătƠiăkho năk ătoán
H th ng tài kho n k toán đ
c xem lƠ “x
ng s ng” c a h th ng k toán, đ m
b o cho vi c x lý s li u và cung c p thông tin h u ích cho ng
i s d ng. Do v y
-13-
h th ng tài kho n k toán c n đ
t
c xây d ng phù h p v i đ i t
ng k toán vƠ đ i
ng qu n lý chi ti t, c ng nh phù h p v i yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
C n c đ xây d ng h th ng tài kho n:
-
H th ng tài kho n k toán theo quy đ nh c a ch đ k toán.
c đi m ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p.
-
Yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
it
-
ng k toán vƠ đ i t
ng qu n lý chi ti t.
V cách th c th c hi n, khi xây d ng h th ng tài kho n k toán, các công vi c c n
ti n hƠnh nh sau:
-
C n c vào danh m c đ i t
ng k toán và h th ng tài kho n k toán th ng
nh t theo quy đ nh c a Ch đ k toán, xác đ nh các tài kho n k toán c p 1,
c p 2, c p 3 c n đ
c s d ng, lo i b các tài kho n không c n thi t hay
không phù h p đ c đi m ho t đ ng c a doanh nghi p.
-
T
ng ng v i t ng tài kho n k toán đ
c s d ng xác đ nh các n i dung
qu n lý c a nó.
i v i các tài kho n k toán không có yêu c u qu n lý chi ti t: s d ng tài kho n
k toán theo đúng quy đ nh c a ch đ k toán v tài kho n k toán.
i v i các tài kho n k toán có yêu c u qu n lý chi ti t:
-
Li t kê các yêu c u qu n lý chi ti t c a t ng tài kho n k toán theo m i quan
h c a chúng.
-
C n c vào yêu c u qu n lý c a t ng tài kho n k toán, xác đ nh yêu c u
qu n lý nào s đ
c theo dõi chi ti t t c tr thƠnh đ i t
ng theo dõi chi ti t
cho tài kho n k toán, yêu c u qu n lý nào tr thƠnh đ i t
ng qu n lý chi
ti t c a tài kho n k toán đó, vƠ yêu c u qu n lý nào có th đ
c theo dõi
-14-
gián ti p thông qua b mư đ i t
ng chi ti t, hay thông qua t ng ch ng t c
th c a nghi p v liên quan đ n tài kho n k toán.
-
Mã hóa tài kho n k toán.
1.2.2.3.
T ăch căv năd ngăcácăhìnhăth căk ătoán
Tùy theo đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý, doanh nghi p đ
c t xây d ng
hình th c ghi s k toán cho riêng mình trên c s đ m b o thông tin v các giao
d ch ph i đ
Tr
c ph n ánh đ y đ , k p th i, d ki m tra, ki m soát vƠ đ i chi u.
ng h p không t xây d ng hình th c ghi s k toán cho riêng mình, doanh
nghi p có th áp d ng các hình th c s k toán sau:
-
Hình th c k toán Nh t ký chung
-
Hình th c k toán Nh t ký ậ S cái
-
Hình th c k toán Ch ng t ghi s
-
Hình th c k toán Nh t ký ậ Ch ng t
l p Báo cáo tài chính n u phù h p v i đ c đi m qu n lý và ho t đ ng kinh
doanh c a mình.
1.2.2.4.
Cácăchínhăsáchăk ătoánăkhác
Các chính sách k toán khác giúp doanh nghi p c th hóa vƠ đ a ra các yêu c u chi
ti t h n cho quá trình x lý d li u. Các chính sách này có th b nh h
ng b i yêu
c u qu n lý c a doanh nghi p hay các chính sách kinh doanh, các yêu c u t các b
ph n phòng ban khác trong doanh nghi p. M t s chính sách khác v :
-
Ph
ng pháp kê khai hƠng t n kho.
-
Ph
ng pháp tính giá hƠng t n kho.
-
Ph
ng pháp tính giá tƠi s n c đ nh.
-
Ph
ng pháp h ch toán ngo i t .
-15-
-
Các chính sách tín d ng.
-
Chính sách v h p nh t báo cáo tài chính.
1.2.3.
T ăch căthôngătinăđ uăra
Báo cáo lƠ ph
ng pháp đ
c k toán s d ng đ trình bày các n i dung thông tin
đ
c cung c p t h th ng thông tin k toán.
t
ng s d ng thông tin k toán thu c bên trong và bên ngoài doanh nghi p, báo
cáo k toán đ
đáp ng yêu c u khác nhau c a đ i
c chia thành hai h th ng: H th ng báo cáo tài chính và h th ng
báo cáo qu n lý.
H th ng báo cáo tài chính bao g m:
-
B ng cơn đ i k toán.
-
Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh.
-
Báo cáo l u chuy n ti n t .
-
Thuy t minh báo cáo tài chính.
H th ng báo cáo qu n lý (báo cáo n i b ): báo cáo qu n lỦ đ
c l p theo nhu c u
thông tin cung c p c a các nhà qu n tr bên trong doanh nghi p đ ra các quy t đ nh
kinh doanh. Các báo cáo này không d a trên các nguyên t c, chu n m c hay ch đ
k toán nh h th ng báo cáo tài chính mà tùy thu c vƠo quy mô, đ c đi m kinh
doanh c a m i doanh nghi p, yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin vƠ trình đ c a các
nhà qu n tr .
1.2.4.
T ăch căb ămáyăk ătoán
T ch c b máy k toán là s s p x p, phân công công vi c (ph n hành) cho t ng
k toán viên và t ch c luân chuy n ch ng t trong m t phòng k toán (ho c b
ph n k toán) c a m t doanh nghi p, bao g m: t ch c nhân s , t ch c các ph n
hành k toán, t ch c m i quan h gi a các ph n hành kinh t và t ch c m i quan
h gi a phòng k toán và các phòng ban khác có liên quan.
-16-
Vi c t ch c b máy k toán trong doanh nghi p c n đáp ng nh ng yêu c u sau:
-
Ki m soát n i b :
Vi c t ch c nhân s ph i đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m.
tình tr ng m t ng
i u này s tránh
i x lý quá nhi u công vi c d n đ n gian l n mà doanh nghi p
không th ki m soát đ
c. Bên c nh đó, vi c xác đ nh rõ trách nhi m c a t ng nhân
viên trong doanh nghi p s tránh tình tr ng đùn đ y công vi c vƠ đ trách nhi m
cho nhau.
-
Tính đ ng b trong công vi c:
Tính đ ng b trong công vi c th hi n
ch toàn b công vi c đ
c phân b đ u
cho t t c các phòng ban c ng nh nhơn viên, không đ x y ra tình tr ng giao quá
nhi u vi c cho b ph n, nhân viên này và quá ít vi c cho b ph n, nhân viên khác,
ho c quá nhi u vi c vào th i đi m này và quá ít vi c vào th i đi m khác. Tính đ ng
b trong công vi c giúp cho công tác k toán t i doanh nghi p v n hành trôi ch y,
đ m b o cung c p s li u chính xác và k p th i cho các đ i t
ng s d ng thông tin
k toán.
-
m b o n ng l c c a nhân viên:
Vi c đ m b o n ng l c c a nhơn viên c ng lƠ v n đ mƠ lưnh đ o doanh nghi p c n
đ c bi t quan tâm vì ch t l
ng c a công tác k toán ph thu c ch y u vƠo trình đ
và kh n ng thƠnh th o công vi c c a nh ng ng
i này. Ngoài vi c tuy n d ng
nh ng nhân viên có lòng yêu ngh vƠ trình đ chuyên môn cao, doanh nghi p c n
chú tr ng đ n công tác đƠo t o và b i d
th đáp ng đ
ng ki n th c m i cho nhân viên đ h có
c nh ng yêu c u ngày càng cao trong công vi c, đ ng th i th
ng
xuyên ph bi n nh ng yêu c u và qui đ nh v đ o đ c ngh nghi p cho nhân viên.
1.2.5.
T ăch căđánhăgiáăậ l aăch năvƠăs ăd ngăph năm măk ătoán
Ph n m m k toán là công c đ c l c h tr cho ng
i làm k toán trong quá trình
thu th p, ghi nh n, x lý d li u k toán và cung c p thông tin k toán h u ích theo
-17-
yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. L a ch n và t ch c s d ng m t ph n m m k
toán phù h p v i đ c đi m và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p là m t công vi c
r t quan tr ng khi t ch c công tác k toán.
Trong nh ng n m g n đơy, các doanh nghi p
Vi t Nam đư s d ng r ng rãi các
ph n m m k toán, k c c a Vi t Nam và c a n
c ngoài. Bên c nh đó, m t s
doanh nghi p l n đư s d ng ERP trong n l c t đ ng hóa công tác qu n lý mà h
th ng k toán ch là m t phân h .
đánh giá m t ph n m m k toán, cách th c t t nh t là th nghi m ph n m m
ho c s d ng các d ch v t v n bên ngoài. M t s tiêu chu n t ng quát đ đánh giá
ph n m m k toán nh sau:
áp ng yêu c u c a ng
-
i s d ng.
-
Ph n m m ph i có tính ki m soát cao.
-
Tính linh ho t c a ph n m m.
-
Ph n m m ph i ph bi n và có tính n đ nh cao.
-
Giá phí c a ph n m m.
l a ch n đ
c ph n m m k toán phù h p v i đ c đi m và yêu c u qu n lý c a
doanh nghi p, ng
i t ch c k toán c n th c hi n theo quy trình sau:
-
Xác đ nh yêu c u đ l a ch n ph n m m.
-
Thu th p các ph n m m k toán.
-
Tìm hi u vƠ xác đ nh kh n ng đáp ng t ng ph n m m.
ánh giá, l a ch n ph n m m.
-
M t s công vi c mà ng
i s d ng c n th c hi n khi t ch c s d ng ph n m m
k toán:
-
Tìm hi u yêu c u v c u hình và cách th c cƠi đ t.
-18-
-
Tìm hi u cách th c kh i đ ng và kh i t o d li u c a ph n m m.
-
Tìm hi u c c u t ch c c a ph n m m.
-
Tìm hi u khai báo ban đ u trên ph n m m k toán.
-
Nh p s d đ u k .
-
Tìm hi u t ch c khai báo màn hình nh p li u.
-
Tìm hi u t ch c phân quy n truy c p.
-
Nh p li u nghi p v kinh t phát sinh.
-
Th c hi n các công vi c cu i k .
-
Khai thác thông tin k toán.
1.3.
Tácă đ ngă c aă ERPă đ nă t ă ch că công tácă k ă toánă t i các doanh
nghi p
1.3.1.
Tácăđ ngăv ăquyătrìnhăvƠăn iădungăthôngătin
1.3.1.1.
V ăthuăth păd ăli u
-
Trong môi tr
ng ERP, các d li u thu th p v ho t đ ng kinh doanh không
ch liên quan thông tin tài chính mà còn c nh ng thông tin phi tài chính.
-
D li u ho t đ ng kinh doanh đ
c ghi vào h th ng do nhân viên th c hi n
ho t đ ng kinh doanh ngay t i th i đi m phát sinh nghi p v . Các d li u v
ho t đ ng kinh t nƠy đ
c l u tr trong c s d li u chung toàn doanh
nghi p và nhân viên k toán ch vi c l y d li u trong c s d li u nƠy đ
x lỦ.
c đi m này giúp vi c thu th p d li u đ
c k p th i và chính xác
ngay t i ngu n d li u.
-
Truy l i ngu n g c d li u d dàng. Vì h th ng ghi nh n d li u ngay khi
nghi p v kinh t phát sinh nên h th ng có th truy ng
c l i ng
i và
ngu n g c ghi nh n thông tin x lý nghi p v kinh doanh c ng nh x lý c p
-19-
nh t thông tin đ u vào cho k toán.
i u này giúp vi c ki m soát tính chính
xác c a d li u và ho t đ ng kinh t thông qua vi c d dàng tìm ki m và
ki m ch ng d li u ho t đ ng kinh t .
-
Ph
ng pháp thu th p d li u đư thay đ i thông qua vi c s d ng h th ng
m ng internet gi a các h th ng d li u khách hƠng vƠ ng
i cung c p. i u
này giúp gi m b t sai sót v vi c nh p li u.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 43-44)
V ăx ălỦăd ăli u
1.3.1.2.
ERP là h th ng g m nhi u phân h x lý t đ ng tích h p v i nhau và cùng s
d ng chung c s d li u. Vì v y thay đ i l n nh t khi áp d ng ERP v i x lý k
toán là doanh nghi p đư có th áp d ng thêm nhi u ph
d li u mƠ tr
ng pháp x lý và phân tích
c đó h th ng k toán b ng tay hay x lý b ng ph n m m k toán
riêng bi t đ u khó th c hi n.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 44-45)
1.3.2.
Tácăđ ngăđ năki măsoátăvƠăcungăc păthôngătin
1.3.2.1.
V ăki măsoát
-
ERP giúp doanh nghi p t ng tính ki m soát ho t đ ng kinh doanh vƠ do đó
t ng ki m soát thông tin do thông tin đ
c thu th p vƠ đ a vƠo h th ng theo
trình t qui trình ho t đ ng kinh doanh. Vì v y d li u thu th p đ
cđ i
chi u t đ ng nh m đ m b o tính xét duy t, tính có th c, đ y đ , chính xác
và k p th i v ho t đ ng kinh doanh.
-
Do vi c tính toán và x lý t đ ng theo ch
ng trình l p s n nên ERP giúp
h n ch nh ng sai sót, nh m l n trong tính toán.
-
Ph
h
ng pháp thu th p d li u đư lo i b nhi u ch ng t b ng gi y nên nh
ng tính ki m soát d li u thu th p. N i dung và tính chính xác c a d
li u trong c s d li u ph thu c duy nh t vào l n nh p d li u nghi p v
-20-
kinh t . Ngoài ra, do d li u t p trung, nhi u ng
th ng nên nh h
ng t i ph
i cùng truy c p vào h
ng pháp ki m soát d li u c a h th ng.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 46-47)
Cungăc păthôngătin
1.3.2.2.
-
ERP giúp phân tích và cung c p thông tin h u ích h n cho ng
i s d ng
thông tin. Do đ c thù c a ERP là s d ng c s d li u dùng chung và d
li u nghi p v kinh doanh đ
c thu th p nhi u chi ti t h n v c thông tin tài
chính và phi tài chính.
-
Rút ng n th i gian t o thông tin vƠ ng
i s d ng có th t o thông tin tr c
ti p t c s d li u. M t s th t c x lý liên quan t i k toán đ
c l p trình
t đ ng trong h th ng ERP, ví d phân b , khóa s nên th i gian l p báo
cáo đ
ng
c rút ng n l i. M t s báo cáo tài chính có th đ
c t o ra t nh ng
i s d ng ch không nh t thi t ph i do k toán tài chính t o ra vì các th
t c x lý k toán c b n đư đ
c mã hóa vào qui trình x lý c a h th ng
ERP.
-
K th i gian l p báo cáo có tính ch t liên t c. Thông th
tay đ
c l p đ nh k nh ng trong môi tr
ng báo cáo b ng
ng ERP vì thông tin đ
c c p nh t
liên t c theo quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh và qui trình l p báo
cáo t
ng đ i t đ ng nên vi c l p báo cáo tài chính có th đ
c l p liên t c
và th i gian nh n thông tin tƠi chính đ
c rút ng n l i, ch ng h n thay vì
cu i m i tháng báo cáo k toán m i đ
c l p 1 l n thì h th ng có th l p
báo cáo sau 15 ngày ho t đ ng.
(Nguy n Bích Liên, 2012, trang 45-46)
-21-
1.3.3.
Tácăđ ngăđ năb ămáyăk ătoán
1.3.3.1.
C ăc uănhơnăs
Vi c t ch c c c u nhân s trong phòng k toán ph thu c vƠo c c u t ch c qu n
lý c a toàn công ty, kh i l
ng công vi c, đ c đi m vƠ đ nh h
ng ng d ng công
ngh thông tin trong công tác qu n lý c a doanh nghi p.
Vi c ng d ng ERP có th đ a ra yêu c u m i đ i v i nhân s trong b máy k
toán. Có 4 tr
-
ng h p có th x y ra đ i v i v n đ này:
Th nh t, doanh nghi p v n gi toàn b nhơn viên c vƠ không tuy n nhân
viên m i.
i v i tr
ng h p này, doanh nghi p cho r ng nhơn viên c có
th am hi u v ho t đ ng c a t ch c, tuy nhiên, c n hu n luy n và nâng cao
trình đ c a nhơn viên đ có th thích ng v i môi tr
-
ng m i.
Th hai, doanh nghi p v n gi toàn b nhơn viên c vƠ tuy n thêm nhân viên
m i.
l
i v i tr
ng h p này, có th do tính ch t công vi c ph c t p và kh i
ng công vi c nhi u nên doanh nghi p ph i gia t ng s l
ng nhân viên đ
đáp ng yêu c u tuân th v m t quy trình, ti n đ hoàn thành công vi c t
đó đ m b o tính k p th i c a vi c cung c p thông tin.
-
Th ba, doanh nghi p s sa th i m t s nhơn viên c vƠ tuy n thêm nhân
viên m i. Môi tr
ng ERP đòi h i c nhân viên và ng
i qu n lý c n có ki n
th c nh t đ nh v t ch c, k n ng vƠ trình đ s d ng công ngh thông tin
trong quá trình làm vi c.
-
Th t , doanh nghi p sa th i m t s nhơn viên c vƠ không tuy n nhân viên
m i. Tr
ng h p này có th x y ra lƠ do trong môi tr
ng ERP, quá trình thu
th p d li u ban đ u ch y u liên quan đ n các b ph n khác, k toán ch
tham gia vào quá trình x lý, cung c p thông tin và ki m soát.
S thay đ i v cách th c làm vi c, v n hóa doanh nghi p là v n đ l n mà b t k
doanh nghi p nƠo c ng ph i đ i m t. Cho dù nhân s có th thay đ i nh ng trình
-22-
đ , ki n th c và k n ng c a h c n đ
t con ng
c nơng cao.
ơy c ng lƠ thách th c v y u
i mà doanh nghi p c n quan tâm khi tri n khai và ng d ng ERP.
1.3.3.2.
Phơnăchiaătráchănhi m
Vi c phân chia trách nhi m đ
c th c hi n c n c vào kh i l
ng công vi c, đ c
đi m ho t đ ng c a t ch c, yêu c u qu n lý, m c đ ph c t p c a nghi p v . Các
ph n hành k toán có th đ
Trong môi tr
c xây d ng theo các chu trình kinh doanh.
ng ERP, m t ph n hành có th do nhi u nhân viên k toán đ m
nhi m ho c m t nhân viên k toán có th ch u trách nhi m đ ng th i nhi u ph n
hành k toán nh ng v n đ m b o tính ki m soát, không trùng l p và không b sót
nghi p v . M i ph n hành c n có b ng mô t công vi c trình bƠy đ y đ các n i
dung sau: ph m vi, trách nhi m, công vi c (th
ng xuyên vƠ đ nh k ), quan h , tiêu
chu n đánh giá.
1.3.3.3.
Phơnăquy nătruyăc p
Khi s d ng ERP, có 3 nhóm ch c n ng liên quan m t thi t đ n ph n hành k toán
là khai báo, nh p li u và cung c p thông tin.
-
Khai báo: bao g m khai báo thông tin chung và khai báo danh m c các đ i
t
ng. Danh m c đ i t
ng th
ng đ
c c p nh t th
ng xuyên trong quá
trình ho t đ ng c a doanh nghi p nh : nhƠ cung c p, khách hàng, hàng hóa,
ngơn hƠng… Vi c khai báo nƠy th
nhân ch u trách nhi m, nh h
ng đ
c phân quy n c th cho t ng cá
ng c a nó có th liên quan đ n m t ho c
nhi u ph n hành k toán và c các phân h khác.
-
Nh p li u: bao g m nh p s d vƠ nh p s phát sinh. Trong h th ng ERP,
công vi c nh p li u s phát sinh c a k toán đ
c gi m đáng k do vi c k
th a d li u c a các phân h khác. M t s d li u c n nh p li u nh ng c ng
có m t s d li u đư có s n không đ
c quy n s a đ i.
-23-
-
Cung c p thông tin:
đ
i v i t ng ph n hành k toán, phân quy n truy c p
c ki m soát ch t ch trên các quy n: xem, thêm, s a, xóa. Chính vì th ,
ngay b n thân trong phân h k toán, n u không đ
hành k toán này không th xem đ
c ph n hành k toán khác. T
phân h mua hƠng, bán hƠng… có th không xem đ
k toán vƠ ng
c l i n u không đ
c c p quy n thì ph n
ng t ,
c thông tin c a phân h
c c p quy n trên h th ng.
-24-
K TăLU NăCH
Ch
NGăI
ng I đư trình bày m t cách khái quát các lí lu n v h th ng ho ch đ nh ngu n
l c doanh nghi p ERP, trong đó bao g m: đ nh ngh a, quá trình hình thƠnh vƠ phát
tri n, nh ng đ c đi m c b n, phân lo i, l i ích và h n ch c a h th ng ERP.
ng
th i, trình bày n i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p v t ch c
thông tin đ u vào, t ch c h th ng phân lo i, x lý thông tin… vƠ tác đ ng c a
ERP đ n t ch c công tác k toán t i các doanh nghi p.
Trên th c t , m i doanh nghi p s có quy mô vƠ đi u ki n kinh doanh khác nhau,
nên tùy vào hoàn c nh mà m i công ty s có chi n l
c xây d ng và phát tri n h
th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p ERP nói chung và phân h k toán nói
riêng phù h p, nh m th c hi n các m c tiêu đ ra, và h n ch nh ng r i ro ti m
tàng.
Vi c h th ng hóa lí lu n v h th ng ERP và t ch c công tác k toán trong doanh
nghi p trình bày
ch
ng I s lƠ c s cho vi c phơn tích, đánh giá tình hình ng
d ng ERP và tác đ ng c a h th ng ERP đ n t ch c công tác k toán t i công ty
TNHH Silk Vi t Nam. T đó, đ ra nh ng bi n pháp nh m hoàn thi n t ch c công
tác k toán trong trong đi u hi n ng d ng ERP t i công ty, nh m tháo g nh ng
khó kh n hi n t i cho b ph n k toán tài chính và giúp b ph n k toán tài chính
hoàn thành su t x c nhi m v c a mình.
-25-
CH
NGăII:ăTỊNHăHỊNHă NGăD NGăERPăVĨăTÁCă
NGăC AăERPă
NăT ăCH CăCỌNGăTÁCăK ăTOÁNăT IăCỌNGăTYăTNHHăSILKăVI Tă
NAM
2.1.
Gi iăthi uăv ăcôngătyăTNHHăSilkăVi tăNamă
2.1.1.
L chăs ăhìnhăthƠnhăcôngăty TNHHăSilkăVi tăNam
Công ty TNHH Silk Vi t Nam là
doanh nghi p 100% v n n
đ
c thành l p t
s
c ngoài,
h p tác liên
doanh c a hai nhà s n xu t s n ph m
tiêu dùng hƠng đ u khu v c
ông
Nam Á là t p đoƠn Lam Soon và công ty Carrington Investment.
T p đoƠn Lam Soon đư có h n 30 n m kinh nghi m trong vi c phát tri n th
ng
hi u riêng cho nhi u t p đoƠn đa qu c gia và các công ty bán l . Các khách hàng
tiêu bi u nh Shiseido, Lion, Dettol, Musa, Tesco, Mark and Spencer, Carrefour.
Công ty Carrington Investment đư có h n 200 n m kinh nghi m trong ngành công
nghi p cung c p các s n ph m ch m sóc cá nhơn. Công ty có m t đ i ng qu n lý
dày d n kinh nghi m, có nhi m v phát tri n các th
ng hi u s n ph m ch m sóc cá
nhân c a khách hàng tr nên n i ti ng nh t khu v c ông Nam Á.
Công ty TNHH Silk Vi t Nam đ
c thành l p n m 2012 theo theo gi y ch ng nh n
đ u t s 472043000913, có tr s đ t t i lô 101/2-5 đ
Amata, ph
2.1.2.
ng Long Bình, thành ph Biên Hòa, t nh
ng 3B khu công nghi p
ng Nai.
Ch căn ng,ănhi măv vƠăyêuăc uăqu nălỦ c aăcôngătyăTNHHăSilkă
Vi tăNam
2.1.2.1.
Ch căn ng
Silk Vi t Nam là công ty chuyên s n xu t các s n ph m ch m sóc cá nhơn vƠ gia
đình tr n gói theo yêu c u c a khách hàng. Công ty ho t đ ng theo nguyên t c kinh
-26-
doanh t p trung có t cách pháp nhơn đ y đ , có con d u riêng đ giao d ch, m tài
kho n t i ngơn hƠng theo quy đ nh c a nhƠ n
c.
Công ty TNHH Silk Vi t Nam chuyên cung c p các d ch v sau:
-
Th c hi n nghiên c u và phát tri n s n ph m, h tr k thu t.
-
Tìm ngu n cung ng và th c hi n thu mua nguyên v t li u đ s n xu t.
-
Thi t k bao bì s n ph m, bao g m c vi c tìm ngu n cung ng và in n các
v t li u đóng gói.
-
Th c hi n s n xu t và qu ng bá s n ph m theo th a thu n v i khách hàng.
-
Áp d ng quy trình s n xu t theo ch ng ch Halal c a Vi t Nam.
-
V n chuy n thành ph m tr c ti p đ n khách hàng.
Các s n ph m c a Công ty TNHH Silk Vi t Nam:
-
N
-
S n ph m ch m sóc da.
-
S n ph m d
-
S n ph m ch m sóc tóc.
-
c hoa.
ng th .
dùng cho gia đình.
2.1.2.2.
Nhi măv
Nhi m v t ng quát c a công ty lƠ lƠm sao đ công ty ngày càng phát tri n l n
m nh đ đ ng v ng trên th tr
ng Vi t Nam.
ng th i làm th nƠo đ phát tri n
công ty tr thành m t công ty s n xu t các s n ph m ch m sóc cá nhơn vƠ gia đình
tr n gói theo yêu c u c a khách hàng ho t đ ng hi u qu và d n đ u th tr
thông qua th
ng
ng hi u m nh và qu n lý hi u qu các chi phí.
B o đ m phát tri n ngu n v n kinh doanh c a t p đoƠn Lam Soon vƠ công ty
Carrington Investment. Th c hi n đ y đ ngh a v đ i v i nhƠ n
c Vi t Nam.
-27-
Th c hi n phân ph i theo lao đ ng, ch đ l
ng b ng, b o hi m, phúc l i xã h i,
ch m lo c i thi n đ i s ng v t ch t và tinh th n, nơng cao trình đ v n hóa vƠ
chuyên môn nghi p v cho toàn th cán b công nhân viên c a công ty.
2.1.2.3.
Yêuăc uăqu nălỦ
Trong n n kinh t th tr
ng c nh tranh ngày nay, vi c đáp ng k p th i nhu c u c a
khách hàng, t i thi u hóa chi phí nh m t i đa hóa l i nhu n là m t trong nh ng yêu
c u quan tr ng cho s thành công c a doanh nghi p.
có th đ t đ
c nh ng đi u
đó, ban lưnh đ o công ty c n có các báo cáo phân tích theo nhi u chi u m t cách d
dàng, t đó có th đ a ra nh ng quy t đ nh chính xác, k p th i.
lý các ho t đ ng, ki m soát đ
c chi phí
ng th i ph i qu n
m c t i thi u và c i thi n n ng su t lao
đ ng.
Liên quan đ n ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p, có r t nhi u nghi p
v kinh t phát sinh. Do v y, đ qu n lý toàn b thông tin này, c n ti p c n thông
tin k toán theo 5 chu trình kinh doanh c b n (chu trình doanh thu, chu trình chi
phí, chu trình nhân s , chu trình s n xu t, chu trình tài chính).
B ng 2.1: Các ho t đ ng ch y u trong chu trình kinh doanh
Ho tăđ ng
Chu trình
- Nh n và tr l i yêu c u khách hàng
- Ki m tra gi i h n tín d ng
- Ki m tra hàng t n kho
Chu trình
doanh thu
- Xu t kho và giao hàng
- L p hóa đ n
- Ghi nh n doanh thu và n ph i thu
- Thu ti n
-28-
- C p nh t n ph i thu
- Chu n b các báo cáo
- Yêu c u hàng hóa/d ch v
- L p, xét duy t và g i đ n đ t hƠng đ n nhà cung c p
- Nh n hàng và nh p kho
- B o qu n hàng hóa
Chu trình
chi phí
- Ch p nh n hóa đ n
- Ghi nh n n ph i tr
- Thanh toán ti n cho nhà cung c p
- C p nh t n ph i tr
- Chu n b các báo cáo
- Tuy n d ng, thuê và hu n luy n nhân viên m i
- ánh giá hi u qu làm vi c c a nhân viên
- Tính toán ti n l
Chu trình
nhân s
ng nhơn viên
- Ghi nh n nghi p v ti n l
ng
- Chu n b và thanh toán ti n l
ng
- Chi tr các kho n thu và b o hi m
- Chu n b các báo cáo
- Thi t k s n ph m
Chu trình
s n xu t
- L p k ho ch s n xu t
- Yêu c u nguyên v t li u cho s n xu t
-29-
- S n xu t s n ph m
- B o qu n s n ph m
- Tính toán chi phí s n xu t
- Chu n b các báo cáo
- D báo nhu c u ti n
- Qu n lý dòng ti n
Chu trình
- Vay m
tài chính
- Chi tr lãi vay
n ti n
- Thanh toán các kho n n
- Chu n b các báo cáo
2.1.3.
C ăc uăt ăch căb ămáyăqu nălỦăt iăcôngătyăTNHHăSilkăVi tăNam
S đ 2.1: S đ t ch c công ty
B máy nhân s t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam:
-30-
-
T ng giám đ c: lƠ ng
i đ i di n cho công ty tr
c pháp lu t Vi t Nam.
Qu n lỦ vƠ đi u hành ho t đ ng h ng ngày c a công ty, ch u trách nhi m v
các chi n l
c, k ho ch, ph
ng án kinh doanh, t ch c, qu n lỦ, đi u hành
các h at đ ng c a Công ty TNHH Silk Vi t Nam.
-
Ban ki m soát: có nhi m v giúp T ng giám đ c công ty giám sát k t qu
ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty m t cách khách quan nh t.
-
Giám đ c nhƠ máy: LƠ ng
i có nhi m v giúp đ cho T ng giám đ c hoàn
thành t t công vi c s n xu t. Ch u trách nhi m tr
chi n l
c T ng giám đ c v các
c, k ho ch s n xu t, t ch c qu n lỦ đi u hành các ho t đ ng c a
b máy s n xu t c a công ty.
-
Giám đ c kinh doanh: LƠ ng
i có nhi m v giúp đ cho T ng giám đ c
hoàn thành t t công vi c kinh doanh. Ch u trách nhi m tr
v các chi n l
c T ng giám đ c
c, k ho ch kinh doanh, t ch c qu n lỦ đi u hành các ho t
đ ng c a h th ng phân ph i kinh doanh c a công ty.
-
Giám đ c tƠi chính: LƠ ng
i có nhi m v giúp đ cho T ng giám đ c hoàn
thành t t các h at đ ng tài chính. Ch u trách nhi m tr
các chi n l
c T ng giám đ c v
c, k ho ch tài chính, t ch c qu n lỦ đi u hành các ho t đ ng
c a h th ng tài chính c a Công ty.
-
Phòng IT, C đi n: Ch u trách nhi m b o trì và thay m i các thi t b công
ngh thông tin, b o trì máy móc trang thi t b ph c v s n xu t kinh doanh
c a công ty.
-
Phòng s n xu t s n ph m ch m sóc cá nhân: Ch u trách nhi m th c hi n s n
xu t các s n ph m ch m sóc cá nhơn theo k ho ch c a công ty đ ra theo
l ch trình s n xu t đư đ
-
c cam k t v i giám đ c s n xu t.
Phòng s n xu t s n ph m ch m sóc gia đình: Ch u trách nhi m th c hi n s n
xu t các s n ph m ch m sóc gia đình theo k ho ch c a công ty đ ra theo
l ch trình s n xu t đư đ
c cam k t v i giám đ c s n xu t.
-31-
-
Phòng marketing: Ch u trách nhi m phơn tích các c h i marketing, nghiên
c u, l a ch n th tr
ng m c tiêu, thi t k chi n l
giá, t ch c, th c hi n, ki m tra,… đ đ t đ
-
c marketing, chi n l
c
c m c tiêu chung c a công ty.
Phòng kinh doanh t ng h p: Ch u trách nhi m tìm ki m c h i kinh doanh,
t ng c
ng, m r ng đ bao ph , tìm ki m khách hƠng đ phát tri n doanh
thu c a công ty.
-
Phòng t ch c hành chính: Nghiên c u, đ xu t v i công ty v b máy qu n
lý, s d ng lao đ ng, quy ho ch đƠo t o cán b , th c hi n các ch đ chính
sách c a nhƠ n
c đ i v i ng
i lao đ ng và th c hi n t t công tác chính tr ,
đ i ngo i. T ch c th c hi n công tác y t sinh đ có k ho ch và v sinh an
toàn lao đ ng. T ch c hu n luy n đƠo t o l p các ph
ng án b o v phòng
ch ng cháy n , đ m b o an toàn v tài s n v t t hƠng hóa vƠ an ninh tr t t
trong Công ty.
-
Phòng tài chính k toán: L p s sách ch ng t theo đúng quy đ nh c a Nhà
n
c. C p nh t rõ ràng và theo dõi di n bi n thu chi tài chính, l p báo cáo
thu và m u báo cáo th ng kê đ nh k hàng tháng, tr c ti p theo dõi tài s n
c đ nh trong công ty và ph i đ m b o làm sao ph i đ ngu n v n cho h at
đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty. Cung c p các báo cáo qu n tr cho
giám đ c tài chính và t ng giám đ c.
-
Phòng k ho ch: L p k ho ch tài chính cho công ty, l p k ho ch s n xu t,
kinh doanh cho t ng b ph n theo m c tiêu chung c a công ty.
-
Phòng nhân s : Ho ch đ nh nhu c u phát tri n ngu n nhân l c, tuy n ch n,
phân công t ch c lao đ ng và th c hi n các chính sách đ duy trì, phát tri n
ngu n nhân l c cho s phát tri n c a công ty.
-
Ngoài ra còn m t s phòng ban khác tr c thu c công ty nh : Phòng QA,
Phòng QC, Phòng Logistics…
-32-
2.1.4.
Tìnhă hìnhă t ă ch că côngă tácă k ă toánă t iă côngă tyă TNHHă Silkă Vi tă
Nam
V i đ c đi m ho t đ ng vƠ đ nh h
TNHH Silk Vi t Nam đ
ng c a mình, b máy k toán c a Công ty
c t ch c theo hình th c t p trung nh s đ 2.2.
S đ 2.2: S đ t ch c b máy k toán
2.2.
Quáă trìnhă tri nă khai h ă th ngă SAPă Businessă Oneă B1ă t iă côngă tyă
TNHHăSilkăVi tăNam
Ngay t khi m i thƠnh l p, Ban lưnh đ o công ty TNHH Silk Vi t Nam đư quy t
đ nh ng d ng h th ng ERP vƠo trong công tác qu n lỦ c a mình, vƠ h th ng ERP
đ
c ch n lƠ SAP Bussiness One B1 do Công ty TNHH Vina System cung c p.
Công ty SAP (System Analysis and Program Development) đ
c thƠnh l p b i
Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp và Hasso
Plattner vƠo n m 1972. SAP lƠ công ty chuyên v H th ng ng d ng vƠ S n ph m
x lỦ d li u. SAP đ
c công nh n lƠ nhƠ cung c p hƠng đ u v gi i pháp qu n lỦ
t ng th doanh nghi p cho t t c các ngƠnh công nghi p vƠ t ng th tr
ng tr ng
đi m.
Công ty TNHH Vina System lƠ công ty 100% v n đ u t n
c ngoƠi, đ
c thƠnh
l p n m 2004. Vina System chuyên t v n tri n khai ph n m m ERP SAP Business
One t i th tr
ng Vi t Nam v i h n 70 d án trên h u h t các l nh v c Bán l ,
Phơn ph i, Th c ph m, Hóa ch t, Nh a... Vina System c ng lƠ đ i tác vƠng đ u tiên
c a SAP t i Vi t Nam.
-33-
2.2.1.
Quáătrìnhătri năkhaiăth căhi năSAPăt iăCôngătyăTNHHăSilkăVi tă
Nam
Quá trình tri n khai th c hi n ng d ng h th ng SAP Bussiness One B1 t i Công
ty TNHH Silk Vi t Nam đ
c chia thƠnh 5 giai đo n nh hình 2.1.
Hình 2.1: Các giai đo n tri n khai ng d ng h th ng ERP t i Công ty TNHH Silk
Vi t Nam
- Giai đo n 1: Chu n b d án
T ch c d án vƠ chu n hóa tƠi li u
K ho ch d án
Hu n luy n t ng quan cho nhóm d án
Chu n b các yêu c u k thu t
Kickoff meeting
- Giai đo n 2: Phơn tích quy trình doanh nghi p
Phơn tích danh m c nh ng yêu c u c n đáp ng
Th o lu n đ th ng nh t các quy trình doanh nghi p
Hu n luy n v quy trình
CƠi đ t h th ng
HoƠn t t Business Blueprint
- Giai đo n 3: Tri n khai hi u ch nh
C u hình h th ng: Chuy n toƠn b ho t đ ng hƠng ngƠy c a doanh nghi p vƠo h
-34-
th ng theo quy trình c a Business Blueprint. Nh p s li u, ki m tra vƠ bƠn giao
t ng công đo n.
HoƠn t t c u hình h th ng: Phát tri n tích h p vƠ chu n b tƠi li u. Thi t k , phát
tri n vƠ hoƠn ch nh giao di n, báo cáo…
- Giai đo n 4: HoƠn t t chu n b
K ho ch chuy n giao d án
Hu n luy n ng
i s d ng
Chuy n d li u th c vƠo h th ng
Ki m tra d li u th c
HoƠn t t chu n b
Chính th c v n hƠnh h th ng
- Giai đo n 5: V n hƠnh vƠ h tr
H tr trong quá trình s d ng
Theo dõi tính hi u qu c a ng d ng
Th c hi n t t ch đ b o hƠnh, b o trì
2.2.2.
H ăth ngăSAPăBussinessăOneăB1
SAP Business One B1 ng d ng tích h p t t c các ch c n ng kinh doanh c t lõi
trên toƠn b công ty - bao g m c tƠi chính k toán, qu n lỦ mua hƠng, qu n lỦ bán
hƠng, ch m sóc khách hƠng, hƠng t n kho, qu n tr s n xu t, tƠi s n c đ nh, ch m
công tính l
ng… trong m t h th ng duy nh t. SAP Business One B1 lo i b s
trùng l p vƠ d th a d li u, b o trì vƠ v n hƠnh n đ nh, ti t ki m chi phí.
-35-
Hình 2.2: SAP xây d ng n n t ng cho toàn b quy trình nghi p v t i công ty
2.2.2.1.
T ngăquanăv ăch căn ngăc aăSAPăBussinessăOneăB1
H th ng SAP Bussiness One B1 có 4 ch c n ng c b n lƠ TƠi chính ậ K toán,
H u c n, Qu n lỦ m i quan h khách hƠng vƠ Qu n lỦ nhơn s . C th c a 4 ch c
n ng nƠy nh sau:
B ng 2.2: Các ch c n ng c b n c a SAP
Ch căn ng
N iădung
Phơn h K toán S Cái
Tài chính ậ K ă Phơn h K toán Công n Ph i Tr
toán
Phơn h K toán Công n Ph i Thu
Phơn h K toán TƠi s n c đ nh
Bán hàng
- Sales Order
H uăc n
- Delivery
- Pick & Pack
- Gross Profit Calculation
-36-
- Structured Marketing Docs
- Sales Analysis Report
Mua hàng
- Purchase Order
- MRP
- Purchase Analysis Report
Qu n lỦ kho
- Batch Management
- Serial Numbers Management.
- Customer/ Vendor Catalog Numbers
- Continuous Stock Management
- Price Lists
Qu n lỦ s n xu t
- Bill of Material
- Production Orders
Qu n lỦ ho t đ ng
Qu n lỦ c h i
- Opportunities
Qu nălỦăm iă
quanăh ăkháchă
hàng
- Opportunity Analysis Reports
- Opportunities Pipeline
Qu n lỦ d ch v
- Service Call
- Customer Equipment Card
- Service Contract
- Solutions Knowledge Base
-37-
- Service Reports
L ch ậ th i khóa bi u
- Calendar
- Microsoft Outlook Integration
Payroll: Provided through partner solutions
Qu nălỦănhơnă
s
Qu n lỦ danh sách công nhơn viên
- Employee
- Human Resources Reports
V i các ch c n ng c a mình, h th ng SAP Business One B1 đư h tr r t nhi u
cho ho t đ ng kinh doanh nói chung c ng nh công tác k toán nói riêng t i công ty
TNHH Silk Vi t Nam.
H th ng SAP mô ph ng tác nghi p c a đ i ng nhơn viên theo quy trình. Thông
tin đ
c luơn chuy n t đ ng gi a các b
c c a quy trình vƠ đ
c ki m soát ch t
ch . Nó t o ra s k t n i ch t ch gi a các nhân viên trong phòng ban và gi a các
phòng ban v i nhau, t đó giúp cho nhân viên th c hi n trong t ng chu trình kinh
doanh có đ y đ các thông tin c n thi t đ th c hi n công vi c c a mình.
i v i b ph n k toán tài chính, gi m b t đ
nh d li u đ
c kh i l
ng công vi c h ch toán
c cung c p t các phơn h có liên quan vƠ ch t l
ng thông tin đ
c
đ m b o do tr i qua quy trình xét duy t nghiêm ng t. Các báo cáo c a b ph n k
toán trên ph n m m ERP có th l y thông tin t nhi u b
c trong quy trình vƠ th m
chí t nhi u quy trình khác nhau.
V i h th ng SAP, nó có các công c h tr hi u qu cho vi c l p k ho ch s n xu t
c ng nh tiêu th , t đó có th đ i chi u v i th c t phát sinh giúp ban lưnh đ o
công ty có nh ng đi u ch nh k p th i.
-38-
Yêuăc uăv ăh ăth ngăthi tăb đ s ăd ng ph năm m SAP Business
2.2.2.2.
One B1
có th tri n khai h th ng SAP Business One B1 t i công ty thì m t trong nh ng
yêu c u không th thi u đó lƠ t ch c c s h t ng công ngh thông tin. Do v y,
theo yêu c u c a nhà cung c p Vinasystem, h th ng máy móc thi t b nh server,
các máy l và h t ng m ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam đ
c s d ng nh
sau:
B ng 2.3: H th ng thi t b đ tri n khai SAP
STT
H th ng thi t b
Chi ti t
HP Proliant ML350 G6 (2x Six Core X5650
2.66Ghz/ 8GB/ HDD 146GB/ Raid HP P410i/
DVD/ 460Watts)
- CPU: 2x Xeon Six Core X5650 2.66GHz
(Cache 12MB)
- RAM: 8GB (2x4GB) DDR3-1333/PC3-10600
1
ECC
Server
- HDD: 1x HP 146GB SAS 2.5" 10K Hotswap
- DVD: DVD ROM
- RAID: HP P410i/256MB RAID (0,1,5,10)
- NIC: NC326i Dual-port Ethernet
- Power Supply: 1x 460Watts hotswap
C u hình t i thi u:
2
Máy l
Core 2 Duo
Ram 2Gb
-39-
HDD 160Gb
S d ng m ng WAN (Wide Area Networks 3
H t ng m ng
m ng di n r ng), LAN (Local Area Network m ng c c b ) trung bình
Phơnăh ăk ătoánătƠiăchính trong h ăth ngăSAPăBusinessăOneăB1
2.3.
Phơn h k toán tƠi chính t i công ty TNHH Silk Vi t Nam có các ch c n ng c b n
sau:
-
Qu n lỦ t t c các thông tin v k toán tƠi chính c a doanh nghi p.
-
T t c các giao d ch kinh doanh đ
phép xem ng
c ghi nh n d
i d ng các bút toán cho
c thông tin chi ti t trên t ng giao d ch c th t các báo cáo
t ng h p.
-
Lu ng d li u luơn chuy n gi a FI (Financial Accounting) vƠ các phơn h
khác lƠ hoƠn toƠn t đ ng vƠ đ
d ch đ
c th c hi n theo th i gian th c: các giao
c ghi nh n t i các phơn h khác (ví d SD ậ Sale and Distribution)
s ngay t c kh c đ
c chuy n sang ghi nh n t i phơn h K toán S Cái GL
(General Ledger) trong Financial Accounting.
-
Kh n ng cung c p các báo cáo tƠi chính chính xác v tình tình hình tƠi chính
doanh nghi p t i th i đi m hi n th báo cáo. Khác v i các h th ng ERP
khác c p nh t d li u gi a các phơn h theo gói nên luôn có đ tr nh t đ nh,
SAP Business One B1 s d ng c ch c p nh t th i gian th c nên các thông
tin báo cáo luôn hi n th chính xác tình hình tƠi chính c a doanh nghi p t i
th i đi m đó.
-
Phơn h K toán tƠi chính - Financial Accounting bao g m các phơn h chính
sau:
o Phơn h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL)
o Phơn h K toán Công n Ph i Tr - Accounts Payable (FI-AP)
o Phơn h K toán Công n Ph i Thu - Accounts Receivable (FI-AR)
-40-
o Phơn h K toán TƠi s n c đ nh - Asset Accounting (FI-AA)
2.3.1.
Phơnăh ăK ătoánăS ăCáiă- General Ledger (FI-GL)
Nhi m v chính c a Phơn h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL) lƠ cung c p
b c tranh toƠn c nh v tình hình tƠi chính doanh nghi p. Phơn h nƠy ghi nh n t t
c các giao d ch có liên quan đ n k toán (đ
c ghi nh n tr c ti p t i GL ho c đ
c
k t s t các phơn h khác) vƠ đ m b o các d li u nƠy luôn luôn hoƠn thi n, chính
xác vƠ k p th i.
Hình 2.3: Giao d ch đ
c t đ ng k t s vào h th ng s cái
Phơn h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL) có các ch c n ng chính nh sau:
-
Cho phép nh p tr c ti p các giao d ch k toán.
-
T đ ng ghi nh n các giao d ch đ
c chuy n sang t các phơn h khác vƠo
h th ng S cái.
-
Cho phép cung c p các báo cáo chính xác v t t c tình hình tài chính c a
doanh nghi p t i m t th i đi m b t k .
-41-
Phơnăh ăk ătoánăCôngăn ăph iătr ă- Accounts Payable (FI-AP)
2.3.2.
-
Phơn h k toán Công n ph i tr (FI-AP) có nhi m v ghi nh n vƠ ki m soát
t t c các thông tin giao d ch có liên quan đ n các nhƠ cung c p có giao d ch
v i doanh nghi p. AP c ng lƠ m t ph n tích h p c a h th ng mua hƠng:
giao d ch nh p hƠng vƠ hóa đ n đ
ph i tr đ
Ch
c thanh toán cho nhƠ cung c p b ng ch
ng trình nƠy h tr t t c các ph
chuy n kho n) d
t . Ch
n
-
c qu n lỦ theo NhƠ cung c p. Kho n
ng trình thanh toán.
ng th c thanh toán chu n (nh séc vƠ
i d ng ch ng t đ
c in ra ho c d
ng trình c ng h tr c các ph
i d ng d li u đi n
ng th c thanh toán đ c thù c a t ng
c.
Các đ nh kho n phát sinh trong AP đ
tƠi kho n GL đ
c ghi nh n đ ng th i trong GL vƠ các
c k t s d a trên lo i giao d ch phát sinh. H th ng cung
c p ch c n ng d báo ngƠy đ n h n thanh toán vƠ các báo cáo chu n khác
mƠ doanh nghi p có th s d ng đ ki m soát các kho n ch a thanh toán.
Ng
i dùng có th thi t k các bi u báo cáo, ch ng t giao d ch v i Nhà
cung c p theo yêu c u đ c thù c a mình.
2.3.3.
-
Phơnăh ăk ătoánăCôngăn ăph iăthuă(AccountsăReceivableăFI-AR)
Phơn h k toán Công n ph i thu có nhi m v ghi nh n vƠ qu n lỦ t t c các
thông tin giao d ch có liên quan đ n các khách hƠng c a doanh nghi p. FIAR c ng lƠ m t ph n tích h p c a Qu n lỦ bán hƠng.
-
M i k t s trong phơn h AR c ng đ
c ghi nh n tr c ti p trong phơn h GL.
H th ng cung c p nhi u công c cho phép ng
i dùng ki m soát các kho n
n ch a thanh toán (open items) nh các phơn tích tƠi kho n, các báo cáo
c nh báo, danh sách các kho n n đ n h n, vƠ ch c n ng gi c n (dunning)
linh ho t. H th ng cung c p các m u th t có th đ
c u c a doanh nghi p. T
ng t nh v y, các thông báo thông toán, xác
nh n s d , b ng kê tƠi kho n… c ng có th đ
-
c tùy bi n theo yêu
c tùy bi n cho phù h p.
AR còn cung c p d li u ph c v nghi p v Qu n lỦ h n m c tín d ng
-42-
(Credit management) do AR đ
c tích h p ch t ch v i phơn h Bán hƠng vƠ
phơn ph i (SD), AR c ng cung c p các thông tin quan tr ng ph c v nghi p
v t i u hóa vi c l p k ho ch thanh kho n do AR đ
c liên k t v i phơn h
Qu n lỦ ti n.
2.3.4.
Phơnăh ăK ătoánăTSC ă- Asset Accounting (FI-AA)
Phơn h K toán TƠi s n c đ nh - Asset Accounting (FI-AA) có nhi m v qu n lỦ
các tƠi s n c a doanh nghi p. Trong nhóm phơn h Financial Accounting, nó đóng
vai trò lƠ phơn h chi ti t cho phơn h K toán S Cái - General Ledger, có nhi m
v cung c p thông tin chi ti t v các giao d ch k toán có liên quan đ n tƠi s n.
Hình 2.4: Phân h K toán tài s n c đ nh
2.3.5.
-
M iăquanăh ăgi aăphơnăh ăK ătoánătƠiăchínhăv iăcácăphơnăh ăkhác
T t c các giao d ch có liên quan đ n nghi p v k toán đ
c khi nh n trong
các phơn h c a các nhóm ng d ng Qu n lỦ H u c n - Logistics (ví d nh
phơn h Qu n lỦ v t t Material Management hay phơn h Qu n lỦ Mua
hàng - Purchassing) vƠ Qu n lỦ Nhơn s - Human Resources (Ví d nh
-43-
phân h tính l
ng Payroll) s đ
c chuy n sang ghi nh n đ ng th i bên
nhóm phơn h K toán Tài chính - Financial Accounting m t cách t đ ng
thông qua các thi t l p t đ ng xác đ nh tƠi kho n s cái do ng
khai báo tr
c. Ng
i s d ng
i dùng các nhóm ng d ng Qu n lỦ H u c n ậ Logistics
vƠ Qu n lỦ Nhơn s - Human Resources không c n có ki n th c v k toán
tƠi chính mƠ h ch c n nh p các giao d ch theo đúng nghi p v đ c tr ng
c a h (ví d nh l p phi u nh p kho hay lên b ng l
đ ng phát sinh các bút toán k toán t
ng) vƠ h th ng s t
ng ng theo nghi p v , đ m b o tính
chính xác trong vi c đ nh kho n ậ m t yêu c u h t s c quan tr ng đ i v i
các giao d ch k toán.
-
Các giao d ch có liên quan đ n nghi p v k toán sau khi ghi nh n vƠo phơn
h S Cái c a Financial Accounting n u có liên quan đ n các tƠi kho n chi
phí lƠ doanh thu s đ
c t đ ng ghi nh n thêm bên nhóm phơn h K toán
Qu n tr - Controlling vƠo các đ i t
ng chi phí (ho c doanh thu) đư đ
c
ch đ nh.
-
i u nƠy cho phép t t c các nghi p v phát sinh t i b t k phơn h nƠo luôn
luôn đ
c ph n ánh k p th i vƠ chính xác trên báo cáo tƠi chính c a doanh
nghi p t i m t th i đi m b t k .
-44-
Hình 2.5: Mô hình tích h p gi a các phân h trong h th ng SAP Business One B1
2.4.
Phân tích th cătr ng t ăch căcôngătácăk ătoánăt iăCôngătyăTNHHă
SilkăVi tăNam sauăkhiăápăd ngăh th ngăSAP
2.4.1.
căđi măho tăđ ngăc aăcôngăty
V i đ c đi m là doanh nghi p s n xu t s n ph m ch m sóc cá nhơn vƠ gia đình, ban
lưnh đ o công ty c n nhi u thông tin v tình hình s n xu t và tiêu th s n ph m.
u tiên, do s l
ng nguyên v t li u và thành ph m đa d ng nên c n ph i có s
qu n lý rõ ràng và ch t ch . C n ki m soát l
nhi u hay quá ít đ u gây nh h
đ
ng hàng t n kho h p lý, vì n u quá
ng đ n quá trình s n xu t kinh doanh. Theo dõi
c h n s d ng c a nguyên v t li u c ng nh thành ph m, tránh tình tr ng đ v t
li u, thành ph m quá h n. Phát hi n và lo i b nh ng y u t kém hi u qu trong quá
trình s n xu t…
-45-
Th hai là n m rõ đ n đ t hàng c a khách hƠng đ có k ho ch s n xu t và giao
hƠng đúng yêu c u; có đ y đ thông tin v khách hàng và nhà cung c p nh thông
tin v h n m c tín d ng, công n …
Bên c nh đó, lƠ m t công ty n
c ngoài ho t đ ng
Vi t Nam, nên Silk Vi t Nam
có khá nhi u giao d ch mua bán b ng đ ng ngo i t . Do v y, ngoài yêu c u theo dõi
b ng đ ng Vi t Nam, công ty c ng c n theo dõi theo t ng đ n v ngo i t khác
nhau.
2.4.2.
Cơuăh iăkh oăsát
phân tích th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h th ng
SAP t i công ty TNHH Silk Vi t Nam, tác gi đư ti n hành kh o sát th c t t i b
ph n K toán tài chính c a công ty v i s tham gia c a k toán tr
h p và 7 k toán viên. K t qu nh n đ
ng, k toán t ng
c nh sau:
B ng 2.4: K t qu kh o sát th c t t i Doanh nghi p
K t qu
Câu h i
Có
(ng
H th ng SAP có cung c p đ y đ thông tin
theo yêu c u c a doanh nghi p không?
H th ng SAP có t o báo cáo tài chính phù
h p, k p th i không?
H th ng SAP có t o đ
c các báo cáo qu n tr
theo yêu c u c a doanh nghi p không?
H th ng SAP có x lỦ đ
c toàn b ho t đ ng
c a doanh nghi p không?
D li u trên h th ng SAP có đ
c x lý t
i)
T l
Không
T l
(%)
(ng
(%)
i)
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
-46-
đ ng theo ch
ng trình không?
H th ng SAP có h tr đ y đ các form m u
báo cáo không?
Khi có m t bút toán đ
có c p nh t ngay d
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
0
0
9
100
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
0
0
9
100
0
0
9
100
9
100
0
0
c th c hi n, h th ng
li u cho toàn h th ng
không?
H th ng SAP có truy xu t đ
c ngu n g c d
dàng không?
H th ng SAP có theo dõi đ
c nhi u đ n v
ti n t không?
H th ng SAP có x lỦ đ
c vi c nguyên v t
li u, thành ph m nh p và xu t theo các đ n v
tính khác nhau không?
H th ng SAP có nh h
ng đ n hình th c và
n i dung c a ch ng t không?
H th ng tài kho n k toán trong ph n m m
SAP có đáp
ng đ
c yêu c u c a doanh
nghi p không?
H th ng SAP có h tr các ph
ng pháp x lý
và phân tích d li u ph c t p không?
H th ng SAP có ch c n ng c nh báo không?
H th ng SAP có cho phép ch nh s a s li u đư
h ch toán không?
Có xét duy t nghi p v
ngay trên h th ng
-47-
không?
Có phân chia trách nhi m rõ ràng trong h
th ng không?
Nhân viên th c hi n có ki m tra ch ng t tr
c
khi nh p li u không?
Có ki m tra d li u do nhân viên nh p li u th c
hi n không?
H th ng SAP có b t bu c nhân viên ph i tuân
th quy trình không?
H th ng SAP có giúp cho nhân viên th c hi n
gi m b t nh ng sai sót không?
Có gi i thích, h
ng d n nhân viên s
d ng
không?
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
9
100
0
0
8
89
1
11
9
100
0
0
K t lu n:
Qua b ng kh o sát 2.4, ta có th th y h th ng SAP Business One B1 đư có nh ng
nh h
ng tích c c đ n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam
nh cung c p đ y đ và k p th i các báo cáo tƠi chính c ng nh báo cáo qu n tr , h
tr các form m u báo cáo, phân chia trách nhi m rõ ràng gi a các nhân viên trong
b ph n và gi a các b ph n v i nhau…
Tuy nhiên, bên c nh đó v n còn m t s
nh h
ng ch a t t c a h th ng đ n t
ch c công tác k toán c n kh c ph c nh không theo dõi đ
c chi ti t ngo i t ,
thi u ch c n ng c nh báo…
2.4.3.
Phân tích
Lu n v n s trình bày m t s phân tích nh m lƠm rõ h n k t qu kh o sát nh trong
b ng 2.4:
-48-
-
V ăcungăc păthông tin:
Các ph n m m qu n lỦ r i r c th
ng ph c v cho ho t đ ng c a m t phòng, ban
c th (nh phòng kinh doanh, phòng k toán, phòng nhơn s …) vƠ nh m t “ c
đ o” đ i v i các ph n m m c a phòng ban khác. Vi c chuy n thông tin t phòng,
ban nƠy sang phòng, ban khác đ
c th c hi n m t cách th công (chuy n v n b n,
copy file, g i mail…) v i n ng su t th p vƠ không có tính ki m soát. Các module
c a SAP Bussiness One B1 c ng ph c v cho các phòng, ban nh ng h n th , nó
gi i quy t m i quan h gi a các phòng, ban khi mô ph ng tác nghi p c a đ i ng
nhơn viên theo quy trình. Thông tin đ
quy trình vƠ đ
c luơn chuy n t đ ng gi a các b
cc a
c ki m soát ch t ch . Do v y các báo cáo c a b ph n k toán trên
ph n m m ERP có th l y thông tin t nhi u b
c trong quy trình vƠ th m chí t
nhi u quy trình khác nhau. Cách lƠm nƠy t o ra n ng su t lao đ ng vƠ hi u qu qu n
lỦ thông tin r t cao cho doanh nghi p, các báo cáo tƠi chính vƠ qu n tr đ
c th c
hi n v i t c đ nhanh h n, chính xác h n.
-
V ăh ăth ngăch ngăt :ă
Khi h th ng SAP Business One B1 đ
c ng d ng t i Công ty TNHH Silk Vi t
Nam, h th ng ch ng t c a doanh nghi p đư b nh h
ng trên nhi u ph
ng di n
nh n i d ng l p vƠ xét duy t ch ng t ; hình th c c a ch ng t , s liên đ
c l p…
Bên c nh đó h th ng đư lo i b m t s ch ng t b ng gi y, vi c ki m tra ch ng t
đ u vƠo do nhơn viên nh p li u th c hi n.
-
Tínhăc pănh tăcao:
c đi m c a h th ng SAP Business One B1 lƠ tính chia s d li u vƠ s d ng c
s d li u dùng chung nên khi có m t bút toán đ
c c p nh t m t l n s
nh h
ng
đ n nhi u d li u trong toƠn b h th ng. Do v y, yêu c u v nghi p v c a nhơn
viên b ph n k toán ph i tuy t đ i chính xác. B i vì n u sai, không ch
trong phơn h k toán mƠ còn nh h
hƠng, s n xu t, nhơn s …
-
V ăph
ngăth căh chătoán:
nh h
ng
ng đ n các phơn h khác nh mua hƠng, bán
-49-
Trong h th ng SAP Business One B1, h ch toán k toán không ph i lƠ đi m b t
đ u mƠ lƠ k t qu c a quá trình x lỦ thông tin. M i thao tác nghi p v trong quy
trình s n xu t kinh doanh đ u đ
c ghi nh n b ng m t bút toán h ch toán trên h
th ng. Cùng v i quy trình nghi p v đ
các nghi p v k toán c ng đ
c chia thƠnh nhi u công đo n khác nhau,
c chia thƠnh nhi u c p bút toán khác nhau. Ví d ,
trong quy trình mua hƠng, có bút toán nh n hƠng t
vƠo kho; bút toán ghi nh n công n ph i tr t
mua hàng; bút toán thanh toán t
ng ng v i vi c nh n hƠng hoá
ng ng v i vi c ch p nh n ch ng t
ng ng v i vi c ch p nh n thanh toán...
qu n
lỦ các c p bút toán liên quan trong cùng m t nghi p v , h th ng SAP Business
One B1 đ nh ngh a các tƠi kho n liên k t trong t ng c p bút toán vƠ các quy t c
h ch toán ng m đ nh đ đ m b o các c p bút toán nƠy th ng nh t v i nhau.
ng th i, t t c các giao d ch phát sinh đ u đ
c k toán đ nh ngh a các tƠi kho n
h ch toán đi kèm. Chính vì v y, trong thao tác nh p/xu t, nhân viên ch c n ch n
đúng giao d ch c n ghi nh n thì h th ng s t đ ng phát sinh đ nh kho n t
ng
ng.
-
H chătoánăt ăđ ng:
Ngoài phân h k toán S cái (GL) th c hi n các bút toán m t cách tr c ti p nh
các ph n m m k toán thông th
ng (Misa, Bravo…), t t c các phân h khác c a
SAP Business One B1 đ u ti n hành h ch toán t đ ng và quy t c h ch toán 1:n hay
n:1 không đ
c đ t ra, vì th không th th c hi n vi c tách s d c a các tài kho n
theo t ng tài kho n đ i ng.
H n n a, nh đư phơn tích
ph n trên, vi c qu n lý các giao d ch theo ki u đ i ng
tài kho n là m t vi c làm không có ý ngh a, vì h u h t các tài kho n đ u đ
c h ch
toán đ i ng v i các tài kho n mà k toán Vi t nam xem là trung gian.
ơy lƠ m t v n đ khá quan tr ng không ch riêng v i k toán t i công ty TNHH
Silk Vi t Nam mƠ còn đ i v i h u h t nh ng ng
i làm k toán
Vi t nam vì
chúng ta v n quen ki m soát s li u theo ki u đ i ng. Tuy nhiên, c n l u Ủ m t
đi m khác bi t r t l n gi a SAP Business One B1 và các ph n m m k toán đang
-50-
đ
c s d ng hi n nay lƠ bút toán đ
c sinh ra m t cách t đ ng vƠ đ
c ki m soát
nhi u t ng thông qua quá trình phê duy t ngay trên h th ng vì th nh ng sai sót v
đ nh kho n là h u nh không x y ra.
-
C uătrúcăh ăth ngătƠiăkho nălinhăho t:
H th ng tài kho n k toán truy n th ng làm cho nhân viên k toán b “bó bu c”
trong nh ng n i dung đ nh s n, theo m t yêu c u h ch toán nh t đ nh. N i dung tài
kho n ch a hoƠn toƠn ph n ánh đ y đ các n i dung liên quan đ n các nghi p v đư
vƠ đang di n ra t i doanh nghi p.
C u trúc h th ng tài kho n linh ho t giúp nhà qu n lý d dƠng có đ
c thông tin
qu n lý tài chính nhi u chi u khác nhau.
Do v y, trong h th ng SAP Business One B1, ngoƠi h th ng tƠi kho n mƠ B TƠi
Chính Vi t Nam ban hƠnh, nhơn viên k toán có th xơy d ng m t h th ng tƠi
kho n v i nhi u chi u thông tin. Có th nói tính linh ho t c a h th ng tƠi kho n có
th đáp ng đ
c m i yêu c u phơn tích vƠ qu n lỦ tƠi chính c a doanh nghi p, v i
m i quy mô. Ví d : bƠi toán qu n lỦ doanh thu vƠ chi phí theo t ng phòng ban s
th c hi n đ n gi n b ng cách thêm thông tin v phòng ban vƠo h th ng tƠi kho n.
Cu i k , nhơn viên th c hi n ch c n s d ng các báo cáo v s d tƠi kho n đ xem
t t c các s li u k toán phát sinh
m t phòng ban b t k .
-51-
Hình 2.6: Tính linh ho t c a h th ng tài kho n
-
S xu t hi n c a tài kho n trung gian trong các nghi p v k toán:
ơy lƠ m t đi m khác bi t r t l n so v i cách h ch toán k toán truy n th ng, tuy
nhiên trên góc đ kinh t thì s v n đ ng c a tƠi s n vƠ ngu n v n trong các nghi p
v trên v n không có gì thay đ i.
đ m b o cho b ng cơn đ i k toán c a Công ty
không phát sinh thêm nhi u so v i cách h ch toán truy n th ng, nhơn viên k toán
có th s d ng các tƠi kho n không thu c h th ng tƠi kho n chính th c c a k toán
Vi t Nam vƠ xem đó lƠ các tƠi kho n trung gian. Nh v y, vi c phát sinh giao d ch
các tƠi kho n trung gian không lƠm nh h
ty vƠ K toán tr
ng đ n các báo cáo tƠi chính c a Công
ng có th d a vƠo s d c a các tƠi kho n nƠy đ ki m tra quy
trình tác nghi p đư đ
c th c hi n đ y đ ch a.
Hình 2.7 và hình 2.8 lƠ m t minh h a v vi c s d ng tƠi kho n trung gian trong
h ch toán k toán. TƠi kho n trung gian đ
c s d ng
đơy lƠ tƠi kho n 191100.
-52-
Hình 2.7: Ch ng t nh n hàng
Hình 2.8: Hóa đ n
V ăph
-
Trong ba ph
ph
ngăphápăch aăs ăk ătoán:
ng pháp ch a s c a k toán truy n th ng lƠ ph
ng pháp ghi b sung vƠ ph
ng pháp g ch xóa,
ng pháp ghi s ơm thì ch có m i ph
ghi s ơm (duy nh t s d ng bút toán đ o) lƠ đ
ng pháp
c áp d ng.
V i Ủ ngh a lƠ m t h th ng ph n ánh trung th c nh t các ho t đ ng kinh t phát
sinh trong m t t ch c kinh t , h th ng SAP Business One B1 không cho phép
ng
i dùng xóa b t k m t bút toán nƠo đư h ch toán vƠo h th ng. T t c nh ng gì
mƠ ng
ng
i s d ng có th lƠm lƠ th c hi n bút toán đ o. Chính vì đ c đi m nƠy,
i s d ng có th c m th y ái ng i vì m i sai sót c a h đ u b ki m soát. Tuy
-53-
nhiên, c ng nh đ c đi m nƠy, s li u k toán do h th ng SAP Business One B1
cung c p luôn có đ tin c y cao đ i v i các c đông c ng nh các đ i tác bên ngoƠi
Doanh nghi p.
Hình 2.9 và hình 2.10 lƠ m t minh h a v vi c s d ng bút toán đ o trong phơn h
K toán tƠi chính c a h th ng SAP Business One B1.
Hình 2.9: Ch ng t ban đ u
Hình 2.10: Ch ng t reserve
-54-
-
Công c l p ngân sách:
Công c l p ngơn sách cho phép Công ty có th l p ngơn sách m t cách hi u qu vƠ
ghi l i nh ng ngơn sách nƠy trên ph n m m đ t ng lo i chi phí th c t vƠ doanh
thu có th so sánh v i ngơn sách m t cách thu n ti n. Công c l p ngơn sách còn h
tr cho vi c ki m soát n i b vƠ so n l p các báo cáo qu n tr có Ủ ngh a. Do v y,
công c nƠy đ
c đ a vƠo trong h th ng SAP Business One B1 đ nhơn viên trong
b ph n k toán vƠ nhơn viên c a các phòng ban khác có liên quan th c hi n, trong
khi đi u nƠy th
ng không có trong các ph n m m k toán truy n th ng c a Vi t
Nam.
-
Formăm uăc aăbáoăcáo:
Trong ph n m m k toán truy n th ng, các báo cáo đ
c thi t k theo form m u có
s n, vì v y khi nhân viên k toán c n l p m t báo cáo có n i dung khác thì s không
th c hi n đ
c. Còn trong h th ng SAP Business One B1 có các công c h tr
m nh m đ t o ra các báo cáo theo yêu c u c a ng
nhi u thu n l i cho ng
-
i s d ng, đi u nƠy t o nên r t
i th c hi n.
Kh ăn ngăquyăđ iăđ năv ătínhăc aănguyênăv tăli u,ăthƠnhăph m:
M t trong nh ng khó kh n th
ng g p cho công vi c theo dõi nguyên v t li u c ng
nh thƠnh ph m lƠ đ n v tính khi nh p kho vƠ xu t kho khác nhau. Ch ng h n nh
khi nh p thƠnh ph m vƠo kho, đ n v tính lƠ chai, nh ng trong yêu c u xu t hƠng
c a b ph n kinh doanh đ n v tính l i là thùng. H th ng SAP Business One B1 đư
h tr r t t t cho v n đ nƠy b ng kh n ng quy đ i đ n v tính khác nhau gi a chai,
thùng, lít… cho m t nguyên v t li u ho c thƠnh ph m.
-
Kh ăn ngătruyăxu tăngu năg c:
Kh n ng truy xu t ngu n g c trong h th ng SAP Business One B1 c ng lƠ m t
ch c n ng quan tr ng mƠ theo đó ng
i s d ng có th nh p chu t vƠo m t h ng
m c ho c m m t mƠn hình m i ho c m m t h ng m c c p th p h n đ ch ra m t
con s c th b t ngu n t đơu ho c đư đ
giúp d dƠng có đ
c tính toán nh th nƠo. Ch c n ng nƠy
c các chi ti t mong mu n c a m t báo cáo, đôi khi
t nc pđ
-55-
d li u đ u vƠo. Trong khi m t s ph n m m k toán trong n
c th
ng không có,
n u có thì c ng không hi u qu ho c không d s d ng. Ch ng h n nh m t s
ph n m m trong n
c nh Unesco, KTVN… không th d n ra các con s dùng đ
tính ra m t con s t ng nƠo đó trên cùng m t mƠn hình mƠ thay vƠo đó ng
d ng ph i m m t mƠn hình khác đ xem con s t ng đó đ
-
c tính nh th nƠo.
Ki m soát x lý thông tin:
Thông tin đ
b
is
c ki m soát ch t ch thông qua quy trình xét duy t nghiêm ng t, n u
c th c hi n tr
c ch a th c hi n thì nhân viên th c hi n công đo n ti p theo s
không th th c hi n công vi c c a mình do không có đ y đ thông tin đ th c hi n
theo yêu c u c a h th ng.
ơy c ng lƠ m t trong nh ng đi m khác bi t so v i các
ph n m m k toán truy n th ng. Ch ng h n nh ph n m m SAP ki m soát s li u
trên phi u xu t v t t theo quy trình (ví d : S l
ng v t t xu t ph i n m trong
khuôn kh l nh xu t v t t cho s n ph m, và s l
ng s n ph m l i ph thu c k
ho ch s n xu t...), còn ph n m m k toán truy n th ng không ki m soát đ
li u này (ví d : Kho xu t bao nhiêu thì b ph n k toán s d ng s li u t
mà không th k t lu n đ
cs
ng ng
c r ng s li u nƠy lƠ đ hay thi u - vi c ki m soát s li u
này n m ngoài ph m vi ph n m m k toán). Do d li u t p trung, nhi u ng
truy c p vào h th ng nên nh h
ng t i ph
i cùng
ng pháp ki m soát d li u c a h
th ng nh phơn quy n truy c p, phân chia ch c n ng xem, thêm, s a, xóa…
D li u đ
c thu th p ngay khi nghi p v kinh t phát sinh do b ph n th c hi n
ho t đ ng kinh doanh th c hi n. Do d li u đ u vƠo ch nh p m t l n nên c n có
các bi n pháp ki m tra tính chính xác c a d li u đ không lƠm sai l ch thông tin
trong toƠn h th ng. Quá trình x lý thông tin g n kèm cùng quá trình x lý kinh
doanh và thu th p d li u. SAP giúp ng
i s d ng áp d ng nhi u ph
ng pháp
phân tích k toán qu n tr nh ABC, các t s phân tích tính toán và x lý d li u t
đ ng theo ch
ng trình đ
c l p s n.
Khâu x lý k toán trên h th ng SAP ch là khâu cu i cùng và mang tính k t qu t
các modules phía tr
c trong khi ph n m m k toán truy n th ng luôn x lý các d
li u đư x y ra, t p h p, th ng kê, tính toán vƠ đ a ra các báo cáo. Nh v y ph n
-56-
m m k toán có đ u vào là k t qu c a nh ng ho t đ ng c a doanh nghi p (mua
bán hàng hoá v t t , thu chi ti n m t, ti n g i...) còn h th ng SAP th c hi n các
công vi c l p k ho ch vƠ đi u hành đ t o ra các ho t đ ng c a doanh nghi p. Ví
d nh ph n m m SAP qu n lý vi c hình thành các s li u trên phi u xu t v t t
(nguyên nhân t i sao có các s li u trên phi u xu t), còn ph n m m k toán s d ng
các s li u có s n trên phi u xu t đ qu n lý t n kho vƠ đ a ra các báo cáo th ng kê.
-
Tuơnăth ăquyătrình:
Trong công tác k toán truy n th ng, vi c th c hi n theo quy trình không ph i là
m t đi u b t bu c hoƠn toƠn, đôi khi vì m t s lỦ do nƠo đó, nhơn viên th c hi n có
th c t b t m t s công đo n. Còn trong môi tr
ng ERP, vi c th c hi n theo quy
trình là b t bu c đ i v i nhân viên th c hi n, b i vì vi c qu n lý ch đ t đ
ct t
nh t khi doanh nghi p s d ng các quy trình tác nghi p hoàn ch nh c a h th ng.
Do v y, n u nhân viên th c hi n c t đ t m t trong các công đo n c a m t quy trình
nƠo đó, ch c n ng ki m soát c a h th ng s không còn Ủ ngh a. Kéo theo đó lƠ
vi c ki m soát s li u k toán c ng s khó kh n. Trong m t s tr
c t r i m t s quy trình, khi đó đ gi đ
ng h p c n ph i
c ki m soát, c n ph i t o ra các đ i t
liên k t c ng nh đ t ra các quy t c th c hi n bên ngoƠi bu c ng
ng
i dùng ph i tuơn
th theo. Ví d nh trong k toán truy n th ng, nhân viên k toán v t t v n có th
xu t v t t trong ph n m m khi không có l nh s n xu t c a B ph n s n xu t, đi u
này s không th c hi n đ
-
c trong môi tr
ng ng d ng SAP.
Phân chia trách nhi m nhân viên:
Trách nhi m nhân viên trong t ng b ph n c ng nh gi a các b ph n v i nhau
đ
c phân chia rõ ràng theo quy trình. T đó tránh đ
c tình tr ng kiêm nhi m có
th gây ra nh ng gian l n và vi c đùn đ y trách nhi m gi a các nhân viên, gi a các
b ph n khi có sai sót x y ra. Ch ng h n nh khi nhơn viên kinh doanh c n ki m tra
l
ng hƠng trong kho đ xác nh n đ n đ t hàng c a khách hƠng, nh ng s li u
l
ng hàng t n kho không chính xác d n đ n vi c không đ hƠng đ giao cho
khách, rõ ràng trách nhi m này là do b ph n kho.
Trong b ph n k toán tài chính, 3 n i dung c n b n là phân quy n truy c p, khai
-57-
báo và nh p li u đ
đ it
c phơn chia rõ rƠng theo quy đ nh. Vi c khai báo danh m c các
ng khách hàng, nhà cung c p, hƠng hóa, ngơn hƠng… c ng đ
c phân quy n
rõ ràng.
-
V ăn ngăsu tălaoăđ ngăvƠăvaiătròăc aăk ătoán:
N ng su t lao đ ng s t ng do các d li u đ u vƠo ch ph i nh p m t l n cho m i
giao d ch có liên quan. Ch ng h n nh khi các giao d ch tác nghi p x y ra thì các
bút toán h ch toán t
ng ng nh t ng, gi m hƠng t n kho (t phơn h qu n lỦ
kho), công n ph i thu (t phơn h bán hƠng)… s do th kho, nhơn viên thu
ngơn… th c hi n công vi c ghi nh n vƠ x lỦ các nghi p v (mƠ lúc tr
c do k
toán th c hi n).
T đó gi m d n vai trò truy n th ng c a k toán, k toán không còn t p trung vào
ho t đ ng ghi chép, k t chuy n, tính toán d li u mƠ chuy n sang vai trò phân tích
d li u, thông tin c ng nh giám sát, ki m soát thông qua s h tr c a h th ng
SAP Business One B1.
2.4.4.
2.4.4.1.
M tăs ăđánhăgiá
uăđi m
Qua kh o sát th c t
doanh nghi p, lu n v n đư rút ra m t s
u đi m c a h
th ng SAP Business One B1 nh sau:
-
Vi c ng d ng h th ng SAP Business One B1 đư lƠm t ng n ng su t lao
đ ng c a nhân viên trong b ph n k toán do các d li u đ u vào ch ph i
nh p m t l n cho m i giao d ch có liên quan, đ ng th i các báo cáo đ
c
th c hi n v i t c đ nhanh h n, chính xác h n. Doanh nghi p có kh n ng
ki m soát t t h n các h n m c v t n kho, công n , chi phí, doanh thu, l i
nhu n… đ ng th i có kh n ng t i u hóa các ngu n l c nh nguyên v t
li u, nhơn công, máy móc thi công… v a đ đ s n xu t, kinh doanh.
-58-
-
H tr nhân viên k toán ph i tr t ng kh n ng ki m soát hóa đ n vƠ qu n
lý quá trình thanh toán, t đó nơng cao hi u qu công vi c và lo i tr s ph
thu c c a h vƠo máy tính đ i v i nh ng công vi c đó.
-
Gi m b t kh i l
ng các v n b n gi y t thông qua vi c h tr các đ nh d ng
tr c tuy n cho phép c p nh t và truy xu t thông tin m t cách nhanh chóng.
-
Nâng cao hi u qu ho t đ ng thông qua vi c h tr chính sách thu , c ch
v ngân hàng, các bi u m u báo cáo…
-
H th ng SAP giúp cho nhân viên trong công ty nói chung và b ph n k
toán tài chính nói riêng gi m b t nh ng sai sót trong h ch toán.
-
Phân h k toán tài chính c ng giúp các nhơn viên ki m toán n i b và các
cán b qu n lý cao c p ki m tra tính chính xác c a các tài kho n. H n n a,
phân h k toán c a SAP đư h tr nâng cao ch t l
ng cho các qui trình k
toán và các bi n pháp ki m soát n i b .
2.4.4.2.
H năch
Bên c nh nh ng u đi m trên, h th ng SAP Business One B1 đ
c ng d ng t i
công ty TNHH Silk Vi t Nam v n còn t n t i m t s h n ch nh sau:
-
Các phân h nh phơn h qu n lý ti n, phân h công n ph i thu, phân h
công n ph i tr , phân h s cái… th
ng liên quan đ n nhi u đ n v ti n t .
Ch ng h n nh m t s v t li u mua có th b ng Euro, m t s kho n vay
b ng USD... Trong khi đ ng ti n báo cáo l i lƠ đ ng Vi t Nam. Chính đi u
nƠy đư gơy ra r t nhi u khó kh n cho nhân viên k toán trong vi c theo dõi
các tài kho n ngo i t .
theo dõi các kho n ti n ngo i t này, k toán ph i
theo dõi riêng trên ph n m m excel.
-
M t trong nh ng h n ch c a ph n m m là vi c c nh báo khi vi c th c hi n
không đ ng nh t v i k ho ch đ
c l p ra. Ví d : Trong công th c đ s n
xu t ra 20kg d u g i thì c n 5kg s a, tuy nhiên khi nhân viên xu t kho v t t
6kg s a đ s n xu t thì không h có c nh báo nào t ph n m m SAP.
-59-
-
Phân h k toán tài chính c a h th ng SAP Business One B1 cho phép ch nh
s a tài kho n
n u ng
-
t t c các c p trong h th ng.
i u này s là r t nguy hi m
i th c hi n ch nh s a nh m tài kho n m .
Công ty TNHH Silk Vi t Nam là công ty s n xu t s n ph m v ch m sóc cá
nhơn, gia đình nên có nhi u m t hàng v i nh ng m c giá bán khác nhau tùy
t ng khách hàng, t ng th i đi m. Tuy nhiên, ph n m m ch cho phép xây
d ng m t b ng giá duy nh t trong h th ng. Chính đi u nƠy đư lƠm cho nhơn
viên th c hi n m t r t nhi u th i gian cho vi c nh p li u giá bán, ghi nh n
doanh thu…
-
V i vi c ERP có nh ng công c h tr m nh cho thi t k form m u báo cáo
theo yêu c u c a ng
i s d ng d n đ n vi c có nhi u hình th c cho m t báo
cáo. Tuy nhiên, m t h n ch n a c a h th ng SAP Business One B1 đ
ng d ng t i doanh nghi p là khi m t form m u đ
c
c thay đ i, h th ng s
l u l i và áp d ng form đó không ch cho phân h c a ng
i s d ng mà còn
cho c h th ng. Chính đi u này s gây ra nh ng khó kh n nh m t th i gian
ch nh s a l i form báo cáo cho nh ng ng
ng
2.4.4.3.
i s d ng tr
i s d ng sau có yêu c u khác v i
c đơy.
Nguyên nhân
Lu n v n d a vào t ng thành ph n h th ng theo mô hình “h th ng ho t đ ng”
theo t ng giai đo n trong quá trình phát tri n m t h th ng đ phân tích các nguyên
nhân d n đ n nh ng h n ch trên.
Trong giaiăđo n phân tích h th ng.
viên các b
i d án tham gia g m t ng giám đ c, nhân
ph n ch c n ng liên quan vƠ phòng IT. NhƠ t
v n tri n khai
Vinasystem đư đ a ra các gi i pháp liên quan đ n ho t đ ng c a doanh nghi p đ có
th
ng d ng ERP. Tuy nhiên ban d án đư không đ a ra đ
c h t các yêu c u c a
h th ng ERP nh cung c p báo cáo theo dõi theo nhi u đ n v ti n t (USD,
Euro…), cung c p nhi u b ng báo giá…
-60-
Trongăgiaiăđo năcƠiăđ t và hu n luy n nhân s . Trong quá trình nhƠ t v n tri n
khai ch y th nghi m ph n m m ERP, đ i d án và ban qu n lý c p cao đư không
phát hi n ra m t s h n ch c a ph n m m nh ch c n ng c nh báo, ch nh s a tài
kho n, l u tr form m u… Bên c nh đó, m t s nhân viên k toán v n ch a hi u rõ
cách th c mà h th ng SAP Business One B1 ho t đ ng nh th nào, d li u đ
c
liên k t ra sao, cách th c khai thác báo cáo trên h th ng.
Trongăgiaiăđo n v n hành s d ng. M t s nguyên nhân xu t phát t ch t l
c a ng
-
i th c hi n nh :
H th ng SAP Business One B1 đ
n
c vi t b i Công ty SAP, là m t công ty
c ngoài, nên toàn b ngôn ng s d ng trong h th ng là ti ng Anh, tài
li u h
ng d n c ng lƠ ti ng Anh. Bên c nh đó ph n m m có nh ng thu t
ng và khái ni m không quen thu c v i ng
đi u nƠy đư t o nên nh ng h n ch cho ng
-
ng
i làm k toán Vi t Nam. Chính
i s d ng.
Cách x lý tài kho n theo k toán th công ho c ph n m m riêng l
m c
nƠo đó khác v i x lý tài kho n trên h th ng ERP (ví d cách s d ng tài
kho n trung gian đ ki m soát nghi p v và luân chuy n d li u gi a các b
ph n th c hi n ho t đ ng kinh t ho c cách đi u ch nh, s a ch a bút toán);
ho c vi c phân tích ho t đ ng kinh t , xây d ng qui trình thu th p và luân
chuy n thông tin gi a các b ph n c ng khác nhau gi a k toán th công hay
ph n m m k toán riêng bi t v i ph n m m ERP. Ngoài ra, m t s nguyên
t c x lý ERP trên ph n m m ERP n
c ngoƠi c ng khác nguyên t c x lý
k toán c a Vi t Nam, ch ng h n nh bút toán đi u ch nh. Do v y, m t s
nhân viên m i là nh ng ng
i đư lƠm vi c lơu n m trong l nh v c k toán, h
đư quen v i cách h ch toán truy n th ng nên khi x lý nghi p v kinh t
trong h th ng SAP Business One B1, h v n t p trung vào tài kho n h n lƠ
vƠo tác đ ng c a nghi p v t i tình hình tài chính và luân chuy n thông tin
theo quy trình. Vì th k toán viên c m th y khó kh n khi ti p c n quan đi m
m i v x lý c a SAP.
-61-
K TăLU NăCH
Ch
NGăII
ng II c a lu n v n đư gi i thi u nh ng nét t ng quát v công ty TNHH Silk
Vi t Nam, v quá trình tri n khai ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công
ty. Bên c nh đó, ch
nh h
ng II c a lu n v n c ng đư phơn tích vƠ đánh giá các n i dung
ng c a h th ng SAP đ n t ch c công tác k toán t i công ty.
Vi c ng d ng thành công h th ng SAP Business One B1 đư t o ra r t nhi u thu n
l i cho doanh nghi p nói chung vƠ b ph n k toán tƠi chính nói riêng nh t ng
n ng su t lao đ ng, giúp gi m b t nh ng sai sót mƠ nhơn viên th
trong cách h ch toán th công; báo cáo đ
xác h n; gi m kh i l
ng m c ph i
c th c hi n v i t c đ nhanh h n, chính
ng công vi c các v n b n gi y t …
Tuy nhiên, bên c nh đó v n còn m t s t n t i vƠ h n ch . Do v y, trong ph n trình
bày ch
ng III, lu n v n s đ a ra m t s gi i pháp, ki n ngh đ hoƠn thi n t ch c
công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam nh m giúp cho b ph n k toán
tài chính c a công ty v n hƠnh vƠ th c hi n t t nh t vai trò nhi m v c a mình.
-62-
CH
NGăIII:ăGI IăPHÁPăHOĨNăTHI NăT ăCH CăCỌNGăTÁCăK ă
TOÁN TRONG I UăKI NăV NăD NGăH ăTH NGăSAPăBUSINESSăONEă
B1 T IăCỌNGăTYăTNHHăSILKăVI TăNAM
3.1.
-
Quanăđi măhoƠnăthi n
T ngăc
ng ti n ích và ch tăl
ng c a phân h k toán tài chính trong
t ng th h th ng SAP Business One B1. Nh chúng ta đư bi t, phân h k
toán là phân h “x
ng s ng” trong toàn b h th ng SAP c a doanh nghi p.
Thông tin do b ph n k toán tài chính cung c p không ch giúp ban lưnh đ o
công ty đ a ra nh ng quy t đ nh chính xác, k p th i mà còn giúp doanh
nghi p c ng c lòng tin cho các nhƠ đ u t , các b n hàng hi n t i vƠ t
ng
lai, nh đó có đi u ki n thi t l p, duy trì và phát tri n các m i quan h kinh
t v i nhi u t ch c, cá nhân khác nhau. M t s bi n pháp nh m nâng cao
ti n ích và ch t l
ng c a phân h k toán tài chính nh : gi i pháp v m t
công ngh , gi i pháp v ch t l
-
ng nhân viên trong phân h …
T o ra s k t n i ch t ch và có tính linh ho t cao gi a phân h k toán
tài chính v i các phân h khác trong h th ng. Có th nói ph n l n d li u
đ u vào c a phân h k toán tài chính là t các phân h khác trong h th ng
b i vì h ch toán k toán là k t qu c a quá trình x lý thông tin. Bên c nh
đó, các phân h khác trong h th ng SAP Busines One B1 ít nhi u gì khi
th c hi n các ch c n ng c a mình đ u s d ng nh ng thông tin do phân h
k toán tài chính cung c p. Do v y, vi c k t n i ch t ch và có tính linh ho t
cao gi a phân h k toán tài chính v i các phân h còn l i không ch giúp
cho b ph n k toán tài chính th c hi n t t ch c n ng c a mình mà còn giúp
cho công vi c c a các phân h còn l i trong h th ng ho t đ ng m t cách
hi u qu vƠ tr n tru h n. T đó giúp cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a
công ty ngày càng t t h n.
-
Nâng cao kh n ngăc nh báo và tính b o m t c a h th ng. Vì SAP tích
h p t t c các phân h trong h th ng và s d ng c s d li u dùng chung
-63-
nên vi c b o m t h th ng là r t quan tr ng. B i vì, khi h th ng b xâm
nh p m t cách b t h p pháp dù là nh nh t c ng có th gây ra nh ng h u qu
to l n, gây xáo tr n ho t đ ng c a công ty, đôi khi lƠ nh h
ng tr c ti p đ n
s t n t i và phát tri n c a doanh nghi p. Bên c nh đó, v i vai trò c a mình,
vi c nâng cao kh n ng c nh báo c a h th ng SAP là m t vi c r t c n thi t,
t đó giúp cho nhơn viên b ph n k toán tài chính nói riêng và nhân viên
toàn công ty nói chung gi m thi u đ
c nh ng sai sót trong công vi c c a
mình.
3.2.
Gi iăphápăhoƠnăthi n
3.2.1.
Gi iăphápăv ăm tăcôngăngh
Nh ng h n ch hi n t i trong t ch c công tác k toán t i công ty khi ng d ng
ph n m m SAP Business One B1 là xu t phát t quá trình phân tích th nghi m h
th ng không th t s hi u qu , do v y đ kh c ph c:
Tr
c tiên là ti n hành xem xét l i n ng l c, hi u bi t c a các thƠnh viên trong đ i
d án v vi c đ a ra các mô t ho t đ ng c a doanh nghi p cùng các yêu c u qu n
lý, yêu c u thông tin và yêu c u ki m soát qu n lý và x lỦ thông tin c ng nh n ng
l c đ h p tác t t v i nhà t v n tri n khai h th ng SAP Business One B1. T đó
có s đi u ch nh l i nhân s c a đ i d án cho phù h p v i yêu c u đ đ m b o vi c
tri n khai ng d ng h th ng đ t k t qu t t.
Bên c nh đó, đ i d án và b ph n IT c n ph i h p v i công ty Vinasystem đ kh c
ph c nh ng h n ch c a h th ng.
-
Gi i pháp v đ n v ti n t : đ t o đi u ki n thu n l i cho nhân viên th c
hi n thì ph n m m nên h tr theo dõi nhi u đ n v ti n t khác nhau, có th
k t xu t báo cáo theo yêu c u v t ng lo i ti n t nh VND, Euro, USD…
-
Gi i pháp v b ng giá: ph n m m nên h tr xây d ng nhi u b ng giá khác
nhau, ho c trong ph n đ n giá s b sung thêm t l gi m giá ho c t ng giá
-64-
so v i giá g c. T đó s làm gi m đi kh i l
ng công vi c c a nhân viên
th c hi n khi nh p đ n giá cho m t khách hàng.
-
Gi i pháp v ch c n ng c nh báo: h th ng c n b sung và hoàn thi n ch c
n ng c nh báo đ gi m thi u nh ng sai sót c a nhân viên trong quá trình
th c hi n.
-
Gi i pháp v ch nh s a tài kho n: ph n m m ph i quy đ nh l i cách ch nh
s a tài kho n. C th là không cho phép b t k ai đ
c ch nh s a tài kho n
khi nó đư có phát sinh tài kho n con. Vi c ch nh s a ph i đ
c b t đ u t tài
kho n chi ti t nh t, và nên phân quy n th c hi n ch c n ng nƠy cho k toán
t ng h p.
-
Gi i pháp v form m u báo cáo:
i v i form m u báo cáo tài chính: theo form chu n c a ch đ k toán hi n hành,
không cho phép ch nh s a.
i v i form m u báo cáo qu n tr : ph n m m nên quy đ nh ch l u tr m t form
m u báo cáo qu n tr chu n đư đ
c th ng nh t gi a các phòng ban trong công ty.
ng th i cho phép l u tr các form báo cáo đư đ
ng
c ch nh s a theo yêu c u c a
i s d ng trong m t vùng d li u khác đ không làm nh h
ng đ n form m u
quy đ nh và có th s d ng l i khi c n.
3.2.2.
Tr
Gi iăphápăv ătínhăb oăm tăc aăh ăth ng
c h t ph i làm cho nhân viên trong công ty nh n th y đ
c t m quan tr ng c a
công tác b o m t trong vi c s d ng h th ng SAP.
Do h th ng SAP Business One B1 s d ng c s d li u dùng chung nên y u t
b o m t đ u tiên mang tính ch t quan tr ng là ki m soát truy c p t bên ngoài. M c
tiêu c a th t c ki m soát nƠy lƠ ng n ng a nh ng ng
i t bên ngoài ti p c n h
th ng máy tính, mƠ trong đó có cƠi đ t ng d ng SAP Business One B1. Có th
-65-
dùng bi n pháp nh c p account truy c p, quy đ nh s l n đ
c phép đ ng nh p sai,
g i c nh báo đ n cho b ph n IT…
Doanh nghi p nên thi t l p k ho ch chi n l
nh cƠi đ t ph n m m di t virus, các ch
c an ninh đ i v i h th ng máy tính
ng trình quét virus đ
phát hi n vƠ ng n ch n các đo n mư đ c, các ch
c cƠi đ t nh m
ng trình gián đi p, các email có
t p tin virus đính kèm nh m b o đ m an toàn m ng, internet, k t n i trong h th ng,
l u tr vƠ sao l u d phòng.
Trách nhi m liên quan c n đ
c th c hi n xuyên su t t nhơn viên đ n qu n lý, t
phòng công ngh thông tin đ n các phòng ban khác. Trách nhi m này c n đ
c
so n th o b ng v n b n có quy đ nh v th i gian sao l u c th , đ nh k (ngày, tu n,
tháng, quỦ…), không gian sao l u vƠ h
3.2.3.
Th
ng d n cách th c sao l u rõ rƠng.
Gi iăphápăv ătínhăki măsoátăc aăh ăth ng
ng xuyên đánh giá ch đ ki m soát h th ng thông tin không nh ng giúp
doanh nghi p n m v ng tr ng thái ho t đ ng c a h th ng thông tin mà còn hi u rõ
h n v h n ch , y u kém trong công tác ki m soát n i b và c nh ng r i ro ti m
tàng đ đ a ra nh ng chính sách phù h p.
Vi c truy c p, phá h y h th ng và d li u có th do nh ng thi u sót trong quá trình
phát tri n, duy trì ho c v n hành h th ng ho c do gian l n đ tìm cách truy c p trái
phép, đánh c p thông tin và s a đ i d li u mƠ không đ l i b ng ch ng hay d u v t
có th nh n th y đ
c.
Vì v y, ki m soát truy c p b t h p pháp và phân quy n truy c p d li u m t cách
khoa h c trong h th ng SAP c a doanh nghi p là m t n i dung r t quan tr ng. N u
s c x y ra có th d n đ n vi c m t ho c h ng d li u làm cho h th ng SAP
ng ng ho t đ ng, nh h
ng nghiêm tr ng t i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a
doanh nghi p.
M t s ho t đ ng ki m soát truy c p nh m nơng cao n ng l c h th ng ki m soát
công ngh thông tin trong doanh nghi p:
-66-
-
Ki m soát thi t b đ u cu i
Vi c ti n hành ki m soát các nguy c b o m t trên các thi t b đ u cu i cùng các
công c x lý s c t c thì có th đáp ng nhu c u b o v liên t c tr
c s t n công
c a các hi m h a ngày càng tân ti n h n nh m vào các thi t b nh đi n tho i, máy
tính b ng hay máy tính xách tay. Nh ng công c này giám sát thi t b đ u cu i, h
th ng m ng vƠ l u tr d li u trong m t c s d li u t p trung. Các công c phân
tích đ
c dùng đ ti p t c tìm ki m nh n di n các ti n trình nghi v n trong c s d
li u đ nh m c i thi n tình tr ng an ninh đ làm ch ch h
ng các cu c t n công ph
bi n.
-
B o v h th ng thông tin kh i s thâm nh p b t h p pháp
Vi c thâm nh p máy tính và các h th ng thông tin b t h p pháp có th làm t n h i
v t ch t cho doanh nghi p và làm cho h th ng SAP không th v n hành theo thi t
k .
h n ch nguy c truy c p b t h p pháp đ phá ho i, s a đ i ho c l y c p
thông tin thì vi c ki m soát truy c p vào h th ng máy tính c a doanh nghi p là r t
c n thi t.
Vi c b o v h th ng d li u c a doanh nghi p kh i s truy c p b t h p pháp là
bi n pháp tích c c ngay t đ u đ ng n ch n s phá ho i b ng nhi u k thu t thâm
nh p vô cùng s c s o và tinh vi. Ngoài vi c h n ch thâm nh p b t h p pháp v m t
v t lỦ đ i v i các thi t b máy tính, c n quan tơm đ h n ch quy n truy c p vào h
th ng d li u và thông tin.
Các bi n pháp c th áp d ng đ ki m soát truy c p h th ng bao g m:
o Phân quy n truy c p và s d ng h th ng: vi c phân quy n đ
c th c
hi n thông qua vi c xác đ nh rõ ràng cá nhân, ch c n ng hay nhi m v
đ
c phép s d ng hay truy c p trong h th ng.
o S d ng các bi n pháp xác th c đi n t : m i cá nhơn đ
c c p m t tên
truy nh p cùng v i m t kh u xác th c. H th ng ch cho phép truy nh p
khi xác th c đ
c ng
i s d ng. Doanh nghi p c n s d ng nhi u bi n
-67-
pháp k thu t đ h n ch gi m o vƠ đánh c p m t kh u, nâng cao an toàn
cho h th ng.
o S d ng m t mã cho các t p tin: ngoài h th ng xác th c truy c p h
th ng thông tin, doanh nghi p còn có th s d ng m t mã cho các t p tin
đ gi i h n s truy c p vào nh ng tài nguyên nh t đ nh.
o Phân quy n rõ rƠng: quy đ nh m t ng
đó trong s các ho t đ ng đ
i có th th c hi n ho t đ ng nào
c phép khi th c hi n truy c p. Công vi c
phân quy n truy c p h th ng trong b ph n k toán tài chính c n đ
c
so n th o b ng v n b n vƠ c n c trên ch c v , v trí c a ph n hành mà
khai báo quy n đ
c xem, thêm, s a, xóa h p lý.
o Giám sát ho t đ ng truy c p vào h th ng: đ m b o an ninh cho h th ng
thông tin doanh nghi p không ch ng n ch n s truy c p trái phép mà còn
ph i theo dõi giám sát t t c các ho t đ ng truy c p vào h th ng. Doanh
nghi p có th s d ng Nh t ký truy c p đ theo dõi, ki m soát th i gian
đ ng nh p, lo i yêu c u truy c p và d li u truy c p.
ơy lƠ c n c đ
truy tìm nh ng truy c p b t h p pháp vào h th ng thông tin doanh
nghi p.
o Ki m soát truy c p thích ng: thay cho vi c ph i khóa d li u m i khi
x y ra s c , b ph n công ngh thông tin c ng c n ph i cung c p s h
tr thích h p cho m t kh i l
th ng công ty.
d ng ph
ng l n các thi t b di đ ng k t n i vào h
đ m b o an toàn cho d li u, các chuyên gia đ xu t s
ng pháp ki m soát truy c p thích ng, m t d ng ki m soát truy
c p d a theo ng c nh c th .
Ph
ng pháp nƠy s tính toán cân b ng m c đ đáng tin c y c a hành vi
truy c p v i các đánh giá r i ro ti m n. Vi c nh n th c đ
c b i c nh
truy c p s quy t đ nh l i cho phép hay không cho phép truy c p đ i v i
đ it
ng có danh tính h p l song hành vi truy c p l i ti m n r i ro vào
-68-
th i đi m đó. T
ng t nh v y, quá trình gi m thi u r i ro tích c c l i
có th cho phép truy c p đ i v i m t hành vi truy c p mƠ tr
c đơy b
c m.
ơy lƠ lo i hình ki n trúc qu n lý truy c p cho phép các công ty c p
b t k đơu truy c p vào h th ng. Nó có th
quy n cho b t k thi t b
thi t l p các m c đ truy c p vào h th ng d li u doanh nghi p khác
nhau tùy thu c vào h s b o m t c a ng
i dùng.
Tóm l i, trong đi u ki n ng d ng h th ng SAP, nh n di n đ
nh h
y ut
c các đ c đi m và
ng t i công tác ki m soát h th ng thông tin đ trên c s đó xơy
d ng các bi n pháp an toàn nh m b o v tài nguyên h th ng thông tin doanh
nghi p kh i nh ng tác đ ng c a môi tr
ng, c a s truy c p trái phép hay nguy c
đánh c p, s a đ i d li u. Quan tơm đ n v n đ ki m soát vƠ đ m b o an toƠn đ i
v i h th ng thông tin s gi m thi u đ
c các thi t h i v v t ch t, đ m b o s ho t
đ ng hi u qu và liên t c c a h th ng thông tin, góp ph n vào s thành công c a
doanh nghi p. Vì n u vi c phân quy n không hi u qu s
nh h
ng đ n toàn b h
th ng ch không riêng gì đ i v i b ph n k toán.
Trong môi tr
nh h
ng ng d ng SAP, m i tác đ ng c a thành viên lên h th ng đ u có
ng đ n nh ng quy trình khác nhau trong m t doanh nghi p. Th nên, vi c
thi t l p các th t c ki m soát là r t c n thi t nh m đ m b o an toàn cho h th ng t
đó cung c p thông tin k p th i, đáng tin c y vƠ đáp ng yêu c u qu n lý c a doanh
nghi p.
3.2.4.
Gi iăphápăv ăquyătrình
Nh đư bi t, m t b ph n không th th c hi n đ
c nhi m v n u b ph n tr
c đó
ch a th c hi n. Th nên, khi m t công vi c không th hoàn thành theo k p ti n đ
có th tìm hi u đ
k p th i.
c nguyên nhân
khâu nào t đó đ a ra các gi i pháp kh c ph c
-69-
Công tác giám sát tính tuân th quy trình ho t đ ng c ng c n đ
c th c hi n đ nh
k , xem xét tính phù h p c a quy trình v i th c t đang di n ra, t đó ti n hành c i
ti n quy trình, c p nh t s a đ i th
ng xuyên đ phù h p tình hình m i c a doanh
nghi p.
Gi iăphápăv ăch tăl
3.2.5.
ngăng
iălƠmăk ătoán
M t trong nh ng gi i pháp đ u ti n v con ng
i đ hoàn thi n t ch c công tác k
toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam là nâng cao ch t l
b ph n.
lƠm đ
ph i đ c và hi u đ
c đi u nƠy, tr
c sách h
ng c a nhân viên trong
c tiên nhân viên trong b ph n k toán tài chính
ng d n s d ng, hi u đ
c các thu t ng trong h
th ng SAP. Do v y, nhân viên trong b ph n k toán tài chính c n b i d
ng thêm
v Anh v n, n m rõ các thu t ng ti ng Anh chuyên ngành k toán đ có th s
d ng ph n m m hi u qu h n.
B ph n IT c a công ty c n t ch c các khóa hu n luy n cho nhơn viên đ h có
m t cách nhìn m i mang tính t ng th v h th ng, có th hi u đ
c cách th c mà
h th ng SAP Business One B1 ho t đ ng nh th nào, d li u đ
c liên k t ra sao,
cách th c khai thác báo cáo trên h th ng…
Bên c nh đó, b ph n k toán tƠi chính c ng c n t ch c các bu i đƠo t o đ giúp
cho nhân viên trong b ph n mình nơng cao trình đ chuyên môn, hi u rõ h n v x
lý tài kho n trên h th ng SAP, phân tích ho t đ ng kinh t , nguyên t c x lý k
toán…
Nhân viên trong b ph n k toán tài chính c ng c n h tr l n nhau trong quá trình
làm vi c t đó có th nơng cao n ng su t lao đ ng c a c phòng.
3.2.6.
Gi iă phápă v ă xơyă d ngă c ă c uă nhơnă s ă c aă b ă ph nă k ă toánă tƠiă
chính
Liên quan đ n xây d ng c c u nhân s k toán trong môi tr
nghi p c n quan tâm trên c hai khía c nh là s l
Doanh nghi p c n quy t đ nh s l
ng và ch t l
ng SAP, doanh
ng.
ng nhân viên trong b ph n và công vi c c th
-70-
đó lƠ gì.
có th xác đ nh s l
ng nhân viên c n thi t, c n c n c vƠo c c u t
ch c c a toàn doanh nghi p, yêu c u v công vi c, yêu c u v qu n lý và ki m soát.
Trong đó, yêu c u v công vi c là m t c n c quan tr ng đ phân chia trách nhi m
gi a các nhân viên. Khi phân chia trách nhi m nên xem xét đ n kh i l
ng công
vi c, m c đ ph c t p c a công vi c, th i gian th c hi n đ ng th i đ m b o công
b ng gi a các nhân viên v i nhau. Công vi c c th c a t ng nhơn viên c ng c n
đ
c so n th o và th hi n qua b ng mô t công vi c. ụ ngh a c a b ng mô t công
vi c không ch giúp ích cho nhân viên hi u rõ công vi c c a mình mà còn ch rõ
m i quan h gi a các b ph n.
Doanh nghi p c ng c n l a ch n nhân viên k toán có đ trình đ chuyên môn, kinh
nghi m, k n ng (lƠm vi c nhóm, s d ng máy tính, phơn tích, đánh giá…), hi u
bi t v quy trình kinh doanh, nh n th c đ
c vai trò c a h th ng SAP Business
One B1 đ i v i công tác k toán vƠ có đ o đ c ngh nghi p. Nh ng tiêu chí này c n
đ
c quy đ nh rõ rƠng vƠ lƠ c n c đ th c hi n trong quá trình tuy n d ng vƠ đƠo
t o nhân viên k toán.
Hi n t i, đ i v i nh ng nhơn viên ch a đáp ng đ
c yêu c u trong công vi c c a
b ph n k toán tài chính, b n thân nhân viên c n c g ng h c h i thêm n a đ ng
th i k toán tr
ng c ng c n có các bi n pháp đ h tr nhân viên c a mình. N u
nhân viên nào v n không th c i thi n đ
c thì k toán tr
ng c n có các quy t đ nh
k p th i nh chuy n công tác ho c sa th i đ tránh làm nh h
ng đ n công vi c
chung, gây trì tr trong h th ng.
3.2.7.
Gi i pháp v t ch căki mătraăk ătoán
Ki m tra k toán nh m đ m b o cho công tác k toán trong doanh nghi p th c hi n
đúng chính sách, ch đ đ
c ban hành, thông tin do k toán cung c p có đ tin c y
cao, vi c t ch c công tác k toán ti t ki m hi u qu . Ki m tra k toán do b ph n
k toán tài chính t th c hi n, ki m tra trong n i b t ch c công tác k toán t i
doanh nghi p. ó lƠ s ki m tra l n nhau gi a các ph n hành và s ki m tra c a c p
trên đ i v i c p d
i. T ch c ki m tra k toán là trách nhi m c a ng
i đ ng đ u
-71-
trong công tác k toán t i doanh nghi p. C n ph i c n c vào yêu c u công tác mà
xác đ nh n i dung, ph m vi, th i đi m vƠ ph
ng pháp ti n hành ki m tra k toán.
N i dung t ch c ki m tra k toán bao g m:
-
Xây d ng qui trình ki m tra:
Ki m tra là m t công vi c không th thi u trong b t c ho t đ ng nào b i n u
không có ki m tra, nhân viên s không c g ng hoàn thành nhi m v . Tuy nhiên,
n u ki m tra quá nhi u s gi m s l
ng th i gian làm vi c c a nhân viên. Vì th ,
khi xây d ng qui trình ki m tra, ban lưnh đ o công ty c n ph i xác đ nh m c đích
c a vi c ki m tra lƠ gì đ t đó đ a ra nh ng n i dung c n đ
c ki m tra và xác
đ nh ph n hành c n ph i ki m tra. T t c nh ng vi c này còn nh m m c đích báo
cho ph n hành đ
-
c ki m tra bi t đ chu n b h s , s p x p th i gian và công vi c.
Báo cáo k t qu :
Sau khi vi c ki m tra k t thúc, ng
i đi ki m tra ph i đ a ra nh ng báo cáo v k t
qu ki m tra, đ ng th i đ ngh bi n pháp x lý nh ng v n đ t n đ ng. Ngoài ra,
k t qu ki m tra còn lƠ c s đ b ph n k toán tài chính nhìn l i nh ng u nh
đi m c a công vi c đư lƠm, giúp b ph n k toán đ a ra nh ng h
c
ng x lý công
vi c t t h n.
3.3.
3.3.1.
3.3.1.1.
M tăs ăki năngh
iăv iăcôngătyăTNHHăSilkăVi tăNam
Banălưnhăđ o công ty
Ban lưnh đ o công ty ph i luôn ghi nh r ng ERP không ph i là công c k di u đ
chuy n hóa t t c , nó không đ m b o cho s thành công c a doanh nghi p.
Ban lưnh đ o ph i lƠ ng
i luôn th u hi u, chia s , t o đi u ki n vƠ đ ng viên. Ph i
có s cam k t và h tr m nh m trong su t quá trình tri n khai và ng d ng ERP.
B i vì vai trò c a ng
i lưnh đ o là r t quan tr ng trong vi c giúp cho doanh nghi p
-72-
duy trì ng d ng thành công ERP, là nhân s ch ch t trong quá trình th c hi n, là
ng
i quy t đ nh tr c ti p m i v n đ c a h th ng, quy t đ nh kh n ng nơng c p
m r ng h th ng. N u ban lưnh đ o không tham gia đ n cùng, không dành th i
gian thích đáng cho vi c này thì s d d n đ n nguy c th t b i trong vi c ng d ng
ERP.
ERP là gi i pháp đòi h i s ph i h p gi a nhi u cá nhân trong doanh nghi p. M t
s quan ni m sai l m cho r ng tri n khai ERP ch x y ra
b ph n công ngh thông
tin hay phòng k toán. Do v y ban lưnh đ o ph i luôn duy trì s ph i h p này tránh
tình tr ng b thi u h t nhân s vì s l
ng thƠnh viên không đ m b o, công vi c quá
t i và th m chí lƠ không đ n ng l c đ gi i quy t nhi u v n đ phát sinh th c t .
3.3.1.2.
Phòng IT
Ch u trách nhi m chính trong vi c xây d ng h th ng ERP, ph i h p v i các phòng
ban vƠ đ i tác bên ngoƠi đ xây d ng và qu n lý h th ng ERP cho công ty.
-
Qu n lý, xây d ng, phát tri n h th ng thông tin c a công ty bao g m: h
th ng h t ng, h th ng ph n m m ng d ng ho t đ ng n đ nh đ m b o h
tr công vi c kinh doanh xuyên su t, hi u qu cao nh t.
-
Qu n lý, phát tri n, ng d ng v h t ng đ m b o n đ nh, an toƠn đ ph c
v cho vi c thông tin liên l c gi a n i b , c ng nh v i bên ngoƠi đ
c
xuyên su t, nhanh chóng.
-
Ch u trách nhi m ph i h p v i các phòng ban vƠ đ i tác đ duy trì h th ng
ERP c a công ty thành công. H tr các phòng ban trong vi c s d ng h
th ng ERP.
-
So n th o, hu n luy n cho ng
i dùng v chính sách, quy đ nh s d ng an
toàn thông tin, b o m t c a công ty, c ng nh k n ng, ki n th c v h th ng
SAP Business One B1.
-
m b o an toàn cho h th ng (b o m t, k ho ch l u tr …).
-73-
3.3.1.3.
Phòngăk ătoán
Trong quá trình s d ng h th ng SAP Business One B1, b ph n k toán nên đ a
ra nh ng đánh giá, đ xu t c a mình v phân h k toán đ h th ng ngày càng hoàn
thi n h n. Bên c nh đó, k toán c ng c n tham gia xây d ng m c tiêu và k ho ch
phát tri n h th ng thông tin c a công ty.
Trong đi u ki n ng d ng ERP, nh ng gi i h n v không gian, quy mô, kh i l
nghi p v phát sinh nhi u… đ
c ng c n đ
ng
c kh c ph c d n d n nên vi c c i t b máy k toán
c chú ý.
Không ng ng b i d
ng nh m nâng cao ki n th c v ph n m m và cách th c s
d ng ph n m m SAP Business One B1 cho m i thành viên trong b ph n k toán
tài chính.
K toán tr
ng nên lƠ ng
i phân quy n truy c p h th ng cho nhân viên trong b
ph n c a mình.
3.3.2.
iăv iăcôngătyăVinasystem
Nhà cung c p có vai trò c c k quan tr ng trong vi c ng d ng thành công h th ng
SAP Business One B1 t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. Do v y, đ phát huy vai
trò c a mình, Vinasystem c n c nh ng nhân viên có ki n th c nghi p v l n công
ngh gi i, nh ng ng
i n m ki n th c v ng h n khách hàng c v nghi p v l n
công ngh đ ph i h p v i doanh nghi p trong vi c duy trì s thành công c a h
th ng SAP.
Công ty Vinasystem c n đáp ng k p th i nh ng yêu c u t khách hàng s d ng.
Duy trì s h tr lâu dài v tính c p nh t c a ph n m m đ i v i các quy đ nh m i,
tính linh ho t đ i v i nhu c u thông tin m i và tính ki m soát đ i v i quy trình
nghi p v .
-74-
K T LU NăCH
NGăIII
Vi c ng d ng thành công h th ng SAP Business One B1 đư t o ra nh ng thay đ i
l n trong t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam so v i t ch c
công tác k toán truy n th ng c a Vi t Nam. Nó tr thƠnh ph
ng ti n h u ích
trong ho t đ ng c a doanh nghi p, giúp doanh nghi p nơng cao n ng l c, c i ti n
hi u qu ho t đ ng, gi m thi u các sai sót và hoàn thành m c tiêu c a t ch c.
Hi n nay môi tr
ng ho t đ ng kinh doanh ngày càng ph c t p, s canh tranh gi a
các doanh nghi p ngày càng l n… vì v y, c n ph i hoàn thi n h n h th ng SAP
Business One B1 đ công ty ho t đ ng t t h n, gi m thi u r i ro trong t
Ch
ng lai.
ng III đư trình bƠy m t s quan đi m, gi i pháp và ki n ngh nh m hoàn thi n
t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH
Silk Vi t Nam. Theo đó, lu n v n đư đ a ra m t s quan đi m và gi i pháp v form
m u báo cáo, v nơng cao trình đ c a nhân viên b ph n k toán tài chính, v tính
b o m t và ki m soát h th ng… nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán t i
doanh nghi p. Bên c nh đó lƠ m t s ki n ngh đ i v i doanh nghi p và nhà cung
c p đ h th ng ho t đ ng t t h n.
Nh ng t n t i trong phân h k toán tài chính c a h th ng SAP Business One B1
hi n nay tuy ch a nh h
ng l n đ n k t qu ho t đ ng c a công ty, tuy nhiên, vi c
đ a ra nh ng gi i pháp trên là c n thi t cho s phát tri n c a công ty trong t
lai.
ng
-75-
K TăLU N
Vi t Nam t i th i đi m này, các v n đ liên quan t i ERP ch y u đ
t ng k t d
i d ng các bài báo c a các chuyên gia ERP hay ng
c vi t và
i qu n lý doanh
nghi p s d ng ERP v kinh nghi m tri n khai ho c các h i th o v v n đ ERP t i
Vi t Nam ch ch a có nhi u nghiên c u th c nghi m v các đ c đi m ng d ng
ERP t i m t doanh nghi p c th .
K t qu nghiên c u c a lu n v n v tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán
t i công ty TNHH Silk Vi t Nam là m t đóng góp không ch v v n đ lý lu n cho
vi c xây d ng mô hình nghiên c u tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán
mà còn là m t tham kh o có giá tr cho doanh nghi p đ
c kh o sát.
Lu n v n đư h th ng hóa m t cách rõ nét v khái ni m, quá trình hình thành, đ c
đi m, phân lo i, l i ích và h n ch c a công c này; t ng quan v t ch c công tác
k toán t i doanh nghi p. i u nƠy có Ủ ngh a h t s c quan tr ng đ i v i toàn doanh
nghi p nói chung và b n thân nh ng ng
i làm công tác k toán nói riêng.
Trên c s n n t ng lý thuy t, lu n v n đư ti n hành thu th p d li u và kh o sát
th c t v tình hình ng d ng h th ng SAP Business One B1 c ng nh s tác đ ng
c a nó đ n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. K t qu cho
th y, ERP là m t gi i pháp tích h p các ng d ng công ngh thông tin nh m giúp
cho toàn th các b ph n nói chung và b ph n k toán tài chính nói riêng ho t đ ng
m t cách hi u qu , nơng cao n ng su t lao đ ng, gi m thi u nh ng sai sót, cung c p
thông tin m t cách chính xác, k p th i cho vi c qu n lỦ đi u hành doanh nghi p; là
m t công c hi u qu giúp cho doanh nghi p nơng cao n ng l c c nh tranh trong xu
th h i nh p qu c t .
NgoƠi ra, đ t ng c
ng s tác đ ng tích c c c a h th ng SAP Business One B1
đ i v i t ch c công tác k toán t i doanh nghi p, c n ph i th c hi n m t s gi i
pháp và ki n ngh nh nơng cao ch t l
phân h k toán tƠi chính….
ng con ng
i, c i ti n m t s công c trong
-76-
M c dù đư có nhi u c g ng nh ng lu n v n không th tránh kh i nh ng thi u sót
do đi u ki n khó kh n trong vi c ti p c n v i doanh nghi p và gi i h n v th i gian.
Ngoài ra, thông tin thu th p đ
c có th có nh ng sai sót khách quan liên quan đ n
s nhi t tình, trình đ , th i gian đ u t c a ng
iđ
c kh o sát.
TÀI LI U THAM KH O
Ti ng Vi t:
1. B môn h th ng thông tin k toán, 2012. T ch c công tác k toán doanh
nghi p. Nhà xu t b n Ph
ng ông.
2. Nguy n Bích Liên, 2012. Xác đ nh và ki m soát các nhân t
l
ng thông tin k toán trong môi tr
nh h
ng ch t
ng ng d ng h th ng ho ch đ nh
ngu n l c doanh nghi p (ERP) t i các doanh nghi p Vi t Nam, Lu n án ti n
s kinh t . Tr
ng đ i h c Kinh t TP.HCM.
3. Thông tin n i b doanh nghi p.
4. Tr n Thanh Thúy, 2011. Tình hình ng d ng ERP và s tác đ ng c a ERP
đ n t ch c h th ng thông tin k toán t i các doanh nghi p Vi t Nam, Lu n
v n th c s . Tr
ng đ i h c Kinh t TP.HCM.
Ti ng Anh:
1. Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis. Accounting Benefits and
Satisfaction in an ERP Environment. International Journal of Accounting
Information Systems, Volume 14, Issue 3, trang 209-234, tháng 9 n m 2013.
2. Charalambos Spathis và Sylvia Constantinides. Enterprise resource planning
systems’s impact on accounting processes. Business Process Management
Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 ậ 247, n m 2005.
3. Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. The impacts of
Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice – The
Australian experience. Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18,
tháng 11 n m 2000.
Website:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
http://gscom.vn
http://www.ictroi.com
http://www.itgvietnam.com
http://www.lean6sigma.vn
http://www.Silkvietnam.net
http://www.thinknext.vn
http://www.vinasystem.com
https://erpvietnam.wordpress.com
[...]... ERP vƠ tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam - Ch ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam -1- CH NGăI:ăM TăS ăV Nă ăCHUNGăV ERP VĨăT ăCH CăCÔNG TÁCăK TOÁN TRONG DOANH NGHI P T ngăquanălỦăthuy tă(c ăs ălỦălu n)ăv ERP 1.1 1.1.1 nhăngh a Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v ERP, tùy theo quan đi... c tr ng t ch c công tác k toán t i công ty đó? Còn nh ng h n ch gì c a h th ng c n ph i kh c ph c? 3 M cătiêuănghiênăc u ánh giá th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h - th ng SAP Business One B1 t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam xu t các gi i pháp nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong đi u - ki n ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam 4 iăt ngăvƠăph... ph n m m ERP theo yêu c u riêng c a công ty - Ph n m m đ t hàng do m t công ty trong n ơy lƠ lo i ph n m m ERP đ c vi t c m t công ty ph n m m trong n c thi t k theo đ n đ t hàng nh m đáp ng m t s yêu c u c th c a công ty khách hàng - Ph n m m k toán/ ERP thi t k s n do các công ty trong n Nhóm này bao g m các ph n m m k toán đ n c phát tri n vƠ đư đ c phát tri n c thi t k s n do các công ty trong c... ty TNHH SILK Vi t Nam Th hai, k t qu nghiên c u c a lu n v n s là m t tham kh o h u ích giúp cho ban lưnh đ o công ty hoàn thi n t ch c công tác k toán trong môi tr ng ng d ng ERP t đó giúp cho b ph n k toán tài chính ho t đ ng hi u qu h n 7 K tăc uăc aăđ ătƠi tài g m 3 ch - Ch ng nh sau: ng 1: M t s v n đ chung v ERP và t ch c công tác k toán trong Doanh nghi p - Ch ng 2: Tình hình ng d ng ERP vƠ tác. .. gi i coi ERP là chìa khóa cho thành công c a doanh nghi p ERP c ng đ c gi ng d y nh m t môn h c t i các tr đ u v qu n tr doanh nghi p Các công ty l n c a n ng đ i h c hàng c ta nh Petrolimex, Vinamilk, FPT… đ u đư ng d ng thành công h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình Trên th gi i có nhi u nghiên c u v th c tr ng t ch c công tác k toán trong môi tr ng ng d ng ERP, tuy nhiên Vi t Nam các... v i ng i s d ng Vi t Nam, ERP th công ty l n (s d ng ph n m m n ng đ c ng d ng thành công các c ngoài), các công ty v a s d ng ph n m m trong n c còn các công ty nh ch a có s hi u bi t ho c quan tơm đ n công c này Vi c ng d ng ERP là c n thi t cho s phát tri n c a m t doanh nghi p, là xu h ng c a th i đ i Nh v y v i m t công ty c th đư ng d ng thành công h th ng ERP thì h th ng ERP đư nh h ng nh th... n m 2013 Tác gi : Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration, Thessaloniki, Greece) N i dung: Trong h n m t th p k qua, nhi u công ty trên th gi i đư b t đ u áp d ng h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình Nghiên c u nƠy đư tìm hi u tác đ ng c a h th ng ERP đ n thông tin và công tác k toán thông... d ng - Công tác k toán chính xác h n Phân h k toán c a ph n m m ERP giúp các công ty gi m b t nh ng sai sót mà nhơn viên th ng m c ph i trong cách h ch toán th công Ph n m m k toán c ng giúp các nhân viên ki m toán n i b và các cán b qu n lý cao c p ki m tra tính chính xác c a các tài kho n H n n a, m t ph n m m k toán đ c thi t k t t s h tr cho vi c ng d ng các quy trình k toán và các bi n pháp ki... iăt ngăvƠăph măviănghiênăc u - it ng nghiên c u c a đ tài là t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 đ - Ph m vi nghiên c u c a đ tài là Công ty TNHH Silk Vi t Nam 5 Ph Ph đ c áp d ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ng pháp nghiênăc u ng pháp đ nh tính, c th là kh o sát, phân tích, t ng h p vƠ so sánh đ i chi u c s d ng trong su t quá trình nghiên c u c a lu n v n Ngu n tài li u cho vi... k toán/ ERP n Bao g m các ph n m m ERP đ c ngoài c p cao c bán trên th gi i vƠ đ c thi t k dành cho các công ty đa qu c gia có nhi u đ a đi m ho t đ ng, nhi u chi nhánh và nhi u ng is d ng cùng lúc Ví d bao g m: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft 1.2 N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p T ch c công tác k toán trong doanh nghi p là vi c xác đ nh nh ng công vi c, nh ng n i dung mà k toán ... NG ERP VĨăTÁCă NGăC A ERP NăT ăCH CăCỌNGăTÁCăK ăTOÁNăT IăCỌNG TY TNHH SILK VI Tă NAM 2.1 Gi iăthi uăv công ty TNHH Silk Vi t Nam 2.1.1 L chăs ăhìnhăthƠnh công ty TNHH Silk Vi t Nam Công ty TNHH. .. đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam - Ch ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam -1- CH... lý c a công ty TNHH Silk Vi t Nam 25 2.1.3 C c u t ch c b máy qu n lý t i công ty TNHH Silk Vi t Nam 29 2.1.4 Tình hình t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam