Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần thương mại hà phan

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH PHẠM MINH Q HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp Hồ Chí Minh – Năm 2019 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH PHẠM MINH Q HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ Tp Hồ Chí Minh – Năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu “Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Cơng ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan” cơng trình nghiên cứu riêng Kết nghiên cứu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình nghiên cứu Tác giả Phạm Minh Quý MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ TĨM TẮT ABSTRACT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu câu hỏi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Những đóng góp đề tài Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 1.1.1 Tổ chức thông tin đầu vào 1.1.2 Tổ chức xử lý thông tin 12 1.1.3 Tổ chức cung cấp thông tin 17 1.1.4 Tổ chức máy kế tốn phân cơng trách nhiệm 18 1.1.5 Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp 20 1.1.6 Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn 21 1.2 Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 22 1.2.1 Khái niệm ERP 22 1.2.2 Lịch sử hình thành phát triển hệ thống ERP 22 1.2.3 Đặc điểm hệ thống ERP phân loại phần mềm ERP 25 1.2.4 Những lợi ích hạn chế hệ thống ERP 27 1.2.5 Cấu trúc hệ thống ERP 29 1.2.6 Mối quan hệ phân hệ kế toán phân hệ khác hệ thống ERP 29 1.3 Tác động ERP đến tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp 30 1.3.1 Tác động ERP đến quy trình xử lý nghiệp vụ 30 1.3.2 Tác động ERP đến tổ chức máy kế toán 32 KẾT LUẬN CHƯƠNG 36 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN 37 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan 37 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 37 2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý trình sản xuất kinh doanh 37 2.1.3 Sơ đồ tổ chức công ty 40 2.2 Quá trình ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan 44 2.2.1 Lý chọn ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 44 2.2.2 Giới thiệu ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 44 2.2.3 Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 45 2.3 Phân hệ kế tốn tài hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 50 2.4 Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 57 2.4.1 Kết khảo sát 57 2.4.2 Phân tích kết khảo sát 64 2.4.3 Một số nhận xét, đánh giá 85 KẾT LUẬN CHƯƠNG 91 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN 92 3.1 Quan điểm hoàn thiện 92 3.1.1 Hoàn thiện phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý công ty 92 3.1.2 Hoàn thiện dựa sở kế thừa 93 3.1.3 Hoàn thiện dựa việc củng cố phát triển công nghệ giai đoạn Cách mạng Công nghiệp 4.0 94 3.2 Giải pháp hoàn thiện 95 3.2.1 Giải pháp hồn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ 95 3.2.2 Giải pháp hồn thiện tổ chức máy kế tốn 96 3.2.3 Giải pháp bảo mật kiểm sốt thơng tin hệ thống 99 3.2.4 Giải pháp mặt liên kết phân hệ hệ thống 100 3.2.5 Giải pháp hỗ trợ hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán 100 3.3 Kiến nghị 101 3.3.1 Đối với Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan 101 3.3.2 Đối với Công ty Netika Vietnam 103 KẾT LUẬN CHƯƠNG 105 KẾT LUẬN 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ AA Asset Accounting – Kế toán tài sản cố định AP Accounts Payable – Kế toán khoản phải trả AR Accounts Receivable – Kế toán khoản phải thu BCTC Báo cáo tài CNTT Cơng nghệ thơng tin CPTM Cổ Phần Thương Mại CRM Customer Relationship Management – Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng CRP Capacity Requirement Planning – Kế hoạch yêu cầu lực DSI Decision Sciences Institute ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng HĐTC Hóa đơn tài KTQT Kế tốn quản trị NCC Nhà cung cấp PMKT Phần mềm kế toán PO Purchase Order SCM Supply Chain Management – Phần mềm Quản lý hệ thống cung ứng SO Sales Order TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định UNC Ủy nhiệm chi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Tổ chức thu thập liệu theo mơ hình REAL 10 Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 16 Sơ đồ 1.3: Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán 21 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty CPTM Hà Phan 40 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả giai đoạn trình triển khai hệ thống NAV 2015 Công ty CPTM Hà Phan 45 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức máy kế toán 76 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Các hoạt động xử lý kiểm soát chủ yếu chu trình kinh doanh 38 Bảng 2.2: Bảng mơ tả công việc phận Hệ thống 43 Bảng 2.3: Các chức hệ thống NAV 2015 Công ty CPTM Hà Phan 48 Bảng 2.4: Bảng kết khảo sát đánh giá tình hình triển khai ứng dụng hệ thống NAV 2015 58 Bảng 2.5: Bảng kết khảo sát đánh giá phân hệ kế tốn tài hệ thống NAV 2015 công ty CPTM Hà Phan 59 Bảng 2.6: Bảng kết khảo sát lý ứng dụng ERP 62 Bảng 2.7: Bảng kết khảo sát đánh giá mức độ hài lòng Ban Lãnh Đạo chất lượng thơng tin kế toán hệ thống NAV 2015 63 Bảng 2.8: Bảng phân chia trách nhiệm phân quyền truy cập phận kế tốn 78 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch tốn (TK tiền) 65 Hình 2.2: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch tốn (TK hàng hóa) 66 Hình 2.3: Chứng từ mua hàng (PO) nước 67 Hình 2.4: Chứng từ bán hàng (SO) trụ sở Sài Gòn 68 Hình 2.5: Mơ hình tích hợp hệ thống phần mềm cơng ty web hóa đơn điện tử 69 Hình 2.6: Hóa đơn bán hàng hệ thống NAV 2015 70 Hình 2.7: Bút tốn chuyển tiền từ TK công ty MBBANK sang BIDV 71 Hình 2.8: Bút tốn chuyển tiền hình 2.7 bút tốn đảo ngược 72 Hình 2.9: Thực lệnh tính tốn đề xuất lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất 73 Hình 2.10: Kết lệnh tính tốn hình 2.9 73 Hình 2.11: Bút tốn phân bổ chi phí trích trước 74 Hình 2.12: Tùy chọn báo cáo phân tích theo hàng hóa 75 Hình 2.13: Thực truy vết giao dịch bán hàng 83 Hình 2.14: Kết truy vết giao dịch bán hàng 83 TÓM TẮT Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp việc quản lý nguồn lực Với việc ứng dụng hệ thống ERP việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp có nhiều thay đổi Luận văn nghiên cứu thay đổi doanh nghiệp cụ thể nghiên cứu Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan Mục tiêu nghiên cứu luận văn đánh giá thực trạng đưa giải pháp để hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng hệ thống ERP Công ty CPTM Hà Phan Các phương pháp sử dụng trình nghiên cứu luận văn là: khảo sát, phân tích, so sánh đánh giá nghiên cứu định tính Luận văn thực khảo sát thông qua bảng câu hỏi, đánh giá kết thu từ phân tích, so sánh đưa giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán đơn vị Kết cho thấy yếu tố bị ảnh hưởng việc ứng dụng ERP việc tổ chức cơng tác kế tốn là: Quy trình tổ chức thông tin đầu vào, xử lý cung cấp thông tin đầu ra; tổ chức máy kế toán phân chia trách nghiệm; phân quyền truy cập; cơng tác kiểm tra kế tốn Ý nghĩa thực tiễn luận văn góp phần nâng cao lực hoạt động phận kế toán, hỗ trợ phát triển kinh doanh cho công ty Ý nghĩa không mang tính bao quát cho tất doanh nghiệp Việt Nam học kinh nghiệm cho nhiều cơng ty mong muốn hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán điều kiện ứng dụng ERP Từ khóa: ERP; tổ chức cơng tác kế tốn; Hà Phan 95 Như với việc hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP công ty CPTM Hà Phan theo xu Cách mạng Cộng nghiệp 4.0 đòi hỏi chất lượng người làm kế toán phải nâng cao Chú ý việc hoàn thiện theo xu hướng có mặt tiêu cực mà cơng ty cần phải tránh vấn đề liên quan đến vi phạm đạo đức nghề nghiệp Giải pháp hoàn thiện 3.2 3.2.1 Giải pháp hồn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ Giải pháp hồn thiện cơng tác thu thập liệu: - Tăng cường cơng tác kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý chứng từ trước ghi nhận - Cần đưa văn hướng dẫn tính hợp lệ chứng từ điện tử - Thực tổ chức lưu trữ chứng từ cách khoa học hợp lý theo quy định Luật Kế Toán - Dữ liệu trước hạch toán phải phân loại để ghi nhận vào đối tượng kế toán, hạn chế việc hạch toán nhầm đối tượng dẫn đến sai số liệu - Cần tổ chức liệu cách khoa học theo hoạt động kinh doanh công ty để tiện cho việc theo dõi báo cáo Giải pháp hoàn thiện tổ chức xử lý thơng tin kế tốn: - Tiếp tục cơng tác hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn qua phận, nên cụ thể quy trình hướng dẫn văn bản, rõ đường chứng từ qua đối tượng nhóm đối tượng quy trình sản xuất kinh doanh - Xây dựng danh mục tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác thu thập, xử lý phân tích thơng tin đáp ứng cho nhu cầu KTQT - Thiết kế hệ thống chứng từ, sổ, báo cáo để ghi chép phản ánh công tác KTQT phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp - Thực phương pháp phân tích liệu phục vụ cho cơng tác KTQT Giải pháp hồn thiện tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn: Giải pháp hoàn thiện tổ chức tạo lập BCTC: 96 - Cần thống phương pháp tạo lập BCTC qua kỳ kế tốn qua trình bày thơng tin tài dễ hiểu, dễ so sánh dễ sử dụng - Nâng cao tính minh bạch thơng tin BCTC - Cần thiết kế đưa vào hoạt động phân hệ lưu chuyển tiền tệ để giảm bớt công việc tiến hành tạo lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nâng cao hiệu quản lý nguồn tài cơng ty Giải pháp hồn thiện tổ chức tạo lập báo cáo KTQT: - Hệ thống báo cáo KTQT phải thiết kế phù hợp với u cầu quản lý cơng ty nhằm mục đích hỗ trợ cho việc định - Thông tin báo cáo quản trị phải ghi nhận theo đối tượng, hoạt động kinh doanh từ dễ dàng tiến hành phân tích tiêu xung quanh hoạt động hay đối tượng - Việc thực báo cáo đối tượng hay hoạt động kinh doanh phải trình bày theo quy chuẩn chung, tiêu phải trình bày thống phải có quan hệ logic với - Các tiêu trình bày báo cáo KTQT phải có tính so sánh qua kỳ kế toán hay qua năm - Báo cáo KTQT phải phân tích rõ q khứ, thực trạng cơng ty để đưa dự báo tương lai - Tiếp tục xây dựng hệ thống báo cáo KTQT NAV theo yêu cầu quản trị đơn vị 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức máy kế toán 3.2.2.1 Giải pháp phân chia trách nhiệm phân quyền truy cập hệ thống Hệ thống NAV giống hệ thống ERP khác có nhiều phân hệ, phân hệ phân chia thành nhiều phần hành khác mà việc phân chia trách nhiệm phân quyền truy cập hệ thống quan trọng Công ty cần 97 vào công việc thực tế phát sinh chu trình kinh doanh chức năng, nhiệm vụ phận mà phân chia trách nhiệm hợp lý Để phân quyền truy cập hợp lý đơn vị cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ cá nhân Phân quyền truy cập dựa vào ba nhóm chức khai báo ban đầu, nhập liệu cung cấp thông tin chi tiết chức năng: Xem liệu, tạo xử lý giao dịch, lập báo cáo Cần dựa vào mức độ liên quan người dùng với liệu để phân chia cho hợp lý Quản lý việc phân quyền truy cập cách chặt chẽ để hệ thống NAV an toàn phát huy hiệu cao 3.2.2.2 Giải pháp tổ chức kiểm tra kế tốn Cơng tác kiểm tra kế tốn cơng ty phụ trách Kế toán trưởng phận Hệ Thống Công tác kiểm tra chủ yếu là: Kiểm tra việc thực sách, Chế độ kế tốn quy định theo Thơng Tư hay Luật Kế Toán, kiểm tra việc tuân thủ theo quy trình hệ thống NAV Cơng tác kiểm tra thực phần hành với thông qua mối liên kết liệu chúng, kiểm tra kế toán thực cấp với cấp Kế toán trưởng người chịu trách nhiệm thực báo cáo trực tiếp với Ban Giám Đốc kết tổ chức công tác kiểm tra Việc tổ chức công tác kiểm tra kế tốn cho quan trọng cơng tác kiểm tra công ty chưa quan tâm Vì luận văn vài yêu cầu để công ty nâng cao hiệu công tác kiểm tra kế toán: - Cần phải vào yêu cầu quản lý mà tổ chức công tác kiểm tra kế toán phù hợp với: thời gian (định kỳ hay đột xuất), địa điểm, phạm vi, phương pháp nội dung kiểm tra - Cần xây dựng quy trình phương pháp kiểm tra cụ thể kiểm tra thường xuyên định kỳ năm Quy trình kiểm tra kế toán cần soạn thảo văn theo vài xử lý tình sai phạm thường gặp 98 - Thực báo cáo kết kiểm tra cho cấp quản lý, báo cáo phải kèm theo phân tích nêu vấn đề hạn chế tồn đọng, tư vấn cho nhà quản trị cách xử lý tồn đọng để hồn thiện cơng tác kế tốn đơn vị - Nên thực cơng tác kiểm tra kế toán thường xuyên để nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn, đáp ứng nhu cầu người sử dụng thông tin nâng cao chất lượng máy kế toán đơn vị 3.2.2.3 Giải pháp chất lượng nhân viên kế toán điều kiện ứng dụng ERP Trong môi trường ứng dụng hệ thống ERP cần quan tâm đến cấu nhân viên kế toán, vấn đề liên quan đến chất lượng số lượng Ban Giám Đốc cần tổ chức lại cấu nhân viên phận để phù hợp với môi trường ứng dụng công nghệ loại bỏ công việc trùng lặp, dư thừa để tránh lãng phí nguồn nhân lực Cơng ty nên dựa vào cấu tổ chức, yêu cầu công việc phận kết hợp với thao tác thực tế hệ thống yêu cầu quản lý công ty để thực phân chia trách nhiệm hợp lý Việc phân chia trách nhiệm cho nhân viên phụ thuộc vào khối lượng công việc, mức độ phức tạp cơng việc, thời hạn để hồn thành cơng việc Mỗi nhân viên cần xây dựng cho bảng mơ tả cơng việc kèm theo cách thức thực cần hiểu rõ trách nhiệm liên quan cơng việc với phận khác để tránh tình trạng làm ảnh hưởng đến cơng việc người khác Do đơn vị giữ lại hoàn toàn nhân viên cũ nên việc tiến hành đào tạo, huấn luyện kỹ để sử dụng tốt hệ thống NAV quan trọng, cần mở thường xuyên buổi đào tạo định kỳ để nhân viên trau dồi thêm kiến thức từ hồn thành tốt nhiệm vụ giao Những nội dung cần đào tạo cho nhân viên: Quy trình kinh doanh thực tế, kỹ nhân viên (làm việc nhóm, phân tích, đánh giá số liệu,…), hiểu thiết kế hệ thống hoạt động hạch tốn hệ thống Ngồi nhân viên cần đánh giá đạo đức nghề nghiệp để đảm bảo hệ thống công khai, minh bạch, khơng có sai phạm cố ý chiếm đoạt tài sản hay làm lộ thông tin đơn vị 99 Đối với môi trường làm việc cơng việc phận kế tốn tính chất phức tạp lại tăng lên so với việc sử dụng phần mềm kế toán cũ Vì giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp quản lý xem xét nhân viên có phù hợp với nhiệm vụ hay có đảm bảo hiệu cho cơng việc khơng Nếu khơng công ty cần đưa hướng xử lý phù hợp chuyển công tác hay sa thải để nâng cao chất lượng hệ thống NAV 3.2.3 Giải pháp bảo mật kiểm sốt thơng tin hệ thống Vì hệ thống NAV hệ thống tích hợp nên liệu liệu dùng chung cho tồn cơng ty tính bảo mật kiểm sốt thơng tin hệ thống đóng vai trò quan trọng Một vài giải pháp để hoàn thiện nâng cao tính bảo mật kiểm sốt tốt thơng tin hệ thống: - Thực phân quyền truy cập cụ thể hợp lý Ví dụ: Nhân viên phòng kinh doanh thấy phần cơng nợ khách hàng không thao tác làm thay đổi số cơng nợ - Chỉ cấp thao tác tồn quyền cho cho nhân viên am hiểu quy trình kinh doanh, kế tốn hệ thống NAV để tránh điều chỉnh làm sai lệch số liệu thiếu hiểu biết - Công ty cần phải thực bảo đảm an tồn cho hệ thống máy tính cách cài đặt chương trình phần mềm diệt virus hay phát hiện, phòng ngừa virus Đảm bảo an ninh mạng internet công ty sử dụng - Thường xuyên theo dõi cảnh giác hệ thống có xâm nhập người bên ngồi để ngăn chặn thơng tin hệ thống bị tiết lộ bên - Cần quy định số lần truy cập không thành cơng người dùng Ví dụ: Một tài khoản truy cập lần không phải nhờ hỗ trợ nhân viên admin để mở lại tài khoản - Hạn chế quyền xuất liệu từ phần mềm, cấp cho người thực cần liên quan đến công việc họ 100 - Thường xuyên y liệu, ví dụ cuối ngày tổ chức y liệu ngày Công việc nên nhân viên admin thực - Thực khóa sổ kỳ kế tốn liệu sử dụng hàng ngày Ví dụ: Hệ thống thao tác chỉnh sửa 10 ngày, ngày trước liệu bị khóa Những cơng việc nên Đội Dự Án thực giám sát quản lý Ban Giám Đốc Để có thực tốt cơng tác bảo mật nguyên tắc bảo mật nên soạn thảo thành văn gửi đến phòng ban để thực hiện, kèm theo cảnh báo việc làm trái nguyên tắc bị xử phạt theo quy định công ty 3.2.4 Giải pháp mặt liên kết phân hệ hệ thống Nhân viên phận cần bồi dưỡng kiến thức quy trình kinh doanh để nắm bắt cơng việc, dòng luân chuyển liệu, chứng từ Quy trình nên hệ thống thành sơ đồ, văn đính kèm để nhân viên dễ dàng thực không nhiều thời gian để đào tạo nhân viên Tăng cường tính kiểm sốt liệu phận với hệ thống Đặc biệt phận kế tốn tài tăng cường kiểm sốt thơng tin phận khác Cần thực tốt công tác chuyển giao tri thức phận, đặc biệt việc chuyển giao tri thức từ phận kế toán đến phận khác để nâng cao hiệu vận hành quy trình 3.2.5 Giải pháp hỗ trợ hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán 3.2.5.1 Giải pháp nâng cao chất lượng phần cứng phần mềm Để có hệ thống ERP hoạt động ổn định, khơng bị lỗi việc nâng cao chất lượng phần cứng phần mềm quan trọng Một số giải pháp để nâng cao chất lượng phần cứng công ty - Bộ phận IT thường xuyên thực bảo trì, bảo dưỡng hệ thống để tránh tình trạng lỗi hệ thống máy móc, thiết bị gây 101 - Hệ thống server hệ thống phải thiết bị đại dung lượng lớn, cần thường xuyên kiểm tra, bảo trì - Dữ liệu phải thường xuyên lưu để tránh rủi ro hệ thống Giải pháp phần mềm để hỗ trợ cho công tác tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP: - Thực ghi nhận ý kiến nhân viên hệ thống để từ tiến hành thiết kế, xây dựng làm việc với nhà tư vấn để hồn thiện hệ thống - Tìm hiểu thường xuyên nâng cấp phiên phần mềm để nâng cao hiệu tránh bị lỗi không nâng cấp kịp thời 3.2.5.2 Giải pháp hoàn thiện thiết kế hệ thống Tuy hệ thống NAV ứng dụng Công ty CPTM Hà Phan năm vấn đề thiết kế hệ thống quan tâm để hồn thiện hệ thống có nhu cầu người dùng chưa đáp ứng chưa phù hợp Hoàn thiện thiết kế hệ thống giúp người dùng ổn định công việc, chỉnh sửa tiêu tốn nhiều công sức chi phí cơng ty Vì vậy, luận văn đưa số giải pháp việc hoàn thiện thiết kế hệ thống: - Khi có hoạt động phát sinh thực tế để đưa lên hệ thống NAV trước hết Đội Dự Án phải đóng vai trò thiết kế, hợp tác với NCC phần mềm để hỗ trợ lên thiết kế phù hợp, cần phải xác nhận lại với người dùng thiết kế cuối tránh tình trạng xây dựng sai làm hao tốn chi phí Trước định chuyển cho nhà tư vấn để thực hóa hệ thống mẫu thiết kế cần thông qua Ban Giám Đốc - Nên khảo sát người dùng để lấy ý kiến hệ thống để từ đưa thiếu sót quy trình u cầu hồn thiện để góp phần xây dựng hệ thống 3.3 Kiến nghị 3.3.1 Đối với Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan 102 Sau vài kiến nghị mà luận văn đưa công ty Hà Phan nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng hệ thống NAV: Đối với Ban Giám Đốc công ty: - Ban Giám Đốc cần quan tâm đến lợi ích dài hạn mà hệ thống NAV mang lại lợi ích ngắn hạn trước mắt - Ban Giám Đốc nên quan tâm, chia sẻ với nhân viên trực tiếp thực công tác hoàn thiện hệ thống NAV để động viên họ cố gắng gặp khó khăn - Cần tính tốn việc đưa định có thực hay không tùy chỉnh hệ thống NAV vận hành phải cân đo lợi ích chi phí thực tùy chỉnh - Hệ thống NAV cơng ty lấy phân hệ kế tốn tài trung tâm phân hệ khác đóng vai trò quan trọng khơng Với cương vị nhà quản trị Ban Giám Đốc cần liên kết phận với để xây dựng nên quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu cao cho đơn vị - Vì hệ thống NAV hệ thống có phần phức tạp phần mềm kế tốn thơng thường nên Ban Giám Đốc phải cân nhắc vấn đề nhân Phòng IT: Phòng IT giữ vai trò trực tiếp thực công việc xây dựng đưa hệ thống vào sử dụng giai đoạn đầu, chịu trách nhiệm quản lý trì hệ thống NAV cho cơng ty: - Phòng IT nên phối hợp với phòng Hệ Thống NCC phần mềm tiến hành thu thập soạn thảo tài liệu liên quan đến trình sử dụng hệ thống NAV Những tài liệu sử dụng để đào tạo nhân viên nên cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu - Phải tiến hành nâng cao chất lượng trang thiết bị để ứng dụng hệ thống NAV ngày hiệu - Thường xuyên kiểm tra xây dựng điều khoản bảo mật hệ thống để đảm bảo tính bảo mật cho thông tin 103 - Thường xuyên lưu, nâng cấp liệu để giữ an toàn cho hệ thống - Chịu trách nhiệm hợp tác với phòng ban để xây dựng quy trình kinh doanh hệ thống NAV Phòng Hệ Thống: Đây phòng thành lập với yêu cầu quản lý, vận hành hệ thống NAV chuẩn bị báo cáo quản trị, số kiến nghị cho phòng hệ thống: - Hỗ trợ phận IT công tác đào tạo nhân viên - Nên xây dựng mẫu báo cáo quản trị đặc thù hệ thống để giảm bớt thao tác thu thập xử lý liệu để báo cáo thủ công gia tăng độ tin cậy báo cáo - Bám sát quy trình thực tế để với phòng IT tổ chức thực hệ thống - Thực thường xun cơng tác kiểm tra, kiểm sốt hoạt động hệ thống - Thường xuyên trau dồi thêm kiến thức ERP phiên cập nhật để phận IT nâng cấp Phòng Kế Tốn Tài Chính: - Bộ phận kế tốn tài phải thường xuyên nâng cao trình độ để đáp ứng thay đổi hệ thống NAV - Không thực tốt nhiệm vụ giao mà hỗ trợ cho phận khác để thực tốt quy trình kinh doanh hệ thống NAV - Chịu trách nhiệm hồn thiện hệ thống thơng tin cơng ty - Với đổi hệ thống NAV mang lại kế toán viên cần phải thay đổi tư làm việc thụ động để phát huy tối đa hiệu hệ thống - Kế toán trưởng cần phối hợp với Đội Dự Án để phân chia quyền truy cập hợp lý để đáp ứng yêu cầu kiểm soát hệ thống tránh gây lãng phí nguồn nhân lực 3.3.2 Đối với Cơng ty Netika Vietnam 104 Do việc ứng dụng ERP Việt Nam chưa phổ biến nên công việc tư vấn triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp Việt Nam chưa có nhiều kinh nghiệm Trong q trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP nhà tư vấn triển khai phần mềm đóng vai trò quan trọng nên công ty muốn ứng dụng hệ thống ERP thành công phải làm tốt bước lựa chọn nhà tư vấn Công ty CPTM Hà Phan định lựa chọn Netika VietNam vừa NCC vừa nhà tư vấn triển khai hệ thống ERP Qua trình làm việc thực tế với Netika với Hà Phan tác giả có vài kiến nghị với cơng ty Netika VietNam sau: - Netika cần cử nhân viên có kinh nghiệm việc triển khai ứng dụng NAV để làm việc với Hà Phan Do Hà Phan chưa có kinh nghiệm triển khai ứng dụng ERP nhân viên cơng ty chưa có hiểu biết cụ thể ERP - Những tài liệu việc nâng cấp, bảo trì hay huấn luyện Netika cung cấp cho Hà Phan phải trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu - Cần hỗ trợ tối đa Đội Dự Án có yêu cầu xây dựng nghiệp vụ cho hoạt động phát sinh hay thêm báo cáo đặc thù cho đơn vị Mỗi lúc Netika Đội Dự Án cần họp lại, Netika với kinh nghiệm tư vấn cần vấn đề phát sinh trình sử dụng tùy chỉnh để tránh tình trạng phát sinh khơng đáng có q trình hoạt động phải chỉnh sửa liên tục - Netika cần phải cân nhắc đưa giải pháp phù hợp với Hà Phan để giải khó khăn, vướng mắc q trình hồn thiện hệ thống NAV nói riêng phân hệ kế tốn tài nói chung - Netika phải đáp ứng kịp thời hiệu yêu cầu tùy chỉnh, tạo hay vấn đề liên quan đến việc tư vấn dịch vụ, bảo trì, sửa chữa hệ thống phát sinh 105 KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ việc phân tích thực tế khảo sát chương 2, luận văn đưa đánh giá việc ứng dụng hệ thống NAV nói chung phân hệ kế tốn tài nói riêng Bên cạnh ưu điểm mà hệ thống mang lại cho cơng ty tồn số hạn chế vốn có phát sinh ứng dụng hệ thống NAV công ty Để đảm bảo việc hoàn thiện hệ thống tổ chức cơng tác kế tốn hệ thống chương cung cấp quan điểm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP theo định hướng Ban Giám Đốc yêu cầu môi trường kinh doanh Từ quan điểm luận văn đưa giải pháp cụ thể phù hợp với đặc điểm công ty Để thực giải pháp đưa luận văn nêu lên số kiến nghị công ty CPTM Hà Phan công ty Netika Vietnam Những quan điểm, giải pháp kiến nghị cần cho việc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty mục đích nâng cao hiệu quy trình kế tốn chất lượng thơng tin, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao hiệu làm việc, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp Vì tương lai hệ thống NAV tảng công nghệ để hỗ trợ việc phát triển kinh doanh lợi cạnh tranh công ty thị trường 106 KẾT LUẬN  Môi trường cạnh tranh doanh nghiệp ngày khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề buộc phải thay đổi cách nhìn khía cạnh quản lý nguồn lực để tạo lợi cạnh tranh Một giải pháp cho công cụ quản lý hiệu doanh nghiệp đánh giá cao ERP khơng phải doanh nghiệp có điều kiện để sử dụng ERP doanh nghiệp ứng dụng ERP thành công Việc ứng dụng hệ thống ERP đến khơng mẻ với doanh nghiệp giới Nhưng Việt Nam ứng dụng ERP chưa sử dụng nhiểu hạn chế lớn chi phí chi trả cho việc triển khai ứng dụng ERP cao Trước có doanh nghiệp lớn có điều kiện để ứng dụng ERP Nhưng năm gần ERP trở nên phổ biến thị trường cung cấp ERP đa dạng nên người dùng có nhiều lựa chọn Mặc dù có khơng doanh nghiệp ứng dụng ERP Việt Nam nhiều người xa lạ khái niệm này, ERP biết đến đối tượng quan tâm muốn tìm hiểu Luận văn cung cấp cho người đọc kiến thức khái quát ERP đủ để hiểu ERP gì? Các đặc trưng ERP? Cấu trúc ERP? ERP mang lại lợi ích cho doanh nghiệp ứng dụng, cung cấp kiến thức ERP cho doanh nghiệp quan tâm muốn ứng dụng Từ kiến thức ERP, luận văn góp phần nhỏ vào việc cung cấp kiến thức tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng ERP Ứng dụng hệ thống NAV định xem chiến lược công ty CPTM Hà Phan Để ứng dụng hệ thống công ty phải bỏ nhiều thời gian, cơng sức chi phí Hệ thống NAV công ty đánh giá thành công đáp ứng yêu cầu quản lý cấp đơn vị, thúc đẩy kinh doanh, tăng suất, hiệu cơng việc cho cơng ty nói chung cho phòng Kế tốn tài nói riêng Để 107 đánh giá phân hệ kế toán tài cơng ty CPTM Hà Phan, luận văn tiến hành khảo sát thực tế công ty Bằng việc vận dụng lý thuyết luận văn tiến hành phân tích kết thu Với việc ứng dụng hệ thống NAV mang lại cho công ty nhiều lợi ích thay đổi tư quản lý cách làm việc truyền thống hiệu quả, nâng cao khả quản lý nguồn lực, giảm áp lực cơng việc cho Phòng kế tốn, giảm thiểu sai sót số liệu, nâng cao chất lượng thơng tin, Với mong muốn đạt lợi ích dài hạn mà mà ERP mang lại qua năm triển khai ứng dụng hệ thống NAV phát huy hiệu quả, lợi cạnh tranh công ty tương lai Mặc dù có nhiều cố gắng đề tài nghiên cứu khơng tránh khỏi thiếu sót điều kiện khó khăn việc tiếp cận với doanh nghiệp giới hạn thời gian Ngoài ra, kết thu từ bảng câu hỏi khảo sát có sai sót khách quan liên quan đến nhiệt tình, trình độ thời gian đầu tư người khảo sát TÀI LIỆU THAM KHẢO  Danh mục tài liệu tiếng Việt: Bộ môn Hệ thống thơng tin kế tốn, 2012 Tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Nhà xuất Phương Đơng Bộ mơn Hệ thống thơng tin kế tốn, 2016 Hệ thống thơng tin kế tốn, tập Nhà xuất Kinh Tế TP Hồ Chí Minh Bộ Tài Chính, 2005 Thông tư Hướng dẫn tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán Hồ Minh Hải, 2015 Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện vận dụng ERP công ty TNHH Silk Việt Nam – thực trạng giải pháp hoàn thiện Luận văn thạc sỹ Trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh Luật Kế Tốn năm 2015 Nguyễn Bích Liên, 2012 Xác định kiểm soát nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin kế tốn mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn nhân lực (ERP) doanh nghiệp Việt Nam Luận án tiến sĩ Trường đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh Nguyễn Bích Liên, Phạm Trà Lam, 2016 Lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp: Mối quan hệ kỹ thuật lựa chọn kết lựa chọn phần mềm.Tạp chí Phát triển KH & CN, tập 19, số Q3 – 2016 Trang 5-17 Nguyễn Thị Bích Hà , 2013.Tổ chức cơng tác kế tốn cho doanh nghiệp Việt Nam điều kiện sử dụng phần mềm ERP Luận văn thạc sĩ.Trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh Nguyễn Thị Nga, 2017 Hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn Tập Đồn Cơng Nghiệp Than – Khoán Sản Việt Nam Luận án tiến sĩ Học Viện Tài Chính Danh mục tài liệu tiếng Anh: Booth, P., Matolcsy, Z & Wieder, B., 2000 The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on Accounting Practice - The Austratian Experience Australian Accounting Review 10 No.3, pp 4-17 Brazel, J F & Li, D, 2005 The effect of ERP System Implementation on usefulness of Accounting Information Journal of Information System, October 2005 Charalambos Spathis, Sylvia Constantinides, 2004 Enterprise resource planning systems’ impact on accounting processes Business Process Management Journal, Vol 10, pp 234-247 F Robert Jacobs , F.C ‘Ted’ Weston Jr, 2007 Enterprise resource planning (ERP) - A brief history Journal of Operations Management 25, pp 357–363 Kenneth E Murphy, Steven John Simon, 2002 Intangible benefits valuation in ERP project Systems J (2002) 12, pp 301–320 Marnewick, C & Labuschagne, L, 2005 A conceptual model for enterprise resource planning (ERP) Information Management & Computer Security 13 No.2 Mishra Alok, 2008 Achieving Business Benefits From ERP Systems In: Salim, R & Ferran, C, ed 2008 Enterprise Resource Planning for Global Economies: Managerial Issues and Challenges IGI Global, p77-93 Website: http://tapchitaichinh.vn https://baomoi.com https://haphan.com/ https://phanmemketoanerp.com pcworld.com.vn ... hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan 9 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP 1.1 Tổ chức cơng tác. .. luận tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP - Chương 2: Thực trạng ứng dụng ERP tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan - Chương 3: Giải pháp hoàn. .. 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP VÀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN 37 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan 37