Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản xuất thép việt mỹ (tt)

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHAN THANH HẢO HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.03.01 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Đà Nẵng - Năm 2017 Công trình hoàn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Người hướng dẫn khoa học: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 1: PGS TS Đường Nguyễn Hưng Phản biện 2: PGS TS Nguyễn THỊ Hồng Nga Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 26 tháng năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng; - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ xử lý liệu nhằm tạo thông tin cho người định Trong năm gần đây, việc phát huy đầy đủ vai trò chức HTTTKT điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo thông tin kế toán hữu ích doanh nghiệp đặt lên hàng đầu Ngày nay, phần mềm quản lý tổng thể tổ chức ERP nhìn nhận đắn tầm quan trọng hiệu thực tiễn đem lại Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải, giúp cho công ty quản lý hoạt động chủ chốt Để đảm bảo hoạt động diễn cách nhịp nhàng, đồng nhằm đạt hiệu cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động chức năng, phận, cá nhân tham gia chu trình Do cần thiết phải tổ chức trao đổi liệu, thông tin cách khoa học phận để công việc tiến hành xuyên suốt qua công đoạn, sở để xác định trách nhiệm cụ thể phận việc phối hợp thực nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót Đó tính phần mềm ERP kết hợp tất phận phần mềm tích hợp nhất, sử dụng sở liệu để phận khác dễ dàng chia sẻ thông tin phối hợp công việc với Với tư quản lý mới, phần mềm ERP xem giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực xu cạnh tranh gay gắt Không nằm xu đó, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ chuyển đổi từ phần mềm kế toán Effect sang hệ thống SAP ERP Với yêu cầu quản trị cao Ban lãnh đạo công ty, cần có phần mềm có khả quản lý kết nối nghiệp vụ, phận doanh nghiệp Giải pháp ERP ưu tiên số để giải toán cho ban lãnh đạo công ty Sau năm nghiên cứu, triển khai đào tạo, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ bắt đầu thức vận hành hệ thống SAP ERP vào 01/01/2017 Để phần mềm ERP phát huy đầy đủ tính ưu việt nó, doanh nghiệp cần tái cấu trúc tổ chức thay đổi quy trình hoạt động phận ERP phần mềm tích hợp nhiều phân hệ, chủ chốt phân hệ kế toán giữ vai trò quan trọng Do việc ứng dụng ERP ảnh hưởng đến tất phận đơn vị, HTTTKT cần có thay đổi, hoàn thiện để thích hợp với quy trình chuẩn hệ thống Trong thời gian qua, công ty bước có thay đổi để phù hợp với việc ứng dụng ERP, bước đầu đem lại hiệu cho toàn doanh nghiệp Tuy nhiên, sử dụng phần mềm ERP nên tổ chức thông tin nói chung và tổ chức thông tin kế toán nói riêng tồn nhiều bất cập, vướng mắc giai đoạn Vì vậy, việc tổ chức thông tin kế toán đơn vị cần phải hoàn thiện để hệ thống ERP mang lại hiệu tối đa cho hoạt động doanh nghiệp Đó điều mà tác giả mong muốn hoạt động thực tiễn công tác kế toán điều kiện ứng dụng hệ thống ERP Công ty Cổ Phần Sản Suất Thép Việt Mỹ Với ý nghĩa khoa học thực tiễn tác giả nghiên cứu chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Công ty Cổ Phần Sản Suất Thép Việt Mỹ” để thực luận văn thạc sĩ Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài: – Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán điều kiện ứng dụng hệ thống SAP ERP Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ – Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán Công ty Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu – Đối tƣợng nghiên cứu: tổ chức thông tin kế toán điều kiện ứng dụng hệ thống ERP – Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ với liệu nghiên cứu quý I năm 2017 Phƣơng pháp nghiên cứu – Khảo sát tài liệu, nghiên cứu lý luận HTTTKT ERP – Quan sát, vấn trực tiếp thực trạng HTTTKT Công ty ứng dụng hệ thống ERP Từ đó, thông tin thu thập tổng hợp, phân tích, đánh giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện HTTTKT công ty Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn có kết cấu gồm chương: Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Chương 2: Tổ chức thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Chương 3: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng hệ thống ERP Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Tổng quan tài liệu nghiên cứu Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) nghiên cứu đề tài “Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu hệ thống thông tin kế toán” phân tích rõ cần thiết việc tiếp cận HTTTKT theo chu trình Nhằm tăng cường chức phối hợp, trao đổi liệu thông tin phần hành kế toán kế toán với phận khác doanh nghiệp, việc ứng dụng ERP đòi hỏi HTTTKT phải tiếp cận theo chu tr nh Tổ chức thông tin kế toán tổ chức theo bốn chu tr nh gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi chu trình tài Trong chu trình cần xác định rõ đối tượng sử dụng thông tin kế toán sở xác định rõ loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho phận chức chu tr nh để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo phân quyền truy cập để khai thác liệu, thông tin cách nhanh chóng xác Thực khảo sát với phương pháp nghiên cứu định lượng với 204 phản hồi, có 19 doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công, nghiên cứu tác giả Trần Thanh Thúy (2011) làm rõ tác động ERP đến tổ chức thông tin kế toán doanh nghiệp Việt Nam số liệu cụ thể Quy trình làm việc ảnh hưởng đến HTTTKT điều kiện ứng dụng ERP với mức độ cao cao (chiếm đến 95%) Do đặc điểm liên kết ERP nên việc phân quyền truy cập hệ thống đánh giá cao (chiếm 42%), phân chia trách nhiệm (chiếm 26% mức cao) tính kiểm soát HTTTKT chiếm 95% mức cao cao Thông qua khảo sát, tác giả nhận định phân hệ kế toán tài phân hệ thiếu ERP có tác động mạnh mẽ ERP đến HTTTKT Tuy nhiên, nghiên cứu hạn chế với cỡ mẫu nhỏ, chưa đại diện cho tất doanh nghiệp triển khai ERP Việt Nam Năm 2012, luận văn tiến sĩ tác giả Nguyễn Bích Liên chọn mô h nh “hệ thống hoạt động” để xây dựng mô h nh nghiên cứu quan hệ ba vấn đề chất lượng sản phẩm thông tin, hệ thống thong tin người sử dụng thông tin Qua điều tra tác giả, bao gồm 13 nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán môi trường ERP doanh nghiệp Việt Nam, điển h nh Tầm nh n, cam kết hỗ trợ Ban lãnh đạo; chất lượng liệu, quy tr nh xử lý chất lượng phần mềm ERP;…kết nghiên cứu có ý nghĩa lớn giúp doanh nghiệp sử dụng ERP lập kế hoạch thực hoạt động theo kế hoạch giám sát việc thực hoạt động liên quan vấn đề triển khai, sử dụng ERP nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng thông tin kế toán môi trường ERP Qua nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng hệ thống ERP tác động lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện HTTTKT Với tầm nh n vậy, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ bắt đầu ứng dụng hệ thống ERP chắn cần hoàn thiện tổ chức HTTTKT công ty CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp lưu trữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích định HTTTKT toán thực hai chức bản: thông tin kiểm soát h nh thành vận động tài sản nhằm bảo vệ, khai thác sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức HTTTKT phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, nhằm thu thập, xử lý cung cấp thông tin t nh h nh huy động sử dụng vốn doanh nghiệp kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp kỳ định Như hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có mục tiêu, đầu vào, quy tr nh xử lý liệu đầu 1.1.2 Mối quan hệ HTTTKT với hệ thống thông tin khác doanh nghiệp Các hệ thống thông tin chức cung cấp liệu đầu vào cho HTTTKT từ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại phận để thực chức m nh Các hệ thống thông tin liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo vận hành doanh nghiệp đạt mục tiêu đề 1.1.3 Tổ chức thông tin kế toán Mô hình tổ chức máy kế toán: trình hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp, thiết phải hoàn thiện vấn đề liên quan đến kế toán quản trị Nội dung tổ chức công tác kế toán: Trong khâu thu nhận thông tin, việc thu nhập thông tin kế toán thông qua hệ thống chứng từ kế toán 1.2 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP 1.2.1 Định nghĩa ERP ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin trình kinh doanh bao gồm phân hệ chức cài đặt tùy theo mục đích doanh nghiệp ERP hỗ trợ phần mềm ứng dụng liên chức giúp cho doanh nghiệp hoạch định quản lý phần quan trọng tr nh kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho ERP tập hợp tất liệu từ quy tr nh khác lưu trữ sở liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác 1.2.2 Cấu trúc ERP Các phân hệ hệ thống ERP: phân hệ kế toán, phân hệ mua hàng, phân hệ sản xuất, phân hệ bán hàng, phân hệ nhân sự, quản trị hệ thống.Tất phân hệ liên kết chặt chẽ với thu thập liệu, xử lý liệu cung cấp thông tin toàn hoạt động doanh nghiệp Trong phân hệ kế toán tảng phần mềm ERP Một hệ thống ERP có đặc điểm sau: tính linh hoạt, toàn diện liên kết V đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ, phân hệ hoạt động độc lập có khả kết nối với nhau, nên tính chia sẻ thông tin liên kết thể rõ Bên cạnh đó, quy tr nh làm việc thống trách nhiệm xác định rõ ràng hệ thống ERP 1.2.3 Sự cần thiết ứng dụng ERP Với tính chất đặc trưng nêu trên, ứng dụng ERP vào công tác quản lý doanh nghiệp nói chung công tác kế toán nói riêng, ERP thực phát huy tác dụng Lợi ích việc ứng dụng ERP tóm lược sau: rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao suất lao động, kiểm soát liệu thông tin chặt chẽ, tập trung, nâng cao hiệu xử lý chia sẻ nguồn lực thông tin, hiệu kinh doanh, thay đổi quan điểm, phong cách làm việc nhân viên 1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.3.1 Hệ thống chứng từ Trong môi trường ERP, tất quy tr nh lập xét duyệt chứng từ phải chuẩn hóa nghiệp vụ kinh tế cụ thể Tất bước quy tr nh luân chuyển thực cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toán giai đoạn cuối thực kiểm tra xử lý chứng từ phận khác gửi đến 1.3.2 Tổ chức liệu Tất phân hệ phần mềm sử dụng ngôn ngữ lập tr nh sử dụng sở liệu quản lý tập trung chia sẻ thông tin Cơ sở liệu đầu vào phận trở thành sở liệu đầu phận khác Tất liệu 11 để đẩm bảo hoạt động doanh nghiệp không bị gián đoạn - Chu tr nh chuyển đổi: cầu nối chu tr nh cung ứng chu trình doanh thu Chức trung tâm HTTTKT chu tr nh chuyển đổi hạch toán chi phí phát sinh tr nh sản xuất kinh doanh Hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc kiểm soát chi phí xác định giá vốn hàng bán nội dung quan trọng HTTTKT chu tr nh chuyển đổi - Chu tr nh tài chính: bao gồm tất hoạt động doanh nghiệp thông qua việc huy động vốn sử dụng vốn cách hiệu HTTTKT chu tr nh tài có nhiệm vụ ghi nhận tất hoạt động liên quan đến việc huy động, theo dõi nhằm cung cấp thông tin t nh h nh biến động loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ sử dụng hiệu tài sản doanh nghiệp Để đảm bảo mối quan hệ phối hợp chức năng, phận chu tr nh cần phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý chu tr nh mối quan hệ chúng với HTTTKT Bộ phận thực công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời xác cho phận thực công đoạn sau để phận chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọng vẹn chức chu tr nh Ngược lại, phận thực bước công việc sau phải cung cấp thông tin phản hổi cho phận trước để báo cáo t nh h nh tiến triển công việc vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải báo cáo kịp thời cho cấp quản lý t nh h nh kết thực kế hoạch công tác 12 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương này, tác giả trình bày lý luận hệ thống thông tin kế toán, hệ thống ERP công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Từ đó, làm rõ tầm quan trọng việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP vào hệ thống thông tin doanh nghiệp Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP phải hướng đến việc tổ chức liệu kế toán, quy tr nh xử lý cung cấp thông tin kế theo quy tr nh sở mối quan hệ thông tin phận kế toán với phận chức khác đơn vị nhằm nâng cao hiệu công tác kế toán nói riêng công tác quản lý nói chung doanh nghiệp Việc nghiên cứu lý luận chung công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP sở để tác giả tiếp tục tiến hành phân tích thực trạng đưa giải pháp việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Chính v vậy, chương tiếp theo, tác giả tr nh bày tổ chức hệ thống thông tin kế toán có thay đổi quy tr nh máy kế toán chuyển đổi từ phần mềm kế toán đơn lẻ sang hệ thống ERP theo chu trình 13 CHƢƠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.1.1 Giới thiệu chung công ty Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ tiền thân nhà máy cán thép Miền Trung thuộc Công ty Cổ Phần Kim Khí Qua năm xây dựng trưởng thành, đến Công ty phát triển quy mô, chất lượng sản phẩm lẫn thị trường tiêu thụ Ngày 15/08/2012 Công ty đổi tên thành Công ty Cổ Phần Sản xuất Thép Việt Mỹ Công ty cung cấp cho thị trường loại thép thanh, thép cuộn với thương hiệu “VAS”, bao gồm mác thép cuộn, CB300, CB400, CB500 Từ năm 2016, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ trở thành công ty Công ty TNHH Thép An Hưng Tường Ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ hiểu việc tạo thép tốt làm nên từ tảng phôi thép chất lượng, giá trị phát triển bền vững bắt nguồn từ TÂM, với đội ngũ trẻ, tâm huyết, sáng tạo, công ty đào tạo chuyên sâu với kinh nghiệm tích lũy qua gần 20 năm ngành tạo tảng VỮNG VÀNG NHƯ TÂM THÉP làm nên khác biệt Công ty cân lợi ích doanh nghiệp với lợi ích xã hội, đóng góp tích cực vào hoạt động hướng cộng đồng, thể tinh thần trách nhiệm công dân niềm tự hào dân tộc 14 2.1.2 Tổ chức máy công ty Hội đồng Quản trị Ban Kiểm soát Tổng Giám đốc Phòng Kế hoạch – Kinh doanh Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Phòng Kế toán – Tài Trong đó: Phòng Nhân Hành Phòng Kỹ thuật – Chất lượng Tổ trưởng KCS Quan hệ đạo: Quan hệ chất lượng: Quan hệ phối hợp: Tổ viên KCS Nhà máy cân 15 2.1.3 Tổ chức máy kế toán công ty KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán vật tư, thành phẩm nợ phải trả Kế toán bán hàng, nợ phải thu kiêm ngân hàng Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Kế toán tổng hợp Quan hệ trực tuyến: Quan hệ phối hợp: 2.2 THỰC TẾ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.2.1 Quá trình triển khai thực ERP Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Quá tr nh triển khai thực ứng dụng hệ thống SAP ERP Công ty CP SX Thép Việt Mỹ chia thành giai đoạn: Chuẩn bị dự án, Phân tích thiết kế, Xây dựng hệ thống, Chuẩn bị vận hành hệ thống, Vận hành hỗ trợ 2.2.2 Các phân hệ hệ thống ERP Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Công ty CP SX Thép Việt Mỹ chọn phân hệ sau hệ thống SAP ERP: Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng kho, Quản lý sản xuất, Kế toán tài chính,Kế toán quản trị, Quản lý hàng hóa thành phầm bảng mã vạch (Barcode) tích hợp SAP, Web đặt hàng tích hợp SAP 16 2.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.3.1 Những thay đổi tổ chức thông tin kế toán a Hệ thống tài khoản Khi ứng dụng ERP, hệ thống tài khoản công ty áp dụng theo Thông Tư 200/2014/TT-BTC, công ty xây dựng thêm tài khoản chi tiết với nhiều chiều thông tin phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi tiết công ty Tại Công ty, tài khoản gồm 10 ký số, ký tự đầu số hiệu tài khoản ký tự sau tiểu khoản đơn vị tự mở để quản lý Đặc biệt, hệ thống SAP chuẩn th tài khoản 911 - Xác định kết hoạt động kinh doanh, có nghĩa hàng tháng bút toán kết chuyển từ TK đầu 5,6,7,8 sang tài khoản 911 bút toán hạch toán 911 với tài khoản 4212 b Tài khoản trung gian Hệ thống ERP áp dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu phân hệ Việc thực hạch toán qua tài khoản trung gian làm tăng khối lượng công việc kế toán viên lên, bù lại, báo cáo quản lý lại có số liệu chi tiết c Phương thức hạch toán Hệ thống ERP định nghĩa tài khoản liên kết cặp bút toán ứng với loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo cặp bút toán thống với Đồng thời, tất giao dịch phát sinh kế toán định nghĩa tài khoản hạch toán kèm Tất phân hệ SAP ERP tiến hành hạch toán tự động, ngoại trừ phân hệ kế toán Sổ (GL) thực bút toán 17 cách trực tiếp phần mềm kế toán thông thường d Phương thức chữa sổ kế toán Hệ thống cung cấp chi tiết quy tr nh thực chữa sổ kế toán e Khả truy xuất nguồn gốc Người sử dụng nhấp chuột vào hạng mục h nh để số cụ thể bắt nguồn từ đâu hạch toán f Hệ thống sổ sách báo cáo Trong hệ thống ERP có công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để tạo báo cáo theo yêu cầu người sử dụng với thông tin mong muốn, điều tạo nên nhiều thuận lợi cho người thực 2.3.2 Những thay đổi tổ chức thông tin kế toán theo chu trình a Chu trình doanh thu Hiện hệ thống ERP, phân hệ SD thuộc phòng kinh doanh phận thực từ khâu lập đơn hàng đến bước ghi nhận doanh thu, giá vốn xuất hóa đơn gửi khách hàng Trong chu trình này, kế toán thực thu tiền theo dõi công nợ Quy tr nh thay đổi phương thức xét duyệt chứng từ, rút bớt quy tr nh nhập liệu, giúp nhân viên kinh doanh tiết kiệm thời gian việc thu thập đủ chữ ký xét duyệt nhập liệu Chức kiểm tra tín dụng khách hàng trọng, phận kế toán phận bán hàng phải phối hợp chặt chẽ với Các báo cáo hệ thống ERP giúp việc kiểm soát thực hiên hoạt động chu tr nh tối ưu a) Chu trình cung ứng Quy tr nh thực hoàn toàn tự động: PO 18 liên kết với Goods Receipt PO, sau liên kết với hóa đơn phải trả, giúp thông tin tr liên tục xuyên suốt quy tr nh mua hàng Ban lãnh đạo công ty xem báo cáo tồn kho nguyên vật liệu với số liệu xác thời điểm nào, giúp tiết kiệm thời gian không cần yêu cầu báo cáo từ kế toán trước Quy tr nh có điểm đổi mới, tiết kiệm thời gian hạch toán tăng vai trò kiểm soát phận kế toán sau ứng dụng ERP b) Chu trình chuyển đổi Chu tr nh chuyển đổi không thay đổi nhiều so với trước Cũng chu tr nh khác, trước kế toán phải nhập toàn số liệu chi phí phôi, than, điện, thành phẩm,… lấy từ nhân viên thống kê Tuy nhiên, kể từ ứng dụng ERP, nhân viên thống kê nhà máy nhập toàn liệu vào hệ thống, kế toán kiểm tra, xử lý liệu c) Chu trình tài Hệ thống có chức đóng mở nhóm tài khoản vào cuối kỳ Đóng sổ cuối kỳ-tháng với quy luật: kỳ kho mở hai tháng liên tiếp V vậy, có sai sót liên quan đến giá thành phát sau thời gian đóng mở kỳ phải làm bút toán điều chỉnh vào kỳ khác Một điểm hệ thống thông tin kế toán đơn vị kế toán quản trị ban lãnh đạo trọng phát triển trước việc tách biệt phân hệ kế toán quản trị phân hệ kế toán tài để theo dõi quản lý Phần mềm ERP thể tư tưởng khác quản lý hoạch định giá thành, quản lý theo giá thành kế hoạch, đơn vị chuyển sang tính giá thành b nh quân thời điểm 19 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong nội dung chương 2, tác giả tr nh bày thực tế tổ chức thông tin kế toán Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, tập trung nghiên cứu thực tế thông tin kế toán chu trình sau ứng dụng phần mềm ERP Từng chu tr nh công ty có thay đổi quy tr nh, nhân để thích ứng với quy tr nh chuẩn hệ thống, phát huy tối đa Tuy nhiên, hệ thống thông tin kế toán đơn vị sau ứng dụng hệ thống ERP tồn hạn chế định Từ đó, tác giả nhận thấy để phát huy tối đa hiệu hệ thống phần mềm ERP cần thiết phải có giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ thời tới 20 CHƢƠNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 3.1 ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 3.1.1 Ƣu điểm - Việc ứng dụng hệ thống SAP ERP làm tăng suất lao động nhân viên, giảm bớt sai sót hạch toán Doanh nghiệp có khả kiểm soát tốt hạn mức tồn kho, công nợ, chi phí, - Thông tin cung cấp thống nhất, đầy đủ liên tục, cho phép cung cấp thông tin nhiều mức độ - Mỗi quy tr nh phân hệ có hướng dẫn cụ thể rõ ràng bước thực - Phân chia trách nhiệm nhân viên rõ ràng, tránh t nh trạng kiêm nhiệm gây gian lận việc đùn đẩy trách nhiệm - Hệ thống quản trị với Trung tâm chi phí Trung tâm lợi nhuận, tiền đề doanh nghiệp ứng dụng kế toán trách nhiệm, - Phần mềm ERP với ưu điểm cài đặt máy tính nào, cho phép nhân viên truy cập chương tr nh mà không cần ngồi công ty, tạo linh hoạt việc sử dụng - Các thủ tục kiểm soát tổ chức thông tin trọng nâng cao, nhằm thực mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quản lý tuân thủ quy định nhà nước - Hệ thống SAP ERP cung cấp công cụ hỗ trợ thực 21 báo cáo hợp tài công ty lên đơn vị mẹ cách nhanh chóng tiết kiệm thời gian 3.1.2 Hạn chế - Nhân viên phòng ban nghiệp vụ kế toán nên dễ xảy sai sót nhập liệu Nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều vị trí - Các bút toán chữa sổ hệ thống ERP giai đoạn phát sinh nhiều, chưa có quy chế hạn chế kiểm soát chúng - Với chi phí cao việc mua tài khoản sử dụng SAP làm hạn chế việc kiểm soát trách nhiệm, gây khó khăn việc quy trách nhiệm với sai sót phát sinh làm ảnh hưởng đến hệ thống - Hệ thống thông tin kế toán công ty chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu để số quy trình ERP thực - Hiện nay, vật tư mua theo yêu cầu phận có nhu cầu, chưa trọng đến số lượng vật tư tồn kho để xác định lượng vật tư cần mua 3.2 ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN - Khi ứng dụng hệ thống ERP cần hoàn thiện việc tái cấu trúc hệ thống quản lý để tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông tin - Kết nối chặt chẽ có tính linh hoạt cao phân hệ kế toán tài với phân hệ lại - Thay đổi văn hóa doanh nghiệp tư nhân viên - Nâng cao khả cảnh báo tính bảo mật hệ thống 22 3.3 ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 3.3.1 Nâng cao tổ chức thực quy trình kế toán Cùng với phận khác doanh nghiệp, phận kế toán cần xây dựng quy tr nh dành riêng cho kế toán cần thống với quy tr nh chung toàn doanh nghiệp 3.3.2 Tăng cƣờng công nghệ Cần trọng xây dựng tính bảo mật cho hệ thống thiết lập hệ thống mạng xuyên suốt, trang bị thiết bị dự phòng 3.3.3 Nâng cao khả kiểm soát hệ thống Một số hoạt động kiểm soát truy cập nhằm nâng cao lực hệ thống kiểm soát công nghệ thông tin doanh nghiệp: - Kiểm soát thiết bị đầu cuối - Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi thâm nhập bất hợp pháp 3.3.4 Xây dựng cấu nhân Doanh nghiệp cần lựa chọn nhân viên có đủ tr nh độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, hiểu biết quy tr nh kinh doanh, nhận thức vai trò hệ thống công tác kế toán có đạo đức nghề nghiệp 3.3.5 Thƣờng xuyên đánh giá hiệu tác động ERP đến hệ thống thông tin kế toán Để đánh giá hiệu tác động ERP đến hệ thống thông tin kế toán, công ty cần tổ chức nhân đánh giá thời gian đánh giá hợp lý, bao gồm thành viên từ nhiều 3.4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.4.1 Đối với công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ a Ban lãnh đạo công ty: Ban lãnh đạo phải người thấu hiểu, 23 chia sẻ, cam kết hỗ trợ mạnh mẽ suốt tr nh triển khai ứng dụng ERP Ban lãnh đạo phải tr phối hợp nhiều cá nhân doanh nghiệp b Phòng IT - Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin công ty - Chịu trách nhiệm phối hợp với phòng ban đối tác để tr hệ thống ERP công ty thành công - Soạn thảo, huấn luyện cho người dùng sách, quy định sử dụng an toàn thông tin, bảo mật công ty, kỹ năng, kiến thức hệ thống ERP c Phòng kế toán: phận kế toán nên đưa đánh giá, đề xuất m nh để hệ thống ngày hoàn thiện hơn, tham gia xây dựng mục tiêu kế hoạch phát triển hệ thống thông tin công ty 3.4.2 Đối với công ty Cổ Phần Citek Để phát huy vai trò m nh, Công ty CP Citek cần cử nhân viên có kiến thức nghiệp vụ lẫn công nghệ giỏi để phối hợp với doanh nghiệp việc tr thành công hệ thống SAP ERP 24 KẾT LUẬN Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP công cụ hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế, không giải pháp công nghệ mà thay đổi tư quản lý Các doanh nghiệp ứng dụng ERP để quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị xem yếu tố then chốt, ch a khóa cho thành công Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ không nằm xu thế giới, nhu cầu quản lý ngày cao, đòi hỏi thông tin phải xác kịp thời, lý ban lãnh đạo công ty định áp dụng hệ thống ERP vào doanh nghiệp Qua nghiên cứu đề tài, tác giả hệ thống hóa cách rõ nét khái niệm hệ thống thông tin kế toán hệ thống ERP, khác biệt ứng dụng hệ thống ERP tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Đồng thời, thu thập, khảo sát liệu liên quan đến thực trạng công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Để từ đó, đưa đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán điều kiện ứng dụng phần mềm ERP, mong muốn thông qua góp phần tăng cường hiệu tổ chức thông tin Công ty, giúp ban giám đốc có nguồn thông tin thống nhất, xác, kịp thời nhanh chóng để đưa định quản trị hữu ích củng cố lợi cạnh tranh Công ty thị trường nội địa ... CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 3.1 ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ... CHƢƠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.1.1 Giới thiệu chung công ty Công ty. .. 16 2.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ 2.3.1 Những thay đổi tổ chức thông tin kế toán a Hệ thống tài khoản Khi ứng dụng ERP, hệ