Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại công ty tnhh sản xuất và thương mại trung á

80 Trang 7 Số hiệu hình vẽ Tên hình vẽ Trang Hình 1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 7 Hình 1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

ĐỖ THỊ HUỲNH TRANG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng – 2022

ĐỖ THỊ HUỲNH TRANG

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 834 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Phan Thị Đỗ Quyên

Đà Nẵng – 2022

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa của đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

7 Bố cục đề tài 5

CHƯƠNG 1: CHƯƠNG 1 DDDĐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP 6

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 6

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 6

1.1.2 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong doanh nghiệp 7

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG9 1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng 9

1.2.2 Chức năng của chu trình cung ứng 11

1.2.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 14

1.2.4 Tổ chức dữ liệu đầu vào của chu trình cung ứng 15

1.2.5 Tổ chức quy trình xử lí thông tin trong chu trình cung ứng 19

1.2.6 Tổ chức đầu ra trong chu trình cung ứng 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 35

2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 35 2.1.1 Giới thiệu chung 35 Ngành nghề chính của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á36 2.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty 37 2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 40 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 43 2.2.1 Đặc điểm chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á 43 2.2.2 Thực trạng mã hóa các đối tượng kế toán và tổ chức dữ liệu trong chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á 47 2.2.3 Thực trạng tổ chức dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và thương mại Trung Á 49 2.2.4 Thực trạng tổ chức quy trình xử lý thông tin trong chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và thương mại Trung Á 58 2.2.5 Thực trạng tổ chức thông tin đầu ra trong chu trình cung ứng tại công ty 69 2.2.6 Đánh giá về thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại công ty 76 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 80

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 80 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 81 3.2.1 Hoàn thiện chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á 81 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng 82 3.2.3 Hoàn thiện quy trình xử lý thông tin kế toán trong chu trình cung ứng 84 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức thông tin đầu ra trong chu trình cung ứng của công ty 90 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 92

KẾT LUẬN 93 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Số hiệu

Hình 1.9 Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình cập nhật hóa đơn và

Hình 2.3

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chừng từ ghi

sổ tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung

Á

42

Hình 2.6

Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lý đặt hàng trong chu trình cung ứng tại công ty TNHH SX và TM Trung Á

61

Hình 2.7

Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình nhận hàng trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á

64

Hình 2.8

Lưu đồ mô tả thực trạng quy trình cập nhật hóa đơn

và thanh toán cho nhà cungcấp trong chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng đối với sự tồn tại của một tổ chức kinh doanh Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất, hệ thống thông tin không chỉ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính để từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp mà

nó còn giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian

Trong doanh nghiệp thương mại và sản xuất, việc xây dựng tốt hệ thống thông tin trong chu trình cung ứng đóng vai trò quan trọng, không chỉ làm cho quá trình cung ứng được thực hiện một cách có hiệu quả mà còn góp phần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát và quản lý nội bộ doanh nghiệp

Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á là đơn vị chuyên sản xuất các thiết bị điện, xây lắp các công trình điện, công nghiệp, dân dụng nên hoạt động sản xuất có thể xem là hoạt động chính của công ty Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất để tạo ra sản phẩm nên đóng vai trò quan trọng Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất cũng như các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, hạn chế được những rủi ro xảy ra trong quá trình sản xuất và đòi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng

Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán cũng được đơn vị chú trọng Tuy

nhiên, tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động cung ứng còn nhiều bất cập, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán chưa được đồng bộ, chưa có tính kết nối logic, thống nhất hoàn chỉnh, bổ trợ cho nhau mà chỉ mang tính riêng lẻ, phục vụ cho nhu cầu của từng bộ phận Phần mềm kế toán chưa hỗ trợ, kết nối thông tin tại bộ phận kho, việc nhập và theo dõi các số liệu chỉ thực hiện trên excel Do đó việc theo dõi, đối chiếu nguyên vật liệu mua về và hàng tồn kho giữa bộ phận kho và kế toán gặp nhiều hạn chế Vì vậy bộ phận cung ứng rất khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng hàng tồn kho các loại nguyên vật liệu để tính toán lượng nguyên vật liệu cần mua và thông tin về tình hình công nợ của nhà cung cấp khi đặt hàng

Các vấn đề nêu trên là cơ sở để tác giả lựa chọn “Hoàn thiện tổ chức

thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Trung Á” là đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Trình bày thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng

tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á

- Đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán

trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung

Á

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á, cụ thể tập trung vào hai giai đoạn mua hàng và thanh toán

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về chu trình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu từ các công trình khoa học, giáo trình

về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng để làm cơ sở nghiên cứu đề tài

Phương pháp phỏng vấn và quan sát quá trình làm việc của nhân viên tại công ty; thu thập các chứng từ, sổ sách và báo cáo tại phòng kế toán và các

bộ phận liên quan đến chu trình cung ứng Từ đó, tổng hợp, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng, cụ thể tập trung vào giai đoạn mua hàng và thanh toán tại công ty

5 Ý nghĩa của đề tài

Qua nghiên cứu thực trạng, đề tài đã đưa ra một số đề xuất về các giải pháp phù hợp và khả thi nhằm hoàn thiện việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á Do

đó, đề tài có ý nghĩa thực tiễn trong công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung & chu trình cung ứng nói riêng tại công ty

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong

hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách có khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

Nói về hệ thống thông tin doanh nghiệp nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng, trong thời kỳ công nghệ thông tin đang phát triển như hiện nay thì việc tìm hiểu về vấn đề này cũng đang được các doanh nghiệp quan tâm

Khi thực hiện nghiên cứu đề tài hoàn thiện tổ chức thông tin kế toan trong chu trình cung ứng, tác giá đã tham khảo một số tài liệu liên quan, cụ thể:

Trần Thị Thanh Tâm (2013) đã sử dụng các phương pháp phân tích các

thành phần của hệ thống thông tin kế toán và sử dụng các sơ đồ dòng dữ liệu,

mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng, tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại đơn vị, giúp cho công tác quản lý của lãnh đạo công ty thêm chặt chẽ, tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát chi phí, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí giá thành, tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Lê Thị Hạnh Phúc (2014) dựa trên cơ sở lý luận và phân tích thực trạng

chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế, nghiên cứu đã đưa ra các giải pháp cải tiến việc tổ chức thông tin kế toán trong các quy trình tiếp nhận yêu cầu và xử

lý bảng dự trù thuốc, vật tư y tế; quy trình nhận và nhập kho bảo quản thuốc, vật tư y tế; quy trình ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán; hoàn thiện cơ

sở dữ liệu và bảng mã trong hoạt động cung ứng thuốc, vật tư y tế nhằm mang lại hiệu quả cao hơn

Nguyễn Thị Mai Hòa (2016) đã khái quát các chu trình chính trong hệ

thống thông tin kế toán ở Công ty D&C như chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng và chu trình cung cấp dịch vụ bằng công cụ lưu đồ chứng từ Qua đó, chỉ

ra các thông tin cung cấp cho kế toán tài chính, kế toán quản trị, phân tích những điểm yếu của quy trình trong hệ thống thông tin kế toán Cuối cùng, luận văn đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty D&C, nâng cao khả năng cung cấp thông tin của hệ thống thông tin

kế toán, giúp ra quyết định và tăng tính kiểm soát của doanh nghiệp

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong Chu trình Cung ứng

tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á” là đề tài nghiên cứu về

tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng trong ngành sản xuất kinh doanh thiết bị điện Đề tài là kết quả kế thừa từ các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế của công ty, tạo điều kiện cho công ty thấy rõ tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán nói chung và trong chu trình cung ứng nói riêng

7 Bố cục đề tài

Nghiên cứu này được thực hiện theo cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình

cung ứng tại doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung

ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế

toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Hình 1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Với các thành phần chính bao gồm con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, hệ thống thông tin kế toán đảm bảo thực hiện các chức năng thông tin và kiểm tra tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp theo quy trình ghi nhận, thu thập, lưu trữ các dữ liệu trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; xử lý và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng liên quan; cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản lý doanh nghiệp; hoạch định và kiểm soát; hỗ trợ hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp

1.1.2 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác trong doanh nghiệp

Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng,

hệ thống thông tin sản xuất… là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau và có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin kế toán

Dữ liệu

kế toán

Phần cứng

Phần mềm

Cơ sở

dữ liệu

Các quy trình, thủ tục

Con người

Thông tin

kế toán

Hệ thống thông tin kế toán nhận dữ liệu đầu vào từ các hệ thống thông tin của các bộ phận chức năng cung cấp và sau đó tiến hành xử lý thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ phận để có thể thực hiện chức năng cụ thể của mình Do vậy, hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh của đơn vị được cấu thành từ hệ thống thông tin kế toán và các hệ thống thông tin chức năng khác nhằm phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả nhất

Trong quá trình hoạt động, có những công việc sẽ được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia trực tiếp thực hiện Nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các

bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp; việc chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình; phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn; kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chu trình và trong toàn doanh nghiệp thì cần thiết phải tiếp cận hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

Trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại, các hoạt động chính có thể

tổ chức thành bốn chu trình cơ bản gồm chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất, chu trình bán hàng thu tiền và chu trình tài chính Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường việc chia sẻ, phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán được tổ chức theo chu trình giúp cho thông tin kế toán thể hiện được vai trò quan trọng đối với hoạt động của một doanh nghiệp

Hình 1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

thông tin khác trong doanh nghiệp

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.2 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG

1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng

Chu trình cung ứng tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng & thanh toán Chu trình cung ứng đóng vai trò quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất và thương mại Bởi vì chi phí cho việc mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất và có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì thế, việc tổ chức hiệu quả chu trình này

sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý

Chu trình này có liên quan đến các chu trình khác và có các đặc điểm sau:

- Chu trình cung ứng trải qua nhiều khâu và liên quan hầu hết đến các chu trình, nghiệp vụ khác, liên quan đến các loại tài sản như tiền, hàng tồn kho Mua hàng là bước khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh do nó cung cấp các yếu tố đầu vào để tiến hành các hoạt động khác Chu trình này liên quan đến các phân hệ như mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán & chi tiền Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hàng Để chu trình vận hành hiệu quả, cần phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ thông tin hướng đến mục tiêu là cung ứng đầy đủ và kịp thời tất cả các loại vật tư, hàng hóa dịch vụ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, đồng thời không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ đọng vốn và làm tăng chi phí bảo quản

Mục tiêu của chu trình cung ứng (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị

Hồng Hạnh, 2011)

- Đảm bảo tất cả hàng hóa và dịch vụ được đặt là cần thiết

- Nhận hàng hóa và dich vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng

và thời gian theo đơn đặt hàng

- Bảo quản vật tư hàng hóa cho đến khi đưa vào sử dụng

- Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và chính xác

- Ghi chép và phân loại các loại chi phí một cách nhanh chóng và chính xác

- Theo dõi cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng nhà cung cấp trên sổ kế toán chi tiết phải trả người bán

- Đảm bảo tất cả các khoản phải chi trả đều chính xác, hợp lý và đúng lúc

- Theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

1.2.2 Chức năng của chu trình cung ứng

a Xác định nhu cầu về vật tư hàng h và dịch vụ

Bước khởi đầu của chu trình cung ứng là phải nhận biết được nhu cầu đối với từng loại vật tư, hàng hóa và dịch vụ cần phải cung ứng tại mỗi thời điểm và có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau Đây là bước vô cùng quan trọng để xác định nhu cầu mua có thực sự cần thiết hay không Các bộ phận có nhu cầu lập yêu cầu mua hàng gửi về phòng cung ứng Nhu cầu mua hàng phải có sự xác nhận tồn kho của kế toán và số lượng tồn kho không đủ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh bình thường được xác nhận của kế toán thì phòng mua hàng sẽ lập giấy đề xuất mua hàng để tiến hành bước tiếp theo Các bước được tiến hành lần lượt như sau: Bộ phận kế toán phải tiến hành so sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng loại trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu Nếu số dư tồn kho của từng loại không đảm bảo để đáp ứng được nhu cầu sử dụng và dự trữ hiện tại thì bộ phận mua hàng có thể xác định lượng nhu cầu cần phải mua bổ sung thêm Bộ phận mua hàng làm giấy đề xuất mua hàng, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt

b Đặt hàng

Sau khi yêu cầu này được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Nội dung chính của đơn đặt hàng phải đảm bảo những thông tin như: ngày tháng, chủng loại vật tư, hàng

hóa, dịch vụ, số lượng, đặc tính kĩ thuật, tên của phòng ban và người yêu cầu, người phê chuẩn Việc lựa chọn nhà cung cấp thường được căn cứ vào dữ liệu về xếp hạng, đánh giá nhà cung cấp qua các lần mua trước theo các tiêu chí về giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời

và tính tin cậy của người bán để đảm bảo khách quan Sau khi đã xác định nhà cung cấp, bộ phận đặt hàng tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, làm các thủ tục và kí kết hợp đồng hoặc chờ sự phản hồi chấp nhận đặt hàng từ nhà cung cấp theo đúng các nội dung được yêu cầu

và có lợi nhất cho doanh nghiệp Đồng thời, bộ phận mua hàng phải gửi thông tin về đơn đặt hàng cho các bộ phận liên quan theo dõi và thực hiện các bước tiếp theo Như bộ phận nhận hàng cần để theo dõi, chuẩn bị cho công tác nhận hàng khi hàng về đến doanh nghiệp Hoặc bộ phận kế toán thanh toán cần để kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp

c Nhận hàng và bảo quản

Bộ phận nhận hàng thực hiệnviệc nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm hàng được giao Để nâng cao hiệu quả kiểm soát, chức năng nhận hàng cần được tách biệt khỏi chức năng mua hàng và chức năng quản lý kho hàng Lúc này, bộ phận nhận hàng thực hiện hai công việc cơ bản: (1) Đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng và chấp nhận hàng giao, (2) Chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng Đối với công tác đối chiếu giao hàng nếu có sự không phù hợp hoặc phát sinh thừa thiếu bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền để xử lí

và làm các thủ tục liên quan Bước tiếp theo, bộ phận nhận hàng phải làm thủ tục nhập kho hàng hóa, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giao thẳng cho khách hàng Lúc này, bộ phận quản lí kho hàng có trách nhiệm quản lí, bảo quản về mặt hiện vật của vật tư, hàng hóa Thủ kho phải kí nhận vào phiếu

nhập kho và chịu trách nhiệm bảo quản toàn bộ vật tư, hàng hóa được cung ứng cho đến khi xuất giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng (đối với trường hợp của doanh nghiệp thương mại) Kế toán sẽ dựa vào phiếu nhập kho vật tư, hàng hóa để phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan Đối với trường hợp cung ứng dịch vụ sẽ không có thủ tục nhập kho như trên

d Xác nhận nghĩ vụ thanh toán và theo dõi thanh toán

Sau khi hoàn thành việc nhập hàng, toàn bộ chứng từ liên quan phải được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán và làm các thủ tục thanh toán Khi nhận được hóa đơn của bên bán thì kế toán thanh toán phải đối chiếu, so sánh hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng như đơn đặt hàng đã phê duyệt, biên bản kiểm nhận đã được phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chi phí Nếu các thông tin trên là phù hợp, đầy đủ, chính xác thì

kế toán phải trả sẽ tiến hành ghi nhận nợ phải trả chi tiết theo người bán Có hai phương pháp tổ chức theo dõi thanh toán: Thanh toán theo hóa đơn và thanh toán theo số dư của từng nhà cung cấp Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp cả hai hình thức trên

e Chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp

Tới hạn thanh toán, kế toán phải trả sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cũng như đề nghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán Sau khi việc xét duyệt thanh toán đã được thực hiện thì sẽ tiến hành lập chứng từ thanh toán như phiếu chi hay ủy nhiệm chi Dựa vào thông tin thanh toán tiền được xác nhận thì kế toán phải trả sẽ ghi giảm nợ phải trả chi tiết theo người bán

Hình 1.3 Các chức năng chính trong chu trình cung ứng

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.2.3 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

Trước hết, quản trị hàng tồn kho bao gồm các hoạt động: mua hàng, nhận hàng, nhập kho và quản lí hàng tại kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện chức năng cung ứng đầu vào cho hoạt động của doanh nghiệp Các hoạt động trên đòi hỏi phải được thực hiện đúng lúc, vật tư hàng hóa được cung ứng với giá cả hợp lí và chất lượng tốt Bên cạnh đó, chức năng của kế toán trong chu trình cung ứng là tham gia quản lí và kiểm soát hàng tồn kho, hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho về phương diện giá trị, theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán Thông tin do kế toán cung cấp giúp cho các nhà quản trị hàng tồn kho đưa ra các quyết định nhằm giảm thiểu chi phí cho việc quản trị hàng tồn kho và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đồng thời giữ được mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp và đảm bảo không ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh Các quyết định này liên quan đến việc xác định thời điểm mua hàng, lượng hàng cần mua, quy cách, số lượng, chất lượng, giá cả, lựa chọn nhà cung cấp, kí hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp hay không, thiết lập các thủ tục giao nhận và nhập kho như thế nào, kế hoạch

về cung ứng và các chi phí cần thiết phục vụ cho việc mua hàng Ngoài ra,

bộ phận kế toán phải theo dõi, kiểm soát được thời hạn thanh toán theo từng hóa đơn để hưởng các khoản chiết khấu, ước tính được lượng tiền cần thiết

để thanh toán cho nhà cung cấp tại mỗi thời điểm, trên cơ sở đó có kế hoạch huy động nguồn tài chính Ngoài ra, kế toán còn cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định liên quan đến chính sách mua hàng dài hạn, phương thức thanh toán, tín dụng, chiết khấu thanh toán…

Hình 1.4 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

1.2.4 Tổ chức dữ liệu đầu vào của chu trình cung ứng

Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là tất cả các dữ liệu ghi nhận lại những thông tin tài chính – kế toán phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Trong chu trình cung ứng, việc tổ chức dữ liệu đầu vào được thể hiện qua các chứng từ sau:

Cung ứng/

Tồn kho

Tài

Kế toán

Mua

hàng Nhận hàng

Kho hàng

Dự toán tiền mặt

Kiểm soát tồn kho

Theo dõi Thanh toán

Chi tiền

Kế toán tổng

Xác định nhu cầu

Đặt hàng

Nhận hàng và bảo quản

Chấp nhận thanh toán

Chi tiền thanh toán

Theo dõi Thanh toán

Lập báo cáo

- Đơn đặt hàng: căn cứ trên đề nghị mua hàng, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng Trên đơn đặt hàng cần có các thông tin cơ bản như: Tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin khách hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu: mã hàng hóa, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin khác liên quan

- Hợp đồng kinh tế: với các đơn hàng lớn, nhân viên kinh doanh lập hợp đồng kinh tế Trên hợp đồng ghi rõ thông tin người mua - người bán, thông tin về mặt hàng/ dịch vụ: mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, giá trị, thông tin về giao hàng: thời gian, địa điểm giao hàng; thông tin về trách nhiệm của bên mua, bên bán; thỏa thuận về bảo hành, trả lại hàng; thỏa thuận về giải quyết tranh chấp

- Phiếu nhập kho/ Thẻ kho: căn cứ hàng hóa thực nhập vào kho và hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán kho lập phiếu nhập kho Các thông tin cơ bản trên Phiếu nhập kho như: Tên chứng từ, ngày, số chứng từ, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng và giá trị hàng nhập kho Trên phiếu nhập kho có xác nhận số lượng thực nhập của thủ kho

- Đề nghị thanh toán: căn cứ đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho của nhà cung cấp (nếu có) và phiếu nhập kho, bộ phận mua hàng lập đề nghị thanh toán Trên đề nghị thanh toán cần có các thông tin: Tên chứng từ, số, ngày chứng từ, lý do đề nghị, mã hàng, tên hàng, giá trị đề nghị thanh toán và thông tin về người được nhận tiền Phiếu đề nghị thanh toán sau khi được phê duyệt của các cấp có thẩm quyền được chuyển cho bộ phận kế toán để làm chứng từ chi

- Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi/ Séc: đây là chứng từ yêu cầu thủ quỹ chi tiền/ ngân hàng chuyển tiền cho người nhận Trên Phiếu chi/ ủy nhiệm chi/ séc cần có các thông tin: tên chứng từ, số, ngày chứng từ; tên, địa chỉ của khách hàng/tên khách hàng, thông tin ngân hàng thụ thưởng; nội dung thanh toán, số tiền thanh toán

b Quy trình luân chuyển chứng từ

Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ

kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp

lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, tránh chồng chéo, ứ đọng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Hình 1.5 Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng

- Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập Phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến

bộ phận mua hàng

- Bộ phận mua hàng sau khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu, đã đƣợc ký duyệt sẽ tìm kiếm nhà cung cấp, gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp

- Nhà cung cấp sau khi nhận đƣợc yêu cầu báo giá của khách hàng, lập báo giá gửi tới khách hàng

- Nếu chấp nhận báo giá của nhà cung cấp, bộ phận mua hàng lập đơn mua hàng (đơn đặt hàng) xin phê duyệt của cấp có thẩm quyền và gửi đến nhà cung cấp

- Nhà cung cấp nhận đƣợc đơn đặt hàng sẽ làm hợp đồng và tiến hành giao hàng cùng với phiếu giao hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng

- Bộ phận mua hàng sau khi nhận đƣợc hàng mua cùng với giấy tờ liên quan: Phiếu giao hàng, Hợp đồng, Hóa đơn sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu,

sau đó sẽ giao hàng cho bộ phận yêu cầu hoặc nhập kho Ở bộ phận kho, sau khi nhận được hàng cùng với phiếu giao hàng của nhà cung cấp, nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập kho ghi số lượng thực nhập lưu tại kho, đồng thời chuyển cho kế toán

- Căn cứ vào yêu cầu mua hàng, phiếu giao hàng, hợp đồng, hóa đơn,

bộ phận mua hàng làm đề nghị thanh toán Sau khi đề nghị thanh toán được

ký duyệt, bộ phận mua hàng chuyển đề nghị thanh toán, hợp đồng, hóa đơn, sang kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp

- Phòng kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc Phiếu chi gửi Thủ quỹ (nếu thanh toán bằng tiền mặt) để thanh toán cho nhà cung cấp

1.2.5 Tổ chức quy trình xử lí thông tin trong chu trình cung ứng

Việc tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thể hiện qua sơ đồ dòng

dữ liệu gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình đó là (1) tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lí đặt hàng, (2) làm các thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa (3) chấp nhận thanh toán, theo dõi công

nợ và chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp, (4) phân tích tình hình cung ứng

và báo cáo như Hình 1.6 sau đây:

Hình 1.6 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

a Quy trình xử lý đặt hàng

- Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng có thể được xác định tự động bởi chương trình phần mềm qua việc kiểm tra và so sánh dữ liệu về số lượng hàng tồn kho tối thiểu

và số lượng hàng tồn kho hiện tại sau mỗi lần xuất kho Hoặc có thể được nhập vào hệ thống máy tính bở nhân viên của bộ phận cung ứng Sau khi xác định nhu cầu, các bộ phận gửi yêu cầu mua hàng thông qua Phiếu yêu cầu mua hàng (Đề nghị mua hàng) Yêu cầu mua hàng với các thông tin cụ thể và chính xác về, mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng yêu cầu, thời gian, địa điểm đề nghị giao hàng…được người có thẩm quyền phê duyệt Đây là những thông tin cũng như điều kiện cơ bản để thực hiện các bước công việc tiếp theo trong chu trình đồng thời hạn chế xảy ra những trường hợp rủi ro như hàng đặt mua không cần thiết, không phù hợp hoặc số lượng nhiều hơn nhu cầu cần thiết

Dữ liệu về nhu cầu mua hàng sẽ được lưu trữ trong các tập tin dữ liệu yêu cầu mua hàng, bao gồm:

- Tập tin Yêu cầu mu hàng

Số yêu cầu mua

hàng

Mã đơn vị yêu cầu

hàng

Có thể có nhiều loại hàng hóa khác nhau trên cùng một Phiếu mua hàng nên các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa cần mua được ghi nhận

trên tập tin Chi tiết yêu cầu mua hàng

- Tập tin Chi tiết yêu cầu mu hàng

Hai tập tin này được thiết lập thông qua trường khóa “Số yêu cầu mua

hàng”

Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín để có được hàng hóa chất lượng, giá cả hợp lý và đúng thời hạn Để tránh những rủi ro có thể xảy ra về giá cả, chất lượng và những trường hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp, dữ liệu của các nhà cung cấp cần được cập nhật sau từng lần mua hàng vào tập tin Danh mục nhà cung cấp, điều này giúp cho việc xếp hạng và lựa chọn nhà cung cấp một cách khách quan và nhanh chóng theo các tiêu thức đã được xác định trước

Tập tin nh mục Nhà cung cấp

Mã nhà

cung cấp

Tên nhà cung cấp

Địa chỉ

Số điện thoại

Địa chỉ email

Số tài khoản

Mã số thuế

Xếp hạng

uy tín

Số dư công nợ hiện tại

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành lập

đơn đặt hàng Dữ liệu sẽ được lưu trữ vào các tập tin Đơn đặt hàng và Chi

tiết đơn đặt hàng Hai tập tin này được thiết lập với nhau thông qua trường

khóa “Số đơn đặt hàng” Từ dữ liệu đã được cập nhật, đơn đặt hàng sẽ được

tạo ra gửi cho nhà cung cấp để làm các thủ tục đặt hàng và lưu tại bộ phận đặt hàng Đồng thời, đơn đặt hàng cũng được gửi đến bộ phận nhận hàng và bộ phận kế toán

Ngày đặt hàng

Tập tin Chi tiết đơn đặt hàng

Bắt đầu

Kế toán hàng

tồn kho hoặc

Yêu cầu các bộ phận mua hàng

có nhu cầu

Nhập

dữ liệu

Dữ liệu Hàng tồn kho

Dữ liệu Yêu cầu mua hàng

Dữ liệu

Nhà

cung cấp

Chọn nhà cung cấp

Yêu cầu mua hàng

Phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền

Nhà cung cấp Bộ phận nhận hàng Kế toán N

thanh toán

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng

In yêu cầu mua hàng

Xử lí

tự động

Hình 1.7 Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình xử lý đơn đặt hàng

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

b Quy trình nhận hàng

Nhằm tránh việc hàng nhận không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng…bộ phận nhận hàng tiến hành các thủ tục kiểm tra, đối chiếu giữa đơn đặt hàng, phiếu giao hàng của nhà cung cấp với hàng hóa thực nhận,

và cập nhật dữ liệu vào tập tin Nhận hàng và in ra phiếu nhập kho

Để thực hiện hạch toán tổng hợp, hệ thống tiếp tục cập nhật dữ liệu

nhập kho vào các tập tin Nhật k và Chi tiết Nhật k Cập nhật các số liệu chi tiết về nhập kho của từng loại hàng hóa trên tập tin Phiếu nhập kho và Chi

tiết Phiếu nhập kho, cập nhật số lượng tồn kho đến thời điểm hiện tại của

từng loại hàng hóa vào trường “Số lượng tồn kho hiện tại” trên tập tin nh

Tập tin Chi tiết Nhật kí

Mã

chứng

từ

Số chứng

từ

Ngày Số tiền TK Nợ TK Có Chi tiết

TK Nợ Chi tiết TK Có

Tập tin Phiếu nhập kho

hàng

Tập tin Chi tiết Phiếu nhập kho

Tập tin Danh mục hàng hóa

Mã

hàng

hóa

Tên hàng hóa

ĐVT Giá

bán

Thuế suất thuế GTGT

Số lượng tồn kho tối thiểu

Số lượng đặt hàng tối ưu

Số lượng tồn kho hiện tại

Để cung cấp thông tin về tình hình tồn kho của các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, dữ liệu trên tập tin Tổng hợp hàng hóa có thể được cập nhật ngay tại mỗi thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập hàng hóa, cũng có thể thực hiện định kì hoặc khi cần tổng hợp, báo cáo dữ liệu trên cơ sở số liệu từ các trường “Số lượng” và “Đơn giá” trên tập tin Chi tiết Phiếu nhập kho Mối quan hệ giữa hai tập tin Tổng hợp hàng hóa và Chi tiết Phiếu nhập kho được thực hiện thông qua trường khóa “Mã hàng hóa”

Số lượng nhập tháng

01

Giá trị nhập tháng

01

Số lượng xuất tháng

01

Đơn giá xuất tháng

01

Giá trị xuất tháng

01

Số lượng tồn tháng

01

Giá trị tồn tháng

01

…

Biên bản

kiểm nghiệm

Đơn đặt hàng

Phiếu giao hàng

cung cấp

Hiển thị kết quả

Dữ liệu

đặt hàng

Phiếu giao hàng

Dữ liệu

nhận hàng

Tập tin Nhật kí

Đơn đặt hàng

In Phiếu nhập kho

Cập nhật tồn kho

Hình 1.8 Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình xử lý nhận hàng

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

159

c Quy trình cập nhật h đơn mua hàng và theo dõi thanh toán

Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán tiến

hành rà soát, đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu trên

hóa đơn với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng của nhà cung cấp, biên bản kiểm

nghiệm và phiếu nhập kho đồng thời ghi nhận nợ phải trả Để tránh trường

hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán,

sự nhầm lẫn kế toán chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, không theo dõi sát

hạn Những dữ liệu trên hóa đơn mua hàng sẽ được cập nhật vào tập tin

H đơn mu hàng, Nhật k và Chi tiết nhật k

Số đơn đặt hàng

Số phiếu nhập

Số tiền thanh toán

Thuế GTGT

Điều kiện thanh toán

Thời hạn thanh toán

Tập tin Nhật ký

Mã

Việc theo dõi chi tiết thanh toán cho nhà cung cấp có thể được thực hiện

kết hợp trên tập tin Chi tiết Nhật kí thông qua việc cập nhật Mã nhà cung cấp

vào các trường “Chi tiết Tài khoản Nợ” và “Chi tiết Tài khoản Có”

Tập tin Chi tiết Nhật k

Mã

chứng

từ

Số chứng

Có

Chi tiết tài khoản

Nợ

Chi tiết tài khoản

Có

159

Từ bộ phận nhận hàng

Hình 1.9 Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình cập nhật hóa đơn mua hàng và

theo dõi thanh toán

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Đồng thời, để thực hiện việc tính toán, cập nhật dữ liệu phát sinh và

tổng hợp về tình hình công nợ phải trả của từng nhà cung cấp, tập tin Tổng

hợp phải trả đƣợc tổ chức để cập nhật dữ liệu tại mỗi thời điểm phát sinh

nghiệp vụ, cũng có thể thực hiện định kì hoặc khi cần tổng hợp, báo cáo dữ

Nhà

nhập kho

Đơn đặt hàng đặt hàng Bộ phận

Dữ liệu đặt hàng

Hiển thị kết quả

Đối chiếu kiểm tra

C

Dữ liệu nhận hàng

Hóa đơn mua hàng

Xử lí cập nhật dữ liệu vào các tập tin

Tập tin Nhật kí

Tập tin Chi tiết Nhật kí

Kết thúc

159

liệu Mối quan hệ giữa hai tập tin Tổng hợp phải trả và Chi tiết Nhật ký được

thực hiện thông qua trường khóa “Mã nhà cung cấp”

Phát sinh

nợ tháng

01

Phát sinh

có tháng

01

Dư nợ tháng

01

Dư có tháng

01

d Mối qu n hệ giữ các tập tin trong chu trình cung ứng

hàng

cung cấp

Ngày đặt hàng Nhận hàng

Mã nhà cung cấp cung cấp Tên nhà Địa chỉ Số điện thoại Địa chỉ email khoản Số tài Mã số thuế Xếp hạng uy tín Số dƣ công nợ hiện tại

Số đơn đặt hàng hàng hóa Mã lƣợng Số Đơn giá

Mã

chứng từ

Số chứng từ Ngày

Địa điểm nhận hàng nhà cung cấp Mã

Số đơn đặt hàng

Mã nhân viên nhận hàng

Số yêu cầu

mua hàng Mã đơn vị yêu cầu Ngày yêu cầu Ngày giao hàng Số yêu cầu mua hàng Mã hàng Số lƣợng

Phiếu nhập kho Chi tiết nhập kho

Nhật kí

Mã

chứng từ

Số chứng từ Ngày Họ tên Đơn vị Diễn giải

Chi tiết nhật kí

Mã

chứng từ

Số chứng từ Ngày Số tiền

Chi tiết tài khoản Có Hóa đơn mua hàng

Mã

chứng từ

Số chứng từ Ngày

Mã nhà cung cấp

Số đơn đặt hàng

Số phiếu nhập

Số tiền thanh toán

Thuế GTGT

Điều kiện thanh toán

Thời hạn thanh toán

Hình 1 10: Mối qu n hệ giữ các tập tin CS L trong chu trình cung ứng

(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Số

phiếu nhập Ngày kho hàng Mã

Mã nhân viên nhập hàng phiếu nhập Số hàng hóa Mã Số lƣợng Đơn giá

1.2.6 Tổ chức đầu ra trong chu trình cung ứng

Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là kết quả của việc xử lý từ các dữ liệu đầu vào Trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học, đầu ra thường bao gồm Sổ kế toán, báo cáo kế toán và các thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán Trong chu trình cung ứng, tổ chức đầu ra thông thường được thực hiện như sau:

a Sổ kế toán

Các chứng từ kế toán lập ra trong chu trình cung ứng được doanh nghiệp sử dụng kết hợp cùng một hệ thống sổ sách kế toán để ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh thông qua hệ thống tài khoản Tùy theo từng hình thức ghi sổ, mỗi công ty sẽ tổ chức sổ sách kế toán khác nhau Trong chu trình cung ứng, các sổ chi tiết thường được sử dụng bao gồm:

- Sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả

- Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, hàng hóa

- Thẻ kho/ sổ kho

- Sổ chi tiết ngân hàng

- Sổ quỹ tiền mặt

Sổ tổng hợp trong chu trình mua hàng và thanh toán:

- Sổ cái tài khoản phải trả người bán

- Sổ cái tài khoản tiền mặt

- Sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng

- Sổ cái tài khoản hàng tồn kho (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa)

b Báo cáo

Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị cũng như yêu cầu quản

lý thì mỗi đơn vị có một hình thức báo cáo riêng Tuy nhiên, nhìn chung đối