K TOÁN TRONG DOANH NGH IP
1.2. Ni dung tch c công tá ck toán trong doanh ngh ip
T ch c công tác k toán trong doanh nghi p là vi c xác đnh nh ng công vi c, nh ng n i dung mà k toán ph i th c hi n hay ph i tham m u cho các b ph n phòng ban khác th c hi n, nh m hình thành m t h th ng k toán đáp ng đ c các yêu c u c a doanh nghi p.
(Sách: T ch c công tác k toán doanh nghi p ậ Nhà xu t b n Ph ng ông)
1.2.1. T ch c thôngătinăđ u vào 1.2.1.1. T ăch căthuăth păd ăli u
Các doanh nghi p trong quá trình ho t đ ng ph i thu th p các d li u đ u vào ph c v cho quá trình x lý k toán, tuy nhiên d li u đ u vào các doanh nghi p thì tùy
thu c vào nhu c u thông tin, yêu c u qu n lý và đ c đi m c a m i doanh nghi p. Do đó đi u đ u tiên tr c khi th c hi n vi c thu th p d li u đ u vào là ph i xác
đnh yêu c u thông tin.
xác đnh yêu c u thông tin, khi ti n hành t ch c công tác k toán c n xác đ nh các đ i t ng s d ng thông tin k toán trong và ngoài doanh nghi p. i v i các
đ i t ng s d ng thông tin k toán bên ngoài doanh nghi p, thông tin c n cung c p là thông tin tài chính theo lu t đnh. i v i các đ i t ng s d ng thông tin trong doanh nghi p, c n phân c p qu n lý. M i c p qu n lý c n xác đ nh các ho t đ ng, các quy t đnh mà c p qu n lý c n đ a ra, c n th c hi n; và t đó xác đnh thông tin k toán c n cung c p đ ph c v cho vi c ra quy t đ nh đó.
có th cung c p các thông tin h u ích thì ph i có quá trình t ch c và thu th p d li u đ u vào t t. Vì v y ph i có ph ng pháp h u hi u đ có th t ch c thu th p d li u trên c s các yêu c u thông tin, yêu c u qu n lý đư phân tích.
Có ba nhóm n i dung c n ph i t ch c thu th p d li u cho các ho t đ ng phát sinh trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. ó là xác đnh và t ch c thu th p d li u cho các đ i t ng qu n lý chi ti t, xác đnh và t ch c thu th p d li u cho các đ i t ng k toán, t đó t ch c thu th p d li u cho các ho t đ ng c n thi t trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p.
1.2.1.2. T ch c d li u cho các đ it ng k toán
cung c p thông tin trung th c, chính xác, k p th i, k toán ph i thu th p đ y đ
các d li u c a ho t đ ng. Các ho t đ ng n u xét v khía c nh x lý cung c p thông tin k toán thì k toán ph i thu th p d li u và ph n ánh các đ i t ng k toán. C n
c đ xây d ng danh m c đ i t ng k toán là yêu c u thông tin đưđ c xây d ng,
đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
Vi c xác đ nh đ i t ng k toán là c s đ xây d ng h th ng ch ng t , h th ng tài kho n k toán c ng nh v n d ng các ph ng pháp k toán thích h p trong quá trình v n hành h th ng k toán sau này. i t ng k toán đ c xác đnh d a trên
c s các yêu c u thông tin mà k toán ph i cung c p và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. Ví d : đ có đ c thông tin đánh giá tình hình và kh n ng thanh toán c a doanh nghi p, c n ph i theo dõi, ghi chép và cung c p thông tin v công n ph i thu. Nh v y, n ph i thu là đ i t ng k toán. Phân c p th p h n, n ph i thu bao g m ph i thu c a khách hàng, ph i thu c a nhà cung c p, ph i thu c a nhà n c, ph i thu c a nhân viên, ph i thu khác… Tùy theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. Do đó, khi phân tích các đ i t ng k toán, c n xác đnh các đ i t ng qu n lý chi ti t có liên quan. i t ng qu n lý chi ti t là các đ i t ng h th ng tác nghi p ph i theo dõi, m c h ch toán nghi p v .
i v i h th ng k toán, m t đ i t ng k toán có th đ c theo dõi theo m t hay nhi u đ i t ng qu n lý chi ti t, hay c ng có th không c n theo dõi chi ti t ậ tùy theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. ng th i m t đ i t ng qu n lý chi ti t có th đ c dùng chung cho nhi u đ i t ng k toán. tránh tình tr ng m t đ i
t ng k toán theo dõi nhi u đ i t ng qu n lý chi ti t, c n phân c p đ i t ng qu n lý k toán đ n c p th p nh t.
1.2.1.3. T ch c d li u cho các đ it ng qu n lý chi ti t
i t ng qu n lý chi ti t có liên quan đ n nhi u lo i ho t đ ng, thông th ng là các ho t đ ng trong cùng chu trình. Các đ i t ng chi ti t này c ng c n đ c mô t b i nhi u n i dung chi ti t theo yêu c u qu n lý và yêu c u thông tin. Do đó c n ph i theo dõi riêng các đ i t ng này, tách bi t v i các ho t đ ng đ ph n ánh cho nhi u lo i ho t đ ng và đáp ng yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin đ t ra.
Các b c (quy trình) c n ph i th c hi n đ t ch c thu th p d li u cho các đ i
t ng chi ti t:
- Phân lo i các ho t đ ng theo t ng chu trình kinh doanh.
- i v i m i ho t đ ng, c n c vào yêu c u thông tin, yêu c u qu n lỦ đ xác
- T ng h p các ho t đ ng trong m i chu trình đ xác đ nh các đ i t ng theo dõi chi ti t cho t ng chu trình.
- Thi t l p danh m c các đ i t ng c n theo dõi chi ti t cho doanh nghi p.
Sau khi xác đ nh các đ i t ng c n theo dõi, chúng ta s xác đ nh các n i dung chi ti t c n thu th p cho các đ i t ng đó. Các n i dung c n thu th p bao g m: mư đ i
t ng, tên đ i t ng, các n i dung mô t khác cho đ i t ng và các n i dung c n thu th p do yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin đ t ra.
- Mư hóa các đ i t ng chi ti t: m t mã s c a m t đ i t ng qu n lý chi ti t
đ c xem là m t cách th c bi u di n ng n g n theo quy c v nh ng thu c tính và các cách th c qu n lý c a đ i t ng đ c mã hóa.
- Xác đ nh cách th c mư hóa: xác đ nh các đ i t ng qu n lý chi ti t c n mã
hóa, xác đnh các n i dung qu n lý c n thu th p cho đ i t ng mã hóa, xác
đnh n i dung th hi n trên b mã, l a ch n ph ng pháp mư hóa phù h p, xem xét tính lâu dài, n đ nh c a b mư tr c khi thi t l p chính th c.
1.2.1.4. T ăch căd ăli uăchoăcácăho tăđ ng
Trong quá trình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p s có r t nhi u ho t đ ng kinh t phát sinh. M t ho t đ ng kinh t phát sinh s đ c mô t b i tên g i, n i dung và tính ch t. Nh v y khi thu th p các n i dung d li u cho t ng ho t
đ ng chính lƠ xác đnh ho t đ ng gì th c hi n, tên g i ho t đ ng, ho t đ ng đó liên quan đ n ngu n l c, đ i t ng nào? Th i gian vƠ đ a đi m x y ra ho t đ ng?... Và
đ thu th p đ y đ và chính xác nh t các n i dung d li u c a t ng ho t đ ng, thì ph i t ch c các ch ng t minh h a cho t ng ho t đ ng kinh t khác nhau.
1.2.2. T ăch căh ăth ngăphơnălo i, x ălỦăthôngătin
Sau khi t ch c h th ng thông tin đ u vào, công vi c ti p theo c n ph i th c hi n là x lý d li u. Vi c t ch c phân lo i, x lý thông tin bao g m các n i dung sau:
1.2.2.1. Xơyăd ngăh ăth ngăch ngăt
H th ng ch ng t trong doanh nghi p bao g m:
- N u phân lo i ch ng t theo v t mang thông tin: ch ng t bao g m ch ng t b ng gi y và ch ng t đi n t .
- N u phân lo i ch ng t theo n i dung kinh t : ch ng t bao g m ch ng t
lao đ ng ti n l ng, ch ng t hàng t n kho, ch ng t bán hàng, ch ng t ti n và ch ng t tài s n c đnh.
- N u phân lo i ch ng t theo tính ch t pháp lý: ch ng t bao g m ch ng t b t bu c và ch ng t có tính ch t h ng d n.
- N u phân lo i ch ng t có công d ng: ch ng t bao g m ch ng t g c và ch ng t ghi s .
- Ngoài ra, h th ng ch ng t trong doanh nghi p c ng có th đ c chia thành hai nhóm là ch ng t m nh l nh và ch ng t ch p hành.
C s đ xây d ng h th ng ch ng t lƠ các v n b n pháp lý v ch ng t , đ c đi m v n đ ng c a các đ i t ng k toán, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
Có nhi u cách ti p c n đ xây d ng h th ng ch ng t cho doanh nghi p, nh ng
cách ti p c n ph bi n hi n nay là ti p c n theo chu trình kinh doanh. Trong m i chu trình kinh doanh, vi c phân tích các ho t đ ng đ c th c hi n, các b ph n có liên quan vƠ các đ i t ng có tham gia vào quá trình ho t đ ng đó, s giúp xác đ nh các ch ng t c n đ c l p và xây d ng danh m c ch ng t k toán.
Khi toàn b h th ng ch ng t trong doanh nghi p đư đ c xác đ nh rõ ràng, chúng ta c n ban hành các chính sách v b o qu n, l u tr và tiêu h y ch ng t .
1.2.2.2. T ăch căv năd ngăh ăth ngătƠiăkho năk ătoán
H th ng tài kho n k toán đ c xem lƠ “x ng s ng” c a h th ng k toán, đ m b o cho vi c x lý s li u và cung c p thông tin h u ích cho ng i s d ng. Do v y
h th ng tài kho n k toán c n đ c xây d ng phù h p v i đ i t ng k toán vƠ đ i
t ng qu n lý chi ti t, c ng nh phù h p v i yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
C n c đ xây d ng h th ng tài kho n:
- H th ng tài kho n k toán theo quy đnh c a ch đ k toán. - c đi m ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p.
- Yêu c u qu n lý c a doanh nghi p.
- i t ng k toán vƠ đ i t ng qu n lý chi ti t.
V cách th c th c hi n, khi xây d ng h th ng tài kho n k toán, các công vi c c n ti n hƠnh nh sau:
- C n c vào danh m c đ i t ng k toán và h th ng tài kho n k toán th ng nh t theo quy đnh c a Ch đ k toán, xác đnh các tài kho n k toán c p 1, c p 2, c p 3 c n đ c s d ng, lo i b các tài kho n không c n thi t hay không phù h p đ c đi m ho t đ ng c a doanh nghi p.
- T ng ng v i t ng tài kho n k toán đ c s d ng xác đ nh các n i dung qu n lý c a nó.
i v i các tài kho n k toán không có yêu c u qu n lý chi ti t: s d ng tài kho n k toán theo đúng quy đnh c a ch đ k toán v tài kho n k toán.
i v i các tài kho n k toán có yêu c u qu n lý chi ti t:
- Li t kê các yêu c u qu n lý chi ti t c a t ng tài kho n k toán theo m i quan h c a chúng.
- C n c vào yêu c u qu n lý c a t ng tài kho n k toán, xác đ nh yêu c u qu n lý nào s đ c theo dõi chi ti t t c tr thƠnh đ i t ng theo dõi chi ti t cho tài kho n k toán, yêu c u qu n lý nào tr thƠnh đ i t ng qu n lý chi ti t c a tài kho n k toán đó, vƠ yêu c u qu n lý nào có th đ c theo dõi
gián ti p thông qua b mư đ i t ng chi ti t, hay thông qua t ng ch ng t c th c a nghi p v liên quan đ n tài kho n k toán.
- Mã hóa tài kho n k toán.
1.2.2.3. T ăch căv năd ngăcácăhìnhăth căk ătoán
Tùy theo đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý, doanh nghi p đ c t xây d ng hình th c ghi s k toán cho riêng mình trên c s đ m b o thông tin v các giao d ch ph i đ c ph n ánh đ y đ , k p th i, d ki m tra, ki m soát vƠ đ i chi u.
Tr ng h p không t xây d ng hình th c ghi s k toán cho riêng mình, doanh nghi p có th áp d ng các hình th c s k toán sau:
- Hình th c k toán Nh t ký chung
- Hình th c k toán Nh t ký ậ S cái - Hình th c k toán Ch ng t ghi s
- Hình th c k toán Nh t ký ậ Ch ng t
l p Báo cáo tài chính n u phù h p v i đ c đi m qu n lý và ho t đ ng kinh doanh c a mình.
1.2.2.4. Cácăchínhăsáchăk ătoánăkhác
Các chính sách k toán khác giúp doanh nghi p c th hóa vƠ đ a ra các yêu c u chi ti t h n cho quá trình x lý d li u. Các chính sách này có th b nh h ng b i yêu c u qu n lý c a doanh nghi p hay các chính sách kinh doanh, các yêu c u t các b ph n phòng ban khác trong doanh nghi p. M t s chính sách khác v :
- Ph ng pháp kê khai hƠng t n kho. - Ph ng pháp tính giá hƠng t n kho. - Ph ng pháp tính giá tƠi s n c đnh. - Ph ng pháp h ch toán ngo i t .
- Các chính sách tín d ng.
- Chính sách v h p nh t báo cáo tài chính.
1.2.3. T ăch căthôngătinăđ uăra
Báo cáo lƠ ph ng pháp đ c k toán s d ng đ trình bày các n i dung thông tin
đ c cung c p t h th ng thông tin k toán. đáp ng yêu c u khác nhau c a đ i
t ng s d ng thông tin k toán thu c bên trong và bên ngoài doanh nghi p, báo cáo k toán đ c chia thành hai h th ng: H th ng báo cáo tài chính và h th ng báo cáo qu n lý.
H th ng báo cáo tài chính bao g m:
- B ng cơn đ i k toán.
- Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh. - Báo cáo l u chuy n ti n t .
- Thuy t minh báo cáo tài chính.
H th ng báo cáo qu n lý (báo cáo n i b ): báo cáo qu n lỦ đ c l p theo nhu c u thông tin cung c p c a các nhà qu n tr bên trong doanh nghi p đ ra các quy t đ nh kinh doanh. Các báo cáo này không d a trên các nguyên t c, chu n m c hay ch đ
k toán nh h th ng báo cáo tài chính mà tùy thu c vƠo quy mô, đ c đi m kinh